PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN ND: 2305000/SOP/SMM.22/04/03.17 BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan 15314 Telp. : 021-75791381 Ext. 4175 Fax. : 021-75791409 Laman : http://www.bppt.go.id; http://wxmod.bppt.go.id Email : [email protected] PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN HALAMAN PERSETUJUAN No. Bagian : i Halaman : 1 dari 1 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 10 Maret 2016 PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN ND: 2305000/SOP/SMM.22/WM/03.17 STATUS DOKUMEN: TERKENDALI “ Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, BPPT “ Dibuat oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh : Nama Budi Harsoyo Fentin Andriyani Tri Handoko Seto Jabatan Tim Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Wakil Manajemen Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Tanggal 24/02/2017 07/03/2017 08/03/2017 Tanda Tangan Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN HALAMAN PERUBAHAN Perubahan Mencabut No. Bagian : ii Halaman : 1 dari 1 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 Memasukkan Disetujui Alasan Singkat No. Tanggal Bagian Hal Bagian Hal (Wakil Manajemen) Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN No. Bagian : iii Halaman : 1 dari 1 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 Klasifikasi Dokumen Pemegang Asli (soft copy) Pengendali Dokumen Asli (hard copy) Wakil Manajemen Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Salinan No. 1 (hard copy) Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Salinan No. 2 (hard copy) Kepala Bagian Umum Salinan No. 3 (hard copy) Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca Salinan No. 4 (hard copy) Kepala Bidang Pelayanan Teknologi Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN DAFTAR ISI No. Bagian : iv Halaman : 1 dari 1 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 Bagian HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………………….……… i HALAMAN PERUBAHAN..……………………………………………………….……… ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN…………………………………………….……… iii DAFTAR ISI ....……………………………………………………….……….................... iv TUJUAN……………………………......………………………………………………….… 1 RUANG LINGKUP……………………………......………………………………………... 2 DEFINISI………………………………………......………………………………………… 3 REFERENSI…………………………………......…………………………………………. 4 TANGGUNG JAWAB………………………............…………………………………….... 5 URAIAN PROSES DAN KINERJA ……….........…….……………………………….... 6 DAFTAR LAMPIRAN….......……………….......……………………………………...,,,.. 7 Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN TUJUAN No. Bagian : 1 Halaman : 1 dari 1 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pengendalian dari semua rekaman yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC , pemeriksaan dan pengesahan sebelum digunakan atau disimpan, kaji ulang semua rekaman, identifikasi pelatihan tentang rekaman yang dibutuhkan oleh personil, penarikan kembali rekaman yang tidak terpakai atau kadaluwarsa, pengarsipan atau suaka rekaman yang tidak terpakai untuk waktu penyimpanan tertentu, serta pemusnahan rekaman yang tidak terpakai setelah disimpan untuk waktu tertentu dilakukan sesuai persyaratan SNI/ISO 9001:2008. Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN RUANG LINGKUP No. Bagian : 2 Halaman : 1 dari 5 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 Prosedur ini mencakup semua rekaman pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC pada pelaksanaan kegiatan yang dilakukan untuk menjalankan Tugas Pokok dan Fungsi BB-TMC dalam melaksanakan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca (TMC) dalam Pembuatan Hujan, serta memberikan Pelayanan kepada Instansi Pemerintah maupun Swasta yang memerlukan air hujan. Dalam implementasi prosedur pengendalian rekaman ini perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut : Semua rekaman yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu BB-TMC harus diverifikasi (diperiksa dan disahkan), didistribusikan, diklasifikasikan, diarsipkan untuk waktu tertentu, dimusnahkan bilamana periode waktu pengarsipan sudah berlalu, serta dilakukan kaji ulang terhadap rekaman bermasalah yang dapat mempengaruhi pelayanan prima kepada pelanggan yang dilakukan minimal satu tahun sekali. Rekaman yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC harus dapat dimengerti oleh seluruh personil, terjamin kerahasiannya, terkendali, mudah diakses, mudah diperoleh, serta terjaga dari kerusakan atau kehilangan. Rekaman yang disimpan dalam bentuk data elektronik seperti disket atau hardisk, dijaga kerahasiaannya dengan memberikan password yang hanya diketahui oleh personil yang berwenang dan atau yang diberi otoritas oleh personil yang berwenang. Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN RUANG LINGKUP No. Bagian : 2 Halaman : 2 dari 5 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 Setiap pengguna atau pegawai BB-TMC yang menemukan adanya kekurangan dalam substansi dan atau uraian dari rekaman dapat menanyakan atau memberitahukan kepada pegawai BB-TMC yang bertanggungjawab atas pembuatan rekaman tersebut atau kepada Kepala Bidang/Bagian terkait. Wakil Manajemen mempersiapkan dan menyusun Rekaman Mutu berupa Laporan Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen. Wakil Manajemen memberikan identitas khusus, membuat salinan, dan mengarsipkan setiap Rekaman Mutu yang dibuat yang terkait dengan Laporan Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen. Wakil Manajemen bertugas mendistribusikan Rekaman Mutu tersebut kepada Kepala Bidang/Bagian terkait. Kepala Bidang/Bagian mempersiapkan, membuat, memberi identitas, serta membuat salinan Rekaman Mutu berupa laporan tindakan perbaikan dan pencegahan berdasarkan lingkup kewenangan, tugas, dan tanggungjawab masing-masing. Wakil Manajemen memeriksa, menyetujui, dan mengarsipkan Rekaman Mutu berupa laporan tindakan perbaikan dan pencegahan yang dibuat oleh Kepala Bidang/Bagian terkait, serta mendistribusikannya kepada Kepala Bidang/Bagian. Seluruh Rekaman Teknis dibuat dan dipersiapkan oleh pegawai berdasarkan lingkup kewenangan, tugas, dan tanggungjawab masing-masing. Setiap Rekaman Teknis yang dibuat diberi identitas yang jelas, termasuk identitas personil yang bertanggungjawab terhadap rekaman tersebut. Kepala Bidang/Bagian memeriksa Rekaman Teknis dan menyerahkannya kepada Wakil Manajemen untuk diberi identitas khusus, disahkan, didistribusikan, dan diarsipkan. Jika diperlukan, Kepala Bidang/Bagian terkait membuat salinan rekaman untuk diproses lebih lanjut. Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN RUANG LINGKUP No. Bagian : 2 Halaman : 3 dari 5 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 Jika terjadi kesalahan dalam rekaman teknis baik cetakan atau elektronik terutama menyangkut data hasil kegiatan, maka setiap kesalahan harus dicoret atau ditandai, tidak boleh dihapus atau dikaburkan, dan perbaikan ditulis disampingnya. Semua perbaikan rekaman yang dilakukan harus ditandatangani atau diparaf oleh orang yang melakukan perbaikan, hal ini untuk mencegah hilang atau berubahnya data asli. Setiap rekaman baik yang menyangkut Rekaman Mutu maupun Rekaman Teknis yang dibuat harus didaftar dalam Daftar Induk Rekaman, disimpan dan dipelihara oleh penanggungjawab masing-masing bidang/bagian. Setiap rekaman atau cadangannya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan yang memiliki identitas atau tanda khusus seperti catatan atau cap ”Rahasia”, atau ”Terkendali” maka dokumen tersebut bersifat Rahasia dan Terkendali, artinya mulai dari penyiapan, pembuatan, pengesahan, distribusi dan pengarsipan, serta pemusnahannya bersifat rahasia serta di bawah kendali Sistem Manajemen Mutu BB-TMC serta ditangani oleh personil yang diberi kewenangan serta tanggungjawab terhadapnya. Rekaman atau cadangannya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan dijamin kerahasiaannya oleh seluruh personil yang terlibat dalam perencanaan, pelaksanaan, serta pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC. Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN RUANG LINGKUP No. Bagian : 2 Halaman : 4 dari 5 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 Pelanggan berhak penuh atas semua data dan informasi yang menjadi haknya serta BB-TMC menjamin pelayanan akses serta kerahasiaannya sehubungan dengan layanan yang diberikan (Personil berwenang menyediakan akses kepada pelanggan untuk mendapatkan data dan informasi sebatas haknya, dan tidak diperkenankan melayani pengaksesan data dan informasi yang bukan haknya). Setiap Rekaman Mutu atau cadangannya dalam bentuk elektronik atau cetakan yang bersifat rahasia dan terkendali dijaga kerahasiaannya serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen dan atau personil yang diberi kewenangan untuk mengakses dokumen tersebut. Rekaman atau cadangannya dalam bentuk elektronik diberi password yang hanya diketahui oleh Wakil Manajemen dan atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya, sedangkan rekaman atau cadangannya dalam bentuk cetakan disimpan di tempat yang aman dan mudah dijangkau serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen dan atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya. Setiap Rekaman Teknis atau cadangannya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan yang bersifat rahasia dan terkendali dijaga kerahasiaannya serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengakses dokumen tersebut. Rekaman Teknis atau cadangannya dalam bentuk elektronik diberi password yang hanya diketahui oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya, sedangkan rekaman teknis atau cadangannya dalam bentuk cetakan disimpan di tempat yang aman dan mudah dijangkau serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya. Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN RUANG LINGKUP No. Bagian : 2 Halaman : 5 dari 5 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 Jenis rekaman dalam Sistem Manajemen Mutu BB-TMC meliputi : Jenis Rekaman Status Rekaman Mutu Rekaman Layanan Terkendali Laporan Kaji Ulang Manajemen Terkendali Laporan Audit Internal Terkendali Laporan Tindak Perbaikan / Pencegahan Terkendali Rekaman Teknis Laporan Pekerjaan Rahasia/Terkendali Kontrak Rahasia/Terkendali Catatan Penerimaan barang Terkendali Buku Kerja yang sudah terisi Terkendali Sertifikat Terkendali Catatan Pelanggan Terkendali Catatan Umpan Balik Terkendali Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN DEFINISI No. Bagian : 3 Halaman : 1 dari 1 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 3.1. Rekaman adalah dokumen format yang telah diisi data dan atau informasi dari pelaksanaan kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu. 3.2. Media Penyimpan Rekaman adalah media untuk menyajikan rekaman dalam berbagai bentuk, baik media cetak atau elektronik. 3.3. Rekaman Mutu adalah rekaman yang mencakup Laporan Audit Internal, Laporan Kaji Ulang Manajemen, serta Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. 3.4. Rekaman Teknis adalah rekaman berupa kumpulan data dan atau informasi yang dihasilkan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan sesuai dengan Tupoksi BB-TMC, lembar kerja yang sudah terisi, buku kerja yang sudah terisi, lembar pengecekan yang sudah digunakan, catatan kerja, sertifikat, catatan pelanggan dan umpan balik pelanggan. Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN REFERENSI No. Bagian : 4 Halaman : 1 dari 1 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 ND: 2305000/PJM/WM/03.17 : Panduan Mutu SNI ISO 9001:2008 : Sistem Manajemen Mutu: Klausul 4.2.4: Pengendalian Rekaman Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN TANGGUNG JAWAB No. Bagian : 5 Halaman : 1 dari 1 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 5.1 Tanggung Jawab Dalam Pengendalian Rekaman Penyiapan / pemeriksaan Pengesahan Laporan Audit Internal Wakil Manajemen Kepala BB-TMC Wakil Manajemen Wakil Manajemen 5 tahun Laporan Kaji Ulang Manajemen Wakil Manajemen Kepala BB-TMC Wakil Manajemen Wakil Manajemen 5 tahun Laporan Tindakan Perbaikan & Pencegahan Wakil Manajemen Kepala BB-TMC Wakil Manajemen Wakil Manajemen 5 tahun Kepala Bidang / Bagian Kepala BB-TMC Kepala Bidang / Bagian 5 tahun Kontrak Kepala Bagian Umum Kepala Bagian Umum Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian Kepala Bagian TU Catatan Penerimaan Barang Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian 5 tahun Sertifikat Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian 5 tahun Catatan Pelanggan Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian 5 tahun Catatan Umpan Balik Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian 5 tahun Jenis Rekaman Distribusi Pengarsipan Waktu Rekaman Mutu Rekaman Teknis Laporan Pekerjaan Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | 5 tahun PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN URAIAN DAN KINERJA PROSES No. Bagian : 6 Halaman : 1 dari 5 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 6.1 Uraian dan Kinerja Proses No Uraian Kegiatan 6.1.1 Penyusunan Format Pelaksana Kegiatan Kepala Bidang / Bagian Ukuran Kinerja 5 hari Penyusunan format dilakukan sesuai dengan permintaan atas kebutuhan akan format untuk pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu BB-TMC . 6.1.2 Pemeriksaan dan Persetujuan Format Wakil 2 hari Manajemen, Pemeriksaan dan pengesahan format yang Kepala Bidang / digunakan pada Sistem Manajemen Mutu BB- Bagian TMC dilakukan oleh Wakil Manajemen dan Kepala Bidang atau Bagian sesuai dengan kewenangan masing-masing. 6.1.3 Pengesahan Format Kepala BB-TMC 1 hari Format yang telah disetujui oleh Wakil Manajemen selanjutnya disahkan oleh Kepala BB-TMC 6.1.4 Pendaftaran dan Klasifikasi Format Pengendali Dokumen Semua format yang relevan dimasukkan ke dalam Daftar Induk dan Daftar Distribusi serta diklasifikasikan. Salinan dari Daftar Induk dicetak dan dikirim ke Kepala Bidang dan Bagian terkait kurang lebih setahun sekali dan setelah ada perubahan besar dalam sistem dokumentasi. 6.1.5 Pendistribusian Format Pengendali Dokumen Format didistribusikan ke seluruh pengguna mulai dari Kepala Bidang/Bagian sampai pegawai BBTMC, untuk dipelajari, dimengerti dan digunakan sesuai dengan lingkup bidang/bagian masingmasing. 6.1.6 Penggunaan Format Kepala Bidang / Format yang telah disahkan dan didaftar dalam Bagian Daftar Induk Dokumen digunakan pada pelaksanaan kegiatan pada seluruh Sistem Manajemen Mutu BB-TMC 1 hari 1 hari Sesuai dengan waktu kegiatan Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN URAIAN DAN KINERJA PROSES 6.1.7 6.1.8 6.1.9 6.1.10 No. Bagian : 6 Halaman : 2 dari 5 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 Pendistribusian Rekaman Kepala Bidang / 1 hari Bagian, Semua rekaman yang telah disahkan oleh Kasubag TUK personil yang berwenang setelah didaftar dalam Daftar Rekaman, rekaman didistribusikan kepada personil terkait. Setiap serah terima rekaman dicatat dalam Buku Ekspedisi Rekaman dan/atau dicatat pada lembar/halaman pemegang rekaman pada tiap rekaman (apabila tersedia). Kaji Ulang Rekaman Wakil 2 hari Manajemen, Semua rekaman dikaji ulang oleh Kepala Kepala Bidang / Bidang/Bagian terkait bersama dengan Wakil Bagian Manajemen bilamana ditemukan permasalahan pada rekaman yang berpengaruh terhadap Sistem Manajemen Mutu BB-TMC atau paling tidak setahun sekali (atau selama audit internal) untuk memeriksa kesesuaian dengan Standar Nasional SNI ISO 9001:2008 dan Persyaratan internal yang lain Pelatihan Format Wakil 2 hari Manajemen, Format yang baru atau yang telah dimodifikasi, Kepala Bidang / jika dibutuhkan didistribusikan dengan memo Bagian untuk dimengerti oleh pengguna. Apabila hal ini tidak cukup serta dianggap perlu maka Kepala Bidang/Bagian terkait bersama dengan Wakil Manajemen merencanakan dan mengadakan tambahan pelatihan untuk pelaksanaan penggunaan format. Kaji Ulang Format Wakil 1 hari Manajemen, Semua format dikaji ulang oleh Kepala Kepala Bidang / Bidang/Bagian terkait bersama dengan Wakil Bagian Manajemen paling tidak setahun sekali (atau selama audit internal) untuk memeriksa kesesuaian dengan Standar Nasional SNI/ISO 9001:2008 dan Persyaratan internal yang lain. Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN URAIAN DAN KINERJA PROSES 6.1.11 6.1.12 No. Bagian : 6 Halaman : 3 dari 5 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 Penarikan Format: Pengendali Dokumen Setiap format yang tidak dipakai/kadaluwarsa, ditarik dari semua tempat penerbitan/ penggunaan, diarsipkan untuk waktu tertentu, harus ditandai secara jelas untuk menghindari penggunaan yang tidak diharapkan atau disalahgunakan (sebagai contoh : ditulisi atau distempel “kadaluwarsa” dan ditandatangani). Pemusnahan Format dan Rekaman Wakil Manajemen, Prosedur pemusnahan format dilakukan sesuai Pengendali dengan prosedur pemusnahan dokumen Dokumen sebagaimana termuat di dalam Prosedur Pengendalian Dokumen SMM BB-TMC. 2 hari 1 hari Untuk pemusnahan rekaman, Wakil Manajemen membuat memo kepada personil terkait untuk melakukan penarikan dari peredaran atau tempat pengarsipan, mengumpulkan, mencatat, dan mendaftarkan di bagian administrasi sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Wakil Manajemen membuat memo kepada personil terkait untuk melakukan pemusnahan dan membuat berita acara pemusnahan rekaman terhadap setiap rekaman serta cadangannya yang telah kadaluwarsa, jatuh tempo pengarsipan atau yang telah mengalami perubahan atau revisi. Pemusnahan rekaman harus atas sepengetahuan dan persetujuan Wakil Manajemen. Pemusnahan rekaman dilakukan oleh personil administrasi dengan menggunakan sarana dan prasarana yang tersedia. Sebelum pemusnahan dilakukan, bagian adminsitrasi menyimpan rekaman dalam bentuk elektronik atau cetakan satu folder atau eksemplar, untuk dicatat sebagai suaka rekaman yang disimpan dan dipelihara selama 5 tahun di bagian administrasi. Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN URAIAN DAN KINERJA PROSES 6.1.13 No. Bagian : 6 Halaman : 4 dari 5 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 Penyimpanan Format dan Rekaman Dalam Wakil Bentuk Elektronik: Manajemen, Pengendali Semua format dan rekaman dalam Sistem Dokumen, Manajemen Mutu disimpan dalam bentuk Kasubag TUK elektronik file oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian 2 hari Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN URAIAN DAN KINERJA PROSES No. Bagian : 6 Halaman : 5 dari 5 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 6.2 Diagram Proses Pengendalian Rekaman KEPALA PDIS KEPALA UPTHB WAKIL MANAJEMEN PENGENDALI DOKUMEN KABID / KASUBAG TU KABID / KABAG MULAI 6.1.1 PENYUSUNAN FORMAT 6.1.2 PEMERIKSAAN DAN PERSETUJUAN FORMAT 6.1.4 PENDAFTARAN DAN KLASIFIKASI FORMAT 6.1.6 PENGGUNAAN FORMAT 6.1.3 PENGESAHAN FORMAT 6.1.5 PENDISTRIBUSIAN FORMAT 6.1.7 PENDISTRIBUSIAN REKAMAN 6.1.9 PELATIHAN FORMAT 6.1.11 PENARIKAN FORMAT 6.1.10 KAJI ULANG FORMAT 6.1.8 KAJI ULANG REKAMAN 6.1.12 PEMUSNAHAN FORMAT DAN REKAMAN 6.1.13 PENYIMPANAN FORMAT DAN REKAMAN DALAM E-FILE SELESAI Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC | PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN DAFTAR LAMPIRAN No. Bagian : 7 Halaman : 1 dari 1 Revisi/Tanggal : 00/08 Maret 2016 Edisi/Tanggal : 3/08 Maret 2016 Tanggal Terbit : 8 Maret 2016 ND : 2305000/FRM/SMM.26.03/04/03.17 : Form Risalah Kaji Ulang Manajemen ND : 2305000/FRM/SMM.22.01/04/03.17 : Form Daftar Induk Rekaman ND : 2305000/FRM/SMM.22.02/04/03.17 : Form Berita Acara Pemusnahan Rekaman Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |