PANDUAN STOK OPNAME TW IV 2013 PENDAHULUAN Dalam

PANDUAN STOK OPNAME TW IV 2013
PENDAHULUAN
Dalam rangka persiapan pelaksanaan Stok Opname Barang Dagangan KFTD TW IV 2013, maka dirasa
perlu untuk melakukan revisi Panduan Pelaksanaan Stok Opname dengan tujuan untuk menyamakan
persepsi antara Team SO Pusat dengan Team SO di Cabang agar pada akhirnya diperoleh Nilai Stok
Opname yang valid sebagai dasar perhitungan dalam Laporan Keuangan Perusahaan.
Panduan Stok Opname ini disusun sebagai rangkuman dari beberapa tulisan yang pernah dibuat
sebelumnya, baik dari Panitia SO Pusat maupun dari Team IT Pusat.
JADWAL PELAKSANAAN
CABANG REGULER & INSTITUSI
Stok Opname Triwulan IV Tahun 2013 dilaksanakan pada :
A. Cabang Reguler dan Tender
a) Closing sales Reguler dan Tender akan dilaksanakan pada hari Senin, 30 Desember
2013 dengan ketentuan sbb :
- NOO terakhir diajukan pada pukul 16.00 WIB
- Master Barang Baru, unlock piutang, dan approval PTD beban KFTD Cabang
terakhir diajukan pukul 18.00 WIB
- Proses pemfakturan paling akhir pukul 23.59 WIB
b) Proses pengeluaran dan pengiriman barang atas invoice di point (a) ke outlet
binaan dilaksanakan pada tanggal 31 Desember 2013
c) 30 Desember 2013 Pkl 20.00 WIB Calculate Item Balance Reguler, Askes dan
Tender, setelah Closing Omzet TW IV tahun 2013. (mohon diperhatikan kolom
tanggal ED, No Batch, HPP dan Stok nya).
d) Item Balance yang harus diisi oleh Cabang akan Dibuka TIM IT paling lambat tgl 31
Desember 2013 Pkl 07:00 WIB. Jika setelah closing Sales masih ada Cabang yang
belum bisa membuka dan mengedit Item Balance, Tim SO cabang segera
menghubungi Tim IT (Bpk. Edwiedj dan Aditiya).
e) 31 Desember 2013 stok fisik dan proses entri ke Item Balance.
f) 1 Januari 2014 Pkl 14:00 Print Format Stock Fisik (Lamp 2) dan Format BA Selisih
barang (Lamp 3), BA Form (2, 3, 4, 5, dan 7) Minimal halaman depan dan halaman
yang ada tanda tangan panitia SO cabang & BM cabang, harus segera scan dan
email ke panitia stok kantor pusat [email protected] (paling lambat 1
Januari 2014 Pkl. 15.00 WIB)
g) Berita Acara Stok Opname Cabang (plus Lampiran) dan Berita Acara Selisih Stok,
WAJIB dikirim aslinya (HARD COPY) ke PT. Kimia Farma Trading & Distribution,
UP: Panitia Stok Opname Pusat, Jl. Budi Utomo No.1 Jakarta Pusat dan diterima
paling lambat 5 Januari 2014.
TAHAP PERSIAPAN
Untuk menghindari kesalahan saat Cabang melakukan Stock Opname Barang, maka Bagian IT
memberikan aturan dan langkah langkah yang harus diikuti untuk lancarnya entry stock opname ini,
sebagai berikut :
Page 1 of 11
1. Semua transaksi pembelian / penerimaan barang dan penjualan untuk cabang reguler dan Tender
sudah harus selesai di entry di 30 Desember 2013 pkl 23.59.00 wib Untuk Lini Institusi seluruh SPK
sudah harus di-entry dan Melakukan pendataan terhadap barang-barang yang posisinya masih
dalam kondisi konsinyasi, dimana langkah selanjutnya untuk barang yang laku segera difakturkan,
untuk barang yang belum laku segera ditarik kembali dari pelanggan lalu masukkan kembali
sebagai stok.
2. Melakukan pendataan terhadap barang-barang dari distributor pihak 3/ UBL/ Logistik KFTD Pusat
yang masih belum ada faktur pembelian / NPI. Sekaligus melakukan jawaban atas konfirmasi
barang dalam perjalanan, sehingga nantinya jelas akan menjadi stok dari cabang atau UBL/ Logistik
KFTD.
