bab ii landasan teori

BAB II
LANDASAN TEORI
Landasan adalah pandangan-pandangan abstrak yang telah teruji, yang
dipergunakan sebagai titik tolak bagi pelaksanaan suatu kegiatan. Sedangkan yang
dimaksud dengan teori adalah alur logika atau penalaran yang merupakan
seperangkat konsep, definisi dan proposisi yang disusun secara sistematis. Dengan
demikian landasan teori dapat diartikan sebagai kumpulan dari alur logika atau
penalaran yang dipergunakan sebagai titik tolak dalam pelaksanaan suatu kegiatan.
2.1
Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi, Aplikasi, Pembelian dan
Penjualan
Untuk lebih memahami mengenai sistem yang akan dirancang, maka kita
perlu mengetahui beberapa definisi-definisi dasar, diantaranya :
2.1.1 Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen dan elemen yang dihubungkan
bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi, atau energi untuk mencapai
suatu tujuan. Sistem menurut para ahli yaitu :
1.
Harijono Djojodihardjo
“Sistem adalah sekumpulan objek yang mencakup hubungan
fungsional antara tiap-tiap objek dan hubungan antara ciri tiap objek,
dan yang secara keseluruhan merupakan suatu kesatuan secara
fungsional.”1
1
Anonymous, http:// www.pengertianahli.com/2013/08/pengertian-sistem-menurut-paraahli.html [2013, Oktober 13, 08.15]
10
11
2.
Robert G.Murdik
“Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau
prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu
tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengopersikan data dan
atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan
informasi dan atau energi dan atau barang.”2
3.
Jogiyanto H.M
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu.”3
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan,
masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta
lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk
sebuah sistem:
1.
Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin
banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa
Tujuan, sistem menjadi tidak terarah dan tidak terkendali. Tentu saja, tujuan
antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2.
Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem
dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang
berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang
2,3
Anonymous, http:// www.pengertianahli.com/2013/08/pengertian-sistem-menurut-paraahli.html [2013, Oktober 13, 08.15]
12
berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah
informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3.
Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa
informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna,
misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat
berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas
pembedahan pasien.
4.
Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi,
keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5.
Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan
daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang
lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai
aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah
toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan
keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau
dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan
menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
13
6.
Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme
pengendalian
(control
mechanism)
diwujudkan
dengan
menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini
digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah
untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
7.
Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan
bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau
menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus
ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem,
sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu
terhadap kelangsungan hidup sistem.
Selain itu, sebuah sistem juga memiliki syarat-syarat, yaitu:
1.
Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
2.
Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3.
Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4.
Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting
dari pada elemen sistem.
5.
Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen klasifikasi sistem.
2.1.2 Informasi
Di dalam pengolahan sistem pada akhirnya menghasilkan suatu informasi,
untuk itu pendefenisian informasi diperlukan untuk menunjang berhasilnya
14
pengembangan sistem yang akan dirancang. Definisi umum untuk informasi
dalam sistem informasi menurut para ahli yaitu :
1.
Raymond Mc.leod
“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti
bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang.”4
2.
George H. Bodnar
“Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk
mengambil keputusan yang tepat”5
Jadi Informasi adalah data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti
bagi penerima dan berguna dalam pengambilan keputusan, sekarang atau untuk
masa yang akan datang.
Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi memiliki beberapa ciriciri yaitu :
1.
Benar atau salah, Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak bila
penerimaan informasi yang salah dipercayai mengakibatkan sama seperti
benar.
2.
Baru, Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3.
Tambahan, Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan
baru pada informasi yang telah ada.
4.
4,5
Korektif, Informasi dapat menjadi suatu korektif atas informasi yang salah.
Anonymous, http://www.sarjanaku.com/2012/11/pengertian-informasi-menurut-para-ahli.html
[2013, Oktober 13, 08.45]
15
5.
Penegas, Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, ini
berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atau kebenaran
informasi tersebut.
Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila telah memenuhi kriteria-
kriteria sebagai berikut :
1.
Informasi harus akurat dan jelas, yaitu informasi yang tidak mengandung
keraguan-keraguan, sama maksudnya yang disampaikan dengan yang
menerima, bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan, harus
menjelaskan dan mencerminkan maksudnya atau dengan kata lain tidak
menimbulkan pertanyaan bagi penerima informasi tersebut.
2.
Up to date (Tepat waktu), yaitu informasi tersebut datang ke penerima tidak
terlambat karena informasi yang tidak tepat waktu sudah tidak mempunyai
nilai.
3.
Informasi harus relevan, yaitu informasi itu diterima bagi orang yang
membutuhkan atau bermanfaat bagi yang menerimanya.
