Sistem Pengendalian Manajemen. 2. perilaku dan struktur organisasi

[email protected]
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Sistim formal dan proses informal mempengaruhi
perilaku manusia dalam organisasi.
Sistim formal terdiri dari perencanaan
starategis, anggaran dan pelaporan.
Proses informal meliputi etika kerja, gaya
manajemen, dan budaya.
Supaya strategi perusahaan berjalan secara
efektif maka sistim formal harus sesuai /
mendukung proses informal.
Sistem harus mempengaruhi perilaku yang
mendorong terjadinya keselarasan tujuan (goal
congruence).
GAMBAR PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN SECARA FORMAL
Tujuan
Peraturan
&
Strategi
Informasi
Lainnya
Penghargaan (umpan balik)
Ya
Perencana
an
Strategis
Revisi
Anggaran
Revisi
Kinerja Pusat
Tanggung
jawab
Tindakan
Koreksi
Pengukuran
Laporan
Aktual Vs
Rencana
Apakah
Kinerja
Memuaskan
?
Tdk
umpan balik
Faktor yang mempengaruhi perilaku
PERILAKU
KOMPETENSI
Merupakan bagian tidak kasat mata yang tercermin
dalam perilaku organisasi termasuk juga kemauan
untuk melakukan tingkat upaya yang tinggi ke arah
tujuan organisasi.
Dengan demikian motivasi dalam SPM merupakan
bagian integral dalam upaya mengoptimalkan
pengendalian manajemen suatu organisasi.
TEORI MOTIVASI AWAL
Teori hierarki kebutuhan (Abraham Maslow)
1. kebutuhan fisiologis, seperti pangan, sandang,
tempat tinggal
2. kebutuhan atas jaminan keamanan, seperti
terlindungi dari resiko jasmani dan rohani
3. kebutuhan sosial, seperti keluarga, sahabat
4. kebutuhan harga diri, disegani, diakui, dihormati
5. kebutuhan aktualisasi diri, seperti prestasi, karier,
tanggungjawab, kepuasan diri.
TEORI X DAN Y (DOUGLAS Mc. GREGOR)
Manajer yang memiliki kategori X (kurang baik)
1. Karyawan pada dasarnya tidak menyukai pekerjaan
dan sedapat mungkin menghindarinya.
2. Karyawan ditekan, dimonitor, diancam sanksi agar
bekerja untuk mencapai tujuan.
3. Karyawan tidak mau bertanggung jawab dan hanya
mau melaksanakan perintah saja.
4. Karyawan mementingkan jaminan kepastian kerja
dan tidak mempunyai ambisi.
Lanjutan …..
Manajer yang memiliki kategori Y (baik)
1.
Karyawan bisa memandang kerja itu sangat
rileks.
2. Karyawan sadar akan tugasnya dan tidak
bertindak semaunya.
3. Umumnya karyawan bisa menerima, bahkan
mencari tanggungjawab, seperti menerima
bila dipromosikan.
4. Karyawan selalu diberikan kesempatan untuk
belajar sehingga dapat mengaktualisasikan
diri.
Model Motivasi
Kemampuan
1. Dorongan
dan
pengakuan
kebutuhan
2. Pencarian dan
pemilihan perilaku
yang termotivasi
oleh pemuasan
kebutuhan
3. Perilaku
berarah tujuan
atau usaha
sesungguhnya
6. Penilaian
kembali
kebutuhan
5. Balas jasa atau
hukuman
4. Penilaian
kinerja
Kepuasan
truktur
eran
rganisasi dan
ontroller
[email protected]
JENIS – JENIS ORGANISASI
Strategi perusahaan untuk mencapai tujuannya
sangat mempengaruhi bentuk dari struktur
organisasinya.
Setidaknya ada 3 kategori umum bentuk struktur
organisasi :
1. struktur fungsional
2. struktur unit bisnis
3. struktur matriks
STRUKTUR FUNGSIONAL
Setiap manajer bertanggungjawab pada fungsi
masing – masing yang telah dispesialisasikan
seperti bagian produksi dan pemasaran
 Alasan : adanya gagasan perlunya seorang manajer
yang memiliki ability, skill, dan knowledge yang khusus
untuk merumuskan / memutuskan fungsinya secara
spesifik. Misalnya seorang yang memiliki pengetahuan
& pengalaman di bidang pemasaran akan lebih baik
memimpin bagian pemasaran dari pada memimpin
bagian keuangan atau dua bidang sekaligus.
CEO
STAFF
MANAJER
MARKETING
MANAJER
MANUFAKTUR
STAFF
STAFF
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Lanjutan …..
• Kebaikan: Efisiensi
• Keterbatasan:
– Tidak ada cara untuk mengukur efektivitas
setiap fungsi.
– Tidak ada cara yang baik untuk membuat
rencana kerja untuk setiap fungsi secara
terpisah.
– Dapat terjadi perselisihan antar manajer
fungsi.
Lanjutan …..
• Kelemahan :
– Adanya ambiguity, artinya masing-masing departemen / fungsi
tidak dapat menentukan keputusan secara mandiri, karena
tergantung oleh departemen lain, misalnya departemen
pemasaran tidak dapat menentukan laba pada fungsi /
departemennya.
– Perselisihan antar manajer departemen / fungsi, misalnya
departemen pemasaran ingin memuaskan kebutuhan konsumen,
sehingga melemburkan bagian manufaktur, namun disisi lain,
departemen produksi akan keberatan untuk merealisasikan.
– Struktur fungsional tidak dapat diterapkan pada perusahaan
dengan produk yang bervariasi.
– Organisasi fungsional cenderung menciptakan
sekat-sekat bagi tiap fungsi yang dimiliki.
15
STRUKTUR UNIT BISNIS
Setiap manajer bertanggungjawab pada aktivitas masing –
masing dari unit bisnis, dan unit bisnis berfungsi sebagai
bagian yang semi independen dari perusahaan. Unit bisnis
dapat disebut juga sebagai divisi / divisional.
 Alasan : adanya berbagai kelemahan yang ada di struktur
fungsional dan biasanya struktur ini digunakan bagi
perusahaan yang memiliki produk beragam serta adanya
kejelasan dalam hal kinerja masing-masing divisi, dengan
standar umum yaitu laba / volume penjualan. Selain itu,
biasanya masing-masing unit bisnis akan mendekati pasar
konsumennya.
CEO
DIREKTUR
UNIT Z
DIREKTUR
UNIT Y
DIREKTUR
UNIT X
MANAJER
PEMASARAN
MANAJER PABRIK
MANAJER
PEMASARAN
MANAJER PABRIK
MANAJER
PEMASARAN
MANAJER PABRIK
Lanjutan …..
• Unit bisnis (divisi) bertanggungjawab terhadap
seluruh fungsi yang terkait dengan produksi dan
pemasaran (profit center dan investment center)
• Keunggulan: Sebagai tempat latihan untuk jadi
general manajemen, keputusan yg dihasilkan lebih
baik
• Keterbatasan:
– Duplikasi staf fungsional
– Perselisihan antar manajer divisi
Lanjutan …..
Kelemahanya :
• Biaya operasional sangat tinggi, misalnya
perusahaan Boeing mempunyai 2 divisi yaitu :
pesawat berbadan kecil (737 & 757) dan divisi
pesawat berbadan besar (747,767 & 777), akan
tetapi dalam pembuatan komponen struktural
utamanya membutuhkan piranti-piranti yang
dikendalikan komputer dengan jumlah besar &
mahal. Karena adanya duplikasi piranti komputer
untuk kedua divisi harus dipenuhi.
• Perselisihan spesialis fungsional, hal ini sama
dengan struktur fungsional, namun tidak begitu
berpengaruh terhadap perusahaan secara
menyeluruh.
STRUKTUR MATRIKS
Struktur matriks, dimana unit-unit fungsional
memiliki tanggung jawab rangkap. Biasanya
struktur matrik dilakukan pada perusahaan
kontraktor bangunan / developer yang memiliki
banyak proyek pembangunan. Struktur ini
mempunyai tingkat kesulitan yang tinggi terutama
dalam hal perencanaan & koordinasinya, begitu
pula pada jajaran manajer fungsi yang merangkap
berbagai proyek yang ada.
CEO
Direktur
Fungsional
Direktur
Proyek
MANAJER
FUNGSI A
MANAJER
PROYEK A
MANAJER
FUNGSI B
MANAJER
PROYEK B
MANAJER
FUNGSI C
MANAJER
PROYEK C
PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI PADA PROYEK
TIPE ORGANISASI
KARAKTERISTIK
PROYEK
OTORITAS
% PERSONIL
ORGANISASI
YG FULL TIME
DI PROYEK
FUNGSIONAL
TAK ADA -RENDAH
MATRIKS
LEMAH
TERBATAS
MATRIKS
SEIMBANG
RENDAH -SEDANG
MATRIKS
KUAT
SEDANG -TINGGI
PROYEK
TINGGI -PENUH
-
0 – 25 %
15% – 60%
50 % – 95 %
85 % -- 100 %
PERAN
MANAJER
PROYEK
TDK PENUH
WAKTU
TDK PENUH
WAKTU
PENUH
WAKTU
PENUH
WAKTU
PENUH
WAKTU
SEBUTAN
MANAJER
PROYEK
KOORD. /
PIMPINAN
PROYEK
KOORD. /
PIMPINAN
PROYEK
MANAJER
PROYEK
MANAJER
PROYEK/
PROGRAM
MANAJER
PROYEK/
PROGRAM
TDK PENUH
WAKTU
TDK PENUH
WAKTU
TDK PENUH
WAKTU
PENUH
WAKTU
PENUH
WAKTU
STAF ADMINISTRASI
22
IMPLIKASI TERHADAP RANCANGAN
SISTEM DARI JENIS STRUKTUR
ORGANISASI.
• Perancangan SPM lebih mudah pada struktur unit bisnis,
karena kriteria & evaluasi kinerja pada masing-masing
bagian jelas, artinya masing-masing divisi dituntut untuk
merancang rencana, koordinasi & performanya untuk
menghasilkan laba. Dalam hal pengambilan keputusan cepat,
karena berdasarkan pada divisinya masing-masing.
Sedangkan pada struktur fungsional & matrik, tingkat
efektifitas penilaian jajaran manajer tidak dapat diukur
dengan jelas, karena dalam pengambilan keputusan
tergantung pada fungsi yang lainnya.
• Namun di lain pihak, struktur fungsional lebih efisien dalam
piranti-piranti yang dibutuhkan & dalam memperoleh SDM
yang lebih baik. Artinya mereka melakukan tanggungjawab
berdasarkan spesifikasi & spesialisasi jabatan yang
dibebankan & berdasarkan pada departemennya masing.
FUNGSI CONTROLLER
• Controller : orang yang bertanggungjawab terhadap desain
dan operasi SPM atau disebut juga Chief Financial Officer
(CFO).
TUGAS :
• Desain dan operasi sistim informasi dan pengendalian.
• Meyiapkan laporan keuangan (termasuk lap. Pajak).
• Menyiapkan dan analisis serta menginterprestasikan
laporan kinerja.
• Menbimbing audit internal dan prosedur pengendalian
akuntansi.
• Mengembangkan personel pada bagian controller.
• Penanggungjawab proses pengendalian internal atas
keandalan laporan keuangan
Corporate
Controler
Corporate
Controler
Busines Unit
Manager
Busines Unit
Controler
Busines Unit
Manager
Busines Unit
Controler
26