3. Melakukan Mutasi Barang jika ada Barang Askes yang masuk ke Reguler atau sebaliknya (disertai
keterangan/ alasannya), dan dilakukan sebelum mencetak Blangko Stok. Proses ini dilakukan
tanggal 30 Desember 2013 sebelum pukul 19.00 Wib, sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan, dengan blanko khusus, jika belum paham segera hubungi tim IT Pusat.
4. Bagian dari langkah penting tahap Persiapan adalah dengan mencetak Blangko Stok , Detail Stok
FIFO per tgl 30 Desember 2013 Pkl.22.00 WIB dan Calculate Item Balance Semua Cabang harus
melakukan periksa silang (crosscheck) antara Blangko Stok (hasil stok fisik) dengan Detail Stok FIFO
dan memastikan bahwa Nilai Barang pada Blangko Stok sama dengan Nilai Barang pada Detail Stok
FIFO. Jika ada selisih segera buatkan Berita Acara dan segera laporkan ke IT Pusat (Edwidj &
Aditya).
Kertas kerja adalah Item Balance.
5. Selama Proses entry opname barang belum di closing, maka cabang tidak bisa melakukan
Penjualan dan Pembelian (Kecuali Surat Pesanan PO) untuk transaksi bulan Januari 2014
6. Proses Back Up Data akan dilakukan oleh IT Pusat setelah Closing Omzet Cabang.
7. Seluruh Cabang Reguler & Lini Institusi Cabang agar menetapkan Panitia SO di Cabang, dan
mengirimkan Daftar Panitia SO Cabang tsb beserta No Contact (Hp/Email) ke Panitia SO Pusat
(dikirim via email terlebih dahulu ke [email protected], untuk asli hard copy dilampirkan
dalam buku laporan yang harus dikirim) paling lambat diterima di kantor pusat tanggal 5 Januari
2014
TEKNIS PELAKSANAAN
1. Cabang melakukan stok fisik
2. Secara paralel cabang melakukan input dan revisi item balance sesuai hasil perhitungan stok
fisik.
3. Jika secara total per item quantity actual lebih besar dari quantity expected, maka stok yang
diakui adalah quantity expected, untuk selisih kurangnya dipindahkan pada gudang selisih
kurang, kemudian buat Berita Acara.
4. Jika secara total per item quantity actual lebih kecil dari quantity expected, maka stok yang
diakui adalah quantity actual, untuk selisih kurangnya dipindahkan pada gudang selisih kurang,
kemudian buat Berita Acara.
Panitia stok cabang wajib untuk menyelesaikan Selisih Lebih dan Selisih Kurang tersebut paling
lambat tanggal 10 Januari 2014.
5. Cabang dapat segera melakukan transaksi kembali, apabila panitia stok cabang sudah
memberikan informasi dan konfirmasi, akan tetapi panitia stok cabang belum selesai hingga
semua telah dapat dipertanggung jawabkan dan dibuatkan Berita Acara.
6. Setelah panitia stok cabang final, maka segera melakukan laporan hasil stok sesuai dengan
lampiran Panitia Stok Pusat.
7. Laporan Stok dan Berita Acara sudah di Approved oleh Panitia Stok Pusat, maka cabang segera
melakukan administrasi atas fisik barang, pembuatan kartu stok gudang dan pemindahan
barang rusak.
8. Keputusan selanjutnya atas selisih, apakah tanggung renteng atau hal lain yang di tentukan
kemudian oleh Panitia Stok Pusat, Evdal dan Akuntansi Keuangan.
Page 2 of 11
ENTRY DI CABANG
1. Proses entry data hasil Stok Opname Barang Dagangan dapat dilakukan bersamaan dengan
pelaksanaan penghitungan fisik barang atau dilakukan setelah proses penghitungan fisik
barang selesai dilakukan.
2. Proses entry dapat dilakukan bersamaan, terutama untuk barang yang tidak ada selisih dan
sudah diyakini kebenarannya.
3. Sementara untuk barang yang masih perlu dilakukan pengecekan/penghitungan ulang,
entry datanya dapat dilakukan setelah dipastikan jumlah real dari barang tersebut sudah
benar dan tidak ada kesalahan/kekurangan dalam menghitung jumlah fisiknya.
