MS-Access

Pertemuan Petugas Pengolah Data
Bidang Informasi Keluarga dan Analisa Program
(IKAP) BKKBN
Pengenalan Microsoft Access
 Microsoft Access merupakan salah satu bentuk aplikasi
program database yang dapat digunakan secara single
user maupun multi user.
 Keunggulan aplikasi ini memiliki perintah-perintah yang
jauh lebih lengkap daripada sistem database lainnya.
 Kekurangan yang ada pada microsoft access adalah
keterbatasan daya tampung data, sehingga banyak
pengguna database yang tidak mau menggunakan
microsoft access karena masalah keterbatasan yang
dimilikinya.
 Microsoft Access umumnya digunakan untuk sistem
aplikasi dengan variable data cukup kompleks
Jenis Aplikasi Program di BKKBN
Dengan Microsoft Access
PENDATAAN KELUARGA
REGISTER KLINIK KB
LAPORAN KLINIK KB
DATA POTENSI WILAYAH
LAPORAN PENGENDALIAN LAPANGAN
KEPEGAWAIAN
LAPORAN GUDANG
DATA INVENTARIS
KEPUSTAKAAN (DALAM PROSES)
Bahan Pokok Pembuatan
Aplikasi Dengan MS Access
APLIKASI PROGRAM YANG DIBUAT UMUM :
• TABEL
Meliputi Field (Kolom dengan Identitas judul kolom),
Data Type (Tipe Data : Number, Text, Memo, Date and
Time) dan Description (Keterangan Kolom)
• FORMS Digunakan untuk membuat Menu, Format Entry Data
(umumnya disesuaikan dengan bentuk formulir laporan)
• QUERY Digunakan untuk memilih kolom/ variable data dan tabel
yang akan digunakan
• REPORT Digunakan untuk membuat hasil yang akan dicetak atau
model-model jenis laporan yang akan di informasikan
• MACRO Digunakan untuk membuat kendali proses perjalanan dan
penggunaan aplikasi program.
Cara Memperbaiki Aplikasi Program
Pendataan
Dalam Aplikasi Program Pendataan yang biasanya dilakukan
perbaikan antara lain :
A. Terdapat kesalahan Validasi
Perbaikan Form Data Entry
B. Data Telah di Entry Tidak
Bisa Dicetak
Cek Perangkat & Kode Wilayah
C. Kesalahan Rumus Pada Hasil Pencetakan
Perbaikan Report
D. Kesalahan Dalam Penjumlahan
Perbaikan Report
Cara Memperbaiki Aplikasi Program
Pendataan
A. Perbaikan Form Data Entry
A. Aktifkan Aplikasi Program Pendataan
B. Klik Icon Database Window
C. Klik Forms
D. Klik Kanan Pada Data Entry dan Pilih
Icon Design View
E. Silakan perbaiki validasi mana
yang dianggap salah
Validasi ditandai dengan Penulisan berukuran besar
Untuk memperbaiki Kolom Dapat Dilebarkan dan
ukuran huruf dapat diperkecil
Cara Memperbaiki Aplikasi Program
Pendataan
B. Data Telah di Entry Tidak Bisa Dicetak
Bila Data tak bisa dicetak, maka cek hubungan kabel printer dengan CPU
Nyalakan mesin printer dan gunakan jenis printer dari menu pencetakan
Cek penulisan kode wilayah harus sesuai antara tabel R1KS dengan
Tabel wilayah
A. Aktifkan Aplikasi Program Pendataan
B. Klik Icon Database Window
C. Klik Tabels
D. Double Klik Pada R1KS 2001 dan
Tabdes Kode Desa Harus sama
penulisannya (tampil 2 tabel)
E. Silakan cek dan perbaiki kode desa
pada R1KS 2001 dan sesuaikan
dengan kode pada Tabdes
Cara Memperbaiki Aplikasi Program
Pendataan
C. Dan D. Perbaikan Report (Kesalahan Rumus Pada Hasil Pencetakan)
Perbaikan Rumus (penjumlahan baik kesamping maupun dari atas ke
bawah) pada hasil pencetakan dilakukan pada Report
