Gambar L4 User interface menghapus Customer

Lampiran Wawancara
Berikut ini adalah hasil wawancara dengan pihak supervisor PT. Sinar
Mentari Ekspres
Tanggal wawancara
: Senin, 29 Juli 2013
Narasumber
: Ratna Juwita
Keterangan :
Penulis (P)
Supervisor PT. Sinar Mentar Ekspres (SP)
P
:
Bagaimana sejarah PT. Sinar Mentari ?
SP
:
PT. Sinar Mentari didirikan oleh ibu Ella Madya pada tahun 2006.
Sinar Mentari merintis bisnis ekspedisi dan cargo berawal dari badan usaha
kecil dengan nama CV. Sinar Mentari yang berlokasi di Cempaka Putih pada
tahun 2006. Pada awalnya Sinar Mentari hanya melayani jasa pengiriman
barang, dan dokumen saja melalui darat. Namun Seiring berjalannya waktu
dan semakin luasnya mitra kerja Sinar Mentari, Sinar Mentari mulai
memperluas jaringan dan jangkauan bisnisnya. Kini pengiriman tidak hanya
dilakukan di darat saja, namun dapat melalui laut dan udara. Saat ini kantor
pusat Sinar Mentari berlokasi di Mega Glodok Kemayoran (MGK) lantai 1
blok C10 No. 08 Kemayoran – Jakarta Pusat.
Seiring dengan berkembangnya bisnis yang dijalani CV. Sinar Mentari, Pada
tanggal 08 November 2012 CV. Sinar Mentari mengubah perusahaannya
menjadi PT. Sinar Mentari Express. Dimana ini bertujuan untuk
mengembangkan dan memajukan bisnisnya, memiliki pangsa pasar semakin
luas dan semakin banyak Customer yang menggunakan layanan jasa yang
disediakan PT. Sinar Mentari Express.
P
:
Bagaimana Struktur Organisasi pada perusahaan ibu?
SP
:
Strukur organisasi ini dimulai dengan pimpinan atas yang disebut
Direktur, kemudian pendiri sekaligus direktur perusahaan adalah ibu Ella
Madya. Seorang direktur memimpin perusahaan dengan dibantu beberapa
manajer dan komisaris, seperi manajer operasional, manajer keuangan
L1
L2
Customer service dan marketing, bagian system informasi manajemen, dalam kegiatannya
manajer operasional memimpin staff operasional yang menjalankan proses bisnis
perusahaan.
P
:
Bagaimana Tugas dan wewenang setiap bagian?
SP
:
Direktur bertugas memimpin dan mengelola perusahaan, membuat keputusan
yang berkaitan dengan perusahaan. Kemudian komisaris melakukan pengawasan atas
jalannya usaha dan memberikan masukkan kepada direktur dalam melakukan tugas,
seluruh karyawan berdasarkan kepada kepentingan perusahaan dan sesuai dengan
maksud dan tujuan perusahaan. Manajer operasional mengatur proses pengiriman barang,
membuat resi untuk pengiriman barang, memonitor pengiriman barang yang dikirim ke
daerah diluar Jakarta. Manajer keuangan Mencatat dan mengatur aktivitas harian para
kurir, membuat tagihan (invoice) para Customer yang akan diserahkan kepada direktur,
menangani dan mencatat setiap kegiatan harian perusahaan. CS dan marketing mencatat
Customer baru dan memberikan informasi kepada operasional, dan melayani
penerimaaan barang. Bagian SIM bertugas mengembangkan teknologi informasi dan
mendukung strategi jangka pendek maupun jangka panjang melalui analisis data
keuangan yang akurat dan optimal. Yang terakhir adalah staff operasional yang bertugas
mengirim barang ke Customer.
P
:
Bagaimana Proses bisnis yang sedang Berjalan ?
SP
:
Sinar Mentari selalu berusaha menetapkan harga dibawah pesaingnya. Dan juga
memberikan potongan harga khusus pada Customer lama, serta dapat melakukan
negosiasi harga sebelum terjadinya pengiriman barang. Sinar Mentari memiliki 2 (dua)
tipe Customer, tipe pertama adalah perusahaan dimana harga yang diberikan akan
berbeda-beda antara Customer satu dengan yang lainnya tergantung kontrak kesepakatan
kedua belah pihak. Kemudian tipe kedua adalah individu atau perseorangan dimana harga
yang ditawarkan itu adalah harga standar yang ditawarkan oleh Sinar mentari dan tidak
terikat oleh kontrak.
P
:
Apakah saat ini ada masalah yg sedang dihadapi dalam menjalankan proses bisnis
perusahaan?
L3
SP
:
Ada beberapa masalah yang saling terkait, seperti aplikasi dengan DBMS
Microsoft Access yang ada pada perusahaan hanya terdapat pada satu komputer admin
saja, sehingga tidak efektif jika ada bagian lain dalam perusahaan yang ingin melakukan
manipulasi data secara real time dalam waktu yang bersamaan. Hal ini dapat
menghambat jika ada bagian lain yang mau melakukan proses yang berbeda satu sama
lain, Selain itu, aplikasi hanya dapat dijalankan di satu komputer admin, tidak bisa
dijalankan pada komputer yang berbeda.
P
:
Bagaimana perhitungan biaya pengiriman?
SP
:
Pengiriman barang dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain berat barang
yang akan dikirim, karena semakin banyak barang yang akan dikirim maka akan semakin
murah karena setiap Customer akan memiliki harga berbeda-beda sesuai dengan kontrak
perjanjian antara Customer dengan Sinar Mentari (apabila tipe Customer adalah
perusahaan), kemudian hal lainnya yang mempengaruhi biaya pengiriman adalah berat
atau volume barang yang akan di masukan dalam perhitungan biaya akan di
pertimbangkan antara berat atau volume tergantung mana yang lebih besar, kemudian
wilayah kirim, jalur apa yang digunakan serta paket yang diinginkan.
P
:
Apakah ada perbedaan pengiriman menggunakan agen dan ekspedisi?
SP
:
Perbedaannya adalah jika agen merupakan staff perusahaan yang bertugas
melakukan pengiriman barang di daerah, sedangkan ekspedisi adalah partner kerja
perusahaan.
P
:
Apakah kegunaan kontrak untuk Customer perusahaan ibu?
SP
:
Kontrak digunakan hanya untuk Customer perusahaan, Customer perusahaan
didaftarkan oleh Customer service, setelah membuat kontrak Customer perusahaan bisa
mendapatkan harga diskon dalam melakukan pengiriman barang, di dalam kontrak
terdapat tanggal pembuatan kontrak dan masa berlaku kontrak.
P
:
Apakah ada perhitungan bonus untuk bagian marketing yang mencari Customer?
SP
:
PT. Sinar Mentari memberikan apresiasi berupa bonus berdasarkan jumlah
pengiriman yang dilakukan oleh perusahaan tersebut, dimana perusahaan tersebut
dipromosikan oleh bagian marketing perusahaan kami.
L4
Lampiran Observasi
Observasi dilakukan di dalam lingkungan kantor pusat PT. Sinar Mentari Ekspres. Observasi ini
dilakukan sebanyak tiga kali, yaitu pada tanggal 31 Juli 2013, 07 Agustus 2013 dan 11 Agustus
2013. Berikut merupakan hasil dari Observasi yang dilakukan:
1.
Visi dari PT. Sinar Mentari Ekspres adalah menjadi perusahaan jasa ekspedisi dan kargo
yang professional dan terkemuka se asia tenggara.
2.
Sejarah perusahaan:
PT. Sinar Mentari didirikan oleh ibu Ella Madya pada tahun 2006. Sinar Mentari merintis
bisnis ekspedisi dan cargo berawal dari badan usaha kecil dengan nama CV. Sinar Mentari
yang berlokasi di Cempaka Putih pada tahun 2006. Pada awalnya Sinar Mentari hanya
melayani jasa pengiriman barang, dan dokumen saja melalui darat. Namun Seiring
berjalannya waktu dan semakin luasnya mitra kerja Sinar Mentari, Sinar Mentari mulai
memperluas jaringan dan jangkauan bisnisnya. Kini pengiriman tidak hanya dilakukan di
darat saja, namun dapat melalui laut dan udara. Saat ini kantor pusat Sinar Mentari berlokasi
di Mega Glodok Kemayoran (MGK) lantai 1 blok C10 No. 08 Kemayoran – Jakarta Pusat.
Seiring dengan berkembangnya bisnis yang dijalani CV. Sinar Mentari, Pada tanggal 08
November 2012 CV. Sinar Mentari mengubah perusahaannya menjadi PT. Sinar Mentari
Express. Dimana ini bertujuan untuk mengembangkan dan memajukan bisnisnya, memiliki
pangsa pasar semakin luas dan semakin banyak Customer yang menggunakan layanan jasa
yang disediakan PT. Sinar Mentari Express.
3.
Struktur Organisasi
Gambar 1. Struktur Organisasi
L5
4.
Proses Bisnis yang sedang berjalan
Sinar Mentari selalu berusaha menetapkan harga dibawah pesaingnya. Dan juga
memberikan potongan harga khusus pada Customer lama, serta dapat melakukan
negosiasi harga sebelum terjadinya pengiriman barang. Sinar Mentari memiliki 2 (dua)
tipe Customer, tipe pertama adalah perusahaan dimana harga yang diberikan akan
berbeda-beda antara Customer satu dengan yang lainnya tergantung kontrak
kesepakatan kedua belah pihak. Kemudian tipe kedua adalah individu atau
perseorangan dimana harga yang ditawarkan itu adalah harga standar yang ditawarkan
oleh Sinar mentari dan tidak terikat oleh kontrak.
Apabila Customer datang dengan membawa barang yang akan dikirim, barang
tersebut akan ditimbang dengan timbangan barang agar mengetahui berat barang yang
akan dikirim tersebut. Barang tersebut akan dikirim via agen. Sebelum barang dikirim
ke agen, bagian Customer service akan membuat resi pengiriman barang ke agent Sinar
Mentari, dimana barang beserta resi akan dikirimkan ke agen Sinar Mentari.
Apabila Customer menginformasikan pengiriman via telepon, maka bagian
operasional akan menjemput barang yang akan dikirim ke tempat Customer dan
membawa barang tersebut ke kantor pusat untuk ditimbang dan dibuatkan resi yang
selanjutnya akan dikirim via agen Sinar Mentari yang selanjutnya agen yang akan
meneruskan pengiriman barang tersebut.
Resi yang akan dibuat oleh Customer service rangkap 4 (empat), 2 (dua) lembar
untuk tanda terima barang yang nantinya digunakan untuk bukti penerimaan barang ke
agen Sinar Mentari, 2 (dua) lembar untuk Sinar Mentari yang diterima oleh Manager
Keuangan 1 (satu) lembar dan Manager Operasional 1 (lembar) yang nantinya
digunakan untuk tagihan pengiriman barang. Setelah agen Sinar Mentari menerima
barang dari bagian operasional Sinar Mentari, maka agent Sinar Mentari juga
membuatkan resi untuk Sinar Mentari yang selanjutnya surat tersebut dibawa kembali
oleh bagian operasional yang selanjutnya diberikan ke bagian keuangan. Bagian
keuangan akan mencatat nomer resi dari agent dan mencocokkan dengan nomor resi
Sinar Mentari sebagai bukti penerimaan barang dari Agen.
L6
Dua (2) Hari setelah tanggal pengiriman, bagian operasional mengecek posisi
barang yang dikirim tersebut. Jika barang sudah terkirim ke tempat tujuan, agen yang
bersangkutan akan menginformasikan mengenai data penerimaan barang yang berisi
alamat penerima, tanggal penerimaan, nama penerima.
Apabila barang yang dikirim merupakan barang transit, misalnya pengiriman
untuk lokasi yang jauh dari kantor pusat, misalnya pengiriman ke Bangka Belitung
dengan jalur darat yang diperkirakan akan memakan waktu 1 minggu, maka Sinar
Mentari akan menggunakan 2 (dua) agent untuk mengirim barang tersebut, namun
apabila pengiriman melalui jalur udara, maka pengiriman akan langsung ke alamat
tujuan. Untuk pengiriman barang itu sendiri baik melalui darat ataupun udara, akan
dikenakan berat minimum 50 kg untuk pulau jawa, dan 100 kg untuk diluar pulau jawa.
Harga yang ditawarkan untuk jalur darat dan udara berbeda, dimana untuk jalur darat
memiliki tarif lebih murah dibandingkan dengan jalur udara, namun waktu pengiriman
akan lebih cepat dengan jalur udara dibandingkan jalur darat. Misal apabila barang
akan di kirim ke Bangka Belitung dengan jalur darat, maka diperkirakan 1 minggu
waktu pengirimannya, namun apabila menggunakan jalur udara waktu pengiriman
yang dibutuhkan hanya 2 sampai 3 hari saja.
PT. Sinar Mentari Express menyediakan 3 paket dalam pelayanan jasa untuk
Customer. Ada berbagai pelayanan kiriman yang bisa disesuaikan dengan permintaan
Customer berdasarkan jangka waktu penerimaan paket barang yaitu paket Reguler
(waktu pengiriman barang sampai 7 hari) , One Days Services (waktu pengiriman
barang sampai 1 hari) dan Sent Days Services (pengiriman barang sampai 12 jam)
tergantung wilayah domisili Customer.
Pengiriman barang dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain berat barang
yang akan dikirim, karena semakin banyak barang yang akan dikirim maka akan
semakin murah karena setiap Customer akan memiliki harga berbeda-beda sesuai
dengan kontrak perjanjian antara Customer dengan Sinar Mentari (apabila tipe
Customer adalah perusahaan), kemudian hal lainnya yang mempengaruhi biaya
pengiriman adalah berat atau volume barang yang akan di masukan dalam perhitungan
biaya akan di pertimbangkan antara berat atau volume tergantung mana yang lebih
besar. Apabila berat 6 kg namun volumenya 10 m3 maka yang diambil untuk
L7
perhitungan adalah volumenya, kemudian wilayah kirim, jalur apa yang digunakan
serta paket yang diinginkan.
Untuk Proses pembayaran biaya pengiriman dari Customer, biasanya dilakukan 1
bulan sekali sesuai dengan perjanjian pada kontrak. Apabila sudah jatuh tempo maka
bagian keuangan akan membuat invoice penagihan kepada Customer yang
bersangkutan dengan mencocokkan resi dari agen dengan resi milik Sinar Mentari.
Setelah Customer melakukan pembayaran, dimana pembayaran bisa dengan dua cara
yakni dengan transfer atau cash. Apabila dengan transfer maka pembayaran melalui
nomor rekening Sinar Mentari yang kemudian akan di cek oleh bagian keuangan.
Apabila uang tersebut sudah masuk ke rekening Sinar Mentari, maka bagian keuangan
akan mencatat bukti uang masuk sebagai bukti pembayaran. Namun apabila
pembayaran dilakukan dengan cash maka bagian operasional akan mengambil uang ke
tempat Customer yang kemudian akan diberikan ke bagian keuangan yang selanjutnya
akan dicatat oleh bagian keuangan sebagai bukti pembayaran.
L8
Gambar 2 Form Surat Pengambilan Barang
Gambar 3 Form Pengiriman
L9
Lampiran Print Screen Program
Gambar L1 User interface Customer
Gambar L2 User interface menambah Customer baru
L10
Gambar L3 User interface merubah data Customer
Gambar L4 User interface menghapus Customer
L11
Gambar L5 User interface kontrak
Gambar L6 User interface membuat kontrak baru
Gambar L7 User interface merubah data kontrak
L12
Gambar L8 User interface menghapus kontrak
Gambar L9 User interface jenis barang
Gambar L10 User interface tampilan data jenis barang
L13
Gambar L11 User interface edit jenis barang
Gambar L11 User interface menghapus jenis barang
Gambar L12 User interface menu daerah
L14
Gambar L13 User interface data daerah
Gambar L14 User interface mendaftar data daerah
Gambar L15 User interface edit data daerah
L15
Gambar L16 User interface menghapus data daerah
Gambar L17 User interface data propinsi
Gambar L18 User interface mengubah data propinsi
L16
Gambar L19 User interface menghapus data propinsi
Gambar L20 User interface data rekening
Gambar L21 User interface membuat data rekening baru
Gambar L22 User interface mengubah data rekening
L17
Gambar L23 User interface menghapus data rekening
Gambar L24 User interface data jalur
Gambar L25 User interface menambah jalur baru
L18
Gambar L26 User interface mengubah data jalur
Gambar L27 User interface menghapus data jalur
Gambar L28 User interface data paket
L19
Gambar L29 User interface menambah data paket baru
Gambar L30 User interface mengubah data paket
Gambar L31 User interface menghapus data paket
L20
Gambar L32 User interface data agen
Gambar L33 User interface menambah agen baru
L21
Gambar L34 User interface mengubah data agen
Gambar L35 User interface menghapus data agen
L22
Gambar L36 User interface data ekspedisi
Gambar L37 User interface menambah data ekspedisi
L23
Gambar L38 User interface mengubah data ekspedisi
Gambar L39 User interface menghapus data ekspedisi
Gambar L40 User interface pengiriman agen
L24
Gambar L41 User interface pengiriman ekspedisi
Gambar L42 User interface pengiriman
L25
Gambar L43 User interface data keuangan
Gambar L44 User interface menambah data keuangan
L26
Gambar L45 User interface mengubah data keuangan
Gambar L46 User interface menghapus data keuangan
Gambar L47 User interface Login
L27
Gambar L48 User interface View pengiriman
L28
Gambar L49 User interface save pada pengiriman