laboratorium hidrologi - Water Resources Engineering Laboratory

LABORATORIUM
HIDROLOGI
JURUSAN TEKNIK PENGAIRAN
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS
BRAWIJAYA
2016
VISI
Dalam kurun waktu masa berlakunya pedoman pelaksanaan pendidikan Jurusan Teknik
Pengairan akan menghasilkan lulusan yang berkepribadian PANCASILA dan handal secara
profesional dalam penguasaan serta pemahaman ilmu dan teknologi tentang pemanfaatan
dan pengelolaan sumberdaya air berbasis wilayah sungai melalui TRI DHARMA
PERGURUAN TINGGI
In the period of the validity of the implementation education guidelines, Water Resources
Engineering Department will produce graduates that have personality of PANCASILA and
professionally qualified in mastery and understanding of science and technology on the
utilization and management of water resources based on river basin through THREE
PILLARS OF HIGHER EDUCATION
MISI
1. Melaksanakan dan memfasilitasi media untuk penelitian dan pelatihan dalam rangka
mempersiapkan mahasiswa dan lulusan yang memiliki kemampuan akademis di bidang
teknik hidrologi agar mampu mengimplementasikan secara profesional.
2. Melaksanakan dan mengimplementasikan media bagi dosen dan kerjasama lintas
institusi.
1. Implementing and facilitating the media for research and training in order to prepare
students and graduates who have academic ability in engineering hydrology in order
to be able to implement in a professional manner
2. Implement the media for faculty and cross-institutional collaboration.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrologi 2016
LEMBAR PENGESAHAN
1.
Jenis Berkas
: Laporan Tinjauan Manajemen
2.
Nama Unit
: Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan
3.
Nama Institusi
: Universitas Brawijaya
4.
Penanggungjawab
: Dr. Ir. Lily Montarcih L., M.Sc (Pimpinan Unit)
5.
Koordinator Penyusun
: Dr. Ir. Lily Montarcih L., M.Sc (MR Unit)
6.
Anggota Penyusun
:
7.
Periode
: Januari s.d Desember Th2016
1)
Berlian Gari Amrina, ST
Malang, 1 Desember 2016
Pimpinan Unit Kerja,
Dr. Ir. Lily Montarcih L., M.Sc
NIP. 19620917 198701 2 001
Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya
i
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrologi 2016
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................................. i
I.
PENDAHULUAN ................................................................................................................. 1
II.
LINGKUP BAHASAN ........................................................................................................... 2
III. PELAKSANAAN .................................................................................................................. 2
IV. HASIL .................................................................................................................................. 3
1.
Hasil Audit Internal ...................................................................................................... 3
3.
Umpan Balik Pelanggan .............................................................................................. 4
4.
Kinerja dan Evaluasi Proses ......................................................................................... 5
5.
Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................................. 6
6.
Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ....................................................... 6
7.
Perubahan yang Mempengaruhi SMM........................................................................ 6
8.
Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM................................................................. 7
V.
PENUTUP ............................................................................................................................ 7
ii
Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrologi 2016
I.
PENDAHULUAN
Laboratorium Hidrologi di Jurusan Teknik Pengairan tidak dengan serta merta ada
bersamaan dengan berdirinya Jurusan Teknik Pengairan di tahun 1976. Kala itu jumlah
dan kondisi laboratorium masih terbatas. Laboratorium Hidrologi mengawali
aktifitasnya tatkala menerima fasilitas Alat Ukur Hujan Manual (AUHM) tahun 1992.
Alat ukur hujan ini kemudian dipasang pada area sisi kiri gedung Jurusan Teknik
Pengairan, karena area tersebut masih luas dalam kondisi tidak terganggu oleh
tumbuhan dan pohon tinggi sehingga didapatkan hasil pencatatan tinggi hujan yang
baik. Hasil pencatatan hujan manual ini kemudian dilaporkan kepada Badan
Meteorologi dan Geofisika (BMG). Sejalan dengan penambahan peralatan dan fasilitas
Laboratorium Hidrologi, pada tahun 1995 dimulailah Praktikum Hidrologi bagi
mahasiswa di Jurusan Teknik Pengairan. Praktikum ini dimaksudkan untuk memperluas
dan memperdalam pengetahuan dan kemampuan mahasiswa dalam ilmu hidrologi yang
telah diajarkan di perkuliahan.
Pada beberapa tahun terakhir ini, dengan penambahan beberapa jenis alat
laboratorium, maka dilakukan penyesuaian terhadap pelaksanaan Praktikum Hidrologi.
Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan yang menjadi salah satu ujung
tombak pengembangan kemampuan keilmuan bidang hidrologi, dituntut untuk semakin
berkembang, mandiri, dan menjadi pusat pengembangan keilmuan bidang hidrologi.
Untuk meningkatkan kualitas jaminan mutu, Laboratorium Hidrologi selalu
terbuka dalam hal menerima masukan-masukan yang membangun dari para pengguna
Jasa Laboratorium. Selain itu laboratorium Hidrologi juga
selalu berusaha
meningkatkan fasilitas laboratorium sendiri seperti alat dan perlengkapan sereta
meningkatkan kualitas layanan.
Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya
1
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrologi 2016
II.
LINGKUP BAHASAN
Mengacu
sistem
manajemen
mutu
(SMM)
SNI
ISO
9001:2008,
maka
Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan melaksanakan tinjauan manajemen
dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
1. Hasil audit, meliputi temuan-temuan dalam Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 14
Tahun 2015..
2.
Umpan balik pelanggan, meliputi umpan balik terhadap kegiatan di Laboratorium
Hidrologi, hasil indeks kepuasan masyarakat (IKM) dan kompilasi keluhan
pelanggan Laboratorium Hdrologi.
3.
Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.
4.
Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing
bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi
lagi).
5.
Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat
perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).
6.
Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).
7.
Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.
III.
PELAKSANAAN
Dalam pelaksanaan Laboratorium, Laboratorium hidrologi telah menerapkan tahapan
Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi dan tindak Lanjut.
1. Perencanaan tersusun dalam Laporan Program Kerja Tahunan yang disusun
setiap awal Tahun Ajaran baru.
2. Pelaksanaan tersusun dalam jadwal kegiatan praktikum, penelitian, log book
kegiatan, dll.
3. Evaluasi sebagai upaya memperbaiki pelayanan dan mendapatkan umpan balik
dari pengguna layanan telah dibuatkan dokumen seperti : Kuesionair, Kotak
Saran. Semua hasil terekam dalam arsip laboratorium.
4. Tindak Lanjut sebagai upaya melaksanakan perbaikan telah terarsip di Lab
Laboratorium.
2
Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrologi 2016
IV.
HASIL
Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Hidrologi Tahun 2016 berikut ini
disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).
1.
Hasil Audit Internal
Dari hasil temuan pada Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 14 Tahun 2015,
terdapat banyak temuan yang masih belum terklarifikasi.
Oleh karena itu perlu
dilakukan evaluasi secara menyeluruh terhadap semua temuan tersebut. Evaluasi
dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung dan tidak langsung
terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen. Adapun temuan-temuan pada
AIM Siklus sebelumnya dan rencana tindakan untuk penyelesaiannya dapat dilihat
pada Tabel. 1.
Tabel1. Perbaikan atas Temuan AIM Siklus Sebelumnya
NO
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
1
2
3
Rencana Tindakan Perbaikan atas
Temuan
sistem kaderisasi SDM perlu
diperbaiki, SDM masih kurang
karena laboran di lab Hidrologi
hanya diperbantukan dengan bukti
surat tugas jurusan
belum ada dokumentasi
mengusulkan perbaruan SK baru ke
Fakultas
job analysis dan gap analysis
maupun kebijakan dan perencanaan
SDM belum tersistemasi
job analysis dan gap analysis maupun
kebijakan dan perencanaan SDM
disesuaikan dengan kompetisi yang
dimiliki SDM
setiap diadakannya pertemuan antara
Ka.Lab dan staff selalu dibuatkan
dafrat hadir dan diberi catatan tentang
bahasan yang dilakukan. Sekurang
kurangnya dalam sebulan selalu ada
pertemuan antara Ka.Lab dan staff
Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya
3
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrologi 2016
Kunjungan Auditor Internal Desmber 2014
3.
Umpan Balik Pelanggan
Secara umum, umpan balik pelanggan diperoleh dari pihak internal UB Umpan
balik pelanggan pihak internal UB diperoleh dari aktivitas yang dilakukan di
Laboratorium Hidrologi. Secara umum, hasil umpan balik pelanggan berupa kuesioner
yang dilakukan setiap selesai praktikum yang akan disajikan pada gambar berikut.
