pengelolaan informasi fix_banget
advertisement
MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV Lembaga Administrasi Negara - Republik Indonesia 2008 Hak Cipta © Pada : Lembaga Administrasi Negara Edisi Tahun 2008 LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Jl. Veteran No. 10 Jakarta 10110 Telp. (62 21) 3868201, Fax. (62 21) 3800188 Pengelolaan Informasi Dan Teknik Pelaporan Jakarta – LAN – 2008 175 hlm: 15 x 21 cm ISBN: 979 – 8619 – 50 – 1 SAMBUTAN Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian menegaskan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional, diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang berkemampuan melaksanakan tugas secara profesional. Untuk mewujudkan profesionalisme PNS ini, mutlak diperlukan peningkatan kompetensi, khususnya kompetensi kepemimpinan bagi para pejabat dan calon pejabat Struktural Eselon IV baik di lingkungan pemerintah pusat maupun daerah. Sebagai pejabat struktural yang berada pada posisi paling depan atau ujung tombak, pejabat struktural eselon IV memainkan peran yang sangat penting karena bertanggung jawab dalam mensukseskan pelaksanaan kegiatan-kegiatan secara langsung, sehingga buah karyanya dapat dirasakan secara langsung oleh masyarakat. Untuk mempercepat upaya peningkatan kompetensi tersebut, Lembaga Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan desentralisasi dalam penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat IV. Dengan kebijakan ini, jumlah penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV dapat lebih ditingkatkan sehingga kebutuhan akan pejabat struktural eselon IV yang profesional dapat terpenuhi. Agar penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV menghasilkan alumni dengan kualitas yang sama, walaupun diselenggarakan dan diproses oleh Lembaga Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) yang berbeda, maka LAN menerapkan kebijakan standarisasi program Diklatpim Tingkat IV. Proses standarisasi meliputi keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, iii iv mulai dari aspek kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan strukturnya, metode dan skenario pembelajaran sampai pada pengadministrasian penyelenggaranya. Dengan proses standarisasi ini, maka kualitas penyelenggaraan dan alumni dapat lebih terjamin. Salah satu unsur penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV yang mengalami proses standarisasi adalah modul untuk para peserta (participants’ book). Disadari sejak modul-modul tersebut diterbitkan, lingkungan strategis khususnya kebijakan-kebijakan nasional pemerintah juga terus berkembang secara dinamis. Di samping itu, konsep dan teori yang mendasari substansi modul juga mengalami perkembangan. Kedua hal inilah yang menuntut diperlukannya penyempurnaan secara menyeluruh terhadap modulmodul Diklatpim Tingkat IV ini. Oleh karena itu, saya menyambut baik penerbitan modul-modul yang telah mengalami penyempurnaan ini, dan mengharapkan agar peserta Diklatpim Tingkat IV dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali kedalaman substansinya di antara sesama peserta dan para Widyaiswara dalam berbagai kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung. Semoga modul hasil perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya. Kepada Drs. Endar Ma’moeri dan Drs. Soetrisno, M.Psi selaku penulis serta seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kami ucapkan terima kasih atas kesungguhan dan dedikasinya. Jakarta, Juli 2008 KEPALA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA SUNARNO KATA PENGANTAR Sejalan dengan upaya mewujudkan Pegawai Negeri Sipil yang profesional melalui jalur pendidikan dan pelatihan (Diklat), pembinaan Diklat khususnya Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat IV ke arah Diklat berbasis kompetensi, terus dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil. Salah satu upaya pembinaan yang telah ditempuh adalah melalui penerbitan modul Diklat. Kehadiran modul Diklatpim Tingkat IV ini memiliki nilai strategis karena menjadi acuan dalam proses pembelajaran, sehingga kebijakan pembinaan Diklat yang berupa standarisasi penyelenggaraan Diklat dapat diwujudkan. Oleh karena itu, modul ini dapat membantu widyaiswara atau fasilitator Diklat dalam mendisain pengajaran yang akan disampaikan kepada peserta Diklat; membantu pengelola dan penyelenggara Diklat dalam penyelenggaraan Diklat; dan membantu peserta Diklat dalam mengikuti proses pembelajaran. Untuk maksud inilah maka dilakukan penyempurnaan terhadap keseluruhan modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IV yang meliputi substansi dan format. Disadari bahwa perkembangan lingkungan strategis berlangsung lebih cepat khususnya terhadap dinamika peraturan perundangan yang diterbitkan dalam rangka perbaikan sistem penyelenggaraan pemerintahan negara, maka kualitas modul terutama kesesuaian isi dengan kebijakan yang berkembang perlu terus dipantau dan disesuaikan manakala terdapat hal-hal yang sudah tidak relevan lagi. Sehubungan dengan hal ini, modul ini dapat pula dipandang sebagai bahan minimal Diklat, dalam artian bahwa setelah substansinya disesuaikan dengan perkembangan yang ada, maka dapat dikembangkan selama relevan dengan hasil belajar yang akan dicapai dalam modul ini. Oleh karena itu, kami harapkan bahwa dalam rangka menjaga kualitas modul ini, peranan widyaiswara termasuk v vi peserta Diklat juga dibutuhkan. Kongkritnya, widyaiswara dapat melakukan penyesuaian dan pengembangan terhadap isi modul, sedangkan peserta Diklat dapat memperluas bacaan yang relevan dengan modul ini, sehingga proses pembelajaran dapat berlangsung dinamis, interaktif dan aktual. Selamat memanfaatkan modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IV ini. Semoga melalui modul ini, kompetensi kepemimpinan bagi peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dapat tercapai. Jakarta, DAFTAR ISI SAMBUTAN ............................................................................. iii KATA PENGANTAR................................................................ v DAFTAR ISI .............................................................................. vii BAB I Juli 2008 DEPUTI BIDANG PEMBINAAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR PENDAHULUAN ..................................................... 1 A. Latar Belakang..................................................... 1 B. Deskripsi Singkat................................................. 