ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI ATAS
PENGENDALIAN PENJUALAN DAN
PENERIMAAN KAS BERBASIS WEB PADA
PT. BERLIAN MITRA SEJAHTERA
Aditya Haswandana, Arta Moro Sundjaja, Moh. Heykal
Universitas Bina Nusantara, JL. Benda Jaya 2 Blok X No.23 Durensawit, 085282701606,
[email protected]
Abstrak
PT. Berlian Mitra Sejahtera lahir sebagai perusahaan forwarding, proyek dan logistic.
Perusahaan merupakan salah satu perusahaan jasa yang sebagian besar aktivitas bisnis atau
penjualannya dilakukan secara kredit. Masalah yang terkait dengan pengendalian penjualan dan
penerimaan kas adalah prosedur penjualan, pencatatan dan pelaporan penerimaan kas, kredit macet
serta pengendalian internal yang kurang baik. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah
metode pengumpulan data dengan melakukan penelitian lapangan seperti observation, interview,
documentation, dan analyticial procedures, serta melakukan penelitian kepustakaan. Selain itu,
metode yang digunakan dalam analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi dilakukan dengan
pendekatan Object Oriented Analysis and Design dengan menggunakan notasi Unified Modelling
Language dan Unified Process. Terakhir, metode yang digunakan untuk pencatatan akuntansi dalam
penjualan, penerimaan kas dan piutang dengan Accrual Basic, Installment Sales dan Bad Debt
Allowance Method. Dengan adanya sistem informasi akuntansi pengendalian penjualan dan
penerimaan kas diharapkan dapat membantu perusahaan dalam melaksanakan segala aktivitas terkait
proses bisnis perusahaan yang berhubungan dengan pengendalian penjualan dan penerimaan kas serta
dapat mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan saat ini. Selain itu juga dapat memberikan
laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen terkait sistem informasi akuntansi
pengendalian penjualan dan penerimaan kas untuk dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang
tepat. (A)
PT. Berlian Mitra Sejahtera was born as company forwarding, project and logistic. The company is
one of the companies most of the business activities or sales made on credit. Problems associated with
controlling of sales and cash receipt is a procedure of sales, record keeping and reporting of sales,
bad credit and a less good internal control. The methods used in this research is a method of
collecting data by doing field research such as observation, interview, documentation, analytical
procedures and research librarianship. In addition the methods used analysis and design of
information system accounting in doing with the approach Object Oriented Analysis and Design using
notation, Unified Modelling Language dan Unified Process. The last method used for the recording of
accounting in the sales, cash receipt and receivables with Accrual Basic, Installment Sales dan Bad
Debt Allowance Method. With the information system accounting of controlling sales and cash receipt
sre expected to help the compsny carry out all activities associated business processes of the company
relating ti the control of sales and cash receipt as well as resolve the issues facing companies today.
Besides, it can also provide the required reports by the management information system accounting of
control sales and cash receipt to be able to produce the right decision making.(A)
Kata Kunci : Analisis, perancangan, sistem informasi akuntansi, perusahaan jasa, pengendalian,
penjualan, penerimaan kas, kredit macet, piutang
PENDAHULUAN
Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, setiap pelaku bisnis pasti membutuhkan sebuah alat yang
dapat mendukung kegiatan operasional bisnisnya dalam menjalankan usaha. Salah satu alat yang
diperlukan adalah sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi berfungsi sebagai
pengolah, pengumpulan, pemrosesan dan pelaporan informasi yang berhubungan dengan keuangan
perusahaan. Diana dan Setiawati (2011).
Sistem informasi akuntansi dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen sebagai dasar
pengambilan keputusan. Informasi yang diperoleh manajemen digunakan untuk menghasilkan
produk-produk yang berkualitas, mendukung proses produksi yang baik serta membantu dalam
mengambil sebuah keputusan yang terbaik untuk proses penjualan.
Sistem informasi akuntansi memiliki pengaruh yang baik untuk meningkatkan proses manajemen
dalam membuat kebijakan baru, mengembangkan proses pengawasan ketika beroperasi dan
mendukung proses pelaporan keuangan yang baik untuk perusahaan. Jones dan Rama (2008: 7)
Salah satu hambatan yang dihadapi dalam membangun sebuah usaha adalah dengan semakin
banyaknya perusahaan yang seragam menggunakan kemajuan teknologi dalam menjalankan
bisnisnya.
Pada sistem informasi akuntansi memiliki beragam sistem yang tersedia. Salah satu sistemnya yaitu
proses sistem informasi akuntansi penerimaan kas. Dimana pada dasarnya tujuan sebuah perusahaan
didirikan adalah untuk mendapatkan profit atau keuntungan dari bisnisnya. Proses sistem informasi
akuntansi penerimaan kas terdiri dari kumpulan kegiatan usaha bisnis dalam menawarkan barang atau
jasa kepada customer, melayani customer dalam melakukan pemesanan barang atau jasa serta
memfasilitasi customer dalam melakukan pembayaran dari proses penjualan yang sudah terjadi.
Penerimaan kas yang maksimal merupakan perantara untuk menentukan arah dan strategi,
kebijaksanaan, strategi perusahaan bagi pertumbuhan dan kelangsungan hidup perusahaan. Dengan
adanya sistem ini, maka penyimpanan dan pengolahan data transaksi serta pembuatan laporan
transaksi dapat dilakukan dengan akurat dan tepat waktu. Jones dan Rama (2008: 165)
Proses penjualan tidak hanya melakukan penjualan kepada customer, melainkan apakah proses
penjualan dapat tercatat dengan baik, apakah cara yang dilakukan untuk menarik minat konsumen,
kemudian melayani pemesanan, sampai customer merasa puas atau sebaliknya pada saat menerima
barang atau jasa tersebut. Penjualan dalam bidang jasa termasuk salah satu motor utama
perekonomian di dalam suatu negara. Cukup banyak jenis-jenis jasa salah satu diantaranya adalah jasa
angkut barang.
Akan tetapi semua itu membutuhkan pengendalian internal yang baik supaya proses operasional
perusahaan selalu lancar dalam melakukan penjualan tanpa adanya hambatan dan visi misi perusahaan
dapat terwujud sesuai keinginan.
Selain melakukan penjualan, perusahaan juga harus dapat mengelola piutangnya dengan baik. Jika
perusahaan menerima pembayaran secara kredit semakin besar dan tidak diimbangin dengan sistem
penagihan yang baik, maka semakin besar resiko piutang tak tertagih yang dapat mempengaruhi
tingkat profitabilitas perusahaan. Perusahaan harus menerapkan sistem penagihan yang akurat untuk
mengatasi masalah kredit macet yang sering terjadi untuk meningkatkan tingkat keuntungan dan
likuiditas perusahaan. Keown (2010)
Suatu perusahaan yang menjalankan usahanya dengan piutang, pada hakikatnya salah satu pendapatan
terbesar bagi perusahaan. Sistem pengawasan dan pengontrolan (internal control) terhadap piutang
perlu diterapkan bagi perusahaan yang menjalankan bisnisnya dengan piutang. Dewasa ini banyak
sekali tindakan penyalahgunaan yang di lakukan para pelaku bisnis yang dapat menurunkan tingkat
pendapatan perusahaan. Oleh karena itu salah satu cara mengatasinya dengan menerapkan sistem
pengawasan dan pengontrolan (internal control) terhadap kegiatan usaha yang menyediakan layanan
pembayaran secara kredit (piutang).
Sistem pengawasan dan pengontrolan (internal control) tidak dipungkiri lagi memang diperlukan
untuk para pelaku bisnis demi mendapatkan visi misi usaha yang diharapkan. Internal control adalah
metode pengendalian yang diharapkan dapat mengembangkan kegiatan operasional perusahaan dalam
menjalankan bisnisnya dan mencegah tindakan penyalahgunaan. Anastasia & Lilis (2010:82)
PT. Berlian Mitra Sejahtera merupakan sebuah badan yang mengandalkan layanan jasa angkut dan
pengiriman barang baik dari darat maupun laut. PT. Berlian Mitra Sejahtera dalam menjalankan
bisnisnya memfasilitasi customer dengan menyediakan layanan pembayaran secara kredit Masalah
yang terjadi saat ini pada perusahaan adalah prosedur penjualan, piutang tak tertagih dan pengendalian
yang kurang baik yang mengakibatkan kesalahan dalam penjualan, terjadinya keterlambatan dalam
pengiriman dan mempengaruhi tingkat profitabilitas perusahaan dalam periode tertentu. Hal tersebut
menjadi suatu masalah bagi perusahaan sehingga diperlukan suatu penanganan khusus atas
pengendalian penjualan dan piutang. Dengan dibangunnya suatu sistem pengendalian penjualan dan
piutang yang terkomputerisasi akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan, serta
membantu perusahaan dalam melakukan pengendalian internal terhadap penjualan kredit.
Pada penelitian-penelitian sebelumnya dengan topik yang sama, terdapat beberapa kekurangan yang
terjadi yaitu pada bagian solusi yang diusulkan oleh beberapa peneliti tersebut yang belum lengkap
pada metodologi penelitian yang dilakukan. Sebagian besar peneliti sebelumnya tidak menggunakan
metode pencatatan akuntansi yang sangat penting digunakan dalam melakukan penelitian yang
berkaitan dengan akuntansi. Dan bisa diartikan bahwa solusi yang diusulkan oleh masing-masing
peneliti tersebut dalam memecahkan masalah belum berdasarkan standar akuntansi yang jelas.
Adapun tujuan dari penulisan karya ilmiah ini adalah :
1.
Menciptakan proses bisnis yang efektif dan efisien dalam melakukan penjualan dan
penerimaan kas.
2.
Menciptakan aturan dan prosedur sistem pemberian kredit pelanggan yang baik dan
terstruktur.
3.
Merancang Sistem Informasi Akuntansi Pengendalian Penjualan dan Penerimaan kas yang
membantu masalah yang terjadi.
4.
Merancang sistem database yang saling terintegrasi untuk menghasilkan laporan penjualan
dan penerimaan kas yang akurat.
METODE PENELITIAN
Metodologi penelitian yang dipakai dalam penulisan tugas akhir ini meliputi :
1.
Metode Pengumpulan Dan Analisis Data
Metode pengumpulan dan analisis data yang digunakan adalah
a.
Studi Kepustakaan
Melakukan pengumpulan data dari berbagai sumber seperti jurnal ilmiah, internet dan
rujukan dari buku seperti : contoh-contoh skripsi dari peneliti sebelumnya yang topiknya
sama sehingga pembahasan topik penelitian sesuai dengan teori yang mendukung.
b.
Studi Lapangan
Melakukan pengumpulan data dengan melakukan :
1.
2.
3.
Analisis Sistem Berjalan
Melakukan peninjauan langsung terhadap ke PT. Berlian Mitra Sejahtera.
Observasi
Melakukan pengamatan langsung untuk mengetahui prosedur penjualan
dan penerimaan kas yang dilakukan sehari-hari oleh perusahaan
Dokumentasi
4.
Menelusuri bukti-bukti transaksi keuangan perusahaan seperti : purchase
order, shipping point, request order, surat jalan, bill of lading, invoice,
laporan keuangan dan pencatatan piutang perusahaan yang mendukung
kelengkapan data.
Wawancara
Membuat daftar pertanyaan dan bertanya langsung pada pihak yang terkait.
2. Metode Analisis dan Perancangan
Analisis dan Perancangan yang akan dibuat dalam sistem ini menggunakan metode
Object Oriented Analysis and Design oleh Satzinger, Jackson, and Burd, yang terdiri dari:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Menganalisis Requirement
Merancang Deployment Environment & Support Services Architecture
Merancang Software Architecture
Merancang Use Case Realizations
Merancang Database
Merancang System & User Interface
Merancang System Security & Control
3. Metode Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem yang dibuat pada penelitian ini adalah berorientasi
objek dengan Unified Process Life Cycle oleh Satzinger, Jackson, and Burd adalah :
a.
Inception :
1) Menentukan dan mengembangkan batasan penelitian dan
observasi
2) Membuat Business Case Study
3) Menetapkan penjadwalan dan anggaran
b.
Elaboration :
1) Meneliti resiko-resiko yang akan terjadi
2) Mencari informasi dasar yang dihimpun sebelum suatu program
dimulai
3) Menghasilkan estimasi realistik untuk penjadwalan dan anggaran
c.
Construction :
1) Melakukan implementasi resiko-resiko sederhana secara berulang
2) Menyiapkan deployment
4. Metode Pencacatan Akuntansi
Pencatatan Akuntansi yang dibuat dalam penelitian ini menggunakan standar
Akuntansi Keuangan yaitu PSAK yang berpedoman dengan IFRS (International Financial
Reporting Standart) yaitu :
a.
b.
c.
Basis Akrual (accrual basic)
Metode ini diterapkan ketika pada saat menerima kas, beban biaya di akui
dalam periode yang sama, walaupun belum menerima tagihan pembayaran.
Metode Pencicilan Penjualan (Installment Sales Method)
Metode pencicilan dilakukan dalam sistem pembayaran yang dilakukan
dengan bertahap sampai batas waktu yang telah ditentukan.
Pencadangan Piutang Tak Tertagih (Bad Debt Allowance Method)
Prinsip kesesuaian (matching principle) menetapkan untuk semua beban
pengeluaran langsung di sesuaikan dengan pendapatannya. Dan piutang
yang belum terbayar harus diakui pada periode yang sama pada saat
pendapatan diakui.
HASIL DAN BAHASAN
Dalam penulisan karya tulis ini dapat ditemukan beberapa masalah dan resiko yang akan muncul
dalam proses bisnis yang berjalan pada PT. Berlian Mitra Sejahtera, diantaranya :
Tabel 1. Analisis Masalah dan Resiko dalam Proses Bisnis yang Berjalan
Proses
Analisis Masalah
Terjadi peningkatan piutang dengan
mengambil sampel 2 tahun yang
sudah terjadi
Resiko
Terjadinya fluktuasi pada
tingkat profitabilitas
Revenue
perusahaan dengan semakin
Cycle
tingginya pendapatan yang
diperoleh dengan piutang.
Revenue
Kurangnya dokumen pendukung
dalam transaksi bisnis perusahaan.
Cycle
Terjadinya kesalahan dalam
penyajian data laporan
penjualan yang
menggabungkan laporan
penjualan dengan beban
operasional.
Revenue
Cycle
Kesulitan dalam memperoleh data
dan laporan yang berkaitan dengan
penjualan jasa, piutang, dan
penerimaan kas sewaktu-waktu
dibutuhkan.
Menghambat proses
pengambilan keputusan
yang di lakukan
manajemen untuk
kelangsungan hidup
perusahaan
Revenue
Cycle
Customer mengeluhkan keberadaan
barangnya setelah barangnya telah
dibawa.
Mengurangi kepercayaan
customer dalam melakukan
order jasa di perusahaan
Berikut merupakan usulan pemecahan masalah atas permasalahan yang muncul dalam proses bisnis
yang berjalan dalam PT. Berlian Mitra Sejahtera, diantaranya :
Tabel 2. Usulan Solusi Pemecahan Masalah atas Analisis Masalah
Proses
Analisis Masalah
Usulan Solusi
Pemecahan Masalah
Terjadi peningkatan piutang dengan
mengambil sampel 2 tahun yang
sudah terjadi
Revenue
Cycle
Revenue
Kurangnya dokumen pendukung
dalam transaksi bisnis perusahaan.
Cycle
Revenue
Cycle
Revenue
Cycle
Kesulitan dalam memperoleh data
dan laporan yang berkaitan dengan
penjualan jasa, piutang, dan
penerimaan kas sewaktu-waktu
dibutuhkan.
Customer mengeluhkan keberadaan
barangnya setelah barangnya telah
dibawa.
Membuat prosedur dan
kebijakan piutang yang
baku meliputi penilaian
customer untuk menentukan
berapa lama jangka waktu
pembayaran (Credit Term)
yang dapat diberikan.
Penilaian yang dilakukan
terhadap customer baru dan
customer lama berbeda
Membuat Sales order
berbasis sistem yang
terintegrasi langsung pada
saat customer mengisi form
permintaan jasa (order) di
website, yang dapat
mendukung dalam
pembuatan laporan
penjualan.
Merancang sistem
informasi akuntansi
yang terintegrasi dengan
menggunakan database
sebagai penampung
data-data yang terkait
dengan penjualan jasa,
piutang, dan penerimaan
kas.
Membuat sistem cek order
status pemesanan jasa yang
dapat membantu customer
dalam mengecek
keberadaan barangnya
setelah barangnya telah
diangkut dari gudang
customer.
Berikut merupakan fitur aplikasi yang dapat dipakai dalam menunjang usulan solusi pemecahan
masalah dalam PT. Remerko Wahana Indonesia, diantaranya :
Tabel 3. Fitur Aplikasi dalam Solusi Pemecahan Masalah
Proses
Analisis Masalah
Fitur Aplikasi
Terjadi peningkatan piutang dengan
mengambil sampel 2 tahun yang
sudah terjadi
User Interface Aplikasi
Customer Evaluation, Sales
Order, Invoice, Payment
Credit
Kurangnya dokumen pendukung
dalam transaksi bisnis perusahaan.
User Interface Aplikasi
Sales Order and Sales
Report.
Kesulitan dalam memperoleh data
dan laporan yang berkaitan dengan
penjualan jasa, piutang, dan
penerimaan kas sewaktu-waktu
dibutuhkan.
User Interface Aplikasi
Sales Order, Invoice,
Payment, Finishing,
Claim, Journal Report,
Account Receivable
Report, Cash Receipt
Report
User Interface Aplikasi
Order Status
Revenue
Cycle
Revenue
Cycle
Revenue
Cycle
Revenue
Customer mengeluhkan keberadaan
barangnya setelah barangnya telah
dibawa.
Cycle
SIMPULAN DAN SARAN
Berikut merupakan simpulan dari penulisan ini, sebagai berikut :
a.
Dibutuhkan adanya Internal Control, atau pengendalian internal dalam
setiap proses bisnis.
Yang terjadi di dalam proses bisnis PT Berlian Mitra Sejahtera terutama
dalam menangani pemberian kredit dan penagihan piutang kepada
customer. Pengendalian internal yang dilakukan dengan baik akan dapat
mengurangi resiko piutang tak tertagih ketika PT Berlian Mitra Sejahtera
memberikan kredit kepada customer. Selain itu, pengendalian internal juga
akan dapat membantu pengawasan sehingga PT Berlian Mitra Sejahtera
dapat beroperasi secara efektif dan efisien dalam melakukan penjualan.
b.
Membutuhkan Sales Order berbasis sistem yang sudah terintegrasi
sehingga dapat menghasilkan Sales Report yang akurat.
c.
Membutuhkan aturan dan kebijakan dalam pemberian kredit kepada
customer.
Masalah-masalah yang timbul seperti kredit macet yang disebabkan tidak
adanya aturan dan prosedur yang konsisten dalam melakukan pemberian
kredit dan penagihan piutang kepada customer. Sehingga hal ini dapat
mempengaruhi tingkat pendapatan pada perusahaan.
d.
Membutuhkan sistem cek status order yang dapat digunakan customer
untuk mengetahui keberadaan barangnya.
Pada proses bisnis yang berjalan, customer yang telah melakukan order
jasa, ingin mengetahui keberadaan barangnya yang akan di kirim ke tempat
tujuan. Selama ini customer selalu resah jika barangnya belum sampai tepat
waktu atau pada saat cuaca yang tidak baik.
Berikut merupakan saran yang diajukan kepada PT. Remerko Wahana Indonesia dalam menjalankan
proses bisnis yang diajukan, sebagai berikut :
a.
Perusahaan mungkin membutuhkan pelatihan dan adaptasi atas penerapan
dan penggunaan sistem baru yang telah dikembangkan.
b.
Perusahaan mungkin membutuhkan perbaikan, pemeliharaan, serta
pengembangan lebih lanjut dari aplikasi yang dikembangkan agar dapat
menunjang keseluruhan proses bisnis yang dimiliki oleh perusahaan serta
senantiasa mengikuti perkembangan proses bisnis dan perkembangan
teknologi terkini.
c.
Perusahaaan mungkin harus mengurangi sistem yang manual dan
menerapkan sistem yang sudah terkomputerisasi pada siklus yang lainnya.
REFERENSI
Satzinger, Jackson, Burd. (2010). System Analysis and Design in a Changing World (5th ed.).
Canada: Course Technology, Cencage Learning.
RIWAYAT PENULIS
Aditya Haswandana, lahir di kota Jakarta pada 23 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan
S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Ekonomi dan Komputer pada 2015. Memiliki
pengalaman kerja di PT. Cahaya Benteng Mas sebagai Accounting Intern selama 3 bulan.