Pengelolaan Proyek Sistem Informasi

Pengelolaan Proyek Sistem
Informasi
Contoh-contoh Soal

Mengapa perlu mempelajari manajemen tentang
proyek SI?
◦ Penelitian Standish Group menunjukkan 31,1% proyek
dibatalkan sebelum selesai
◦ Hasil lebih lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek akan
menelan biaya lebih dari 189% perkiraan asli mereka
◦ Di sisi keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk proyek
perangkat lunak yang diselesaikan tepat waktu
◦ Sebuah laporan tahun 2001 menunjukkan bahwa AS
menghabiskan $ 2.3 triliun untuk proyek setiap tahun
◦ Pada tahun 2003 rata-rata manajer proyek senior di US
berpenghasilan hampir $ 90,000 per tahun
1.
Pengertian proyek dan manajemen proyek
◦ Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu
tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah
produk atau jasa unik tertentu, dilaksanakan oleh
manusia dengan memanfaatkan berbagai sumber daya
melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan
kontrol
◦ Contoh Proyek:
 Membuat desain baru kendaraan di zaman sekarang
 Mengembangkan produk baru
 Membangun sebuah gedung atau fasilitas dalam sebuah
lingkungan
 Membuat perubahan dalam struktur organisasi
◦ Proyek memiliki jangka waktu tertentu yang
berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut
memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti
(ditargetkan). Bersifat unik yang berarti bahwa
tidak ada proyek yang menghasilkan produk atau
jasa yang identik
◦ Manajemen Proyek adalah penerapan
pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan,
metodologi, dan teknik didalam proses
pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat
memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak
yang berkepentingan (stakeholder) dari proyek
tersebut
◦ Apabila fungsi - fungsi manajemen proyek
dapat direalisasikan dengan jelas dan
terstruktur, maka tujuan akhir dari sebuah
proyek akan mudah terwujud, yaitu:





Tepat waktu
Tepat kuantitas
Tepat kualitas
Tepat biaya sesuai dengan biaya rencana
Tidak adanya gejolak sosial dengan masyarakat
sekitar
2.
Kerangka kerja dan area knowledge
manajemen proyek
◦ Kerangka kerja manajemen proyek
menyediakan struktur dasar untuk memahami
manajemen proyek
◦ Konteks manajemen proyek menggambarkan
lingkungan internal dan eksternal dimana
proyek tersebut beroperasi
◦ Rangkaian proses manajemen proyek
menggambarkan pandangan umum tentang
bagaimana proses manajemen proyek dalam
pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan
hubungan keterkaitan diantaranya:
 Pengelolaan waktu proyek - termasuk memperkirakan
berapa lama memakan waktu untuk menyelesaikan kerja,
membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan
menjamin ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut
 Pengelolaan lingkup proyek - termasuk menentukan dan
mengelola semua kerja yang diperlukan untuk
menyeleesaikan kesuksesan proyek
 Pengelolaan biaya proyek - terdiri dari persiapan dan
pengelolaan biaya untuk proyek
 Pengelolaan resiko - termasuk mengidentifikasi,
menganalisis, dan merespon resiko yang terjadi di
dalam proyek
 SDM proyek – memperhatikan efektifitas dari orang
yang terkait dengan proyek itu
 Project integration management - mempengaruhi
dan dipengaruhi oleh 8 area pengetahuan lainnya
3.
Gambaran sistem dari manajemen proyek
◦ Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus
berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin
membiasakan diri menghadapi masalah-masalah maupun
kerumitan yang ditemui sehingga tingkat kerumitan yang
menjadi beban, lama-lama akan berkurang
◦ Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan
mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim
mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki
beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan
dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk
manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang
pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio
proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan
4.
Pemahaman mengenai organisasi dan struktur
dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek
◦ Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi
oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi
serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi
sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat
◦ Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang
dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat
disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti
pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat
sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka
pengangguran
◦ Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi
mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus
◦ Rasa keterkaitan ini bukan berarti keanggotaan
seumur hidup akan tetapi sebaliknya, organisasi
menghadapi perubahan yang konstan di dalam
keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka
menjadi anggota orang-orang dalam organisasi
berpatipasi secara relatif teratur
◦ Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas
pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan
dikoordinasikan secara formal
◦ Ukuran (size):
 Makin besar akan semakin kompleks, impersonal, semakin lugas ,
semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan
 Ukuran menciptakan dilema
 Tak ada yang tahu ukuran yang optimum
◦ Jumlah tingkatan hirarki:
 Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal,
sebaiknya tak terlalu banyak
 Perhatikan efektifitas komunikasi
◦ Struktur kewenangan:
 Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi
organisasi
 Siapa saja yang termasuk dalam struktur
 Bila hanya satu orang bisa timbul kesulitan
 Pendelegasian wewenang
◦ Struktur komunikasi:
 Variabel yang terpenting
 Dari puncak hirarki sampai ke paling bawah
 Juga perlu diperhatikan komunikasi horizontal
◦ Struktur tugas:




Sama dengan struktur peranan
Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya
Apakah semua pekerjaan terbagi habis
Apakah semua anggota mendapat peranan
◦ Struktur status dan prestis:
 Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan
 Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota
organisasi
 Apakah prestis terbagi secara merata
 Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua
anggota
◦ Jarak psikologis:
 Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan)
dan orang- orang di bawah (yang melakukan
pekerjaan)
 Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarki
menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal
efektif/tidak
5.
Fungsi kerja manajemen proyek
◦ Menentukan lingkup proyek
◦ Mengidentifikasi stakeholder, pengambil
keputusan, dan prosedur
◦ Mengembangkan daftar tugas rinci
◦ Perkiraan waktu yang diperlukan
◦ Mengembangkan diagram alur manajemen proyek
awal
◦ Laporan status proyek
◦ Mengelola perubahan proses kontrol
◦ Evaluasi proyek yang diperlukan
6.
Karakteristik Dari Manajer Proyek Yang
Efektif dan Tidak Efektif
◦ Beberapa kontradiksi yang dihadapkan oleh
manajer proyek antara lain:
 Inovasi dan menjaga stabilitas
 Menetapkan gambaran dan terlibat langsung di
lapangan
 Mendorong individu tetapi juga menekan tim
 Campur tangan atau tidak
 Fleksibel tapi ketat
 Loyalitas tim dan loyalitas organisasi
◦ Kontradiksi ini memerlukan kecakapan khusus
bagi manajer proyek untuk mengambil posisi
mereka dan menempatkan keputusan sesuai
dengan keadaan
◦ Terpaku pada suatu prinsip yang ketat tidak
akan menyelesaikan masalah, karena manajer
proyek tidak bekerja sendiri
◦ Dalam buku yang sama Grey&Larson (2006)
juga menggambarkan ciri-ciri dari seorang
manajer proyek yang efektif, diantaranya
adalah:
 Pemikir Sistem, kemampuan dalam berpikir untuk
mengelola interaksi antar komponen dan sumber
daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bisa
dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah hanya
secara parsial. Hal ini akan mempersulit sang
manajer untuk mengambil keputusan
 Integritas Pribadi, membangun dan meningkatkan
kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan
terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan
anggota tim
 Proaktif, bedakan dengan reaktif. Para manajer proyek
dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah
terjadi (reaktif), akan tetapi juga selalu meneropong masa
depan dan berjuang keras menemukan masa depan
proyek (Kartajaya, 2003)
 Toleransi yang tinggi terhadap stress, mengingat proyek
merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan
menimbulkan tekanan terhadap orang yang dibebankan
tanggungjawab kepadanya. Manajer proyek harus mampu
mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat bertahan
dalam tekanan
 Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus
memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang berbedabeda sebagai kerja antar fungsional
 Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang dan
mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan cirri
penting manajer proyek yang sukses
 Optimis, Slater (1999) dalam bukunya Saving Big Blue
mengatakan “Anda dalam kesulitan besar jika Menganggap
Anda sudah selesai”. Maksud dari kata-kata ini ialah, masalahmasalah yang sudah diselesaikan tidak bisa kita lepas begitu
saja, karena pada nantinya akan bermunculan masalah-masalah
baru di dalam pelaksanaan proyek. Kepercayaan diri terhadap
proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan
inovasi dan mengubah strategi proyek ke arah yang lebih baik
tanpa meninggalkan perencanaan yang telah ditetapkan
Fase dari proyek perangkat lunak
7.
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
Definition
Analysis
Design
Programming
System Test
Acceptance
Operation
8.
