Dokumen panduan UTZ – IMS

DOKUMEN PANDUAN UTZ
IMS (Versi 1.1, 2-2017)
Panduan tentang Sistem Manajemen Internal (Internal Management System / IMS) . Panduan ini berlaku untuk seluruh
komoditas UTZ, dan mengacu pada Pedoman Perilaku Inti UTZ untuk Kelompok, versi 1.1.
Dokumen panduan ini merupakan salah satu dari serangkaian dokumen yang dirancang untuk membantu penerapan
beberapa topik spesifik dalam Pedoman Perilaku Inti UTZ.
Dokumen ini diperuntukkan bagi kelompok-kelompok petani serta para pendamping teknis yang bekerja membantu
para kelompok menjalankan proses sertifikasi.
Memastikan
kepatuhan
terhadap Pedoman
Perilaku UTZ untuk
kelompok.
Mengumpulkan
informasi sebagai
dasar pengambilan
berbagai keputusan
kelompok.
Membuktikan
adanya
peningkatan
berkesinambungan
Pengkajian risiko
untuk memastikan
fokus sesuai sasaran.
DAFTAR ISI
INTERNAL MANAGEMENT SISTEM– PENDAHULUAN
Struktur Internal Management Sistem
-
BAGIAN I: MEMBENTUK IMS – 10 ELEMEN
-
-
-
4
-
-
-
5
-
-
-
6
Persiapan 1. Menetapkan tanggung jawab IMS 2. Lakukan pengkajian risiko
3. Susun perencanaan manajemen kelompok demi peningkatan berkesinambungan
4. Mendefinisikan standar internal (tidak wajib)
5. Rencanakan dan laksanakan pelatihan untuk staf 6. Pendaftaran, menandatangani kesepakatan dan membuat pemetaan 7. Melatih para produsen
8. Memastikan keterlacakan & transparansi pengurusan berbagai pembayaran dan premi
9. Lakukan pengawasan-pengawasan internal
10. Lakukan pengkajian mandiri
-
PART II – MENGENAL ELEMEN-ELEMEN LEBIH LANJUT 1. Fungsi dan peran para penanggung jawab IMS
2. Pengelolaan risiko
3. Perencanaan manajemen kelompok
4. Standar internal
5. Pelatihan staf 6. Pendaftaran, penandatanganan kesepakatan dan pemetaan
7. Pelatihan bagi para produsen
8. Keterlacakan/lacak balak dan transparansi pengurusan berbagai
9. Pengawasan internal 10. Pengkajian mandiri -
LAMPIRAN-LAMPIRAN
-
-
-
-
-
-
-
pembayaran & premi
-
-
-
6
6
7
7
7
8
8
10
10
- 11
12
14
14
16
17
19
20
20
21
22
23
26
-
27
LAMPIRAN 1 – Contoh kesepakatan antara kelompok dan seorang anggota kelompok
LAMPIRAN 2 – Contoh peta ikhtisar
LAMPIRAN 3: Pernyataan konflik kepentingan
LAMPIRAN 4: Daftar berbagai prosedur dan dokumen yang wajib dimiliki
Apa yang dimaksud dengan prosedur yang baik?
LAMPIRAN 5: Ikhtisar alat-alat bantu teknologi informasi (IT) untuk mengelola data -
27
28
29
30
31
32
SISTEM MANAGEMENT INTERNAL (IMS) – PENDAHULUAN
IMS merupakan sebuah sistem berisi prosedur dan data yang terdokumentasi, yang dibangun untuk
membantu mengorganisir dan mengelola sebuah kelompok tani secara efisien, dan untuk memastikan
kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku UTZ. Data yang terkumpul menyajikan bukti untuk mendapatkan
sertifikasi dan membantu manajemen meningkatkan kinerja kelompok.
PENTING UNTUK DIKETAHUI
Sistem Kendali Internal merupakan istilah
yang dulu digunakan untuk menjelaskan
IMS. Kedua istilah tersebut mengacu
pada sistem yang serupa, namun sebuah
‘sistem manajemen internal’
mencerminkan pendekatan kelompok
yang lebih kolaboratif dan menekankan
pentingnya meraih tujuan-tujuan serta
bekerja untuk mencapai peningkatan.
KELOMPOK-KELOMPOK PRODUSEN
Adalah produsen-produsen kecil dengan
sistem pertanian yang kurang lebih
serupa, dan bekerja dalam lingkungan
yang sama. Kelompok-kelompok ini
dibagi ke dalam beberapa tipe:
 Kelompok berbasis petani (mis.
koperasi atau asosiasi), yang dikelola
oleh seorang manajer umum beserta
para staf, dan sebuah dewan dengan
anggota-anggota terpilih. Kelompok
adalah pihak yang menjadi
pemegang sertifikat.
 Kelompok yang dipimpin oleh
perusahaan di mana sebuah
perusahaan menandatangani
kesepakatan dengan anggotaanggota kelompok, mengelola IMS,
dan menjadi pihak pemegang
sertifikat.
 Kelompok petani – berafiliasi dengan
perusahaan di mana sebuah koperasi
atau asosiasi menjalin kemitraan erat
dan berjangka panjang dengan
sebuah perusahaan. Dalam kasus ini,
pihak perusahaan secara aktif
mendukung upaya kelompok dan IMS,
namun kelompok adalah pihak
pemegang sertifikat.
SERTIFIKASI KELOMPOK
Sertifikasi kelompok dibutuhkan ketika
para produsen bercocok tanam dengan
cara yang sama dan dalam lingkungan
yang sama, karena tidaklah efisien
dalam hal pembiayaan untuk
mengundang seorang auditor eksternal
untuk mengawasi semua produsen
secara perorangan. Sebuah IMS yang
berfungsi dengan baik wajib dibentuk
untuk memastikan peningkatan yang
berkesinambungan, dan bahwa produk
yang dibeli hanya berasal dari anggotaanggota yang patuh terhadap Standar.
SERTIFIKASI MULTI-KELOMPOK
Ada banyak kelompok yang mengikuti
sertifikasi dengan standar-standar lain.
Bagi kelompok yang disertifikasi oleh UTZ,
mereka juga diperbolehkan untuk
disertifikasi oleh standar-standar lain
seperti Rainforest Alliance, Fairtrade dan
organik. Sebagian besar standar tersebut
mewajibkan dibentuknya IMS, dan
semua standar mensyaratkan agar
berbagai dokumen dan data disimpan
dan disajikan sebagai bukti bahwa
kelompok dikelola dengan baik.
Halaman 4 - ©UTZ
Pembentukan IMS merupakan prasyarat bagi kelompok-kelompok
produsen yang akan mengikuti sertifikasi. Sebuah IMS yang dikelola dengan
baik membantu kelompok mengorganisir dirinya sendiri, mengukur
pencapaian, mengelola berbagai proses dan mencapai kemajuan bagi
para petani, misalnya dengan meningkatnya produktivitas, mencapai
pertanian berkelanjutan dan mengurangi masalah-masalah kesehatan. IMS
yang baik juga membantu kelompok berkomunikasi dan bernegosiasi
dengan para pembeli secara efektif, dan juga memberikan berbagai
informasi yang dibutuhkan para pembeli seperti estimasi produksi,
kebutuhan bahan produksi/saprodi dan hasil-hasil investasi (mis. dampak
pelatihan).
Tujuan dikembangkannya dokumen ini adalah untuk:
• Memberikan gambaran yang jelas tentang sistem manajemen internal,
termasuk isi dan strukturnya
• Menjelaskan berbagai elemen yang dibutuhkan untuk membentuk IMS
• Menjelaskan syarat-syarat Pedoman Perilaku UTZ terkait IMS
Panduan ini bersifat sebagai anjuran, tidak kaku dan sebuah IMS dapat
dirancang dengan menyesuaikan faktor-faktor seperti sistem produksi
kelompok, budaya setempat dan pengalaman manajemen. Namun
demikian, setiap IMS wajib menyediakan berbagai bukti yang disyaratkan
dalam Pedoman Perilaku UTZ.
Panduan ini berlaku bagi semua komoditas UTZ. Panduan ini mengacu pada
Pedoman Perilaku Inti UTZ untuk Sertifikasi Kelompok, versi 1.1.
Untuk siapakah panduan ini disusun?
Panduan ini ditujukan kepada para manajer dan staf yang bertanggung
jawab atas IMS dalam kelompok tani. Panduan ini dapat digunakan untuk
mempersiapkan kelompok dalam menghadapi sertifikasi, meningkatkan
kinerja manajemen dan kinerja kelompok. Para pelatih dan tenaga ahli
(konsultan) yang mendampingi kelompok juga dapat memanfaatkan
dokumen ini.
Panduan ini memiliki dua bagian:
 Bagian I menyajikan suatu kerangka berisi elemen-elemen yang
dibutuhkan untuk membentuk sebuah IMS. Bagian ini juga menampilkan
rujukan-rujukan ke persyaratan Pedoman Perilaku dan berbagai
dokumentasi yang dibutuhkan.
 Bagian II menjelaskan elemen-elemen kunci dan isu-isu potensial yang
lebih terperinci.
Panduan ini adalah satu dari serangkaian dokumen yang disusun untuk
membantu aggota-anggota UTZ dan pihak-pihak lain yang berencana
untuk mendapatkan sertifikasi Pedoman Perilaku UTZ. Panduan ini juga
memuat berbagai rujukan ke dokumen-dokumen panduan lain yang dapat
diunduh melalui situs web UTZ.
Sampaikan komentar atau umpan balik mengenai dokumen ini melalui
sistem pengaduan UTZ di: www.utz.org
STRUKTUR SISTEM MANAJEMEN INTERNAL
1.
Pedoman Perilaku UTZ
2.
Perencanaan Manajemen Kelompok
7.
Memberikan
umpan balik &
menyesuaikan
perencanaan
manajemen
kelompok
Termasuk:
Struktur organisasi
Peran & tanggung jawab staf
Penetapan tujuan & perencanaan
kegiatan (per tahun)
Rencana pelatihan
Perencanaan Pengawasan Internal
Pengkajian Mandiri
Sistem
Manajemen
Internal
6.
Meninjau risiko,
meninjau
pelatihan, dll
3.
Pelaksanaan
Pendaftaran
Pelatihan
Pengawasan Internal
Pengkajian mandiri
Pengelolaan risiko
4.
Database/Informasi
5.
Analisis dan
evaluasi data
Termasuk:
Registrasi data
Hasil-hasil pelatihan
Laporan pengawasan
internal
Hasil pengkajian mandiri
Hasil pemantauan risiko
Sebuah daur peningkatan berkesinambungan
Suatu IMS memiliki struktur sebagai berikut:
1. Titik awal IMS adalah Pedoman Perilaku UTZ(untuk multi-sertifikasi, Pedoman
Perilaku UTZ akan dikombinasikan dengan standar-standar lain).
2. Bagian terpenting dari IMS adalah perencanaan manajemen kelompok,
yang terdiri dari pengelolaan risiko dan pengawasan internal, keduanya
bersifat wajib. Para produsen diawasi per tahunnya, dan berbagai informasi
mengenai status anggota-anggota kelompok dan kemajuan yang dialami
selama mengikuti program UTZ dikumpulkan.
3. Sebuah database diciptakan untuk menyimpan data-data produsen
termasuk kebun-kebun mereka. Data yang disimpan dapat berupa
lembaran kertas, tabel-tabel excel di komputer, atau dengan perangkat
lunak lainnya.
4. Pelaksanaan Analisis data dan evaluasi performa kerja produsen. Efektivitas
pelatihan dan mitigasi risiko sebagai tindak lanjut dari pengkajian risiko juga
dievaluasi.
5. Hasil evaluasi data kemudian digunakan untuk mempelajari bagaimana
risiko dikaji dan dikendalikan, apakah pelatihan tepat sasaran, serta apakah
anggota-anggota kelompok mematuhi Pedoman Perilaku.
6. Berbagai informasi dan masukan yang didapat kemudian dikembalikan ke
dalam sistem, dan perencanaan manajemen diperbarui sesuai keperluan.
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 5
BAGIAN I: MEMBENTUK IMS – 10 ELEMEN
Sebuah Sistem Manajemen Internal (IMS) terdiri dari 10 elemen utama. Panduan ini memasukkan
beberapa rujukan persyaratan Pedoman Perilaku dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Dokumendokumen tersebut bersifat wajib mulai dari tahun ke-1 dan seterusnya, kecuali dinyatakan sebaliknya.
Informasi selanjutnya mengenai elemen-elemen yang lebih kompleks
dapat ditemukan di BAGIAN II :“BAGIAN II – Mengenal elemen-elemen
lebih lanjut” pada halaman 14 dokumen ini.
Urutan langkah-langkah mempersiapkan elemen-elemen ini dapat
dilakukan secara acak. Namun kami menganjurkan Anda untuk menaruh
perhatian penuh terhadap elemen-elemen tersebut secara terperinci.
PERSIAPAN
Seseorang dikatakan berkompeten
untuk mengemban suatu posisi
apabila ia memiliki pengetahuan
dan pengalaman yang sesuai,
menguasai keterampilanketerampilan yang sesuai, dan
memiliki sikap yang baik/layak yang
dibutuhkan untuk melaksanakan
tugasnya.
KONFLIK KEPENTINGAN
Pengawas yang melaksanakan
pengawasan haruslah objektif dan
netral. Apabila pengawas diminta
untuk mengawasi suatu kebun milik
saudaranya atau seseorang yang
dekat dengannya, makan akan sulit
bagi pengawas tersebut untuk tetap
netral – kepentingan-kepentingan
profesional dapat bertubrukan
dengan kepentingan-kepentingan
pribadi.
JALIN KOMUNIKASI DAN PILIH
LEMBAGA SERTIFIKASI
Pada fase awal program, kami
menganjurkan Anda untuk
menghubungi berbagai Lembaga
Sertifikasi (LS) dan pilih satu yang
sekiranya tepat bagi kelompok Anda.
Kunjungi situs web UTZ untuk
menemukan LS yang aktif bekerja di
wilayah Anda. Tanya kepada LS
perihal proses audit dan sertifikasi. Hal
ini dapat memperjelas segala
ekspektansi dan mencegah
kesalahpahaman.
Manajemen kelompok juga wajib
membaca dan memahami Protokol
Sertifikasi UTZ (dapat dilihat di situs
web UTZ).
Dalam melakukan persiapan, Anda sebaiknya membaca:
• Protokol UTZ, dan Pedoman Perilaku Inti untuk Kelompok, versi 1.1
• Modul untuk komoditas yang relevan dalam Pedoman Perilaku
• Panduan IMS ini
1. MENETAPKAN TANGGUNG JAWAB IMS
Manajemen kelompok wajib menetapkan tanggung jawab untuk tugastugas kunci. Seluruh tanggung jawab yang penting – yang disyaratkan
dalam Pedoman Perilaku tercantum dalam Poin Kontrol G.A.7.
Untuk setiap blok di dalam Pedoman Perilaku, harus ditunjuk satu orang
atau satu komite yang berkompeten. Orang atau komite tersebut dapat
diberikan tanggung jawab untuk menangani beberapa topik.
Dokumen-dokumen:
 Struktur organisasi yang menjelaskan tanggung jawab tiap staf di dalam
kelompok (G.A.6)
 Daftar staf yang berisi nama, tanggal lahir, gambaran pekerjaan (tugastugas dan tanggung jawab) (G.A.5)
 Kontrak-kontrak antara staf dan IMS yang mencantumkan tanggal lahir
beserta tingkat gaji tiap karyawan (G.A.5)
 Pernyataan mengenai konflik kepentingan yang ditandatangani oleh
seluruh staf IMS (G.A.13)
Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Sistem Manajemen Internal – pendahuluan”
pada halaman 14.
APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU
G.A. 7
Satu orang (atau lebih) atau sebuah komite harus ditunjuk untuk
menangani:
Blok A) Manajemen
Blok B) Praktik-Praktik Pertanian
Blok C) Kondisi-Kondisi Kerja
Blok D) Lingkungan
Orang atau komite yang diberi tanggung jawab tersebuh haruslah
berkompeten, memiliki pengetahuan mendalam tentang topik, dan
dapat dijangkau oleh para anggota kelompok dan staf kelompok.
Halaman 6 - ©UTZ
2. LAKUKAN PENGKAJIAN RISIKO
Pengkajian risiko dapat mengevaluasi situasi kelompok petani pada saat ini untuk
mengidentifikasi berbagai risiko yang dapat menghalangi kepatuhan terhadap
Pedoman Perilaku. Pengkajian ini mengidentifikasi berbagai isu yang
kemungkinan besar berdampak negatif terhadap kemampuan kelompok dalam
memenuhi persyaratan-persyaratan Pedoman Perilaku dan sasaran-sasaran UTZ
untuk menghasilkan tanaman yang lebih baik, pendapatan yang lebih baik dan
lingkungan yang lebih baik. Pengkajian risiko mengakomodir kelompok untuk
berfokus pada target-target yang paling penting dan memacu kerja yang efektif.
Sebuah pengkajian risiko dilakukan setahun sekali. Pada akhir musim, risiko-risiko
dipantau dan dievaluasi, dan kemudian perencanaan manajemen disesuaikan
dengan hasil-hasil tersebut.
Dokumen-dokumen:
• Dokumen pengkajian risiko (G.A.16) (Persyaratan tahun ke-2)
• Perencanaan manajemen kelompok (G.A.17)
Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Pengelolaan risiko” pada halaman 16
3. SUSUN PERENCANAAN MANAJEMEN KELOMPOK
Perencanaan manajemen kelompok adalah rencana tiga tahunan yang
menggabungkan seluruh kegiatan yang telah teridentifikasi sebagai prioritas
dalam pengkajian risiko, yang akan dilaksanakan bersamaan dengan kegiatankegiatan harian lainnya. Perencanaan ini merupakan bagian penting dari IMS
karena keberadaannya mempengaruhi seluruh kegiatan serta pemanfaatan
sumber pendanaan dan sumber-sumber lainnya. Perencanaan ini diperbarui
tiap tahun.
Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Perencanaan manajemen kelompok” pada
halaman 17
APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU
G.A.17
Perencanaan manajemen kelompok berjangka tiga tahunan disusun, dan
di dalamnya tercantum berbagai tindakan untuk menangani segala isu
relevan yang teridentifikasi dalam pengkajian risiko. Tindakan-tindakan
dilaksanakan dan didokumentasikan.
Dokumen-dokumen:
• Perencanaan manajemen kelompok (G.A.17) (tahun ke-3)
4. MENDEFINISIKAN STANDAR INTERNAL (TIDAK WAJIB)
Standar internal merupakan sebuah panduan bagi para produsen dan aktor
yang terlibat dalam pengolahan, yang menjelaskan apa saja upaya yang
diharapkan dari mereka untuk mematuhi kriteria-kriteria Pedoman Perilaku.
Seluruh produsen sebaiknya diberitahu mengenai standar internal dan apa
artinya. Standar ini hendaknya tersedia dalam bahasa lokal, lengkap dengan
ilustrasi-ilustrasi yang dapat dimengerti oleh para anggota yang buta huruf (tuna
aksara).
Walaupun sebuah standar internal sifatnya tidak wajib, penting juga untuk
mendokumentasikan apa yang diharapkan oleh kelompok dari anggotaanggotanya, dalam upaya mematuhi Pedoman Perilaku.
Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Standar internal” pada halaman 19
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 7
5. RENCAKANAN DAN LAKSANAKAN PELATIHAN UNTUK STAF
Staf kelompok maupun staf IMS perlu diberikan pelatihan secara rutin. Sebuah
silabus yang berisi topik-topik pelatihan terdapat dalam Pedoman Perilaku
(G.A.18). Para staf juga wajib dilatih untuk melakukan pengkajian risiko.
Rencana-rencana pelatihan dibuat berdasarkan topik-topik prioritas yang
dihasilkan dari pengkajian risiko, dan kemudian wajib dimasukkan dalam
perencanaan manajemen kelompok.
Dokumen-dokumen:
 Rencana pelatihan (G.A.18) – sebagai bagian dari perencanaan manajemen
kelompok
 Berkas-berkas dan pencatatan pelatihan (G.A.18)
 Daftar-daftar hadir staf (G.A.18)
APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU
G.A.18
Pelatihan diadakan bagi staf kelompok mengenai topik-topik yang terkait dengan
tanggung jawab mereka (daftar topik tertera pada poin G.A.8) dalam bidangbidang berikut ini:
Blok A) Manajemen
Blok B) Praktik-Praktik Pertanian
Blok C) Kondisi-Kondisi Kerja
Blok D) Lingkungan
Pelatihan-pelatihan staf kelompok dilakukan oleh orang (pihak-pihak) yang
berkompeten.
Berkas-berkas setiap pelatihan wajib disimpan, dan pelatihan-pelatihan
dilanjutkan dengan sebuah verfikasi bahwa peserta-peserta yang mengikuti
pelatihan benar-benar telah memahami serta menerapkan materi yang
diberikan.
6. PENDAFTARAN, MENANDATANGANI KESEPAKATAN DAN
MEMBUAT PEMETAAN
Pendaftaran
Para produsen yang tertarik mengikuti sertifikasi telah terdaftar (G.A.8) dan
mendapatkan pelatihan mengenai isi Pedoman Perilaku UTZ. Pada tahap ini,
standar internal dapat diperkenalkan dan dijelaskan kepada mereka.
Pendaftaran tersebut membantu pemegang sertifikat mengumpulkan dan
menyimpan informasi rinci mengenai para produsen, mengelola kelompok, dan
mengkaji risiko-risiko.
Formulir pendaftaran anggota kelompok dapat diunduh dari situs web UTZ.
MEMOTIVASI PARA PRODUSEN
Satu elemen penting pada awal
program adalah memotivasi para
anggota dan meningkatkan
kesadaran mengenai produksi
yang berkelanjutan, serta manfaatmanfaat sertifikasi. Para anggota
perlu memahami apa yang
ditawarkan oleh sertifikasi dan apa
yang diharapkan dari mereka.
Membangun kepercayaan
dengan para produsen merupakan
faktor kunci keberhasilan.
CATATAN: Pertimbangkan bahwa
upaya membangun kepercayaan
memerlukan waktu.
Halaman 8 - ©UTZ
Dokumen-dokumen:
• Pendaftaran anggota kelompok (G.A.8)
• Estimasi hasil panen (G.A.10)
Menandatangani kesepakatan
Setelah pendaftaran, para produsen dan kelompok menandatangani
kesepakatan. Dengan menandatangani kesepakatan, anggota kelompok dan
manajemen kelompok atau perusahaan sama-sama berkomitmen untuk
menaati berbagai persyaratan relevan dalam Pedoman Perilaku UTZ.
Kesepakatan tersebut menerangkan segala hak dan kewajiban kedua belah
pihak. Silakan lihat contoh kesepakatan antara kelompok dan anggota
kelompok pada Lampiran 1.
Dokumen-dokumen:
• Kesepakatan anggota kelompok (G.A.9)
Membuat pemetaan areal-areal produksi
Areal-areal produksi wajib dipetakan (G.A.1). Peta tersebut akan menjadi alat bantu
perencanaan, terutama perencanaan manajemen kelompok dan sebagai alat
bantu bagi auditor, karena peta yang dibuat dapat memperlihatkan potensi-potensi
risiko, misalnya kawasan-kawasan lindung, badan-badan air, maupun permukiman
warga. Potensi-potensi risiko yang teridentifikasi hendaknya dilaporkan dalam
pengkajian risiko.
Pemetaan areal tanam dan pengkategorian kawasan juga berguna dalam
mengumpulkan informasi yang akurat, agar perkiraan produksi mendekati kenyataan
(dapat diandalkan/reliabel) (G.A.2). Lihat Panduan Estimasi Hasil Panen untuk
informasi lebih lanjut tentang bagaimana melakukan estimasi panen (www.utz.org).
Pada Lampiran 2 Anda dapat melihat sebuah contoh peta ikhtisar (keseluruhan
lahan).
Dokumen-dokumen:
 Peta ikhtisar (keseluruhan lahan) terkini (G.A.1) (Tahun ke-2)
APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU
G.A.8 (wajib dari tahun ke-1)
Data umum mengenai anggota-anggota kelompok wajib disimpan dan
diperbarui. Pada tahun ke-1, data umum tersebut hendaknya mencakup
informasi mengenai anggota kelompok berikut ini:
 nama, jenis kelamin, lokasi (mis. masyarakat tertentu) dan nomor telepon
 nama, jenis kelamin, lokasi (mis. masyarakat tertentu) dan nomor telepon
pengelola lahan kebun
 identifikasi anggota yang unik
 keterangan identifikasi kebun yang dikeluarkan pemerintah (bila ada)
 produksi (panen tahun sebelumnya dan estimasi tahun ini)
 status UTZ Certified dan tahun pertama sertifikasi UTZ
 jumlah pekerja kebun permanen (sepanjang tahun)
 tanggal pengawasan internal, dan
 partisipasi dalam program-program sertifikasi lain, bila ada.
Mulai Tahun ke-2 dan selanjutnya, data umum tersebut hendaknya
menambahkan :
 luas total areal lahan kebun
 jumlah petak dan luas keseluruhan areal lahan untuk tanaman
bersertifikasi, dan
 jumlah total volume yang dikirimkan ke kelompok tiap tahunnya
sejak sertifikasi.
G.A.9
 Terdapat suatu kesepakatan yang ditandatangani antara kelompok
dan tiap anggota kelompok, yang menyebutkan hak-hak dan
kewajiban masing-masing pihak.
 Tiap anggota kelompok memahami isi kesepakatan.
 Semua dokumen kesepakatan disimpan di lokasi pusat, dan tiap
anggota kelompok mendapatkan salinan kesepakatan.
 Para petani penggarap bekerja di bawah kesepakatan dengan
pemilik lahan yang mereka kenal, baik kesepakatan tertulis maupun
lisan dengan kehadiran saksi mata. Kesepakatan tersebut
menyebutkan setidaknya hak-hak dan segala kewajiban yang saling
menguntungkan, termasuk frekuensi pembayaran.
G.A. 1
Terdapat sebuah peta ikhtisar/keseluruhan lahan areal produksi terkini.
G.A.2 (tahun ke-3)
Total areal lahan bersertifikasi telah ditentukan.
Areal ini ditentukan dengan menggunakan satu (atau lebih) metode yang
terpercaya, berdasarkan misalnya:
• Pemetaan dengan GPS
• Surat-surat kepemilikan tanah
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 9
7. MELATIH PARA PRODUSEN
Pelatihan berkala bagi para produsen merupakan bagian penting dari
kerja IMS. Rencana pelatihan yang efektif sangatlah penting dan
hendaknya dibuat berdasarkan pengkajian kebutuhan-kebutuhan
pelatihan dan pengkajian risiko, yang menggarisbawahi kebutuhankebutuhan pelatihan spesifik. Rencana pelatihan hendaknya diperbarui
tiap tahun, berdasarkan hasil-hasil temuan proses
pemantauan/monitoring risiko dan umpan bali dari audit-audit internal
maupun eksternal. Daftar topik-topik yang perlu dibahas, setidaknya
dua topik per tahun, tercantum dalam Pedoman Perilaku (G.A.19).
Lihat juga panduan UTZ mengenai pelatihan, serta dokumendokumen lain yang dapat diunduh dari situs web UTZ.
Rencana peningkatan kebun
Tiap petani menyimpan sendiri segala masukan dan saran yang mereka
terima ke dalam buku catatan, sebagai bagian dari rencana
peningkatan kebun. Rencana ini mengarahkan produsen ke upaya
peningkatan produktivitas dan kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku.
Dokumen-dokumen:
 Rencana pelatihan, sebagai bagian dari perencanaan manajemen
kelompok (G.A.17)
 Berkas-berkas pelatihan (G.A.19)
APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU
G.A. 19
Pelatihan diadakan bagi para anggota kelompok tentang semua topik yang
relevan bagi mereka, pada bidang-bidang berikut:
Blok A) Manajemen
Blok B) Praktik-Praktik Pertanian
Blok C) Kondisi-Kondisi Kerja
Blok D) Lingkungan
Pelatihan-pelatihan dilaksanakan oleh orang (pihak-pihak) yang berkompeten,
dan setelahnya dilakukan pengujian atau pengetesan untuk memastikan
bahwa isi pelatihan telah dipahami oleh peserta. Berkas-berkas setiap
pelatihan wajib disimpan.
8. MEMASTIKAN KETERLACAKAN DAN TRANSPARANSI PENGURUSAN
BERBAGAI PEMBAYARAN DAN PREMI
Keterlacakan, yaitu kemampuan memverifikasi sumber suatu produk,
merupakan esensi dari penjualan produk bersertifikasi, dan penting bagi
produsen untuk memperoleh harga jual yang baik atau mendapatkan premi.
Sebuah sistem keterlacakan hendaknya telah terbangun dan fungsional di
sepanjang rantai pasokan (produksi, penyimpanan, transportasi dan
penjualan) untuk memastikan bahwa produk bersertifikasi tidak tercampur
dengan produk yang tidak bersertifikasi. IMS perlu merancang dan
mendokumentasikan segala prosedur lacak balak produk mulai dari
produsen hingga pembeli pertama. Kelompok bertanggung jawab untuk
memisahkan produk bersertifikasi, dan benar-benar memastikan bahwa
produk dipisah mulai dari saat panen, proses-proses di sepanjang tahapan
(transportasi, pemilahan, pemilihan kelas mutu (grading) dan penyimpanan)
hingga penjualan.
Halaman 10 - ©UTZ
Dokumen-dokumen:
 Gambaran arus produk (G.A.22)
 Prosedur untuk membeli dan menjual produk bersertifikasi, termasuk
keterlacakan (G.A.22)
 Bukti kasat mata terdapatnya pemisahan antara produk bersertifikasi
dan tidak bersertifikasi: ruang penyimpanan terpisah, kantungkantung, palet, dll (G.A.23)
 Berkas-berkas dan faktur-faktur pembelian dan penjualan (G.A.24)
 Berkas-berkas estimasi panen dan volume produksi para produsen
(pada daftar produsen-produsen) (G.A.24)
 Prosedur penggunaan premi UTZ serta catatan-catatan laporan
penggunaan premi (G.A.26)
 Dokumentasi atau rekaman komunikasi mengenai harga-harga
produk dan premi-premi (G.A.27)
 Dokumentasi segala pembayaran kepada para produsen, harga beli
maupun premi (G.A.27) (Tahun ke-2)
 Sertifikasi Pedoman Perilaku yang masih berlaku (G.A.25)
 Dokumentasi segala kalibrasi rutin yang dilakukan terhadap
perlengkapan penimbangan (G.A.29)
Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Keterlacakan dan transparansi pengurusan
segala pembayaran dan premi” pada halaman 22
9. LAKUKAN PENGAWASAN-PENGAWASAN INTERNAL
Pengawasan-pengawasan internal berguna untuk memverifikasi
kepatuhan tiap individu dalam kelompok terhadap Pedoman Perilaku.
Pengawasan internal merupakan kegiatan verifikasi resmi dan
menyeluruh, yang harus dilakukan oleh pihak yang berkokmpeten, yang
tidak memihak dan netral. Pengawasan internal juga berguna untuk
menginformasikan kepada kelompok sejauh mana kemajuan yang telah
mereka tempuh dalam hal keberlanjutan, dan dapat memberikan
peringatan kepada para petani bilamana terdapat isu-isu yang
memerlukan perhatian atau area-area yang perlu ditingkatkan. Semua
petani perlu mendapatkan pengawasan tiap tahunnya.
Hasil-hasil temuan pengawasan internal kemudian didokumentasikan
dalam laporan-laporan individu dan laporan ringkasan. Data yang
relevan hendaknya ditambahkan ke dalam dokumen data umum
anggota-anggota kelompok, sebisa mungkin dengan format tabel-tabel
(spreadsheets). Semua informasi yang dihasilkan dari pengawasan
internal hendaknya dilaporkan dan tersedia untuk kepentingankepentingan manajemen (internal).
Dokumen-dokumen:
• Prosedur pengawasan internal (G.A.11)
• Laporan pengawasan internal (G.A.11)
• Pernyataan mengenai konflik kepentingan (G.A.13)
• Dokumen data umum anggota-anggota kelompok terkini (G.A.8)
LIBATKAN ANGGOTAANGGOTA KELOMPOK DAN
KOMUNIKASIKAN SELURUH
PERSYARATAN PROGRAM
KEBERLANJUTAN ANDA
Produksi, pembelian dan
penjualan produk yang
berkelanjutan sangat
bergantung dari kerjasama dan
komitmen seluruh anggota
kelompok. Pengalaman
menunjukkan bahwa upaya
melibatkan para produsen sejak
tahapan awal merupakan kunci
keberhasilan.
Untuk mempelajari prosedur pengawasan internal secara lebih rinci, lihat:
Bagian II, “Pengawasan internal” pada halaman 23
Kepatuhan produsen dan menangani ketidakpatuhan
Sebelum dilakukannya audit eksternal, kelompok wajib mengidentifikasi
bilamana terdapat produsen yang tidak patuh terhadap persyaratan wajib
Pedoman Perilaku. Sebuah daftar terkini yang berisi nama-nama produsen
yang siap disertifikasi hendaknya disusun oleh orang/komite yang
bertanggung jawab atas pemberian persetujuan dan sanksi, yang bekerja
sama dengan manajer IMS.
APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU
G.A. 11
Sebuah sistem pengawasan internal telah dibangun, yang berfungsi
untuk secara resmi mengawasi seluruh anggota kelompok dalam
menerapkan segala persyaratan Pedoman Perilaku yang relevan. Hasilhasil pengawasan internal didokumentasikan ke dalam sebuah laporan.
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 11
Dokumen-dokumen:
 Prosedur pemberian persetujuan dan sanksi (G.A.14)
 Daftar nama produsen yang terkena sanksi (G.A.14)
 Status sertifikasi tiap produsen yang tercatat dalam laporan pengawasan
internal (atau dalam daftar internal) (G.A.14)
 Prosedur pelaporan dan penanganan keluhan (G.A.28) (tahun ke-2)
Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Kepatuhan produsen dan menangani
ketidakpatuhan” pada halaman 24
PENGELOLAAN DOKUMEN IMS
Sebuah IMS mengelola beberapa dokumen, di antaranya adalah prosedur-prosedur, dokumen-dokumen
perencanaan, pengkajian-pengkajian risiko, berkas-berkas laporan pengawasan dan lain sebagainya.
Pengelolaan dokumentasi yang efektif membantu memastikan prosedur-prosedur dilaksanakan secara konsisten,
dan membantu diseminasi pembelajaran dari segala kasus ketidakpatuhan.
IMS hendaknya menjelaskan bagaimana dokumen-dokumen tersimpan dengan aman dan pada saat yang
bersamaan dapat diakses dengan mudah. Nama orang yang bertanggung jawab atas pemeliharaan dan
pembaruan segala dokumen hendaknya diumumkan. IMS juga hendaknya menentukan bagaimana dokumendokumen dikelola. Semua staf yang menyusun maupun menggunakan dokumen-dokumen tersebut sebaiknya
adalah staf-staf terlatih.
IMS wajib mengatur:
 siapa saja yang bertanggung jawab untuk menyusun maupun mengesahkan berbagai macam dokumen dan
pencatatan, serta menyisihkan dokumen-dokumen yang telah kedaluwarsa
 siapa yang dapat menggunakan/menuliskan catatan-catatan dan dokumen-dokumen
 siapa yang wajib menyimpan dokumen-dokumen, di mana dan untuk berapa lama
 bagaimana dokumen-dokumen diperbarui apabila terdapat perubahan dalam Pedoman Perilaku atau
apabila terjadi tindakan-tindakan perbaikan
Lampiran 4 memberikan gambaran secara umum tentang seluruh prosedur dan berkas-berkas yang bersifat wajib
dan yang dianjurkan.
10. LAKUKAN PENGKAJIAN MANDIRI
UTZ mewajibkan Anda untuk melakukan pengkajian mandiri (sebuah
‘pemeriksaan kesiapan’) sebelum dilakukannya audit eksternal.
Pengkajian ini akan membantu kelompok Anda menghindari berbagai
masalah dan biaya yang berkaitan dengan audit eksternal. Pengkajian
mandiri dapat digabungkan dengan kegiatan pemantauan/monitoring
risiko-risiko yang teridentifikasi dalam pengkajian risiko.
Pengkajian mandiri didasarkan pada: 1) laporan pengawasan internal,
termasuk hasil-hasil pemantauan berbagai tindakan perbaikan
(korektif), dan 2) pemeriksaan sistem administrasi dan manajemen
beserta dokumen-dokumen terkait yang nantinya akan diperiksa pada
waktu audit eksternal. Kunjungan-kunjungan langsung ke kebun-kebun
produsen biasanya tidak diperlukan.
UTZ menyediakan sebuah daftar periksa (checklist) untuk pengkajian
mandiri, yang dapat diundung dari situs web UTZ.
Dokumen-dokumen:
 Laporan pengkajian mandiri (G.A.12)
APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU
G.A.12
Sebuah pengkajian mandiri dilakukan untuk mengevaluasi
kepatuhan kelompok dan para sub-kontraktor mereka terhadap
Pedoman Perilaku. Laporan dan berkas-berkas pengkajian mandiri
wajib disediakan untuk diperiksa oleh auditor eksternal.
Halaman 12 - ©UTZ
SIKLUS TAHUNAN IMS
Tugaskan
beberapa
penanggung
jawab IMS
Analisis
kesenjangan
Pengkajian risiko
Menganalisis data
& evaluasi
Pemantauan
risiko-risiko
Ingin
mematuhi
standar UTZ
Pengkajian
risiko
Menyempurnakan
prosedur-prosedur
dan perencanaan
Tindakan-tindakan
perbaikan
Mempersiapkan pelaksanaan IMS
 Perencanaan manajemen
(tindakan-tindakan pencegahan
untuk meminimalisir risiko
 Standar-standar internal
 Pelatihan staf
 Mengembangkan prosedur
dan merancang
formulir-formulir
Audit
eksternal
Peningkatan kesadaran,
pendaftaran,
pembuatan kontrak, dll
Tindakan-tindakan
perbaikan
Persetujuan
Pengkajian
mandiri
Persetujuan
Tindakan-tindakan
perbaikan
Pengawasan
Internal
Pelaksanaan:
Pelatihan, pasokan saprodi,
pertemuan-pertemuan petani,
kunjungan-kunjungan kebun, dll.