2 C. Hasil Belajar ........................................................ 2 D. Indikator Hasil Belajar ........................................ 2 E. Materi Pokok ....................................................... 2 F. Manfaat................................................................ 3 NOORSYAMSA DJUMARA BAB II INFORMASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN.................................... 4 A. Informasi Sebagai Sasaran Utama Kegiatan Perkantoran .......................................... 5 B. Pengertian Kantor dan Kantor Modern ............... 6 C. Pengertian Administrasi Perkantoran Modern..... 12 D. Kedudukan dan Peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi ............................. 17 E. Tugas Pokok dan Tugas Penunjang Dalam Organisasi ................................................ F. Kegiatan Perkantoran sebagai vii 18 ix viii Kegiatan Penunjang ............................................. G Latihan................................................................. 159 H. Rangkuman ........................................................ 160 PENUTUP.................................................................. 163 A. Simpulan.............................................................. 163 B. Tindak Lanjut ...................................................... 164 DAFTAR PUSTAKA................................................................. 165 19 G. Peran Kegiatan Perkantoran dalam Penanganan Data/Informasi................................. 21 H. Penanganan Data/Informasi dalam Kegiatan Perkantoran........................................... 26 Latihan ................................................................. 57 J. Rangkuman .......................................................... 58 BAB III SISTEM INFORMASI MANAJEMEN..................... 61 I. A. Konsep dan Prinsip, Serta Perkembangan Sistem Informasi Manajemen ............................. 62 B. Pengguna Informasi dalam Organisasi ................ 83 C. SIM Sebagai Subsistem dalam Manajemen......... 94 D. Latihan ................................................................. 97 E. Rangkuman .......................................................... 99 BAB IV TEKNIK PELAPORAN ............................................ 100 A. Pengertian, Peranan, Syarat dan Macam Laporan ............................................ 101 B. Laporan dalam Siklus Manajemen ...................... 119 C. Penyusunan Laporan............................................ 120 D Langkah-langkah Pembuatan Laporan ................ 126 E Teknik Penyajian Data......................................... 136 F Penyajian Laporan ............................................... 147 BAB V BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pengelolaan informasi dan penulisan atau pembuatan laporan telah menjadi kegiatan umum di lingkungan pekerjaan baik di instansi swasta maupun di instansi pemerintah. Kegiatan ini merupakan bagian penting dalam sistem informasi tiap organisasi. Sebagai kegiatan umum, pengelolaan informasi dan penulisan laporan telah mengalami perkembangan sedemikian rupa, sehingga di lingkungan pekerjaan dikenal beberapa peralatan pengolahan data, bentuk dan jenis laporan. Setiap orang yang tergabung dalam organisasi atau instansi baik sebagai staf atau sekretaris, maupun pimpinan pada setiap tingkatan perlu mengetahui pengelolaan informasi dan teknik pelaporan. Lebih-lebih bagi para pejabat pada tingkat eselon IV dan eselon V di lingkungan instansi pemerintah sangat penting untuk memahaminya mengingat pada instansi masing-masing merekalah sebagai “lower manager” atau “supervisor” yang langsung menghadapi para pelaksana kegiatan penanganan informasi dan pelaporan bagi unitnya. Mereka pula yang langsung menghadapi para pimpinan tingkat atasnya yang memerlukan bantuan penyediaan informasi dalam melaksanakan fungsi dan perannya sebagai pemimpin, baik sebagai “middle manager” maupun “top manager”. 1 2 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan B. Deskripsi Singkat Mata pendidikan dan pelatihan ini menjelaskan peranan dan pemanfaatan teknologi informasi dalam administrasi perkantoran moderen untuk menghasilkan laporan yang dapat dijadikan masukan bagi pengambilan keputusan. C. Hasil Belajar Setelah membaca modul Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan ini peserta mampu memahami, menjelaskan dan menerapkan pengelolaan informasi dengan menggunakan teknologi informasi dan menyusunnya dalam bentuk laporan. D. Indikator Hasil Belajar Indikator-indikator hasil belajar adalah : 1. Peserta mampu dan menjelaskan peran informasi dalam administrasi perkantoran moderen; 2. Peserta mampu dan menjelaskan penggunaan teknologi informasi dalam administrasi perkantoran moderen; 3. Peserta mampu dan menjelaskan teknik laporan dengan menggunakan teknologi informasi. E. Materi Pokok 1. Informasi dalam Administrasi Perkantoran Moderen; 2. Sistem Informasi Manajemen; 3. Teknik Pelaporan. Modul Diklatpim Tingkat IV 3 F. Manfaat Berbekal hasil belajar pada modul Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan, peserta diharapkan mampu menerapkan pengetahuan tersebut guna peningkatan kinerja instansinya. Modul Diklatpim Tingkat IV BAB II INFORMASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN Setelah membaca Bab ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan : 1. pentingnya peran informasi dalam administrasi perkantoran moderen: 2. informasi sebagai sasaran utama kegiatan perkantoran 3. pengertian kantor dan kantor moderen 4. pengertian administrasi perkantoran moderen Dalam organisasi, penanganan data/informasi secara fungsional sebenarnya merupakan tugas perkantoran. Tetapi, setiap orang yang tergabung dalam suatu organisasi, dalam jabatan apa pun, dalam melakukan tugasnya selalu membutuhkan dan menghasilkan data/informasi di samping barang atau jasa sebagai produk substansinya. Setiap orang, baik pejabat struktural, pejabat fungsional, pejabat teknis, staf maupun para profesional, dengan substansi kegiatan apa pun selalu terlibat dalam kegiatan perkantoran. Oleh karena itu, setiap orang yang tergabung dalam suatu organisasi/instansi/perusahaan, terlebih lagi bagi para pejabat dan staf yang sering disebut sebagai “pegawai kantor” perlu memahami tentang kantor, mampu mengelola dan mempraktikkan dengan baik kegiatan-kegiatan kantor yang berkaitan dengan tugas-tugasnya. 