2.1.3 Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen dari informasi yang saling
terintegrasi untuk mencapai tujuan yang spesifik. Komponen yang dimaksud
adalah komponen input, model, output, teknologi, basis data (database), kontrol
atau komponen pengendali.
16
2.1.4 Aplikasi
Aplikasi berasal dari kata application yaitu bentuk benda dari kata to apply
yang dalam bahasa Indonesia berarti pengolah. Secara istilah aplikasi adalah suatu
subkelas perangkat lunak komputer yang menggunakan kemampuan komputer
langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pemakai.
2.1.5 Pembelian
Pembelian adalah suatu transaksi dimana perusahaan mebutuhkan barang
atau jasa, baik untuk dipakai maupun untuk persediaan yang dijual.
2.1.6 Penjualan
Penjualan adalah penerimaan yang diperoleh dari pengiriman barang
dagangan atau dari penyerahan pelayanan dalam bursa sebagai barang
pertimbangan. Pertimbangan ini dapat dalam bentuk tunai peralatan kas atau harta
lainnya.
2.2
Konsep Permodelan Sistem
Bagan adalah alat bantu yang berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu
dapat digunakan pada semua metodologi yang ada. Pada penyusunan laporan
kerja praktek ini penulis menggunakan alat-alat bantu sebagai berikut :
1.
Bagan Dokumem (Flowmap)
Flowmap adalah bagan dokumen yang menunjukkan dan menjelaskan
sistem informasi yang terdapat didalam program atau prosedur secara tepat dan
logis.
17
SIMBOL
Tabel 2.1 Flowmap
FUNGSI
KETERANGAN
Dokumen
Menunjukkan dokumen
input dan output baik
untuk proses manual
maupun proses
komputerisasi
Proses Decision
Proses pemeriksaan yang
dilakukan secara manual
yang menyatakan ya /
tidak
Proses Manual
Menunjukkan proses
kegiatan secara manual
Proses
Menunjukkan proses
kegiatan dari operasi
program komputer
Proses Input
Menunjukan proses
kegiatan menginput data
kedalam database
Arsip
Arsip Manual
Kartu
Kartu stok ATK
Database
Tempat penyimpanan data
secara komputerisasi
Penghubung
Menghubungkan aliran
data dalam satu kertas
kerja
Alir Data
Menunjukkan alur data
yang mengalir
18
2.
Bagan Alir (Flowchart)
Flowchart adalah bagan alir yang menunjukkan dan menjelaskan sistem
informasi yang terdapat didalam program atau prosedur secara tepat dan logis.
SIMBOL
3.
Tabel 2.2 Flowchart
FUNGSI
KETERANGAN
Start atau End
Tanda mulai atau akhirnya
suatu flowchart
Proses Input
Proses penginputan data
Proses Decision
Proses yang membagi alur
program menjadi ya atau
tidak
Output
Menunjukkan hasil yang
diperoleh
Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan gambaran kasar aliran informasi dan data yang
akan dilakukan oleh sistem database yang akan dirancang, diagram ini hanya
menjelaskan secara umum gambaran aliran kontek dari rancangan sistem yang
akan dibuat.
19
SIMBOL
4.
Tabel 2.3 Diagram Konteks
FUNGSI
KETERANGAN
Entitas
Entitas yang memberikan
input atau menerima
output dari sistem
Sistem Informasi
Sistem terkomputerisasi
yang bekerja
Alir Data
Menunjukkan alur data
yang mengalir
Data Flow Diagram (DFD)
DFD (Data Flow Diagram) suatu network yang menggambarkan suatu
sistem format atau komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang
penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling
berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan DFD adalah
memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi
kemudian menguraikan menjadi level yang lebih rendah. Kekurangan DFD adalah
tidak menunjukkan proses pengulangan, proses keputusan dan proses perhitungan.
SIMBOL
Tabel 2.4 Data Flow Diagram (DFD)
FUNGSI
KETERANGAN
Eksternal Entity
Komponen-komponen
eksternal yang berinteraksi
dengan sistem
Proses
Mengubah sebuah
masukan menjadi sebuah
keluaran
Data Store
Tempat penyimpanan data
20
Alur Data
Menunjukkan arus data
yang mengalir
Komponen-komponen dalam Data Flow Diagram yaitu sebagai berikut:
a.
Proses
Aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik,
biasa berupa manual maupun terkomputerisasi.
b.
Data Flow
Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau
berakhir pada suatu proses.
c.
Simpanan data (Data Store)
Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang
mengalir disimpan dalam data store. Aliran data di update atau
ditambahkan ke data store.
2.3
Konsep Basis Data
Basis data merupakan kumpulan terorganisasi dari data yang berhubungan
sehingga mudah disimpan, dimanipulasi, serta di panggil oleh pengguna. Suatu
basis data dibuat dan digunakan untuk mengatasi permasalahan yang ada pada
saat penggunaan data.
