PROFIL BIRO HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERAH

PROFIL
BIRO HUMAS DAN PROTOKOL
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI BANTEN
A. GAMBARAN UMUM BIRO HUMAS DAN PROTOKOL
Fungsi paling dasar humas dalam penyelenggaraan pemerintahan
adalah
membantu
menjabarkan
dan
mencapai
tujuan
program
pemerintahan, meningkatkan sikap responsif pemerintah, serta memberi
layanan informasi publik kepada masyarakat. Dalam Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan
Tugas Kehumasan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan
Pemerintah Daerah, humas pemerintah merupakan aktivitas lembaga dan
atau individu penyelenggara pemerintahan, yang melakukan fungsi
manajemen dalam bidang komunikasi dan informasi kepada publik
pemangku kepentingan dan sebaliknya.
Humas Pemerintah Daerah memiliki tugas utama yakni memberikan
informasi kepada masyarakat berkaitan dengan kebijakan, program dan
kegiatan pemerintah; mengelola informasi yang akan dikomunikasikan
kepada masyarakat secara cepat, tepat, akurat, proporsional dan menarik,
selaras dengan dinamika masyarakat; serta menyampaikan informasi
kebijakan, program dan kegiatan pemerintah secara lengkap, utuh, tepat
dan benar kepada masyarakat (pasal 3 ayat 1 Permendagri No. 13 Tahun
2011).
Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Banten
sebagai organisasi perangkat daerah yang betugas sebagai Pejabat
Pengelola Informasi Daerah, baik utama maupun pembantu, dipandang
perlu untuk dapat lebih mengedepankan pelayanan informasi publik,
disamping bidang kehumasan dan keprotokolan. Keberadaan fungsi baru
ini menjadikan Biro Humas dan Protokol sebagai SKPD yang memiliki
peranan penting bagi pelaksanaan pelayanan informasi publik di
Pemerintah Provinsi Banten.
PPID PEMBANTU BIRO HUMAS DAN PROTOKOL TAHUN 2015
-1-
1.1.
Gambaran Umum Biro Humas dan Protokol
Sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Daerah Provinsi
Banten Nomor 3 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat
Daerah
Provinsi
Banten,
Biro
Hubungan
Masyarakat
dan
Protokol
mempunyai tugas pokok membantu Asisten Daerah Administrasi Umum
melaksanakan pembinaan, koordinasi, evaluasi dan perumusan kebijakan
dibidang hubungan dan penerangan masyarakat, dokumentasi, informasi
dan keprotokolan.
Secara rinci susunan organisasi dari Biro Humas dan Protokol
adalah sebagai berikut ;
a. Kepala Biro;
b. Bagian
Pengembangan
Komunikasi
dan
Teknologi
Informasi,
membawahkan:
1. Sub Bagian Pengembangan Komunikasi dan Hubungan Antar
Lembaga;
2. Sub Bagian Penerbitan dan Teknologi Informasi;
3. Sub Bagian Tata Usaha Biro.
c. Bagian Penerangan Masyarakat, membawahkan:
1. Sub Bagian Hubungan dan Kerjasama Pers;
2. Sub Bagian Sarana Komunikasi;
3. Sub Bagian Liputan dan Dokumentasi.
d. Bagian Protokol, membawahkan:
1. Sub Bagian Tata Acara;
2. Sub Bagian Pelayanan Kegiatan Pimpinan;
3. Sub Bagian Pelayanan Tamu.
e. Bagian Aspirasi dan Informasi Publik, membawahkan:
1. Sub Bagian Pengumpulan dan Pengelolaan Informasi Publik;
2. Sub Bagian Pelayanan dan Jaringan Informasi Publik;
3. Sub Bagian Aspirasi dan Pengelolaan Opini Publik.
Adapun skema Struktur Organisasi dan Eselonering terlampir.
PPID PEMBANTU BIRO HUMAS DAN PROTOKOL TAHUN 2015
-2-
Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai tugas pokok
membantu Asisten Administrasi Umum
dalam melaksanakan pembinaan,
koordinasi, evaluasi dan perumusan kebijakan di bidang hubungan
masyarakat
yang
meliputi
penerangan
masyarakat,
dokumentasi,
informasi dan keprotokolan.