Evaluasi Kepuasan Pelanggan tahun 2013 s/d 2016
4
Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrologi 2016
Biasanya mahasiswa atau customer mengeluhkan tentang peralatan yang sudah
lama sehingga kettinggalan jaman. Dari pihak laboratorium sendiri biasanya sudah
menindak lanjuti keluhan tersebut dengan segera mengajukan alat yang baru. Namun
dikarenakan alat-alat dibidang teknik selain mahal juga limited adition, sehingga
kesulitan mencarikan alat yang baru.
Jenis/Aspek/
Bidang/
Layanan yang
dikeluhkan
No.
Uraian Keluhan
Tindaklanjut
(atau
rencana)
Status
Akhir
1.
Alat
Alat terlalu lama sehingga
ketinggalan jaman
Mengajukan
alat baru
Belum
diperoleh
2.
Alat
Kurang lengkap
Mengajukan
alat
Belum
diperoleh
3.
Kenyamanan
Ruangan panas
Dipasang AC
Sudah
terpasang
4.
Kinerja dan Evaluasi Proses
Secara spesifik, selain dari temuan audit dan evaluasi umpan balik pelanggan,
kinerja Laboratorium Hidrologi juga dapat diukur dari capaian program kerja dan
capaian indikator kinerja. Setiap tahun, Laboratorium Hidrologi melakukan perumusan
program kerja terukur berdasarkan hasil tinjauan manajemen tahun sebelumnya.
Ukuran capaian program kerja di Laboratorium Hidrologi ditentukan dengan
memberikan skor sesuai tahapan pelaksanaan programnya
No.
A.
Program Kerja
Skor Capaian
Praktikum
1.
Persiapan persiapan, koordinasi, surat tugas, dll
20 %
2.
Pelaksanaan
50 %
3.
Laporan (SPJ, surat puas, IKM, daftar nilai dll)
30 %
B.
Pelatihan alat
1.
Persiapan persiapan, koordinasi, pengajuan dana
15 %
2.
Pelaksanaan
50 %
3.
Laporan kegiatan, SPJ dll
20 %
4.
Tindak Lanjut dari hasil
15%
Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya
5
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrologi 2016
5.
Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
Secara umum, masukan untuk tindakan koreksi di Laboratorium Hidrologi
diperoleh dari evaluasi keluhan, evaluasi kepuasan, temuan audit, evaluasi program
kerja dan evaluasi sasaran mutu. Rincian tindakan koreksi dan tindakan pencegahan
tersebut disajika
No.
A.
Tindakan
Perbaikan
Tindakan
Pencegaha
n
Keluhan
1.
Alat terlalu lama sehingga
ketinggalan jaman
Mengajukan alat
baru
Open
2.
Kurang lengkap
Mengajukan alat
Open
3.
Ruangan panas
Dipasang AC
Closed
B.
6.
Masukan
Status
(Open
/
Closed
)
Temuan Audit
(termasuk yang eksternal)
1.
Sistem kaderisasi SDM perlu
diperbaiki, SDM masih kurang karena
laboran di lab Hidrologi hanya
diperbantukan dengan bukti surat
tugas jurusan
mengusulkan
perbaruan SK
baru ke Fakultas
open
2.
belum ada dokumentasi
didokumentasikan
open
3.
SDM belum tersistemasi
SDM disesuaikan
dengan kompetisi
yang dimiliki
open
Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Rincian tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu disajikan pada Tabel 1.
7.
Perubahan yang Mempengaruhi SMM
Pada prinsipnya, ada dua hal yang mempengaruhi SMM di Laboratorium
Hidrologi, yaitu adanya penambahan dan peningkatan spesifikasi alat disertai dan
disertai dengan peningkatan pelayanan baik internal maupun eksternal.
6
Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrologi 2016
8.
Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM
Secara umum, masukan-masukan dari hasil kajian Laboratorium Hidrologi untuk
peningkatan SMM di Laboatorium Hidrologi adalah sebagai berikut:
a. Perlunya adanya penambahan dan peningkatan spesifikasi alat di Lab.
b. Perlunya peningkatan pelayanan baik internal maupun eksternal.
c. Evaluasi capaian program dan capaian indikator kinerja harus dipantau secara
periodik.
d. Perlu segera mengevaluasi dan memperbaiki prosedur yang ada dengan
relevansi pelaksanaan program yang ada saat ini.
V.
PENUTUP
Berdasarkan kajian sistem manajemen Laboratorium Hidrologi seperti tertuang
tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem di Laboratoprium Hidrologi masih
perlu dilakukan evaluasi secara menyeluruh, dengan mempertimbangkan semua aspek
yang terkait langsung dan tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi sistem
manajemen.
Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya
7