Mengembangkan sistem lacak
balak
MELAKUKAN ANALISIS KESENJANGAN
Pada awal proses pembentukan IMS, penting bagi Anda untuk melakukan sebuah
analisis kesenjangan untuk mengetahui apa sekiranya yang harus dipersiapkan untuk
membangun IMS yang berfungsi dengan baik. Sebuah analisis kesenjangan
membantu Anda memahami adanya kesenjangan antara antara titik awal dengan
situasi yang hendak Anda capai.
Untuk melakukan analisis ini, Anda mula-mula memeriksa struktur-struktur IMS yang
disyaratkan oleh panduan ini, yang menagcu pada Poin-Poin Kontrol G.A.1 – G.A.33.
Anda kemudian merencanakan langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk
memenuhi persyaratan-persyaratan tersebut agar terbentuk organisasi yang
semestinya, di mana kemudian IMS dapat berfungsi sebagai sebuah alat bantu untuk
memastikan kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku Inti UTZ. Ketika struktur organisasi
telah terbentuk (misalnya perekrutan staf-staf yang kompeten, ditetapkannya
prosedur-prosedur, struktur organisasi, dll.) IMS dapat mengkaji dan meningkatkan
kepatuhan terhadap standar.
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 13
BAGIAN II – MENGENAL ELEMEN-ELEMEN LEBIH LANJUT
1. FUNGSI DAN PERAN PARA PENANGGUNG JAWAB IMS
Sejumlah fungsi-fungsi penting dalam organisasi harus dipegang oleh
orang-orang atau komite-komite tertentu, antara lain:
 Manajer IMS, yaitu orang yang bertanggung jawab menjalankan IMS
 Manajer atau komite pemberian persetujuan dan sanksi, berwenang
untuk menyetujui masuknya anggota-anggota baru ke dalam
kelompok bersertifikasi dan memberikan sanksi pada pihak-pihak
yang tidak dapat memenuhi syarat-syarat Pedoman Perilaku. (G.A.11,
G.A.14)
 Para pengawas internal, yang secara resmi mengawasi anggotaanggota kelompok. Para pengawas ini dapat diangkat dari staf-staf
yang dipekerjakan oleh kelompok atau perusahaan, atau para ketua
petani yang mengawasi rekan-rekan petani di lokasi-lokasi yang jauh
dari tempat mereka berasal (bukan daerah mereka – untuk menjaga
ketidakberpihakan) (G.A.11).
APA YANG TERCANTUM DALAM
PEDOMAN PERILAKU
G.A. 6
Kelompok memiliki sebuah
bagan yang mengindikasikan
tiap individu dan peran-peran
mereka dalam IMS, dan di
dalamnya termasuk semua
orang yang ditunjuk sebagai
penanggung jawab pada poin
kontrol G.A.8.
G.A. 7
Orang-orang atau komite
ditunjuk untuk menangani:
Blok A) Manajemen
Blok B) Praktik-Praktik Pertanian
Blok C) Kondisi-Kondisi Kerja
Blok D) Lingkungan
Segala tanggung jawab yang penting – sebagaimana disyaratkan
dalam Pedoman Perilaku – dijabarkan pada poin kontrol G.A.7.
Komite atau orang yang diangkat (bisa lebih dari satu) harus mampu
menunjukkan kompetensi mereka dalam mengemban peran-peran
tersebut. Mereka wajib memiliki kualifikasi resmi, dan/atau sertifikat
mengikuti pelatihan, dan/atau pengalaman kerja yang relevan.
Semua orang yang memegang fungsi-fungsi penting harus memiliki
pengetahuan mendalam mengenai berbagai persyaratan yang
tercantum dalam Pedoman Perilaku Inti UTZ untuk kelompok, proses
sertifikasi, dan perkembangan-perkembangan terkini.
Proses mengidentifikasi orang-orang yang tepat sebagai penanggung
jawab IMS harus dilakukan dengan hati-hati, karena di sinilah letak kunci
keberhasilan menjalankan organisasi, dan selain itu mereka perlu
memiliki kemampuan serta dapat dipercaya.
Bagan organisasi
Sebuah contoh bagan organisasi dapat dilihat pada Gambar 3 berikut
ini. Segala tanggung jawab yang diemban oleh tiap fungsi dalam
organisasi perlu dijabarkan secara jelas di bawah tiap bagan organisasi
seperti penjelasan di bawah Gambar 3, dan juga dicantumkan dalam
buku petunjuk IMS. Satu orang dapat merangkap beberapa jabatan,
walaupun tanggung jawabnya tetap terpisah.
Seluruh tanggung jawab yang dijabarkan pada poin kontrol G.A.7 harus
terpegang semua, namun rincian mengenai bagaimana tanggung
jawab tersebut dibagi-bagi dapat berbeda antara satu kelompok
dengan kelompok lainnya.
Halaman 14 - ©UTZ
Manajer
Umum
Manajer
Pembelian/P
enjualan
Manajer IMS
Komite
Pemberi
Persetujuan
dan Sanksi
PengawasPengawas
Internal
PenasihatPenasihat
Teknis
(Tenaga ahli)
Agen-agen
pengumpul
Kewajiban mereka adalah:
Manajer umum: pengelolaan
organisasi secara menyeluruh,
kondisi-kondisi kerja,
lingkungan
Manajer IMS: pengelolaan
IMS, pelatihan, menangani
pertanyaan dan keluhan,
praktik-praktik pertanian
Manajer pembelian dan
penjualan: keterlacakan,
identifikasi produk dan
pemisahan
Gambar 3: Bagan organisasi dan contoh pembagian tanggung jawab (G.A.7, Anda dapat
menentukan sendiri pembagian tanggung jawab sesuai dengan kondisi kelompok Anda).
Manajer IMS
Bertanggung jawab untuk mengelola IMS, termasuk:
 Mengatur proses pembentukan dan pelaksanaan sistem manajemen internal
 Mengatur pengawasan-pengawasan internal
 Mengkoordinir, mensupervisi dan melatih para staf
 Mengkoordinir komite pemberi persetujuan (atau pihak yang berwenang memberi persetujuan)
 Mengkoordinir upaya pengelolaan risiko dan pelaksanaan Perencanaan Manajemen Kelompok
 Menjadi perwakilan utama untuk segala urusan dengan lembaga sertifikasi.
Harus memiliki:
 Pengetahuan mendalam tentang Standar UTZ
 Pengetahuan mendalam tentang prosedur-prosedur dan dokumen-dokumen IMS, serta segala
persyaratan lembaga sertifikasi eksternal
 Pengetahuan mendalam tentang Praktik-Praktik Pertanian yang Baik
 Kemampuan untuk memimpin tim dan melatih rekan-rekan yang lain
 Efisiensi dalam mengerjakan tugas-tugas administratif
 Kesanggupan dalam mengelola berbagai dokumen dan data
Pengawas internal
Pengawas internal adalah ‘mata dan telinga’ IMS. Pekerjaan ini membutuhkan kemampuan teknis dan
kecakapan sosial yang baik, diimbangi dengan daya observasi mendetil. Anda perlu memprioritaskan pelatihan
pengawas internal secara berkala, idealnya separuh berisi teori, dan separuhnya lagi pelatihan praktis.
 Melaksanakan pengawasan-pengawasan internal
 Melengkapi formulir-formulir pengendalian/kontrol internal
 Memastikan formulir-formulir tersebut diterima oleh manajer IMS
 Menginformasikan kepada para produsen bilamana terdapat ketidakpatuhan
 Ambil bagian dalam proses pengelolaan risiko.
Harus memiliki:
 Kemampuan baca-tulis dan menghasilkan laporan dalam bahasa yang diminta oleh lembaga
sertifikasi
 Pengetahuan mengenai sistem pertanian lokal dan regional, dan praktik pertanian yang Baik
 Pemahaman teknis terhadap prinsip-prinsip dan praktik-praktik yang disyaratkan dalam Pedoman
Perilaku UTZ untuk kelompok
 Pengetahuan tentang poin-poin kontrol yang berlaku bagi para anggota kelompok
 Kemampuan berkomunikasi dengan baik (terutama dalam melakukan wawancara), kemampuan
berpikir dan bersikap kritis
 Menandatangani formulir pernyataan konflik kepentingan.
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 15
KONFLIK KEPENTINGAN
Para pengawas internal dan
petugas pemberi
persetujuan dan sanksi wajib
memberitahukan apabila
mereka memiliki hubungan
/relasi dengan produsen,
dan menandatangani
pernyataan ‘konflik
kepentingan’. Harap dicatat
bahwa peran pengawas
internal dan peran penasihat
teknis harus dipisahkan.
Namun demikian, satu orang
dapat merangkap dua
peran tersebut, dengan
catatan bahwa kedua tugas
dilakukan di tempat/desa
yang berbeda, misalnya
orang tersebut merupakan
penasihat teknis di satu desa
dan sebagai pengawas di
desa yang lain (lintas
pengawasan). Silakan lihat
contoh pernyataan konflik
kepentingan pada Lampiran
3.
Penasihat teknis/pelatih
Penasihat teknis/pelatih memberikan pelatihan kepada para
produsen mengenai praktik-praktik pertanian yang baik dan segala
persyaratan UTZ yang lain, serta bertugas memberikan berbagai
masukan.
 Memastikan bahwa para produsen memahami poin-poin kontrol
yang berlaku bagi mereka (lihat elemen 7)
 Mengadakan pelatihan berkala bagi para produsen
 Memastikan bahwa para produsen menyempurnakan teknik-teknik
mereka
 Mengkoordinir penggunaan agro input
 Ambil bagian dalam proses pengelolaan risiko
 Melaporkan segala kemajuan kepada manajer IMS.
Harus memiliki:
 Pengetahuan mengenai sistem-sistem pertanian lokal dan regional,
dan praktik-praktik pertanian yang baik
 Motivasi tinggi dalam menyebarluaskan praktik pertanian
berkelanjutan
 Pemahaman teknis mengenai prinsip-prinsip dan praktik-praktik UTZ
 Kemampuan berkomunikasi dengan baik dan mampu mengelola
kelompok
Manajer atau komite pemberi persetujuan
Pengawasan-pengawasan dan pemberian persetujuan harus ditangani oleh
dua pihak berbeda. Pengambilan keputusan menyangkut pemberian
persetujuan maupun sanksi kepada anggota-anggota kelompok dapat
dilakukan oleh satu orang atau komite. Orang atau komite tersebut
sepatutnya memiliki pemahaman mengenai Standar UTZ dan standar
internal, bebas dari konflik kepentingan dan memiliki karisma seorang tokoh
yang dapat dengan mudah dihormati oleh para produsen dan staf. Orang
yang menjabat sebagai pemberi persetujuan dan sanksi wajib
menandatangani pernyataan ‘konflik kepentingan’.
Manajer keterlacakan
Manajer keterlacakan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa produk
dapat dilacak di sepanjang proses, mulai dari saat panen hingga jatuh ke
tangan pembeli pertama. Produk harus dapat diidentifikasi dan dipisahkan
sepanjang proses-proses tersebut. Tanggung jawab ini juga dapat diberikan
kepada manajer pembelian dan penjualan.
 Memastikan produk selalu dipisahkan di sepanjang arus produk
 Mengendalikan kualitas produk
 Memverifikasi jumlah/kuantitas produk yang dibeli sesuai dengan
jumlah yang diestimasi oleh produsen perorangan
 Memastikan penyimpanan catatan/berkas dan pelaporan.
2. PENGELOLAAN RISIKO
Pengelolaan risiko merupakan suatu siklus berkesinambungan. Siklus ini dimulai
dari pengkajian, perancangan dan pelaksanaan tindakan-tindakan
pencegahan terhadap risiko-risiko yang teridentifikasi; siklus berlanjut dengan
pemantauan/monitoring dampak dari tindakan-tindakan pencegahan, dan
pada akhirnya menggunakan informasi yang diperoleh untuk kembali
mengkaji risiko. Dengan mengulangi proses ini tiap tahunnya, kelompok
menyempurnakan praktik-praktik dan meningkatkan hasil-hasil mereka dari
waktu ke waktu, sehingga mengarahkan kelompok ke sasaran UTZ, yaitu 'hasil
produksi yang lebih baik (kuantitas dan kualitas), pendapatan yang lebih
baik, lingkungan yang lebih baik, kehidupan yang lebih baik'.
Untuk informasi lebih lanjut dan untuk mengakses alat bantu pengkajian risiko,
lihat panduan UTZ tentang pengkajian risiko, yang dapat diunduh dari situs
web.
Halaman 16 - ©UTZ
Pengelolaan risiko bersifat wajib mulai tahun ke-2 dan selanjutnya.
Namun kami sangat menganjurkan agar Anda memulainya pada
tahun ke-1 karena hal tersebut dapat membantu kelompok Anda
menggunakan waktu dan sumber-sumber daya secara efisien. Anda
dapat memulai pengkajian risiko Anda terhadap subjek-subjek yang
masuk dalam Pedoman Perilaku untuk tahun pertama.
Pelaksanaan
Pengelolaan risiko terdiri dari tiga fase yang membentuk sebuah siklus
berkesinambungan:
1. Pengkajian risiko: Ada berbagai risiko yang dapat menghambat
proses sertifikasi UTZ atau mempengaruhi kualitas, baik di tingkat
kebun (risiko-risiko kesehatan, degradasi lingkungan) maupun di
tingkat IMS (risiko-risiko saat pembelian, kualitas pengendalian
internal, keterlacakan). Pengkajian risiko mencakup penilaian
tingkat risiko berdasarkan derajat kepentingan dan relevansinya.
Untuk melaksanakan pengkajian risiko, orang-orang yang
bertanggung jawab menangani empat 'blok' kegiatan – bidangbidang yang diatur dalam poin G.A.7 - berkumpul dan bekerja
bersama-sama, termasuk para pengawas internal dan para
penasihat teknis, pendamping teknis atau pelatih. Kami
menganjurkan Anda untuk melibatkan orang-orang yang sangat
memahami masyarakat setempat. Orang-orang tersebut bisa terdiri
dari para produsen kunci (baik perempuan maupun laki-laki) dan
pemimpin-pemimpin kelompok. Seorang konsultan eksternal yang
memiliki keahlian dalam pengkajian risiko terkait Pedoman Perilaku
UTZ dapat menjadi kontributor yang berguna. Manajer IMS
bertanggung jawab atas proses pengkajian risiko.
APA ITU PENDEKATAN BERBASIS
RISIKO?
Sebuah pendekatan berbasis
risiko merupakan pendekatan di
mana pengambilan keputusan
dan alokasi sumber-sumber daya
didasarkan pada identifikasi
risiko-risiko. Pendekatan ini terdiri
dari:
 Mengidentifikasi dan
mengukur risiko-risiko tingkat
tinggi yang mungkin
mempengaruhi kualitas
produk (di mana kualitas
merupakan bagian integral
dari sertifikasi atau
keberlanjutan)
 Mengembangkan strategistrategi untuk meniadakan
atau mengurangi risiko-risiko
tersebut
 Memusatkan sumber-sumber
daya ke area-area yang
dinilai berisiko tinggi
 Memantau hasil-hasil strategi
tersebut.
2. Tindakan-tindakan pencegahan: dirancang dan diberlakukan untuk
mengurangi atau meniadakan dampak-dampak negatif. Tindakantindakan tersebut hendaknya didokumentasikan dalam
perencanaan manajemen kelompok dan dimasukkan dalam
rencana kegiatan, seperti peningkatan kesadaran terhadap isu-isu
berisiko tinggi dalam IMS.
3. Memantau dampak-dampak segala tindakan
pencegahan: apakah tindakan-tindakan pencegahan terbukti
sukses ataupun tidak, hasil-hasilnya tetap harus dijadikan bahan
pertimbangan untuk kembali merencanakan kegiatan-kegiatan di
musim berikutnya. Pemantauan/monitoring risiko, analisis risiko dan
umpan balik dilakukan setidaknya sekali dalam setahun. IMS perlu
merancang prosedur-prosedur untuk melakukan pemantauan.
3. PERENCANAAN MANAJEMEN KELOMPOK
Pedoman Perilaku Inti untuk kelompok mewajibkan telah dimilikinya sebuah
perencanaan manajemen kelompok pada tahun ke-3 (G.A.17).
Sebuah perencanaan manajemen kelompok:
 cakupannya lebih luas dari IMS dan isu-isu tertentu dapat ditangani oleh
orang-orang di luar staf IMS.
 Memperlihatkan bagaimana kelompok mengelola berbagai risiko, dengan
penekanan pada tingkat dan prioritas risiko
 Memberikan garis besar seluruh kegiatan kelompok
 Mencakup perencanaan kegiatan, yaitu nama kegiatan, jadwal, sumbersumber daya yang diperlukan, siapa yang bertanggung jawab, dan hasil-hasil
yang diharapkan.
Walaupun Pedoman Perilaku mensyaratkan adanya perencanaan manajemen kelompok pada tahun ke-3,
kami menganjurkan agar Anda mulai mempersiapkan dan mengembangkan perencanaan tersebut sesegera
mungkin, ketika permohonan sertifikasi pertama kali diajukan.
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 17
Apa yang harus tersedia
Sebuah perencanaan manajemen kelompok menjabarkan tujuan-tujuan,
mencakup rencana kegiatan dan menampilkan informasi mengenai anggaran,
sebagaimana dijelaskan berikut ini.
1. Tujuan-tujuan, sebagian besar didasarkan pada pengkajian risiko
Perencanaan manajemen kelompok mencantumkan tujuan-tujuan kelompok
selama tiga tahun, yaitu durasi berlakunya perencanaan manajemen. Tujuantujuan kelompok disusun berdasarkan pengkajian risiko, di mana area-area
dengan tingkat risiko tinggi telah teridentifikasi, yang menunjukkan bahwa
produsen tidak berhasil mematuhi Pedoman Perilaku UTZ, dan apa saja yang
menghambat peningkatan. Masing-masing risiko diberikan penilaian peringkat
untuk melihat prioritas dan menetapkan tujuan-tujuan yang tepat.
UTZ mensyaratkan:
 Laporan hasil-hasil pengkajian risiko secara garis besar
 Peringkat risiko-risiko
 Penyusunan tujuan-tujuan kelompok secara konkret, dengan
menggambarkan situasi ke depannya apabila risiko telah
dikurangi/diantisipasi
 Tindakan-tindakan pencegahan yang realistis dan praktis untuk mengurangi
risiko-risiko
2. Rencana kegiatan
Perencanaan umum kegiatan tingkat tinggi dilakukan untuk periode tiga tahun.
Target tahunan ditetapkan oleh manajemen kelompok dan manajemen IMS
berdasarkan pengkajian risiko. Rencana kegiatan wajib mencakup seluruh
kegiatan yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku dan segala tindakan yang
dapat mengurangi berbagai risiko (lihat contoh di bawah ini).
Rencana kegiatan terdiri dari:
1. Siklus tanaman beserta kegiatan-kegiatan pertanian
2. Kegiatan-kegiatan umum yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku (mis.
pelatihan dan pengawasan internal)
3. Tindakan-tindakan pencegahan yang dihasilkan oleh pengkajian risiko
(mungkin terdapat tumpang tindih antara pelatihan dengan tindakantindakan pencegahan)
4. Tindakan-tindakan perbaikan yang dihasilkan dari pengawasan-pengawasan
internal, pengkajian mandiri dan audit eksternal
5. Pemantauan dampak-dampak segala kegiatan dan evaluasi, merancang
upaya-upaya peningkatan untuk tahun berikutnya.
Halaman 18 - ©UTZ
Poin Kontrol dalam
Pedoman Perilaku
Kegiatan-kegiatan yang disyaratkan dalam
Pedoman Perilaku
Bulan-bulan dalam periode satu tahun (tidak
semata-mata harus mengikuti urutan tahun
kalender)
1
2
3
4
5
…
…
12
Siklus tanaman (pemangkasan, pengendalian
hama dan penyakit, panen, dll.)
Pasokan masukan pertanian/saprodi
A.16
A.18
A. 8 & 9
A.19
A. 11
Pengkajian risiko
Tindakan-tindakan
perbaikan
Kebutuhan-kebutuhan
kelompok
Melakukan pengkajian risiko
Melatih staf
Pendaftaran dan pembuatan kontrak para
petani
Melatih para petani
Melakukan pengawasan internal
dsb.
Tindakan-tindakan pencegahan:
1.
2.
Dll.
Melaksanakan tindakan-tindakan perbaikan
berdasarkan hasil-hasil audit internal dan
eksternal
1.
2.
Dll.
Kebutuhan-kebutuhan spesifik kelompok
mis. Pertemuan umum
mis. Festival lokal/hari libur/perayaan
Contoh rencana kegiatan
3. Pengelolaan sumber-sumber daya dan keuangan
Untuk setiap kegiatan, sebuah anggaran wajib ditetapkan, di dalamnya
tercakup segala biaya dan sumber-sumber daya (staf, bahan-bahan,
perlengkapan, waktu). Prosedur-prosedur untuk memantau pengeluaran
sebaiknya disusun. Pihak yang memiliki wewenang untuk memberikan
persetujuan atas pengeluaran uang dan tanggung jawab kontrol keuangan
hendaknya ditentukan.
4. STANDAR INTERNAL
Standar internal merupakan sebuah panduan bagi para produsen dan
aktor-aktor yang terlibat dalam proses pengolahan. Standar ini
mencerminkan beberapa Poin Kontrol dalam Pedoman Perilaku yang
mengacu secara langsung kepada praktik-praktik pertanian dan
pengelolaan kebun para produsen, yang berfokus pada hal-hal yang
mengandung risiko ketidakpatuhan. Standar internal cenderung melingkupi
sebagian besar poin kontrol di Blok B (praktik-praktik pertanian) dan
beberapa poin di Blok C (kondisi-kondisi kerja) dan Blok D (lingkungan).
Isi dan makna standar internal hendaknya dikomunikasikan dengan jelas
kepada seluruh produsen dan petani penggarap, dan wajib dimasukkan ke
dalam pelatihan produsen. Standar internal hendaknya tersedia dalam
bahasa lokal, lengkap dengan berbagai ilustrasi untuk membantu para
anggota yang buta huruf. Isi standar ini mungkin masuk ke dalam beberapa
bagian dokumen kesepakatan anggota kelompok, atau mungkin
disebarluaskan secara terpisah dalam bentuk selebaran atau poster di
tempat-tempat umum (metode yang mungkin lebih menguntungkan,
karena lebih mudah untuk diperbarui). Keterlibatan para produsen kunci
dapat membantu kelancaran proses komunikasi tersebut. Walaupun standar
internal tidak bersifat wajib, tetap penting untuk menyampaikan pesan yang
jelas mengenai apa yang diharapkan oleh kelompok dari para anggotanya,
demi memastikan kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku.
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 19
5. PELATIHAN STAF
Pelatihan bagi staf IMS hendaknya mencakup:
 Keahlian-keahlian dan prosedur-prosedur pengawasan internal
 Estimasi panen
 Menangani ketidakpatuhan terhadap Pedoman perilaku dan tindakantindakan perbaikan
 Pemberian persetujuan dan sanksi internal
 Supervisi rutin terhadap prosedur-prosedur dan pemantauan tindakan-tindakan
perbaikan secara berkala
 Supervisiketerlacakan.
Orang-orang yang bertanggung jawab untuk membawakan topik spesifik
wajib mengikuti pelatihan tentang topik tersebut. Organisasi harus
memastikan bahwa semua staf memiliki akses yang setara untuk mengikuti
pelatihan, tanpa adanya diskriminasi.
Untuk informasi lebih lanjut, lihat panduan tentang pelatihan, yang dapat
diunduh dari situs web UTZ.
Dokumen-dokumen:
• Perencanaan pelatihan (G.A. 18)
• Berkas-berkas pelatihan (G.A.18)
• Daftar hadir pelatihan staf (G.A.18)
• Kualifikasi para pelatih (G.A.18)
6. PENDAFTARAN, PENANDATANGANAN KESEPAKATAN DAN PEMETAAN
Pendaftaran
Pada saat pendaftaran, setiap anggota kelompok diberikan sebuah nomor
identitas unik. Data para produsen yang telah terdaftar dan telah
menandatangani kesepakatan kemudian dimasukkan ke dalam data
umum anggota-anggota kelompok. Tiap tahun data umum ini diperbarui.
Poin kontrol G.A.8 menjelaskan tentang informasi yang minimal harus
dilaporkan oleh anggota-anggota perihal biodata dan kebun mereka.
Kami menganjurkan agar Anda mengumpulkan data yang berkaitan
dengan poin-poin kontrol lain atau area-area yang berisiko tinggi (mis.
status kesuburan tanah atau situasi di mana petani buta huruf). Data ini
bermanfaat bagi pengkajian risiko. Formulir pendaftaran hendaknya
menggunakan bahasa setempat agar para petani dapat memahami
informasi apa yang perlu mereka sediakan. Anda dapat menggunakan
perangkat lunak komputer misalnya microsoft excel; kami menganjurkan
agar Anda menggunakan program yang memudahkan analisis data
sehingga dapat memberikan informasi manajemen yang dibutuhkan
manajer IMS.
Kesepakatan
Sebuah kesepakatan dapat mencantumkan (atau melampirkan) beberapa
persyaratan yang diambil dari Pedoman Perilaku yang berlaku bagi praktikpraktik produsen dan yang menggarisbawahi risiko ketidakpatuhan (lihat
elemen 7 dari standar internal).
