BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian

6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Pembelian
Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa, dan
perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut Pengadaan barang. Tujuan utamanya
adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas
dan jasa yang dipersyaratkan. Terlepas dari memastikan bahwa perusahaan mempunyai
persediaan bahan tanpa henti, adalah fungsi dari pembelian untuk memastikan bahwa ada
keseimbangan antara persediaan bahan dengan tingkat inventaris sehingga perusahaan
dapat
mempertahankan
posisi
labanya
sepanjang
menyangkut
biaya
bahan.(http://indonesia.smetoolkit.org/indonesia/id/content/id/435/Pengelolaan-BahanAnda)
Menurut Sofjan Assauri (2008,p.223) Pembelian merupakan salah satu fungsi yang
penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab
untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu
dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan perlu
dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi dana
dalam persediaan dan kelancaran arus bahan ke dalam pabrik.
Sedangkan menurut Mulyadi (2007,p.711) aktivitas dalam proses pembelian barang
adalah:
1. Permintaan pembelian
2. Pemilihan pemasok
3. Penempatan order pembelian
4. Penerimaan barang, dan
7
5. Pencatatan transaksi pembelian
Permintaan pembelian adalah contoh suatu aktivitas yang merupakan satuan
pekerjaan yang ditujukan untuk memicu bagian pembelian melakukan pengadaan barang
sesuai dengan spesifikasi dan jadwal sebagaimana yang dibutuhkan oleh pemakai barang.
Penerimaan barang adalah contoh aktivitas tentang penerimaan kiriman dari pemasok
sebagai akibat adanya order pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian.
2.1.1 Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Pembelian
Menurut Sofjan Assauri (2008,p.228) tanggung jawab bagian pembelian berbedabeda disetiap perusahaan tergantung pada luasnya aktivitas yang dilakukan dan dipengaruhi
oleh operasi yang ekonomis dari perusahaan tersebut. Tetapi yang jelas bahwa bahan-bahan
harus dibeli sebelum dapat diproduksi, oleh karena itu perlu kegiatan pembelian. Dengan
demikian, tanpa adanya operasi pembelian yang pertama, maka penjualan tidak akan
mungkin dilakukan. Oleh karena itu tanggung jawab bagian pembelian tidak hanya
pembelian bahan, tetapi lebih luas lagi. Adapun tanggung jawab bagian pembelian antara
lain adalah:
1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi
dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga yang
perusahaan pabrik akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.
2. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan bahanbahan baru yang dapat mengguntungkan dalam proses produksi, perkembangan
dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat memengaruhi produk
perusahaan, harga dan desainnya.
8
3. Bertanggung jawab untuk meminimalisasi investasi atau meningkatkan perputaran
(turn over) bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam pabrik
dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data dan
perkembangan
pasar,
perbedaan
sumber-sumber
penawaran
(supply)
dan
memeriksa pabrik supplier untuk mengetahui kapasitasnya dan kemampuan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhanperusahaan.
5. Sebagai tambahan, kadang-kadang bertanggung jawab atas pemeliharaan bahanbahan yang dibeli setelah diterima, yaitu pekerja-pekerja di gudang pabrik dan
bertanggung jawab atas pengawasan persediaan (Inventory control).
Tugas-tugas yang dilakukan bagian pembelian dalam memenuhi tanggung jawab
antara lain adalah:
1. Melakukan pembelian bahan-bahan secara bersaing atas dasar nilai yang ditentukan
tidak hanya oleh harga yang tepat tetapi juga oleh waktu yang tepat, jumlah dan
mutu/kualitas yang tepat.
2. Membantu melakukan pemilihan bahan-bahan dengan menyelidiki/substitusi.
3. Untuk memperoleh sumber-sumber pilihan dari suplai dengan melakukan usahausaha pencarian paling sedikit dua sumber dari suplai.
4. Memengaruhi tingkat persediaan yang terendah (the lowest stock levels).
5. Menjaga hubungan dengan supplier yang baik.
6. Melakukan kerjasama dan koordinasi yang efektif dengan fungsi-fungsi lainnya
dalam perusahaan.
7. Melakukan penelitian tentang keadaan perdangangan dan pasar.
9
8. Melakukan pembelian seluruh bahan-bahan dan perlengkapan yang dibutuhkan tepat
pada waktunya sehingga tidak mengganggu rencana produksi dari perusahaan
pabrik tersebut.
