Analisis beban Kerja sebagai dasar perencanaan kebutuhan SDM

ANALISIS BEBAN KERJA
SEBAGAI DASAR PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM
Endang Hendrayanti
ABSTRACT
In achieving the optimum human resources result, it is important for the
organization to find out the individual or group workload. With the information of
the workload, it can used by the organization, as the benchmark, to state the needs
of the human resources, either it is for long term or short term, so that it will
influence, either the internal or external, recruitment and eventually the
organization goal to benefit the human resources effectively can be achieved.
Keywords: workload, working standard, the human resources need plan.
PENDAHULUAN
Untuk mencapai kinerja Sumber Daya Manusia (SDM) yang optimal
membutuhkan setidaknya tiga pilar utama. Pertama, teknologi yang mendukung
pelaksanaan kerja. Kedua,
budaya kerja yang mengarah pada budaya
professional. Ketiga, sistem kerja yang dapat mendorong terciptanya semangat
kerja. Membangun tiga hal tersebut bukanlah hal yang mudah karena
membutuhkan dana, komitmen, semangat dan konsistensi. Salah satu titik kritis
dan strategis dalam peningkatan kinerja SDM adalah workload analysis atau
analisa beban kerja. Dari sinilah kemudian berkembang berbagai teori dan
turunannya seperti Full Time Equivalent Employment dan masih banyak lagi.
Karena posisi strategisnya, beban kerja mampu mempengaruhi KPI dan strategic
iniciative yang pada akhirnya mempengaruhi hasil dari individual/group
performance.
HR Planning atau man power planning baik jangka pendek maupun
jangka panjang juga tidak akan lepas dari analisis beban kerja. Analisisnya cukup
sederhana,
pembagian
beban
kerja
pada
setiap
individu/group
akan
mempengaruhi man power planning sehingga berpengaruh pula dalam
recruitment baik internal maupun eksternal dan akhirnya pada corporate
1
planning. Workload analysis cukup mendapat perhatian yang serius karena pada
prinsipnya bertujuan untuk membuat proses organisasi lebih efektif dan efisien.
TUJUAN
Tujuan kajian ini adalah untuk memahami proses identifikasi beban kerja yang
selanjutnya dapat menjadi dasar bagi organisasi untuk memahami kebutuhan
organisasi dan atau departemen dalam merencanakan kebutuhan SDM.
TINJAUAN TEORI
Perencanaan SDM
Berbicara tentang perencanaan sumber daya manusia, yang menjadi fokus
perhatian ialah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih
menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk
menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu
yang tepat dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah
ditetapkan.
Adapun manfaat perencanaan SDM antara lain:
1. Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada
dalam organisasi secara lebih baik.
2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, produktivitas
kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan.
3. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan
akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan
kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan
berbagai aktifitas baru kelak.
4. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini
dirasakan semakin penting ialah penanganan informasi ketenagakerjaan.
5. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program
kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusia dalam
organisasi.
2
Melalui perencanaan SDM yang baik, maka dapat diketahui berapa jumlah
SDM yang tersedia dibandingkan dengan SDM yang dibutuhkan. Hal ini dapat
menjadi informasi untuk memutuskan apakah harus mempertahankan apabila
kondisinya seimbang atau mengurangi apabila kondisi SDM yang ada lebih
besar dengan SDM yang dibutuhkan. Atau pun bahkan harus menambah
apabila SDM yang ada lebih sedikit dibandingkan dengan SDM yang
dibutuhkan, secara lengkap kondisi tersebut dapat digambarkan sebagai
berikut:
Gambar 1: Dinamika SDM
Konsep Analisis Pekerjaan
Dessler (1993:85) mengemukakan bahwa analisis pekerjaan adalah
prosedur untuk menentukan tugas-tugas dan hakikat pekerjaan, serta jenis orang
yang perlu diangkat untuk melaksanakannya, atau dengan kata lain analisis
pekerjaan menyediakan data tentang syarat pekerjaan yang digunakan untuk
menyusun uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job
specification). Lebih lanjut dikatakan pula, bahwa informasi yang dihasilkan oleh
analisis pekerjaan dapat digunakan dalam rekrutmen dan seleksi, kompensasi,
penilaian prestasi kerja, serta pendidikan dan pelatihan.
