Pelatihan Keterampilan Komunikasi AIP-EID 2014

Pe
l
a
t
i
ha
nKe
t
e
r
a
mp
i
l
a
n
Ko
muni
k
a
s
i
Sof
t&Ha
r
dSk
i
l
l
s
I
nHous
eTr
a
i
ni
ng,
Ke
me
nt
r
i
a
nPe
r
t
a
ni
a
n
Di
r
e
k
t
or
a
tJ
e
nde
r
a
l
Pe
t
e
r
na
k
a
nda
nKe
s
e
ha
t
a
nHe
wa
n
da
nBa
da
nKa
r
a
nt
i
naPe
r
t
a
ni
a
nI
ndone
s
i
a
Duk
unga
nTheAus
t
r
a
l
i
aI
ndone
s
i
aPa
r
t
ne
r
s
hi
p
f
orEme
r
gi
ngI
nf
e
c
t
i
ousDi
s
e
a
s
e
s(
AI
PEI
D)
Angs
a
me
r
a
hI
ns
t
i
t
ut
i
on
Agus
t
us
De
s
e
mbe
r2
01
4
Peserta Bicara
“Pelatihan yang dilakukan secara keseluruhan memiliki
metode yang unik dan menarik, sehingga saya sangat
antusias dalam mengikuti pelatihan yang di fasilitasi oleh
Angsamerah”
“Penempatan materi dalam setiap tahap,
menurut saya sangat baik karena materi
pembentukan karakter dilakukan diawal sehingga
membuat saya semangat mengikuti materimateri selanjutnya”
“Harapannya saya ada materi-materi soft skill lain seperti
stress management, keterampilan negosiasi yang bisa
kita dapat lagi dari Angsamerah”
“Pelatihan ini sangat baik jika di berikan pada
pihak-pihak lain di Kementan terutama pada
eselon yang lebih tinggi”
“Setelah mengikuti pelatihan tahap satu dan dua saya
menerapkan apa yang diberikan dalam pelatihan kemaren
termasuk untuk anak-anak saya”.
“Saya lebih positive berfikir dan lebih produktif
setelah mengikuti pelatihan tahap satu dan dua”
“Secara keseluruhan pelaksanaan pelatihan sangat baik
tidak membosankan dan selalu membuat semangat,
hanya perlu manajemen waktu lebih baik karena masih
ada waktu yang molor”
1
Uraian Inti
Berikut uraian elemen kunci yang terdokumentasikan tentang Pelatihan Komunikasi yang
sudah terselenggara:





Pelatihan terlaksana atas kerjasama kemitraan antara dari tim AIP-EID, Kementan dan
Angsamerah Institution.
Pelatihan diselenggarakan sebagai respon atas kebutuhan dari pelatihan kepemimpinan
yang telah diselenggarakan melalui dukungan AIP EID, dimana secara khusus kebutuhan
keahlian berkomunikasi terekspresikan menjadi kebutuhan penting bagi staf Kementan.
Secara stratejis AIP-EID berupaya mengfasilitasi kebutuhan ini sehingga menghasilkan
sesuatu yang bermanfaat bagi staf dan Kementan.
Merespon kebutuhan Tim Kementan, AIP – EID melihat kompentensi Angsamerah
Institution dalam memenuhi kebutuhan tersebut. Dalam proses pengembangan Module
Pelatihan Komunikasi ini, kajian sederhana dilakukan dan diskusi antara tim Kementan yang
kemudian diajukan oleh Angsamerah Instituion – sebagai strateji metode pelatihan yang
memberikan pelatihan yang berdampak langsung dalam pekerjaan di Kementrian dan
manfaat kehidupan pribadi staf Kementan.
Dari proses diskusi bersama, disepakati 3 TAHAP rangkaian kegiatan Pelatihan Komunikasi
yang diikuti oleh peserta yang sama, yaitu:
1
o
Membangun Karakter Positif.
TAHAP
 Proses pelatihan difokuskan pada analisis-analisis internal peserta.
Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan reflektif yang
memampukan peserta mengidentifikasi hambatan-hambatan internal
(mental block). Pada saat yang sama dilakukan penguatan kepada peserta
tentang karakter yang positif, bagaimana mengembangkan dan
memperkuat karakter positif yang mereka miliki dan melepaskan
kebiasaan-kebiasaan dan sikap kurang baik yang mereka identifikasikan
sendiri.
 Peserta juga didorong untuk memperkuat rasa cinta yang mereka miliki
untuk orang tua, pasangan, anak, keluarga lainnya, rekan kerja, serta diri
mereka sendiri. Agar hidup mereka seimbang, ada pilihan-pilihan aktivitas
untuk peserta yang melatih peserta secara teratur bersyukur,
berterimakasih dan menghargai, serta meminta maaf. Setiap peserta
dapat memilih sendiri pilihan aktivitasnya untuk dapat mereka praktekkan
pasca pelatihan.
 Peserta dilatih untuk bergerak dari kesadaran menuju identifikasi serta
pembuatan tujuan. Banyak peserta menyatakan bahwa mereka ingin
belajar untuk tidak reaktif serta dapat mengendalikan emosi mereka.
Peserta lain juga menyatakan keinginannya untuk mendapatkan tujuantujuan yang spesifik lainnya baik untuk isu personal maupun professional.
o
- Ketrampilan Komunikasi berfokus Presentasi dan Pengelolaan
TAHAP
Pertemuan.
 Dimulai dengan review kegiatan pelatihan tahap pertama.
 Sebagian besar peserta telah mempraktekkan kegiatan-kegiatan ‘daily
happiness’ termasuk tantangan-tantangannya. Dalam TAHAP ini, fokus
pelatihan ada pada ketrampilan komunikasi, berbicara di depan publik, dan
teknik presentasi. Berbagai ketrampilan praktis dipraktekkan bersama
peserta dalam kerja kelompok kecil maupun tugas individu.
2
2



o

Ketrampilan menulis untuk presentasi dan korespondensi formal serta
pengelolaan rapat juga dikembangkan dalam TAHAP ini. Peserta langsung
mendapatkan umpan balik untuk tugas-tugas kelompok dan pribadi yang
mereka lakukan baik dari fasilitator maupun dari sesama peserta. Ada
banyak kebiasaan lama yang tidak tepat dan salah kaprah dalam menulis
sehingga fasilitator melakukan klarifikasi yang ditargetkan pada kebiasaankebiasaan tersebut.
Di TAHAP ini juga dilakukan beberapa aktivitas di luar ruangan yang
sebagian besar dipimpin oleh peserta, seperti olahraga pagi bersama.
Fasilitator menyiapkan beberapa permainan membangun tim yang juga
dilakukan di luar ruangan.
Seperti halnya pada pelatihan tahap pertama, pada pelatihan tahap kedua
ini juga dilakukan sesi-sesi malam hari. Sesi malam yang dilakukan adalah
sesi-sesi praktek maupun sesi reflektif yang tidak mengandalkan proses
kognitif, mengingat peserta sudah berproses secara kognitif sepanjang
hari.
3
TAHAP , Pengelolaan Proyek.
 Pada bagian awal peserta diminta menyebutkan identifikasi tantangan
yang mereka alami dalam satu minggu terakhir serta tujuan yang ingin
mereka capai pada akhir tahun atau tahun berikutnya. Hal ini digunakan
sebagai aktivitas ‘check in’ maupun pengantar untuk pengelolaan proyek
(dimana proyek-proyek personal termasuk didalamnya).
 Peserta kemudian diajak untuk melakukan penilaian cepat tentang
pemahaman mereka mengenai pengelolaan program dan pengelolaan
proyek. Dalam kelompok, peserta membahas tahapan-tahapan dari
pengelolaan proyek serta mengidentifikasi tantangan yang mereka hadapi
dalam setiap tahapan dalam perspektif mereka serta hal-hal yang sudah
dilakukan dengan baik selama ini. Staf AIP EID juga terlibat aktif dalam
proses ini sehingga konfirmasi dan klarifikasi dapat dilakukan untuk
pemahaman-pemahaman yang berbeda terhadap suatu kondisi atau issue.