Anggota kelompok setuju untuk diawasi, dan mengikuti pelatihan dan
masukan yang diberikan. Manajemen kelompok atau perusahaan
berkomitmen untuk menyediakan pelayanan-pelayanan tertentu dan
sepakat untuk membeli panen bersertifikasi atau sebagian panen
bersertifikasi yang telah disepakati. Kesepakatan yang dibuat hendaknya
disusun dalam bahasa lokal para produsen. Seorang tokoh masyarakat yang
terpercaya hendaknya hadir sebagai saksi ketika produsen diminta untuk
menandatangani kesepakatan, terutama ketika masalah buta huruf menjadi
sesuatu yang umum pada daerah tertentu. Sebuah contoh kesepakatan
dapat dilihat pada Lampiran 1.
Halaman 20 - ©UTZ
Pemetaan
Pemetaan merupakan salah satu alat bantu yang bermanfaat bagi
manajemen kelompok dan auditor, karena kemampuannya untuk
mendeteksi potensi-potensi risiko, seperti kawasan-kawasan lindung, badanbadan air, atau permukiman warga.
Peta juga memiliki beberapa kelebihan misalnya dengan memperlihatkan
produsen-produsen yang memiliki lebih dari satu petak kebun, jarak antar
kebun dengan rumah, serta properti-properti lain di luar program UTZ.
Proses pemetaan dapat memberikan informasi sebab-sebab potensial yang
dapat memberikan dampak-dampak negatif, yang kemudian perlu
dimasukkan dalam pengkajian risiko.
Para produsen hendaknya dilibatkan dalam pembuatan peta
(menggambar peta dengan tangan) atau menambahkan informasi pada
peta yang telah tersedia. Kami menganjurkan dibuatnya rancangan
sederhana peta keseluruhan tiap desa atau dusun, dan peta dasar masingmasing masyarakat. Peta tersebut tidak perlu dibuat lengkap dengan data
geografis akurat. Hanya koordinat GPS yang diperlukan oleh kantor IMS
(G.A.1), namun nomor identifikasi anggota kelompok hendaknya
dicantumkan pada kebun-kebun mereka yang tergambarkan pada peta.
Lihat Lampiran 2 untuk contoh peta ikhtisar (keseluruhan lahan).
7. PELATIHAN BAGI PARA PRODUSEN
Pelatihan merupakan inti dari program UTZ dan merupakan landasan dari
peningkatan berkesinambungan dan pertanian berkelanjutan. Pelatihan bagi
petani mengarahkan kepada manajemen kebun dan bisnis yang lebih baik,
kondisi-kondisi kerja yang lebih baik, serta perlindungan alam yang lebih baik –
sehingga bercocok tanam menjadi suatu upaya yang berkelanjutan dari segi
ekonomi, sosial dan lingkungan.
MEMBANGKITKAN MOTIVASI
Sebuah pertemuan hendaknya
diselenggarakan untuk:
 Memperlihatkan standar
internal (elemen 4) kepada
para produsen serta
membahas isinya
 Menjelaskan prinsip-prinsip
dibalik produksi
berkelanjutan, manfaatmanfaat dan tantangantantangan bagi para
produsen, serta berbagai
persyaratan proses sertifikasi
 Mengidentifikasi produsenprodusen yang tertarik
mengikuti pelatihan dan
sertifikasi
 Mengidentifikasi para
produsen dengan motivasi
tinggi yang dapat
menjalankan peran
kepemimpinan dalam
program, mungkin sebagai
ketua petani.
Kami menganjurkan agar Anda
melibatkan para kepala desa
dan tokoh-tokoh masyarakat
lain pada tahap-tahap awal
peningkatan kesadaran dan
pendaftaran, guna
membangun kepercayaan.
Pedoman Perilaku UTZ mewajibkan para kelompok untuk melatih anggotaanggota mereka perihal aspek-aspek yang berkaitan dengan Pedoman Perilaku
UTZ (G.A.19). Kelompok-kelompok juga wajib meningkatkan kesadaran tentang
kondisi-kondisi kerja yang baik bagi para anggota kelompok, para pekerja dan
keluarga-keluarga mereka (G.A.20).
Hasil-hasil pelatihan yang nyata dan dapat diukur merupakan adopsi praktik-praktik
yang telah ditingkatkan. Dengan memantau dampak pelatihan, informasi
dikumpulkan dan kemudian dapat dimanfaatkan oleh manajemen internal;
informasi ini akan memberikan panduan dalam menyusun perencanaan pelatihan.
Pelatihan membutuhkan biaya, dan biaya tersebut perlu dibayarkan kembali
melalui peningkatan hasil-hasil pertanian (peningkatan produksi atau pencapaianpencapaian sosial atau lingkungan).
Pelatihan bagi para produsen dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. UTZ
melansir berbagai metode pelatihan: Lihat dokumen panduan tentang pelatihan,
yang dapat diunduh dari situs web UTZ.
Perencanaan peningkatan kebun
Selain melatih kelompok-kelompok petani secara kolektif, UTZ juga mengembangkan
pendekatan yang lebih individual. Para penasihat/pendamping kebun membantu
pembuatan rencana pengembangan kebun skala orang per orang, atau dalam
kelompok-kelompok kecil (3-5 petani). Pendekatan yang lebih individual mungkin
lebih efektif dibandingkan dengan pendekatan kolektif. Para petani di kelompokkelompok kecil juga dapat bereksperimen bersama-sama, mencoba praktik-praktik
yang lebih baik serta saling bertukar pengalaman.
Rencana-rencana kebun ini hendaknya ditindaklanjuti, setidaknya setahun sekali.
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 21
8. KETERLACAKAN DAN TRANSPARANSI PENGURUSAN BERBAGAI
PEMBAYARAN DAN PREMI
Sistem keterlacakan harus setidaknya mencakup hal-hal berikut ini:
1. Arus produk (G.A.22), dengan penjabaran sistem produksi, pembelian,
transportasi dan penyimpanan dalam kelompok
2. Pemisahan fisik dan identifikasi visual atas produk bersertifikasi pada saat
penyimpanan dan pengangkutan; identifikasi (sebaiknya menggunakan
logo UTZ) dapat diletakan pada pintu-pintu, label-label, kantung-kantung
maupun palet-palet
3. Prosedur-prosedur terdokumentasi (tertulis) mengenai pembelian dan
penjualan produk bersertifikasi dan tidak bersertifikasi, bagaimana estimasi
hasil panen seorang produsen berkaitan dengan kuantitas produk yang
secara nyata dibeli dari produsen tersebut dan estimasi hasil panen para
produsen bersertifikasi dan tidak bersertifikasi
4. Timbangan-timbangan dan berbagai perlengkapan pengendalian mutu
lainnya, yang perlu dikalibrasi demi mendapatkan data akurat dan dapat
dipercaya; para produsen harus dapat melihat proses penimbangan
5. Segala berkas dan faktur. Berkas-brekas harus disimpan oleh kelompok
maupun para petani.
Berkas-berkas yang dimaksud mencakup:
 segala pembelian produk bersertifikasi UTZ dari tiap anggota kelompok
 segala penjualan produk bersertifikasi UTZ
 segala penjualan produk bersertifikasi lain dan produk tidak bersertifikasi
 segala penjualan produk konvensional (tidak bersertifikasi maupun
terverifikasi) dan
 stok bawaan/limpahan dari tahun sebelumnya, baik itu produk
bersertifikasi UTZ, bersertifikasi lain, maupun konvensional.
Kelompok harus dapat menunjukkan bahwa kuantitas produk yang dilepas
sama jumlahnya dengan kuantitas produk yang dimasukkan ke dalam sistem.
Kelompok (atau perusahaan) mendokumentasikan segala pendapatan yang
diterima atas penjualan produk bersertifikasi dan segala pembayaran kepada
para produsen. Harga produk dan premi dijelaskan secara transparan kepada
para produsen.
Apabila transportasi dan penanganan pascapanen disubkontrakkan kepada
pihak luar, subkontraktor tersebut wajib diperiksa untuk memastikan bahwa ia
mampu menjamin keterlacakan dan identifikasi produk, serta memastikan
pemisahan produk bersertifikasi dengan yang tidak bersertifikasi. Pihak
organisasi hendaknya memiliki kontrak dengan pihak subkontraktor untuk
memastikan bahwa Pedoman Perilaku UTZ dipatuhi.
Orang yang bertanggung jawab atas keterlacakan/lacak balak wajib
memahami bagaimana cara kerja UTZ dan Good Inside Portal. Segala
penjualan diumumkan pada portal tersebut. Manajer IMS atau manajer
pembelian/penjualan adalah orang yang tepat untuk memegang peranan ini,
dan hendaknya diberikan pelatihan penuh.
Pembayaran premi
Premi UTZ dibayarkan oleh pembeli pertama kepada kelompok produsen
bersertifikasi. Pembayaran premi merupakan hal wajib, namun jumlahnya
tergantung dari negosiasi antara pembeli dan kelompok produsen.
Halaman 22 - ©UTZ
Kelompok produsen mengalokasikan sejumlah premi UTZ untuk membayar:
 biaya-biaya manajemen kelompok (mis. audit)
 produk-produk dan layanan-layanan yang digunakan oleh kelompok (mis.
bahan pertanian/saprodi atau pelatihan)
 berbagai pembayaran tunai ataupun barang/jasa kepada para anggota
kelompok bersertifikasi (disebut juga dengan premi).
Alokasi premi UTZ yang diberikan kepada anggota-anggota kelompok
bersertifikasi dinamakan premi anggota kelompok. UTZ tidak mengatur
bagaimana premi UTZ seharusnya dibagi-bagi antar manajemen, kelompok dan
para anggota kelompok. Namun Pedoman Perilaku mewajibkan agar para
anggota kelompok bersertifikasi jelas-jelas menerima manfaat dari premi UTZ. Hal
ini berarti bahwa tidak semua premi UTZ dapat dialokasikan semata-mata untuk
membiayai manajemen. Anggota-anggota kelompok hendaknya diberitahukan
bagaimana premi digunakan untuk keperluan manajemen, kelompok dan
anggota-anggota kelompok. IMS perlu mengkonfirmasi bahwa para produsen
telah menerima premi, sebagai suatu insentif penting bagi para produsen untuk
bercocok tanam secara berkelanjutan.
Anggota-anggota kelompok hendaknya diberitahu bagaimana premi
digunakan untuk keperluan manajemen, kelompok dan anggota-anggota
kelompok.
Untuk informasi lebih lanjut, lihat panduan tentang premi, yang dapat diunduh
dari situs web UTZ.
9. PENGAWASAN INTERNAL
Pada saat pengawasan internal, para pengawas akan:
memverifikasi/mengkoreksi data kebun yang diperoleh dari waktu pendaftaran
dan memeriksa kepatuhan terhadap persyaratan Pedoman Perilaku yang
relevan. Pendekatan yang kami anjurkan adalah dengan mengunjungi kebunkebun individu dan rumah-rumah mereka untuk memeriksa penerapan
pertanian, pascapanen, penyimpanan dan praktik-praktik lainnya; wawancara
dengan petani, anggota keluarga dan para pekerja kebun; dan memeriksa
berkas-berkas di tingkat kebun.
Para anggota kelompok perlu diawasi setidaknya setahun sekali oleh para
pengawas internal, sebelum dilakukannya audit eksternal. Pengawasanpengawasan internal tersebut dapat dilakukan pada waktu-waktu yang
berbeda dalam satu tahun, untuk mendapatkan observasi yang berimbang atas
praktik-praktik pertanian mereka.
Pengawasan-pengawasan internal memberikan suatu kesempatan untuk
mengkaji dampak pelatihan dan melihat sejauh mana para produsen
menerapkan apa yang mereka pelajari. Data yang dihasilkan dari pengawasan
ini penting untuk mengukur peningkatan, untuk mengelola/mengendalikan risiko
maupun untuk memberikan umpan balik bagi perencanaan pelatihan dan
perencanaan manajemen di tahun berikutnya.
Laporan pengawasan internal (G.A.11)
Untuk setiap anggota kelompok, sebuah laporan pengawasan internal wajib
dibuat, lengkap dengan ringkasannya. Laporan-laporan pengawaan tersebut
kemudian diberikan kepada manajer atau komite pemberi persetujuan untuk
dievaluasi dan ditindaklanjuti, apabila perlu.
Untuk lembaga sertifikasi eksternal, sebuah laporan ringkasan atas seluruh
pengawasan internal wajib dipersiapkan. Komunikasikan dengan lembaga
sertifikasi Anda, sekiranya informasi mana saja yang mereka perlukan. Laporan
pengawasan internal menyediakan informasi yang disyaratkan dalam dokumen
data umum para anggota kelompok (G.A.8).
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 23
UTZ merekomendasikan
penggunaan alat-alat bantu
Teknologi Informasi (IT) khusus yang
dapat:
 menampung dan mengolah
berbagai informasi yang
dikumpulkan dari berbagai
kebun, seperti data pendaftaran
kebun dan data pengawasan
internal
 memandu prosedur-prosedur
dan proses-proses terkait
manajemen IMS.
UTZ menganjurkan penggunaan
alat-alat bantu tersebut karena
digitalisasi data dapat membantu
kelompok menganalisis dan
mengevaluasi data, serta
merancang intervensi-intervensi dan
pelatihan-pelatihan yang tepat
sasaran. Sebagai contoh: pelatihan
yang diadakan dapat disesuaikan
dengan kebutuhan-kebutuhan yang
ditunjukkan oleh data tersebut.
Beberapa petani mungkin
memerlukan pelatihan tentang cara
pemangkasan, sementara petani
lain mungkin perlu pelatihan tentang
pengaturan pohon peneduh.
Pendekatan yang mengedepankan
upaya penyesuaian berdasarkan
kebutuhan dapat memastikan
disediakannya dukungan dan
pendampingan tepat sasaran.
UTZ menganjurkan penggunaan
alat-alat bantu IT untuk manajemen
IMS, yang minimal dapat membantu
mereka menangangi:
 data pendaftaran para petani
 informasi produksi
 data transaksi keuangan
 pengukuran wilayah
berdasarkan pemetaan petakpetak dari GPS
 standar-standar ganda (multi
sertifikasi), sehingga dapat
meningkatkan efisiensi.
Lampiran 5 memuat sebuah daftar
alat-alat bantu yang dapat
membantu Anda memenuhi segala
persyaratan tersebut.
UTZ sedang mengerjakan beberapa
proyek bersama dengan pihakpihak yang disebutkan dalam
Lampiran 5. Tujuannya adalah untuk
mendapatkan pengalaman
langsung dalam melakukan
digitalisasi manajemen IMS. Hasilhasil awal proyek pilot ini akan
terwujud pada akhir 2016.
Laporan pengawasan internal juga hendaknya memuat:
 Tanggal pengawasan dan nama pengawas
 Verifikasi isu-isu genting yang berkaitan dengan kegiatan pertanian,
seperti tidak adanya pekerja anak dan diadopsinya praktik-praktik
untuk mengoptimalkan panen
 Ketidakpatuhan yang teridentifikasi dan langkah-langkah perbaikan
yang dilakukan
 Informasi mengenai area-area lain yang dinilai berisiko tinggi, dari
hasil pengkajian risiko.
 Apabila masukan/anjuran diberikan saat kunjungan pengawasan,
masukan ini dicatat dalam formulir pengawasan.
Para pengawas internal dapat direkrut untuk tujuan-tujuan
pengawasan saja dan dipekerjakan di bawah pemegang sertifikat,
atau bisa saja mereka merupakan para produsen utama yang
mengawasai para produsen di desa-desa (tetangga) selain desa
mereka sendiri.
Mengadakan sebuah pengawasan internal
Proses pengawasan dimulai ketika koordinator/manajer IMS menunjuk
seorang pengawas internal, menyediakan sebuah daftar periksa untuk
tiap petani (yang mengindikasikan segala hal yang perlu diawasi) dan
dokumentasi kebun terkini - termasuk rangkuman pembelian pada
tahun sebelumnya - kepada pengawas tersebut. Pengawas internal
kemudian mempersiapkan pengawasan dengan menelaah seluruh
dokumentasi, lalu mengatur pelaksanaan pengawasan. Untuk
kelompok-kelompok kecil, pengawas tersebut mungkin dapat
mengatur sebuah kunjungan pengawasan langsung dengan tiap
petani, namun seringnya pengawas bekerja dengan para ketua
kelompok atau staf IMS (petugas-petugas lapangan). Pengawasanpengawasan dadakan dapat sering dilakukan agar para petani sadar
bahwa suatu kunjungan dapat dilakukan kapan saja.
Ketika pengawas tiba di sebuah kebun untuk melakukan pengawasan,
ia hendaknya:
1. Memberikan penjelasan mengenai proses pengawasan dan
menunjukkan daftar periksa kepada petani yang dikunjungi
2. Memeriksa kartu identitas petani dan dokumen kesepakatan
anggota kelompok
3. Mencari tahu seberapa jauh petani memahami standar internal
4. Mengawasi petak-petak kebun, memeriksa bagaimana
persyaratan-persyaratan standar internal telah dipenuhi
5. Mengawasi areal pengolahan dan gudang-gudang penyimpanan,
bila memungkinkan
6. Memeriksa dokumen-dokumen kebun, misalnya resi-resi penjualan
dan catatan-catatan kebun
7. Membuat ringkasan hasil pengawasan bersama dengan petani,
dengan mengindikasikan masalah yang mungkin muncul dan
langkah-langkah tindak lanjut yang disarankan
8. Menandatangani daftar periksa dan meminta petani untuk ikut
menandatanganinya juga.
Kepatuhan produsen dan menangani ketidakpatuhan
Ketika sebuah pengawasan internal menyingkap adanya
ketidakpatuhan, tindakan pertama yang perlu dilakukan adalah
menentukan bagaimana memitigasi atau menghindari dampak
negatifnya. Kedua, sebuah langkah perbaikan (tindakan struktural)
penting dilakukan untuk mencegah masalah ini muncul kembali.
Pengawas internal, bersama dengan manajer IMS, kemudian
menetapkan tenggat waktu bagi petani untuk meluruskan masalah
ketidakpatuhan tersebut. Setelah itu, para pendamping teknis dapat
membantu petani memperbaiki ketidakpatuhannya, merencanakan
bagaimana mengurangi/meniadakan dampak negatif dan
melaksanakan tindakan-tindakan perbaikan. Hasilnya kemudian
diperiksa oleh pengawas internal.
Ketika tindakan-tindakan perbaikan dapat juga bermanfaat bagi
banyak anggota lainnya (mis. menetapkan waktu/jadwal yang lebih
Halaman 24 - ©UTZ
baik untuk pelatihan), tindakan perbaikan seperti ini hendaknya dimasukkan
ke dalam IMS dan kemudian rencana pelatihan untuk musim berikutnya
disesuaikan dengan perbaikan tersebut.
IMS harus memiliki prosedur-prosedur untuk memberikan persetujuan kepada
para produsen, dan begitu pula dengan pemberian sanksi-sanksi ketika
diperlukan. Sebuah prosedur penanganan keluhan juga wajib dirancang.
Apabila ketidakpatuhan dinilai serius dan tidak dapat dipulihkan (mis.
deforestasi), sanksi akan diberikan sesuai dengan derajat keparahan insiden
tersebut.
Persetujuan dan sanksi bagi para produsen
IMS wajib memiliki prosedur-prosedur untuk menyetujui para produsen yang
telah memenuhi standar dan untuk memberikan sanksi-sanksi kepada para
produsen yang dinilai tidak patuh.
Direkomendasikan, tapi tidak wajib, untuk mendefinisikan yang dimaksud
dengan 'sanksi-sanksi' dalam standar internal atau pada dokumen terpisah
(mis. sebuah daftar atau katalog sanksi). Bagaimanapun bentuk dokumennya,
sanksi-sanksi yang ditentukan harus secara jelas diformulasikan dan
disosialisasikan dengan baik kepada para produsen mulai dari saat mereka
bergabung dalam program sertifikasi. Sistem pemberian sanksi harus
diselaraskan dengan ketetapan-ketetapan yang ada dalam Pedoman
Perilaku dan disesuaikan dengan seberapa beratnya ketidakpatuhan.
Kepatuhan pada tingkat kelompok dicapai ketika semua anggota kelompok
memenuhi poin-poin kontrol wajib dan sejumlah poin kontrol tambahan yang
telah ditentukan per blok-nya. Jumlah poin kontrol tambahan ditentukan
berdasarkan tahun kepatuhan 1 – 4 yang tertera pada dokumen Pedoman
Perilaku Inti untuk kelompok.
Contoh sanksi-sanksi
Jenis ketidakpatuhan
Produsen tidak memenuhi
persyaratan-persyaratan wajib
(tidak patuh)
Penipuan
Sengaja menghalangi
pengawasan
Menolak untuk melaksanakan
kesepakatan, misalnya menolak
untuk menerapkan syarat-syarat
standar internal
Sanksi
Produsen tidak disetujui
Produk milik produsen tersebut
tidak dijual sebagai produk
bersertifikasi
Segala tindak perbaikan
diperiksa melalui kunjungan
pengawasan berikutnya
Produsen dikeluarkan dari
kelompok UTZ, baik secara
permanen maupun selama
periode waktu tertentu
Orang atau komite yang bertanggung jawab memberikan persetujuan
akan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tercatat dalam
laporan-laporan pengawasan internal. Keputusan tersebut harus:
 Dikomunikasikan dengan jelas kepada produsen
 Didokumentasikan ke dalam laporan-laporan pengawasan internal,
termasuk tindakan-tindakan perbaikan yang dilakukan setelah
pengawasan
 Dikomunikasikan kepada orang yang bertanggung jawab atas
pembelian dan penjualan produk, karena mereka tidak diizinkan
untuk membeli produk dari produsen yang terkena sanksi. Hasil-hasil
proses pemberian sanksi kemudian dirangkum ke dalam dokumen
data umum produsen.
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 25
PENTING UNTUK DIKETAHUI
UTZ percaya akan lebih baik
apabila kita melanjutkan
kerjasama dengan para
petani yang tidak berhasil
mengupayakan kepatuhan,
daripada menyisihkan
mereka dari program.
Apabila seorang petani tidak
disetujui selama satu tahun,
IMS hendaknya berfokus
untuk memperbaiki area-area
ketidakpatuhan dan
membantu petani tersebut
kembali masuk ke program di
tahun berikutnya, membantu
seluruh kelompok bekerja
menuju peningkatan. Namun
apabila ketidakpatuhan
bersifat serius dan berlanjut
(mis. pekerja anak atau
deforestasi) dan melanggar
hukum, tindakan tambahan
wajib dilakukan.
IMS harus memastikan bahwa produsen yang mendapatkan sanksi
mulai melaksanakan tindakan-tindakan perbaikan. IMS wajib memiliki
prosedur-prosedur yang menunjukkan kapan produsen-produsen akan
diverifikasi oleh para pengawas internal dan kapan (dan dalam kondisi
apa) produsen dapat kembali masuk ke dalam kelompok bersertifikasi.
IMS juga harus memiliki mekanisme untuk memastikan kepatuhan
dilakukan sepanjang tahun.
10. PENGKAJIAN MANDIRI
Lihat penjelasan pada BAGIAN I.
Halaman 26 - ©UTZ
LAMPIRAN-LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 – CONTOH KESEPAKATAN ANTARA KELOMPOK DAN SEORANG ANGGOTA KELOMPOK
Kesepakatan antara:
Nama organisasi: __________
Diwakili oleh: __________
Nama produsen: __________
Nomor identitas: __________
Alamat: __________
Penandatanganan kesepakatan ini mengikat kedua belah pihak agar menghormati segala ketentuan
persyaratan standar UTZ. Kedua pihak menerima kewajiban-kewajiban berikut ini:
1. Kewajiban-kewajiban organisasi:
 Mengelola Sistem Manajemen Internal (IMS) dan mengelola operasi yang memadai untuk
memenuhi dan menegakkan segala persyaratan UTZ.
 Melaksanakan program pelatihan berkesinambungan secara mandiri atau berkoordinasi
dengan pakar eksternal.
 Mempromosikan Praktik-Praktik Pertanian yang Baik dan sikap bertanggung jawab terhadap
lingkungan dan sosial, sebagaimana dimaksudkan dalam program UTZ.
 Mengatur proses pengumpulan, pembelian, pengendalian mutu, penanganan, transportasi dan
penjualan kopi bersertifikasi dengan menerapkan syarat-syarat keterlacakan.
 Mengelola informasi kelompok dengan menjunjung kerahasiaan, kejujuran dan transparansi.
 Menentukan Lembaga Sertifikasi (LS) yang akan melaksanakan audit eksternal.
2. Kewajiban-kewajiban produsen:
 Mengetahui dan menghormati peraturan-peraturan IMS dan kelompok.
 Patuh terhadap standar-standar yang berkaitan dengan produksi dan pengelolaan kebun.
 Menjalani pelatihan berkesinambungan dan menerapkan berbagai rekomendasi teknis yang
diberikan oleh IMS.
 Memberikan informasi yang akurat kepada para pengawas internal dan eksternal, dan
mengizinkan mereka mengakses unit produksi (kebun) dan dokumentasi-dokumentasi kebun.
 Menerima sanksi-sanksi dari IMS (internal) dan auditor eksternal (internal) dan menerapkan
tindakan-tindakan perbaikan.
 Melaporkan kepada IMS apabila ada perubahan atau variasi kondisi produksi di kebun.