Untuk menjalankan tugas pokok tersebut Biro Humas dan Protokol
memiliki fungsi sebagai berikut ;
1.
Pelaksanaan koordinasi penyusunan rencana dan program kegiatan di
bidang
pengembangan
komunikasi
dan
teknologi
informasi,
penerangan masyarakat, aspirasi dan informasi publik serta protokol.
2.
Penyiapan perumusan kebijakan di bidang pengembangan komunikasi
dan teknologi informasi, penerangan masyarakat aspirasi dan
informasi publik serta protokol
3.
Perumusan kebijakan penyusunan pedoman pelaksanaan, pelporan
dan
analisis
penyelenggaraan
pengembangan
komunikasi
dan
teknologi informasi, penerangan masyarakat, aspirasi dan informasi
publik serta protokol
4.
Perumusan kebijakan evaluasi dan pengendalian penyelenggaraan
pengembangan komunikasi dan teknologi informasi, penerangan
masyarakat aspirasi dan informasi publik serta protokol
5.
Pelaksanaan
koordinasi
dan
pembinaan
penyelenggaraan
pengembangan komunikasi dan teknologi informasi, penerangan
masyarakat aspirasi dan informasi publik serta protokol
6.
Pelaksanaan
monitoring
dan
evaluasi
penyelenggaraan
pengembangan komunikasi dan teknologi informasi, penerangan
masyarakat aspirasi dan informasi publik serta protokol
7.
Pelaksanaan juru bicara Gubernur/Wakil Gubernur dan pemerintah
provinsi
8.
Pelaksanaan pembinaan teknis dan administrasi pengembangan
komunikasi dan teknologi informasi, penerangan masyarakat aspirasi
dan informasi publik serta protokol
PPID PEMBANTU BIRO HUMAS DAN PROTOKOL TAHUN 2015
-3-
1.2.
VISI, MISI DAN PRIORITAS BIRO HUMAS DAN PROTOKOL
Visi Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol Provinsi Banten
dijabarkan sebagai berikut :
“Terwujudnya
Penyelenggaraan
Pemerintahan
dan
Pelayanan Publik di Bidang Penerangan Masyarakat,
Teknologi Komunikasi, Informasi Publik dan Keprotokolan
yang berkualitas”.
Untuk mencapai visi tersebut telah ditetapkan tiga misi Biro
Hubungan Masyarakat dan Protokol, yaitu :
1. Mengembangkan aparatur kehumasanan yang profesional dalam
mengelola informasi
2. Meningkatkan pemberdayaan masyarakat di bidang informasi dan
komunikasi
3. Meningkatkan
kualitas
dan
kuantitas
sistem
informasi
dan
komunikasi
4. Meningkatkan fasilitasi tata acara keprotokolan tingkat daerah,
nasional dan internasional.
Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi, Biro Humas dan Protokol
memiliki peran yang penting dan vital dalam publikasi kegiatan
pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan, serta pembentukan
citra Pemerintah Provinsi Banten. Tugas-tugas tersebut termuat dalam
kegiatan-kegiatan
hubungan
penerangan
masyarakat,
dokumentasi,
pelayanan informasi publik dan keprotokolan.
Dalam posisi seperti itu, Biro Humas dan Protokol sesungguhnya
dapat menjadi jembatan informasi antara Pemerintah Provinsi Banten
dengan masyarakat, sehingga ia menjadi alat komunikasi yang dapat
menyeimbangkan informasi antara pemerintah dengan masyarakat. Selain
itu, Biro Humas dan Protokol medium penyebarluas informasi hasil-hasil
PPID PEMBANTU BIRO HUMAS DAN PROTOKOL TAHUN 2015
-4-
kegiatan
pemerintahan,
pembangunan
dan
kemasyarakatan
yang
dilaksanakan Pemerintah Provinsi Banten.
Biro Hubungan Masyarakat Pemerintah Provinsi Banten pada
dasarnya merupakan simpul informasi dari sistem pelayanan informasi,
yang diharapkan membentuk citra positif Pemerintah Provinsi Banten.
Oleh karena itu, fungsi kehumasan menjadi salah satu faktor penentu
dalam membangun citra pemerintah provinsi secara keseluruhan.
