Solusi AutoID dalam PENGELOLAAN DOKUMEN

TOPIK
Solusi AutoID
dalam
PENGELOLAAN DOKUMEN
S
perusahaan dan akan mempengaruhi
jalannya dari perusahaan jika
dokumen tersebut mengalami
kehilangan.
Dokumen adalah aset yang penting bagi
Seperti contohnya jika perusahaan
Finance sebagai pemberi dana kredit
kendaraan bermotor, maka
dokumen-dokumen yang dikeluarkan
untuk pemberian kredit kendaraan
bermotor adalah aset yang penting
sampai masa penyelesaian kredit
selesai. Jika masa pemberian kredit
berumur 5 tahun maka dokumen
pemberian kredit harus disimpan
etiap perusahaan pasti memiliki
dokumen yang berhubungan dengan
kegiatan / aktivitas rutin sehari-hari.
Jumlah Dokumen akan selalu bertambah :
w Sesuai dengan besar dan jenis dari usaha
suatu perusahaan.
w Banyaknya tipe transaksi dan jumlah
transaksi per hari (dari setiap departemen,
jenis transaksi).
w Umur penyimpanan dokumen, seperti
dokumen untuk keperluan Pajak, Auditor.
w Peningkatan dari usaha akan
mempengaruhi jumlah dokumen.
4
gebyar auto-id edisi 21/2012
TOPIK
dengan aman selama 5 tahun. Tentu disini
memerlukan suatu sistem untuk
pengelolaan dokumen.
Kehilangan dokumen dan tingginya biaya
ruang penyimpanan dokumen merupakan
permasalahan utama yang sering dihadapi
oleh banyak organisasi perusahaan pada
saat ini, terlebih lagi bagi mereka yang
memiliki dokumen kertas dalam jumlah
besar.
Oleh karena itu, diperlukan suatu solusi yang
tepat untuk melakukan pengelolaan
dokumen yang efisien, antara lain dalam
pembuatan nomor identifikasi dokumen
maupun dalam pengkonversian dokumen ke
bentuk digital.
Dengan menerapkan AutoID dan digitalisasi
dokumen maka pengelolaan dokumen
dapat dilakukan dengan 2 cara, pengelolaan :
Gambar 1. Solusi Pengelolaan Dokumen
1. Secara Fisik Dokumen - Dengan
memberikan kode dokumen dalam
bentuk Barcode ID. Teknologi barcode
akan membuat lebih mudah dalam
pengelolaan dan menghilangkan
kesalahan dari manusia saat
pengarsipan dari dokumen.
2. S e c a r a D i g i t a l D o k u m e n Mengkonversikan fisik dokumen
menjadi digital dokumen.
Berikutnya akan dijelaskan secara
garis besar bagaimana pengelolaan
secara fisik dokumen dan digital
dokumen :
I. Fisik Dokumen.
Berbagai macam bentuk dari fisik
dokumen dan banyaknya kertas
dokumen yang akan dikelola tentu
memerlukan cara agar lebih mudah
dalam pengelolaannya, seperti :
w Dengan memberikan binding /
map dari setiap fisik dokumen,
w Menyediakan kotak atau kardus
jika dokumen yang akan disimpan
cukup banyak,
w Menyediakan rak penyimpanan.
Bahkan untuk dokumen yang
sangat penting dan waktu
penyimpanan yang cukup lama
diperlukan rak khusus dengan
kedap udara dan security yang
tinggi
Semakin banyak dokumen yang perlu
disimpan maka penyediaan space
yang cukup untuk penempatan
dokumen mutlak diperlukan. Seperti
dicontohkan pada perusahaan
finance, setiap transaksi yang
dilakukan harus melakukan
penyimpanan dokumen kredit
kendaraan bermotor. Maka diperlukan
gebyar auto-id edisi 21/2012
5
TOPIK
pengelolaan fisik dokumen pada gudang
penyimpanan dokumen.
Barcode ID dapat diterapkan dalam
pengelolaan dokumen di Gudang Dokumen
atau saat proses dilakukan. Dengan
memberikan barcode ID di fisik dokumen,
binding / map dan rak sebagai lokasi
penyimpanan, maka pencatatan dari
pengambilan dan penempatan dari
dokumen dapat dilakukan dengan
mudah dan cepat.
Dalam hal ini peralatan Mobile
Computing, handheld scanner dan
jaringan wireless secara umum akan
dipergunakan.
Beberapa keuntungan dengan menerapkan AutoID ( Barcode ) untuk
pengelolaan Fisik Dokumen :
1.
Gambar 2. Mobile Computer
Gambar 3. Gudang Dokumen
Meningkatkan response time - Penemuan kembali, update,
menyimpan, dan pendisitribusian dokumen yang lebih cepat.
2. Efisiensi pengelolaan ruang penyimpanan - Dengan
pemberian lokasi ID (dalam bentuk barcode) dan pengaturan
lokasi dari rak di ruang penyimpanan dokumen akan
memudahkan pendataan dokumen di DATS, sehingga lebih
mudah dan teratur dalam pengelolaan dokumen didalam
gudang.
3. Mekanisme keamanan dokumen yang handal - yaitu
mekanisme untuk mengatur kewenangan pengambilan
masing-masing user terhadap dokumen-dokumen yang
tersimpan di rak dapat diberikan kunci khusus.
II. Digital Dokumen:
Dengan mengkonversikan dan menyimpan
data dan dokumen anda dalam format digital,
masalah-masalah untuk pengelolaan dokumen
akan lebih mudah dalam hal kontrol dan
monitoring sehingga tidak perlu khawatir lagi
kehilangan dan kerusakan terhadap dokumen
penting anda, baik data pribadi maupun data
bisnis dan perusahaan anda.
Gambar 4. Digital Dokumen
6
gebyar auto-id edisi 21/2012
TOPIK
Data dokumen anda akan mudah dikelola,
mudah dicari letaknya dengan kata kunci
tertentu, selanjutnya untuk proses pencarian,
penemuan kembali, menampilkan,
pencetakan, bahkan pendistribusian dokumen
dapat dilakukan secara virtual melalui jaringan
komputer. hanya membutuhkan ruangan yang
yang kecil untuk penyimpanannya, dapat
dicetak kembali dan banyak lagi manfaat yang
dapat anda peroleh dengan melakukan
digitalisasi dokumen-dokumen anda.
Kebijakan security juga dapat diterapkan
secara ketat dalam manajemen dokumendokumen tersebut, sehingga hanya pihak yang
berhak saja yang dapat mengakses dokumen
sesuai peruntukannya. Proteksi terhadap
dokumen tersebut dilakukan secara digital
pula, sehingga relative lebih aman dan mudah
dalam penggunaannya.
Disamping itu, perusahaan juga dapat
Beberapa keuntungan dengan
menerapkan digital dokumen :
1. Meningkatkan response time Penemuan kembali, update,
menyimpan, dan pendistribusian
dokumen yang lebih cepat.
2. Efisiensi ruang penyimpanan - Secara
dramatis menurunkan ukuran ruang
penyimpanan dokumen,
menggantikan gudang dokumen
dengan media penyimpanan
elektronis yang jauh lebih kecil seperti
harddisk, ataupun media elektronis
lainnya.
3. Menurunkan biaya tambahan seperti:
kertas, foto-copy, kabinet, dan lainlain.
4.Mengurangi resiko kehilangan
ataupun kerusakan dokumen
5. Document Sharing - pemakaian
dokumen secara bersamaan oleh
beberapa user sekaligus.
6.Mekanisme keamanan dokumen yang
handal - yaitu mekanisme untuk
mengatur kewenangan akses masingmasing user terhadap dokumendokumen yang tersimpan.
meningkatkan kinerja dengan menerapkan
solusi workflow untuk melakukan otomatisasi
proses bisnis secara elektronis ke seluruh
bagian, bahkan dengan pihak eksternal
perusahaan sekalipun secara mudah, akurat,
Dengan demikian
bentuk dokumen
dokumen ) dapat
satu sistem yang
melengkapi.
berbagai jenis dan
( fisik dan digital
di-manage menjadi
terpadu dan saling
efisien dan konsisten.
Sebagaimana tuntutan bisnis masa kini :
bekerja efisien bukanlah tujuan - hanyalah
kewajiban untuk dapat bertahan. Kita
membutuhkan segala macam kelebihan untuk
tetap unggul dari kompetitor kita.
Tantangan dalam digital dokumen
adalah dari regulasi keabsahan
dokumen karena bentuknya Elektronik.
Dimana Autentik dari dokumen belum
sepenuhnya didukung oleh undangundang seperti contohnya untuk jenis
informasi medis dan transaksi
penjualan.
gebyar auto-id edisi 21/2012
7