Permasalahan tersebut antara lain :
1.
Redudansi dan konsistensi data.
2.
Kesulitan pengaksesan data.
3.
Isolasi data untuk standarisasi.
21
4.
Banyak pemakai (multiple user).
5.
Masalah keamanan (security).
6.
Masalah integrasi (integration).
7.
Masalah kebebasan data (independence).
Pelaksanaan penggunaan database memerlukan suatu sistem yang dapat
mengatur dan mengelola data, program yang disebut Database Management
System (DBMS), yaitu pengelolaan sekumpulan data yang saling berkaitan antara
data yang satu dengan data yang lainnya.
2.3.1 Desain Basis Data Sistem
Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang
saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi.
Merancang basis data merupakan hal sangat penting dalam perancangan suatu
sistem.
Kesulitan utama dalam merancang suatu basis data adalah bagaimana cara
merancang suatu basis data yang dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa
yang akan datang. Elemen-elemen data dalam suatu basis data harus dapat
dipergunakan untuk pembuatan keluaran (output), sesuai dengan yang diinginkan.
Untuk menghasilkan keluaran yang baik, juga diperlukan masukan (input) yang
baik. Hasil pemasukan data ini akan disimpan atau direkam dalam basis data.
22
2.3.2 Model ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD adalah suatu model jaringan/penggambaran himpunan entitas dan
himpunan relasi yang dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan
seluruh fakta dari dunia nyata yang ditinjau kemudian disimpan didalam sistem
secara abstrak.
Simbol
Tabel 2.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
Fungsi
Keterangan
Atribut
Menyatakan karakteristik dari
entitas ataupun relasi
Entitas
Komponen eksternal yang
berinteraksi dengan sistem
Relasi
Menyatakan hubungan dari
beberapa entitas
Link
Menunjukkan garis hubungan
antara entitas dengan relasi
Notasi-notasi simbolik di dalam Diagram E-R yang dapat kita gunakan
adalah:
1.
Persegi panjang, menyatakan himpunan entitas.
2.
Lingkaran/elips, menyatakan atribut (atribut yang berfungsi sebagai key
digaris bawahi).
3.
Belah ketupat, menyatakan himpunan relasi.
4.
Garis, sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas
dan himpunan entitas dengan atributnya.
23
5.
Kardinalitas relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis cabang atau
dengan pemakaian angka (1 dan 1 untuk relasi satu ke satu, 1 dan N untuk
relasi satu ke banyak atau N dan N untuk relasi banyak ke banyak).
2.3.3 Teknik Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabeltabel yang menunjukkan entiti dan relasinya. Sebelum mengenal lebih jauh
mengenai normalisasi, ada beberapa konsep yang perlu diketahui yaitu :
1.
Attribute Key
Setiap file selalu terdapat kunci dari file atau satu set field yang dapat
mewakili record.
2.
Candidate Key
Candidate key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang
mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entiti dan Candidate key
tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain.
3.
Primary Key
Primary key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak
hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesfik, tetapi dapat juga
mewakili setiap kejadian dari entiti.
4.
Alternative Key
Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key,
maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternative key.
24
5.
Foreign Key
Foreign key merupakan sembarang atribut yang menunjuk kepada primary
key pada tabel yang lain. Foreign key akan terjadi pada suatu relasi yang memiliki
kardinalitas one to many (satu ke banyak) atau many to many (banyak ke banyak).
Foreign key biasanya selalu diletakkan pada tabel atau relasi mengarah ke banyak.
2.3.4 Teori Bahasa Basis Data (SQL)
SQL adalah suatu bahasa komputer yang mengikuti standard ANSI
(American National Standard Institute), yaitu sebuah bahasa standard yang
digunakan untuk mengakses dan melakukan manipulasi suatu sistem database.
Statement dalam SQL dapat digunakan untuk mengakses data atau mengupdate
data pada suatu database. SQL utamanya berfungsi dalam suatu relational
database seperti misalnya Oracle, SQL Server, DB2, Informix, Sybase, MS Access,
MySQL, Firebird dan masih banyak lagi yang lainnya.
Dengan adanya berbagai perusahaan/vendor yang membuat berbagai produk
SQL maka efeknya adalah timbul berbagai macam perbedaan dalam bahasa SQL
yang dikembanglan oleh tiap-tiap perusahaan tersebut. Contohnya saja, bahasa
SQL yangdimiliki oleh Microsoft (yang bernama T-SQL) akan berbeda dengan
bahasa SQL yang dikembangkan oleh Oracle (yang bernama PL/SQL). Namun
demikian semua vendor diwajibkan untuk mendukung bahasa standard yang
ditentukan oleh ANSI, misalnya semua pengembang bahasa SQL wajib dalam
mengimplementasikan kata kunci atau statemen standard SQL seperti SELECT,
UPDATE, DELETE, INSERT, WHERE dan lain sebagainya. Perbedaan bahasa
25
SQL yang dikembangkan oleh setiap vendor itu dinamakan extension atau juga
disebut dengan dialek.
2.4
Perangkat Lunak yang Digunakan
Pada bagian ini akan dibahas tentang perangkat lunak yang digunakan pada
saat pembuatan sistem.
1.
Visual Studio 2010
Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak lengkap (suite)
yang dapat digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik itu aplikasi
bisnis, aplikasi personal, ataupun komponen aplikasinya, dalam bentuk aplikasi
console, aplikasi Windows, ataupun aplikasi Web. Visual Studio mencakup
kompiler, SDK, Integrated Development Environment (IDE), dan dokumentasi
(umumnya berupa MSDN Library). Kompiler yang dimasukkan ke dalam paket
Visual Studio antara lain Visual C++, Visual C#, Visual Basic, Visual Basic .NET,
Visual InterDev, Visual J++, Visual J#, Visual FoxPro, dan Visual Source Safe.
Microsoft Visual Studio dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi
dalam native code (dalam bentuk bahasa mesin yang berjalan di atas Windows)
ataupun managed code (dalam bentuk Microsoft Intermediate Language di
atas .NET Framework). Selain itu, Visual Studio juga dapat digunakan untuk
mengembangkan aplikasi Silverlight, aplikasi Windows Mobile (yang berjalan di
atas .NET Compact Framework).
Microsoft Visual Studio 2010 Ultimate adalah generasi baru dari
development tools Microsoft. VS 2010 Ultimate menyediakan sejumlah tools yang
26
ideal bagi seluruh anggota development yang terlibat dalam project seperti
architect, designer, developer, database expert, dan tester. Ketika sebuah tim
didukung oleh tools yang handal dan kemampuan yang matang, mereka akan
berkolaborasi lebih baik dan menghasilkan produk yang lebih berkualitas.
2.
SQL Server Express
SQL Server Express adalah sebuah freeware, ringan, dan edisi distribusi
Microsoft SQL Server. Ini memberikan solusi penyimpanan data yang terintegrasi
untuk pengembang ketika menulis aplikasi Windows dan situs Web yang memiliki
dasar kebutuhan penyimpanan data .SQL Server Express menggantikan MSDE
2000 dan secara signifikan memperluas pada set fitur.
SQL Server Management Studio Express juga dapat download untuk
menyediakan antarmuka pengguna grafis untuk melaksanakan SQL Server
Express.
SQL Server Express Edition memiliki keterbatasan berikut:
a.
Terbatas untuk satu CPU fisik
b.
Kurangnya dukungan fitur-fitur enterprise
c.
Satu GB batas memori untuk bufferpool
d.
Database memiliki ukuran maksimum 4 GB
e.
Tidak ada Data mirroring dan / atau pengelompokan
f.
Tidak ada alat profiler
g.
Tidak ada workload throttle
h.
Tidak UI untuk impor / ekspor data ke tabel
i.
Tidak ada proses latar belakang Agen Server
27
2.5
Sejarah Perusahaan
Union Motor telah didirikan sejak tahun 2003. Union Motor merupakan
salah satu perusahaan yang bergerak dibidang penyaluran sparepart motor dan oli
yang terletak di jalan D.I. Panjaitan KM. 8, Tanjungpinang. Union Motor
menyalur sparepart motor dan oli ke berbagai bengkel yang ada di
Tanjungpinang, Kijang, Uban, Natuna, Tarempa dan Dabo Singkep.
Berikut ini adalah struktur organisasi Union Motor yang terdiri dari Direktur,
Manager, Sales, Accounting, Gudang.
Pemilik Toko
Gudang
Acoounting
Sales
Kasir
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Union Motor
1.
Pemilik Toko
Bertanggungjawab atas menetapkan visi, misi, dan kebijakan-kebijakan
perusahaan dan memastikan Union Motor terus beroperasi secara efektif dan
efisien kearah visi dan misi yang telah ditetapkan.
2.
Gudang
Bertanggung jawab atas penyimpanan sparepart motor dan oli Union
Motor.
3.
Accounting
Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan dan pembuatan laporan
keuangan.
28
4.
Sales
Bertanggungjawab atas pemasukan sparepart motor dan oli, promosi
sparepart motor dan oli Union Motor ke bengkel-bengkel serta pembuatan
laporan pembelian dan laporan penjualan.
5.
Kasir
Bertanggungjawab atas pembayaran dan pencatatan masuk dan keluarnya
uang Union Motor.