`KAU BEGITU BERHARGA KETIKA DIBUTUHKAN` Oleh : Lidia Putri

‘KAU BEGITU BERHARGA KETIKA DIBUTUHKAN’
Oleh : Lidia Putri Walody
Diburu bagaikan intan berlian jika sangat dibutuhkan namun sangat tidak dipedulikan
jika belum dibutuhkan. Itulah ungkapan yang tepat untuk sebuah arsip, sering sekali dalam
kehidupan sehari-hari kita tidak mempedulikan arsip bahkan lalai akan pentingnya arsip
tersebut padahal arsip tersebut mempunyai nilai guna yang tinggi. Arsip merupakan rekaman
peristiwa atau kegiatan dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
technologi. Rekaman peristiwa yang sudah terjadi tidak dapat diulang kembali, karena itulah
salah satu sifat arsip bersifat unik tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan
buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya memiliki kronologi yang
unik selalu merupakan satu-satunya produk adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang
berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan
kegiatan tersebut. Selain itu juga sifat arsip lainnya bersifat otentik, legal dan reliable,
maksud reliable artinya keberadaan arsip dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai
bahan pendukung pelaksanaan kegiatan. Mengikuti perkembangan tekhnologi sekarang ini
arsip tidak hanya berupa secarik kertas saja namun juga arsip dapat berupa arsip elektronik
seperti CD, DVD, Harddisk dan lain sebagainya.
Arsip vital merupakan salah satu jenis arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Personal file atau arsip pribadi seperti akte
kelahiran, ijazah, dan lain sebagainya itu merupakan arsip vital bagi setiap individu. Seperti
contohnya jika ijazah kita hilang atau rusak karena terbakar maka sebagai penggantinya
hanya surat keterangan saja yang dapat dikeluarkan oleh instansi terkait tidak bisa digantikan
dengan ijazah seperti semula. Oleh karena itu mulailah peduli akan arsip yang kita miliki
sendiri dimulai dari cara kita menyimpannya, karena peduli akan arsip harus dimulai dari diri
sendiri.
Masyaratakat juga mempunyai peran yang sangat penting dalam pengelolaan,
penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung, serta
penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan. Peran masyarakat tersebut sudah diatur
dalam Undang-undang kearsipan. Seperti halnya peran serta masyarakat dalam pengelolaan
arsip dapat dilaksanakan dengan cara: menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat
mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin pelindungan hak-hak
keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan
penyelenggaraan negara dan menyimpan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga,
organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan masing-masing sesuai dengan standar dan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Peran serta masyarakat dalam penyelamatan
dilaksanakan dengan cara: menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan, melaporkan
kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan,
pemalsuan, dan pengubahan arsip oleh lembaga Negara tanpa melalui prosedur sebagaimana
diatur dalam Undang-Undang, dan melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat
penyimpanan arsip dari bencana alam, bencana sosial, perang, sabotase, spionase, dan
terorisme melalui koordinasi dengan lembaga terkait. Pemerintah memberikan penghargaan
kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam kegiatan pelindungan dan
penyelamatan arsip.
Arsip memiliki arti yang sangat penting sehingga kita harus menyadari pentingnya
arsip mulai sekarang Kita akan menyadari arsip begitu penting jika kita sangat membutuhkan
untuk sebuah pembuktian hukum, ketika arsip itu rusak, maupun ketika arsip tersebut sudah
hilang. Banyak pembelajaran yang kita dapat dari arti penting sebuah arsip. Untuk itu
mulailah dari sekarang untuk peduli akan arsip, semua bisa dimulai dari arsip pribadi kita
atau personal file. Jika kita sudah menanamkan pada diri kita arti penting arsip maka kita pun
akan menjaga setiap arsip yang ada. Apalagi sekarang sudah ada peraturan hukum yang
tegas, undang-undang yang mengatur dan memberi sanksi pidana ataupun denda atas
tindakan dengan sengaja memusnahkan arsip tanpa prosedur, tidak menjaga kerahasiaan
arsip, memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan
kepada pihak lain dan lain sebagainya semua itu. Untuk itu mulailah dari sekarang untuk
mempedulikan arsip, karena arsip itu sungguh berharga, dan karena arsip kita bisa
mengetahui sejarah yang terjadi di masa lampau.