2.2 Persediaan
Persediaan adalah setiap sumberdaya yang disimpan (stored resource) yang
digunakan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan pada saat ini atau masa depan. Bagi
banyak perusahaan, persediaan mencerminkan sebuah investasi, dan investasi ini sering
lebih besar daripada yang seharusnya karena perusahaan lebih mudah untuk memiliki
persediaan just-in-case (berjaga-jaga kalau ada apa-apa) daripada pesediaan just-in-time
(persediaan seperlunya). Setiap manajer operasi menyadari bahwa manajemen persediaan
yang baik sangat penting. Perusahaan dapat mengurangi biaya dengan mengurangi tingkat
persediaan di tangan, sebaliknya, konsumen akan merasa tidak puas bila suatu produk
stoknya habis. Oleh karena itu, perusahaan harus mencapai keseimbangan antara investasi
persediaan dan tingkat layanan konsumen.
(http://bahankuliah.files.wordpress.com/2008/04/1-kuliah-05_inventory-managementinformation-systems.ppt.)
Persediaan atau stock adalah merupakan salah satu aspek penting bagi perusahaan
yang menjual barang dagangan atau perusahaan pengolahan. Stock atau persediaan yang
dimiliki oleh perusahaan tidak boleh terlalu banyak, namun juga tidak boleh terlalu sedikit.
Pengertian persediaan dalam topik ini di fokuskan pada persediaan bahan baku.
Persediaan itu perlu diawasi sehingga diperlukan pengawasan persediaan. Secara
fungsional, pengawasan persediaan adalah suatu kegiatan untuk menentukan tingkat atau
komposisi daripada persedian part, bahan baku, dan barang hasil / produk , sehingga
10
perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi serta kebutuhan-kebutuhan pembelanjaan
perusahaan dengan efektif dan efisien.
Tujuan pengawasan persediaan pada intinya adalah menjaga jangan sampai
perusahaan
kehabisan
persediaan,
menjaga
supaya
pembentukan
persediaan
oleh
perusahaan tidak terlalu besar sehingga biaya yang timbul tidak terlalu besar dan menjaga
agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan berakibat biaya
pemesanan menjadi besar.
•
Menurut pendapat Pardede Pontas M (2005,p.412) ”Persediaan / Inventory adalah
sejumlah bahan baku atau barang yang tersedia untuk digunakan sewaktu-waktu
dimasa yang akan datang .”
•
Berdasarkan pendapat Heizer, jay H. Dan Barry Render (2005,p.60) ”Persediaan
merupakan asset termahal bagi perusahaan, dan berjumlah sekitar 50 persen dari
total modal yang ditanamkan.”
•
Menurut Maarif, Syamsul (2003,p.276) ”Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi
barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam proses produksi
ataupun persediaan bahan baku yang masih menunggu untuk digunakan dalam
suatu proses produksi.
•
Persediaan adalah kuantitas dimana produsen akan menjual produk pada harga yang
ditentukan. (http://en.wikipedia.org/wiki/supply)
Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa persediaan itu merupakan aktiva dari
suatu perusahaan, apakah dalam bentuk mentah (bahan baku), atau dalam bentuk sedang
diproses, atau dalam bentuk barang jadi.
11
2.2.1 Jenis-Jenis Persediaan
Setiap jenis persediaan memiliki ciri-ciri atau karakteristik tersendiri dan cara
pengelolaan yang berbeda. Berdasarkan pendapat Assauri, Sofjan (2004.p170-172)
persediaan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis:
•
Persediaan bahan baku (Raw materials stock) yaitu persediaan dari barang-barang
berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang yang dapat diperoleh dari
sumber-sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan
bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya. Bahan baku diperlukan oleh
pabrik untuk diolah, yang setelah melalui beberapa proses diharapkan menjadi barang
jadi (finished goods)
•
Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (purchased parts / components
stock) yaitu persediaan yang terdiri dari parts yang diterima perusahaan lain, yang
secara langsung dapat dirakit (assembling) dengan parts lain, tanpa melalui proses
produksi sebelumnya. Jadi barang yang merupakan parts ini tidak mengalami perubahan
dalam operasi.
•
Persediaan barang-barang pembantu atau barang-barang perlengkapan (supplies
stock) yaitu persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses
produksi untuk membantu berhasilnya produk, atau yang diperlukan dalam bekerjanya
suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi.
•
Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work-in-process
/procress stock) yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam
satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi lebih perlu
diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi.
•
persediaan barang jadi (finished goods stock) yaitu persediaan barang yang telah
selesai di proses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau
12
perusahaan lain. Jadi barang jadi ini adalah merupakan produk selesai dan telah siap
untuk dijual.