3. Durasi kesepakatan:
Kontrak ini berdurasi satu tahun sejak ditandatangani. Kontrak ini secara otomatis diperpanjang
apabila tidak dilakukannya penghentian oleh salah satu pihak. Kontrak ini berakhir:
 Pada saat terjadi ketidakpatuhan terhadap ketentuan-ketentuan kesepakatan ini oleh salah satu
pihak.
 Apabila produsen memutuskan untuk mundur secara sukarela dari IMS.
Dengan menandatangai kontrak ini, semua pihak menerima ketentuan-ketentuan yang tercantum
dalam kesepakatan ini.
Tempat:
Tanggal:
_________
Perwakilan organisasi
________
produsen
__________
saksi
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 27
LAMPIRAN 2 – CONTOH PETA IKHTISAR
Halaman 28 - ©UTZ
LAMPIRAN 3: PERNYATAAN KONFLIK KEPENTINGAN
Saya (yang bertanda tangan di bawah ini) akan menghindari segala macam konflik kepentingan, dan
akan memberitahu pihak yang berwenang atas IMS apabila kejadian ini muncul. Saya tidak akan
mengawasi maupun memberikan persetujuan kepada anggota keluarga saya.
Saya menyatakan bahwa saya memiliki relasi-relasi bisnis (orangtua, saudara laki-laki, saudara
perempuan, anak-anak, rekan-rekan bisnis, dll.) di desa-desa berikut ini:
1.
2.
3.
4.
Nama
__________
__________
__________
__________
Desa
__________
__________
__________
__________
Saya tidak akan mencampuri pengawasan atau mempengaruhi keputusan persetujuan terkait anggotaanggota keluarga saya.
Saya akan memberitahu pihak yang berwenang atas IMS apabila terdapat perubahan status
perkawinan atau status sosial saya.
Saya memahami dengan baik arti konflik kepentingan, dan saya menyatakan bahwa informasi di atas
adalah benar adanya.
Nama pengawas atau anggota komite pemberi persetujuan:
Nama: ______________________________________
Jabatan dalam IMS: ___________________________
Tanggal: ___________
Tempat: ____________
Tanda tangan: _____________________
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 29
LAMPIRAN 4: DAFTAR BERBAGAI PROSEDUR DAN DOKUMEN YANG WAJIB DIMILIKI
Tabel di bawah ini berisi rangkuman segala prosedur dan berkas yang wajib dimiliki dan didokumentasikan
serta segala prosedur dan berkas yang dianjurkan untuk dimiliki dan didokumentasikan.
Catatan: daftar ini mencerminkan apa yang tertulis dalam Pedoman Perilaku. Daftar ini dibuat sebagai
petunjuk, dan bukanlah dokumen resmi.
Poin Kontrol
dalam
Pedoman
Perilaku
Blok A
A.10
A.11
A.11/14
A.14
A.22
A.26
A.27
A.28
Blok B
B.62
B.64
B.75
Blok C
C.78
C.79
C.96
Blok D
D.108
D.114
Umum
A.8 & A.9
A.16
D.117-119
A.1
A.5
A.6
A.8
A.9
Halaman 30 - ©UTZ
Prosedur-prosedur yang harus didokumentasikan – wajib
Tahun
kepatuhan
Estimasi hasil-hasil panen
Prosedur pengawasan internal
Prosedur untuk menangani ketidakpatuhan dan tidandakan-tindakan perbaikan
Prosedur untuk pemberian persetujuan dan sanksi
Prosedur untuk membeli dan menjual produk bersertifikasi, termasuk keterlacakan
Prosedur penggunaan premi UTZ
Prosedur untuk mengkomunikasikan harga-harga dan premi
Prosedur untuk mengirimkan dan menangani keluhan
1
1
1
1
1
1
2
2
Prosedur penanganan kemasan-kemasan pestisida kosong
Prosedur untuk keadaan darurat bilamana terjadi kecelakan/tumpahnya pestisida
Prosedur pengumpulan sampel untuk menentukan tingkat residu produk, 1)
Tindakan-tindakan yang perlu dilakukan apabila MRL (tingkat residu maksimum)
melewati ambang batas, 2) Komunikasi dengan pembeli apabila MRL terlampaui
1
2
3
Prosedur yang mengatur segala tindakan dan dokumentasi untuk mencegah,
memantau dan meremediasi pekerja anak
Prosedur untuk mendorong kewajiban anak hadir di sekolah
Prosedur penanganan kecelakaan dan keadaan darurat
2
Prosedur-prosedur penggunaan air secara efisien dalam produksi dan pengolahan
telah ditetapkan
Prosedur-prosedur untuk membantu para anggota kelompok beradaptasi terhadap
dampak-dampak perubahan iklim yang penting bagi kelompok, yang telah
teridentifikasi dalam Pengkajian Risiko
Prosedur-prosedur yang direkomendasikan
Prosedur untuk berkomunikasi dengan para petani
Pendaftaran petani dan penandatanganan kesepakatan-kesepakatan
Prosedur pengkajian risiko
Prosedur pengelolaan limbah
Berkas-berkas/dokumen-dokumen - wajib
Berbagai peta yang menggambarkan keseluruhan unit produksi milik para petani
(lahan-lahan petani)
Daftar nama anggota staf, jabatan dan tanggung jawab mereka
Bagan organisasi
Data umum para petani/daftar nama petani terkini, mencakup:
 Informasi pribadi terperinci
 Informasi kebun
 Status sertifikasi
 Estimasi-estimasi panen
 Volume-volume produksi
Kesepakatan-kesepakatan antara para anggota kelompok dengan pemegang
sertifikat (manajemen kelompok atau perusahaan)
4
3
2
4
1
1
2
3
2
1
1
1
1
A.11
A.11
A.12
A.13
A.14
A.17
A18, 19 + 20
A.19
A.22
A.24
A.25
A.26
A.26
A.27
A.29
B.37
B.38
B.53
B.54
B.30, B.56
B.60
B.66
B.71
B.74
Blok C
C.79
C.84
C.89
C.90
C.94
C.100
Blok D
D.107
Berkas-berkas pengawasan internal
Laporan pengawasan internal (kompilasi dan analisis hasil-hasil pengawasan
internal)
Laporan pengkajian mandiri
Pernyataan konflik kepentingan yang ditandatangani oleh staf IMS
Daftar nama petani yang terkena sanksi (dapat diambil dari data umum para
petani terkini)
Perencanaan manajemen kelompok
Perencanaan pelatihan, daftar-daftar hadir dan berkas-berkas pelatihan
Dokumen-dokumen bukti kualifikasi pelatih
Deskripsi/gambaran arus produk
Berkas-berkas dan faktur-faktur segala pembelian dan penjualan
Sertifikat Pedoman Perilaku yang masih berlaku
Berkas-berkas/catatan-catatan penggunaan premi UTZ
Komunikasi mengenai harga-harga dan premi yang terdokumentasi (tertulis)
Dokumentasi seluruh pembayaran kepada produsen, baik harga produk maupun
premi
Dokumentasi dilakukannya kalibrasi terhadap peralatan menimbang/timbangan
Berkas-berkas & dokumen-dokumen yang dibutuhkan (bila memungkinkan)
Bahan-bahan penanaman yang digunakan (varietas, nomor kode produksi,
pemasok)
Penggunaan bahan penanaman hasil rekayasa genetika (bila ada)
Sebuah daftar lengkap dan terkini nama-nama pupuk dan pestisida yang dapat
digunakan dan disimpan
Penggunaan pestisida dan pupuk (tanggal, jenis produk, jumlah)
Berbagai masukan/saran teknis yang diterima (dari siapa, lembaga mana, tanggal,
saran apa)
Pemeriksaan perlengkapan penyemprotan, apakah berfungsi dengan baik, dan
bila perlu dikalibrasi
Penggunaan air irigasi (jadwalnya)
Berkas-berkas kalibrasi tahunan atas perlengkapan pengendalian mutu (misalnya
alat ukur kandungan air)
Spesifikasi-spesifikasi bahan kantung/karung
1
1
Memberikan bantuan sekolah apabila sekolah tidak tersedia
Jam kerja masing-masing pekerja dicatat
Berkas-berkas bukti pembayaran upah dan slip gaji
Kontrak-kontrak kerja
Ijazah diploma dan sertifikat pelatihan Pertolongan Pertama
Pemeriksaan kesehatan staf yang terdokumentasi
3
1
1
1
3
2
Instruksi-instruksi tertulis bagi pihak-pihak yang menggunakan pestisida dan pupuk
1
1
1
1
3
1
1
1
1
1
1
1
2
1
3
1
1
4
2/2
2
4
2
3
APA YANG DIMAKSUD DENGAN PROSEDUR YANG BAIK?
Suatu prosedur hanya dapat berfungsi dengan baik apabila isinya jelas bagi orang-orang bersangkutan
dan apabila sesuai dengan situasi lokal. Prosedur yang baik:
 Menjelaskan alasan dibalik pembuatan prosedur (misalnya risiko yang perlu dimitigasi)
 Menjelaskan tujuan-tujuan yang hendak dicapai dengan adanya prosedur tersebut
 Menentukan tindakan yang harus diambil, bagaimana dan kapan (langkah-langkah yang harus diikuti)
 Nama-nama orang (jabatan) yang bertanggung jawab untuk melaksanakan dan mengendalikan
prosedur tersebut.
Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 31
LAMPIRAN 5: IKHTISAR ALAT-ALAT BANTU TEKNOLOGI INFORMASI (IT) UNTUK KEPENTINGAN
PENGELOLAAN DATA
Alat bantu IT
untuk
manajemen IMS
AkvoFLOW
Acopio
Cropster
FarmERP
FarmForce
GeoTraceability
Helveta
MuddyBoots
PT Koltiva:
CocoaTrace,
CoffeeTrace,
PalmOilTrace,
RiceTrace, etc.
SIMPATICA
SourceTrace
TaroWorks
Halaman 32 - ©UTZ
Gambaran singkat
Kontak
Alat bantu multi bahasa yang berguna untuk
mengumpulkan, mengevaluasi dan menampilkan
berapa pun banyaknya data acuan geografis.
Acopio menawarkan berbagai alat bantu dan jasa
untuk mengumpulkan, mengelola dan
menyebarluaskan data di sepanjang rantai nilai
pertanian, terutama bagi para petani kopi di Amerika
Latin.
Sebuah alat bantu (Cropster C-sar) yang memberikan
solusi-solusi bagi Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah
(UMKM) pada rantai pasokan pertanian, terutama
kopi dan kakao.
FarmERP (Enterprise Resource Planning –
perencanaan sumber daya usaha) adalah sebuah
alat bantu perangkat lunak untuk perencanaan
sumber-sumber daya kebun yang bersifat multi
pengguna dan multi lokasi.
Sebuah platform telekomunikasi seluler untuk
membantu mengintegrasikan para petani kecil ke
dalam sektor formal rantai-rantai nilai agri.
GeoTraceability merupakan sebuah inovator pasar
yang menyediakan informasi kunci melalui alat-alat
bantu analisis dan program-program monitoring yang
dapat dimanfaatkan oleh para pemangku
kepentingan dalam rantai-rantai nilai.
Platform CI skala dunia milik Helveta menyediakan
manajemen rantai pasokan dan lacak balak asset
(materi ataupun produk) melalui perangkat lunak
yang bersifat modular (terdiri dari bagian-bagian
yang dapat digabungkan).
Greenlight Grower Management: sebuah sistem
penyimpanan berkas Grower yang berbasis web
untuk pencatatan hasil panen dan segala kegiatan
lapangan, guna mengkoordinir para petani individu
dalam jumlah besar.
Koltiva adalah pengembang platform bergerak
berbasis web dengan solusi terpadu untuk
transparansi rantai suplai dan keterlacakan produk.
Sistem untuk tanaman spesifik yang menyediakan
dokumentasi digital menyeluruh untuk petani,
pedagang, dan Sistem Manajemen Internal yang
diperlukan untuk sertifikasi UTZ.
Memfasilitasi input data segala kegiatan pengelolaan
tanaman dan analisis data sehingga dapat
membandingkan kinerja kebun dan para petani,
yang berguna untuk pembelajaran, pelaporan
adanya peningkatan dan identifikasi ranah-ranah
yang perlu perbaikan/penyempurnaan.
SourceTrace menyediakan sistem-sistem solusi untuk
transaksi bagi industri-industri yang bergerak di sektorsektor kritis ekonomi negara berkembang, mulai dari
layanan-layanan keugangan dan pertanian hingga
perawatan kesehatan dan air bersih.
Fungsi TaroWorks antara lain: pendaftaran, pelatihan,
Monitoring & Evaluasi (M&E), manajemen kasus,
transaksi-transaksi dan pemantauan kinerja.
http://www.taroworks.org/
contact/
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
http://www.sourcetrace.
com/contact-us/request-ademo
[email protected]