 Melalui proses ini diketahui bahwa secara umum peserta sudah
mengetahui tahapan pengelolaan proyek; masih ada kebingungan peserta
tentang perbedaan proyek dan program; ada pemahaman yang belum
merata tentang pentingnya indikator serta komponen terkait monitoring
dan evaluasi lainnya; proses yang berjalan selama ini sudah berjalan baik
untuk komunikasi dan koordinasi bersama AIP-EID; perencanaan proyek
belum melibatkan dinas di daerah sehingga ownership juga terbatas; dan
sebagian besar peserta belum memahami pentingnya exit strategy yang
dikembangkan sejak tahap awal pengelolaan proyek.
 Proses dilanjutkan dengan teori dan diskusi lebih lanjut mengenai
pengelolaan proyek.
Tantangan
o
Keterlibatan peserta dalam tiga TAHAP Pelatihan. Beberapa peserta
tidak mengikuti semua tahapan pelatihan, karena jadwal kegiatan yang sama
dengan kegiatan lain di Kementerian Pertanian. Meskipun dalam pelaksanaan
training tahap kedua dan ketiga sering dilakukan bentuk-bentuk review singkat,
namun ada keterbatasan dalam penyampaian kembali topik-topik tertentu, yang
menyebabkan peserta yang bersangkutan tidak mendapatkan pemahaman
tentang topik-topik tertentu secara maksimal. Jumla peserta yang hadir pada tahap
pertama sebanyak 22 orang. Pada tahap kedua yang terlibat berjumlah 21orang
namun ada peserta yang tidak terlibat di tahap pertama ikut dalam tahap kedua
berjumlah 3 orang. Ketidakikutsertaan peserta pada tahap ini dikarenakan ada
tugas dinas lain yang tidak dapat ditinggalkan. Pada tahap ketiga peserta berjumlah
18 orang, berkurangnya jumlah peserta pada tahap tiga ini juga dikarenakan orang
yang bersangutan medapatkan tugas dinas lain dari Kementerian.
3
o
o
o
o
Venue.
Pelatihan tahap pertama dilakukan di venue yang membatasi kegiatan
luar ruangan. Dengan demikian, fasilitator membutuhkan energy dan waktu yang
lebih banyak untuk proses mempertahankan kesegaran dan konsentrasi peserta
melalui aktivitas-aktivitas energizer.
Waktu yang tersedia untuk pelatihan dan timing. Waktu yang cukup singkat
membuat pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan jadwal yang cukup padat, seperti
melakukan kegiatan-kegiatan tambahan di malam hari. Meskipun kegiatan yang
dipilih untuk dilaksanakan malam hari sudah disesuaikan (seperti konten yang
ringan, atau latihan meditasi serta aktivitas lain dengan metode reflektif), namun
hal ini masih dirasakan berat oleh sebagian besar peserta.
Proses dan tahapan proyek. Tidak semua peserta mengetahui
beberapa tahapan proyek seperti tahap inisiasi, terutama mereka yang berasal dari
kantor dinas Pertanian di daerah. Sebagian besar peserta juga hanya mengetahui
satu atau dua kegiatan dari rangkaian kegiatan yang ada di dalam proyek AIP-EID.
Hal ini membuat tidak semua peserta mempunyai gambaran besar tentang proyek
AIP-EID ketika berdiskusi mengenai pengelolaan proyek, analisis tantangan serta
pembelajarannya.
Perubahan kebijakan. Pelaksanaan training TAHAP 3 dilakukan tidak lama
setelah kebijakan baru dari Presiden mengenai
tempat pelaksanaan
pelatihan. Hal ini menyebabkan terjadinya beberapa hambatan dalam pemilihan
tempat yang sesuai, meskipun kemudian hal ini dapat dikelola dengan baik oleh
staf AIP-EID yang mengelola akomodasi dan logistik pelatihan.

Pembelajaran
o
Pembelajaran penting untuk memulai dengan pengembangan karakter positif.
Komentar-komentar positif yang diberikan peserta mengenai tahapan ini
menunjukkan bahwa komponen pengembangan karakter positif
penting dan bermanfaat bagi peserta baik secara personal
maupun profesional. Strategi menempatkan bagian ini di tahap pertama
o
o
o
juga dinilai tepat karena meningkatkan kesadaran peserta tentang beberapa isu
internal dan personalnya yang mungkin selama ini tidak disadari dan dapat menjadi
penghambat dalam belajar pengetahuan, perspektif dan ketrampilan yang baru.
Pembelajaran yang dibagi (shared learning). Salah satu hal yang
menonjol dalam ketiga tahapan pelatihan yang perlu dicatat adalah berlangsungnya
‘pembelajaran yang dibagi’ diantara peserta. Peserta berada dalam situasi yang
aman untuk saling memberikan masukan yang konstruktif. Rasa aman ini ditunjang
oleh beberapa faktor seperti kesebayaan peserta, serta dinamika kelompok yang
sudah berada dalam tahapan rasa percaya dan kebersamaan yang kohesif dan
inklusif karena peserta telah menjalani proses yang cukup panjang sebagai
kelompok.
Kesebayaan peserta. Seperti yang telah disebutkan diatas, faktor yang
menguntungkan dalam pelatihan-pelatihan ini adalah kesebayaan peserta, yang
dilihat dari segi umur dan jabatan dimana gap atau perbedaan jabatan dan umur
tidak terlalu jauh antara satu peserta dan peserta lainnya. Kesebayaan ini juga
membuat peserta memiliki beberapa isu kolektif yang dialami bersama (seperti
beberapa sistem kerja yang dianggap tidak efektif) yang meningkatkan altruism
diantara para peserta.
Kedekatan dengan staf/perwakilan staf proyek. Dari semua
tahapan pelatihan, terutama TAHAP 3, terlihat posisi yang setara dan kedekatan
peserta dan staf proyek AIP-EID. Ini menjadi salah satu hal penting penentu
keberhasilan tiga tahap pelatihan ini, dan memungkinkan terjadinya dialog yang
terbuka dan kontruktif untuk perbaikan proyek di masa yang akan datang. Hal ini
juga meningkatkan pemahaman lebih jauh peserta tentang proyek AIP-EID itu
sendiri.
4
o
o

Proses pengembangan proyek. Keterlibatan orang-orang kunci
yang terlibat sejak awal proyek cukup membantu penyamaan
pemahaman semua peserta tentang sejarah proyek AIP-EID. Pada pelatihanpelatihan terkait proyek (misalnya pengelolaan proyek) di masa mendatang strategi
ini (memastikan keikutsertaan orang-orang kunci) penting untuk dilakukan.
Jarak antar pelatihan yang lebih dari 3 minggu dapat menjadi menantang
untuk mendorong, mendukung dan memonitor penerapan perilaku/kebiasaan baru
bagi peserta. Sementara Jika jarak antar pelatihan terlalu dekat (dibawah 2
minggu), kesempatan praktek untuk penerapan perilaku baru juga terbatas.
Rekomendasi
o
o
o
o
o
o
Memastikan kesebayaan peserta pada pelatihan-pelatihan yang akan
datang. Kesebayaan ini mendukung proses kohesi kelompok yang lebih cepat dan
membuat suasana kelompok menjadi lebih aman untuk peserta mengungkapkan
pendapat dan ‘menantang’ peserta lainnya. Proses reflektif yang terbuka juga lebih
dimungkinkan dalam kelompok dengan peserta yang sebaya.
Jarak antar training yang ideal adalah 2-3 minggu. Dalam
jarak ini sudah dimungkinkan adanya kesempatan untuk praktek dan selfevaluation serta refleksi untuk perubahan serta tantangan atas perubahan/perilaku
baru.
Bila dimungkinkan, dapat dibuat aktivitas mentoring antar training untuk
memperkuat dan mendukung peserta mengembangkan ketrampilan baru yang ia
dapatkan dari pelatihan. Hal lain yang dapat dilakukan adalah mengintegrasikan
kegiatan mentoring pada aktivitas pengembangan kapasitas proyek yang
ada/sudah direncanakan.
Pengembangan indikator yang disepakati bersama antara AIPEID serta peserta untuk kegiatan capacity building dapat menjadi salah satu pilihan
untuk meningkatkan kepemilikan atas proyek AIP-EID serta pada saat yang sama
merespon kebutuhan peserta itu sendiri.
Perlu dipikirkan tentang venue (baik terkait lokasi dan fasilitas)
yang sesuai dengan kebijakan yang ada saat ini. Pemetaan tempat yang
memungkinkan kegiatan outdoor serta ruangan yang kondusif dan memadai baik
dari pencahayaan, akustik serta fasilitas lainnya perlu dibuat. Keterbatasan ruangan
dan fasilitasnya akan sangat mempengaruhi energy peserta dan tim
pelatih/fasilitator.
Perlu ada strategi yang dilakukan untuk pelatihan serupa dengan peserta
yang tidak berasal dari umur dan jabatan yang hampir sama, misalnya pelatihan
untuk high level officers. Pemilihan tempat, waktu, serta persiapan pra
training untuk membangun kepatuhan dan kepemilikan perlu diperhatikan secara
khusus.
5
Dinamika Pelatihan
Relevansi Pelatihan Komunikasi terlaksana karena beberapa hal:





Sebagai respon atas kebutuhan dari pelatihan kepemimpinan yang telah
diselenggarakan melalui dukungan AIP-EID. Secara khusus kebutuhan keahlian
berkomunikasi terekspresikan menjadi kebutuhan penting staf Kementan.
Kebutuhan ini relevan dengan misi dukungan AIP-EID untuk Kementan dan secara
stratejis AIP-EID berupaya mengfasilitasi kebutuhan ini sehingga menghasilkan
sesuatu yang bermanfaat bagi staf Kementan dan institusi.
Kompentensi organisasi penyelenggara terpilih melalui suatu proses terbuka dan
selektif.
Merespon kebutuhan Tim Kementan, AIP–EID melihat kompentensi Angsamerah
Institution dalam memenuhi kebutuhan tersebut.
Dalam proses pengembangan Module Pelatihan Komunikasi ini, kajian sederhana
dilakukan dan diskusi antara tim Kementan, AIP-EID yang kemudian diramu
sedemikian rupa yang kemudian diajukan oleh Angsamerah Institution – sebagai
strateji metode pelatihan yang memberikan pelatihan yang berdampak langsung
dalam pekerjaan di Kementrian dan manfaat kehidupan pribadi staf Kementan.
Pengertian Soft Skill
Pengertian soft skill adalah ketrampilan seseorang dalam berhubungan dengan orang
lain
(INTERPERSONAL SKILLS) dan ketrampilan dalam mengatur dirinya
sendiri (INTRA-PERSONAL SKILLS)
yang mampu mengembangkan sumber
daya secara maksimal, dan hal tersebut dapat dipelajari dari pengalaman hidup,
sosialisasi, kemampuan beradaptasi dan agama atau norma yang diyakini.
Termasuk dalam interpersonal skills mencakup kemampuan memotivasi,
kepemimpinan, komunikasi, negosiasi, presentasi, kepiawaian bicara di forum,
kerjasama tim, membangun relasi, empati dan lain sebagainya. Dan yang termasuk
dalam intra-personal skills mencakup membangun karakter diri, kemampuan membagi
waktu, menghadapi stres, proses berpikir kreatif, pencapaian target, perubahan diri
semakin positif, integritas, profesionalisme, optimisme, percaya diri dan lain
sebagainya. Setiap profesi dituntut mempunyai hard skill yang khusus, TETAPI soft skill
merupakan kemampuan yang harus dimiliki di setiap profesi.
Kendali Mutu Pelatihan yang Efektif





Proses pengembangan dan implementasi melibatkan 3 pihak penting sebagai
suatu bentuk kemitraan yaitu – Kementan, AIP-EID dan Angsamerah Institution,
melalui proses kajian dan diskusi yang intensif.
Modul dan metodologi berorientasi prioritas pada kebutuhan peserta – karena itu
ada kajian kebutuhan peserta, pra-pelatihan, pre dan post test peserta selama
pelatihan, kutipan/ekspresi dari para peserta, laporan setelah pelatihan, dan
briefing sebelum pelatihan berikutnya
Tim Pelatih Angsamerah memberikan laporan dari setiap TAHAP ke tiga kegiatan
tersebut. Sehingga pihak penyelenggara dapat melihat perkembangan dari setiap
tahap.
Sebelum melaksanakan training briefing antara Angsamerah dengan officer dari
AIP- EID dilakukan guna membahas proses training dan metode secara lebih detail.
Penilaian efektifitas training dilakukan dengan menggunakan pre dan pos tes.
6
Ringkasan Syllabus Pelatihan
TAHAP 1: Character Positive Building
•
•
•
•
•
•
•
Memahami potensi diri yang tiada batas
Memahami mekanisme pikiran dan tindakan
Memahami pembentukan karakter dalam diri dengan pikiran, perkataan
dan perasaan yang positif
Melatih kebiasaan positif menjadi perilaku
Menangani konflik internal
Mengidentifikasi penghancur karakter
Menumbuhkan karakter ideal
TAHAP 2: Keahlian Berkomunikasi – Prioritas pada Ketrampilan
Presentasi dan Pengelolaan Pertemuan
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Memahami perbedaan antara mendengar dan mendengarkan
Mengetahui beberapa cara untuk meningkatkan kemampuan verbal
untuk mengajukan pertanyaan dan berkomunikasi dengan kekuatan.
Memahami komunikasi non-verbal dan bagaimana hal itu dapat
meningkatkan hubungan interpersonal.
Mengidentifikasi keterampilan yang diperlukan dalam memulai
percakapan, mengarahkan percakapan bersama, dan maju ke tingkat
percakapan yang lebih tinggi.
Mengidentifikasi cara untuk membuat perkenalan yang kuat, mengingat
nama, dan mengelola situasi ketika Anda lupa nama seseorang.
Memahami bagaimana melihat sisi lain, membangun jembatan dan
mengalah tanpa menyerah dapat meningkatkan keterampilan dalam
mempengaruhi orang lain.
Memahami bagaimana penggunaan fakta dan emosi dapat membantu
mendekatkan orang ke sisi Anda.
Mengidentifikasi cara-cara berbagi pendapat seseorang secara
konstruktif.
Mempelajari kiat dalam mempersiapkan negosiasi, membuka negosiasi,
tawar-menawar, dan menutup negosiasi.
Memelajari tips dalam membuat dampak melalui kesan pertamayang
kuat, penilaian situasi, dan menjadi bersemangat tanpa menyinggung.
Melakukan analisis kebutuhan dan mempersiapkan garis besar
Memilih metode penyampaian presentasi
Melatih keterampilan komunikasi verbal dan non –verbal (sudah
kemarin)
Mengalahkan rasa gugup
Mengembangkan dan menggunakan flip chart dengan warna
Memberikan tahapan-tahapan dalam mengelola pertemuan format
secara tepat dan efektif.
7
TAHAP 3: Mengelola Proyek
•
•
•
•
•
Menentukan proyek, manajemen proyek, dan manajer proyek
Mengidentifikasi lima kelompok proses dalam project management
Menjelaskan tiga kendala
Melakukan penilaian kebutuhan proyek dan menulis tujuan dan
kebutuhan
Membuat dokumen proyek kunci, termasuk laporan kerja, dan
worksheet perencanaan proyek
Metodologi Pelatihan
Menerapkan prinsip andragogi (pembelajaran orang dewasa), dengan memberikan
penekanan pada peran aktif peserta melalui pengalaman-pengalaman yang telah
dialami serta melalui belajar sambil berbuat (learning by doing)
Metode yang di gunakan:
• Brainstorming & Discussion
• Role-play
• Assignments (Case study, group work)
• Lectures followed by Questions & Answers
• Applying visual aids
• Power point presentations
• Energetic exercises
Pelaksanaan Pelatihan
•
•
•
•
Pelatihan ini melibatkan tim AIP-EID yang bekerja bersama tim di
Direktorat yang bersangkutan.
Pelatihan dilakukan dengan 3 TAHAP, setiap pelatihan dilakukan 2 hari
efektif.
Pelaksanaan pelatihan tidak dilakukan di Jakarta untuk menghindari
peserta pulang pergi atau keluar masuk.
Peserta pada ketiga TAHAP pelatihan adalah peserta yang sama karena
pelatihan adalah pelatihan dengan materi berkelanjutan.
Kewajiban dan Investasi - Angsamerah Institution
•
•
•
Institusi Angsamerah bertanggung jawab dalam mengembangkan
silabus dan modul, modul yang akan digunakan diadaptasi dari modul
yang telah dikembangkan di Angsamerah Institution dan telah
diujicobakan, namun demikian modul yang dikembangkan disesuaikan
dengan kebutuhan karakteristik peserta latih.
Menyediakan Modul dalam bentuk softcopy (PDF)
Angsamerah Institution mendapatkan biaya investasi pelatih/expert dan
manajemen. Tidak termasuk biaya penyelenggaraan (akomodasi
peserta dan pelatih).
8
TAHAP
1
Positive Character Building
Pendahuluan
Pelatihan TAHAP 1 dari 3 TAHAP rangkaian pelatihan Teknik Komunikasi untuk staf
Kementerian Pertanian adalah Pelatihan Positive Character Building. Pelatihan ini
merupakan pelatihan soft skill intra-personal skill, dilakukan di awal agar dapat
membangun karakter positif dari seseorang yaitu membentuk internal yang kuat dan
positif dengan pikiran, perasaan, perkataan dan perilaku yang positif, sehingga
dengan energi positif tersebut dapat menyebarkan energi positif juga ketika dia
berinteraksi dengan orang lain dan lingkungannya, dan menguatkan serta melatih
interpersonal skill khususnya dalam berkomunikasi dan berkoordinasi dengan
atasan, teman kerja, kolega dan bawahannya.
Latar Belakang
Manusia adalah pribadi yang unik, dengan pikirannya dapat membentuk karakter
dirinya, karena setiap pikiran dapat memiliki persepsi yang berbeda dari tiap orang
yang menerima informasi dari luar maupun dari lintasan pikiran di kepalanya. Belum
lagi dipengaruhi oleh keadaan emosi hatinya dan kesehatan atau keadaan tubuhnya
yang dapat membentuk karakter seseorang.
Dan betapa luar biasanya jika seseorang dapat mengelola kondisi pikiran dan mental
dalam menghadapi kejadian-kejadian kehidupan dan persepsi yang timbul karena
lintasan pikiran tersebut, yang kemudian dirubah menjadi motivasi dan tantangan
untuk meningkatkan prestasi dan membentuk karakter yang positif. Setiap manusia
sudah diberikan sumberdaya di dalam dirinya untuk dapat berubah menjadi lebih
baik dan semakin lebih baik dalam kehidupannya. Dalam pembentukan karakter
positif, selain pemikiran yang positif juga sangat berkaitan erat dengan perkataan
dan perasaan yang positif.
Pengalaman hidup disadari maupun tidak disadari dapat mempengaruhi seseorang
dalam menjalani kehidupannya di saat sekarang dan yang akan datang. Seseorang
dapat mengembangkan diri dengan sangat baik dan penuh semangat dan
berprestasi, bisa juga dapat membatasi dirinya, kurang percaya diri, penakut dan
hidup dalam bayang-bayang negatif masa lalunya.
Perubahan adalah sebuah pilihan, setiap pilihan harus dikuatkan oleh kemauan dan
keyakinan, dan bagaimana melakukan proses perubahan yang terbaik dan
ternyaman agar pikiran, hati dan tubuh pun dapat mendukung perubahan yang
diinginkan seseorang.
9
Pelatihan ini mengantar peserta kepada perbaikan pandangan, sikap, dan perilaku
terhadap diri sendiri dan hubungan dengan orang lain. Kemudian mengarahkannya
untuk mengenal semua kekuatan diri sendiri secara positif; menerima diri sendiri
apa adanya, lalu mau berdamai, puas, bersyukur, dan bangga dengan diri sendiri;
mengembangkan diri dengan pikiran, perkataan dan perasaan positif untuk
mengoptimalisasikan semua potensi dan bakat terpendam di dalam diri; dan
memotivasi diri untuk menjadi seorang pribadi yang sukses dalam pekerjaan dan
kehidupan pribadi. Selanjutnya menguatkan kemauan dan keyakinan diri untuk
melakukan perubahan dan nantinya berpengaruh pada perubahan lingkungan di
sekitarnya menjadi lebih positif.
Tujuan
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu:
 Memahami mekanisme pikiran dan tindakan
 Memanfaatkan 88% potensi otak untuk mencapai kesuksesan
 Menyeimbangkan antara tubuh, pikiran dan jiwa
 Mengembangkan diri dengan sumber daya yang dimiliki
 Mengetahui program-program yang bekerja pada pikirannya
 Mengatasi mental blok pada diri
 Memodel dan membentuk karakter dengan mindset dan kebiasaan yang positif
 Mampu mengaplikasikan sikap, pola pikir dan perilaku baru dalam kehidupan
positif
 Menggunakan kecerdasan intelektual, kecerdasan emosional, dan kecerdasan
spiritual untuk mendapatkan hasil yang sesuai harapan dan keinginan hidup
 Mengendalikan emosi negatif dalam diri, peka terhadap perasaan sendiri dan
orang lain, dan selalu tenang dalam situasi sulit
 Memahami dan meningkatkan kekuatan bersyukur dan berterimakasih
 Memahami proses perubahan
 Menjadikan perubahan sebuah fase normal dalam perbaikan kehidupan
 Bagaimana melakukan Personal Branding
Dan tentunya lebih banyak lagi manfaat lain yang bisa didapatkan.
Dengan menggunakan juga aplikasi dasar Mind-Reprogramming yaitu Cognitive &
Behaviour, Psikologi, Hypnosis, Hypnotherapy dan Neuro-Linguistic Programming
(NLP).
Pelatihan TAHAP 1 difasilitasi oleh :
 Rully Mujahid NF, ST.
 Asti Widihastuti, dr
 Adhe Zamzam Prasasti, Psi.
 Nurlan Silitonga, dr
Ikhtisar Proses Pelatihan
Pelatihan TAHAP 1 Teknik Komunikasi: Positive Character Building dibuka dengan
kata sambutan dari Kementan, AIP-EID dan Angsamerah. Pelatihan berlangsung
sukses dan mendapatkan tanggapan yang positif dari peserta.
Peserta mengikuti pelatihan dengan antusias, bersikap terbuka dan semangat dari
awal sampai akhir di setiap harinya. Pelatihan dimulai dari jam 8 pagi, pada hari
10
pertama pelatihan sampai dengan jam 10 malam, dan pada hari kedua pelatihan
berakhir pada jam 5 sore. Beberapa peserta kadang terlambat untuk masuk ke kelas
pada awal dan sehabis coffee break/istirahat makan siang.
Peserta aktif ikut serta dalam diskusi, praktek, role play dan permainan. Peserta juga
aktif dalam bertanya, menjawab dan berbagi pengalaman di kelas dalam proses
belajar dan mengajar, beberapa peserta mencatat materi yang dipresentasikan oleh
fasilitator. Suasana dan kondisi kelas sangat baik dan ceria, peserta bersedia
meluangkan waktunya sampai malam pada hari pertama.
Pada umumnya respon peserta sangat positif dan mendapatkan manfaat yang
sangat besar dari pelatihan ini, mungkin karena pelatihan ini 'keluar' dari zona yang
selama ini membelenggunya.
Aktifitas Pelatihan (1-6)
1. Blue Print Kehidupan
Blue Print Kehidupan adalah kajian individual dari peserta untuk mengenal dirinya
lebih dalam dan mengetahui pola pikir, karakter dan goal kehidupannya, dengan
menjawab beberapa pertanyaan yang berhubungan dengan masa lalunya dan juga
persepsi dirinya dalam memandang kehidupannya.
Peserta menjawab pertanyaan-pertanyaan dengan cepat, dimaksudkan agar peserta
dapat menuliskan jawaban yang terlintas di pikirannya ketika pertanyaan itu
diberikan padanya, sehingga logikanya dapat diminimalisir dalam menjawab
pertanyaan-pertanyaan yang diberikan. Tidak ada jawaban dari peserta yang benar
ataupun salah, karena jawaban tersebut adalah pengalaman kehidupannya dan juga
persepsi di pikirannya.
Dalam diskusi pembahasan pertanyan tersebut oleh fasilitator, beberapa peserta
baru menyadari dan mengenali tentang dirinya, sifat dan karakter yang membentuk
dirinya berasal darimana dan siapa yang kuat dalam membentuk karakter tersebut
pada dirinya, serta bagaimana dia memandang, memaknai dan merasakan
kehidupan masa lalunya dengan semua beban-beban emosi negatif yang masih
dipendamnya.
2. Steps of Character Building
Bahasan ini merupakan inti dari pelatihan Positive Character Building, yang masingmasing steps memiliki sub bahasan lagi untuk menjelaskan lebih detail hal-hal yang
mempengaruhi setiap step tersebut. Steps of Character Building tersebut adalah :
a)
b)
c)
d)
e)
Awareness (Kesadaran Diri)
Preparation (Persiapan Diri)
Identification (Identifikasi Diri)
Plan (Perencanaan Diri)
Action
Secara keseluruhan, semua sesi ini berjalan lancar dan peserta dapat mengikuti
proses dan memahami tujuan dari sesi. Dimana mereka diperlukan diberi penjelasan
11
lebih lanjut. Pada akhirnya, peserta belajar bagaimana nilai-nilai pribadi mereka dan
norma-norma sosial mempengaruhi mereka dan cara mereka memberikan
pelayanan kepada masyarakat.
