Sistem Aplikasi Persetujuan Iklan

untuk Industri/Perusahaan
VERSI 1.3.
COPYRIGHT @2017
User Manual
Sistem
Aplikasi Persetujuan Iklan
Daftar Isi
Daftar Isi .............................................................................................................................i
Pendahuluan .....................................................................................................................3
Aplikasi SIAPIK .........................................................................................................................3
Halaman Beranda Aplikasi SIAPIK..............................................................................................4
Registrasi Perusahaan ........................................................................................................5
Memulai Proses Registrasi Perusahaan .....................................................................................5
Isian Data Registrasi .................................................................................................................6
Proses Pengajuan Permohonan ..........................................................................................9
Memulai Proses Pengajuan Permohonan ..................................................................................9
Mengisi Form Pengajuan......................................................................................................... 11
Isian Data Permohonan ..................................................................................................................11
Upload Rancangan Iklan .................................................................................................................12
Isian Data Obat ...............................................................................................................................13
Kirim Data Permohonan .................................................................................................................17
Pembayaran SPB .................................................................................................................... 18
Mencetak SPB.................................................................................................................................18
Mencetak Nomor Billing ID ............................................................................................................18
Upload Bukti Bayar SPB ..................................................................................................................20
Tambahan Data ...................................................................................................................... 23
Manajemen Data Permohonan Pengajuan ....................................................................... 25
Menu Permohonan................................................................................................................. 25
Mengubah dan Mengirim Permohonan Pengajuan .................................................................. 27
Hapus Permohonan ................................................................................................................ 28
Lihat Detil Permohonan .......................................................................................................... 29
Manajemen Data Pembayaran PNPB................................................................................ 30
Menu Pembayaran SPB........................................................................................................... 30
Lihat Detil Permohonan .......................................................................................................... 31
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
DAFTAR ISI
I
Fasilitas Lainnya............................................................................................................... 32
Role User................................................................................................................................ 32
Tambah User .......................................................................................................................... 32
Mengubah dan Menghapus Data User..................................................................................... 33
Mencari Data User .................................................................................................................. 34
Mengajukan dan Mengirim Pertanyaan................................................................................... 34
Mencari Pertanyaan ............................................................................................................... 35
Ubah Password....................................................................................................................... 35
Lupa Password ....................................................................................................................... 36
Sejarah Versi ................................................................................................................... 37
Lampiran Surat Penunjukan............................................................................................. 38
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
DAFTAR ISI
II
Bab
1
Pendahuluan
Aplikasi SIAPIK
A
plikasi SIAPIK (Sistem Aplikasi Persetujuan Iklan) merupakan pengembangan dari kegiatan
pengawasan iklan obat sebelum beredar. Diharapkan dengan adanya aplikasi ini, proses
penyampaian informasi terkait proses persetujuan iklan obat yang sedang diajukan dapat
dipercepat karena informasinya dapat diakses secara online.
Dokumen ini merupakan dokumen petunjuk penggunaan aplikasi SIAPIK bagi perusahaan/industri
farmasi. Dokumen ini ditujukan untuk membantu pengguna dalam menjalankan proses pada aplikasi
sesuai dengan prosedur yang ada. Diharapkan dokumen ini dapat dijadikan panduan untuk
menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam penggunaan aplikasi.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
APLIKASI SIAPIK
3
Halaman Beranda Aplikasi SIAPIK
Untuk dapat menggunakan aplikasi, ketik http://siapik.pom.go.id/ pada web browser. Browser yang
dapat digunakan adalah untuk mengakses halaman tersebut adalah Mozilla Firefox dan Google
Chrome.
User akan dihadapkan dengan halaman beranda aplikasi SIAPIK (Sistem Aplikasi Persetujuan Iklan)
sebagai berikut:
(a)
(b)
(c)
(g)
(e)
(d)
(f)
(h)
Keterangan :
(a) Beranda
(b) Login
:
:
menu ini berfungsi untuk menampilkan halaman beranda aplikasi SIAPIK.
menu ini berfungsi untuk login ke aplikasi SIAPIK.
(c) Informasi
Surat Keluar
:
menu ini berfungsi untuk menampilkan surat persetujuan yang sudah
dikeluarkan oleh Badan POM dan sudah dapat diambil.
Berita Terkini
:
menu ini berfungsi untuk menampilkan berita dan kegiatan terkini yang
dilaksanakan oleh Direktorat Penawasan Distribusi Produk Terapetik dan PKRT
Jadwal Rapat
:
menu ini berfungsi untuk menampilkan jadwal rapat iklan obat yang akan
dilaksanakan
(d) Regulasi
:
menu ini berfungsi untuk menampilkan peraturan-peraturan terkait periklanan
obat dan lainnya.
(e) Bantuan
Manual User
:
menu ini berfungsi untuk menampilkan manual user yang dapat digunakan
Industri Farmasi sebagai panduan dalam menggunakan e-siapik
:
menu ini berfungsi untuk menampilkan pertanyaan umum mengenai
penggunanan e-siapik
(f) Download
:
menu ini berfungsi untuk menampilkan materi kegiatan yang telah dilaksanakan
oleh Direktorat Pengawasan Distribusi Produk Terapetik dan PKRT
(g) Registrasi
:
menu ini berfungsi untuk menampilkan form yang dapat digunakan untuk
melakukan registrasi Industri Farmasi sebelum dapat menggunakan e-siapik
(h) Survey
Kepuasan
:
menu ini berisi survey kepuasan pelanggan mengenai penggunaan e-siapik yang
dapat diisi oleh pengguna e-siapik
FAQ
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
HALAMAN BERANDA APLIKASI SIAPIK
4
Bab
2
Registrasi Perusahaan
Perusahaan dapat menggunakan aplikasi SIAPIK bila telah memiliki username dan password untuk
login. Untuk mendapatkan username dan password login tersebut, perusahaan terlebih dahulu harus
melakukan proses registrasi. Berikut gambaran alur proses pendaftaran akun SIAPIK untuk
perusahaan:
Memulai Proses Registrasi Perusahaan
Untuk melakukan proses registrasi, terlebih dahulu buka web SIAPIK melalui web browser dengan
alamat http://siapik.pom.go.id. Klik menu Registrasi yang tersedia pada halaman utama aplikasi
SIAPIK.
Selanjutnya user akan dihadapkan dengan form isian registrasi. Adapun cara pengisiannya akan
dijelaskan pada sub-bab di bawah ini.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
REGISTRASI PERUSAHAAN
5
Isian Data Registrasi
Setelah menu Registrasi di-klik, user akan dihadapkan dengan halaman yang menampilkan isian
berupa data-data registrasi. Berikut contoh isian lengkap dengan aturan penulisan beserta syaratsyarat lainnya.
Catatan:
Data Perusahaan
1. Kolom Nama Perusahaan diisi dengan nama perusahaan yang sesuai dengan akta/izin usaha atau
NPWP atau surat legal lainnya.
2. Kolom NPWP diisi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak yang dimiliki oleh perusahaan. NPWP diisi
dengan 15 angka tanpa ada karakter pemisah seperti titik (.) atau strip (-). Apabila NPWP yang
dimasukkan sudah pernah didaftarkan sebelumnya maka proses pendaftaran perusahaan tidak
akan dapat dilanjutkan.
3. Kolom Nama Pimpinan diisi dengan nama “Penanggung Jawab Pemastian Mutu”.
4. Kolom Nomor Telepon diisi dengan nomor telepon perusahaan yang aktif.
5. Kolom Nomor Fax diisi dengan nomor faksimili perusahaan yang aktif.
6. Kolom Email diisi dengan alamat email aktif yang dimiliki oleh pengakses/penanggungjawab esiapik. Apabila terdapat lebih dari 1 email, dapat dimasukkan seluruhnya dan dipisahkan dengan
tanda titik koma (;).
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
REGISTRASI PERUSAHAAN
6
7. Kolom Alamat Perusahaan diisi dengan alamat perusahaan yang sesuai dengan akta/izin usaha
atau NPWP atau surat legal lainnya. Alamat yang dimasukkan tidak boleh berisi kabupaten/kota,
provinsi dan kode pos.
8. Kolom Provinsi harus dipilih dari daftar yang ada.
9. Kolom Kabupaten/Kota harus dipilih dari daftar yang ada. Daftar kabupaten/kota akan otomatis
terisi data kabupaten/kota dari provinsi yang dipilih sebelumnya.
10. Kolom Kode Pos diisi dengan kode pos sesuai dengan alamat perusahaan. Jumlah karakter untuk
kode pos terbatas 5 karakter.
Data Penanggung Jawab
11. Kolom Nama diisi dengan nama penanggung jawab e-siapik
12. Kolom Nomor Telepon/HP diisi dengan nomor telepon atau nomor HP aktif penanggung jawab
e-siapik
13. Kolom Email diisi dengan alamat email aktif yang dimiliki oleh penanggung jawab e-siapik.
Apabila ada lebih dari 1 email, dapat dimasukkan seluruhnya dan dipisahkan dengan tanda titik
koma (;).
14. Kolom Alamat diisi dengan alamat penanggung jawab e-siapik
Data User
15. Kolom Username diisi dengan user ID atau username yang akan digunakan untuk login ke aplikasi
SIAPIK. User ID yang dipilih hendaknya singkat, jelas, bermakna, dan mudah untuk diingat. User
ID ini bersifat unik, apabila user ID yang dimasukkan sudah pernah didaftarkan sebelumnya maka
proses pendaftaran perusahaan tidak dapat dilanjutkan.
16. Setelah seluruh isian di setiap kolom telah sesuai, klik tombol Registrasi.
Verifikasi Data
17. Apabila semua kolom isian pada form registrasi telah diisi, selanjutnya Industri Farmasi
melakukan verifikasi data untuk mengaktifkan akun dengan menghubungi petugas di Gedung E
lantai 5 Badan POM dan membawa kelengkapan dokumen sebagai berikut:
a. Salinan surat izin Industri Farmasi*)
b. Salinan surat izin Penanggung Jawab Mutu*)
c. Salinan NPWP perusahaan*)
d. Surat penunjukkan penanggung jawab e-siapik sesuai format terlampir (lampiran 1)
Keterangan:
*): yang telah disahkan/dilegalisir oleh bagian legal perusahaan atau notaris
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
REGISTRASI PERUSAHAAN
7
18. Apabila berdasarkan hasil verifikasi oleh petugas, data pendaftaran perusahaan dinyatakan benar
dan lengkap, maka akan dikirimkan notifikasi melalui email yang telah didaftarkan sebelumnya
sebagai berikut:
19. Silakan menggunakan User ID dan Password tersebut untuk login ke aplikasi SIAPIK untuk
pengajuan permohonan iklan.
20. Apabila berdasarkan hasil verifikasi petugas data pendaftaran perusahaan dinyatakan tidak
benar atau tidak lengkap, maka akan dikirimkan notifikasi melalui email yang telah didaftarkan
sebelumnya sebagai berikut:
21. Apabila pendaftaran ditolak, silahkan melakukan proses pendaftaran ulang atau hanya
memperbaiki beberapa data sesuai dengan catatan yang diberikan oleh petugas di email.
Note:

User bertanggung jawab penuh terhadap seluruh data yang sudah diisi, seperti penggunaan
huruf besar dan huruf kecil pada kolom Nama Perusahaan ataupun pada kolom-kolom
lainnya.

Email yang dimasukkan harus benar dan aktif, karena seluruh informasi mengenai hasil
verifikasi data pendataran/registrasi akan disampaikan ke email tersebut.

Jika email yang dimasukkan salah, maka Industri Farmasi harus memperbarui emailnya
dengan menghubungi petugas. Selanjutnya Industri Farmasi harus melakukan reset
password untuk mendapatkan password baru yang akan dikirim ke email baru sebagaimana
yang disampaikan kepada petugas.

Jika Industri Farmasi ingin mengubah Data Perusahaan setelah pendaftaran disetujui oleh
petugas, maka Industri Farmasi harus menghubungi petugas dengan membawa data dukung
yang diperlukan terkait perubahan data tersebut.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
REGISTRASI PERUSAHAAN
8
Bab
3
Proses Pengajuan
Permohonan
Bab ini menjelaskan bagaimana prosedur untuk mengajukan permohonan iklan. Perusahaan dapat
melakukan proses pengajuan permohonan iklan ini apabila saat proses registrasi, data perusahaan
dinyatakan sesuai oleh petugas dan mendapatkan password login ke aplikasi SIAPIK. Berikut
gambaran untuk alur proses permohonan hingga penerbitan SK:
Memulai Proses Pengajuan Permohonan
Untuk dapat memulai proses pengajuan permohonan, user harus Login ke dalam aplikasi SIAPIK
terlebih dahulu dengan cara memasukkan Username dan Password di masing-masing kolom sesuai
dengan data yang telah diterima melalui email. Selanjutnya klik tombol Login untuk login ke aplikasi
SIAPIK.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
PROSES PENGAJUAN PERMOHONAN
9
Setelah proses login berhasil, user akan dihadapkan dengan tampilan awal aplikasi SIAPIK yang
menampilkan profil lengkap perusahaan.
Warning: Untuk kemanan data user, segera lakukan perubahan data password yang berasal dari
email dengan password baru sesuai dengan keinginan. Petunjuk untuk mengubah data
password secara lebih lengkap dapat dilihat pada halaman 32.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
PROSES PENGAJUAN PERMOHONAN
10
Mengisi Form Pengajuan
Isian Data Permohonan
Setelah halaman utama aplikasi SIAPIK ditampilkan, pilih menu Permohonan » Permohonan Baru
untuk dapat mengisi data pengajuan permohonan.
Catatan:
1. Kolom NPWP, Nama Perusahaan, dan Alamat akan terisi otomatis dengan NPWP perusahaan,
nama perusahaan, dan alamat perusahaan.
2. Kolom Nama yang diberi kuasa diisi dengan nama yang diberi kuasa atas pengajuan
permohonan.
3. Kolom Versi Iklan diisi dengan versi iklan yang akan diajukan.
4. Kolom Jenis Iklan dipilih dari daftar yang ada sesuai dengan jenis iklan; apakah iklan cetak, iklan
elektronik, atau iklan luar ruang.
Note:

Pengajuan rancangan iklan obat yang dilakukan adalah per versi iklan.

Apabila terdapat lebih dari satu rancangan iklan yang akan diajukan dengan gambar dan
klaim yang sama namun medianya berbeda, maka dapat diajukan dalam satu permohonan
dengan versi yang sama.

Apabila terdapat lebih dari satu rancangan iklan yang akan diajukan dan masing-masing
memiliki perbedaan klaim yang dicantumkan maka harus diajukan dalam permohonan yang
berbeda dengan versi iklan yang berbeda.

Untuk rancangan iklan TV yang diajukan, meskipun judul versi sama namun ada perbedaan
durasi/komposisi frame, maka harus diajukan dalam permohonan yang berbeda dengan
versi iklan yang berbeda.

Untuk rancangan iklan radio, tiap rancangan iklan radio yang diajukan, meskipun judul versi
sama namun ada perbedaan durasi/alur pada skrip, maka harus diajukan dalam
permohonan yang berbeda dengan versi iklan yang berbeda.

USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
ISIAN DATA PERMOHONAN
11
Upload Rancangan Iklan
Setelah memilih jenis iklan, akan muncul kolom untuk memilih media iklan dan upload rancangan
iklan. User diwajibkan untuk memilih media iklan yang digunakan dan melakukan upload file
rancangan iklan.
User dapat memilih media iklan dan upload rancangan iklan lebih
dari satu file dengan klik tanda plus (+), atau klik tombol minus (-)
untuk menghapus data media iklan/rancangan iklan yang dirasa
tidak sesuai.
Catatan:
1. Siapkan file yang akan diupload. Tipe file yang diperbolehkan adalah .jpg, .jpeg, dan .pdf dengan
ukuran file maksimal adalah 5 MB per file.
2. Untuk melakukan proses Upload File, klik tombol Browse.
3. Pilih file yang akan di-upload, klik tombol Open dan klik tombol OK. Tunggu hingga proses upload
selesai. Untuk menampilkan file, klik menu Tampilkan File; dan untuk menghapus file yang tidak
sesuai klik menu Edit dan Hapus File.
Setelah seluruh data pengajuan permohonan iklan telah lengkap, klik Simpan Permohonan untuk
menyimpan permohonan. Permohonan yang telah tersimpan akan ditampilkan pada menu
Permohonan » Permohonan Draft.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
UPLOAD RANCANGAN IKLAN
12
Isian Data Obat
Setelah data pengajuan permohonan berhasil disimpan, user akan dihadapkan dengan tampilan form
untuk input data obat.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
ISIAN DATA OBAT
13
Untuk memasukkan data obat, klik tombol Tambah Obat. User akan dihadapkan dengan form
sebagai berikut:
Catatan:
1. Kolom Nama Obat diisi dengan nama obat yang diiklankan. Nama obat diberikan bantuan berupa
daftar obat yang telah tersimpan pada database system. Akan tetapi, tetap memungkinkan untuk
dapat diubah datanya apabila data yang ditampilkan dirasa tidak sesuai.
2. Kolom Komposisi diisi dengan bahan-bahan yang terkandung/komposisi dari obat. Bila data obat
dipilih dari daftar obat yang telah tersedia, maka kolom komposisi akan otomatis terisi dengan
komposisi obat yang dipilih sebelumnya. Kolom Komposisi agar diisi secara lengkap data zat aktif
beserta besar kekuatannya sesuai dengan Surat Persetujuan.
3. Kolom Bentuk Sediaan diisi dengan bentuk sediaan obat. Bila data obat dipilih dari daftar obat
yang telah tersedia, maka kolom bentuk sediaan akan otomatis terisi dengan bentuk sediaan
yang dipilih sebelumnya.
4. Kolom Golongan Obat diisi dengan golongan obat. Bila data obat dipilih dari daftar obat yang
telah tersedia, maka kolom golongan obat akan otomatis terisi dengan golongan obat yang dipilih
sebelumnya.
5. Kolom NIE diisi dengan Nomor Izin Edar obat. Bila data obat dipilih dari daftar obat yang telah
tersedia, maka kolom NIE akan otomatis terisi dengan Nomor Izin Edar obat yang dipilih
sebelumnya.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
ISIAN DATA OBAT
14
6. Lampirkan surat persetujuan izin edar obat. Klik Browse untuk Upload File.
-
Pilih file yang akan di-upload, klik tombol Open dan klik tombol OK. Tunggu hingga proses
upload selesai. Untuk menampilkan file, klik menu Tampilkan File; dan untuk menghapus file
yang tidak sesuai klik menu Edit dan Hapus File.
7. Kolom Indikasi diisi sesuai dengan indikasi obat yang disetujui dalam Bahasa Indonesia.
8. Upload Penandaan Yang Disetujui.
Catatan:
- Penandaan yang disetujui (Primer dan Sekunder) wajib dilampirkan/di-upload.
- Penandaan yang dilampirkan harus jelas terbaca.
- Centang pada kotak ) apabila juga ingin melampirkan penandaan data dukung atau brosur.
- Klik Browse untuk Upload File. Pilih file yang akan di-upload, klik tombol Open dan klik
tombol OK. Tunggu hingga proses upload selesai.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
ISIAN DATA OBAT
15
-
Untuk menampilkan file, klik menu Tampilkan File; dan untuk menghapus file yang tidak
sesuai klik menu Edit dan Hapus File.
-
Untuk dapat meng-upload penandaan yang disetujui lebih dari satu file dengan klik tanda
plus (+), atau klik tombol minus (-) untuk menghapus data.
9. Setelah seluruh data obat telah lengkap, klik tombol Simpan Data Obat untuk menyimpan data
obat yang telah dimasukkan. Data obat yang telah tersimpan, akan ditampilkan pada daftar data
obat.
10. Untuk mengubah data obat, pilih salah satu data obat yang akan diubah kemudian pilih proses
Edit Data. Jika ingin menghapus data obat yang tidak sesuai, pilih data obat yang akan dihapus
kemudian pilih data proses Hapus Data.
Note:

Data obat yang dimasukkan harus sesuai dengan jenis obat yang tercantum dalam satu
rancangan iklan.

Apabila dalam satu rancangan iklan obat terdapat lebih dari satu obat dengan indikasi yang
berbeda-beda, maka masing-masing obat tersebut harus dimasukkan dalam data obat
(dihitung lebih dari satu obat).

Apabila dalam satu rancangan iklan obat tercantum beberapa obat yang sama namun
berbeda besar kemasan, maka data yang dimasukkan cukup salah satu kemasan obat.

Apabila dalam satu rancangan iklan obat tercantum beberapa obat yang sama namun
dengan bentuk sediaan berbeda, maka data yang dimasukkan adalah data masing-masing
obat dengan bentuk sediaan yang berbeda tersebut.

Apabila dalam satu rancangan iklan obat tercantum obat yang sama namun dengan rasa
yang berbeda, data, maka data yang dimasukkan adalah data masing-masing obat dengan
rasa yang berbeda apabila NIE produk berbeda.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
ISIAN DATA OBAT
16
Kirim Data Permohonan
Setelah data permohonan lengkap dan seluruh berkas yang dipersyaratkan telah di-upload, data
permohonan pengajuan iklan dikirimkan ke petugas untuk diverifikasi.
Klik tombol Kirim Permohonan untuk mengirimkan permohonan pengajuan ke petugas. Klik tombol
Ya! pada pesan konfirmasi yang muncul.
Permohonan pengajuan iklan yang telah dikirim ke petugas akan ditampilkan pada menu
Permohonan » Permohonan Terkirim dengan status Administrasi - Penerimaan Permohonan.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
KIRIM DATA PERMOHONAN
17
Pembayaran PNBP
Apabila permohonan persetujuan iklan telah diverifikasi oleh petugas, maka Industri Farmasi akan
mendapatkan Nomor Pengajuan serta Nomor Billing ID untuk pembayaran PNBP melalui notifikasi
email sebagai berikut:
Setelah mendapatkan Nomor Billing ID, maka Industri Farmasi harus melakukan pembayaran PNBP
dengan mencantumkan Nomor Billing ID pada saat pembayaran ke bank. Pembayaran PNBP dan
pengunggahan bukti bayar harus dilakukan sebelum tanggal kadaluarsa.
Warning : Apabila sampai waktu kadaluarsa belum melakukan pembayaran, maka Nomor Billing tersebut akan
hangus dan Industri Farmasi harus melakukan pengajuan baru untuk mendapatkan Nomor Billing
yang baru.
Pembayaran PNBP dilakukan dengan menggunakan Nomor Billing ID. Pembayaran yang dilakukan
selain menggunakan Nomor Billing ID akan dianggap hangus dan permohonan tidak dapat diproses.
Data permohonan persetujuan iklan yang telah diverifikasi oleh petugas, akan ditampilkan pada menu
Pembayaran PNBP » SPB dengan status Pemohon – Terima SPB.
Mencetak Nomor Billing
Nomor Billing ID yang diperoleh perusahaan dapat dicetak dengan cara pilih menu Pembayaran
PNPB » SPB. Kemudian pilih 1 (satu) data permohonan yang akan diproses dari daftar SPB Baru. Pilih
proses Cetak Billing dari daftar proses yang ada. Kemudian klik Proses pada pesan konfirmasi yang
tampil.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
MENCETAK SPB
dan BILLING ID
18
Berikut contoh print out Nomor Billing
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
MENCETAK SPB
dan BILLING ID
18
Upload Bukti Bayar PNBP
Setelah pemohon melakukan pembayaran sesuai dengan jumlah yang tertera, selanjutnya pemohon
harus melakukan Upload Bukti Bayar sebagai tanda bukti bahwa telah melakukan pembayaran.
Upload Bukti Bayar agar dilakukan sebelum tanggal kadaluarsa yang tertera.
1.
2.
3.
Pilih menu Pembayaran PNPB » SPB.
Untuk upload bukti bayar SPB, terlebih dahulu user memilih 1 (satu) data permohonan yang
telah dibayarkan dari daftar permohonan persetujuan iklan obat – penerimaan SPB.
Pilih Upload Bukti Bayar dari daftar proses yang ada.
4.
Klik tombol Proses untuk melanjutkan ke proses berikutnya.
5.
Pengguna akan dihadapkan dengan detil permohonan yang dipilih sebelumnya.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
UPLOAD BUKTI BAYAR SPB
20
6.
Pada bagian Data SPB, masukkan Tanggal Bayar PNBP sesuai dengan tanggal dilakukannya
pembayaran dan lampirkan juga bukti bayar PNBP pada kolom Upload Bukti Bayar PNBP, klik
tombol Browse untuk upload file bukti bayar PNBP.
7.
Jika isian data pada seluruh kolom telah sesuai, klik tombol Kirim Permohonan untuk
mengirimkan konfirmasi SPB.
8.
Klik Ya! untuk melanjutkan ke proses berikutnya.
9.
Konfirmasi pembayaran PNBP atas permohonan pengajuan iklan yang telah dikirim ke petugas
akan ditampilkan pada menu Permohonan » Permohonan Terkirim
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
UPLOAD BUKTI BAYAR SPB
22
10. Apabila bukti bayar PNBP yang dilampirkan tidak sesuai, maka petugas dapat melakukan
penolakan yang akan dikirim melalui email dan juga dapat dilihat pada Pembayaran PNPB » SPB
Ditolak. Agar pengajuan rancangan iklan obat dapat diproses lebih lanjut, maka Industri Farmasi
harus mengirim ulang bukti bayar PNBP kepada petugas untuk dapat diverifikasi. Untuk
mengubah bukti bayar dapat dilakukan sesuai dengan langkah-langkah berikut:
1.
Hapus file Bukti Bayar yang dilampirkan sebelumnya dengan klik Edit atau Hapus File
Klik “Edit atau Hapus File”
untuk menghapus file bukti
bayar yang sebelumnya
2.
Lampirkan Bukti Bayar PNBP yang sesuai lalu klik Kirim Permohonan untuk dapat
diverifikasi kembali oleh petugas
Upload bukti bayar yang
sesuai
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
UPLOAD BUKTI BAYAR SPB
22
Tambahan Data
Setelah data pengajuan permohonan iklan berhasil dikirim dan mendapat respon perlu data
tambahan dari petugas, maka pendaftar/perusahaan harus melakukan proses input data tambahan
sesuai dengan catatan petugas yang tertera pada notifikasi yang dikirimkan petugas ke email
pendaftar.
Untuk input tambahan data, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pilih menu Permohonan » Tambahan Data.
2. Pilih 1 (satu) data pengajuan permohonan iklan yang akan diproses, kemudian pilih Proses Data
dari daftar proses yang ada.
3. Klik tombol Proses untuk melanjutkan ke proses berikutnya.
4. Setelah halaman preview detil pengajuan permohonan ditampilkan, lihat pada bagian Tambahan
Data.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
TAMBAHAN DATA
23
5. Lampirkan/upload tambahan data sesuai dengan catatan dari petugas. Klik tombol Browse untuk
upload file tambahan data. Untuk meng-upload tambahan data dengan jumlah file lebih dari 1
(satu), klik tombol plus (+); atau klik tombol minus (-) untuk menghapus data tambahan yang
tidak sesuai.
6. Setelah seluruh data input tambahan dimasukkan, klik tombol Proses Data untuk melanjutkan
proses kirim tambahan data. Status data pengajuan permohonan akan menjadi Kasubdit Verifikasi Tambahan Data.
Warning: Pendaftar/perusahaan hanya diperbolehkan melakukan proses tambahan data sebanyak 3 (tiga)
kali. Jika lebih dari 3 kali, maka secara otomatis pengajuan permohonan iklan pendaftar akan
ditolak.
7. Perbaikan iklan berupa tambahan data agar dikirim kembali ke petugas paling lambat satu bulan
setelah keterangan tambahan data diterima oleh pemohon. Apabila dalam kurun waktu satu
bulan pemohon belum mengirimkan tambahan data, maka secara otomatis permohonan akan
dibatalkan oleh sistem dan dianggap ditarik kembali oleh pemohon. Permohonan tersebut harus
diajukan oleh pemohon melalui permohonan baru apabila ingin diproses kembali.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
TAMBAHAN DATA
24
Bab
Manajemen Data
Permohonan Pengajuan
4
Menu Permohonan
User dapat melakukan beberapa proses yang berkaitan dengan permohonan pengajuan iklan,
dengan mengakses menu-menu berikut:
1.
Permohonan » Permohonan Draft, menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan baru yang
telah tersimpan namun belum dikirimkan ke verifikator.
1.1.
1.2.
2.
Proses data, untuk mengubah dan atau mengirimkan permohonan pengajuan iklan ke
verifikator.
Hapus data, untuk menghapus data permohonan pengajuan iklan.
Permohonan » Terkirim, menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan yang telah
tersimpan dan dikirimkan ke verifikator.
2.1.
Lihat data, untuk melihat detil permohonan pengajuan yang telah dikirim.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
MENU PERMOHONAN
25
3.
Permohonan » Disetujui, menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan yang telah
disetujui.
3.1.
4.
Permohonan » Ditolak, menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan yang ditolak.
4.1.
5.
Lihat data, untuk melihat detil permohonan pengajuan yang telah disetujui.
Lihat data, untuk melihat detil permohonan pengajuan yang telah ditolak.
Permohonan » Tambahan Data, menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan yang
memerlukan tambahan data.
5.1.
Proses Data, untuk melihat detil pengajuan permohonan dan melakukan upload
tambahan data.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
MENU PERMOHONAN
26
Mengubah dan Mengirim Permohonan Pengajuan
User dapat mengubah data permohonan pengajuan, selama permohonan tersebut belum dikirim ke
verifikator (masih berstatus Draft).
1.
2.
Klik menu Permohonan » Permohonan Draft.
Untuk mengubah permohonan, user harus memilih satu data permohonan dari daftar draft
pengajuan persetujuan iklan obat. Kemudian pilih proses Proses Data.
Pilih data
3.
Klik tombol Proses untuk melanjutkan proses ubah data permohonan.
4.
Sesuaikan isian data pada setiap kolom. Klik tombol Simpan Permohonan untuk menyimpan
data permohonan yang diubah.
Jika seluruh data permohonan pengajuan iklan telah sesuai dan siap dikirim, klik tombol
Kirim Permohonan untuk mengirimkan permohonan ke petugas.
5.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
MENGUBAH DAN MENGIRIM PERMOHONAN PENGAJUAN
27
Hapus Permohonan
User dapat menghapus pengajuan permohonan, selama permohonan tersebut belum dikirim ke
verifikator (masih berstatus Draft).
1.
Klik menu Permohonan » Permohonan Draft.
2.
Untuk menghapus permohonan, user harus memilih satu atau lebih data permohonan dari
daftar draft permohonan persetujuan iklan obat. Kemudian pilih proses Hapus Data.
Pilih data
3.
Klik tombol Proses untuk melanjutkan proses hapus data permohonan.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
HAPUS PERMOHONAN
28
Lihat Detil Permohonan
User dapat melihat seluruh detil permohonan yang pernah diajukan, baik permohonan yang telah
dikirim ke petugas, disetujui, atau ditolak.
1.1. Klik menu Permohonan » dan submenunya sesuai dengan jenis pengajuan permohonannya.
1.2. Untuk melihat detil data permohonan, user harus memilih satu data permohonan dari daftar
pengajuan permohonan. Kemudian pilih proses Lihat Data.
Pilih data
1.3. Aplikasi akan menampilkan detil permohonan yang telah dipilih sebelumnya.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
LIHAT DETIL PERMOHONAN
29
Bab
5
Manajemen Data Pembayaran PNBP
Menu Pembayaran PNBP
User harus melakukan beberapa proses yang berkaitan dengan pembayaran PNBP, dengan
mengakses menu-menu berikut:
1.
2.
Pembayaran PNPB » SPB, link ini menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan baru yang
telah diterima dan memiliki kewajiban untuk melakukan proses pembayaran PNBP agar iklan
tersebut dapat dievaluasi.
1.1.
Upload Bukti Bayar, untuk melakukan upload bukti pembayaran PNBP.
1.2.
Cetak Billing, untuk mencetak No. Billing untuk pembayaran PNBP ke bank.
Pembayaran PNPB » SPB Ditolak, menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan yang bukti
pembayaran PNBP-nya ditolak.
2.1.
Lihat data, untuk melihat detil permohonan pengajuan yang bukti pembayaran PNBP nya
ditolak.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
MENU PEMBAYARAN SPB
30
Lihat Detil Permohonan
User dapat melihat detil permohonan yang SPB-nya telah hangus (tidak berlaku) dan juga yang telah
hangus.
1.
Klik menu Pembayaran SPB » dan submenunya sesuai dengan jenis pengajuan permohonannya.
2.
Untuk melihat detil data permohonan, user harus memilih satu data permohonan. Kemudian
pilih proses Lihat Data.
Pilih data
3.
Aplikasi akan menampilkan detil permohonan yang telah dipilih sebelumnya.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
LIHAT DETIL PERMOHONAN
31
Bab
6
Fasilitas Lainnya
Role User
Ada 2 tipe role atau jenis kewenangan yang dapat dimiliki oleh pendaftar, yaitu Pendaftar
Koordinator dan Pendaftar Operator. Perbedaaan kewenangan antara kedua role user ini hanya
terletak pada kewenangan untuk melakukan manajemen user (tambah dan ubah user perusahaan).
Tambah User
Fasilitas tambah user ini berfungsi untuk membuat user tambahan (child user). Untuk membuat user
tambahan, klik menu Manajemen User » User Perusahaan. Kemudian klik tombol Tambah Data.
User akan dihadapkan dengan form isian data user perusahaan berikut:
Catatan:
1.1. Kolom Username diisi dengan user ID atau username yang akan digunakan untuk login ke
aplikasi SIAPIK. User ID yang dipilih hendaknya singkat, jelas, bermakna, dan mudah untuk
diingat. User ID ini bersifat unik, jadi apabila user ID yang dimasukkan sudah pernah
didaftarkan sebelumnya maka proses tambah data user perusahaan tidak dapat dilanjutkan.
Username ini juga digunakan sebagai password login.
1.2. Kolom Email diisi dengan email (aktif) yang dimiliki oleh user.
1.3. Bila isian data pada seluruh kolom telah sesuai, klik tombol Simpan.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
ROLE USER
32
Mengubah dan Menghapus Data User
Pendaftar Koordinator dapat mengubah data user perusahaan (pendaftar operator/child user) yang
telah disimpan sebelumnya dan juga menghapus data pendaftar operator/child user yang tidak
sesuai.
1.
Klik menu Manajemen User » User Perusahaan.
2.
Untuk mengubah data user, terlebih dahulu user harus memilih 1 (satu) data user yang akan
diubah dari daftar user perusahaan.
3.