Perubahan lingkungan global dan kemajuan yang pesat di bidang
komunikasi dan informasi tidak saja telah menjadi tantangan baru bagi
kehumasan, akan tetapi juga berimplikasi pada perubahan paradigma
kehumasan,
dimana
informasi
lebih
banyak
diserahkan
kepada
masyarakat. Saat ini, kehumasan pemerintah harus didorong untuk dapat
tampil secara kredibel dan profesional. Banyaknya tantangan dan kendala
yang harus dihadapi, baik yang berskala eksternal maupun internal
menempatkan Humas Biro Humas dan Protokol Banten dalam persaingan
pelayanan
informasi
yang
ketat.
Ekspektasi
masyarakat
terhadap
pemerintah yang begitu tinggi, sehingga kinerja birokrasi, termasuk
humasnya, selalu menjadi sorotan, kritikan dan bahkan terkadang
memunculkan penentangan-penentangan. Oleh karena itu, kehumasan
Biro Humas dan Protokol Banten harus mereposisi dan mereaktualisasi
peran dan fungsinya agar sesuai dengan perubahan lingkungan global dan
kemajuan teknologi yang pesat di bidang komunikasi dan informasi yang
terjadi dewasa ini. Ini mengimplikasikan Pemerintah Provinsi Banten harus
memiliki kehumasan yang berperan aktif dan didukung oleh tenaga
kehumasan yang profesional.
Mewujudkan sosok humas yang profesional di atas bukanlah
pekerjaan yang mudah dan sederhana. Diperlukan visi, misi grand
strategy, dan program-program
yang jelas, serta upaya terus-menerus
dan komprehensif dalam memberdayakan kehumasan, baik mencakup
PPID PEMBANTU BIRO HUMAS DAN PROTOKOL TAHUN 2015
-5-
aspek-aspek pemberdayaan kelembagaan, ketatalaksanaan, SDM, sarana
dan prasarana maupun substansi dalam informasi.
Di sisi lain, Provinsi Banten merupakan provinsi yang masih
relatif baru, dengan kondisi infrastruktur (umum dan pemerintahan),
masyarakat, posisi geopolitik dan geografis yang begitu sangat spesifik dan
dinamis. Kondisi tersebut tentu sangat berperan dalam kaitannya dengan
upaya-upaya untuk mengembangkan suatu sosok pelayanan dalam
informasi dan kehumasan yang berdayaguna dan berhasil guna, sesuai
dengan visi dan misi yang telah ditetapkan.
1.3.
KOMPOSISI PEGAWAI
Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol dalam melaksanakan tugas
dan fungsinya memiliki kekuatan personil sebanyak 92 orang, yang terdiri
dari 67 PNS, dan sisanya non PNS sebanyak 25 orang.
Data Pegawai PNS Berdasarkan Pangkat/Gol.Ruang
NO
1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
PANGKAT/GOL.RUANG
2
Pembina Utama / IV e
Pembina Utama Madya / IV d
Pembina Utama Muda / IV c
Pembina Tk.I / IV b
Pembina / IV a
Penata Tk I / III d
Penata / III c
Penata Muda Tk I / III b
Penata Muda / III a
Pengatur Tk.I / II d
Pengatur / II c
Pengatur Muda Tk.I / II b
Pengatur Muda / II a
JUMLAH
PPID PEMBANTU BIRO HUMAS DAN PROTOKOL TAHUN 2015
JUMLAH
3
4
4
3
12
9
15
2
4
1
13
67
KET
4
-6-
B. RENSTRA DAN RENJA SKPD
Pada tahun 2015, Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol
melaksanakan tiga program utama, yaitu :
A.
Pembinaan, Pemantapan Otonomi Daerah dan Pemerintahan
Umum
Program ini terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1.
Hubungan dan Kerjasama Pers;
Kegiatan ini meliputi kerja sama dan hubungan mutualisma
antara
pemerintah
provinsi
Banten
dan
Pers
dalam
mensosialisaikan berbagai agenda kerja maupun keberhasilan
pembangunan pemerintah daerah kepada masyarakat, juga
pada pemerintah daerah lainnya. .
2.