Beberapa Topik Diskusi yang terjadi di tiap sesi antara lain
a) Awareness (Kesadaran Diri)
Topik diskusi yang muncul atau dibahas antara lain:
• Bagaimana niat dan tujuan dari peserta dalam menjalani bagian-bagian
kehidupannya, contohnya dalam pekerjaan yang dipilihnya.
• Program-program yang negative yang disengaja maupun tidak disengaja telah
masuk ke dalam pikirannya
• Bagaimana apapun yang dipikirkan maka tubuh akan merespon
• Menyadari sumber daya dalam diri dari kemampuan, kebisaan dan keahlian yang
dimiliki
• Bagaimana sebuah program terbentuk di pikiran, dan bagaimana program
tersebut dapat semakin kuat
b) Preparation (Persiapan Diri)
Topik diskusi yang muncul atau dibahas antara lain:
 Memahami bagaimana mempositifkan pikiran, dengan merubah makna dari
suatu kejadian, dilakukan dengan cara permainan berpasangan
 Membuat afirmasi dan sugesti untuk diri, kemudian afirmasi tersebut diucapkan
setiap hari untuk mempositifkan pikiran dan merubah diri
 Melakukan penilaian diri dan menerima kritik dari orang lain dengan melakukan
Assessment 360 degree Feed Forward
 Apakah sudah benar-benar memaafkan secara sadar dan bawah sadar
 Memahami kekuatan repetisi dalam pikiran dan tindakan
c) Identification (Identifikasi Diri)
Topik diskusi yang muncul atau dibahas antara lain:
 Bagaimana menguatkan keyakinan
 Menyadari mental blok dalam diri peserta
 Menghancurkan mental blok dengan teknik terapi sederhana
 Mengganti kata masalah menjadi kata dengan rasa yang positif dan memotivasi
 Kritik dan umpan balik yang didapat
 Stress yangterjadi di tempat kerja
 Peserta memilih 5 poin latihan dari Daily Happiness untuk mempositifkan diri
yang akan dilakukan setiap hari setelah pelatihan
d) Plan (Perencanaan Diri)
Topik diskusi yang muncul atau dibahas antara lain:
 Memahami impian, goal besar dan goal kecil
 Peserta membuat goal yang diinginkan atau diimpikan, dan merencanakan
pencapaiannya secara detail dengan aplikasi NLP
 Peserta memasukkan rencana goal tersebut ke bawah sadar dengan relaksasi
 Peserta berbagi pengalaman dari relaksasi setting goal tersebut
e) Action
Topik diskusi yang muncul atau dibahas antara lain:
 Peserta memilih lagi 5 poin latihan dari Daily Happiness untuk mempositifkan
diri yang akan dilakukan setiap hari setelah pelatihan
3. Relaksasi
12
Relaksasi merupakan suatu aktifitas yang dilakukan dengan metode hypnotherapy,
yaitu dengan menyamankan tubuh, pikiran, perasaan, dan jiwa dari peserta.
Relaksasi adalah bagian dari proses pemasukan sugesti-sugesti positif yang sangat
baik dilakukan untuk membangun karakter positif seseorang, dilanjutkan dengan
pemrograman melalui sugesti ke bawah sadar dengan nilai-nilai positif yang ingin
dimasukkan. Dalam sesi ini peserta juga diharapkan dapat melepaskan beban-beban
masa lalu yang negative ataupun pendaman emosi negatifnya, sehingga dapat
menjalani kehidupannya ke depan lebih positif, penuh antusias dan menikmati
pekerjaan dan kehidupannya dengan nyaman.
Peserta sangat menikmati proses ini, masuk ke dalam dirinya, merasakan
kenyamanan dan rileks, dan menikmati dirinya dalam kondisi trance, beberapa
peserta ada yang mengalami abreaction yaitu menangis.
4. Suratku
Merupakan suatu teknik bermimpi dan merekayasa masa depan. Peserta
menuliskan surat untuk dirinya di 6 bulan ke depan, yang nanti akan dikirimkan ke
masing-masing peserta. Terlihat peserta menuliskan dengan serius dan mencoba
membayangkan apa yang akan terjadi di 6 bulan ke depan terhadap dirinya.
5. Komitmen
Peserta menuliskan komitmen perubahan pada dirinya, dan membacakannya di
depan kelas satu per satu, kemudian menjadikan komitmennya itu adalah kekuatan
dalam diri, dan dibuktikan dengan mematahkan pensil dengan satu jari.
6. Personal Branding
Peserta diajak memahami pentingnya melakukan personal branding untuk
meningkatkan karier seseorang. Personal branding harus dilakukan dengan cara
yang tepat agar tepat sasaran, berawal dengan identitas pribadi yang perlu dibentuk
dari pengembangan karakter positif seseorang akan sangat membantu
memunculkan identitas atau citra yang baik di depan pihak lain.
Parameter Personal Branding seseorang berhasil, adalah bagaimana diluar sana
orang menceritakan tentang diri seseorang. Apakah hal-hal yang positif atau negatif.
Dengan Personal Branding yang bagus, maka seseorang akan gampang
mempengaruhi orang – karena orang percaya dengan orang tersebut. Membangun
Personal Branding yang bagus butuh waktu, jika kita sudah mendapatkannya maka
perlu dijaga agar tetap melekat.
13
TAHAP
2
Teknik Komunikasi, Presentasi dan
Pengelolaan Pertemuan
Pendahuluan
Pelatihan TAHAP 2 dari 3 TAHAP rangkaian pelatihan untuk staf Kementerian Pertanian
adalah Pelatihan komunikasi, dengan prioritas ketrampilan pada presentasi dan
pengelolaan pertemuan ataupun rapat. Pelatihan ini merupakan pelatihan soft skill
interpersonal skill, yaitu dalam berkomunikasi diantaranya untuk presentasi, bicara di
depan suatu forum atau penyuluhan, mengelola pertemuan yang tepat dan efektif serta
sebagai pelayan masyarakat dalam memberikan pelayanan yang terbaik dengan
komunikasi yang terbaik.
Latar Belakang
Komunikasi adalah hal yang sangat penting dalam berinteraksi dengan orang lain, dan
setiap mahluk pasti selalu melakukan komunikasi dengan caranya sendiri, karena itulah
keterampilan komunikasi mutlak harus dimiliki oleh siapapun, baik dalam lingkup
keluarga, organisasi, dan juga pekerjaan. Dengan kemampuan berkomunikasi yang baik
dan elegan, pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik juga oleh teman
bicara, sehingga respon yang didapat pun terhindar dari kesalahpahaman dan salah
pengertian.
Di dalam bidang pekerjaan, komunikasi selalu memegang peranan sangat penting bagi
perusahaan untuk mencapai visi dan misi perusahaan, untuk memperkuat keutuhan
dan kekompakan tim, untuk menguatkan proses pekerjaan dalam mengambil
keputusan atau menemukan solusi dari permasalahan yang muncul, serta dapat juga
meningkatkan kemampuan SDM dari sisi motivasi, karir dan lain sebagainya.
Pelatihan ini merupakan aplikasi mind-reprogramming yaitu Hypnosis dan NeuroLinguistic Programming (NLP) sebagai pendekatan mutakhir dalam teknologi
pemberdayaan manusia dengan seperangkat presuposisi dan teknik-teknik praktis
dalam persuasi yang sangat efektif dan elegan, dapat diaplikasikan secara riil dalam
berbagai bidang baik pekerjaan maupun personal, terbukti memiliki kelebihan dalam hal
mampu memberdayakan manusia dengan teknologi fungsi otak yang sangat efisien
dan efektif berdampak kuat terhadap peningkatan pengetahuan, perubahan sikap,
pembentukan perilaku serta kebiasaan-kebiasaan positif untuk mencapai tujuan-tujuan
yang luar biasa.
14
Dengan menggunakan juga aplikasi dasar Mind-Reprogramming yaitu Cognitive &
Behaviour, Psikologi, Hypnosis, Hypnotherapy dan Neuro-Linguistic Programming
(NLP).