2.2.2 Fungsi Persediaan
Fungsi persediaan merupakan salah satu unsur yang paling penting dalam
operasional perusahaan. Yang secara terus menerus untuk dirubah dan kemudian untuk
dijual kembali. Berikut ini adalah fungsi persediaan:
a. Menurut Assauri, Sofjan (2004,p.170) ”fungsi persediaan ada tiga macam” yaitu:
Batch Stock/ Lot Size Inventory
Yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau
barang-barang dalam jumlah besar daripada jumlah yang dibutuhkan saat itu.
Keuntungannya:
•
Potongan harga pada harga pembelian
•
Efisiensi produksi
•
Penghematan biaya angkutan
Fluctuation Stock
Adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapai fluktuasi permintaan yang tidak
dapat diramalkan.
Anticipation Stock
Merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang
dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk
menghadapi penggunaan penjualan, atau permintaan yang meningkat.
b.
Sedangkan Rangkuti, Freddy (2004,p.15) berpendapat bahwa ”fungsi persediaan ada
tiga macam” yaitu:
•
Fungsi Decoupling
13
Yaitu persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan
pelanggan tanpa tergantung pada supplier.
Fungsi Economic Lot Size.
•
Persediaan Lot Size
ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan
pembelian, biaya pengangkutan perunit menjadi lebih murah dan sebagainya, karena
perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biayabiaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko,
dan sebagainya.)
•
Fungsi Antisipasi
Apabila perusahaan mengalami fluktuasi permintaan dapat diperkirakan dan diramalkan
berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman
(sensational inventoris).
Sedang bila perusahaan menghadapi ketidak pastian jangka waktu pengiriman dan
permintaan barang-barang selama periode tertentu, makan perusahaan melakukan
persedian ekstra yaitu persediaan pengamanan (Savety Stock Inventories).
c. Berdasarkan Maarif, Syamsul (2003,p.277) ”Persediaan yang dilakukan oleh perusahaan
memiliki beberapa kegunaan” yang diantaranya adalah :
•
Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang. Jika barang yang dipesan
terlambat datang sedangkan proes produksi berjalan terus, maka persediaan akan
dikeluarkan dan dipakai untuk keperluan produksi. Hal ini akan terus berlangsung
sampai barang yang dipesan datang. Untuk pemasok yang nakal dalam arti tidak
menepati janji pengiriman pesanan barang, maka dapat digunakan taktik
”memperpanjang masa perkiraan datangnya barang” sehingga persediaan yang
dilakukan lebih besar daripada yang dilakukan terhadap pemasok yang baik.
14
•
Mengilangkan resiko dari material yang dipesan tidak baik. Jika barang yang dipesan
cacat, rusak atau ditolak (reject), maka persediaan dapat digunakan sambil
menunggu barang yang baik dikirimkan. Barang yang dipesan hendaknya mencapai
kualitas yang diinginkan. Jika tidak sesuai dengan kualitas yang disepakati, maka
perusahaan dapat me-”reject” barang dengan alasan tidak sesuai dengan spesifikasi
yang ada dalam kontrak.
•
Untuk menumpuk barang-barang yang dihasilkan secara musiman. Ini berlaku bagi
produk-produk pertanian. Karena sifatnya musiman, maka ketika musim panen,
persediaan dilakukan dalam jumlah besar. Sedangkan jika tidak musim, maka
persediaan yang tadi dikeluarkan.
•
Mempertahanan stabilitas operasi perusahaan. Pada akhirnya, persediaan memiliki
kegunaan untuk mempertahankan agar produksi terus berjalan. Jika produksi
berhenti, maka stabilitas operasi perusahaan akan terganggu.
•
Mencapai penggunaan mesin yang optimal. Persediaan pun diperlukan untuk
mencapai penggunaan mesin agar optimal. Karena jika tidak ada barang, maka
mesin akan idle. Dalam kondisi tidak ada barang yang masuk, maka persediaan
menjadi wajib hukumnya untuk dikeluarkan.
•
Memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi. Jaminan perusahaan ini menjadi
penting, disebabkan karena image konsumen terhadap perusahaan. Jika tidak ada
jaminan barang jadi selalu tersedia, maka konsumen tidak akan pernah loyal dengan
barang kita semua.
2.2.3 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Persediaan
Maarif, Syamsul (2003,p.278) Menuliskan dalam bukunya, ”Adapun faktor-faktor
yang mempengaruhi persediaan bahan baku” adalah :
15
•
Perkiraan pemakaian, angka ini mutlak diperlukan untuk membuat keputusan berapa
persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi masa mendatang (biasanya
dilakukan dalam kurun waktu setahun).
•
Harga bahan baku. Harga bahan baku yang mahal, sebaiknya di stok dalam jumlah
yang tidak terlalu banyak. Hal ini disebabkan terbenamnya uang yang seharusnya
bisa diputar.
•
Biaya- biaya dari persediaan. Biaya-biaya ini meliputi biaya pemesanan dan biaya
penyimpanan.
•
Kebijakan pembelanjaan. Kebijakan ini ditentukan oleh sifat dari bahan itu sendiri.
Untuk bahan-bahan yang cepat rusak (perishable), tentunya tidak mungkin dilakukan
penyimpanan yang terlalu lama, terkecuali ada alat yang dapat membuat bahan itu
bertahan misalnya refrigerator atau freezer untuk produk-produk pertanian. Di
samping itu, perlu juga dipertimbangkan persediaan yang mendadak.
2.2.4 Biaya- Biaya Persediaan
Dalam manajemen penanganan persediaan ada hal penting yang perlu diperhatikan
yaitu cost (biaya), sebab di mana persediaan berada atau berjalan di situ akan timbul biaya.
Menurut Icun Y., Holy & Martinus Getty S, (2005,p.9) berikut ini adalah jenis-jenis biaya
yang digunakan dalam manajemen persediaan:
1)
Item cost
Item cost merupakan harga barang itu sendiri dan biaya-biaya lain yang berhubungan pada
saat pembelian barang tersebut, seperti biaya freight, asuransi, dan lain-lain.
Untuk item cost dalam industri manufacturing biasanya meliputi direct material, direct labor,
dan factory overhead. Hal ini biasanya ditentukan dalam kebijakan pembentukan cost-nya
oleh departemen Purchasing atau departemen akunting.
16
2)
Carrying Cost
Carrying cost meliputi segala biaya yang berhubungan dengan posisi persediaan itu sendiri
dalam perusahaan (warehouse). Carrying cost ini dapat dikategorikan lebih detail lagi
seperti:
•
Capital Cost
Capital cost merupakan suatu biaya yang harus diinvestasikan pada persediaan yang
bersangkutan yang mana nilai dari persediaan tersebut akan berkurang karena pengaruh
pengurangan nilai bunganya (biaya lain yang mempengaruhi persediaan tersebut). Akan
lebih baik jika diinvestasikan ke hal lain dengan cost of capital yang lebih besar seperti
deposito, reksadana, pasar uang, pasar saham, dan lain-lain.
•
Storage cost
Jika ada persediaan maka akan membutuhkan tempat untuk mengalokasikannya, oleh
karena itu dibutuhkan ruang untuk alokasi, pekerja serta peralatan lain guna perawatan
dari persediaan tersebut sehingga semua ini harus butuh biaya tertentu.
•
Risk Cost
Dalam perawatan dan penempatan persediaan, ada biaya lain yaitu biaya resiko atau risk
cost. Biaya resiko ini meliputi pencurian, kerusakan yang mungkin terjadi karena terlalu
lama disimpan, atau pada saat barang itu dipindahkan. Atau mungkin juga barang
tersebut sudah terlalu lama tersimpan di warehouse sehingga barang tersebut sudah
tidak up to date lagi (obsolescence), atau bisa juga keadaan persediaan tersebut
kelihatan kurang bagus (deterioration).
3)
Ordering Cost
Ordering Cost adalah biaya yang dibutuhkan ketika memesan barang dari supplier atau
pabrik. Biaya ini tidak bergantung pada jumlah kuantitas yang dipesan, tetapi bergantung
17
pada jumlah pesanan-pesanan yang dilakukan dalam satu tahun. Ordering Cost dari suatu
pabrik dapat dibagi menjadi beberapa seperti :
•
Production Control Cost
Biaya produksi tahunan yang timbul pada saat kontrol produksi tergantung dari jumlah
pesanan yang dipesan. Semakin sedikit pesanan yang dipesan maka semakin sedikitlah
biaya yang timbul pada tahun yang bersangkutan. Biaya ini biasanya terjadi pada
aktivitas pengeluaran barang, closing orders, penjadwalan, loading, pengiriman barang
dan ekspedisinya.
•
Setup and Teardown Cost
setiap pesanan yang di-issue atau dikeluarkan baik dari proses sebelumnya ke proses
selanjutya, maka dalam work center tersebut ada sesuatu yang perlu dipersiapkan
(setup) dalam proes pemesanan tersebut. Begitu juga setelah kegiatan pemesanan
tersebut selesai, maka harus perlu dipertahankan juga. Aktivitas dari hal ini menimbulkan
biaya yang disebut setup and teardown cost (biaya maintain setelah produksi tersebut
selesai).