4 5 A. Informasi Sebagai Sasaran Utama Kegiatan Perkantoran Informasi. Apa sebenarnya informasi itu? Ada dua perkataan lain yang berkaitan erat dengan pengertian informasi, yaitu fakta dan data. Fakta atau “fact” berarti nyata, ada. Data (tunggal: datum) adalah seperangkat fakta tentang sesuatu kejadian, kenyataan atau keadaan. Sedangkan informasi adalah data yang sudah diproses dalam bentuk yang berarti bagi penerimanya. Pengertian lain mengenai informasi, diartikan sebagai berita yang mengurangi ketidakpastian tentang sesuatu kejadian atau keadaan. Di samping itu, informasi juga diartikan sebagai berita yang menambah pengetahuan sesuai dengan kebutuhan si penerimanya. Oleh karena informasi berasal dari data, maka kebenaran atau mutu dari informasi tergantung dari data asalnya. Mutu informasi juga banyak tergantung pada proses penanganan data itu menjadi informasi. Penanganan data dan informasi ini dalam organisasi merupakan kegiatan. Penjelasan lebih lengkap mengenai data dan informasi ini dapat Anda simak pada Bab III yang membahas sistem informasi manajemen. Sedangkan penjelasan lebih rinci mengenai kantor dan kegiatan perkantoran diuraikan selanjutnya pada Bab II ini. 6 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan B. Pengertian Kantor dan Kantor Moderen Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “office” dari bahasa Inggris. Mengenai pengertiannya, sejak lebih dari dua puluh tahun yang lalu. Prajudi (1976: 60) menjelaskan pengertian “kantor” yang bisa berarti: 1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis; 2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya; 3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi; Sedang perkataan bahasa Inggris “office” bisa berarti: 1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function); 2. Jabatan (tenure of official position); 3. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government departement, etc.); 4. Jasa pelayanan (service, kind help); 5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties); 6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place, building, rooms, of business and clerical work). Dari berbagai pengertian perkataan “kantoor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan Modul Diklatpim Tingkat IV 7 sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai: a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi; b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi. Garis miring(/) yang terdapat di antara perkataan data dan informasi berarti “dan”, bisa juga berarti “atau”, bisa dibaca “dan atau”. Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Sebagai contoh, kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri dan Otonomi Daerah tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan: “Departemen Dalam Negeri dan Otonomi Daerah di mana?”, jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya 8 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan administratif. Contoh lain misalnya, PT. Krakatau Steel yang kegiatan utamanya bergerak dalam produksi baja, kegiatan substansinya berlangsung di pabriknya di Cilegon, Pemerintah Provinsi Banten, tetapi kantornya bisa berada di Jakarta. Dari uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa dalam arti tempat; ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Kantor juga bisa dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penanganan data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan, alat-alat dan perlengkapan lain termasuk mebeler, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja. Lalu apa yang disebut dengan kantor moderen? Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997:662) mengartikan perkataan moderen dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman” Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah moderen adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Kantor moderen mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat; para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak Modul Diklatpim Tingkat IV 9 sesuai dengan jaman. Kantor moderen juga mendayagunakan biaya serta tata laksana yang efektif, efisien dan produktif. Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan kantor moderen terbayang suatu bangunan kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Kantor moderen juga sering digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized). Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F.X. Budiyanto, 1991). Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing, computer). Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya, yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (Computer based system). Namun, di lain pihak kenyataan masih banyak kantor-kantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer, terutama di kotakota kecil atau di daerah-daerah terpencil. Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan dengan sistem komputer, khususnya keuntungan dalam hal kecepatan dan kecermatan, keterandalan komunikasi 10 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan dan pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, tentu saja tidak harus mengembangkan ke arah moderenisasi perkantoran yang dilakukan secara serentak atau simultan. Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal moderenisasi perkantoran. Oleh karena itu, dalam hal moderenisasi ini lebih sering dilakukan per modul (“modularity”). Namun, kantor moderen perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. Apabila data yang sulit ditemukan tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan, maka keputusan akan terganggu, atau keputusan tidak sempurna. Dampak selanjutnya mudah diperkirakan. Semakin moderen suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin mengglobal. Sehubungan dengan itu, semakin moderen suatu kantor semakin banyak informasi yang bisa diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor moderen perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh Modul Diklatpim Tingkat IV 11 negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Contoh mutakhir, bulan Juli 2001 dunia dilanda virus “Code Red”. Hanya berselang dua bulan setelah serangan virus “Code Red”, sebuah infeksi serupa menyebar ke seluruh dunia, yaitu virus komputer “Nimda”. Virus komputer Nimda yang merupakan kebalikan dari “admin”, muncul pertama kali di Amerika Serikat (AS) Selasa 18 September 2001, menyebar ke Asia dan Eropa dalam waktu satu malam. Harian Kompas (Kamis, 20 September 2001, hlm. 2) memberitakan: “Hari Rabu (19/9), ribuan bisnis Eropa mengawali harinya dengan komputer yang telah terinfeksi Nimda yang menyebar lewat e-mail yang terinfeksi. Para ahli keamanan datanet mengkhawatirkan potensi virus Nimda ini, setelah dunia diguncang oleh serangan atas gedung World Trade Center dan Pentagon di AS tanggal 11 September 2001. Meskipun Jaksa Agung AS John Ashcroft melihat tidak ada tanda-tanda adanya hubungan di antara virus internet dan serangan itu, tetapi dia mengingatkan “…… kerusakan yang dibuat Nimda bakal lebih hebat dibanding Code Red yang telah memakan dana 2,6 milyard dollar AS untuk membersihkannya.” Ketika Code Red memakan korban 250.000 sistem di AS hanya dalam waktu sembilan jam pada pertengahan bulan Juli” (Harian Kompas, Kamis 20 September 2001 hlm.2). 