Pelatihan TAHAP 2 difasilitasi oleh :
 Asti Widihastuti, dr
 Rully Mujahid NF, ST.
 Adhe Zamzam Prasasti, Psi.
Ikhtisar Proses Pelatihan
Pelatihan TAHAP 2: dibuka dengan kata sambutan dari AIPEID. Pelatihan berlangsung
sukses dan mendapatkan tanggapan yang positif dari peserta.
Peserta mengikuti pelatihan dengan antusias, bersikap terbuka dan semangat dari awal
sampai akhir di setiap harinya. Pada hari pertama pelatihan baru dimulai jam 11 pagi
sampai dengan jam 10 malam dengan tema communication Skill. Pada hari kedua
materi yang diberikan adalah keterampilan presetasi dan pada hari ketiga materi yang
diberikan adalah meeting management.
Peserta aktif ikut serta dalam diskusi, praktek, role play dan permainan. Peserta juga
aktif dalam bertanya, menjawab dan berbagi pengalaman di kelas dalam proses belajar
dan mengajar, beberapa peserta mencatat materi yang dipresentasikan oleh fasilitator.
Suasana dan kondisi kelas sangat baik dan ceria, peserta bersedia meluangkan
waktunya sampai malam pada hari pertama dan kedua.
Pada umumnya respon peserta sangat positif dan mendapatkan manfaat yang sangat
besar dari pelatihan ini.
Kegiatan Keterampilan Komunikasi
a) Dasar Komunikasi & Jenis Komunikasi
Topik diskusi yang muncul atau dibahas antara lain:
 Kendala atau hambatan yang terjadi dalam berkomunikasi menurut pengalaman
dari peserta di lapangan
 Besarnya presentase dari komunikasi non verbal dengan komunikasi verbal
 Peserta melatih mendengar dan mendengarkan
 Menggunakan pertanyaan terbuka dan tertutup
 Mengenali dan mengartikan bahasa tubuh dan suara dalam berkomunikasi
 Peserta melatih mendengarkan topik pembicaraan yang bertentangan dengan
dirinya dengan fokus pada konten pembicaraan
 Peserta melatih menganalisa bahasa tubuh
b) Kenali Teman Bicara & Obrolan Ringan
Topik diskusi yang muncul atau dibahas antara lain:
 Menganalisa type komunikasi teman bicara dari gerakan mata dan pemakaian
predikat
 Melakukan obrolan ringan sebagai awal pembuka berkomunikasi
 Mengenali 4 tingkat percakapan dengan contoh-contoh yang diberikan
c) Menggerakkan percakapan
Topik diskusi yang muncul atau dibahas antara lain:
 Memahami menggerakkan percakapan dengan meminta contoh, menggunakan
pengulangan, menggunakan ringkasan pertanyaan dan meminta kejelasan
15


Latihan menggerakkan percakapan berpasangan
Mengenali 4 tingkat percakapan dengan contoh-contoh yang diberikan
d) Mengingat Nama
Sesi ini dipersingkat, dan terutama berfokus pada pertanyaan dan jawaban yang
berkaitan dengan metodologi pembelajaran, dengan presentasi dan penjelasan
singkat.
e) Keterampilan Mempengaruhi
Topik diskusi yang muncul atau dibahas antara lain:
 Memahami keterampilan mempengaruhi dengan melihat dari sisi orang lain
 Membangun jembatan dengan teman bicara melalui menyoroti persamaan dan
aktif mendengarkan
 Menyoroti persamaan dengan mencari kesamaan fisiologis, linguistic dan belief
 Peserta latihan menyotroti persamaan dalam pembicaraan berpasangan
f) Mempengaruhi Orang ke Sisi Anda
Topik diskusi yang muncul atau dibahas antara lain:
 Memahami mempengaruhi orang agar berpihak kepada Anda
 Menggunakan emosi dan fakta dalam mempengaruhi orang
 Peserta melatih menyusun strategi dalam berkomunikasi untuk mempengaruhi
orang dengan emosi dan fakta
g) Bagikan Opini
Sesi ini dipersingkat, dan terutama berfokus pada pertanyaan dan jawaban yang
berkaitan dengan metodologi pembelajaran, dengan presentasi dan penjelasan
singkat.
h) Membuat Dampak dan Kesan
Topik diskusi yang muncul atau dibahas antara lain:
 Memahami membuat dampak dan kesan pada kesan pertama yang diberikan,
menilai situasi dan kegigihan tanpa ofensif.
 Mempraktekan etika dalam pembicaraan untuk membuat kesan

Sesi ini dipersingkat, dan terutama berfokus pada pertanyaan dan jawaban,
dengan presentasi dan penjelasan singkat
Ketrampilan Presentasi dan Menulis
Topik diskusi yang muncul atau dibahas antara lain
 Tahapan dalam kegiatan presentasi
 Bagaimana melakukan analisa kebutuhan
 Perencanaan sesi berdasarkan analisa kebutuhan
 Bagaimana menulis outline
 Menulis bahan presentasi
 Manfaat membuat konsep
 Memilih metode penyampaian
 Menghadapi situasi “sulit” ketika presentasi
 Menggunakan kemampuan keterampilan komunikasi intepersonal dalam
presentasi
 Menggunakan alat bantu pendukung presentasi
 Tips menulis kreatif
 Bekerja dengan kata-kata
 Bagian-bagian kalimat
 Tipe kalimat
 Membuat paragraf
 Metode pengorganisasian
 Memilih format
16



Bagaimana menyampaikan pesan
Bagaimana menulis email, Surat formal, Proposal, menulisa laporan, surat bisnis
Bagaimana mempublikasikan
Pada sesi ini peserta banyak melakukan kerja individu dan kerja kelompok,
mempraktekan setiap tahap mulai dari persiapan, sampai pada pelaksanaan presentasi.
Pengelola Pertemuan
Topik diskusi yang muncul atau dibahas antara lain:
 Alasan-alasan mengadakan suatu rapat
 Peran masing-masing orang yang terlibat dalam rapat
 Apa saja yang dipersiapkan sebelum rapat
 Mengenali peserta rapat agar rapat berjalan efektif
 Waktu yang tepat dalam melaksanakan sebuah rapat
 Agenda menjadi bagian penting dalam perencanaan
 Tantangan mengelola sebuah pertemuan
 Peran dan tanggung jawab Pengelola rapat (Pimpinan rapat, menute taker dan
peserta)
 Bagaimana membuat peserta turut bertanggung jawab dalam keberhasilan rapat
 Catatan hasil rapat adalah bagian penting untuk menindaklanjuti pertemuan
Pada sesi ini peserta diberi penugasan dengan membagi kelas menjadi 2 kelompok,
setiap kelompok akan mempersiapkan sebuah pertemuan formal dengan mengundang
pejabat terkait, kelompok mempersiapkan bagaimana format sebuah undangan rapat
dan menentukan peserta rapat agar rapat efektif.
Kelompok menentukan type dan tema rapat, siapa yang diundang (peserta), minute
taker, dan agenda rapat. Setiap perserta kemudian melakukan praktek berjalannya
sebuah rapat dari mulai persiapan, penerimaan peserta rapat, sampai pada menjalani
dinamika proses suatu pertemuan.
17
TAHAP
3
Manajemen Proyek
Pendahuluan
Dalam beberapa dekade terakhir, banyak organisasi telah menemukan sesuatu yang
luar biasa: prinsip-prinsip yang digunakan untuk menciptakan keberhasilan luar biasa
dalam proyek-proyek besar yang dapat diterapkan untuk proyek-proyek dengan
berbagai ukuran untuk menciptakan keberhasilan yang menakjubkan. Akibatnya,
banyak karyawan diharapkan memahami teknik manajemen proyek dan bagaimana
menerapkannya pada proyek-proyek dengan berbagai ukuran.
Pelatihan ini memberikan peserta gambaran tentang proses manajemen proyek
keseluruhan, serta elemen penting dalam manajemen proyek yang dapat mereka
gunakan setiap hari.
Tujuan Materi Pelatihan ini adalah:











Menentukan proyek, manajemen proyek, dan manajer proyek
Mendiskuskan kendala dan hambatan dalam menjalankan poyek
Melakukan penilaian kebutuhan proyek dan menulis tujuan, kebutuhan, dan hal
yang dapat disampaikan
Membuat dokumen proyek kunci, termasuk laporan kerja, worksheet perencanaan
proyek, dan piagam proyek
Membuat jadwal proyek dengan memperkirakan waktu, biaya, dan sumber daya
Memahami dan menggunakan struktur rincian kerja
Membuat dokumen perencanaan proyek, seperti jadwal, rencana manajemen
risiko, dan rencana komunikasi
Menggunakan peralatan perencanaan, termasuk grafik Gantt, diagram jaringan,
dan grafik RACI
Membangun dan menggunakan baseline
Mengawasi dan menjaga proyek
Melakukan tugas-tugas manajemen dasar, termasuk memimpin rapat status dan
memastikan semua dokumen lengkap pada akhir proyek
Pelatihan TAHAP 2 difasilitasi oleh :
 Andika Wirawan, SP
 Adhe Zamzam Prasasti, S.Psi
 Asti Widihastuti, dr
 Rully Mujahid NF, ST.
18
Ikhtisar Proses Pelatihan
Pelatihan ketiga ini dilakukan sebulan setelah pelatihan kedua dilakukan, pelatihan
diawali dengan sambutan hangat dari AIP EID kepada peserta latih dan pelatih dari
Angsamerah.
Mengawali hari pelatih mereview materi yang telah didapat pada pelatihan tahap dua
serta menanyakan hal yang lebih bersifat pribadi terkait dengan pengelolaan emosi
masing-masing perserta dalam menerima sesuatu yang tidak nyaman pada satu bulan
terakhir.
Pelatih melakukan kajian diawal hari dengan mengajukan pertanyaan “Rencana yang
akan dilakukan oleh masing-masing peserta pada tahun 2015”. Peserta kemudian
diminta untuk menentukan satu proyek individu yang akan dilakukan pada tahun 2015
yang akan direncanakan selama pelatihan ini berlangsung dari mulai persiapan,
keterlibatan dengan pihak lain, realisasi perencanaan proyek pribadi, pendanaan sampai
pada mengevaluasi proyek mereka masing-masing.
Topik yang didiskusikan dalam pelatihan ini :
 Perbedaan program dan proyek
 Membuat tujuan proyek yang spesifik
 Perubahan-perubahan yang mungkin dilakukan selama periode proyek
 Penyesuaian tujuan proyek atas perubahan-perubahan yang terjadi
 Tantangan dalam membangun keberlanjutan sebelum proyek berakhir
 Menentukan indikator-indikator setiap tahap dalam proyek
 Model pengelolaan pencatatan dan pelaporan
 Knowledge management sebagai pengembangan baru dari manajemen proyek
 Alur komunikasi dalam setiap tahapan proyek.
 Pembelajaran dari pengalaman kerjasama mengembangkan proyek antara AIP-EID
dengan Deptan selama hampir 5tahun terakhir.
Pada materi ini peserta diberikan kegiatan permainan “Membangun Proyek”, dimana
peserta dibagi menjadi dua kelompok besar, dalam satu kelompok anggota kelompok
membagi diri menjadi tiga kelompok kecil. Satu kelompok kecil akan bertindak sebagai
konseptor, kelompok kecil kedua bertindak sebagai komunikator dan kelompok kecil
ketiga sebagi eksekutor.Konseptpr dari dua kelompok diminta untuk melihat satu
bentuk mobil dari sebuah lego, setiap konseptor memperhatikan dan mengamati
bangun mobil dari lego dari sisi bentuk dan juga warna. Konseptor akan menyampaikan
kepada komunikator dan meminta komunikator menyampaikan kepadad eksekutor
untuk membuat lego yang sama yang telah diberikan oleh pelatih kepada masingmasing kelompok, peraturan dalam permainan ini adalah :
1. Kelompok menentukan siapa konseptor, komunikator dan eksekutor.
2. Hanya konseptor yang bisa melihat bentuk mobil lego dari pelatih.
3. Konseptor tidak boleh memperagakan hanya boleh menyebutkan bentuk dan
warna kepada komunikator saja tidak boleh langsung kepada eksekutor.
4. Semakin sedikit jumlah melihat bentuk mobil dari pelatih yang disembunyikan di
sudut lain agar tidak mudah terlihat oleh peserta lain, semakin tinggi nilainya.
5. Komunikator menyampaikan kepada eksekutor yang memegang sejumlah lego
untuk dibentuk oleh eksekutor bentuk mobil lego.
19
6. Komunikasi dilakukan berjenjang/ berstruktur.
Pembelajaran dalam permainan ini :
1. Dalam mengembangkan sebuah proyek ataupun program sangat penting memiliki
sebuah konsep dan Goal besar.
2. Pentingnya menampaikan konsep tersebut kepada seluruh team.
3. Menentukan dan menempatkan sumberdaya adalah strategi yang perlu dimiliki
oleh pimpinan proyek.
4. Dalam proses perjalanan sebuah proyek,komunikasi harus dilakukan terstruktur.
5. Perlu memperhatikan modal material dan immaterial.
6. Perlu adanya koordinasi dan system monitoring berjenjang dan berkala.
Pada sesi akhir pelatihan, pihak dari AIP-EID menyampaikan ucapan terima kasih atas
kerjasama yang telah dilakukan selama 5 tahun pelaksanaan proyek dengan
Departemen Peternakan Hewan khususnya. Banyak pembelajaran yang telah saling di
dapat dari proyek yang dibangun bersama. Pelatihan 3 tahap ini diharapkan dapat
meningkatkan motivasi kerja semua peserta dan berdampak juga pada pengembangan
program di linkungan Deptan serta pelaksanaan proyek dimasa mendatang baik
bersama dengan AIP EID maupun pihak lain.
Gambaran Proses dan Analisa Kualitatif Pre dan Post Tes
Pada setiap tahap training di awal hari, peserta mengisi pre tes dan mengisi post tes
diakhir hari setiap tahap.
Pada tahap pertama, jumlah yang mengisi pre tes sejumlah 22 orang namun ada satu
orang yang hanya pengisi pre tes saja dan juga satu orang yang mengisi post tes saja.
Nilai terting dan maksimal di dapat oleh satu orang dalam tahap satu dengan nilai 100.
Nilai terendah untuk posttes tahap pertama dengan nilai 60 berjumlah satu orang.
Kenaikan yang sangat significant pada tahap pertama dimana saat pretes nilai nya 27
dan naik menjadi 71 pada nilai posttes nya.
Pada tahap kedua, nilai tertinggi post tes adalah 83 dan nilai terendah adalah 41. Pada
tahap dua ini seluruh peserta yang ikut mengisi secara lengkap baik pretes maupun
post tes.
Pada tahap ketiga, berjumlah sebanyak 18 peserta, dari 18 peserta ada satu orang tidak
mengisi lembar post tes. Nilai tertinggi dalam tahap ini adalah 100 yang berjumlah
enam orang. Kenaikan yang sangat significant terjadi pada beberapa peserta dimana
pada pre tes dengan nilai 40 dan naik menjadi 100 pada post tes.
20
Profil Pelatih
Asti Widiastuti, dr, MHC
Asti Widihastuti adalah seorang dokter umum dengan pengalaman yang luas
bekerja bersama dengan berbagai organisasi (pemerintah dan nonpemerintah, termasuk penyedia layanan kesehatan) yang bekerja pada isuisu HIV untuk menanggapi kebutuhan dan kepentingan masyarakat sasaran
(populasi kunci termasuk orang-orang muda). Asti memiliki ketrampilan yang
terasah dalam memberikan pelatihan dan bantuan teknis untuk memperkuat
kapasitas indivdu dan oragnisasi dalam isu-isu HIV terkait seperti Kesehatan
Seksual; Gender dan Hak; Perubahan Perilaku; Konseling; dan Advokasi
Asti memiliki keterampilan yang intensif dalam pengembangan dan merevisi
kurikulum dan materi pelatihan yang berkaitan dengan kesehatan seksual;
Konseling; Komunikasi interpersonal; Gender. Selain itu, Asti bekerja aktif
sebagai editor, fasilitator, dan evaluator, dan mengembangkan dan
menerapkan analisis isu-isu seputar HIV, seksualitas, gender dan hak-hak.
Rully Mujahid NF, ST
Seorang Sarjana Teknik lulusan dari Universitas Indonesia jurusan Arsitektur.
Selain pernah bekerja sebagai arsitek pada konsultan arsitektur, beliau juga
pernah bekerja pada bidang-bidang seperti creative design, multimedia,
sales, promotion dan marketing communication di beberapa perusahaan
swasta. Sesuai dengan hobinya, beliau juga merupakan pelatih Taekwondo
dengan Certified 1st DAN Kukkiwon, International Taekwondo Federation,
dan pendiri serta instruktur Smart Fighting Self Defense Training.
Didasari untuk mengembangkan sumber daya dalam dirinya, beliau
mempelajari beberapa ilmu mind-reprogramming, karena itu beliau memiliki
personal branding sebagai Mind-Architect®.
Dengan ilmu yang dipelajarinya, beliau telah membuktikan kedahsyatan dari
kekuatan pikiran dan perasaan manusia, beberapa sertifikasi resmi dari
dalam dan luar negeri telah beliau dapat.
Adhe Zamzam Prasasti, S.Psi
Adhe Zamzam adalah seorang Sarjana Psikologi, dan dengan spesialisasi
pada pengembangan sumber daya manusia berfokus pada soft skill dan
character building. Dia memiliki pengalaman yang luas lebih dari 10 tahun
dalam pengembangan program bekerja sama dengan pemerintah dan
lembaga-lembaga non-pemerintah; lembaga lokal dan internasional, dengan
keahlian teknis tertentu yang berfokus pada HIV dan AIDS yang terkait
21
dengan bidang konseling dan tes HIV, pengurangan dampak buruk,
perawatan pengobatan dukungan, dan IMS.
Selama lima tahun (2008-2013), ia bekerja sebagai National Technical Officer
untuk Program HIV Cooperation for Indonesia (HCPI), didukung oleh dana
AusAid untuk menyiapkan Program HIV dalam pengaturan penjara. Pada
tahun 2012 Program HIV di penjara pengaturan di Indonesia telah diakui oleh
UNAIDS dan Komisi Penanggulangan AIDS Nasional sebagai yang terbaik
practise pengembangan program HIV di Lapas di Indonesia sehingga
Indonesia menajadi negara yang terbaik dalam melaksanakan program HIV
AIDS di Asia, dan Ms Adhe adalah salah satu dari orang-orang penting yang
memberikan kontribusi untuk pencapaian ini.
Beliau telah mampu meningkatkan keahliannya sebagai pelatih dan mentor
dalam memberikan bimbingan menuju berbagai program yang efektif dan
efisien atau kegiatan proyek yang berkaitan dengan pelatihan, mentoring,
pemikiran strategis konsep dan implementasi dan pengembangan program
Andika Wirawan
Andika Wirawan saat ini sedang melakukan studi Pascasarjana jurusan
Perencanaan Kebijakan Publik. Ketertarikan beliau pada isu pembangunan
masyarakat membawa ia pada pengalaman lebih dari 12 tahun di berbagai
bidang pembangunan sosial dalam non-profit dan program kemitraan
dengan pemerintah. Ia telah membuktikan kemampuan dalam semua aspek
teknis dan manajemen dari manajemen proyek, terutama dalam
perencanaan proyek, analisis sosial dan perencanaan advokasi, program
monitoring dan evaluasi. Andika Wirawan memiliki kemampuan yang sangat
baik manajemen proyek, kepemimpinan, keterampilan advokasi yang kuat.
Ia telah melakukan berbagai pelatihan, kursus dan kegiatan-kegaitan
peningkatan kapasitas sebagai bagian dari pengembangan profesionalnya.
Ia memiliki pengalaman yang kuat bekerja di berbagai isu program
pembangunan sosial seperti HIV / AIDS, KIA, jenis kelamin, advokasi,
psikososial dan masalah lintas sektor lain dalam program. Ia telah bekerja
untuk mengelola dan meninjau berbagai program dari lembaga di tingkat
nasional, sub nasional dan masyarakat. Program-program ini diterapkan di
seluruh provinsi yang berbeda dalam pembangunan, fase transisi dan
darurat.
22
Apa yang perlu diketahui tentang
Angsamerah Institution?
Angsamerah Institution merupakan suatu organisasi swasta di Indonesia yang
memiliki nafas “Social Entreprises” dan menfokuskan perhatian khusus terhadap
kebutuhan masyarakat akan layanan kesehatan umum nan ramah serta berkualitas,
dan juga secara khusus memberikan perhatian terhadap masalah kesehatan
reproduksi, seksual, napza dan penyakit infeksi terkait lainnya yang kini semakin luas
di masyarakat Indonesia.
Angsamerah memiliki visi menuju reformasi kesehatan yang optimal di Indonesia.
Tiga misi utama Angsamerah Institution adalah: a) menciptakan model layanan
kesehatan yang inovatif, b) melayani konsultasi pengembangan program kesehatan
masyarakat, c) menjadikan Angsamerah Institution sebagai INKUBATOR bagi
tenaga profesional untuk merubah mimpi menjadi suatu cerita sukses di bidang
kesehatan.
Saat ini Angsamerah memiliki dua model klinik swasta primer yang unik dan
berlokasi di Jakarta, dimana kedua klinik menyediakan layanan kesehatan umum
dan juga reproduksi dan seksual yang ramah, berkualitas dengan biaya terjangkau
bagi masyarakat umum. Klinik Angsamerah terpilih menjadi salah satu fasilitas
kesehatan rujukan untuk karyawan PBB. Selai itu, perusahaan Angsamerah
dipercaya untuk mengelola layanan In House Doctor untuk dua kantor BRI di Jakarta,
bekerjasa sama dengan Asuransi Sinar Mas.
Selain itu dengan keunikan dan hasil kerjanya, Angsamerah Institution dipercaya dan
diminta menjadi mitra beberapa lembaga international terpercaya (USAID, UNFPA,
dan ASHM) untuk mengelola program kesehatan mereka di Indonesia. Melalui
kemitraan denggan dengan USAID dan UNFPA, Angsamerah Institution secara
bertahap mulai memperkenalkan dan mengembangkan bentuk model layanan klinik
ini pada para dokter umum yang memiliki praktek pribadi dan klinik di 6 propinsi
untuk membangun model layanan kesehatan yang ramah, berkualitas, dan
terjangkau bagi masyarakat umum termasuk layanan kesehatan nan ramah untuk
remaja.
Angsamerah juga memiliki pengalaman dalam memberikan peningkatan kapasitas
baik melalui training juga melalui mentoring/ coaching kepada lembaga mitra yang
bekerjasama dalam jangka panjang maupun lembaga atau individual yang meminta
khusus kesempatan untuk mendapatkan kemitraan dalan peningkatan kapasitas,
individual coaching ataupun group coaching. Berikut pengalaman dalam
memberikan training dan coaching.
23
Profil Nurlan Silitonga,dr, MMed, Pendiri dan Direktur Angsamerah
Institution
Nurlan adalah seorang dokter yang juga memiliki kemampuan luarbiasa dalam
melahirkan hasil yang inovatif dan signifikan, dalam isu tehnik terkait dengan
penguatan sistem kesehatan, HIV, kesehatan seksual dan reproduksi, penyakit
menular dan program pengurangan dampak buruk napza.
Hasil karya kerja Nurlan bertahun membuktikan keahliannya dalam mengatasi
berbagai situasi yang kompleks dan mampu menghasilkan solusi luar biasa di
berbagai situasi seperti: kesehatan masyarakat vs klinis; swasta vs publik; untuk
keuntungan vs nirlaba; perkotaan vs pedesaan; daerah pertambangan. Selain itu,
melalui perannya sebagai penasihat program HIV AusAid di penjara Indonesia, di
tahun 2013, Nurlan mendapatkan penghargaan dari Kementrian Hukum dan Ham
atas prestrasi kerjanya untuk pengembangan dan perluasan program HIV di penjara
di Indonesia.
Melalui pengalamannya, Nurlan telah mengembangkan metodologi pendampingan
/mentoring praktis dan nan unik untuk membantu seorang profesional menjadi
sukses dan menjadi mentor handal.
Pada bulan Mei tahun 2014, merujuk pada hasil kerja dan visinya, Nurlan terpilih
menjadi salah satu 16 wanita luar biasa dari 10 negara terpilih di dunia dalam acara
Global Ambassadors Program, di Belfast, suatu Program Internasional yang
diselenggarakan oleh Vital Voices dan didukung oleh Bank of America.
Tim Manajemen
Adhe Zamzam Prasasti, S.Psi
Program Development
[email protected]
+62 815 743 70 374
angsamerah.com
Rosa Diaz
Operations Manager
[email protected]
+62 811 493 891
angsamerah.com
24