•
Lost Capacity Cost
Pada saat pesanan datang ke work center dan kemudin diproses, maka tidak 100%
output yang dihasilkannya, kecuali jika memang efisiensi dari kapasitas atau kemampuan
melakukan proses produksi tersebut ditingkatkan. Berkurangnya nilai kapasitas dari hasil
proses sebelumnya atau produksi bisa dikatakan hal ini sebagai lost capacity cost. Hal ini
mungkin terjadi karena tidak akuratnya dalam pengaturan pada work center atau yang
biasa terjadi disebut ”bottleneck”.
•
Purchase Order Cost
18
Segala kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan biaya dalam membuat purcase
order. Biaya-biaya tersebut meliputi biaya persiapan pemesanan, biaya follow-up, biaya
ekspedisi, autorisasi pembayaran dan pembayaran invoice-nya.
4)
Stockout Cost
Jika permintaan pelanggan selama waktu senggang (lead time) melebihi peramalannya
(forecast), maka akan timbul stockout (kekurangan stock atau barang). Apa yang bisa
dilakukan? Perusahaan biasanya tetap berusaha untuk memenuhi kebutuhan pelanggan
tersebut maka ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan seperti back order cost (biaya
yang timbul untuk meng-cover stock, misalnya dengan membeli item yang sama dari partner
atau dengan cara berkonsinyasi), jika tidak terlambat memenuhinya maka maka akan
kehilangan prospek sales tersebut, dan bahkan mungkin juga kehilanggan pelanggan. Situasi
inilah yang dikatakan stockout cost.
Lead Time adalah jangka waktu kapan persediaan itu mulai dipesan sampai
persediaan itu ditempatkan/ dipesan kembali. Istilah lead time bisa dipakai pada saat proses
procurement, delivery time, ataupun pada saat proses BOP (Bill of material, komponen dari
perencanaan aktivitas produksi). Lead time juga merupakan bagian dari komponen
perhitungan-perhitungan dalam proses produksi atau proses perencanaan persediaan.
Warehouse adalah tempat penyimpanan dari persediaan. Untuk kategori persediaan yang
tersimpan pada warehouse dan mempunyai pergerakan yang cukup cepat maka bisa
dikatakan warehouse tersebut merupakan distribution center (distribution warehouse).
2.3 Pengertian Bahan Baku
Menurut pendapat Sofjan Assauri (2008,p.240-241) ”bahan baku merupakan barangbarang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang dapat diperoleh dari
sumber-sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan
19
baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya. Bahan baku diperlukan oleh pabrik
untuk diolah, yang setelah mengalami beberapa proses diharapkan menjadi barang jadi.”
Dan menurut M.Nafarin (2007,p.202) bahan baku merupakan bahan langsung (direct
material) yaitu bahan yang membentuk suatu kesatuan yang terpisahkan dari produk jadi.
Bahan baku adalah bahan utama atau bahan pokok dan merupakan komponen utama dari
suatu produk . Bahan baku biasanya mudah ditelusuri dalam suatu produk yang harganya
relatif tinggi dibandingkan dengan bahan pembantu.
Sedangkan Abdul Sani dkk, (2007,p.12) barang atau bahan (Bahan baku) adalah
semua barang atau bahan, tidak melihat jenis dan komposisinya, yang digunakan sebagai
bahan atau komponen untuk menghasilkan barang jadi.
Berdasarkan dari tiga pengertian yang telah dijelaskan tersebut dapat disimpulkan
bahwa bahan baku adalah bahan-bahan yang didapat dari sumber-sumber alam ataupun
dibeli dari supplier untuk memproduksi barang dan jasa dalam proses produksi.
2.4 Peramalan (Forcasting)
Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2006,p.136) Peramalan (forecast) adalah seni
dan ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa depan. Hal ini dapat dilakukan dengan
melibatkan pengambilan data masa lalu dan menempatkannya ke masa yang akan datang
dengan suatu bentuk model matematis. Bisa juga merupakan prediksi intuisi yang bersifat
subjektif. Atau bisa juga dengan menggunakan kombinasi model matematis yang sesuai
dengan pertimbangan yang baik dari seorang manajer.
Ketepatan secara mutlak dalam memprediksi peristiwa dan tingkat kegiatan yang
akan datang adalah tidak mungkin dicapai. Oleh Karena itu ketika perusahaan tidak dapat
melihat kejadian yang akan datang secara pasti, diperlukan waktu tenaga yang besar agar
mereka dapat memiliki kekuatan terhadap kejadian yang akan datang.
20
Suatu perusahaan melakukan kegiatan untuk mencapai sesuatu pada waktu yang
akan datang serta memperhitungkan kondisi yang mungkin terjadi dimasa yang akan datang.
