meningkatkan kemampuan strategi, bisnis, dan teknologi pada pt

MENINGKATKAN KEMAMPUAN
STRATEGI, BISNIS, DAN TEKNOLOGI PADA
PT. SENTRARIA GRAND ALIA MELALUI
KERANGKA KERJA ENTERPRISE
ARCHITECTURE EA3
Denny, Try Arga Taranggana & Ranien
Hudiarto
[email protected], [email protected], [email protected]
[email protected]
Abstrak
TUJUAN PENELITIAN,
Ialah untuk menganalisa tingkat kebutuhan teknologi informasi serta meningkatkan proses
bisnis pada perusahaan.PT Centraria Grand Alia memiliki kurangnya integrasi proses bisnis,
belum adanya Customer Relationship Management, serta pembuatan sistem reservasi online.
Metode perancangan analisis yang dipakai adalah kepustakaan, wawancara, pengamatan
terhadap proses bisnis, serta menggunakan metode Enterprise Architecture. Hasil yang dicapai
adalah rencana strategis SI/TI yang lebih baik dari sebelumnya, serta perbaikan dari beberapa
kekurangan dari perusahaan. Perbaikannya yaitu berupa pengintegrasian sistem bisnis,
penambahan sistem reservasi online, serta adanya sistem reward. Simpulan dari penelitian ini
diharapkan dapat membantu PT. SENTRARIA GRAND ALIA dalam bersaing dalam dunia
bisnis dan bisa meningkatkan penghasilan dari perusahaan.(DTR).
Kata Kunci : Perencanaan Strategi, Bisnis dan Teknologi, Enterprise Architecture,
Hotel Gren Alia Cikini.
Abstract
Purpose of research is to analyze what company needs and also improving business proccess by
using information and technology. .Centraria Grand Alia process business system has not
integrated yet, has not got a Customer Relationship Management and online reservation.
Research method that we used is library research, interview, analyzing proccess business which
is using Enterprise Architecture. Result to be achieved is strategic plans IS/IT for the company
and mistake that has been fixed.The finals is company get a integrated business systems, online
reservation, and reward systems. Summary of this research hopefully can help CENTRARIA
GRAND ALIA Ltd in the future to compete with other company. (DTR).
Keywords : Strategy Planning, Business and Technology, Enterprise Architecture,
Hotel Gren Alia Cikini.
PENDAHULUAN
Potensi perkembangan pasar perhotelan dinilai masih cukup bagus hingga tiga tahun mendatang dan trend
proyek properti memiliki siklusnya tersendiri, sesuai perkembangan ekonomi masyarakat. Siklus ini
dimulai oleh proyek-proyek komersial seperti rumah toko. Setelah 2-3 tahun, siklusnya berganti ke
apartemen dan kondominium. Beberapa tahun lalu, tren sektor perkantoran dan kawasan industri mulai
menyusul karena kondisi ekonomi yang semakin kondusif.
Setelah itu, hotel baru mengikuti karena kebutuhan akomodasi meningkat dan dalam 2-3 tahun
mendatang kondisi pasarnya masih cukup bagus. Hingga akhir 2012, total pasokan kumulatif hotel di
Jabotabek mencapai 26.440 kamar, dimana 24,13% bintang 3, 39,77% merupakan bintang 4, dan 36,11%
bintang 5. Rerata tingkat okupansi hotel-hotel tersebut berkisar 67,11%.
Begitu pula perusahaan riset property Jones Lang Lasalle Indonesia mencatat pasokan hotel berbintang di
Jakarta diperkirakan bertambah 2.337 kamar hingga 2014. Potensi penambahan pasokan hotel baru ini
sebagian besar berlokasi di Jakarta pusat dan Jakarta selatan yang menjadi pusat bisnis.
Maka dari itu, dengan industri yang sedang memadai dan mendukung berkembangnya dunia perhotelan
ini, Hotel Gren Alia Cikini ingin ikut serta dalam memajukan industri dan terus mengembangkan
sayapnya sehingga tidak kalah saing dengan para pemain-pemain baru.
