Lampiran 1

L1
Lampiran 1
LAPORAN AUDIT OPERASIONAL
PT.SAMUDRA MANDIRI SELATAN
Jakarta, 15 Juni 2012
Kepada Yth.
Direktur PT.Samudra Mandiri Selatan
di tempat
Dengan hormat,
Sesuai dengan program kerja internal audit, kami telah melakukan audit
operasional atas persediaan barang dagang pada PT.Samudra Mandiri Selatan. Audit ini
dilakukan pada tanggal 20 April 2012 sampai dengan 15 Juni 2012 oleh Cathrine
Aprillia selaku Internal Auditor.
Tujuan
Tujuan dilakukannya audit operasional ini adalah untuk membantu perusahaan
dalam mengatasi masalah yang terjadi atas kegiatan persediaan barang dagang
perusahaan dengan menyusun rekomendasi untuk melakukan tindakan perbaikan dan
pencegahan.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup audit operasional ditujukan untuk menilai ekonomisasi,
efektivitas, dan efisiensi operasional perusahaan serta menentukan apakah pengendalian
intern perusahaan terhadap persediaan barang dagang telah memadai dan dilaksanakan
sesuai prosedur dan kebijakan perusahaan.
Ringkasan Temuan
a. Perusahaan tidak dapat mencegah persediaan barang dagang terhindar dari kerusakan,
kebakaran, dan banjir.
b. Tidak ada pemisahan fungsi yang jelas antara yang mengawasi atau melakukan
perhitungan stock opname dan menyusun ikhtisar hasil perhitungan dengan yang
menguasai barang dagang secara fisik (kepala gudang, penjaga gudang, dan staff
gudang).
c. Perusahaan tidak membuat instruksi tertulis untuk pelaksanaan stock opname dan
tidak ada penjelasan kepada pelaksana stock opname.
d. Persediaan akhir tidak dinilai secara konsisten dengan tahun sebelumnya oleh
perusahaan.
e. Apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualifikasi, bagian yang bertanggung
jawab atas barang dagang tidak segera melaporkan kepada manajemen.
f. Perusahaan tidak mengasuransikan persediaan barang dagang.
Temuan dan Rekomendasi
a. Persediaan barang dagang perusahaan tidak dapat terhindar dari kerusakan,
kebakaran, dan banjir. Pada umumnya barang dagang seharusnya dapat terhindar dari
kerusakan, kebakaran, dan banjir dalam tempat penyimpanannya. Hal ini dikarenakan
jumlah persediaan perusahaan sangat banyak dan berupa ikan yang mudah rusak jika
berada di suhu lembab dan panas, serta gudang tempat penyimpanan berada di lokasi
padat pergudangan yang rentan terhadap kebakaran, banjir, dan resiko lainnya yang
tidak dapat dicegah. Oleh sebab itu jumlah persediaan selalu menyusut dan bau
menyengat yang tidak enak akan tertular pada ikan lainnya yang kualitasnya masih
baik. Untuk itu perusahaan sebaiknya menjaga suhu coldstorage agar selalu stabil,
memasang alat pemadam kebakaran di setiap titik-titik tertentu pada gudang
perusahaan yang dapat membantu memadamkan api apabila terjadi kebakaran, dan
meninggikan posisi gudang penyimpanan dari posisi semula agar dapat mencegah
terjadinya banjir.
b. Pengawasan, perhitungan stock opname, dan penyusunan ikhtisar hasil perhitungan
stock opname tidak terlepas dari penguasaan secara fisik atas barang dagang (kepala
gudang, penjaga gudang, dan staff gudang). Seharusnya ada pemisahan fungsi dan
penguasaan antara karyawan yang mengawasi perhitungan stock opname, yang
melakukan stock opname, dan juga yang menyusun ikhtisar hasil perhitungan stock
opname dengan karyawan yang memiliki penguasaan secara fisik atas barang dagang
(kepala gudang, penjaga gudang, dan staff gudang). Hal ini dapat terjadi karena
perusahaan menganggap karyawan yang memiliki penguasaan secara fisik atas
barang daganglah yang mengerti tata letak dan kondisi persediaan barang sehingga
saat melakukan stock opname perusahaan tidak memberikan tugas itu kepada
karyawan lain. Akibatnya bisa terjadi kehilangan barang persediaan terlebih barang
persediaan yang berukuran kecil dan juga hasil stock opname atas persediaan barang
dagang yang tidak akurat atau terjadi manipulasi jumlah antara hasil laporan stock
opname dengan kondisi persediaan barang yang sebenarnya di gudang. Untuk itu
sebaiknya perusahaan mulai melakukan pembagian tugas secara jelas dan tegas dalam
hal perhitungan stock opname, harus ada pemisahan fungsi antara kepala gudang,
penjaga gudang, staff gudang dengan karyawan yang bertugas melakukan
perhitungan stock opname.
c. Tidak adanya instruksi tertulis untuk pelaksanaan stock opname dan tidak ada
penjelasan kepada pelaksana stock opname. Setiap perusahaan hendaknya membuat
instruksi tertulis untuk pelaksanaan stock opname ada dan dijelaskan kepada
pelaksana stock opname. Perusahaan menganggap stock opname adalah hal yang
rutin harus dilakukan bagian gudang setiap periode tertentu yang telah ditetapkan
perusahaan sehingga tidak perlu dibuat lagi instruksi tertulis untuk melaksanakan
stock opname, demikian juga halnya dengan penjelasan kepada pelaksana stock
opname. Maka dari itu, stock opname yang dilakukan terhadap persediaan barang
terkadang tidak sesuai dengan aturan yang seharusnya dan pelaksana stock opname
tidak selalu tepat waktu untuk mengadakan stock opname pada periode yang
ditentukan perusahaan. Sehingga jumlah persediaan tidak menggambarkan kondisi
persediaan yang sebenarnya di gudang. Perusahaan sebaiknya membuat instruksi
secara tertulis untuk setiap pelaksanaan stock opname dan menjelaskan kepada
pelaksana stock opname tentang hal apa saja yang perlu dilakukan dan dilaporkan
kepada pihak manajemen.
d. Persediaan akhir tidak dinilai secara konsisten dengan tahun sebelumnya. Persediaan
akhir tidak dinilai secara konsisten dengan tahun sebelumnya. Perusahaan terkadang
mencatat nilai persediaan awal pada periode tahun berjalan tidak sesuai dengan
pencatatan nilai persediaan akhir tahun sebelumnya. Pada umumnya persediaan akhir
biasanya dinilai secara konsisten dengan tahun sebelumnya oleh perusahaan, dimana
nilai persediaan akhir tahun sebelumnya menjadi nilai persediaan awal tahun
berikutnya. Hal ini terjadi karena perusahaan menganggap kebutuhan permintaan atas
barang dagang berbeda setiap tahunnya dan juga kapasitas penangkapan yang
dilakukan kapal selalu berbeda hasilnya setiap tahun tergantung bagaimana kondisi
cuaca dan laut saat itu. Akibatnya perputaran persediaan cenderung tidak konsisten
setiap tahunnya dan beberapa jenis persediaan barang dagang mengalami slow
moving. Untuk itu perusahaan sebaiknya harus mulai menerapkan aturan dan
konsistensi dalam menilai persediaan akhirnya, setiap akhir periode perusahaan harus
menilai persediaan akhir secara konsisten dengan tahun-tahun sebelumnya.
e. Apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualifikasi tidak segera dilaporkan kepada
manajemen. Padahal seharusnya barang yang tidak sesuai kualifikasi harus segera
dilaporkan kepada manajemen. Hal ini terjadi karena adanya perbedaan lokasi antara
kantor pusat manajemen dan lokasi gudang tempat penyimpanan barang dagang
sehingga perusahaan menganggap pelaporan setiap barang yang tidak sesuai
kualifikasi adalah hal yang tidak efisien karena barang yang tidak memenuhi
kualifikasi sudah langsung dipisahkan oleh bagian gudang yang bertugas sebagai
SQC (Staff Quality Control). Akibatnya manajemen tidak mengetahui adanya barang
yang tidak sesuai kualifikasi dan tidak dapat mengambil keputusan yang tepat atas
barang tersebut sehingga terjadi adanya penumpukan barang yang tidak memenuhi
standar kualifikasi. Perusahaan sebaiknya menerapkan aturan agar bagian gudang
harus melaporkan kepada pihak manajemen apabila terdapat barang yang tidak sesuai
kualifikasi, dan memberikan sanksi yang tegas kepada karyawan yang melanggar
aturan tersebut.
f. Persediaan barang dagang milik perusahaan tidak diasuransikan. Perusahaan
seharusnya mengasuransikan persediaan barang dagang dalam jumlan besar dengan
nilai pertanggungjawaban yang cukup. Hal ini terjadi karena perusahaan merasa tidak
perlu mengasuransikan persediaan barang dagangnya karena perusahaan yakin
gudang tempat penyimpanan sudah cukup aman dan memadai. Akibatnya apabila
terjadi bencana yang tidak terduga, perusahaan kemungkinan akan mengalami
kerugian yang cukup besar dari kehilangan persediaan yang tidak diasuransikan.
Maka dari itu perusahaan sebaiknya mengasuransikan persediaan barang dagang yang
dimilikinya dengan nilai pertanggungjawaban yang cukup.
Komentar Manajemen
1. Berkaitan dengan penjagaan suhu coldstorage agar selalu stabil, pemasangan alat
pemadam kebakaran di setiap titik-titik tertentu pada gudang, dan peninggian
posisi gudang penyimpanan, kami menyetujui pendapat internal auditor dan akan
segera memperbaikinya.
2. Berkaitan dengan pembagian tugas secara jelas dan tegas dalam hal perhitungan
stock opname, adanya pemisahan fungsi antara kepala gudang, penjaga gudang,
staff gudang dengan karyawan yang bertugas melakukan perhitungan stock
opname, kami menyetujui pendapat internal auditor dan akan segera
memperbaikinya.
3. Berkaitan dengan pembuatan instruksi secara tertulis untuk setiap pelaksanaan
stock opname dan penjelasan kepada pelaksana stock opname, kami menyetujui
pendapat internal auditor dan akan segera memperbaikinya.
4. Berkaitan dengan penerapan aturan dan konsistensi dalam menilai persediaan
akhir,
kami
menyetujui
pendapat
internal
auditor
dan
akan
segera
memperbaikinya.
5. Berkaitan dengan penerapan aturan agar bagian gudang harus melaporkan kepada
pihak manajemen apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualifikasi, dan
pemberian sanksi yang tegas kepada karyawan yang melanggar, kami menyetujui
pendapat internal auditor dan akan segera memperbaikinya.
6. Berkaitan dengan asuransi terhadap persediaan barang dagang, kami menyetujui
pendapat internal auditor dan akan segera memperbaikinya.
Hormat saya,
(Cathrine Aprillia)
Lampiran 2a
PT.Samudra Mandiri Selatan
Laporan Laba/Rugi
Untuk periode yang berakhir 31 Desember 2010
(Rp)
Penjualan
Penjualan Kredit
33.546.990.600
Penjualan Tunai
2.876.000.000
Discount Penjualan
(25.987.000)
Retur Penjualan
-
Total penjualan
36.397.003.600
Harga Pokok Penjualan
Persediaan Awal Barang Dagang
9.700.890.000
Pembelian Kredit
14.768.988.000
Pembelian Tunai
-
Discount Pembelian
(45.987.657)
Retur Pembelian
-
Jumlah Barang yang Tersedia
24.423.890.343
Persediaan Akhir Barang Dagang
(8.562.980.920)
Total Harga Pokok Penjualan
Laba Kotor Usaha
(15.860.909.423)
20.536.094.177
Biaya Operasional
Biaya Karyawan
1.924.200.000
Biaya Penjualan
1.900.656.000
Biaya Administrasi dan Umum
1.650.768.564
Biaya Penyusutan
2.678.000.750
Biaya Penyimpanan
3.876.354.000
Total Biaya Operasional
Laba Operasional
Pendapatan lain-lain
Biaya lain-lain
Laba Sebelum Bunga dan Pajak
Sumber: PT.Samudra Mandiri Selatan
(12.029.979.314)
8.506.114.863
636.130.000
( 386.980.000)
8.755.264.863
Lampiran 2b
PT.Samudra Mandiri Selatan
Laporan Laba/Rugi
Untuk periode yang berakhir 31 Desember 2011
(Rp)
Penjualan
Penjualan Kredit
28.480.610.500
Penjualan Tunai
3.532.700.000
Discount Penjualan
(13.540.700)
Retur Penjualan
-
Total penjualan
31.999.769.800
Harga Pokok Penjualan
Persediaan Awal Barang Dagang
8.562.980.920
Pembelian Kredit
19.287.341.000
Pembelian Tunai
-
Discount Pembelian
(51.369.587)
Retur Pembelian
-
Jumlah Barang yang Tersedia
27.798.952.333
Persediaan Akhir Barang Dagang
(12.593.700.230)
Total Harga Pokok Penjualan
Laba Kotor Usaha
(15.205.252.103)
16.794.517.697
Biaya Operasional
Biaya Karyawan
2.311.400.000
Biaya Penjualan
1.300.756.000
Biaya Administrasi dan Umum
1.960.200.890
Biaya Penyusutan
3.210.100.875
Biaya Penyimpanan
3.118.670.000
Total Biaya Operasional
Laba Operasional
Pendapatan lain-lain
Biaya lain-lain
Laba Sebelum Bunga dan Pajak
Sumber: PT.Samudra Mandiri Selatan
(11.901.127.765)
4.893.389.932
542.760.000
( 193.034.701)
5.243.115.231
Lampiran 3
Nota Pembelian
Lampiran 4
Nota Penjualan
Lampiran 5
Surat Jalan
Lampiran 6
Dokumentasi Persediaan Ikan dalam Coldstorage
(Ikan sebelum dipacking)
(Ikan dipacking dengan plastik dalam coldstorage)
(Ikan sudah dipacking dengan dus dalam coldstorage)
(Keluar/masuk ikan dari/ke dalam coldstorage)
(Ikan yang siap dipasarkan ke local market)