Kondisi pada waktu yang akan datang tidaklah dapat diperkirakan secara pasti, sehingga
perusahaan mau tidak mau harus bekerja dengan orientasi pada waktu yang akan datang
yang tidak pasti. Untuk meminimalkan ketidak pastian itu dapat dilakukan dengan metode
atau teknik peramalan. Dengan teknik peramalan dapat diidentifikasikan pola yang dapat
digunakan untuk meramalkan kondisi pada waktu yang akan datang, sehingga dari hasil
peramalan itu, eksekutif perusahaan dapat membuat perencanaan yang diperlukan untuk
dilaksanakan pada masa yang akan datang.
Peramalan adalah suatu perkiraan tingkat permintaan yang diharapkan untuk suatu
produk atau beberapa produk dalam periode waktu tertentu dimasa yang akan datang.
Tujuan dari peramalan adalah untuk mengetahui jumlah permintaan produk dimasa yang
akan datang. Agar tidak sampai terjadi kekurangan bahan baku. Untuk mrmbuat peramalan
digunakan dengan mengeksplorasi data dari waktu yang lalu dengan menggunakan pola
data dengan asumsi bahwa pola data waktu yang lalu itu akan berulang lagi pada waktu
yang akan datang, misalnya beradasarkan data dan pengalaman pada 12 bulan yang
terakhir, pendapatan perusahaan dalam setiap bulan januari menurun drastis jika
dibandingkan dengan sebelas bulan yang lainnya. Berdasarkan pola tersebut harusnya
perusahaan dapat meramalkan bahwa pada bulan januari tahun berikutnya akan terjadi
penurunan pendapatan.
2.4.1 Metode Peramalan
Ada dua jenis metode peramalan, yaitu:
1. Metode Peramalan Kualitatif
21
Yaitu metode yang didasarkan pada intuisi dan pandangan individu-inidvidu,
penilaian orang yang melakukan peramalan dan tidak tergantung pada data-data
yang akurat (pengolahan data dan analisis data historis yang tersedia), metode ini
digunakan untuk peramalan produk baru dimana tidak ada data historis. Teknik pada
metode ini yang digunakan adalah teknik Delphi, Kurva pertumbuhan, dan lain-lain.
Menurut Freddy Rangkuti (2005,p.63). Secara umum pendekatan yang biasa dipakai
di dalam metode peramalan secara kualitatif, yaitu :
•
Pendapat para eksekutif (jury of executive opinion). Metode ini menggunakan
pendapat
kelompok
kecil
para
eksekutif
untuk
mengestimasikan
besarnya
permintaan.
•
Gabungan beberapa tenaga penjual (sales force composite). Metode ini merupakan
gabungan pendapat beberapa orang tenaga penjual (sales person) dalam
menentukan besarnya permintaan di wilayah mereka masing-masing, kemudian
hasilnya digabung untuk menentukan jumlah peramalan secara keseluruhan.
•
Metode delphi. Metode ini menggunakan proses interaktif dengan melibatkan para
eksekutif yang ditempatkan di beberapa tempat yang berbeda untuk membuat
peramalan (forecast). Ada tiga partisipan yang berbeda dalam proses ini, yaitu : para
pengambl keputusan, staf pembantu dan responden. Para pengambil keputusan
umumnya terdiri dari lima sampai sepuluh orang tenaga ahli. Tugasnya adalah
membuat actual forecast. Sedangkan staf pembantu bertugas membantu para
pengambil keputusan dalam menyiapkan, mendistribusikan, mengumpulkan dan
membuat kuesioner dan survei. Responden adalah sekelompok orang yang akan
dimintai pendapatnya. Kelompok responden ini memberikan masukan dalam bentuk
wawancara maupun pengisian kuesioner dalam rangka pengambilan keputusan
pembuatan peramalan (forecasting).
22
•
Riset pasar (customer market survey). Metode ini banyak menggunakan masukan
yang diperoleh dari pelanggan atau pelanggan yang potensial,sesuai dengan rencana
pembelian pelanggan di masa yang akan datang. Semua informasi yang diperoleh
dari pelanggan ini sangat bermanfaat, tidak hanya untuk membuat perkiraan
besarnya permintaan, tetapi juga untuk memperbaiki desain produk serta
perencanaan pengembangan produk baru.
2. Metode Peramalan Kuantitatif
Yaitu Metode yang dilakukan berdasarkan data-data yang sudah ada sebelumnya
untuk memperkirakan hal yang akan terjadi dimasa yang akan datang. Ada tiga
kondisi yang diterapkan pada metode ini:
•
Informasi mengenai keadaan pada waktu yang tersedia.
•
Informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numerik (angka).
•
Waktu yang akan datang (disebut asumsi kontinuitas).
