A. Pendahuluan Dengan perkembangan teknologi dewasa

Makalah Inovasi Unggul | 1
A.
Pendahuluan
Dengan perkembangan teknologi dewasa ini dalam bidang Teknologi Informasi
akan membuat daya saing di dunia usaha maupun dunia pendidikan, tidak bisa
dihindari. Untuk dapat bertahan dalam persaingan, salah satu cara untuk dapat
dilakukan adalah mengembangkan potensi yang ada dalam suatu badan usaha,
khususnya dalam bidang pendidikan ITN Malang. Untuk meningkatkan daya saing
kami berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa dan pengelolaan
manajemen kami melakukan pengembangan dalam Teknologi Informasi. Salah satu
yang dikembangkan adalah bidang teknologi informasi keuangan dan akuntansi
sehingga, dapat memudahkan pelayanan kepada mahasiswa dan pihak-pihak yang
berkepentingan.
Pengembangan sistem informasi keuangan dan akutansi ditujukan untuk
meminimalisasi
pekerjaan
yang dilakukan
secara manual
dan
melakukan
pengintegrasian sistem-sistem yang ada di ITN Malang. Untuk menyikapi semua ini,
maka dimulai dengan menyiapkan, menentukan, menggunakan Sistem Informasi
Keuangan dan Akuntansi. Dengan adanya pengintegrasian sistem, maka pengelolaan
keuangan sistem informasi yang berbasis IT untuk menangani transaksi-tansaksi
yang terjadi di bagian keuangan serta memudahkan dalam pengelolaan data dan
pelaporan.
Karena Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi di ITN Malang dalam
mengerjakan laporan keuangan dan akuntansi masih dikerjakan berulang lebih satu
kali, sehingga tidak efisien. Hal ini sebabkan oleh proses data dan laporan keuangan
sebagian dikerjakan secara manual dan tidak terintegrasi, sehingga beberapa aspek
kegiatan pekerjaan tidak menjadi satu sumber.
Tingkat kesalahan didalam penyusunan laporan keuangan cenderung tinggi
disebabkan karyawan keuangan dan akuntansi masih melakukan proses secara
manual yang memerlukan waktu yang cukup lama, sehingga untuk memeriksa
kebenaran data dan laporan tidak bisa 100%. Disamping itu, laporan keuangan tidak
dapat dihasilkan sewaktu-waktu, sehingga berdampak dalam pengambilan keputusan
cenderung tidak cepat dan tidak akurat.
|Pengembangan
Pengelolaan
Keuangan Berbasis IT
1
Makalah Inovasi Unggul | 2
Apabila Sitem Pengendalian Intern tidak baik, maka berdampak pada tingkat
kesalahan yang apabila dilakukan Audit tidak akan mencapai status OPINI AUDIT
wajar tanpa pengecualian. Dengan demikian, Laporan Keuangan harus disusun
sesuai dengan standar.
Salah satu kami bekerjasama dengan Unit Kerja SIM (Sistem Informasi
Managemen) membuat dan menggunakan suatu Sistem Pengembangan Aplikasi
Student Finance dan Pengembangan Aplikasi General Cashier.
Aplikasi Student Finance ini digunakan untuk proses administrasi keuangan
mahasiswa. Aplikasi General Cashier ini digunakan untuk proses administrasi
pengeluaran keuangan yang digunakan operasional, investasi dan penerimaan
keuangan yang tidak bersumber dari mahasiswa.
Dengan Pengembangan Aplikasi Student Finance dapat meningkatkan
pelayanan kepada mahasiswa dalam proses pembayaran DPP, SPP, SKS, Praktikum,
Studio, dan Ujian Skripsi. Pengembangan Aplikasi General Chasier dapat
mengetahui kondisi keuangan yang ada di ITN Malang , sehingga dari kedua
Aplikasi ini akan didapat Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi dan dapat
menjadi acuan dalam pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan yang
ada di ITN Malang.
B.
Permasalahan
1.
Bagaimana meminimalkan kesalahan pada proses data dan saat proses
transaksi keuangan, serta memudahkan dalam penjurnalan.
2.
Bagaimana membangun sistem informasi dan merancang program aplikasi
yang saling terkait antar bagian.
3.