4. Cabang langsung melakukan entry data hasil stok opname di aplikasi.
PENANGANAN SELISIH DATA FISIK DAN DETAIL STOK FIFO
1. Apabila ditemukan selisih antara Fisik Barang dengan Data di Detail Stok FIFO, maka harus
ditelusur kembali.
2. Apabila tetap tidak ditemukan, maka selisih tersebut harus dibuatkan Berita Acara Selisih,
termasuk penjelasan mengenai penyebab selisih dan Langkah Penyelesaiannya.
3. Apabila sudah ditemukan penyebab selisih dan sudah diputuskan langkah
penyelesaiannya dengan akan diterbitkan Faktur Jual yang dibebankan kepada person
yang bertanggung jawab, maka selisih stok tersebut dapat diperhitungkan sebagai stok
Cabang, tetapi tetap dimuat di dalam Berita Acara Selisih sebagai dasar pelaksanaannya.
4. Selanjutnya, setelah Cabang sudah bisa bertransaksi kembali, segera membukukan
penjualan atas selisih barang tersebut dan dibebankan kepada person yang bertanggung
jawab (jika selisih tersebut karena kehilangan barang).
5. Tetapi apabila selisih tersebut tidak bisa dibebankan kepada person tertentu, maka tetap
dimuat di dalam Berita Acara Selisih dan jumlah barang yang diinput sebagai data Stok
Opname Cabang adalah yang sesuai dengan Data Fisik. Penyebab selisih dan
Penjelasan lainnya tetap harus dituangkan di dalam Berita Acara selisih.
6. Uraian Lanjut mengenai Berita Acara Selisih ini akan kami sampaikan pada penjelasan kami
di point tentang " LAPORAN dan BERITA ACARA SO Triwulan IV tahun 2013".
STOK OPNAME BARANG DAGANGAN : FISIK DAN ADMINISTRASI
Pada prinsipnya untuk stok Triwulan IV tahun 2013 ini diharapkan sudah tidak ada Tanda
Terima Barang.
Tujuan rekaman data tersebut antara lain :




Mengamankan asset Cabang (Asset KFTD) agar tidak sampai hilang, karena selama belum
dientry di aplikasi, TTB tersebut sama nilainya dengan uang/barang/modal.
Memudahkan penghitungan stok opname barang terhadap barang dagangan yang secara
fisik sudah tidak ada di Gudang, tetapi secara Pembukuan masih harus diakui sebagai stok
KFTD Cabang.
Merekam data identitas barang tersebut (kode barang, nomor batch, tgl ED, Prinsipal, harga
barang), yang mana data tersebut akan sangat diperlukan saat menginput data stok
opname barang maupun pada saat menginput ke dalam transaksi penjualan.
Juga sebagai data identitas barang jika ternyata kode barang tersebut tidak ada di Master
Barang (hilang) dan harus dibuatkan kode/master baru.
PENYAMAAN PERSEPSI TENTANG STOK Ex - TTB (Tanda Terima Barang)
 Barang yang sudah diserahkan ke Pelanggan dan atau Prinsipal tetapi belum dientry di
aplikasi, harus tercatat di Tanda Terima Barang (TTB).
 Untuk Barang dengan situasi seperti ini, harus tetap diperhitungkan sebagai Stok Cabang.
Page 3 of 11

Pencatatan Nama Barang di TTB seharusnya sudah mencantumkan juga No Batch dan
Tanggal ED, sehingga pada saat melakukan entry data SO, identitas No Batch dan Tanggal
ED Barang tersebut tetap dientry.
PENANGANAN TTB YANG TANPA IDENTITAS BATCH
 Apabila di Cabang masih terdapat TTB yang tidak mencantumkan No Batch dan ED dari
Barang yang tercatat di TTB tsb maka perlu dilakukan langkah penyelesaiannya agar tetap
bisa diinput ke dalam Stok Opname, dan yang lebih penting lagi adalah diwajibkan untuk
transaksi selanjutnya kejadian ini tidak terulang lagi.