Selanjutnya Moekijat (1995 : 58) mengemukakan, bahwa analisis jabatan
memberikan informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta
jenis-jenis jabatan dan karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugastugas. Di samping itu dinyatakan pula, bahwa jumlah waktu yang dipergunakan
untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu
3
berikut : a) waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni
waktu yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan
dengan produksi (waktu lingkaran/waktu baku/dasar); b) waktu yang digunakan
dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi
(bukan lingkaran/non-cyclical time); c) waktu untuk menghilangkan kelelahan
(fatigue time); d) waktu untuk keperluan pribadi (personal time). Jumlah orang
yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah
waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang
diberikan kepada satu orang. Untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan
secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase
tertentu akibat ketidakhadiran pegawai.
Menurut Irawan, Motik, dan Sakti (1997 : 63) analisis jabatan adalah
kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga akan
memberikan gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Di samping itu
dikemukakan pula, bahwa analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatankegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan pekerjaan/
jabatan, di mana hasilnya meliputi uraian jabatan (job description) dan syarat
jabatan (job specification).
Beban Kerja, Standar Kerja dan Langkah Penerapannya
Menurut Komaruddin (1996 : 235) analisa beban kerja adalah proses untuk
menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk
merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu. Sementara itu menurut
Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah
kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan
dalam jangka waktu tertentu. Lebih lanjut, Menpan (1997 : 5) juga menyatakan,
bahwa pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan
informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau
pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik
analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya.
4
Beban kerja dapat dikelompokkan menjadi 1) Beban kerja standar adalah
perhitungan waktu kerja secara efektif kali volume/frekuensi yang ditargetkan
dalam satu periode dan 2) Beban kerja real adalah beban kerja standar yaitu
perhitungan waktu kerja secara efektif kali volume/frekuensi yang ditargetkan
dalam satu periode. Adapun manfaat dari analisis beban kerja, yang dapat
digunakan organisasi antara lain :
1.
Untuk menghitung load pekerjaan seseorang dalam satu periode waktu
tertentu
2.
Untuk menghitung kebutuhan jumlah tenaga kerja dalam suatu proses atau
departemen
3.
Untuk proses pengajuan penambahan/pengurangan tenaga kerja
4.
Sebagai sarana pendukung untuk pengajuan kenaikan gaji/intensif
5.
Sebagai alat evaluasi aplikasi teknologi yang dapat mengurangi beban
kerja
Berbicara tentang beban kerja, tentu tidak terlepas dengan standar kerja,
karena Standar kerja (labor standars) adalah jumlah waktu yang harus digunakan
untuk melaksankan kegiatan tertentu dibawah kondisi kerja normal. Dengan
pengukuran kerja maka organisasi dapat melakukan evaluasi pelaksanaan kerja
karyawan, merencanakan kebutuhan tenaga kerja, menentukan tingkat kapasitas,
menentukan harga atau biaya suatu produk, memperbandingkan metoda-metoda
kerja, memudahkan scheduling operasi-operasi bahkan dapat dijadikan dasar
untuk menentapkan upah insentif.
Beberapa metode dapat digunakan untuk menentukan standar kerja, namun
yang paling populer dan mudah diterapkan adalah metode studi waktu (time
study), dengan menggunakan studi waktu, seorang analis mengambil suatu sampel
kecil dari satu kegiatan karyawan dan menggunakannya untuk menentukan suatu
standar bagi organisasi keseluruhan. Adapun prosedur dalam penggunaan studi
waktu adalah :
5
1. Menentukan jumlah siklus
Z2 [n’  x2 - (  x)2 ]
N = -----------------------------H2 (  x )2
Dimana :
’ = besarnya sampel pendahuluan
x = waktu-waktu yang dicatat stopwatch
h = setengah interval ketelitian
z = deviasi standar normal untuk tingkat kepercayaan yang diinginkan
2. Perhitungan waktu siklus rata-rata (CT) / waktu terpilih
 waktu
CT
=
------------ siklus
3. Perhitungan waktu normal
Untuk membuat waktu terpilih dapat diterapkan untuk semua karyawan, suatu
ukuran kecepatan/rating factor (RF) harus dimasukkan untuk menormalkan
pekerjaan. Aplikasi RF tertentu pada waktu terpilih disebut waktu normal.
Bila karyawan yang diteliti bekerja lebih cepat daripada karyawan rata-rata,
maka bentuk persamaannya adalah :
NT = CT (RF)
Bila karyawan diteliti untuk suatu periode waktu dan memproduksi sejumlah
unit produk selama waktu itu, maka bentuk persamaan normal
menjadi :
Waktu bekerja
NT = ----------------------------------- X RF
Jumlah unit yang diproduksi
4. Penghitungan waktu standar
6
Diperoleh melalui penambahan waktu normal dengan cadangan-cadangan
untuk kebutuhan pribadi
ST = NT ( 1 + waktu cadangan )
Dari waktu standar yang telah ditetapkan organisasi maka dapat menjadi dasar
untuk menghitung beban kerja karyawan baik secara individu maupun
divisi/kelompok.
Sedangkan alat bantu yang dapat digunakan untuk pengukuran beban kerja
antara lain.
a. Bagan Proses Aliran (Mapping Process Chart)
Bagan ini menggambarkan urutan operasi, baik gerakan pekerja maupun
aliran material. Bagan ini bermanfaat dalam memperlihatkan bagian proses
yang tidak produktif, seperti penundaan (delay), penyimpanan sementara,
dan untuk mengetahui panjang pendeknya jarak yang ditempuh. Analis
harus menguji apakah penundaan dapat dihindarkan, apakah penyimpanan
sementara
memang
perlu,
atau
seberapa
sering
terjadi
pemindahan/transportasi itu bisa diminimalkan. Pengurangan atau
peniadaan waktu tunda, penyimpanan sementara, maupun tranportasi akan
mengurangi waktu proses total.
b. Bagan Pekerja-mesin (Worker-machine Chart)
Bagan ini menggambarkan suatu siklus kerja dimana pekerjaan dan mesin
sibuk atau menganggur. Analis dapat dengan mudah mengetahui kapan
pekerja dan mesin bekerja secara bersamaan atau bekerja secara sendirisendiri (independen). Salah satu dari kegunaan dari bagan ini untuk
mengetahui berapa mesin/peralatan yang dapat ditangani oleh seorang
pekerja, atau sebaliknya. Bagan ini sering disebut juga dengan bagan
multiaktivitas.
c. Bagan Proses-kelompok (Gang-process Chart)
7
Bagan proses kelompok merupakan jenis lain dari bagan multiaktivitas,
yang menggambarkan kesibukan beberapa pekerja dan mesin yang bekerja
bersama-sama dalam suatu kelompok. Bagan ini bermanfaat untuk
mengkoordinasikan kegiatan sekelompok pekerja dan untuk mengetahui
tingkat kesibukan dari masing-masing pekerja. Dengan menggunakan
bagan proses-kelompok dapat diketahui pekerja mana yang memiliki
waktu kosong cukup besar, yang jika mungkin, dilakukan pengaturan
pekerja yang banyak memiliki waktu kosong membantu pekerja yang
waktunya padat, sehingga secara keseluruhan waktu proses bisa
diminimalkan, atau diperoleh keseimbangan beban kerja yang lebih merata
diantara para pekerja dalam kelompok tersebut, sehingga secara formula,
menghitung beban kerja adalah :
Beban Kerja = ∑ Waktu Pengerjaan X Frekuensi ( Volume )
dimana :

∑ waktu mengerjakan : lama waktu yang
digunakan untuk
mengerjakan

Frekuensi/volume : jumlah siklus pekerjaan yang harus dilakukan
Sedangkan untuk menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai di Unit adalah
Total Beban Kerja Unit dalam 1 tahun
Jam Kerja efektif Per Orang Per Tahun
dimana :

Total Beban Kerja Unit dalam 1 tahun = Penjumlahan beban kerja
individu di Unit

Jam Kerja Efektif dalam 1 tahun:
Jam kerja efektif 1 hari
= 7 jam
Jam kerja efektif 1 tahun
= 235 hari
Jadi jam kerja efektif
= 7 X 235 hari
= 1645 jam
8
Secara lengkap tahapan dalam menghitung beban kerja dapat dilakukan
melalui :
a. Melakukan mapping business untuk mengidentifikasi detail proses.
Mapping business merupakan representasi secara grafis dari proses, yang
menunjukkan serangkaian langkah, tugas, atau
pekerjaan yang
mengkonversikan input menjadi output. Manfaat dari mapping business
adalah untuk membuat permasalahan lebih jelas, menggambarkan
bagaimana masalah saat ini terjadi, mencari/mengembangkan peluang
improvement dan sebagai alat untuk analisis beban kerja.
b. Melakukan identifikasi proses kerja hasil mapping proses ( detail
pekerjaan) . Mengisi form RACI Matrix Standar. Diperoleh beban kerja
dari core process. RACI diartikan Responsible, Accountable, Consulted
dan Informed (Responsible artinya individu yang tepat menjalankan
tugas/aktivitas,
pelaksana
atau
yang
bertanggung
jawab
untuk
implementasi, Accountable artinya seorang yang bertanggung jawab dan
mempunyai kewenangan penuh. Hanya ada satu yang bertanggung jawab
dalam setiap tugas /aktivitas, Consulted artinya individu yang dapat
dimintai saran/pendapat/nasehat sebelum keptusan dilakukan dan Informed
artinya individu-individu yang butuh diinformasikan setelah keputusan di
tetapkan). RACI merupakan suatu cara untuk menguji tahapan proses,
tugas, aktivitas, usaha, keputusan atau inspeksi untuk menetapkan siapa
yang accountable, responsible, consulted dan informed, RACI dapat
digunakan untuk menentukan persoalan yang fundamental terkait proses
kerja. Manfaat dari RACI antara lain : mendorong team work dalam
mengklarifikasi tugas dan tanggung jawab, menghilangkan duplikasi kerja,
mengurangi mis understanding, meningkatkan komunikasi memastikan
setiap orang yang terlibat tidak lepas tanggung jawab, memperjelas
kepemilikan process, membantu klarifikasi aktivitas dan tugas dalam
process, mengurangi keputusan yang tidak tepat dengan memastikan orang
9
yang tepat yang terlibat dan mengklarifikasi batasan tugas dan keterkaitan
process.
c. Mengidentifikasi aktivitas supporting process ( meeting di luar bagian,
penugasan keluar, kepanitiaan, dll) dan aktivitas terkait pengembangan (
training internal, training external, dll).
d. Memerinci beban kerja individu hasil penghitungan pada proses b dan
hasil penghitungan pada proses c
e. Merekap hasil perhitungan beban kerja menggunakan form Rekap beban
kerja standar per bagian / divisi, dari setiap beban individu selanjutnya
dapat direkap dalam form beban kerja perbagian/divisi sehingga beban
kerja per individu dan per bagian/divisi dapat diketahui selanjunya sebagai
dasar dalam perencanaan apakah bagian/divisi tersebut perlu menambah
atau mengurangi SDM-nya
III. PENUTUP
Analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja
orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan
dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk
menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau
beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas, sedangkan standar
kerja (labor standars) adalah jumlah waktu yang harus digunakan untuk
melaksanakan kegiatan tertentu dibawah kondisi kerja normal. Dengan
pengukuran kerja maka organisasi dapat melakukan evaluasi pelaksanaan kerja
karyawan, merencanakan kebutuhan tenaga kerja, menentukan tingkat kapasitas,
menentukan harga atau biaya suatu produk, memperbandingkan metoda-metoda
kerja, memudahkan scheduling operasi-operasi bahkan dapat dijadikan dasar
untuk menetapkan upah insentif . Bagi organisasi tentu mempunyai tujuan dalam
efisiensi dan efektifitas baik SDA maupun SDM, keterkaitan dengan
pengelolaan SDM yang optimal maka perlu kiranya organisasi mengaplikasikan
work analysis atau analisis beban kerja, karena dengan mengetahui beban kerja
baik indibidu dan atau divisi maka diharapkan organisasi dapat melakukan
10
proses perencanaan SDM mulai dari prinsip dan konsep perencanaan, strategi,
metode dan pendekatan, mampu memahami Business Mapping process dalam
kaitan dengan analisa beban kerja dan mampu mengetahui kebutuhan organisasi
dan atau departemen dalam merencanakan kebutuhan SDM-nya, sehingga
organisasi dapat memutuskan apakah perlu menambah atau mengurangi SDM
agar produktivitas organisasi tetap terjaga.
Daftar Pustaka
Berry, Render dan Jay Heizer.2001. Prinsip-Prinsip Manajemen Operasional.
Jakarta : Salemba Empat
Gaspersz, Vincent. 2004. Proction Planning and Inventory Control. Jakarta :
Gramedia Pustaka Utama
Handoko, T. Hani. 2000. Manajemen Produksi. Yogyakarta : BPFE-UGM
Handoko, Hani T. 2000. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Edisi
Kedua. Cetakan Keempatbelas. Yogyakarta : BPFE.
Herjanto, Eddy, 2003 Manajemen Produksi dan Operasi Edisi ke dua Jakarta: PT
Gramedia Widiasarana Indonesia
Handoko, Hani T. 2000. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Edisi
Kedua. Cetakan Keempatbelas Yogyakarta : BPFE.
Hasibuan, Malayu, SP. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi
Jakarta : PT Bumi Aksara
Mark D. Hanna dan W. Rocky Newman. 2001. Integrated Operations
Management. Engelwood, NJ : Prentice Hall, Inc
Reksohadiprodjo, Sukanto dan Indriyo Gitosudarmo. 1999. Manajemen Produksi.
Yogyakarta : BPFE-UGM
Stevenson, William. 1996. Production/Operations Management. New York :
McGrow-Hill Companies
Tampubolon, Manahan. 2004. Manajemen
Management, Jakarta : Ghalia Indonesia
11
Operasional
:
Operations