Bagaimana mengetahui surplus dan/atau defisit di setiap per prodi, jurusan dan
bagian/lembaga di lingkungan ITN Malang.
C.
Tindakan
1.
Membuat
keakuratan dan kewajaran dalam pelaporan keuangan secara
otomatis dan real time.
|Pengembangan
Pengelolaan
Keuangan Berbasis IT
2
Makalah Inovasi Unggul | 3
2.
Membuat Aplikasi Student Finance dan Aplikasi General Cashier untuk
membantu dalam pemrosesan data keuangan, sehingga memudahkan para user
khususnya Bagian Akunting.
3.
Melakukan proses penyusunan jurnal pendapatan dan pengeluaran sehingga
dapat diakses di masing-masing unit kerja yang berkepentingan melalui
jaringan internet (LAN) dengan baik, sehingga diketahui surplus dan /atau
defisit untuk menganalisa laporan keuangan.
D.
Rancangan Sistem
Pengembangan sistem berarti metode, prosedur, konsep pekerjaan, aturan yang akan
digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi dan untuk pemecahan
masalah. Pengembangan Sistem Informasi Keuangan dengan modul yang ada antara
lain :
- Modul General Cashier
- Modul Fix Asset
- Modul Personalia
- Modul Store
- Modul Student Finance
- Modul General Ledger
Akan tetapi semua Aplikasi di atas masih belum terintegrasi ke dalam laporan
akuntansi keuangan.
D.1. Alur Sistem Akuntansi Keuangan
|Pengembangan
Pengelolaan
Keuangan Berbasis IT
3
Makalah Inovasi Unggul | 4
slip
Recording
Keuangan
Mahasiswa
Proses
Reconsiliasi
Data
Server
Data
Proses
Jurnal
Web
Server
Proses
Jurnal
Accounting
Bank
Proses
Validasi
Laporan
Genaral
Cashier
Dekan
Rektor
Anggaran
Anggaran
Ka.Prodi
Ka.Biro
D.2. Uraian Sistem Akuntansi Keuangan
- Pendapatan dari mahasiswa dengan slip, Recording Keuangan mengadakan
proses rekonsiliasi.
- Bagian Akunting melakukan verifikasi data penerimaan dengan data yang
diperoleh dari bank. Jika data sudah valid maka proses selanjutnya adalah
melakukan Jurnal Penerimaan.
- Pengeluaran yang sudah dilakukan oleh general cashier divalidasi oleh
Bagian Akunting sehingga terbentuklah Jurnal Pengeluaran.
- Anggaran dimasukkan di Bagian Keuangan yang diterima dari masingmasing Kabiro, Kaprodi maupun Kepala unit.
- Pelaporan keuangan dirancang secara online supaya dapat diakses oleh
semua bagian berdasarkan hak aksesnya.
- Pengerjaan yang menitikberatkan pada Jurnal Penerimaan dan Jurnal
Pengeluaran.
|Pengembangan
Pengelolaan
Keuangan Berbasis IT
4
Makalah Inovasi Unggul | 5
D.3. Perancang Menu
Untuk aplikasi di atas akan dipecah menjadi 2 bagian dengan detail menu
masing-masing di bawah ini :
Menu Utama
Setup
-
Transaksi
- Anggaran
- Jurnal Umum
- Jurnal Transfer
Laporan
- Buku Besar
 All Biaya
 Kas Bank
 Per account
- Jurnal
 Detail Jurnal
 Rekap Jurnal
- Ajuan Biaya
Informasi
Perkiraan Per Unit
Utility
E.
Sub Menu
Periode Pembukuan
Setup Perkiraan
 Group Perkiraan
 Jenis Perkiraan
 Perkiraan
Unit Kerja
Perkiraan Unit Kerja
Perkiraan Transfer
Setting User
Pengembangan Aplikasi Pengelolaan
Sesuai dengan prosedur sistem akuntansi keuangan yang ada dalam perancangan
menu aplikasi tersebut diatas, secara keseluruhan belum terintegrasi ke dalam
laporan akuntansi keuangan, maka Pengelolaan Sistem dalam usulan ini
menitikberatkan pada Aplikasi Student Finance dan General Cashier.
|Pengembangan
Pengelolaan
Keuangan Berbasis IT
5
Makalah Inovasi Unggul | 6
Dibawah ini arsitektur aplikasi software sistem keuangan student finance dan general
cashier.