 Salah satu tujuan dicantumkannya data No Batch dan ED produk dalam setiap transaksi di
aplikasi adalah untuk memudahkan penelusuran history produk tersebut, sejak
penerimaan di Gudang hingga tersalurkannya ke Pelanggan. Begitu pula dengan data
tanggal ED, tujuannya sebagai parameter kontrol status persediaan KFTD (Cabang) guna
menjaga kualitas stok barang.
 Oleh karena itu diharapkan kepada seluruh pihak yang terlibat dan yang bertanggung jawab
dalam transaksi barang agar memperhatikan dengan seksama No Batch dan Tanggal ED dari
setiap barang yang masuk dan keluar dari persediaan.
 Diharapkan agar dalam periode transaksi selanjutnya, Identitas No Batch dan ED Barang
agar selalu dicantumkan. Begitu pula untuk setiap petugas yang bertugas mengeluarkan
barang dari persediaan, agar selalu memastikan bahwa barang yang diterima (pembelian)
dan barang yang diserahkan (penjualan) adalah sama dengan barang yang tercatat/tercetak
di Faktur/TTB, baik dari Nama Barang, Kekuatan Sediaan (mg atau ml), No Batch dan tgl
EDnya.
 Sebagai solusi untuk kasus di mana Barang yang tercatat di dalam TTB tsb ternyata belum
mencantumkan No Batch dan ED di lembaran TTB, dengan mempertimbangkan bahwa hal
tersebut sudah terlanjur terjadi, agar diberikan kode "xxxx" untuk No Batch dan EDnya di
TTBnya.
 Solusi ini juga mempertimbangkan bahwa identitas barang tersebut sudah susah dilacak
karena fisik barangnya sudah tidak ada lagi di Gudang Cabang dan pada saat TTB tersebut
dientry maka persediaan dengan No Batch "xxxx" tersebut akan habis.
 Untuk mencegah hal serupa terulang kembali di kemudian hari, diharapkan agar pada
pelaksanaan Stok Opname Barang Dagangan kali ini, untuk setiap barang yang secara fisik
masih ada di Gudang Cabang, agar benar-benar diperhatikan dan dicatat No Batch dan tgl
EDnya, dan pada saat entry data SO agar diinput sesuai data sebenarnya.
 Begitu juga pada saat penerimaan Barang (pembelian/penerima an retur) dan pengeluaran
barang dari persediaan di Gudang (penjualan), agar dilakukan sesuai dengan ketentuan
yang sudah ditetapkan.
PENYERAGAMAN PEMAHAMAN BARANG DALAM PERJALANAN
Status Barang Dalam Perjalanan untuk di Cabang dapat kita bagi menjadi 4 hal :
1. Faktur Pembelian sudah diterima tetapi Barang Belum diterima
Dalam kondisi ini belum dapat dibukukan sebagai pembelian karena fisik barang belum
diterima. Karena itu belum bisa dianggap sebagai Stok. Resiko yang mungkin adalah barang
hilang, rusak/pecah di perjalanan, No Batch barang berbeda dengan yang tertera di dokumen,
jumlah barang tidak sesuai dengan yang tertera di dokumen faktur.
2. Faktur Pembelian belum diterima tetapi Barang sudah diterima
Dalam kondisi ini juga belum bisa diakui sebagai stok Cabang karena Dokumen Resmi dari
Barang tersebut belum diterima sehingga belum bisa dibukukan sebagai pembelian. Resiko yang
mungkin adalah Harga dan Discount perolehan berbeda, jumlah barang tidak sesuai dengan
yang tertera di dokumen faktur.
3. Faktur Penjualan sudah dientry tetapi Barang belum diterima Pelanggan
Terutama untuk penjualan antar Cabang. Karena itu apabila ada penjualan antar Cabang, perlu
dipastikan terlebih dahulu bahwa barang yang dikirim sudah diterima oleh Cabang tujuan dan
tidak ada permasalahan selisih barang dengan yang tertera di dokumen faktur. Apabila Barang
dan Dokumen Faktur belum diterima oleh Cabang Tujuan, maka stok barang tersebut masih
menjadi Stok Cabang Penjual/Pengirim.
Page 4 of 11
Akan tetapi apabila kondisi ini terjadi untuk Penjualan ke Pelanggan, di mana Faktur Penjualan
sudah diterbitkan sementara Barang masih ada di Gudang Cabang, maka barang tersebut harus
dipisahkan dan tidak boleh dihitung sebagai stok Cabang.
4. Pengembalian Barang yang belum ada Nota Retur
Barang yang dikembalikan ke Pemasok (Retur Pembelian), baik kepada Supplier Lokal maupun
ke UBL/Logistik Pusat, tetapi Cabang belum menerima Faktur/Nota Retur, maka Stok Barang
tersebut masih harus menjadi Stok Cabang.
PERHATIAN KHUSUS DALAM PELAKSANAAN STOK OPNAME
Untuk meningkatkan validitas Nilai Stok Barang Dagangan KFTD, maka kami memandang perlu untuk
menyatukan persepsi mengenai Status Barang, barang mana yang harus diakui sebagai stok dan barang
mana yang tidak boleh dianggap sebagai stok meskipun secara fisik, barang tersebut ada di Gudang
Cabang dan Gudang Log Pusat (Reguler dan Trading), maka bersama ini kami sampaikan beberapa hal
sebagai berikut :
I. BARANG YANG HARUS DIPERHITUNGKAN SEBAGAI STOK CABANG ATAU LOG PUSAT
Barang yang harus diperhitungkan sebagai stok antara lain :
1.1. Fisik Barang ada, di APK ada, di APG ada
1.2. Barang diserahkan ke Pelanggan menggunakan Tanda Terima (TTB Jual), dan fisik Barang
sudah tidak ada di gudang. Belum dibukakan Faktur Jual.
1.3. Cabang/Log Pusat melakukan Retur Pembelian tetapi belum ada Nota Retur/NPI Retur dari
Supplier/Logistik/UBL.
1.4. Cabang/Log Pusat melakukan Retur Pembelian, sudah ada Nota Retur tapi belum
dibukukan.
1.5. Barang yang sudah diserahkan (DO), sudah ada SPK, tetapi belum difakturkan.
1.6. Untuk Tender barang yang ada di cabang tp sudah ada peruntukannya diminta tidak di stok
tapi langsung diomsetkan
1.7. Barang yang sudah rusak, ED atau sudah dimusnahkan tetapi belum ada SK Penghapusan
Barang dari Direksi KFTD, maka barang tersebut harus tetap diperhitungkan sebagai Stok
Cabang/Log Pusat.
II. BARANG YANG TIDAK BOLEH DIPERHITUNGKAN SEBAGAI STOK
Barang yang tidak boleh diperhitungkan sebagai Stok :
2.1. Barang yang meskipun ada fisik barangnya di Gudang tetapi sudah ada Faktur Jual atas
barang tersebut
2.2. Barang pengembalian dari pelanggan (retur jual) tetapi belum dibukakan Faktur Retur di
Cabang/Log Pusat
2.3. Barang ada di Gudang, tetapi belum ada NPI/Faktur Pembelian
2.4. Barang ada di Gudang, sudah ada NPI/Faktur Pembelian tetapi belum dibukukan
Pembeliannya
DEFINISI BARANG KL-TL-RUSAK-ED
Untuk menyeragamkan persepsi mengenai status barang, maka perlu dilakukan penyamaan persepsi
sebagai berikut :
1. Barang Kurang Laku (KL)
Adalah Barang Persediaan yang masih layak jual tetapi tidak bergerak (tidak ada transaksi
jual) selama periode 6 bulan – 1 tahun.
2. Barang Tidak Laku (TL)
Page 5 of 11
3.
4.
Adalah Barang Persediaan yang masih layak jual tidak bergerak (tidak ada transaksi jual)
selama periode lebih dari 1 tahun.
Barang Rusak
Adalah Barang Persediaan yang sudah tidak layak jual, karena pecah, berjamur, lecet, sobek,
dan penyebab kerusakan baik Fisik maupun secara Kimia lainnya.
Barang Kadaluarsa (ED)
Adalah Barang Persediaan yang sudah tidak layak jual karena sudah melewati batas tanggal
Kadaluarsa sebagaimana yang tertera pada kemasan barang.
Dalam proses input data SO, Cabang tetap melakukan input data berdasarkan Rak Barang,
pengelompokan status Barang ED, KL, TL, dan Rusak akan dilakukan by sistem secara terpusat.
Dalam pengelompokkan Barang KL – TL secara system, akan menggunakan Parameter :
 Tanggal transaksi jual terakhir.