12 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran moderen, jelas data/informasi merupakan sasaran utama, dan sekaligus sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran. C. Pengertian Administrasi Perkantoran Moderen Pengertian kantor sudah dibahas di atas. Untuk mengetahui pengertian administrasi perkantoran kiranya perlu lebih dahulu melihat sekilas pengertian administrasi. Di Indonesia sebelum tahun 1950-an, yaitu sebelum berdirinya Lembaga Administrasi Negara (LAN), setiap mendengar perkataan administrasi orang lebih mengartikan administrasi ini sebagai kegiatan kertas (paper work), sebagai kegiatan tata usaha, kegiatan tulis menulis atau ‘clerical works’. Administrasi dalam hal ini diartikan hampir sama dengan ‘administratie’ dalam bahasa Belanda. Setelah berdirinya Lembaga Adminstrasi Negara dengan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1957, lebih-lebih setelah kegiatannya berjalan tahun 1958, mulai luas dikenal bahwa pengertian administrasi adalah lebih luas, bahkan jauh lebih luas daripada ‘sekedar’ kegiatan tulis menulis atau ‘clerical works’. Memang berbagai pengertian diberikan terhadap perkataan administrasi atau ‘administration’ dalam bahasa Inggris. Namun pada intinya administrasi sebagai proses diartikan sebagai keseluruhan proses kegiatan usaha bersama yang dilakukan oleh Modul Diklatpim Tingkat IV 13 dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sebagai proses administrasi terdiri atas berbagai macam kegiatan. Kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam administrasi ini juga saling berhubungan baik langsung atau tidak langsung, saling tergantung dan saling menentukan sebagai suatu sistem. Sebagai suatu sistem administrasi tentunya dipengaruhi oleh komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang ada di dalamnya dan juga dipengaruhi oleh suprasistem atau lingkungannya. Dari uraian di atas jelas bahwa administrasi mempunyai pengertian yang sangat luas. Dalam pengertian yang luas itu dua aspek yang ada dalam administrasi adalah organisasi dan manajemen. Dua aspek administrasi yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya. Eksistensi manajemen adalah di dalam organisasi, sedangkan organisasi merupakan alat bagi manajemen untuk memperoleh hasil-hasil dalam rangka mencapai tujuan administrasi. Perkantoran adalah juga kegiatan usaha bersama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Oleh karena itu perkantoran pun merupakan suatu administrasi, yaitu administrasi bidang perkantoran atau administrasi perkantoran. Mengacu pada pengertian administrasi dan pengertian kantor, maka administrasi perkantoran dapat dirumuskan pengertiannya sebagai keseluruhan proses kegiatan 14 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan usaha bersama yang dilakukan dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam bidang perkantoran. Kegiatan perkantoran sebagaimana telah disebutkan di bagian depan adalah kegiatan yang berhubungan dengan penanganan data/informasi. Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek dari administrasi yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen, maka bicara mengenai administrasi perkantoran berarti juga bicara organisasi perkantoran dan manajemen perkantoran beserta kegiatan-kegiatannya. Meskipun demikian kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen. Kedua istilah ini digunakan silih berganti, misalnya administrasi pemerintahan Presiden George W. Bush bisa juga disebut manajemen pemerintahan Presiden George W. Bush. Administrasi Perkantoran (Office Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran (Office Management). Mengacu pada pengertian bahwa membahas administrasi berarti mambahas organisasi dan manajemen, maka membahas administrasi moderen berarti membahas organisasi dan manajemen moderen. Membahas administrasi perkantoran moderen berarti membahas organisasi perkantoran dan manajemen perkantoran moderen. Organisasi perkantoran moderen sebagaimana organisasi moderen pada umumnya adalah organisasi yang disusun dan Modul Diklatpim Tingkat IV 15 bekerja secara analistis, sistematis dan rasional. Sesuai dengan pengertian yang disebutkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia terhadap perkataan moderen, tentu saja orang-orang yang tergabung dalam organisasi moderen diharapkan memiliki “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman”. Era moderen menuntut keterbukaan, domokratis, dan partisipapsi yang dapat dipertanggungjawabkan. J.B. Kristiadi sebagai ketua Lembaga Administrasi negara (LAN) dalam Rapat Koordinasi Nasional Pendayagunaan Aparatur Negara (RAKOR PAN) tanggal 20 s.d. 24 April 1994, mengindikasikan bahwa ciri organisasi dalam manajemen moderen akan berubah antara lain karena: 1. Perkembangan teknologi sistem informasi akan mengurangi hirarkhi yang ketat; 2. Organisasi lebih mendasarkan pada sistem informasi (information based organization). Tentang Manajemen Perkantoran Moderen, sebagaimana manajemen bidang-bidang lain, keberadaannya merupakan hasil dari suatu proses evolusi. Sudah banyak dibahas dalam berbagai kepustakaan ilmu administrasi mengenai fase pemunculan manajemen dalam berbagai bentuk: 1. Manajemen Klasik atau sering juga disebut Manajemen Tradisional; 2. Manajemen Ilmiah; 3. Manajemen Model Hubungan Manusia; 16 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan 4. Manajemen Model Sumber Daya Manusia; 5. Manajemen Moderen. Manajemen Moderen merupakan siklus evolusi yang saling melengkapi dari teori-teori manajemen. J.B. Kristiadi pada kesempatan yang sama dalam Rakor PAN menyebutkan terdapat empat perkembangan yang menumbuhkan manajemen moderen: 1. Semakin sempurna teknik-teknik kuantitatif; 2. Telah berkembang konsep kesisteman, sehingga memungkinkan adanya interkoneksi dan interdependensi; 3. Adanya