Laporan Keuangan
Prodi
Student
Finance
General
Leadger
Laporan
Keuangan
Jurnal
General
Cashier
Laporan Keuangan ITN
Pada arsitektur diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
Student finance dan General Cashier merupakan inputan, data tersebut direkam
dalam jurnal dan simpan pada general ledger proses akhir dari untuk mengetahui
pendapatan (surplus dan atau defisit) masing-masing prodi/jurusan dan keuangan
ITN Malang secara global dari kedua transaksi tersebut.
|Pengembangan
Pengelolaan
Keuangan Berbasis IT
6
Makalah Inovasi Unggul | 7
E.1. Alur Student Finance
Mahasiswa
Bank
Recording Keuangan
Akunting
Start
Proses
Tagihan
Mahasiswa
Memeriksa
Tagihan
Proses Jurnal
Penerimaan
Display
Tagihan
(Siakad)
End
Tagiha
Pembayaran
Mahasiswa
Slip
Pembayaran
Memasukan
Pembayaran
MHS
Slip
Pembayaran
Rekonsiliasi
Pembayaran
Laporan
Pembayaran
|Pengembangan
Pengelolaan
Keuangan Berbasis IT
7
Makalah Inovasi Unggul | 8
Aplikasi Fasilitas adalah sebagai berikut :
Menu Utama
Setup
Sub Menu
Klasifikasi Piutang Mahasiswa
Perkiraan Piutang Mahasiswa
Proses
Proses Piutang Mahasiswa
Display Tagihan (Siakad)
Koreksi Pembayaran Piutang Mahasiswa
Proses Data Piutang dengan Bank Mahasiswa
Proses Pembayaran Piutang dengan Bank
Rekonsiliasi Pembayaran Piutang Mahasiswa
Proses Laporan Pembayaran
Laporan
Jurnal Piutang Mahasiswa
|Pengembangan
Pengelolaan
Keuangan Berbasis IT
8
Makalah Inovasi Unggul | 9
E.2. Alur General Cashier
Fakultas/Jurusan/Bagian Rektor &WR. II
Keuangan
Akunting
Start
Verifikasi &
Persejuan
Pengajuan
Keuangan
Tagiha
T
Persetujua
n
Y
Pencairan
oleh Kasir
Tagiha
Proses Jurnal
Pengeluaran
Laporan
Surplus/Defisit
- Per Prodi
- Per Jurusan
- Institusi
selesai
|Pengembangan
Pengelolaan
Keuangan Berbasis IT
9
Makalah Inovasi Unggul | 10
Aplikasi Fasilitas adalah sebagai berikut :
Menu Utama
Proses
Sub Menu
Pengajuan Keuangan
Verifikasi & persetujuan
Pencairan oleh kasir
Penjurnalan Pengeluaran
Laporan
Jurnal per Jurusan
Jurnal per Fakultas
Jurnal Institusi
F.
Kesimpulan
Hasil karya inovasi unggul ini berupa Aplikasi Student Finance, General Cashier
yang mendukung Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi (SIKA) sehingga dapat
terintegrasi di bagian keuangan dan bagian lainnya. Aplikasi Student Finance dan
General Cashier diharapkan dapat menampilkan jurnal laporan penerimaan keuangan
dengan laporan penerimaan keuangan pendaftaran dan heregrestasi, laporan
keuangan mahasiswa dan bagian SIM yang terkait, sehingga surplus dan atau defisit,
dapat dihasilkan secara otomatis dan sewaktu waktu serta akurat.
|Pengembangan
Pengelolaan
Keuangan Berbasis IT
10
Makalah Inovasi Unggul | 11
F.1.
Transksi Jurnal Tagihan/Pembayaran (Transfer)
Gambar . Tampilan Entri Jurnal Tagihan/Pembayaran (Transfer)
F.2.
Laporan Penerimaan Per Prodi
Gambar . Tampilan Penerimaan Per Prodi
|Pengembangan
Pengelolaan
Keuangan Berbasis IT
11
Makalah Inovasi Unggul | 12
F.3.
Laporan Pengeluaran Biaya Per Prodi.
Gambar . Tampilan Pengeluaran Biaya Per Prodi
|Pengembangan
Pengelolaan
Keuangan Berbasis IT
12