 Apabila dalam history produk tersebut tidak ada tanggal transaksi jual, maka akan digunakan
parameter tanggal transaksi beli terakhir.
 Apabila dalam history produk tersebut di SIMPD tidak ada tanggal transaksi jual dan tanggal
transaksi beli terakhir, maka akan dimasukkan ke dalam kelompok Barang TL.
Page 6 of 11
PELAKSANAAN PENGHITUNGAN STOK BARANG DAGANGAN APLIKASI DC
TAHAPAN
1.
2.
Persiapan Awal Siapkan formulir penghitungan stok
a. Siapkan print-out kode barang.
b. Siapkan aplikasi entry data ke computer di beberapa terminal
sesuai jumlah petugas entry.
c. Siapkan kartu stok (manual) yang baru
d. Tentukan waktu penghitungan (dari dan sampai jam xx.00 s/d
yy.00), untuk memperjelas jika ada mutasi susulan.
Penamaan rak, pembagian area & penunjukkan petugas.
a. Tentukan nama masing-masing rak atau per-palet barang. Nama
rak dilengkapi dengan colom-row ( = Address simpan) dan
diberikan penandaan nama rak/address.
b. Tentukan pembagian area penghitungan.
c.
3.
4.
5.
Tentukan pasangan-pasangan petugas penghitungan
berdasarkan pembagian area. Setiap pasangan tediri dari : 1
orang Gudang + 1 orang Team SO-DC.
Pencatatan penghitungan
d. Penghitungan dilakukan rak demi rak dengan methode
penyisiran, agar tidak ada yang tertinggal (termasuk Lemari
Pendingin)
e. Setiap lembar formulir diberi no urut per pasangan petugas.
f. Setiap lembar mewakili 1 (satu) item barang.
g. Pencatatan sebelum penghitungan per rak / per palet dan per
item, dilakukan pengisian setiap kolom/kotak pada formulir :
 nama petugas
 nama barang
 nama pabrik
 satuan-kemasan
 mater isi-koli
 dan lainnya.
h. Pencatatan data penghitungan fisik per item barang dilengkapi
dengan rincian :
 address (nama rak-colom-row)
 no batch
 exp. date
 jumlah koli
 jumlah eceran
 jumlah total
 dan keterangan lain yang diperlukan berdasarkan fisik yang
ada.
i. Selesai penghitungan, setiap nama barang per-lembar diberikan
kode barang (kode barang LS)
j. Petugas Gudang mengumpulkan kartu manual barang dan
diberikan kepada pasangannya untuk dilakukan pengecekan
sampai diyakini kebenaran kuantum hasil penghitungan.
k. Angka stok per item yang sudah diyakini kebenarannya,
dibuatkan kartu baru (manual), dengan melengkapi catatan :
 master box (master isi per koli)
 kuantum per rinci no. batch
 kuantum totalnya.
Validasi hasil Penghitungan
a. Setelah hasil penghitungan sudah disepakati keabsahannya,
formulir dibubuhi paraf pasangan petugas.
Penyerahan formulir kertas kerja penghitungan
PIC
Sekretaris
Sekretaris
Team IT
Kepala Gudang
Kepala SO-DC
Sekretaris &
Petugas Gudang
Sekretaris &
Kepala Gudang
Sekretaris & Kep.
Gudang.
Petugas stok
Petugas stok
Petugas stok
Petugas stok
Petugas stok
Sekretaris &
Petugas stok
Petugas Gdng
Petugas stok &
Sekretaris
Page 7 of 11
a.
6.
7.
8.
9.
Formulir diserah-terimakan kepada petugas entry data dengan
terdata jumlah lembaran (bisa bertahap).
Pengentryan data
a. Entry data dengan memperhatikan jumlah lembar formulir dan
membubuhi paraf pertanda sudah dientry.
Pengecekan hasil entry
a. Formulir/kertas kerja penghitungan sebagai acuan untuk
memeriksa hasil entry. (disarankan menggunakan stabilo).
Revisi data
a. Dilakukan bertahap sesuai hasil pengecekan ulang dan dibubuhi
penandaan sudah direvisi.