Metode peramalan secara kuantitatif meliputi :
1. Dekomposisi
2. Moving Average
Moving average method jika disebutkan dalam bahasa indonesianya adalah rata-rata
bergerak. Metode ini sangat bermanfaat apabila kita dapat membuat asumsi bahwa
demand (permintaan) cenderung stabil sepanjang waktu. Rumus metode rata-rata
bergerak (moving average method) adalah :
Σ demand pada periode n
Rata-rata Bergerak =
n
23
Dimana n adalah jumlah periode yang digunakan dalam metode rata-rata bergerak.
3. Eksponential Smoothing
Pengahalusan eksponensial atau disebut juga exponential smoothing merupakan
salah satu metode forecasting yang relatif mudah dipergunakan, karena tidak
memerlukan input data yang sangat banyak. Adapun rumus metode penghalusan
eksponensial adalah sebagai berikut:
Forecast periode yang akan datang = forecast periode yang lalu + α
(aktual demand – forecast periode yang lalu)
Di mana α adalah konstanta yang nilainya antara 0 sampai 1. sehingga persamaan tersebut
dapat ditulis sebagai berikut :
Ft = Ft-1 + α (At–1 – Ft-1)
Dimana ,
Ft
= forecast yang baru
Ft-1
= forecast yang lalu
At-1
= Actual demand periode yang lalu
α
= konstanta yang nilainya 0 sampai 1
24
α
(smoothing constant) dapat berubah, tergantung pada asumsi kita mengenai
perubahan yang akan terjadi pada data tersebut. Semakin besar asumsi terhadap tarjadinya
peningkatan penjualan, nilai α akan semakin besar, dan begitu pula sebaliknya. Dengan
demikian, pemilihan besarnya nilai α harus kita lakukan dengan hati-hati.
Untuk memperoleh forecasting yang lebih akurat, kita dapat membandingkan nilai
forecasting dengan nilai aktual yang terjadi. Semakin kecil perbedaan antara nilai hasil
forecasting dan nilai aktual, berarti tingkat kesalahannya semakin kecil dan metode
forecasting yang digunakan relatif baik. Tingkat kesalahan forecasting (forecast error) dapat
dihitung sebagai berikut:
Forecast error = Demand – Forecast
4. Eksponential Smoothing dengan menggunakan trend adjustment
5. Trend projection
6. Linear regression causal model
Peramalan dengan regresi linier di dasarkan pada asumsi bahwa pola pertumbuhan
dari data historis bersifat linier. Rumus yang di gunakan untuk menghitung
peramalan dengan metode regresi linier adalah persamaan garis regresi linier
sebagai berikut:
Y = a + bX
25
Dengan:
Y = Variabel dependen
a = koefisien intercept
b = koefisien slope atau kemiringan garis regresi
X = Variabel independen
Koefisien kemiringan slope b dapat dihitung dengan rumus:
n Σ XY – (Σ X)( Σ Y)
b=
n (Σ X2) – (Σ X)2
Di mana:
b = slope atau kemiringan garis regresi
Σ = tanda penjumlahan
X = Nilai variable independen
Y = Nilai variable dependen
X = rata-rata dari nilai X
Y = rata-rata dari nilai Y
n = jumlah sample atau jumlah pengamatan
setelah mencari koefisien b kita peroleh, selanjutnya kita dapat menghitung koefisien a:
ΣY – b Σ X
a=
n
26
atau
a=Y–bX
ketepatan estimasi regresi ini sangat dipengaruhi oleh seberapa besar penyimpanan semua
data variabel independen (X) terhadap garis regresi. Apabila semua data variabel independen
(X) tersebut berada di sepanjang garis regresi, maka tingkat kesalahannya mendekati 0.
sebaliknya, jika data variabel tersebut makin menjauh dari garis regresi, tingkat
kesalahannya semakin besar. Dan besarnya tingkat kesalahan dapat dihitung dengan rumus:
√(Σ Y –a Σn-2Y – b Σ XY)
2
Se =
Di mana:
Se = Standart error estimasi
Metode peramalan kuantitatif terdiri dari peramalan deret waktu (time series) dan
peramalan sebab akibat. Kedua metode kuantitatif ini mendasarkan peramalannya adalah
pada data lalu dengan menggunakan predictor untuk masa mendatang. Dengan mengelola
data yang lalu maka melalui metode time series atau kausal akan sampai pada suatu hasil
peramalan.
Metode peramalan kuantitatif dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Peramalan deret waktu (Time Series)
Peramalan ini dilakukan berdasarkan data-data dari suatu produk yang sudah ada
sebelumnya, kemudian dianalisa pola datanya apakah berpola pada trend atau
27
musiman maupun berbentuk siklus. Metode-metode yang dapat dipergunakan dalam
hal ini dapat berupa Rata-rata bergerak, penghalusan eksponensial, model
matematika dan metode Box-Jenkis.