Sarana Komunikasi;
Kegiatan ini memfasilitasi adanya kegiatan publikasi meliputi
media luar ruang, pers room bagi insan jurnalistik, publikasi
melalui festival media komunikasi tradisonal tingkat nasional.
Selain itu kegiatan ini juga mengagas pembuatan profil media
di Provinsi Banten.
3.
Liputan dan Pengelolaan Dokumen ;
Kegiatan ini memfasilitasi peliputan berbagai kegiatan pimpinan
daerah
provinsi
Banten,
pameran
foto
keberhasilan
pembangunan daerah, dan penguatan citra pimpinan melalui
dokumentasi dan publikasi.
4. Pengembangan
Komunikasi
dan
Hubungan
Antar
Lembaga ;
Kegiatan ini memfasilitasi terlaksananya Forum Kehumasan
Provinsi Banten, pembentukan jabatan fungsional kehumasan,
focus discusion group pengembangan komunikasi pemerintah
Provinsi Banten.
PPID PEMBANTU BIRO HUMAS DAN PROTOKOL TAHUN 2015
-7-
5. Penerbitan Media dan Teknologi Informasi;
Kegiatan ini memfasilitasi terbitnya media informasi Menara
Banten,
buku-buku
tentang
Banten,
Penerbitan
majalah
dinding, pembuatan roll banner tentang pembangunan Banten
serta pengelolaan website Banten.
6. Aspirasi dan Pengelolaan Opini Publik ;
Kegiatan ini memfasilitasi pengelolaan opini publik di media
massa, pengelolaan aspirasi masyarakat, serta klarifikasi dan
analisa
berita
pembangunan
yang
berkaitan
tentang
dan
kemasayarakatan
pemerintahan,
di
lingkungan
Pemerintahan Provinsi Banten.
7. Pengumpulan dan Pengelolaan Informasi Publik;
Kegiatan ini memfasilitasi oengumpulan dan pengelolaan
informasi publik baik dalam bentuk hard copy ataupun soft copy
yang ditransfer pada media digital. Baik informasi yang berkala,
tersedia setiap saat ataupun seta merta.
8. Pelayanan Jaringan Informasi Publik;
kegiiatan ini memfasilitasi penguatan kelembagaan PPID di
lingkungan
Pemerintah
Provinsi
Banten,
membantu
penyelesaian sengketa informasi pada sidang adjudikasi Non
Litigasi.
Juga
memberikan
pembinaan
dan
monitoring
pelaksanaan pelayanan informasi publik di kabupaten/kota.
9. Fasilitasi Penunjang Kegiatan Keprotokolan;
Kegiatan ini memfasilitasi kegiatan pimpinan di wilayah Provinsi
Banten serta penyediaan sarana keprotokolan.
10. Fasilitasi Kegiatan Pimpinan dan Tamu;
Kegiatan ini memfasilitasi kegiatan pimpinan dan tamu melalui
perencanaan dan koordinasi di luar wilayah Provinsi Banten.
PPID PEMBANTU BIRO HUMAS DAN PROTOKOL TAHUN 2015
-8-
11. Pelayanan Tamu;
Kegiatan ini memfasilitasi perencanaan kegiatan tamu dan
koordinasi pelaksanaan kegiatan pimpinan dan tamu.
B. Program Peningkatan Kualitas dan Tata Kelola Pemerintah
Daerah
Program ini terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Penyusunan Laporan Kinerja Keuangan dan Aset Daerah ;
Kegiatan ini memfasilitasi tersusunnya laporan keuangan dan
neraca aset bulanan, triwulan, semester, prognosis, dan akhir
tahun.
2. Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan;
Kegiatan ini memfasilitasi tersusunnya LAKIP, LKPJ, LPPD, RENJA,
RKA/DPA, pemenuhan operasional kantor, evaluasi triwulanan
serta laporan kemajuan pelaksanaan kegiatan fisik dan keuangan.
C. Program Data dan informasi pembangunan
1. Penyediaan Data dan Informasi Pembangunan
Kegiatan ini meliputi berbagai penyediaan bahan dan data bagi
pelayanan informasi pembangunan yangdiselenggarakan oleh Biro
Humas dan Protokol Setda Provinsi Banten.
PPID PEMBANTU BIRO HUMAS DAN PROTOKOL TAHUN 2015
-9-