perkembangan teknologi komunikasi; 4. Adanya perkembangan teknologi sistem informasi yang mampu menawarkan on-line/real time. J.B. Kristiadi juga menyebutkan beberapa ciri menonjol dalam manajemen moderen antara lain: 1. Manajemen menerapkan asas keterpaduan dan partisipasi (share), kepedulian (care), dan keadilan (fair); 2. Manajemen menerapkan piranti-piranti manajemen yang tepat guna, relevan dengan situasi dan kondisi lingkungan, sehingga mampu menunjukkan kinerja. Dengan uraian singkat tersebut di atas, kiranya mudah dimengerti dan mudah dirumuskan pengertian Administrasi Perkantoran Moderen. Administrasi Perkantoran Moderen adalah administrasi perkantoran yang menunjukkan ciri-ciri organisasi dan manajemen moderen dengan orang-orang yang Modul Diklatpim Tingkat IV 17 tergabung di dalamnya memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman. D. Kedudukan dan Peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi Telah dijelaskan bahwa pada subbab di atas, bahwa dua aspek dari administrasi yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Untuk mengetahui kedudukan dan peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang organisasi. Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi, antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhis. Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur: 1. Kelompok orang; 2. Kerjasama; 3. Tujuan; 4. Keterikatan formal; 5. Susunan hierarkhi. Organisasi apa pun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut, yaitu: a) Sebagai kelompok orang yang bekerja sama; dan b) 18 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan sebagai wadah dari kerja sama tersebut. Sebagai kelompok orang yang bekerja sama sifatnya dinamis, sedangkan sebagai wadah sifatnya relatif statis. E. Tugas Pokok dan Tugas Penunjang dalam Organisasi Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Tugas-tugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai tujuan organisasi, maka tugas pokok organisasi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain. Sebagai contoh, tugas pokok Rumah Sakit Umum Daerah berbeda dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas Jalan (DLLAJ). Tugas pokok DLLAJ berbeda dengan tugas pokok Dinas Pariwisata. Sama-sama departemen tetapi tugas pokok Departemen Perindustrian dan Perdagangan berbeda dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri dan Otonomi Daerah dan seterusnya. Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan organisasi yang lain, tergantung pada tujuan apa semula organisasi itu didirikan. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya, 19 Modul Diklatpim Tingkat IV untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas pokok apapun, dapat dikatakan sama. Yang dimaksud dengan tugas penunjang adalah tugas-tugas yang bersifat membantu, melayani, memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan. Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian, keuangan, material, data/informasi, dan tergantung pada kebutuhan bisa bertambah terus. Kegiatan-kegiatan lainnya yang biasa dimasukkan dalam kegiatan penunjang, misalnya dalam suatu departemen antara lain perencanaan, hubungan masyarakat, penanganan masalah-masalah hukum, organisasi dan tata laksana (ORTALA) atau organisasi dan metoda (O&M). F. Kegiatan Perkantoran Penunjang sebagai Kegiatan Salah satu dari kegiatan penunjang seperti yang telah disebutkan bahwa kegiatan penanganan data/informasi. Kegiatan penanganan data/informamsi itulah yang disebut kegiatan perkantoran. Dengan demikian, jelas bahwa kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi adalah termasuk dalam kegiatan penunjang atau sering disebut juga sebagai kegiatan fasilitatif. Dengan perkataan lain, dalam suatu organisasi kegiatan perkantoran bukanlah tugas pokok. Penyebutan tugas pokok dan tugas penunjang tidak ada hubungannya dengan penting dan tidak penting, karena kedua 20 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan tugas tersebut sama pentingnya. Tugas pokok tidak akan dapat berjalan dengan baik tanpa kegiatan penunjang yang membantu, melayani, memudahkan dan melancarkan. Penyebutan tugas pokok dan tugas penunjang juga tergantung dari mana melihatnya. Mengenai hal ini dapat diterangkan sebagai berikut: 1. Pemilahan tugas pokok dan tugas penunjang merupakan konsep yang umum dipakai oleh organisasi-organisasi baik di lingkungan administrasi publik maupun di lingkungan administrasi privat atau niaga. 2. Dalam organisasi terutama di lingkungan administrasi publik, kegiatan-kegiatan penunjang dilakukan oleh suatu unit organisasi atau kelembagaan yang biasanya disebut sekretariat. Sekretariat menangani seluruh atau sebagian kegiatan penunjang. Contoh: Sekretariat Jenderal Perserikatan Bangsa-Bangsa, Sekretariat Negara, Sekretariat Kabinet, Sekretariat Jenderal Departemen, Sekretariat Direktorat Jenderal, Sekretariat Lembaga Pemerintah Nondepartemen, dan sebagainya. 3. Dari contoh pada butir b) di atas, Sekretariat Jenderal suatu departemen adalah pelaksana tugas-tugas penunjang bagi departemen yang bersangkutan. Oleh karena itu, Sekretariat Jenderal suatu departemen minimal menangani kegiatankegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian, keuangan, material dan perlengkapan, data/informasi, perencanaan, hukum, kehumasan, dan lainnya yang dianggap perlu. Dengan singkat dikatakan bahwa kegiatan pokok dari Modul Diklatpim Tingkat IV 21 sekretariat adalah melaksanakan kegiatan-kegiatan penunjang bagi organisasi dan manajemen. 4. Dengan penjelasan sebagaimana telah diuraikan, maka dilihat dari lingkup organisasi (contoh departemen) penanganan data/informasi atau kegiatan perkantoran dari lingkup kesekretariatan (contoh sekretariat jenderal departemen) kegiatan perkantoran adalah sebagai tugas pokok. Dari penjelasan di atas, mudah dapat dimengerti bahwa penyebutan tugas pokok atau tugas penunjang tergantung dari sisi mana melihatnya. G. Peran Kegiatan Perkantoran Penanganan Data/Informasi dalam Membahas tentang peran berarti membahas kaitan antara yang satu dan yang lain. Membahas peran kegiatan perkantoran dalam organisasi berarti membahas kaitan antara kegiatan perkantoran dan kegiatan-kegiatan lainnya dalam organisasi dan manfaat apa yang bisa diperoleh kegiatan-kegiatan lain dari kegiatan perkantoran. Kegiatan perkantoran sebagaimana yang telah diuraikan adalah menangani data/informasi. Yang dimaksud dengan penanganan di sini adalah kegiatan-kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi. Sulit dibayangkan kegiatankegiatan yang berjalan tanpa data/informasi, karena setiap kegiatan pasti membutuhkan data/informasi sabagai salah satu 22 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan masukan (input) di samping masukan yang lain seperti bahan dan energi. Hasil dari setiap kegiatanpun di samping jasa atau barang termasuk yang dihasilkan adalah juga data/informasi. Dengan demikian kegiatan perkantoran yang kegiatan utamanya adalah menangani data/informasi menyusup ke dalam semua kegiatan dalam organisasi, baik pada tugas substantif organisasi maupun tugas-tugas fasilitatif lainnya. Dalam kaitannya dengan kegiatan-kegiatan pimpinan, kegiatan perkantoran pun sangat penting dalam menunjang penyelenggaraan fungsi dan peran pimpinan pada setiap tingkat. Setiap pimpinan atau manajer mempunyai fungsi dan peran yang penyelenggaraannya tidak mungkin lepas dari kebutuhan data/informasi. 