2. Peramalan sebab-akibat (Causal)
Peramalan ini dilakukan berdasarkan data yang sudah ada sebelumnya, tetapi
menggunakan data dari variabel yang lain yang menentukan atau mempengaruhinya
pada masa depan, seperti penduduk, pendapatan, dan kegiatan ekonomi.
Dengan mengolah data yang sudah ada sebelumnya melalui deret waktu dan
metode sebab akibat, maka akan diperoleh hasil peramalan, tetapi metode
peramalan yang ditekankan dalam pembahasan ini terbatas pada permalan dengan
metode deret waktu. Metode-metode yang dapat dipergunakan dalam hal ini dapat
berupa regresi, model ekonometri, model input-output dan model simulasi.
2.5 Menghitung Kesalahan Peramalan
Menurut Jay Heizer dan Barry Render ada beberapa perhitungan yang biasa
digunakan untuk menghitung kesalahan peramalan (forecast error) total. Perhitungan ini
dapat digunakan untuk membandingkan model peramalan yang berbeda, juga untuk
mengawasi peramalan, untuk memastikan peramalan berjalan dengan baik. Tiga dari
perhitungan yang paling terkenal adalah deviasi rata-rata absolut (mean absolute deviationMAD), kesalahan rata-rata kuadrat(mean squared error-MSE), dan kesalahan persen ratarata absolut (Mean absolute percent error-MAPE).
1. Deviasi Rata – rata absolut ( Mean Absolute Deviation = MAD )
28
MAD merupakan ukuran pertama kesalahan peramalan keseluruhan untuk sebuah
model. Nilai ini dihitung dengan mengambil jumlah nilai absolut dari tiap kesalahan
peramalan dibagi dengan jumlah periode data(n).
Σ | aktual - peramalan |
MAD =
n
2. Kesalahan Rata – rata Kuadrat ( Mean Square Error = MSE )
MSE merupakan cara kedua untuk mengukur kesalahan peramalan keseluruhan. MSE
merupakan rata-rata selisih kuadrat antara nilai yang diramalkan dan yang diamati.
Kekurangan penggunaan MSE adalah bahwa ia cenderung menonjolkan deviasi yang
besar karena adanya pegkuadratan.
Σ (kesalahan peramalan)
MSE =
n
3. Kesalahan persen Rata – rata Absolut ( Mean Absolute Percentage Error = MAPE )
Masalah yang terjadi dengan MAD dan MSE adalah bahwa nilai mereka tergantung
pada besarnya unsur yang diramal. Jika unsur tersebut dihitung dalam satuan
ribuan, maka nilai MAD dan MSE bisa menjadi sangat besar. Untuk menghindari
masalah ini, kita dapat menggunakan MAPE. MAPE dihitung sebagai rata-rata
diferensiasi absolut antara nilai yang diramal dan aktual, dinyatakan sebagai
persentase nilai aktual.
29
n
100
MAPE =
Σ
|aktual i – ramalan i| / aktual i
i =1
n
Berdasarkan Nachrowi D, dan Hardius Usman (2004,p.239) menyatakan bahwa
sebenarnya, membandingkan kesalahan peramalan adalah suatu cara sederhana, apakah
suatu teknik peramalan tersebut patut dipilih untuk digunakan membuat ramalan data yang
sedang kita analisa atau tidak. Minimal prosedur ini dapat digunakan sebagai indikator
apakah suatu teknik peramalan cocok digunakan atau tidak. Dan teknik yang mempunyai
MSE terkecil merupakan ramalan yang terbaik.
Sedangkan Vincent Gaspers (2005,p.80) dalam bukunya menyebutkan akurasi
peramalan akan semakin tinggi apabila nilai-nilai MAD, MSE, dan MAPE semakin kecil.
Dan menurut Freddy Rangkuti (2005,p.70) dalam bukunya menyatakan keharusan
untuk membandingkan perhitungan yang memiliki nilai MAD paling kecil, karena semakin
kecil nilai MAD, berarti semakin kecil pula perbedaan antara hasil Forecasting dan nilai aktual.
6
2.6 Kerangka Pemikiran
PT. FASTFOOD
INDONESIA, Tbk.
forcasting
Rata-rata
Bergerak
Rata-rata
Bergerak
dengan
Pembobotan
Analisis Gap
Penghalusan
Eksponensial
MAD, MSE dan MAPE :
nilai yg paling kecil.
Regresi
Linier
Nilai Kesenjangan Gap
yang paling kecil
Pembelian bahan baku
(Ayam)
Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran