Bab 2 - Widyatama Repository

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Peranan
Konsep tentang peranan menurut komaruddin (1994;768) adalah sebagai
berikut :
“1. Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan oleh seseorang
dalam manajemen.
2. Pola perilaku yang utama yang diharapkan dapat menyertai
status.
3. Bagian atau fungsi seseorang untuk menjadi karakteristik yang
ada padanya.
4. Fungsi yang diharapakan seseorang untuk menjadi karakteristik
yang ada padanya.
5. Fungsi setiapa variabel dalam hubungan sebab akibat.”
Jadi peranan yaitu setiap variabel berupa pola perilaku yang merupakan
bagian dari tugas utama dalam manajemen, yaitu bagaimana suatu variabel
berhubungan dengan variabel lainnya dalam hubungan
2.2 Sistem Pengolahan Data Elektronik
Pengolahan data dengan menggunakan komputer dikenal dengan nama
Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP). Data
adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data mentah
masih belum dapat dibaca, belum memberikan arti, sehingga perlu diolah lebih
lanjut. Pengolahan data adalah manipulasi dari kata dalam bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi. Informasi adalah hasil dari
kegiatan pengolahan yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu
kejadian.
2.2.1 Pengertian Sistem Pengolahan Data Elektronik
Pengertian Pengolahan Data Elektronik menurut Sondang P. Siagian
(2003;81) adalah :
“Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan
yang dimaksudkan umtuk penyediaan informasi dengan
menggunakan komputer dengan yang mencakup pengumpulan,
pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut.”
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2003;137 dan 176) Pengolahan
Data Elektronik adalah:
“Berisi hitung-hitungan aritmatik tetapi tidak menyatakan apa-apa
tentang arti dari data tersebut berupa kegiatan clerical dan
pengolahan transaksi. Selain itu banyak estimasi-estimasi,
perhitungan-perhitungan, dan modal-modal pemecahan masalah
yang canggih yang tidak mungkin secara teknis diselesaikan secara
manual.”
Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2004;4) pengolahan data
elektronik adalah :
“Electronic data processing (EDP) is the use of computer technology to
perform an organization’s transaction-oriented data processing. EDP is
a fundamental accounting information system application in very
organization, as computer technology has become commonplace, the
term Data Processing (DP) has come to have to the same meaning as
EDP.”
Artinya: Pengolahan Data Elektronik (PDE) adalah pemanfaatan teknologi
komputer untuk melakukan pengolahan data yang berorientasi pada transaksi
dalam suatu organisasi. PDE adalah aplikasi sistem informasi akuntansi paling
mendasar dalam setiap organisasi, karena teknologi komputer telah menjadi hal
yang biasa, maka istilah pengolahan data (data processing-DP) telah mempunyai
arti yang sama dengan istilah PDE.
Dari pengertian diatas, bahwa dengan menggunakan pengolahan data
elektronik, dapat menghasilkan informasi yang lebih berarti dan dapat membantu
manajemen dalam mengambil keputusan lebih cepat dan akurat.
2.2.2 Pengertian komputer
Kata komputer berasal dari bahasa latin. Computare yang artinya dalam
bahasa inggris adalah to compute dan dalam bahasa Indonesia berarti menghitung.
Sedangkan arti komputer mempunyai arti yang berbeda-beda seperti pengertian
komputer menurut Widjajanto (2001;59) adalah sebagai berikut :
“Komputer adalah suatu alat pengolah data elektronik yang dapat
melaksanakan perhitungan secara substansial, termasuk operasi
hitung-menghitung, dan operasi logika, tanpa campur tangan
manusia.”
Pengertian komputer menurut Sanders yang diterjemahkan oleh Jogyanto
(1999;2) adalah sebagai berikut :
“Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data
dengan cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya
secara otomatis menerima dengan menyimpan data input,
memprosesnya, dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu
langkah instruksi program yang tersimpan di memori (store
progam).”
Dan pengertian komputer menurut Azhar susanto dan La Midjan
(2003;62) adalah sebagai berikut :
“Komputer adalah sebagai pengolah data elektronik atau pengolah
data otomatis yang mempunyai kemampuan menangkap dan
memecahkan
masalah,
menyimpan
dan
mengolah
data
mengkomunikasikan informasi.”
Dari definisi diatas dapat di simpulkan bahwa komputer adalah :
1. Alat elektronik.
2. Dapat menerima input data, mengolah data, memberikan informasi.
3. Menggunakan suatu program yang tersimpan di memori komputer (stored
program).
4. Dapat menyimpan program dan hasil pengolahan.
5. Bekerja secara otomatis.
Sedangkan yang disebut dengan program adalah kumpulan dari instruksi
atau perintah terpirinci yang sudah disiapkan supaya komputer dapat melakukan
fungsinya dengan cara yang sudah tentu.
Komputer sebagai alat elektronik dapat memberikan kecepatan dalam
mengelola data. Komputer dapat juga memberikan informasi yang akurat
meskipun demikian komputer hanya merupakan suatu alat Bantu yang memiliki
keunggulan-keunggulan.
2.2.3 Unsur-Unsur Sistem Pengolahan Data Elektronik
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2003;66) sistem pengolahan data
elektronik terdiri dari tiga unsur yaitu :
“1. Perangkat keras (Hardware)
2. Perangkat lunak (Software)
3. Manusia (Brainware).”
Unsur-unsur yang terdapat dalam pengolahan data elektronik ini harus
saling berhubungan satu sama lainnya dan harus membentuk suatu kesatuan dan
unsur sistem pengolahan data elektronik dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai
berikut :
1. Perangkat keras (Hardware)
Hardware merupakan paralatan komputer secara fisik untuk membentuk
sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan komputer dapat
menjalankan funsinya. Ada lima komponen utama dari hardware :
a. Alat masukan
b. Alat pemrosesan
c. Alat keluaran
d. Media penyimpanan
e. Perangkat komunikasi
Kompenen-komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Alat masukan
Alat masukan merupakan alat untuk memasukan data yang akan diproses
kedalam komputer. Alat masukan dapat digolongkan kedalam dua golongan, yaitu
alat masukan langsung dan alat masukan tidak langsung.
•
Alat masukan langsung berarti data langsung diproses oleh Central
Processing Unit (CPU) tanpa terlebih dahulu dimasukan kedalam media
simpanan luar sehingga memungkinkan interaksi langsung antara pemakai
dengan sistem komputer. Contoh alat masukan adalah keyboard, visual
display terminal, dan pointing device.
•
Alat masukan tidak langsung berarti data yang dimasukan tidak langsung
diproses oleh Central Processing Unit (CPU), tetapi direkam dahulu
kesuatu media machine readable form (bentuk yang hanya dapat dibaca
oleh komputer) yang berbentuk simpanan luar. Contoh alat masukan tidak
langsung adalah magnetic disc.
b. Alat pemrosesan
Alat pemrosesan adalah alat dimana instruksi-instruksi program diproses
untuk mengolah data yang sudah dimasukan lewat alat masukan dan hasilnya
akan ditampilkan di alat keluaran. Alat pemrosesan terdiri dari CPU (Central
Processing Unit) dan Main Memory.
•
CPU (Central Processing Unit)
CPU adalah pusat pengolah program atau tempat pemrosesan instruksi-instruksi
program. Elemen-elemen pokok CPU terdiri dari :
o Control unit
Control unit bertugas mengatur dan mengendalikan semua peralatan yang
ada pada sistem komputer. Unit pengendali mengatur kapan alat masukan
menerima data dan kapan data diolah serta kapan ditampilkan pada alat
keluaran.
o Arithematic and logic unit (ALU)
Tugas utama Arithematic and logic unit (ALU) adalah melakukan semua
perhitungan aritmatika atau matematika yang terjadi sesuai dengan
instruksi program.
•
Main Memory Unit
Main Memory Unit dapat menyimpan data dan instruksi dengan kapasitas
yang besar terdiri dari :
o Random Acces Memory (RAM)
Semua data program yang dimasukan melalui alat masukan akan disimpan
terlebih dahulu di RAM. RAM merupakan memori yang dapat di acces
yaitu dapat diisi dan diambil isinya oleh programmer.
o Read Only Memory (ROM)
ROM merupakan memori yang hanya dapat dibaca saja, programmer tidak
bisa mengisi sesuatu kedalam ROM. ROM sudah diisi oleh pabrik
pembuatnya, berupa sistem operasi (Operating System).
c. Alat keluaran
Keluaran yang dihasilkan dari pengolahan data dapat berupa tulisan
(huruf, kata, angka, karakter khusus, dan symbol-simbol lain), image (dalam
bentuk grafik atau gambar), suara (dalam bentuk musik atau omongan), dan dalam
bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form).
Untuk mendapatkan bentuk-bentuk keluaran tersebut, maka dibutuhkan
alat untuk menampilkannya, alat keluaran dapat berupa :
•
Hard copy device, berupa alat yang digunakan untuk mencetak tulisan,
serta image pada media keras seperti kertas. Tang termasuk hard copy
device yang umum dipergunakan adalah printer. Printer merupakan alat
pencetak dengan media kertas, dan kertas yang dipergunakan umumnya
adalah continuous form.
•
Soft copy device, berupa alat yang dipergunakan untuk menampilkan
tulisan dan image pada media lunak yang berupa signal electronic. Soft
copy device dapat berupa video display (layer berupa tabung sinar katoda
atau chatode ray tube/ CRT).
•
Drive device, berupa alat yang dipergunakan untuk merekam simbol dalam
bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin pada media seperti misalnya
disc drive atau type drive.
d. Media Penyimpanan
Main memory didalam alat pemrosesan merupakan simpanan yang
kapasitasnya tidak begitu besar. Kadang-kadang diperlukan suatu simpanan yang
mempunyai kapasitas besar untuk menyimpan data dan program dalam kurun
waktu tertentu yang disebut external memory (simpanan luar, karena terletak
diluar alat prosesnya) atau secondary storage (simpanan kedua, simpanan pertama
adalah main memory). Simpanan dapat digolongkan kedalam alat simpanan
pemasukan urut atau Sequential Access-Storage Device (SASD) dan alat
pemasukan data langsung atau Direct Access-Storage Device (DASD). Kelebihan
DASD dibandingkan dengan SASD dalah kecepatan dari waktu pemasukannya dan
banyak aplikasi yang membutuhkan hal seperti ini. Simpanan luar yang termasuk
ke dalam DASD adalah magnetic disc dan hard disc.
e. Perangkat komunikasi
Perngkat komunikasi merupakan alat yang menghubungkan seseorang
langsung dengan CPU atau dengan komputer yang online. Jenis ini antara lain
very entry device.
2. Perangkat lunak (Software)
Software merupakan komponen diluar komputer yang berupa instruksiinstruksi yang diperlukan oleh komputer, guna memproses dan menghasilkan data
atau informasi sesuai dengan kehendak dari instruksi tersebut. Software terdiri
dari :
•
Perangkat lunak sistem operasi (operating software)
Merupakan
program
yang
tertulis
untuk
mengkoordinasikan kegiatan sistem komputer.
mengendalikan
dan
•
Perangkat lunak bahasa (language software)
Merupakan program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksiinstruksi yang ditulis dalam bahasa pemograman ke dalam bahasa mesin
untuk dapat dimengerti oleh komputer. Language software merupakan
program khusus yang sudah disediakan oleh pabrik komputer yang
digunakan untuk mengembangkan program aplikasi.
•
Perangkat lunak aplikasi (application software)
Merupakan program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language
software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.
3. Manusia (Brainware)
Brainware komputer merupakan aspek manusia yang terlibat dalam sistem
komputer dan merupakan pusat seluruh kegiatan yang dilakukan oleh manusia
untuk mempersiapkan, mengolah konsep-konsep dan berbagai kegiatan lain
sebelum segala sesuatunya dikerjakan oleh komputer. komponen Brainware
umumnya dibagi ke dalam bagian yang dapat menunjang adanya internal check
yang memadai yaitu :
•
System Analyst yang bertanggung jawab untuk mendesin dan system
analyst merupakan tujuan keseluruhan dan desain khusus untuk aplikasiaplikasi tertentu.
•
Programmer bertugas membuat flowchart untuk aplikasi komputer,
menyiapkan
instruksi-instruksi
mendokumentasikan
hasilnya.
komputer,
menguji
Programmer
tidak
program
dan
diperbolehkan
memasukan data input operasi komputer.
•
Computer Operator bertanggung jawab untuk mengolah data melalui
sistem yang berhubungan dengan komputer. Operator harus mengikuti
instruksi yang ditetapkan dalam run book yang telah disusun oleh
programmer. Disini perlu adanya pembatasan bagi operator agar tidak
dapat memodifikasi program sebelum atau sesudah program itu berjalan.
•
Librarian bertanggung jawab untuk menyimpan dan memelihara programprogram,
file
transaksi,
dan
catatan
penting
laiinya.
Librarian
menyediakan pengendalian fisik, program dan catatan hanya diberikan
kepada mereka yang berhak saja.
•
Data Control Groups berfungsi untuk menguji ketelitian dan efisiensi dari
seluruh aspek-aspek sistem.
•
Database Administrator adalah orang yang bertanggung jawab terhadap
database suatu organisasi.
2.2.4 Tujuan Sistem Pengolahan Data Elektronik
Hal ini diungkapkan oleh Wilkinson (1993;233) yang dialih bahasakan
oleh Agus Maulana yaitu tujuan sistem pengolahan data elektonik menghasilkan
informasi yang :
“1. Relavansi
2. Laju konversi
3. Efisiensi
4. Ketepatan waktu
5. Fleksibilitas
6. Ketepatan dan Keamanan
7. Kehematan.”
Tujuan sistem pengolahan data elektronik dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Relavansi
Suatu sistem informasi mempunyai kemampuan pemrosesan yang terbatas.
Jadi, hanya data yang relevan dengan kebutuhan sekarang atau masa depan
perusahaan yang seharusnya dikumpulkan.
2. Laju konversi
Salah satu ukuran dari sistem konversi data adalah laju konversinya, kuantitas
data yang dikonversi sistem selama suatu periode waktu tertentu. Peningkatan
laju konversi karenanya meningkatkan kinerja sistem.
3. Efisiensi
Istilah efisiensi mengacu pada hasil yang dicapai dengan sekumpulan
sumberdaya tertentu. Sistem konversi data yang efisien pada umumnya
menghasilkan laju konversi yang tinggi dengan biaya yang wajar. Sistem
demikian seringkali juga mudah digunakan.
4. Ketepatan waktu
Bila konversi data dilakukan secara tepat waktu, catatan dalam basis data
dapat dijaga selalu mutakhir. Jadi, makin banyak informasi berguna yang
dapat disediakan bagi para penggunanya.
5. Fleksibilitas
Kebanyakan perusahaan sangat sering mengalami perubahan. Karenanya,
sangatlah penting agar sistem konversi data mampu menganggapi perubahanperubahan ini secara lancar dan efektif dan mampu pula melayani berbagai
kebutuhan penggunanya.
6. Ketepatan dan Keamanan
Untuk memastikan bahwa data dapat diandalkan, sistem konversi data
membutuhkan tindakan-tindakan pengendalian dan pengamanan yang
memadai.
7. Kehematan
Mengkonversi data dengan biaya wajar merupakan sasaran terakhir. Ini juga
merupakan sasaran yang sifatnya paling luas, karena kehematan berbanding
lurus atau berbanding terbalik dengan sasaran-sasaran lain. Sebagai contoh,
efisiensi berbanding lurus dengan kehematan, sedangkan ketepatan waktu
umumnya berbanding terbalik dengan kehematan.
Sedangkan menurut Azhar Susanto (2004;47) tujuan sistem pengolahan
data elektronik menghasilkan informasi yang mempunyai ciri-ciri :
“1. Efektivitas
2. Efisiensi
3. Konfidensial
4. Integritas
5. Ketersidaan
6. Kepatuhan
7. Kebenaran.”
Kutipan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Efektivitas artinya informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam
mendukung suatu proses bisnis, termasuk didalamnya informasi tersebut harus
disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga dapat dipahami,
konsisten dengan format sebelumnya, isinya sesuai dengan kebutuhan saat ini
dan lengkap.
2. Efisiensi artinya informasi yang dihasilkan melalui penggunaan sumber daya
yang optimal.
3. Konfidensial artinya memperhatikan proteksi atau perlindungan terhadap
informasi yang sensitif dari pihak yang tidak berwenang.
4. Integritas artinya informasi yang dihasilkan harus merupakan hasil pengolahan
data yang terpadu berdasarkan aturan-aturan yang berlaku.
5. Ketersediaan artinya informasi yang diperlukan harus selalu tersedia kapanpun
saat diperlukan. Untuk itu diperlukan pengamanan terhadap sumberdaya
informasi.
6. Kepatuhan artinya informasi yang dihasilkan harus patuh terhadap undangundang atau peraturan pemerintah serta memiliki tanggung jawab baik
terhadap pihak internal maupun pihak eksternal organisasi perusahaan.
7. Kebenaran artinya informasi telah disajikan oleh sistem informasi dengan
benar dan dapat dipercaya sehingga dapat digunakan oleh manajemen untuk
mengoperasikan perusahaan.
Dari penelitian di atas bahwa tujuan sistem pengolahan data elektronik
adalah menghasilkan informasi sesuai dengan kriteria-kriteria seperti yang telah
dituliskan di atas.
2.2.5 Manfaat Sistem Pengolahan Data Elektronik
Manfaat komputer atau sistem pengolahan data elektronik, menurut
Raymond Mc Leod Jr. dialihkan bahasakan oleh Hendra Teguh (2001;478)
adalah:
“1. Penggunaan sumber daya yang lebih efisien
2. Perencanaan prioritas yang lebih baik
3. Pelayanan pelanggan meningkat
4. Semangat kerja pegawai meningkat
5. Informasi manajemen lebih baik.”
Pengolahan data elektronik suatu transaksi dapat dianggap sebagai
serangkaian proses yang dimulai dari pengumpulan data, pemasukan data,
pengiriman data untuk diproses, untuk disimpan, dan untuk menghasilkan output
berupa informasi bagi pemakai. Berikut ini menurut Azhar Susanto (2000;99)
pengolahan data elektronik suatu transaksi mempunyai beberapa manfaat
diantaranya :
“a. Mengumpulkan data : data didapat dari sistem pengolahan
transaksi.
b. Manipulasi data : mengklasifikasikan, menyusun, memindahkan
data dari suatu tempat ketempat lain, melakukan perhitungan dan
membuat intisarinya.
c. Menyimpan data : data dapat disimpan dengan menggunakan
database.
d. Menyiapkan laporan : data dapat dikeluarkan kedalam beberapa
macam bentuk laporan yang sudah diprogram sebelumnya.”
Atas dasar uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa manfaat pengolahan
data elektronik suatu transaksi yang dimaksud dalam skripsi ini adalah manfaat
pengolahan data transaksi yang lebih difokuskan pada aktivitas proses transaksi
penjualan.
2.2.6 Metode Sistem Pengolahan Data Elektronik
Menurut Krismiaji (2002;105) sistem informasi mempunyai metodemetode pengolahan data sebagai berikut :
“1. Pemrosesan secara kelompok (Batch processing)
2. Pemrosesan seketika (On-line processing). Metode ini dirinci
menjadi dua metode :
a. Online Real Time Processing
b. Online Batch Processing.”
Untuk memperjelas dari metode-metode pengolahan data kutipan diatas
dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Pemrosesan secara kelompok (Batch processing)
Merupakan penrosesan transaksi yang sama dalam sebuah kelompok.
Pemrosesan dilakukan pada satuan waktu tertentu atau ketika jumlah transaksi
mencapai angka tertentu. Transaksi yang sudah terkumpul dalam sebuah batch
dapat diproses secara urut atau dengan teknik pemrosesan langsung.
2. Pemrosesan seketika (On-line processing)
Dengan cara ini, komputer menangkap data secara elektronik dan menyimpan
sehingga data tersebut dapat diproses lebih lanjut. Metode ini dapat dirinci
menjadi dua metode yaitu :
a. Online real time processing, merupakan metode online dimana komputer
menagkap data secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan dan
memprosesnya sesegera mingkin.
b. Online batch, merupakan metode online dimana komputer menangkap
data secara elktronik, mengedit akurasi dan kelengkapan, setelah itu
menyimpannya untuk dproses lebih lanjut dimasa mendatang setelah
mencapai satu kelompok (batch).
2.3 Pengertian Efektivitas
Efisiensi dan efektivitas merupakan dua kriteria yang biasa digunakan
untuk menilai prestasi kerja dari suatu pusat pertanggung jawaban tertentu.
Pengertian efektivitas menurut
Arens, Elder dan Beasley (2005;767)
adalah :
“Effectiveness refers to the accomplishment of objectives, whereas
efficiency refers to the resources used to achieve those objective.”
Berdasarkan definisi diatas efektivitas dapat diartikan sebagai tingkat
dimana tujuan darin perusahaan atau organisasi dapat tercapai. Efektivitas dapat
dihubungkan dengan keberhasilan pencapaian tujuan, sedangkan efisiensi
dihubungkan dengan penggunaan sumber daya alam rangka pencapaian suatu
tujuan tersebut.
Sedangkan menurut Syahrul dan Muhammad Afdiniza (2000;326)
pengertian efektivitas adalah :
“Tingkat dimana kinerja sesungguhnya (aktual) sebanding dengan
kinerja yang ditargetkan.”
Dari pengertian tersebut dikemukakan bahwa efektivitas lebih dititik
beratkan pada tingkat keberhasilan organisasi (sampai sejauh mana organisasi
dapat dikatakan berhasil) dalam usaha mencapai sasaran yang telah dipilih,
sedangkan efisiensi lebih mentitik beratkan pada kemampuan organisasi dalam
menggunakan sumber-sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang
diharapkan. Semakin tinggi tingkat keberhasilan suatu organisasi terhadap nilai
pencapaian tersebut, maka dapat dikatakan bahwa kegiatan yang dilakukan
perusahaan tersebut semakin efektif.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa efektivitas selalu dihubungkan
dengan pencapaian tujuan yang ditetapkan, jadi suatu perusahaan dapat dikatakan
beroperasi secara efektif apabila dapat mencapai tujuan yang ditetapkan.
2.4 Transaksi Penjualan
Penggunaan komputer sebagai pengolah data menjadi semakin tidak
terhindarkan oleh perusahaan karena komputer akan memperbesar kemampuan
sistem informasi. Pengolahan data elektronik juga bermanfaat memperlancar
proses transaksi yang ada pada perusahaan salah satunya adalah penjualan.
2.4.1 Pengertian Penjualan
Kegiatan penjualan merupakan salah satu transaksi yang penting dalam
perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa
baik secara tunai maupun kredit.
Pengertian penjualan menurut Amin Wijaya Tunggal (2000;746) adalah :
“Pendapatan yang diterima dari pertukaran barang atau jasa, dan
dicatat untuk satu periode akuntansi tertentu, atau berdasarkan
akrual (sebagaimana diperolehnya).”
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah
suatu proses pengalihan kepemilikan barang atau jasa dari suatu perusahaan
kepada pelanggannya, dimulai dari permintaan dari pelanggan lalu mengubah
barang atau jasa tersebut menjadi yang tunai lansung atau melalui piutang
usahanya yang akhirnya akan menjadi uang tunai.
Bagian-bagian yang terlibat dalam penjualan menurut Mulyadi (2001;246)
adalah sebagai berikut :
“1. Bagian Penjualan
2. Bagian Kredit
3. Bagian Gudang
4. Bagian Pengiriman
5. Bagian Penagihan
6. Bagian Akuntansi.”
Kutipan diatas dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Bagian Penjualan
Bagian penjualan bertanggung jawab menerima order dari pelanggan,
mengedit order, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan
mengisi surat order pengiriman.
2. Bagian kredit
Bagian kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3. Bagian Gudang
Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan
barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi
pengiriman.
4. Bagian Pengiriman
Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas oerder
pengiriman barang yang diterimanya dari bagian penjualan.
5. Bagian Penagihan
Bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur dan mengirimkan
pada pelanggan.
6. Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari
transaksi penjualan kredit serta mengirimkan pernyataan piutang debitur, serta
membuat laporan penjualan.
Dalam sistem pengolahan data elektronik, faktur penjualan, jurnal
penjualan, dan buku piutang dihasilkan dengan komputer.
2.4.2 Pengertian Transaksi
Transaksi yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan pihakpihak eksternal. Dalam hal ini transaksi termasuk dalam aktivitas proses penjualan
barang atau jasa, pembalian persediaan, pembebanan kewajiban keuangan, dan
penerimaan kas dari pelanggan. Pengertian transaksi menurut James Hall yang
diterjemahkan oleh Thomson Learning Asia (2001;56) adalah :
“Sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan akuitas
dari perusahaan, direfleksikan dalam akun-akunnya, dan diukur
dalam satuan uang.”
Disebabkan oleh kemajuan dan perkembangan teknologi informasi, yang
dalam hal ini transaksi harus memanfaatkan teknologi informasi dalam menjalan
kegiatan proses transaksi penjualan. Ada empat tipe transaksi yang berbasis
komputer menurut Indrajit dan Pranoto (2002;199) adalah sebagai berikut :
“1. Open Market
2. Aggregation
3. Value Chain
4. Alliance.”
Dari beberapa kutipan diatas akan dijelaskan sebagai berikut :
1. Open Market
Merupakan versi pengolahan data elektronik dari pasar tradisional di mana
para penjual dan pembeli bertemu secara langsung. Secara bebas penjual
menjajakan produk dan pelayanannya kepada pembeli, sementara pembeli
dapat melakukan transaksi dengan penjual yang dipilihnya.
2. Aggregation
Merupakan sebuah perusahaan berfungsi sebagai pemimpin atau mediator
dalam proses transaksi elektronis yang terjadi antara produser dan consumer.
3. Value Chain
Merupakan aktivitas penciptaan suatu produk atau pelayanan dilakukan
melalui suatu urutan proses tertentu (urutan proses penciptaan produk dan jasa
yang paling optimum dibandingkan dengan Aggregation).
4. Alliance
Alliance adalah tipe transaksi yang paling liberal dan virtual, karena sifatnya
ingin melakukan segala jenis integrasi perdagangan yang mungkin diadakan
dalam cyberspace tanpa menerapkan berbagai jenis peraturan yang mengikat
(diistilahkan sebagai value space).
2.4.3 Pengertian Transaksi Penjualan
Menurut James A. Hall (2001;58) bahwa transaksi penjualan adalah:
“Sales order processing are made on credit and involve such tasks as
preparing sales order, granting credit, shipping products (or rendering
of a service) to the customer, billing customers, and recording the
transaction in the accounts (accounts receivable, inventory, expense,
and sales).”
Artinya: Pemrosesan pesanan penjualan yang dilakukan atas dasar kredit
dan melibatkan tugas-tugas seperti penyiapan pesanan penjualan, pemberian
kredit, pengiriman produk (atau penyerahan jasa) kepada pelanggan, penagihan
pelanggan, dan pencatatan transaksi dalam akun (piutang dagang, persediaan,
biaya, dan penjualan)
Dengan adanya sistem akuntansi yang terkomputerisasi yang mendukung
pemrosesan transaksi penjualan , perusahaan diharapkan tidak hanya mencapai
target penjualan yang tinggi, tetapi juga dapat menunjang keefektifan dari proses
transaksi penjualan.
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001;170) berbagai transaksi
penjualan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
“1. Penjualan secara tunai
2. Penjualan secara kredit
3. Penjualan secara tender
4. Penjualan ekspor
5. Penjualan secara konsinyasi.”
Kutipan diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Penjualan secara tunai
Yaitu penjualan bersifat cash dan carry pada umumnya terjadi secara kontan
dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan juga dianggap kontan.
2. Penjualan secara kredit
Yaitu penjualan dengan tenggang waktu rata-rata diatas satu bulan.
3. Penjualan secara tender
Penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi
permintaan
pihak
pembeli
yang
membuka
tender
tersebut
untuk
memenangkan tender. Selain harus memenuhi berbagai prosedur yaitu
pemenuhan dokumen tender berupa jaminan tender (bid bond) daa lain-lain.
4. Penjualan ekspor
Yaitu penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negeri yang
mengimpor barang tersebut, biasanya penjualan ekspor memanfaatkan
prosedur letter of credit.
5. Penjualan secara konsinyasi
Menjual barang secara titipan kepada pembeli yang juga sebagai penjual.
Apabila barang tersebut tidak laku, maka akan dikembalikan ke penjual.
2.4.4 Tujuan Transaksi Penjualan
Menurut Bodner dan Hopwood (2003;285) mengemukakan dan meringkas
tujuan transaksi penjualan, yaitu :
“1.
Customers should be authorized in accordance with
management’s criteria.
2. The prices and terms of goods and services provided should be
authorized in accordance with management’s criteria.
3. All shipments of goods and service provided shold result in a
billing to the customer.
4. Billings to the cutomers should be accurately and promptly
classified, summarized, and reported.
5. The amounts and timing of debt transaction should be authorized
in accordance with management’s criteria.
6. Access to the cash and securities should be permitted only in
accordance with management’s criteria.”
Keenam tujuan transaksi penjualan diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Pelanggan diotorosasi sesuai dengan kriteria manajemen
2. Harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai
dengan kriteria manajemen
3. Seluruh pengiriman barang dan jasa yang dilakukan harus tercermin dalam
penagihan kepada pelanggan
4. Penagihan ke pelanggan harus diklasifikasikan, diikhtisarkan dan
dilaporkan secara akurat
5. Jumlah dan waktu transaksi-transaksi harus diotorisasi sesuai dengan
kriteria manajemen
6. Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai dengan sesuai
dengan kriteria manajemen.”
2.5 Sistem Pengolahan Data Elektronik Transaksi Penjualan
Bila suatu transaksi dimasukan dalam komputer, maka transaksi tersebut
akan terintegrasi pada seluruh yang terkait. Didalam transaksi penjualan ada
beberapa bagian-bagian yang terkait seperti pembukuan pesanan penjualan pada
pelanggan, pengiriman, penagihan, penerimaan. Data ini juga akan mempebaharui
laporan pesanan penjualan, laporan pengiriman, laporan penagihan, dan laporan
penerimaan. Terdapat empat tahap dalam proses pengolahan data transakasi
penjualan menurut Romney dan Chusin (2001;7) adalah sebagai berikut :
“1. Entri pesanan penjualan
2. Pengiriman
3. Penagihan dan Piutang usaha
4. Penerimaan kas.”
Kutipan diatas dijelaskan sebagai berikut :
1. Entri pesanan penjualan
Kegiatan penting terkait yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan
penjualan ataupun oleh departemen terpisah untuk pelayanan pelanggan, yang
menjawab permintaan pelanggan.
2. Pengiriman
Tahap proses pengolahan data transaksi yang kedua adalah memenuhi pesanan
pelanggan dan mengirimkan barang atau pesanan tersebut.
3. Penagihan dan Piutang usaha
Penagihan dan piutang usaha sebagai proses terpisah, dan dalam praktiknya
kedua fungsi ini dilakukan oleh dua fungsi terpisah dalam departemen
akuntansi.
a. Penagihan
Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang
mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan
dan aktivitas pengiriman.
b. Piutang usaha
Menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening
pelanggan dan mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.
4. Penerimaan kas
Tahap proses yang terakhir dalam menangani kiriman uang pelanggan dan
menyimpannya ke bank.
2.6 Jasa
Bila ditinjau dari sudut pandang perusahaan, salah satu cara yang efektif
dalam melakukan kegiatan usahanya adalah melalui jasa atau pelayanan yang
diberikan. Pengertian jasa menurut Fandy Tjiptono (2001;6) sebagai berikut :
“Jasa adalah setiap tindakan atau perbuatan yang dapat ditawarkan
oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya bersifat
intangible (tidak berwujud fisik) dan tidak menghasilkan kepemilikan
sesuatu. Produksi jasa bisa berhubungan dengan produk fisik
maupun tidak.”
2.7 Pelanggan
Pengertian pelanggan menurut Marbun (2003;205) adalah sebagai berikut :
“Pelanggan adalah orang atau badan usaha ataupun lembaga yang
berulang-ulang mengadakan transaksi bisnis dengan pihak tertentu.”
Dewasa ini banyak perusahaan (termasuk perusahaan jasa) yang
menyatakan bahwa tujuan perusahaan adalah mencapai laba dan untuk
memuaskan pelanggan.
2.8 Peranan Sistem Pengolahan Data Elektronik Dalam Menunjang
Efektivitas Proses Transaksi Penjualan Jasa Pada Pelanggan
Untuk
dapat
memberikan
pedoman
kepada
manajemen
dalam
merencanakan dan mengendalikan perusahaan mengenai penjualan pada
perusahaan yang dipimpinnya, maka diperlukan transaksi penjualan, yang
ditunjang oleh sistem informasi akuntansi penjualan yang memadai. Sistem
informasi akuntansi tersebut akan lebih baik lagi bila menggunakan komputer
sebagai alat penunjang, ini lebih dikenal dengan sistem pengolahan data
elektronik.
Menurut Sondang P. Siagian (2003;81) pengolahan data elektronik adalah
adalah :
“Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan
yang
dimaksudkan
untuk
penyediaan
informasi
dengan
menggunakan komputer dengan yang mencakup pengumpulan,
pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut.”
Dengan adanya sistem akuntansi yang terkomputerisasi yang mendukung
pemrosesan transaksi penjualan , perusahaan diharapkan tidak hanya mencapai
target penjualan yang tinggi, tetapi juga dapat menunjang keefektifan dari proses
transaksi penjualan.
Menurut James A. Hall (2001;58) transaksi penjualan adalah:
“Sales order processing are made on credit and involve such tasks as
preparing sales order, granting credit, shipping products (or rendering
of a service) to the customer, billing customers, and recording the
transaction in the accounts (accounts receivable, inventory, expense,
and sales).”
Artinya: Pemrosesan pesanan penjualan yang dilakukan atas dasar kredit
dan melibatkan tugas-tugas seperti penyiapan pesanan penjualan, pemberian
kredit, pengiriman produk (atau penyerahan jasa) kepada pelanggan, penagihan
pelanggan, dan pencatatan transaksi dalam akun (piutang dagang, persediaan,
biaya, dan penjualan)
Pengertian efektivitas menurut
Arens, Elder dan Beasley (2005;767)
adalah :
“Effectiveness refers to the accomplishment of objectives, whereas
efficiency refers to the resources used to achieve those objective.”
Berdasarkan definisi diatas efektivitas dapat diartikan sebagai tingkat
dimana tujuan dari perusahaan atau organisasi dapat tercapai. Efektivitas dapat
dihubungkan dengan keberhasilan pencapaian tujuan, sedangkan efisiensi
dihubungkan dengan penggunaan sumber daya alam rangka pencapaian suatu
tujuan tersebut.
Kebutuhan akan komputer dalam pengolahan data terutama pengolahan
data transaksi penjualan merupakan sesuatu yang tidak dapat di elakan.
Penggunaan komputer dalam bidang penjualan dirasakan perlu karena pada
dasarnya pengolahan data transaksi penjualan sangatlah penting bagi perusahaan,
penyebab adalah karena penjualan sangat berkaitan dengan kelangsungan hidup
perusahaan dengan berkaitan dengan pelanggan dimana pada perusahaan jasa
sangatlah penting dalam pelayanan penjualan jasa yang akan berikan, sehingga
dirasakan tidak efisien apabila menggunakan cara manual dalam pengelolaaan
tersebut.