A. Aktifkan Aplikasi Program Pendataan
B. Klik Icon Database Window
C. Klik Reports
D. Klik kanan pada nama Report yang
akan diperbaiki dan pilih Icon Design
View
E. Silakan cek dan perbaiki Rumus pada
Report tersebut
Cara Melakukan Query Data dengan
Field-field yang ditentukan
Untuk melakukan query dengan memilih field tertentu maka harus
diketahui field yang ada pada data entry
Field Data Wilayah dan Field Demografi
Cara Melakukan Query Data dengan
Field-field yang ditentukan
Field Data Demografi dan PUS
Cara Melakukan Query Data dengan
Field-field yang ditentukan
Field Tahapan KS, Indikator Tambahan, Sasaran
Intervensi dan Kesertaan Ber KB
Cara Melakukan Query Data dengan
Field-field yang ditentukan
Field Permasalahan Tahapan KS per Indikator
Cara Melakukan Query Data dengan
Field-field yang ditentukan
Menentukan query dengan indikator terpilih
A. Aktifkan Aplikasi Program Pendataan
B. Klik Icon Database Window
C. Klik Queries
D. Klik New Pilih Design View
E. Dari Box Show Table lakukan Double
Klik File R1KS2001 dan Tabdes
kemudian Klik Close
F. Lakukan Drag Kodedes pada R1KS ke
Kodedes pada Tabdes
Cara Melakukan Query Data dengan
Field-field yang ditentukan
Menentukan query dengan indikator terpilih
G. Lakukan Drag Field PUS Kelompok Umur
H. Lakukan Klik Icon Run
Jika hasil Query akan disimpan
dalam bentuk File, maka lakukan
Klik tanda silang dan Klik Save,
Pada Box Save As ganti nama
query dengan nama baru misal PUS
Cara Melakukan Query Data dengan
Field-field yang ditentukan
H. Lakukan Klik Icon Run
Jika hasil Query akan dicopykan ke Aplikasi Excel, maka lakukan Blok Data dan
Klik copy dan aktifkan MS Excel kemudian lakukan Klik Paste.
Lanjutkan dengan mengganti nama-nama Kode Kolom dengan nama sebenarnya
Cara Melakukan Export Data
Dari MS Access ke MS Excel
Export Data dapat dilakukan baik dari Tabel maupun dari hasil
Query yang telah tersimpan
Export Data Dari Tabel Misal R1KS2001
A. Aktifkan Aplikasi Program Pendataan
B. Klik Icon Database Window
C. Klik Tabels
D. Klik pada file yang akan di Eksport
E. Klik Icon Analyze It With MS Excel
F. Tunggu sampai tampil dan tersimpan
data R1KS pada format Excel secara
utuh data satu file
Cara Melakukan Export Data
Dari MS Access ke MS Excel
Export Data dapat dilakukan baik dari Tabel maupun dari hasil
Query yang telah tersimpan
Export Data Dari Hasil Query Misal R1KS2001 dan Tabdes
A. Aktifkan Aplikasi Program Pendataan
B. Klik Icon Database Window
C. Klik queries
D. Klik pada file yang akan di Eksport
E. Klik Icon Analyze It With MS Excel
F. Tunggu sampai tampil dan tersimpan
data R1KS pada format Excel secara
utuh data satu file
Tips-Tips
• Untuk dapat menguasai aplikasi ini sebaiknya
lakukan copy file Aplikasi dengan nama lain dan
silakan untuk mencoba.
• Jangan merasa takut untuk mencoba, karena
dengan melakukan uji coba, maka peluang
untuk dapat mengembangkan berbagai jenis
tabel data dan informasi akan semakin besar.
• Dengan melakukan Uji coba, maka peluang
terhindar dari kemacetan melakukan pengolahan
data semakin kecil.
Sekian