Tujuan dari Hotel Gren Alia Cikini sendiri adalah untuk mengurangi citra masyarakat bahwa hotel
menjadi tujuan atau tempat maksiat, karena dengan hotel konsep syariah, maka peraturan-peraturan yang
dijadikan acuan untuk menjalankan operasionalnya adalah hukum syariah Islam.
Dengan lokasi yang strategis dan didukung dengan konsep hotel syariah tersebut, Hotel Gren Alia Cikini
siap bersaing dengan hotel-hotel disekitar dengan keunggulan-keunggulan yang dimiliki. Contoh
beberapa keunggulan yang dimiliki seperti:
1.
Menjamin bebasnya PSK.
2.
Hanya menyediakan minuman dan makanan halal.
3.
Pelarangan sekamar untuk tamu non-muhrim.
4.
Tidak ada diskriminasi agama, keluarga dan tamu.
5.
Semua karyawan hotel berpakaian sopan.
Proses bisnis yang berjalan dalam hotel ini sudah didukung dengan sistem SI/TI. Akan tetapi dalam
pelaksanaan strategi bisnisnya, Hotel Gren Alia Cikini memiliki beberapa masalah seperti:
1.
Sistem yang belum terintegrasi antara divisi FnB, laundry dan front desk yang kurang efektif dan
efisien dalam proses transaksi.
2.
Tidak adanya sistem reservasi online.
3.
Belum memiliki Customer Relationship Management.
Berdasarkan uraian diatas, penulis ingin melakukan analisis mengenai hal tersebut pada Hotel Gren Alia
Cikini dengan memberikan judul skripsi: “MENINGKATKAN KEMAMPUAN STRATEGI, BISNIS,
DAN TEKNOLOGI PADA PT. SENTRARIA GRAND ALIA MELALUI KERANGKA KERJA
ENTERPRISE ARCHITECTURE EA3”.
METODE PENELITIAN
Metode Studi Pustaka
Mengumpulkan data yang bersumber dari buku-buku, jurnal, internet, dan hasil penelitian, khususnya
yang terkait dengan kerangka kerja Enterprise Architecture yang telah dikemukakan oleh Bernard (2005).
Metodologi ini telah dipakai secara luas di Amerika Serikat dimana semua Kementerian dan Badan serta
Institusi Negara menggunakannya sehingga dapat dikatakan sebagai sebuah standar Rencana Induk
Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Pemerintah Amerika Serikat (CIO Council; 2001).
Gambar 1 : Enterprise Architecture Cube
Yang harus dilakukan adalah memetakan apa yang ada pada arsitektur saat ini yaitu Sasaran Strategis dan
Inisiatif, Produk dan Layanan Jasa, Data dan Informasi, Aplikasi Sistem dan rancangan Teknologi dan
Infrastruktur. Untuk itu diperlukan survey yang cukup rinci untuk mendapatkan semua yang dibutuhkan.
Perlu ditentukan kesepakatan dari kedalaman rincian untuk masing-masing komponen ini antara pihak
Hotel Gren Alia Cikini dengan pihak penulis.
Selanjutnya yang merupakan langkah penting dan menjadi tugas utama penulis adalah bagaimana
melakukan perencanaan transisi dan mengelola arsitektur yang ada sehingga menghasilkan arsitektur di
masa mendatang.
Metode Wawancara
Mengumpulkan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang terlibat
untuk memperoleh informasi strategis mengenai Hotel Gren Alia Cikini.
Metode Survey
Melakukan pengamatan secara langsung untuk mendapatkan informasi mengenai kegiatan bisnis Hotel
Gren Alia Cikini.
HASIL DAN BAHASAN
Analisis SWOT
Kelangsungan hidup suatu perusahaan dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor strategis internal dan
eksternal.Oleh karena itu, perusahaan perlu mengidentifikasi faktor-faktor strategis internal yang berasal
dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.Selain itu, perusahaan juga perlu
mengidentifikasi faktor-faktor strategis eksternal yang berasal dari ancaman bagi perusahaan tersebut.
Dengan demikian, perusahaan dapat menggunakan metode analisis SWOT untuk mengidentifikasikan
kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), peluang (opportunities) dan ancaman (threats) bagi
perusahaan tersebut, sehingga perusahaan dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, serta
meminimalkan kelemahan dan ancaman untuk menentukan strategi yang digunakan pada Hotel Gren Alia
Cikini, maka analisis yang didapatkan adalah sebagai berikut :
A. Kekuatan (Strength)
Kekuatan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaingnya atau kompetensi
khusus yang terdapat dalam organisasi berakibat pada pemilikan keunggulan atau kelebihan
komperatif.Kekuatan yang dimiliki oleh Hotel Gren Alia Cikini :
1. Hotel yang menerapkan syariah dalam agama Islam kedalam operasional hotel.
2. Memiliki lokasi yang strategis.
3. SDM yang terlatih dan kompeten dalam bidangnya masing-masing.
4. Pelayanan yang maksimal dan baik.
B. Kelemahan (Weakness)
Kelemahan atau masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lain.
Dengan mengetahui ini maka disusun suatu strategi untuk menutupi/menghilangkan kelemahan
perusahaan. Kelemahan yang dimiliki oleh Hotel Gren Alia Cikini:
1. Harga relatif lebih tinggi dibanding pesaing di sekitar.
2. Terkadang ada beberapa fasilitas yang dimiliki hotel lain tapi tidak di miliki oleh Hotel Gren Alia
Cikini seperti kolam renang, sauna, fitness center dan bar.
3. Belum adanya sistem reservasi online.
4. Sistem tagihan laundry dan fnb belum terintegrasi.
C. Peluang (Oppurtunities)
Kesempatan yang dimiliki perusahaan untuk membuat lebih banyak pelanggan dibandingkan dengan
pesaingnya. Berbagai situasi lingkungan yang menguntungkan bagi satuan organisasi. Peluang yang
dimiliki oleh Hotel Gren Alia Cikini:
1. Mayoritas masyarakat Indonesia beragama Muslim sehingga member keuntungan kepada hotel
berkonsep syariah.
2. Melihat pertumbuhan perusahaan bidang pariwisata dan transportasi terutama bagian penerbangan
yang menunjang majunya bidang perhotelan.
D. Ancaman (Threats)
Ancaman merupakan kebalikan dari pengertian peluang yakni faktor-faktor lingkungan yang tidak
menguntungkan suatu organisasi. Ancaman yang dimiliki oleh Hotel Gren Alia Cikini:
1. Semakin banyaknya hotel lain yang menggunakan website sebagai sarana promosi maupun reservasi.
2. Inflasi yang tinggi akan berpengaruh pada daya beli masyarakat.
3. Keadaan politik Indonesia yang mempengaruhi tingkat wisatawan.
Current CONOPS Diagram
Current Concept of Operation Scenario (CONOPS) Diagram adalah diagram yang dihasilkan dari
dokumen naratif yang mendeskripsikan bagimana Hotel Gren Alia Cikini beroprasi saat ini, yang
memberikan pernyataan pasti tentang faktor internal dan external yang diidentifikasikan oleh analisis
SWOT.
Gambar 2: Current Conops Diagram
Business Overview
Untuk keseluruhan proses bisnis pada future architecture akan diterapkan beberapa usulan – usulan
untuk diterapkan yaitu:
1. Penggabungan Sistem Antar Divisi
Sistem yang sudah ada akan disempurnakan lagi untuk menambahkan fitur untuk menggabungkan
tagihan pembayaran antara Divisi Laundry, Divisi FnB dan Front Desk yang dapat mempermudah para
tamu dalam melakukan pembayaran.
2. Customer Relationship Management (Reward)
Fitur ini bertujuan untuk menjaga hubungan baik dengan tamu hotel agar tamu bisa menjadi pelanggan
setia hotel dengan memberikan poin yang disimpan dalam sistem setiap kali tamu menginap di hotel.
Ketika tamu sudah memiliki cukup poin maka sistem akan secara otomatis memberikan pesan mengenai
reward yang bisa didapatkan oleh tamu.
3. Kerja Sama Dengan Pihak Ketiga Dalam Sistem Reservasi Online
Hotel Gren Alia Cikini akan melakukan kerja sama dengan pihak ketiga yaitu agoda dalam mendukung
sistem reservasi online hotel untuk meningkatkan ketertarikan tamu baik luar maupun dalam negri.
Dengan adanya kerja sama dengan agoda ini, para tamu yang ingin melakukan reservasi dapat
mengetahui fasilitas dan data lengkap yang ada di hotel. Selain itu untuk pemesanan melalui agoda para
tamu juga akan mendapat harga khusus dibandingkan dengan tamu yang datang langsung ke hotel atau
melalui telepon.
Future CONOPS Diagram
Future Concept of Operation Scenario (CONOPS) Diagram merupakan diagram yang mendeskripsikan
bagimana Hotel Gren Alia Cikini beroperasi dimasa yang akan datang dengan adanya pengembanganpengembangan fitur yang kami usulkan.
Gambar 3: Future CONOPS Diagram
Gambar 4: Future CONOPS Diagram Online Reservation
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
• Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada Hotel Gren Alia Cikini, menunjukkan bahwa masih
adanya proses bisnis yang perlu diperbaiki. Banyaknya persaingan antara Hotel Gren Alia Cikini
dengan hotel lainnya di sekitar Jakarta semakin menguat, sehingga diperlukan strategi baru agar tidak
kalah bersaing. Dan dengan kemajuan ilmu teknologi dan informasi diharapkan bisa meningkatkan
daya saing dengan kompetitor hotel lainnya.
• Website hotel yang berfungsi kurang maksimal dikarenakan belum adanya sistem reservasi online,
akan di tingkatkan dengan cara bekerjasama dengan agoda, yang memiliki jaringan yang lebih kuat
dan mudah di akses oleh calon tamu hotel.
• Masih adanya tagihan untuk tamu hotel yang terpisah – pisah, masih kurang efektif untuk proses
bisnis, sehingga untuk kedepannya semua tagihan akan dijadikan satu tagihan saja.
• Untuk kedepannya akan dibuat sistem reward sehingga pelanggan merasa lebih dihargai, dengan cara
memberikan potongan diskon jika tamu hotel sudah beberapa kali menginap. Dengan begitu tamu
akan tertarik untuk menginap lagi di Hotel Gren Alia Cikini.
• Tingginya tingkat persaingan pada bidang perhotelan membuat Hotel Gren Alia Cikini harus
ditingkatkan menjadi jauh lebih baik, seperti sistem reservasi online yang sudah umum dimiliki oleh
hotel berbintang, tetapi belum diterapkan oleh Hotel Gren Alia Cikini.
• Walaupun banyak hotel yang sudah memiliki sistem reservasi online tetapi tetap saja tingkat
banyaknya pengunjung yang dating kurang banyak, sehingga kami menyarankan untuk bekerja sama
dengan Agoda, sebagai perusahaan penyedia jasa reservasi online yang sudah memiliki tingkat traffic
yang tinggi sehingga mudah bagi calon tamu hotel untuk menemukan Hotel Gren Alia Cikini.
• Selain itu diperlukan reward sebagai rasa terima kasih serta untuk menarik tamu hotel agar tetap
kembali ke Hotel Gren Alia Cikini, dan bahkan mungkin akan merekomendasikannya kepada kerabat
dari tamu hotel tersebut.
• Meningkatnya pariwisata di Indonesia juga mendorong hotel – hotel untuk meningkatkan kualitas dan
kemampuannya untuk menyediakan pelayanan terbaik untuk calon tamu hotel.
Saran
• Pengembangan sistem yang sudah ada, dengan cara menambah fitur reward . Salah satu strategi untuk
menarik pelanggan agar datang kembali ke Hotel Gren Alia Cikini adalah dengan memberikan reward
yaitu berupa diskon jika tamu hotel sudah menginap beberapa kali.
• Dengan adanya website Hotel Gren Alia Cikini yang saat ini berjalan, website tersebut kurang
mendukung proses bisnis perhotelan karena kurangnya sistem reservasi online, oleh karena itu untuk
kedepannya kami menyarankan untuk bekerjasama dengan agoda, sebuah website yang memiliki
sistem reservasi online yang mudah di cari oleh calon tamu hotel yang ingin menginap di Jakarta.
Dengan tingkat traffic website yang tinggi, diharapkan tamu hotel juga meningkat.
• Dalam sistem internal yang sudah berjalan, tamu hotel pada saat check out akan menerima beberapa
tagihan pembayaran, untuk kedepannya kami menyarankan untuk mengintegrasikan beberapa tagihan,
sehingga semua tagihan menjadi satu, serta membuat proses bisnis menjadi lebih efektif.
• Pada saat implementasi strategi yang sudah dipersiapkan, pihak hotel juga harus tetap mengevaluasi
untuk kedepannya, apakah ada perubahan yang signifikan.
• Perubahan yang dimaksud adalah seperti peningkatan jumlah pengunjung hotel, ataupun tingkat
kepuasan para tamu hotel yang telah menginap di Hotel Gren Alia Cikini, apakah mereka bersedia
untuk kembali lagi ke hotel tersebut.
• Begitu juga dengan kerja sama yang akan dilakukan dengan Agoda, apakah bisa membuahkan hasil
yang memuaskan, apakah dalam beberapa bulan terakhir dengan biaya yang dikeluarkan Hotel Gren
Alia Cikini kepada Agoda bisa meningkatkan calon tamu hotel yang datang.
• Jika untuk kedepannya strategi yang berjalan kurang membuahkan hasil maka perlu dibuat strategi
baru untuk menunjang proses bisnis Hotel Gren Alia Cikini, tetapi jika strategi yang di
implementasikan berhasil, maka cukup di pertahankan dan dievaluasi setiap bulannya.
Referensi
Bernard,Scott A. (2005). An Introduction To Enterprise Architecture 2rd EditionInternational
Edition.USA : Bloomington.
David, Fred. (2006). Strategic Management : Concept and Cases II. New Jersey : Pearson Education.
J. Ebert, Ronald.(2006).Bisnis.Edisi 8. Jakarta: Erlangga.
O’Brien ,James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salemb Empat.
Oetomo, Budi SutejoDharmo. (2006). PerencanaandanPengembanganSistemInformasi.Yogyakarta
:PenerbitAndi.
Rangkuti,
Freddy.(2006).
GramediaPustakaUtama.
Analisis
SWOT
TeknikMembedahKasusBisnis.
Jakarta:
Satzinger, W, J., Jackson, B, R., Burd, D, S., (2005).Object – Oriented Analysis and Design with
theUnified Process, Thomson. Course Technology.
Turban, Rainer,Potter. (2008). Introduction to Information Systems: Supporting andTransforming
Business. John Wiley & Sons, inc, New Jersey.
Ward, John and Peppard, Joe.(2002). Strategic for Planning Information System 3rd Edition.Buffins Lane,
Chicester : John Wiley & Sons.
Jurnal
Ishak, IrniSuzila. 2005. Designing a Strategic Information System Planning Methodology for Malaysian
Instituteof Higher Learning (ISP-IPTA).
Iswari, Lizda dan Wijaya Kusuma. 2007. Sistem Elektronik Rapor di SMU Muhammadiyah 1 Yogyakarta.
Jurnal. Universitas Islam Indonesia.
Riwayat Penulis
Denny lahir di kota Jakarta pada 10 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina
Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2013.
Try Arga Taranggana lahir di kota Jakarta pada 19 December 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1
di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2013.
Ranien lahir di kota Jakarta pada 10 September 1989. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas
Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2013.