Aktifitas pada fase definisi
◦ Pertama
 Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah yang
dihadapi oleh user dan apa saja yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan masalah tersebut (KEBUTUHAN)
◦ Kedua
 Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak.
Jika keputusannya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda
harus dapat menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin
terjadi yang dapat menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini
sangat membantu dalam penulisan PROPOSAL yang berisi
rincian mengenai proyek apa yang akan ditawarkan, kapan, dan
berapa biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko yang
mungkin terjadi)
 Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian
penting pada akhir fase ini. Pertama, menulis Requirement
Document (RD), yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan
user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim
Proyek (Project Team (PT)) dapat memahami seluruh masalahmasalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan
biaya penyelesaian proyek tersebut. Kejadian penting pertama
yang akan Anda hadapi berupa persetujuan atau
penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek
 Selanjutnya, menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek
(Preliminary Project Plan (PPP)). PPP merupakan langkah
pertama dalam merencanakan langkah-langkah berikutnya yang
harus diambil untuk mengembangkan produk dan sumbersumber apa saja yang dibutuhkan untuk setiap langkahnya.
Rencana tersebut menggambarkan berapa lama sumbersumber tersebut akan diperlukan dan berapa banyak biaya
yang akan dikeluarkan
◦ Ketiga
 Anda harus memberikan perkiraan-perkiraan ini
kepada user dalam bentuk PROPOSAL
 Seberapa jauh perkiraan-perkiraan tersebut dapat
dipertanggung jawabkan? Ada dua alasan dalam hal
ini. Pertama, kita tidak begitu ahli dalam
memperkirakan sesuatu. Kedua, perkiraan-perkiraan
tersebut dibuat pada saat masih dalam tahap
pendefinisian masalah, dimana pada saat itu baru
sebagian kecil informasi yang kita peroleh dari
masalah yang sedemikian luas
9.
Kapan kita dapat berhenti merinci kegiatan pada
saat membuat Rincian Struktur Tugas (WBS)
◦ Beberapa orang (atau grup dari sebuah proyek besar)
dapat diberikan tanggung jawab untuk melakukan tugas
atau menyelesaikan kegiatan-kegiatan yang dilibatkan
◦ Anda dapat memperoleh perkiraan (berupa orang atau
hari) secara garis besar sebagai upaya yang dibutuhkan
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terlibat. Hal ini
dapat dilakukan dengan memberi tanggung jawab pada
setiap orang
◦ Anda dapat menjadwalkan tugas
◦ Tugas-tugas tersebut harus singkat dan dapat diselesaikan
10.
Kegunaan Proposal
◦ Sebuah proposal mempunyai 3 kegunaan,
yaitu:
 Berisi perkiraan tim proyek, mulai dari biaya proyek
sampai dengan tanggal pengiriman proyek
 Untuk proyek eksternal, dokumen hukum formal
menunjukkan outline tim proyek untuk memberikan
pelayanan yang diperlukan
 Sebagai alat penjualan. Proposal yang berisi usulan
proyek akan dijual untuk mendapatkan keuntungan
11.
Jenis kontrak
◦ Kontak harga tetap:
 Manajer Proyek dapat menghitung biaya kasar untuk
tenaga kerja, dengan cara mengalikan jumlah tenaga kerja
per-hari dengan rata-rata biaya per-hari
◦ Kontrak Harga Tambahan:
 Mencakup biaya operasi, sewa, administrasi pekerja, dan
keuntungan. Untuk itu anda harus menambahkan biaya
tetap, seperti computer time, sewa peralatan khusus,
biaya tak terduga, dan sebaginya
 Biaya tetap harus dirinci oleh setiap estimator untuk
kegiatan utamanya
12.
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
Langkah pemrograman
Rencana Penggabungan
Mendisain Modul
Telusuri Disain Modul
Rencana Bagaimana Menguji Modul
Kode Setiap Modul
Menguji Modul
Menguji Level Terendah dari Integrasi
Menyimpan Semua Hasil Pengujian
Memulai Dokumentasi User
13.
Request for Proposal (RFP)
◦ Tujuan utama dari Request For proposal (RFP)
adalah mengkomunikasikan persyaratan dan
feature yang diinginkan kepada penjual yang
prospektif
◦ Persyaratan dan feature yang diinginkan harus
dikategorikan sebagai mandatory (wajib dilengkapi
oleh penjual), sangat penting, atau
dipertimbangkan (tidak wajib)
◦ Persyaratan juga diklasifikasikan ke dalam dua
kriteria: memuaskan kebutuhan kita dari
sistemnya dan memuaskan kebutuhan kita dari
penjualnya (misalnya pelayanan)
14.
Perbedaan analisis sistem dengan
perancangan sistem
◦ Analisis: mempelajari sistem untuk
mendapatkan fakta dan data yang relevan
menganalisa permasalahan serta menentukan
kebutuhan dari pengguna
◦ Sasaran analis adalah menentukan apa yang
harus dikerjakan dan dihasilkan, sistem
designer menentukan bagaimana mencapai
sasaran tersebut
15.
Empat langkah yang ada pada fase pertama
◦ Fase pertama: Melakukan investigasi awal
 Melakukan analisis awal, Anda perlu mencari apa yang
menjadi tujuan organisasi dan sifat serta cakupan
masalah, selanjutnya melihat apakah masalah yang
dipelajari cocok dengan tujuan tersebut
 Mengajukan solusi-solusi alternative. Solusi-solusi
alternative bisa diperoleh dengan mewawancarai orang
dalam organisasi, klien atau pelanggan yang terpengaruh
oleh system, pemasok dan konsultan
 Mendeskripsikan biaya dan keuntungan , anda perlu
mendaftarkan biaya maupun keuntungan secara
terperinci. Biaya akan tergantung dari keuntungan
yang bisa menawarkan penghematan.
 Menyerahkan rencana awal, Semua yang anda
temukan digabung dalam suatu laporan tertulis,
pembaca laporan ini bisa saja eksekutif yang punya
wewenang untuk memutuskan dan menjalankan
proyek. Anda harus mendeskripsikan solusi-solusi
potensial, biaya, dan keuntungan dan memberikan
rekomendasi bagi Anda
16.
Tiga langkah dalam fase kedua
◦ Fase kedua: Menganalisis sistem
◦ Tujuan dari fase kedua ini adalah mengumpulkan
data, menganalisis data, dan menuliskan laporan.
Dalam fase ini, Anda akan mengikuti arahan dari
pihak manajemen setelah mereka membaca
laporan (fase pertama). Pihak manajemen
memberi perintah untuk menganalisis atau
mepelajari sistem yang sudah ada untuk
memahami perbedaan sistem baru dengan sistem
yang sudah ada
 Mengumpulkan data, dalam upaya mengumpulkan data,
anda akan meninjau dokumen tertulis, mewawancarai
pegawai dan manajer, membuat kuesioner dan
mengobservasi proses-proses di tempat kerja
 Menganalisa data, data yang telah dikumpulkan kemudian
dianalisis. Ada banyak piranti analitik yang dapat dipakai,
piranti pemodelan memungkinkan analisis system
menampilkan representasi system dalam bentuk gambar,
misal data flow diagram atau diagram aliran data. Dan
Perangkat CASE (Computer Aided Software
Engineering) adalah program yang mengotomatisasi
berbagai aktivitas SDLC. Contoh programnya ialah
Analyst Pro, Visible Analyst dan System Architect
 Menulis laporan, perlu membuat laporan setelah
selesai melakukan analisis. Ada 3 bagian, yang
pertama, harus menjelaskan cara bekerja system
yang sudah ada. Kedua, harus menjelaskan masalahmasalah pasa system yang ada. Ketiga harus
mendeskripsikan ketentuan-ketentuan untuk system
baru dan memberikan rekomendasi tentang apa
yang akan dilakukan selanjutnya
17.
Tiga langkah pada fase ketiga
◦ Fase ketiga: Mendesain sistem
 Membuat desain awal, desin awal mendeskripsikan
kapabilitas fungsional secara umum dari sistem informasi
yang diusulkan. Perangkat yang digunakan pada fase ini
adalah perangkat CASE dan perangkat lunak managemen
proyek. Prototyping juga digunakan pada tahap
ini,prototyping ialah pengguna workstation, perangkat
CASE dan aplikasi perangkat lunak lain untuk membuat
model kerja dari komponen system sehingga system
baru bisa segera diuji dan dievaluasi. Jadi prototype
adalah system dengan kemapuan kerja terbatas yang
dikembangkan untuk menguji konsep-konsep desain
 Membuat desain yang detail, desain yang detail
menggambarkan bagaimana sistem informasi yang
diusulkan mampu memberikan kapabilitas yang
digambarkan secara umum dalam desain awal
 Menulis laporan, semua pekerjaan dalam desain awal
dan desain yang detail akan dikemas dalam laporan
yang terperinci. Anda bisa melakukan persentasi
atau diskusi saat menyerahkan laporan ini kepada
manajemen senior
18.
Tiga langkah yang diperlukan dalam fase
keempat
◦ Fase keempat: Mengembangkan sistem
 Mengembangkan atau mendapatkan perangkat lunak,
analisis system harus membuat keputusan yang
disebut keputusan “membuat-atau-membeli’. Dalam
keputusan tersebut, anda menentukan apakah akan
membuat program – menulis sendiri – atau
membelinya, yang artinya hanya tinggal membeli
paket perangkat lunak yang sudah ada
 Mendapatkan perangkat lunak, setelah memilih perangkat
lunak, maka selanjutnya meng-uprade perangkat keras untuk
menjalankan perangkat lunak tersebut. Namun bisa saja system
tidak membutuhkan perangkat keras, atau perangkat keras
tersebut dapat disewa tanpa harus dibeli
 Menguji system, dengan perangkat lunak dan perangkat keras
yang telah diperoleh,maka dilakukan pengujian. Biasanya
dilakukan dalam 2 tahap, yaitu:
 Pengujian unit: kinerja dari masing-masing bagian diteliti dengan
menggunakan data uji (disusun atau sampel). Jika program ditulis
sebagai usaha kerja sama dari banyak programmer, maka masing-masing
bagian dari program diuji terpisah.
 Pengujian system: bagian-bagian dihubungkan bersama-sama dengan
menggunakan data uji untuk mengetahui apakah bagian-bagian itu dapat
bekerja sama. System juga dapat diuji dengan data sesungguhnya dari
organisasi
19.
Kegiatan pada fase kelima
◦ Fase kelima: Mengimplementasikan system
◦ Konversi ke system baru, proses transisi dari system informasi
yang lama ke yang baru, melibatkan konversi perangkat keras,
perangkat lunak, dan file. Ada 4 strategi untuk melakukan
konversi,yaitu:
 Implementasi langsung: pengguna hanya berhenti menggunakan system
yang lama dan mulai mengguanakn yang baru
 Implementasi parallel: Sistem lama dan system yang baru berjalan
berdampingan sampai system baru menunjukkan keandalannya di saat
system lama tidak berfungsi lagi
 Implementasi bertahap: bagian-bagian dari system baru dibuat dalam fase
terpisah-entah waktu yang berbeda(parallel) atau sekaligus dalam
kelompok-kelompok (langsung)
 Implementasi pilot: seluruh system dicoba, namun hanya oleh beberapa
pengguna. Setelah keandalannya terbukti barulah system bisa
diimplementasikan pada pengguna lainnya
◦ Melatih pengguna, ada banyak piranti yang bisa
digunkan membuat pengguna membuat
pengguna mengenal system baru dengan
baik,dari dokumentasi hingga video tape
hingga pelatiah diruang kelas secara langsung
ataupun satu per satu
20.
Hal yang dilakukan pada fase keenam
◦ Fase keenam: Memelihara sistem
◦ Pemeliharaan system ialah menyesuaikan dan meningkatkan
system dengan cara melakukan audit dan evaluasi secara
periodic dan dengan membuat perubahan berdasarkan
kondisi-kondisi baru. Meskipun pengonversian sudah
lengkap, bahkan pengguna sudah dilatih, system tidak bisa
berjalan dengan sendirinya. Inilah tahap dimana system
harus dimonitor untuk memastikan bahwa system itu
berhasil
◦ Pemeliharaan tidak hanya menjaga agar mesin tetap
berjalan, namun juga meng-upgrade dan meng-update
system agar bisa mengikuti perkembangan produk, jasa,
layanan, peraturan pemerintah, dan ketentuan lain yang
baru
◦ Setelah beberapa saat, biaya pemeliharaan
akan meningkat seiring makin banyaknya usaha
untuk mempertahankan system agar tetap
responsive terhadap kebutuhan pengguna.
Dalam beberapa hal, biaya pemeliharaan ini
bisa membengkak, menandakan bahwa
sekaranglah saat yang tepat untuk memulai lagi
SDLC