1. Kegiatan Perkantoran dan Fungsi-fungsi Pimpinan Sudah banyak dibahas dalam berbagai forum dan kepustakaan lain, bahwa setiap pimpinan atau manajer mempunyai fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pengendalian. dan pengarahan, pengawasan 23 Modul Diklatpim Tingkat IV Besarnya persentase untuk masing-masing fungsi pada masing-masing tingkat manajer, yaitu Manajer Teras (Manajer Puncak), Manajer Madya (Manajer Menengah) dan Manajer Garis Depan (Manajer Bawah) dikemukakan oleh Mintzberg (1975) sebagai berikut : Gambar 1 Hubungan antara Tingkat-Tingkat Manajer dan Fungsi Manajemen. Kontrol 10% Mengarahkan 35% Kontrol 10% Mengarahkan 50% Mengarahkan 60% Mengorganisasikan 20% Mengorganisasikan 25% Merencanakan 35% Merencanakan 15% Mengorganisasikan Mengorganisasikan 10% 10% Merencanakan 10% Merencanakan 10% dan Semua tingkatan manajer mempunyai fungsi-fungsi tersebut. Memang volume dan intensitasnya untuk masingmasing tingkatan tidak sama, tetapi untuk keperluan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan mengarahkan, serta mengawasi dan mengendalikan semuanya pasti membutuhkan data/informasi. Kontrol 20% MANAJER PUNCAK *) Sumber : MANAJER MENENGAH MANAJER BAWAH Dikembangkan dari H. Mintzberg, The Nature of Managerial Works, Harper and Row, New York, 1975 Untuk penyelenggaraan fungsi-fungsi tersebut perlu penanganan data/informasi yang kegiatan-kegiatannya 24 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan berupa pengumpulan, pencatatan, penyimpanan dan pendistribusian atau data/informasi. Modul Diklatpim Tingkat IV pengolahan, penyampaian hubungan masyarakat’ yang positif bagi organisasi dan unitnya. c. Peran Desisional Pimpinan pada setiap tingkat juga selalu melakukan peran desisional atau peran pengambilan keputusan. Dalam menyelenggarakan peran desisional ini pimpinan harus dapat bertindak sebagai penyelesai persoalan, juga sebagai penentu, pengatur dan penyalur sumber daya yang diperlukan organisasi atau unitnya. Dalam melakukan peran desisional ini pimpinan juga bertindak sebagai negosiator dalam pembicaraan-pembicaraan yang perlu dilakukan. Tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh pimpinan seperti di atas menuntut pimpinan harus dapat mengambil keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat memerlukan informasi yang tepat pula. Informasi yang tepat hanya dihasilkan oleh kegiatan perkantoran yang tepat pula. 2. Kegiatan Perkantoran dan Peran Pimpinan Di samping mempunyai fungsi-fungsi setiap pimpinan pada setiap tingkatan secara pragmatis mempunyai peran-peran interpersonal, peran informasional dan peran desisional. a. Peran Interpersonal Pimpinan pada setiap tingkatan selalu melakukan hubunganhubungan antarpribadi baik dengan atasan, dengan bawahan, dengan pimpinan-pimpinan lain yang setingkat atau relatif setingkat, baik di dalam organisasi sendiri maupun dengan pejabat-pejabat pimpinan lain di luar organisasinya. Dalam penyelenggaraan peran interpersonal pimpinan harus bertindak sebagai figure atau tokoh utama dalam tingkat organisasinya. Pimpinan juga harus bisa bertindak sebagai pemimpin bagi ‘anak buahnya’. Di samping itu pimpinan juga harus bertindak sebagai penghubung bagi kepentingan unit atau organisasinya. Sangat sulit melakukan peran interpersonal ini tanpa bantuan kegiatan perkantoran. b. Peran Informasional Pimpinan pada setiap tingkat selalu melakukan peran informasional. Dalam melakukan peranan ini pimpinan harus bertindak sebagai monitor, sebagai penyebar informasi dan sebagai ‘juru bicara’ atau bertindak sebagai ‘petugas 25 3. Kegiatan Perkantoran dan Kecakapan Pimpinan Penerapan kecakapan pimpinan juga memerlukan dukungan kegiatan perkantoran. Sebagaimana diketahui setiap pimpinan atau manajer membutuhkan kecakapan-kecakapan interpersonal, kecakapan teknis dan kecakapan konseptual. Semakin tinggi tingkat atau posisi pimpinan dalam organisasi semakin lebih banyak membutuhkan kecakapan interpersonal dan kecakapan konseptual. Sedangkan semakin rendah tingkat atau posisi pimpinan semakin lebih banyak membutuhkan kecakapan teknis. 26 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Gambar 2 Hubungan antara tingkat-tingkat manajer dan kecakapan manajer Kecakapan Interpersonal Kecakapan Teknis Kecakapan Konseptual Manajer Puncak Manajer Menengah Manajer Bawah H. Penanganan Data/Informasi dalam Kegiatan Perkantoran Penanganan data/informasi dalam kegiatan perkantoran mencakup kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian. Untuk melakukan kegiatan-kegiatan tersebut tentu saja diperlukan gedung dan ruangan yang memadai. Dalam penanganan data/informasi juga diperlukan kondisi fisik dan faktor lingkungan yang menunjang. Bahkan kegiatan-kegiatan lain yang tampaknya tidak secara langsung berhubungan, seperti kegiatan-kegiatan pengepakan (packing) dan pengiriman (sending) diperlukan dalam penanganan data/informasi. Oleh karena itu di bawah ini diuraikan macam-macam kegiatan Modul Diklatpim Tingkat IV 27 perkantoran yang senyatanya tampak dalam praktik sebagai berikut: 1. Bangunan dan Tata Ruang Kantor a. Bangunan Kantor Mengenai bangunan kantor beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dipertimbangkan antara lain: 1) Lokasi Sebaiknya memang lokasi bangunan kantor sesuai dengan tugas pokok organisasi. Tetapi ada pandangan secara umum apabila kantor dibangun di pusat kota atau di kawasan bisnis untuk perusahaan-perusahaan bisnis biasanya dipandang nilai prestisenya tinggi. Pertimbangan lain untuk lokasi kantor di samping di pusat kota adalah di pinggir kota, di kota kecil atau di desa. Pada akhir tahun 1998, sebagai dampak dari krisis ekonomi yang berkepanjangan di Indonesia, diketahui banyak perusahaan yang memindahkan kantornya dari Kawasan Pusat Bisnis (KPB) seperti di Jalan Sudirman atau Jalan Thamrin di Jakarta ke lokasi pabriknya di Bekasi atau ke lokasi proyek perumahan yang sedang dibangunnya di Bogor. 