Pencetakan akhir hasil stok (Rekap dan Rinci)
a. Dicetak 4 lembar dan didistribusikan kepada :
 Team IT-DC
 Arsip Gudang terkait
 Team Administrasi Keuangan TD- Cabang
 Team Adiministrasi Keuangan LS
b. Untuk ditindaklanjuti sampai ke proses Pelaporan :
 Penerbitan Berita Acara SO-DC
 Pengeluaran-Penerimaan-BA Penitipan
 Transakasi Jual- Beli
 Dan selainnya, jika diperlukan.
Petugas stok
Petugas stok
Petugas entry
Petugas stok &
Sekretaris
Petugas entry
Petugas entry &
Sekretaris
Team IT
Page 8 of 11
PANDUAN PENGISIAN
LAMPIRAN STOCK OPNAME TRIWULAN IV
A.
LAMPIRAN I
Susunan kepanitian Stock Opname Barang Dagangan Triwulan IV di Cabang
B.
LAMPIRAN II
Form Hasil Stock Opname secara Fisik, yang terdiri dari :
1. Rekapitulasi Stock Barang Askes, Reguler, dan Tender yang terbagi menjadi Barang Laku, Kurang
Laku, Tidak Laku, Rusak, dan Expired
2. Stock Barang untuk Lini Bisnis Reguler yang terbagi menjadi Barang Laku, Kurang Laku, Tidak
Laku, Rusak, dan Expired
3. Stock Barang untuk Lini Bisnis Tender yang terbagi menjadi Barang Laku, Kurang Laku, Tidak
Laku, Rusak, dan Expired
C.
LAMPIRAN III
Berita Acara Barang Selisih antara hasil Stock Opname Fisik dan Sistem (hanya untuk Barang Selisih)
untuk Lini Reguler dan Tender. Kolom penyebab selisih agar diisi sebaik baiknya dan dapat
dipertanggung jawabkan kebenarannya disertai bukti pendukung (Nota Retur, Klaim bonus barang,
Bukti terima barang yang belum diinput, Tanda terima barang, dan lainnya) via scan email ke
[email protected]
D.
LAMPIRAN IV
Berita Acara Barang Rusak diisi sesuai dengan kolom yang telah ditetapkan yaitu Barang Rusak per
30 Desember 2013 dibandingkan per 30 September 2013 secara quantity dan value. Lampiran
berlaku untuk Lini Reguler dan Tender
E.
LAMPIRAN V
Berita Acara Barang Expired diisi sesuai dengan kolom yang telah ditetapkan yaitu Barang Expired
30 Desember 2013 dibandingkan per 30 September 2013 secara quantity dan value. Lampiran
berlaku untuk Lini Reguler dan Tender
F.
LAMPIRAN VI
Berita Acara Barang Tidak Laku diisi sesuai dengan kolom yang telah ditetapkan yaitu Barang
Expired per 31 Desember 2013 dibandingkan per 30 September 2013 secara quantity dan value.
Lampiran berlaku untuk Lini Reguler dan Tender
JADWAL DAN MEKANISME CLOSING STOK OPNAME
1. Batas waktu Closing Stok Opname untuk Unit Kerja Reguler dan Unit Kerja Trading adalah tanggal 1
Januari 2014 pukul 15.00 wib, diterima IT Pusat (scan email, via email) akan dilakukan closing.
2. Untuk keperluan Closing SO, Form Closing dan Mekanisme Closing masih tetap menggunakan Form
Closing terbaru yang di lampiran (tidak diperkenankan menggunakan form closing yang lama),
tetapi untuk yang menandatangani Form Pengajuan Closing SO kami tambahkan menjadi tanda
tangan Branch Manager dan Ketua Panitia Stok Opname serta Kepala TU di Cabang. Contoh Form
Closing SO kami sertakan pada Lampiran.
3. Panitia SO Barang Dagangan KFTD – Pusat sudah harus menyerahkan Laporan Stok Opname
Triwulan IV 2013 kepada Management Pusat KFTD pada tanggal 05 Januari 2014 untuk kepentingan
Verifikasi data Stok Opname TW IV dengan Management
Page 9 of 11
4. Mekanisme Closing SO :
4.1. Semua Proses Input data sudah dilakukan dan sudah dipastikan tidak ada item barang yang
terlewat/belum diinput.
4.2. Sudah dilakukan pengecekan kembali terhadap hasil input data SO di Cabang, dibandingkan
dengan Data Fisik hasil Stok opname Fisik Barang untuk memastikan tidak ada yang terlewat
dan tidak ada data yang keliru, baik dalam hal nama dan kode barang, maupun dalam persepsi
jumlah satuan berdasarkan kemasan barang.
4.3. Mengisi Form Pengajuan Closing SO dengan mencantumkan Nilai Stok Akhir TW IV 2013 sesuai
Format.
4.4. Mengirim
Form
Pengajuan
Closing
Stok
Opname
melalui
email
(scan)
[email protected] , Dan Hard copy/cetakan Form Pengajuan Closing SO dipastikan
kebenarannya oleh Kepala Cabang, kemudian ditandatangani oleh Kepala Cabang dan Ketua
Panitia Stok Opname Cabang, Kepala Logistik, Kepala Penjualan (Reg dan Trading) dan Kepala
Tata Usaha.
4.5. Setiap kali mengirimkan email, mohon untuk dikonfirmasi per telepon ataupun sms kepada PIC
masing-masing.
4.6. Berdasarkan Data Pengajuan Closing SO tersebut, IT Pusat akan melakukan pengecekan data SO
Cabang
4.7. Cabang baru bisa melakukan transaksi setelah proses Closing SO-nya selesai (Cabang dengan
Sistem NAVISION mengirimkan Lampiran 2, 3, 4, 5 dan 7)
LAPORAN DAN BERITA ACARA STOK OPNAME TRIWULAN IV 2013
1. Laporan Hasil Stok Opname Cabang per TW IV 2013 dibuat dalam bentuk Berita Acara Hasil Stok
Opname, dengan Contoh Berita Acara terlampir.
2. Berita Acara tersebut dilengkapi dengan Rekap Nilai per Lini Produk dan per prinsipal (Contoh
terlampir).
3. Untuk data stok opname yang ternyata ada selisih antara Data di Detail Stok Barang FIFO dan Fisik
Barang Hasil Stok Opname, maka data yang diinput adalah sesuai dengan Fisik Barang. Selisih Data
Fisik dengan Detail Stok FIFO dimuat di dalam Berita Acara Selisih. Contoh Berita Acara Selisih kami
sertakan dalam Lampiran.
4. Hardcopy Berita Acara Stok Opname Cabang (plus Lampiran) dan Berita Acara Selisih Stok, WAJIB
dikirim aslinya ke Panitia Stok Opname Pusat, Jl Budi Utomo No 1 Jakarta Pusat dan diterima paling
lambat 5 Januari 2014, lampirannya adalah lampiran 2, 3, 4, 5 dan 7.
5. Berita Acara Selisih Stok akan menjadi acuan penyelesaian masalah selisih di Cabang sehingga pada
periode Stok Opname selanjutnya, permasalahan yang sama sudah terselesaikan dan tidak menjadi
masalah yang berulang-ulang.
6. Sebagai arsip di Cabang, Berita Acara Stok Opname Cabang dan Lampirannya, dilengkapi dengan
cetakan Detail Stok Barang yang memuat detail per barang, per Batch.
7. Laporan Hasil Stok Opname Barang Dagangan KFTD Rekapitulasi Nasional akan dilaporkan tanggal 5
Januari 2014 ke Management KFTD Pusat.
Page 10 of 11
PENUTUP
Demikian Panduan Pelaksanaan Stok Opname Barang Dagangan KFTD Periode Triwulan IV Tahun 2013
ini dibuat untuk menyamakan persepsi antara Panitia Stok Opname Pusat dengan Panitia Stok Opname
di Cabang sehingga diharapkan dapat diperoleh hasil yang valid.
Panduan Pelaksanaan ini sudah kami coba menyusunnya dengan berurutan dan menggunakan bahasa
sesederhana mungkin agar tidak menimbulkan salah pengertian dalam mengartikannya.
Apabila masih ada kekurangan dalam tulisan ini dan apabila masih ada hal-hal yang dirasakan kurang
jelas, dapat menghubungi Panitia Stok Opname Pusat untuk dapat dicarikan solusinya bersama.
Semoga bermanfaat.
Jakarta, 21 Desember 2013
Hormat Kami,
Panitia SO Triwulan IV
KFTD – Pusat
Page 11 of 11