bab i pendahuluan

18
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Informasi merupakan kebutuhan pokok bagi setiap organisasi, baik itu
organisasi pemerintah maupun organisasi provit motive. Seluruh kegiatan
organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Informasi menjadi bagian
yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administratif, serta
sebagai dasar pertimbangan pengambilan keputusan bagi organisasi. Salah
satu sumber informasi dapat diperoleh dari arsip.
Arsip bisa disebut sebagai surat-surat penting, kumpulan-kumpulan
warkat, kumpulan dokumen dan sebagainya. Dalam konteks perusahaan,
arsip dikenal sebagai dokumen perusahaan yaitu :
data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh
perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di
atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak
apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar. 1
Menurut fungsinya, arsip dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip
statis. Bagaikan kehidupan, makhluk hidup mengalami proses yaitu
kelahiran, menikah, dan kematian. Sedangkan dalam manajemen arsip
1
UU No.8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, Pasal 1.
19
dinamis dikenal adanya daur hidup arsip (life cycle of records), yang terdiri
dari tiga tahap kegiatan, yaitu Tahap Penciptaan ( meliputi desain formulir,
manajemen formulir, tata persuratan, manajemen pelaporan, sistem informasi
manajemen, dan direktif manajemen), Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan
(meliputi sistem penataan berkas, manajemen berkas, pengurusan surat,
program arsip vital, sistem analisis, dan pengelolaan pusat arsip), dan Tahap
Penyusutan (meliputi Pemindahan, Penyerahan, dan Pemusnahan).2 Salah
satu kegiatan yang terdapat dalam fase arsip dinamis aktif adalah Pengurusan
Surat (Mail Handling), yang berada dalam tahap penggunaan dan
pemeliharaan pada daur hidup arsip.
Pengurusan surat (mail handling) merupakan kegiatan pengendalian
surat yang dilakukan dari tahap penciptaan sampai dengan penyimpanan
dalam suatu sistem pemberkasan yang logis dan sistematis, termasuk di
dalamnya adalah pengendalian surat dan penyampaian surat ke meja kerja.3
Terdapat beberapa jenis penggolongan arsip, salah satunya adalah
penggolongan arsip menurut bentuk atau wujudnya, satu diantaranya adalah
surat. Surat yang digolongkan sebagai arsip adalah setiap lembaran kertas
yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraaan
2
Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam
Manajemen Kearsipan (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hlm. 17-18.
3
Boedi Martono, Arsip Korespondensi Penciptaan
Penyampaian (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hlm. 23.
dan
20
kehidupan organisasi, antara lain naskah perjanjian
atau kontrak, akte
pendirian perusahaan, notulen rapat, laporan-laporan, kuitansi,
dan
sebagainya.4
Surat dalam suatu organisasi swasta atau perusahaan adalah salah satu
jenis dokumen perusahaan. Sehingga surat memiliki nilai yang sama penting
seperti arsip pada umumnya, seperti nilai administrasi, nilai hukum,
kebuktian, pertanggungjawaban dan sebagainya. Oleh karena itu, pengurusan
surat
yang
sistematis
dan
prosedural
diperlukan
untuk
menjamin
penyelenggaraan perusahaan secara efektif dan efisien demi kepentingan
perusahaan itu sendiri maupun kepentingan kesejahteraan rakyat.
PT. Sari Husada Yogyakarta adalah salah satu perusahaan skala
nasional yang ada di Indonesia tepatnya di Yogyakarta. Sebagaimana sebuah
organisasi profit motive pada umumnya, PT. Sari Husada tentunya
mengupayakan penyelenggaraan perusahaan secara efektif dan efisien, yang
akan berpengaruh dalam eksistensi perusahaan serta persaingan yang sehat
dalam
lingkup
nasional
maupun
internasional.
Untuk
mencapai
penyelenggaraan yang efektif dan efisien sesuai dengan yang diharapkan,
diperlukan kelancaran informasi sebagai salah satu sumber daya untuk
pengambilan keputusan dan penentuan arah kebijakan perusahaan. Sumber
informasi tersebut salah satunya adalah arsip atau dalam lingkup perusahaan
dikenal dengan dokumen perusahaan.
4
Ig. Wursanto, Kearsipan I (Yogyakarta : Kanisius, 1991), hlm. 22.
21
Keberadaan dokumen perusahaan menunjang perusahaan untuk dapat
menjalankan kegiatannya sebagaimana visi dan misinya, demi mencapai
tujuan utama perusahaan. Oleh karenanya, pengurusan serta penyimpanan
dokumen yang sistematis dan prosedural sangat diperlukan tidak hanya
sebagai jalan untuk kelancaran arus informasi, tetapi juga untuk menjamin
kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak khususnya
perusahaan dalam suatu hubungan hukum.
Gambaran di atas juga terjadi di PT. Sari Husada khususnya bagian
Departement
Internal
Warehouse.
Departement
Internal
Warehose
merupakan kantor yang menangani kegiatan produksi secara internal antara
PT.Sari Husada unit I dengan PT.Sari Husada unit II sehingga tercipta arsip
berupa surat ijin, pengantar, keterangan keadaan barang, dan lain-lain. Oleh
sebab itu, keberadaan arsip pada bagian ini sangat penting sebagai bahan
bukti hukum dan kebenaran jumlah barang atau bahan yang dikirim oleh
PT.Sari Husada , maupun barang atau bahan yang datang ke PT.Sari Husada .
Dari uraian di atas penulis tertarik untuk melaksanakan praktik kerja
lapangan di PT. Sari Husada unit I pada bagian Departement Internal
Warehouse dengan mengambil tema Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di
organisasi tersebut.
Dengan melihat latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan
sebagai berikut:
22
1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis aktif di Departement Internal
Warehouse ?
2. Bagaimana sistem penyimpanan arsip dinamis aktif di Departement
Internal Warehouse ?
3. Bagaimana sarana temu kembali arsip ?
B. Tujuan PKL/Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari PKL di Departement Internal
Warehouse ini adalah mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis
aktif di Departement Internal Warehouse, sehingga penulis dapat
mengetahui bagaimana pengurusan surat di Departement Internal
Warehouse, mulai dari alur surat sampai ke sistem penyimpanannya.
Tujuan lainnya dari praktik kerja lapangan ini adalah mengetahui
bagaimana penataan arsip disana, baik sistem penataan yang digunakan
maupun dalam penemuan kembalinya, serta sarana dan prasarana apa saja
yang perlu dilakukan untuk menunjang penataan arsip tersebut.
23
C. Metode Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data penelitian, penulis menggunakan tiga
metode. Metode yang pertama yaitu observasi. Metode observasi
dilakukan pada saat praktik kerja lapangan untuk mengetahui struktur
organisasi, tugas dan fungsi organisasi, dan perilaku pegawai di PT. Sari
Husada. Dan paling penting dari penggunaan metode ini adalah
mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis aktif di Departement
Internal Warehouse. Metode kedua adalah wawancara. Wawancara
dilakukan pada para karyawan di PT. Sari Husada dan pihak yang
berhubungan dengan pengelolaan arsip dinamis aktif di Departement
Internal Warehouse. Wawancara dilakukan untuk menindaklanjuti metode
observasi. Karena dengan melakukan wawancara penulis mendapat data
yang akurat mengenai tema penulisan tugas akhir.
Selain dari metode wawancara dan observasi, metode ketiga adalah
studi pustaka. Studi pustaka dilakukan untuk membantu proses penulisan
laporan tugas akhir. Bahan-bahan pustaka yang dibutuhkan penulis
merupakan bahan pustaka yang berkaitan dengan pengelolaan arsip
dinamis aktif.
Ketiga metode tersebut berguna untuk mempermudah proses
pengumpulan data. Ketiga metode tersebut sangat berguna untuk
membuktikan bahwa data yang diperoleh tepat, akurat, dan dapat
24
dipertanggungjawabkan sehingga dapat mendukung penyusunan laporan
tugas akhir ini.
D. Tinjauan Pustaka
Untuk
menulis laporan tugas akhir penulis melakukan tinjauan
pustaka yang paling relevan dengan tema laporan tugas akhir. Buku
pertama adalah buku karangan Boedi Martono, yang berjudul Arsip
koresodensi “Penciptaan dan Penyimpanan” diterbitkan di Jakarta oleh
Pustaka Sinar Harapan pada tahun 1997. Bagian yang paling relevan
dalam buku ini ada pada BAB IV yang membahas surat dan
pengelolahannya, yang terdiri dari korespondensi (surat menyurat) dan
pengurusan surat (Mail Handling ). Di dalam Pembahasan surat menyurat
ini juga membahas jenis-jenis surat dan bagaimana sebuah organisasi
merencanakan pembutan surat yang tepat sasaran. Dalam aspek ini juga
membahas bagaimana cara mengurus surat dengan baik sesuai prosedur
yang berlaku. Pengurusan surat terbagi menjadi dua yaitu pengurusan
surat secara manual dan secara otomatis atau elektronik.
Selain itu bagian yang paling relevan juga terdapat pada BAB V yang
membahas
tentang
cara
penyimpanan
dan
pengendalian
arsip
korespondensi, mulai dari lingkup, pola klasifikasi, pemberkasan, menata
berkas/ folder, alat pemberkasan, prosedur temu balik, otomatisisasi
25
dalam penyimpanan dan temu balik yang sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
Buku kedua adalah buku Wursanto, Kearsipan I, diterbitkan di
Jakarta oleh Kanisius pada tahun 1989. Di dalam buku ini membahas
delapan permasalahan yaitu pengertian dan penggolongan arsip, alat-alat
kearsipan,
undang-undang
pokok
kearsipan,
perlindungan
arsip,
pengetahuan tata kearsipan, pencarian dokumen, pemeliharan dan
pengamanan, pengertian dan ruang lingkup arsip statis. Bagian yang
paling relevan dalam buku ini terdapat pada BAB V yang membahas
tentang pengetahuan tata kearsipan dinamis, meliputi pengurusan dan
pengendalian surat masuk dan surat keluar, serta penyimpanan warkat.
Buku yang ketiga penulis kutip adalah buku karangan Webster,
Merriam, Guide to Business Corespondensi, diterbitkan di Amerika oleh
Springfiel, Massachusetts pada tahun 1988.Yang paling relevan dalam
buku ini pada bab 8 tentang pengurusan surat yang terdiri dari outgoing
office mail yang terdiri dari checking addresses, checking mailing
natations, checking signatures, checking enclosures, checking reference
and carbon copy notation, using the mail, folding and inserting letters
into envelopes, general pointers, and delivery methods.
Buku terakhir yang penulis tinjau, buku yang dikarang oleh Agus
Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern”dari
26
Konvensional Kebasis Komputer” diterbitkan di Yogyakarta oleh Gava
Media pada tahun 2005. Memuat dua belas bab yang membahas tentang
sistem
kearsipan,
penyimpanan,
prosedur
peralatan
dan
kearsipan,
cara
perlengkapan
mengindeks,
kearsipan,
sistem
preservasi,
penyusutan arsip, penggunan komputer dalam sistem kearsipan, konsep
dasar sistem kearsipan elektronik berbasis komputer, contoh perangkat
lunak kearsipan yang berkembang, pengendalian berbasis komputer.
Bagian yang paling relevan terdapat pada BAB V tentang sistem
penyimpanan arsip.
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan laporan tugas akhir penulis membagi
laporan ini menjadi empat bagian. Bab I menjelaskan tentang latar
belakang, batasan masalah, tujuan, metode pengumpulan data, tinjauan
pustaka, dan sistematika penulisan laporan.
Bab 2 Gambaran Umum Organisasi memuat secara terperinci
mengenai profil PT. Sari Husada yang merupakan tempat penulis praktik.
Selain itu bab ini juga memuat struktur organisasi, visi, misi, dan
pengorganisasian arsip.
Bab 3 ini menjelaskan pengelolaan arsip dinamis aktif, khususnya
pada masalah pengurusan surat secara manual dan membahas tentang
27
pengurusan inbound dan outbound di Departement Internal Warehouse,
sistem penyimpanannya, serta cara penemuan kembalinya.
Bab 4 atau yang terakhir memuat kesimpulan pembahasan dari bab 3
serta saran untuk melengkapi dan memperbaiki pengurusan serta
penyimpanan arsip di organisasi tersebut.