Kemudian pilih proses Edit Data dari daftar proses yang ada.
4.
Klik Proses untuk melanjutkan ke proses berikutnya.
5.
Sesuaikan isian pada masing-masing kolom. Klik tombol Simpan untuk mengubah data user
sebelumnya.
6.
Untuk menghapus data user, terlebih dahulu user harus memilih 1 (satu) atau lebih data user
yang akan dihapus dari daftar user perusahaan.
7.
Kemudian pilih proses Hapus Data dari daftar proses yang ada.
8.
Klik Proses pada pesan konfirmasi yang ditampilkan untuk melanjutkan proses hapus data user
(child user).
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
MENGUBAH DAN MENGHAPUS DATA USER
33
Mencari Data User
Pengguna dapat mencari data user perusahaan tertentu dengan menggunakan fasilitas pencarian
data. Untuk mencari data user tertentu, masukkan username yang akan dicari pada form pencarian
data. Kemudian tekan tombol Enter pada keyboard untuk menampilkan pencarian data.
Masukkan username
yang akan dicari di sini
Mengajukan dan Mengirim Pertanyaan
Apabila ada pertanyaan, kendala ataupun masukan dalam mengakses aplikasi SIAPIK, user dapat
menyampaikan melalui menu yang telah disediakan.
1.
Klik menu Hubungi Kami. Pada daftar FAQ, klik tombol Ajukan Pertanyaan.
Klik untuk mengajukan
pertanyaan
2.
Ketikkan pertanyaan yang ingin diajukan pada form yang ditampilkan. Klik tombol
Pertanyaan untuk mengirimkan pertanyaan.
3.
Klik tombol Proses untuk melanjutkan mengirim pertanyaan.
Kirim
Note: Status dari pertanyaan yang berhasil dikirim adalah Pending. Apabila pertanyaan telah dijawab,
maka akan berstatus Terjawab.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
MENCARI DATA USER
34
Mencari Pertanyaan
User dapat mencari pertanyaan tertentu dengan menggunakan fasilitas pencarian data. Untuk
mencari data pertanyaan tertentu, masukkan kata kunci pencarian pada form pencarian data.
Kemudian tekan tombol Enter pada keyboard untuk menampilkan pencarian data.
Form pencarian data
Ubah Password
User dapat melakukan proses perubahan password login setelah user berhasil login ke aplikasi
SIAPIK.
1.
Klik pada label nama user yang terletak pada pojok kanan atas. Kemudian pilih Ubah Password.
2.
User akan dihadapkan dengan form ubah data berikut:
- Masukkan password lama user pada kolom Password Lama.
- Masukkan password baru user pada kolom Password Baru. Kolom ini akan aktif dan dapat
diisi apabila data password lama yang diinputkan user telah benar.
- Ketik ulang password baru user pada kolom Verifikasi Password Baru.
3.
Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan data password.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
MENCARI PERTANYAAN
35
Lupa Password
Apabila user mengalami kendala saat melakukan proses login yang mungkin disebabkan oleh user
lupa dengan passwordnya, user dapat menggunakan fasilitas Lupa Password untuk mendapatkan
password baru yang akan dikirim melalui email.
Klik Lupa Password yang terdapat pada form login di halaman utama aplikasi SIAPIK.
Masukkan Username/user ID yang ingin diproses. Kemudian klik tombol yang bertuliskan "Klik di sini
untuk melakukan reset password user ID yang ingin diproses, kemudian silakan cek email Anda."
Aplikasi akan mengirimkan password pada email Anda yang digunakan saat proses registrasi.
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
LUPA PASSWORD
36
Sejarah Versi
Versi
Tanggal Rilis
1.0
Juni 2015
1.1
Februari 2016
1.2
Agustus 2016
1.3
Januari 2017
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
Keterangan
SEJARAH VERSI
37
(KOP SURAT)
SURAT PENUNJUKAN
PENANGGUNG JAWAB HAK AKSES SISTEM APLIKASI PERSETUJUAN IKLAN OBAT (e-SiAPIk)
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama
: ………………………………………………/ (L/P)
Alamat
: ....……………………………………………
Dalam hal ini bertindak dalam jabatannya sebagai .................................... oleh dan karenanya sah
bertindak untuk dan atas nama PT ................................ , dengan ini menunjuk Saudara :
Nama lengkap
: ………………………………………………/ (L/P)
Alamat
: ....……………………………………………
Dalam jabatannya sebagai .................................... untuk menjadi penanggung jawab sistem Aplikasi
Persetujuan Iklan Obat (e-SiAPIk) sebagai admin dan user untuk PT ..............................
...................., ..............................2016
..................................................
Materai
Rp 6000
(Yang ditunjuk)
..................................................
USER MANUAL
APLIKASI SIAPIK BPOM
(Yang menunjuk)
...............................................
LAMPIRAN
38