PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI
advertisement
Sistem Informasi Manajemen 1 I PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI Informasi merupakan salah satu sumber dasar yang ada bagi para manager dan memiliki nilai. Informasi mempunyai nilai karena informasi akan memberikan sumber yang nyata dan akan lebih berperan bila suatu perusahaan kemudian bertambah besar. Informasi : Salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organisasi yang digunakkan oleh manager untuk mengendalikan organisasi tersebut dalam mencapai suatu tujuan. Kebutuhan informasi didasarkan pada : ¹ Kegiatan bisnis yang semakin kompleks ¹ Kemampuan komputer yang semakin meningkat. Contoh : Pada perusahaan rokok SAMPOERNA yang memiliki 700 pabrik dan tersebar diseluruh Indonesia tidak dapat mengamati unsur fisik (penjual, karyawan, pelanggan, dsb) secara langsung. Manajer akan menggunakkan tampilan laporan sebagai informasi untuk mengetahui keberadaan perusahan dan pabrik. Dengan demikian informasi merupakan sumber yang paling penting bagi seorang manajer. Manajemen Informasi Manajemen Informasi sebagai sumber mempunyai pola yang sama, dimana tugas manajer pada Manajemen Informasi adalah sebagai berikut; 9 Bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memproses menjadi informasi yang dapat digunakkan 9 Menentukan orang – orang dalam perusahaan supaya dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat, pada saat yang tepat pula sehingga informasi dapat digunakkan untuk mendukung proses manajemen 9 Membuang informasi yang kuno, tidak lengkap dan salah serta mengganti dengan informasi yang dapat digunakkan Kepentingan Manajemen Informasi Kebutuhan akan manajemen informasi disebabkan oleh : 1. Meningkatnya kompleksitas tugas manajemen Hal ini disebabkan oleh karena : a) Pengaruh ekonomi internasional, Sistem Informasi Manajemen 2 Semua perusahaan tidak dapat lepas dari pengaruh sistem perekonomian dunia saat ini. Misalnya fluktuasi nilai tukar mata uang yang berubah dengan cepat b) Perkembangan teknologi dunia yang semakin pesat Kemampuan seorang mengirim informasi dalam hitungan detik melalui satelit, modem, fax, dsb. Peran manusia yang sudah mudah berkurang akibat modernisasi pabrik dengan penggunaan robot. c) Semakin sempitnya kerangka waktu bagi para manajer untuk mengambil keputusan Kemampuan manajer dalam mengambil keputusan dalam waktu yang sempit dan ketat sangat dibutuhkan akibat persaingan dunia usaha yang juga semakin ketat. 2. Keinginan untuk menggunakkan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik. Karena tugas manajer yang semakin kompleks maka usaha untuk meningkatkan efektifitas dalam pemecahan masalah dengan menggunakkan teknik kwantitatif dan peralatan elektronik. Misal: Seorang manajer produksi SAMPOERNA yang dapat melakukan analisis hasil produksi rokok melalui sebuah Personal Digital Assistan ketika melakukan penerbangan dari luar negri. Lima bentuk sumber yang dikelola oleh seorang manajer adalah : 1. Manusia 2. Material 3. Mesin termasuk fasilitas dan energi 4. Keuangan 5. Informasi termasuk data Peranan manajerian menurut Mintzberg adalah : 1. Peran antar pribadi (Interpersonal roles) ¸ Pemimpin (Leader) yang mampu menyediakan motivasi ¸ Berpenampilan tinggi (Figure head), Melaksanakan tugas seremonial ¸ Mampu berhubungan dengan orang lain (Laison), menjalin hubungan dengan orang yang berada diluar unit 2. 3. Peran informasional (Informational roles) Pemonitor (Monitor), Mencari informasi dan mengamati aktivitas yang ada Menyampaikan informasi (Disseminator) Juru bicara (Spokesperson) Peran pengambil keputusan (Decesition maker roles) ¸ Wiraswasta (Enterpreneur) membuat perbaikan ¸ Menangani gangguan (Disturbance Handler) dengan bereaksi terhadap kejadian yang tidak diduga ¸ Pembagi sumber (Resource allocator) ¸ Tawar – menawar (Negotiator) Sistem Informasi Manajemen 3 Sistem : Sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan. Dalam sebuah sistem : 1. Terdapat kelompok elemen, Sebuah sistem memiliki lebih dari satu elemen. Contoh : Batu cadas menjadi tembok 2. Elemen terpadu Semua elemen dari suatu sistem harus mempunyai beberapa hubungan yang logis. Contoh : Sepeda 3. Maksud bersama untuk mencapai tujuan Dirancang untuk mencapai satu tujuan atau lebih. Semua elemen bekerja untuk mencapai tujuan sistem dan bukan untuk masing elemen tersebut. Contoh : Pelayanan di suatu kantor Beberapa tahapan dalam pendekatan sistem Langkah 1 : Usaha Persiapan (preparation effort) Pandangan organisasi sebagai satu sistem Mengenali sistem lingkungan Mengidentifikasiakan subsistem organisasi Langkah 2 : Usaha definisi (definition effort) Proses sistem ke tingkat subsistem Analisis sistem sesuai urutan tertenttu Langkah 3 : Usaha solusi (solution effort) Mengidentifikasi alternatif solusi Evaluasi alternatif solusi Pemilihan alternatif terbaik Implementasi solusi Tindak lanjut kepastian solusi yang efektif Elemen Sistem : a) Sistem cloosed loop terdiri dari 3 elemen kontrol yaitu : elemen objektif, mekanisme kontrol dan feedback loop. Disini mekanisme pengendalian akan berfungsi untuk memantau proses transformasi serta untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut telah memenuhi tujuannya. Sistem Informasi Manajemen 4 Tujuan Mekanisme Pengendalian Input b) Transformasi Output Sistem open loop Dalam hal ini tidak ada cara dalam mengendalikan outputnya Input c) transformasi Input Sistem fisik Terdiri dari sumber fisik misalnya : sistem komputer d) Sistem konseptual Menggunakkan sumber – sumber konsepsi / fisik, misalnya data dan informasi yang disimpan dalam komputer Data : Gambaran / fakta secara relatif belum berarti bagi penerimanya. Contoh : Jam kerja Informasi : Data yang telah diproses atau data yang memiliki arti Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer 1 Sistem Informasi Akutansi Pelaksanaan aplikasi akutansi perusahaan dengan volume pengolahan data yang tinggi, dimana hal ini terdiri dari 4 tugas utama yakni pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data, penyiapan dokumen. Contoh sebuah sistem informasi akutansi adalah sistem distribusi pada perusahaan. Sistem Informasi Manajemen 5 MANAJEMEN data data PERANGKAT LUNAK PENGOLAH DATA data informasi DATABASE informasi informasi INPUT SUMBER DAYA FISIK MENGUBAH OUTPUT SUMBER DAYA FISIK Karakteristik dari sebuah sistem informasi akutansi adalah: 1. Melaksanakan tugas yang diperlukan 2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar 3. Menangani data yang rinci 4. Terutama pada historis 5. Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal 2 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen : Suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Informasi akan memberikan gambaran mengenai perusahaan sebagai suatu sistem besar yang terjadi pada waktu lampau sekarang dan yang akan datang. Informasi tersebut disediakan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output yang berupa simulasi matematik. Output informasi selanjutnya akan digunakkan oleh manajer dan non manajer untuk membuat keputusan dalam pemecahan masalah. Karakteristik dari SIM : 1. Merupakan salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS Sistem Informasi Manajemen 2. 6 Mempunyai tujuan untuk mempertemukan seluruh informasi yang diperlukan oleh manajer pada semua tingkat organisasi 3. Merupakan seluruh fungsi sistem informasi didalam suatu sub sistem input, database dan sub sistem output 4. Memberikan gambaran terhadap attitude eksekutif dengan penyediaan komputer untuk membantu pemecahan masalah organisasi Sistem Informasi Manajement menurut : Robet G Murdick & Joel E Ross Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambilan keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian. Gordon B Davis Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Bagan Sistem Informasi Manajemen Lingkungan Pemecah Masalah Organisasi data Perangkat Lunak Penulis Laporan data Model Matematika Informasi data Database Informasi Sistem Informasi Manajemen Lingkungan Sistem Informasi Manajemen 7 Kebanyakan pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adalah sebagai berikut : Pemakai Petugas administrasi Manajer tingkat bawah Penggunaan ´ Mengerjakan transaksi ´ Mengolah data ´ Menjawab pertanyaan Mendapatkan data operasi Membantu perencanaan Penjadwalan Mengetahui situasi yg tak terkendali Staff ahli Manajemen Mengambil kemputusan ´ Informasi untuk analisa ´ Membantu dalam analisis ´ Perencanaan dan pelaporan Laporan tetap Permintaan informasi khusus Analisis dan laporan khusus Bantu dalam kenali persoalan dan peluang Bantu dalam analisis pengambilan keputusan 3 Sistem Pendukung Keputusan (Design Support System) Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan kesempatan. Teori yang mendasari DSS : ¸ Herbert Simon Menggunakkan konsep keputusan terprogram dan tidak terprogram dengan phase pengambilan keputusan yang merefleksikan terhadap pemikisan DSS saat ini. ¸ G Anthony Gory dan Michael S Scott Morton Menggunakkan tahapan dalam pengambilan keputusan dengan membedakan antara struktur masalah dan tingkat keamanan Fase pembuatan keputusan menurut Herbert A Simon 1. Intelegensi Mencari kondisi dalam lingkungan yang memerlukan pemecahan. Data mentah diperoleh, diolah dan diuji untuk dijadikan petunjuk yang dapat mengidentifikasi persoalan Sistem Informasi Manajemen 8 2. Desain Menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin. Mendaftar, mengembangkan dan menganalisis arah tindakan yang mungkin. Hal ini meliputi proses – proses untuk memahami persoalan, menghasilkan pemecahan. Pemilihan Menentukan cara tindakan tertenttu dari beberapa cara yang sudah ada. Pilihan kemudian ditentukan dan dilaksanakan 3. Peninjauan kembali Proses pengujian menguji kelayakan pemecahan tersebut. Perancangan Peninjauan Kembali Penyelidikan Pemilihan 4 Otomatisasi Kantor Otomatisasi kantor membantu fasilitas komunikasi formal dan informasi antar karyawan didalam dan diluar organisasi serta untuk melayani manajer profesional sebagai user. Tujuan utama dari penggunaan otomatisasi kantor: 1. Menaikkan produktivitas tugas sekertaris di karyawan administrasi 2. Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke luar (Outgoing Correspondence) 3. Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke dalam (Ingoing Correspondece) 4. Media dalam pemecahan masalah 5. Penggunaan komunikasi informasi menjadi lebih baik 5 Sistem Pakar (Expert System) Merupakan aktivitas penyertaan mesin seperti komputer yang mempunyai kemampuan menampilkan tingkah laku yang dianggap intelegent. Komponen : User interface Memungkinkan pemakai untuk dapat berinteraksi dengan expert system. Knowledge Base Menyimpan pengetahuan gabungan yang digunakkan untuk memecahkan masalah tertenttu. Inference engine Memberikan kemampuan penalaran yang menginterpretasi isi dari knowledge base Sistem Informasi Manajemen 9 Development Engine Dipakai untuk menciptakan expert system Expert and System Analyst prompt and feedback Development Engine Knowledge Base Inference Engine Expert System User Interface Instruction and information Solution and Explanation User Problem Domain
