Pengembangan Perpustakaan Digital Berbasis Web (BBPKH)

Pengembangan Perpustakaan Digital Berbasis
Web Studi Kasus Balai Besar Pelatihan Kesehatan
Hewan (BBPKH) Cinagara
Balai Besar Pelatihan Kesehatan Hewan Cinagara - Bogor
[email protected]
ABSTRAK
Informasi memberikan dampak positif bagi perkembangan pengetahuan dimana setiap orang
dapat mengakses sumber informasi yang dapat menambah khasanah ilmu pengetahuan. Untuk
mengelola koleksi informasi tersebut diperlukan aplikasi yang membantu untuk mengelola
informasi, baik yang open source maupun closed source. Makalah ini mencoba untuk
menjelaskan proses pengembangan perpustakaan digital berbasis web studi kasus Balai Besar
Pelatihan Kesehatan Hewan (BBPKH) Cinagara. Kajian ini bersifat deskriptif dengan
pendekatan kualitatif yang sumber datanya berasal dari studi literatur dan praktik. Tahapan
pengelolaan Senayan Library Management System perpustakaan digital BBPKH Cinagara
memiliki beberapa proses diantaranya: (1) Instalasi Aplikasi; (2) Melakukan Kustomisasi
sistem; (3) Konfigurasi The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAIPMH); (4) Konfigurasi dengan katalog induk Perpustakaan Badan Penyuluhan dan Sumber
Daya Manusia Peratanian; (5) Konfigurasi dengan Perpustakaan Nasional Onesearch.
Selanjutnya, diharapkan pustakawan dapat meningkatkan kapasitas dan kemapuan diri sesuai
perkembangan terkini mengikuti trend pustakawan 2.0 dan pustakawan 3.0.
Kata Kunci: Senayan Library Management System, Otomasi, Perpustakaan Digital.
ABSTRACT
Information disclosure has a positive impact on the development of knowledge where everyone
can access information sources that can add to the repertoire of knowledge. To manage the
collection of information is required applications that help to manage information, both open
source and closed source. This paper attempts to explain the process of developing web-based
digital libraries case study in Balai Besar Pelatihan Kesehatan Hewan (BBPKH) Cinagara.
This study is descriptive with a qualitative approach whose source of data comes from
literature and practice studies. Stages of management Senayan Library Management System
digital library Balai Besar Pelatihan Kesehatan Hewan (BBPKH) Cinagara has several
processes among them: (1) Installation Aplication; (2) Customize the system; (3)
Configuration The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH);
(4) Configuration with union catalogue Perpustakaan Badan Penyuluhan dan Sumber Daya
Manusia Peratanian; (5) Configuration with Perpustakaan Nasional Onesearch. Next it is
expected that librarians can improve their capacity and ability according to the latest
developments following the trend of librarian 2.0 and librarian 3.0..
Keywords: Senayan Library Management System, Automation, Digital Library
1
1 Pendahuluan.
1.1 Latar Belakang
Di era globalisasi saat ini informasi menjadi sumber pengetahuan dan pembelajaran di
masyarakat. Era keterbukaan informasi memberikan dampak positif bagi perkembangan
pengetahuan dimana setiap orang dapat mengakses sumber informasi yang dapat menambah
khasanah ilmu pengetahuan mereka. Era keterbukaan informasi memungkinkan untuk saling
berbagi informasi atau sering disebut information sharing. Informasi dapat berupa jurnal,
artikel, skripisi, disertasi dan lain-lain. Di perguruan tinggi sangat banyak sekali sumbersumber pengetahuan yang dapat digunakan oleh mahasiswa dalam pengembangan ilmu
pengetahuan seperti skripsi, tesis, disertasi, ataupun karya ilmiah. Semua koleksi tersebut
sering disebut dengan koleksi deposit atau Instutional Repository. Institusional repository
sering diartikan sebagai “simpanan kelembagaan” yang merupakan sebuah kegiatan yang
menghimpun dan melestarikan koleksi digital yang merupakan hasil karya intelektual dari
sebuah komunitas tertentu.
Pada perpustakaan Khusus koleksi lebih condong kepada subject tertentu.
Permasalahan yang dihadapi perpustakaan khusus saat ini adalah ketika semua koleksi tersebut
dalam bentuk cetak dan setiap tahun mendapatkan tambahan koleksi berupa laporan, majalah,
jurnal yang harus di kelola secara profesional dalam bidang kepustakawanan. Langkah yang
diambil oleh perpustakaan untuk mengelola koleksi adalah dengan sistem otomasi. Untuk
mengelola koleksi perpustakaan tersebut maka diperlukan software aplikasi yang membantu
dalam memanajemen informasi tersebut baik yang open source maupun closed source.
Menurut Undang-Undang (UU) No.43 tahun 2007 tentang perpustakaan, perpustakaan
khusus adalah perpustakaan yang diperuntukkan secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan
lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan, keagamaan, rumah ibadah,
2
atau organisasi lain. Permasalahan yang dihadapi perpustakaan khusus saat ini adalah ketika
semua koleksi tersebut dalam bentuk cetak dan setiap tahun mendapatkan tambahan koleksi
berupa laporan, majalah, jurnal yang harus di kelola secara profesional dalam bidang
kepustakawanan.
1.2 Tujuan Penelitian
Membangun perpustakaan digital berbasis web -studi kasus Balai Besar Pelatihan
Kesehatan Hewan (BBPKH) Cinagara untuk mengelola koleksi berupa laporan, majalah,
jurnal.
1.3 Rumusan Masalah
Pengelolaan koleksi perpustakaan digital berbasis SliMS dapat dilakukan oleh
perpustakaan khusus, sehingga koleksi berupa laporan, majalah, dan jurnal dari perpustakaan
BBPKH Cinagara dapat di kelola dengan baik agar tercapai penyebaran informasi.
2. Metodologi Penelitian.
Metode yang digunakan adalah dengan metode kualitatif deskriptif, menurut Lexy J.
Moleong dalam (Sudarto 1995) yaitu metode yang dilakukan berdasarkan pada fondasi
penelitian, paradigma penelitian, perumusan masalah, tahap-tahap penelitian, teknik penelitian,
kriteria dan teknik pemeriksaan data dan analisis dan penafsiran data. Penelitian deskriptif
kualitatif ini bertujuan untuk mendeskripsikan apa-apa yang saat ini berlaku. Di dalamnya
terdapat upaya mendeskripsikan, mencatat, analisis dan menginterpretasikan kondisi yang
sekarang ini terjadi atau ada. Dengan kata lain penelitian deskriptif kualitatif ini bertujuan
untuk memperoleh informasi-informasi mengenai keadaan yang ada (Mardalis, 1999).
3
Pada hakikatnya metode deskriptif kualitatif adalah suatu metode dalam meneliti status
sekelompok manusia, suatu objek dengan tujuan membuat deskriptif, gambaran atau lukisan
secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta atau fenomena yang diselidiki
(Cevilla et al 1993). Di tulisan ini dijelaskan bagaimana objek yang amati yaitu perpustakaan
BBPKH Cinagara, gambaran secara sistematis disertai fakta-fakta yang akurat pendukung
tulisan ini.
Teknik pengumpulan data dilakukan melalui:
1. Observasi lapangan
Pustakawan selaku peneliti melakukan observasi sejak awal masuk di perpustakaan
BBPKH Cinagara, melakukan pengamatan berdasarkan fakta secara langsung
untuk menggali data-data keadaan perpustakaan. Kegiatan observasi dilakukan
dengan menggunakan panca indera dengan memanfaatkan teknologi komputer
sebagai sarana dan prasarana pendukung.
2. Studi Literatur
Studi literatur atau studi kepustakaan adalah sebagai data sekunder yang
menjelaskan kondisi perpustakaan BBPKH Cinagara secara teoritis menurut
pendapat para ahli yang telah terdokumentasikan di jurnal, buku dan laporanlaporan terdahulu baik yang berbentuk tercetak maupun yang elektronik, berkaitan
dengan perkembangan sebuah perpustakaan, hal ini berkaitan dengan perpustakaan
BBPKH Cinagara
Kajian ini bersifat deskriptif dengan pendekatan kualitatif yang sumber datanya berasal
dari studi literatur dan praktik. Studi literatur digunakan untuk mencari teori atau pendapat
yang relevan dengan pokok bahasan. Studi literatur mengacu pada informasi yang terkait
dengan kegiatan otomasi perpustakaan.
Pendekatan praktik dilakukan dengan cara simulasi instal, mengelola bibliografi, dan
unggah bibliografi melalui sistem SLiMS offline ke internet. Simulasi pengelolaan SliMS ini
menggunakan server lokal XAMPP Control Panel versi v3.2.1 (Gambar 1) dan SLiMS versi 8,
dengan URL database di http://localhost/opac
4
Gambar 1 XAMPP Control Panel versi v3.2.1
Pada saat simulasi penulis mendesain tampilan OPAC SliMS agar terlihat lebih menarik,
seperti terlihat pada gambar 2.
Gambar 2. Tampilan OPAC SliMS BBPKH Cinagara
Kemudian, hasil studi literatur dan praktek ini dijabarkan dalam hasil dan pembahasan kajian
ini. Hasil dan pembahasan ini menjadi dasar kesimpulan kajian ini.
3. Hasil dan Pembahasan.
3.1 Perpustakaan Digital
Perpustakaan digital merupakan perpustakaan yang memberikan akses terhadap
informasi dalam bentuk elektronik dan semua layanan dilayankan secara online. Perpustakaan
digital ini bertujuan untuk menghimpun berbagai sumber informasi dan melayangkannya
secara online dengan bantuan internet. Pada dasarnya kehadiran perpustakaan digital adalah
memberikan kemudahan akses kepada pemustaka.
5
Perpustakaan digital pada umumnya mengacu pada pengembangan sumberdaya
manusia dan software untuk mengelola literatur perpustakaan Menurut Candela (2007: 19)
The Digital Library Universe: A Three-tier:

Digital library (DL) An organisation, which might be virtual, that comprehensively
collects, manages andpreserves for the long term rich digital content, and offers to its
user communities specialisedfunctionality on that content, of measurable quality and
according to codified policies

Digital library System (DLS) A software system that is based on a defined (possibly
distributed) architecture and providesall functionality required by a particular Digital
Library. Users interact with a DigitalLibrary through the corresponding Digital
Library System.

Digital Librarry management System (DLMS) A generic software system that provides
the appropriate software infrastructure both (i) toproduce and administer a Digital
Library System incorporating the suite of functionalityconsidered fundamental for
Digital Libraries and (ii) to integrate additional software offeringmore refined,
specialised or advanced functionality.
Dari penjelasan Candela (2007: 19) perpustakaan digital mempunyai tiga kerangka
pilar framework yaitu sebagai sebuah organisasi, sebuah sistem perangkat lunak yang
didasarkan pada arsitekur informasi tertetu, dan sebagai sebuah sistem perangkat lunak generik
yang menyediakan infrastruktur baik untuk menghasilkan dan mengelola perpustakaan digital.
Pada dasarnya ketika membangun perpustakaan digital diperlukan arsitektur dalam
arti merancang akan seperti apa perpustakaan digital yang akan dibangun nantinya. Pendit
dalam Astuti (2014) mengatakan ada 3 komponen dalam membangun perpustakaan digital
yaitu
6
a. Software
b. Hardware
c. Netware
d. Dataware
3.2 Implementasi Pengembangan Perpustakaan Digital BBPKH Cinagara
Saat ini aplikasi sistem informasi merupakan kebutuhan dalam pengembangan institusi
kampus dan juga termasuk dalam penilaian webometrics. SliMS (Senayan Library
Management System) merupakan aplikasi perpustakaan digital open source atau sumber
terbuka, demi menyesuaikan pengembangan perpustakaan BBPKH Cinagara aplikasi ini
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, tujuannya yaitu untuk meningkatkan
kulaitas perpustakaan baik dari segi implementasi sistem informasi juga meningkatkan kualitas
dan kompetensi SDM (Sumber Daya Manusia) baik pustakawan dan petugas perpustakaan.
Tahapan dalam pengembangan perpustakaan digital BBPKH Cinagara:
1. Analisa Penggunaan aplikasi untuk menetukan aplikasi yang digunakan dalam hal ini
berkaitan dengan biaya operasional pengembangan.
2. Membuat standard operasional prosedur (SOP) dan instruksi kerja (IK) pengelolaan
perpustakaan, pembuatan standard operasional prosedur (SOP) dan instruksi kerja (IK)
berfungsi sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan pengelolaan perpustakaan,
Seperti : proses pengadaan bahan pustaka, proses pengolahan bahan pustaka, proses
inventarisasi, proses katalogisasi, proses peminjaman, proses pendaftaran dan proses
bebas pustaka bagi pemustaka.
3. Mengumpulkan bahan pustaka seperti buku, majalah, jurnal tercetak, prosiding serta
koleksi terbitan lokal atau daerah.
7
4. Mengajukan sarana dan prasana dalam menunjang proses pengelolaan perpustakaan
digital, seperti komputer pengelolaan, komputer opac.
3.3. Pengelolaan Perpustakaan Digital Menggunakan SliMS
Senayan atau lengkapnya Senayan Library Management System (SLiMS), adalah
perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library management system) sumber terbuka
yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi web yang dikembangkan oleh tim dari Pusat
Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia ini dibangun
dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi Git. Pada tahun 2009,
Senayan memenangi INAICTA 2009 untuk kategori open source 3.2 Fitur SliMS.
Beberapa fasilitas yang ada di SLiMS, antara lain: (1) Bibliografi; (2) Membership; (3)
Circulation; (4) Stok Take; (5) Reporting; (6) Serial Control; (7) System; (8) Master File
Topic; (9) OPAC (Online Public Acces Catalog; (10) Presensi. SliMS dapat di akses di:
http://slims.web.id/
Gambar 3 Data Flow Diagram (DFD) dan relasi tabel SliMS
8
Mengacu pada tahapan pengelolaan perpustakaan digital SLiMS pada gambar 3.
Pustakawan harus memahami operasional SliMS, yang mencakup pengetahuan sistem operasi,
persyaratan sistem. keamanan sistem, mengelola bibliografi.
Tahapan pengelolaan SliMS perpustakaan digital BBPKH Cinagara memiliki beberapa proses
diantaranya:
1. Instalasi Software. Pengguna SLiMS bisa langsung mengunduh-nya melalui tautan/ link
download yang telah disediakan pada menu Download atau pada bagian "RELEASE".
Slims.web.id
Gambar 4 instalasi SLiMS
2. Kustomisasi OPAC dan penyesuain dengan kebutuhan institusi. Tampilan OPAC di edit
sesuai dengan kebutuhan institusi agar dapat memuat tampilan yang lebih menarik dan
informatif sehingga pemustaka dapat mengakses baik dari komputer maupun dari mobile
phone.
9
Gambar 5 OPAC Perpustakaan Digital BBPKH Cinagara
3. Menu entri data bibliografi diataranya memuat : (1) Bibliografi; (2) Eksemplar; (3) Salin
Katalog; (4) Peralatan pencetakan. Dengan modul ini perpustakaan digital BBPKH
Cinagara melakukan proses alih data bibliografi.
Gambar 6 Menu Bibliografi Perpustakaan Digital BBPKH
4. Menu Sirkulasi untuk melakukan transaksi peminjaman diantaranya memuat: (1)
Transaksi; (2) Aturan Peminjaman; (3) Sejarah Peminjaman; (4) Daftar Keterlambatan.
Dengan modul ini perpustakaan digital BBPKH Cinagara melakukan proses pelayanan
terhadap pemustaka.
10
Gambar 7 Menu SirkulasiPerpustakaan Digital BBPKH
5. Modul Pelaporan diantaranya memuat: (1) Statistik koleksi; (2) Laporan peminjaman;
(3) Laporan anggota; (4) Laporan pengunjung. Dengan modul ini perpustakaan digital
BBPKH Cinagara membuat kebutuhan laporan.
Gambar 8 Menu Laporan Perpustakaan Digital BBPKH
6. Proses penggabungan dengan katalog induk Perpustakaan Badan Penyuluhan dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Pertanian. Perpustakaan digital BBPKH
Cinagara melakukan konfigurasi pertukaran data The Open Archives Initiative Protocol
for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Penjelasan dari gambar 9 merupakan proses
pengambilan data dari perpustakaan digital BBPKH cinagara menggunakan metadata
OAI-PMH.
11
Gambar 9 Konfigurasi OAI- PMH Perpustakaan Digital BBPKH
7. Proses penggabungan dengan katalog induk perpustakaan nasional onesearch.id. data
bibliografi yang telah tersimpan di dalam sistem perpustakaan digital BBPKH Cinagara
di ambil melalui akses OAI-PMH. Selanjutnya data masuk kedalam sistem onesearch
dan data yang telah terkirim dapat di akses dengan domain onesearch.
Gambar 10 Konfigurasi Perpustakaan Digital BBPKH dengan onesearch
4. Kesimpulan.
Eksistensi aplikasi open source memberikan harapan bagi mereka yang bekerja di
bidang perpustakaan digital. Aplikasi open source juga memungkinkan pengguna aplikasi
mengembangkan dan mendistribusikan ulang aplikasi. Saat ini tidak hanya SLiMS yang dapat
digunakan sebagai aplikasi pengelola perpustakaan. Aplikasi lain yang dapat digunakan untuk
mengelola perpustakaan digital antara lain DSpace Digital Library Software, EPrints Digital
12
Library Software, Greenstone Digital Library Software. Setiap aplikasi perpustakaan digital
mimiliki keunggulan dan kelemahan.
Berbagai keunggulan yang dapat dijadikan sebagai pertimbangan dalam memilih
SLiMS sebagai aplikasi pengelola perpustakaan digital diantaranya:
1. SLiMS menyediakan berbagai fitur untuk melakukan pengelola perpustakaan digital.
fitur aplikasi SLiMS: Online Public Access Catalog (OPAC), Detail record, Detail
record, Manajemen masterfile, Sirkulasi, Manajemen keanggotaan, Inventarisasi
koleksi, Laporan dan Statistik, Pengelolaan terbitan berkala, Dukungan pengelolaan
dokumen multimedia, mendukung beragam format bahasa, Dukungan Modul Union
Catalog Service, Penghitung Pengunjung perpustakaan, Member Area, Modul sistem.
2. SLiMS dikembangkan dengan konsep open source. SLiMS Sepenuhnya dikembangkan
menggunakan perangkat lunak kode sumber terbuka yaitu: PHP Web Scripting
Language,
(http://www.php.net)
dan
MySQL
Database
Server
(http://www.mysql.com).
3. PSLiMS ditujukan agar orang mudah melakukan instalasi SLiMS tanpa dibuat bingung
cara memasang perangkat lunak lain (web server, mysql, php, YAZ) terlebih dahulu.
Tinggal salin, ekstrak dan jalankan.
4. SLiMS memiliki kemampuan interoperabilitas. kemampuan perangkat lunak untuk
melakukan pertukaran data dengan perangkat lunak lain. Dengan fasilitas OAI-PMH,
maka OAI Server yang berkepentingan dengan data perpustakaan yang menggunakan
SLiMS dapat mengambil data (memanen/harvesting). Misalnya dalam rangka
bergabung dengan onesearch http://onesearch.id. Perpustakaan yang menggunakan
SLiMS, dapat mengaktifkan fasilitas OAI-PMH sehingga onesearch dapat dengan
mudah mengambil data secara otomatis.
13
Melalui pengembangan perpustakaan digital berbasis web, perpustakaan BBPKH Cinagara
mampu memberi konsep library 2.0 dan library 3.0, yang di implementasikan dengan
terintegrasinya OPAC perpustakaan BBPKH Cinagara dengan katalog induk BBPSDMP,
Kementerian Pertanian RI dan melalui katalog induk BBPSDMP, Kementerian Pertanian RI,
koleksi OPAC perpustakaan BBPKH Cinagara otomatis terintegrasi dengan IOS PNRI yaitu
onesearch.id. Selanjutnya, diharapkan pustakawan dapat meningkatkan kapasitas dan
kemapuan diri sesuai perkembangan terkini mengikuti trend pustakawan 2.0 dan pustakawan
3.0.
DAFTAR PUSTAKA
Candela, 2007. The DELOS Digital Library Reference Model Foundations for Digital
Libraries: Project co-funded by the European Commission within the Sixth Framework
Programme.
Cevilla, C.G. et al. 1993. Pengantar metode penelitian, Jakarta: Universitas Indonesia.
Comunity, Senayan Develover. t.thn. Dokumentasi SLiMS Berdasar SLiMS-7(CENDANA) v.1.
Jakarta, Jakarta. di akses 21 Agustus 2017
Mardalis. 1999. Metode Penelitian Suatu Pendekatan Proposal, Jakarta: Bumi Aksara.
Pendit, Putu Laxman. 2014. Perpustakaan Digital Perguruan Tinggi: Tantangan Peningkatan
Kualitas jasa. http://eprints.undip.ac.id/5367/2/makalah_pak_putu.pdf. di akses 21
Agustus 2017
Sudarto. 1995. Metodologi Penelitian Filsafat, Jakarta: Raja Grafindo Persada.
14