28 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Modul Diklatpim Tingkat IV 2) Bentuk Untuk mengantisipasi pengembangan, banyak disarankan mengikuti rumus berbentuk huruf I L C O B atau T dan H. 3) Bertingkat/Tidak Bertingkat Bangunan kantor bertingkat atau tidak bertingkat memang masing-masing ada kekurangan dan kelebihannya. b. Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor yang dimaksudkan di sini adalah kegiatan pengaturan atau penyusunan tata letak dan ruang kerja pegawai dan peralatan/perlengkapan kantor dalam rangka penyelenggaraan kegiatan perkantoran. Tata ruang kantor merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja pegawai. Faktor-faktor lain di samping tata ruang yang dimaksud adalah tempat kerja termasuk meja dan kursi kerja, peralatan termasuk mesin-mesin, kondisi fisik dan faktor lingkungan, bahkan kebijaksanaankebijaksanaan dan peraturan-peraturan yang berlaku atau diberlakukan dalam kantor atau organisasi yang bersangkutan. Faktor-faktor tersebut mempengaruhi input baik yang berupa bahan, energi maupun data/informasi untuk sampai pada tahapan proses guna menghasilkan out-put tertentu. Tujuan dari kegiatan penataan ruang kantor ini adalah agar: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 29 Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin; Rangkaian kegiatan pekerjaan kantor mengalir secara efektif dan efisien; Penggunaan segenap ruangan kantor efektif dan efisien; Kenyamanan kerja terjamin dan terpelihara; Diperoleh kesan baik dari pihak luar, terutama dari segi estetika; Mudah dilakukan ubahan-ubahan jika diperlukan; Mudah dilakukan pengawasan. 2. Kondisi Fisik dan Faktor Lingkungan Kondisi fisik dan faktor lingkungan yang dimaksudkan di sini adalah semua kondisi yang sifatnya nyata, bisa dilihat atau dirasakan. Meskipun sifatnya fisikal tetapi kondisi ini mempengaruhi mental, psikologis, yang selanjutnya mempengaruhi kenyamanan dan semangat kerja. 1) Cahaya Cahaya yang paling baik untuk kerja sebenarnya adalah cahaya alam (matahari). Akan tetapi di dalam ruangan tentunya kita tidak selalu dapat memanfaatkan cahaya alam sekehendak kita. Oleh karena itu dalam ruanganruangan kantor banyak dipakai cahaya lampu. Mengenai penggunaan cahaya perlu dipertimbangkan macam dan jumlah cahaya yang diperlukan. Dalam praktik penggunaan cahaya dikenal ada macammacam cahaya: 30 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Modul Diklatpim Tingkat IV a) Cahaya langsung; b) Cahaya tidak langsung; c) Cahaya setengah langsung; d) Cahaya setengah tidak langsung. Mengenai jumlah cahaya yang diperlukan untuk melakukan kegiatan perkantoran banyak yang menulis dan membaca American Management Association (AMA) menyarankan sebanyak 30 foot-candles. 2) 3) Warna Warna sudah dikenal tidak hanya mempengaruhi fisik terutama penglihatan, tetapi juga mempengaruhi kejiwaan. Untuk ruangan kantor warna yang dianggap tepat adalah krem atau kuning muda yang tidak menyilaukan. Kemungkinan bisa dipakai biru muda lembut untuk pekerjaan-pekerjaan mental. Udara Untuk ruangan-ruangan kantor memang diharapkan udara selalu segar dengan ventilasi yang baik, dan suhu yang sesuai. Akan tetapi kondisi dan lingkungan alam tidak selalu mendukung untuk memperolehnya. Oleh karena itu sering digunakan pengatur kondisi udara (air conditioner). Di negara-negara tropis “air conditioner” biasa dipasang pada suhu antara 20 sampai 27 derajat Celcius. Di negara-negara yang biasa dengan musim dingin, biasanya alat pengatur kondisi udara dipasang pada suhu antara 19 sampai dengan 21 derajat Celcius atau antara 67 – 70 derajat Fahrenheit. (Geoffrey Mills dkk. 31 “Moderen Office Management”, terjemahan Budiyanto, Binarupa Aksara, Jakarta, 1991, hal. 409). 4) Dekorasi Dekorasi yang dimaksudkan di sini adalah dekorasi yang tidak hanya dimaksudkan untuk memperoleh keindahan, tetapi juga dimaksudkan untuk dapat meningkatkan semangat kerja. Dekorasi yang sampai saat ini masih dianggap dapat meningkatkan semangat kerja di Indonesia antara lain adalah lambang negara, gambar Presiden dan Wakil Presiden, gambar pimpinanpimpinan puncak organisasi dari kantor yang bersangkutan, piala-piala atau tanda penghargaan yang pernah diraih. 5) Suara Para penyelenggara kegiatan perkantoran tentunya tidak menghendaki suara bising, karena akan mengganggu konsentrasi dan mudah menimbulkan kegelisahan. Tetapi suasana ruangan kantor yang sepi sekali sampai mendekati nol desimal juga dirasakan mencekam. Banyak kalangan yang menganggap musik dapat membantu gairah kerja. Penggunaan musik sambil kerja harus dipandu oleh berbagai pertimbangan. 3. Korespondensi a. Pengertian Korespondensi dan Surat Korespondensi dalam kegiatan kantor diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan 32 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Modul Diklatpim Tingkat IV sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada. Dari uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan warta atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Rumusan lain misalnya, surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat masih banyak, dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapapun yang mendalami korespondensi, karena masing-masing pengertian itu akan saling melengkapi. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “paperless”. Istilah “paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali. 33 Dalam komunikasi, data/informasi kantor-kantor moderen banyak yang menggunakan metoda-metoda lain seperti teleprinter, facsimile, telenote, teletext, cctv, internet, e-mail, dan lain-lainnya. Metoda-metoda tersebut sangat menguntungkan bagi kecepatan pengiriman atau penerimaan data/informasi. Namun demikian dalam kondisi-kondisi tertentu masih tetap diperlukan “print out” dari data/informasi yang dikomunikasikan. Kondisi-kondisi tertentu yang dimaksud antara lain misalnya karena data/ informasi yang bersangkutan: Jumlahnya begitu banyak dan rumit; Diperlukan secara intensif dan terus menerus dalam proses kegiatan; Diperlukan sebagai bukti formal. b. Syarat-syarat Surat yang baik Surat yang ditulis, oleh siapapun, harus baik. Beberapa butir kriteria surat yang disebut baik adalah bahwa surat harus: 1) Jelas; 2) Tegas; 3) Ringkas; 4) Lengkap; 5) Tepat; 6) Sopan; 7) Menarik tetapi wajar; 34 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan 8) 9) c. Modul Diklatpim Tingkat IV Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan, dan Juga untuk surat-surat dinas, harus ada keseragaman pola bentuk. Bagian-bagian Surat Surat terdiri atas bagian-bagian surat. Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat ini. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala, bagian tubuh dan kaki surat. Masingmasing bagian itu terdiri dari subbagian-subbagian. Untuk memudahkan, dalam buku ini disebutkan secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai berikut: 1) Kepala surat; 2) Tanggal surat; 3) Nomor surat; 4) Lampiran; 5) Hal atau perihal; 6) Alamat dalam; 7) Salam pembuka; 8) Isi surat; 9) Salam penutup; 10) Penutup surat; 11) Initial; 12) Tembusan; 35 13) Sifat; 14) U.p atau c.q 15) N.B dan P.S Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-masing. Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan ditentukan oleh tiap-tiap organisasi. Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagianbagian surat serta teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan, dan digunakan sebagai pedoman. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan. Untuk instansi-instansi pemerintah, pedoman umum tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ini dimuat dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas. d. Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing organisasi. Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat yang biasa disebut juga dengan istilah “style”. 36 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Bentuk atau ”style” surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan, Untuk instansi pemerintah, bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas. Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No.71 Tahun 1993, di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat yang biasa dipakai untuk komunikasi secara formal yaitu: 1) Bentuk Balok Penuh (Full Block Style) 2) Bentuk Balok yang diubah (Modified Block Style) 3) Bentuk Setengah Balok (Semi Block Style) 4) Bentuk Sederhana (Simplified) 5) Bentuk Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style) 6) Bentuk Paragraf (Hanging Paragraf) 4. Kearsipan Kearsipan menangani arsip sejak warkat atau dokumen dinyatakan ‘simpan’ atau ‘file’ (kegiatan ini sering disebut juga sebagai penciptaan arsip), penyimpanan, penemuan kembali, peminjaman, pemeliharaan, pengendalian, penyusutan dan pemusnahan. Modul Diklatpim Tingkat IV a. 37 Pengertian Arsip Arsip menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan disebutkan pada pasal 1, ialah: 1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan Tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; 2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Arsip sebagaimana disebutkan pada butir 1) di atas adalah dalam wewenang dan tanggung jawab sepenuhnya dari pemerintah. Sedangkan pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksudkan pada butir 2) di atas sebagai bukti pertanggung jawaban nasional, yang penguasanya dilakukan berdasarkan perundangan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya. (UU No. 7/1971, pasal 4). Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak apapun dalam pengertian arsip adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil 38 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan rekaman, film dan lain sebagainya. Naskah-naskah sebagaimana dimaksudkan di atas sering disebut warkat atau dalam bahasa Inggris disebut records. Dalam kaitan ini William Benedon dalam buku Records Management sebagaimana dikutip oleh The Liang Gie (1995: 116) menyebutkan records sebagai “any paper, book, photograph, microfilm, map, drawing, chart, card, magnetic tape, or any copy or print-out thereof, that has been generated or received by a company or its operating units or its successor as evidence of its activities or because of information contained therein. b. Arsip Dinamis dan Arsip Statis Arsip dibedakan ke dalam arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk kegiatan perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi. Arsip dinamis dibedakan ke dalam arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Modul Diklatpim Tingkat IV 39 Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. c. Nilai Guna Arsip Arsip-arsip yang memuat berbagai macam keterangan perlu disimpan dan dipelihara agar aman, tidak rusak atau hilang. Secara umum dikatakan arsip mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat. Sebagai alat pengingat selanjutnya dapat digunakan sebagai bahan acuan untuk penilaian atau penyusunan programprogram pengembangan selanjutnya dari kegiatan organisasi yang bersangkutan. Selain mempunyai kegunaan secara umum sebagai pengingat, warkatwarkat yang disimpan sebagai arsip juga karena mempunyai satu atau beberapa kegunaan khusus. Di Amerika Serikat sudah banyak dikenal orang bahwa nilai guna yang mungkin terdapat pada warkat sehingga perlu disimpan, dicakup dalam satu istilah pengingat “ALFRED” yang kepanjangannya: A - Administrative value (nilai administrasi) L - Legal value (nilai hukum) F - Fiscal value (nilai bidang keuangan) R - Research value (nilai penelitian) E - Educational value (nilai pendidikan) D - Documentary value (nilai dokumentasi) 40 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Modul Diklatpim Tingkat IV Beberapa pendapat yang hampir mirip menyebutkan juga nilai-nilai seperti: value for policy use, value for operating use, value for historical use. d. 2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuanketentuan yang berlaku; 3) Menyerahkan arsip statif oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Mengenai penyusutan arsip di lingkungan lembagalembaga negara dan badan-badan pemerintahan diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, beserta peraturan-peraturan pelaksanaannya. Penyusutan Arsip Beberapa warkat yang mempunyai nilai kompleks, seperti dokumen yang menyangkut tanah, gedung, perusahaan/organisasi, riwayat orang, kebijaksanaankebijaksanaan, biasanya secara terus menerus diperlukan meskipun frekuensi pemakaiannya tidak tentu. Warkat-warkat semacam itu penyimpanannya biasanya ditempatkan secara khusus; bahkan jika dilihat dari jangka waktu penyimpanannya bisa bersifat abadi. Namun demikian untuk warkat-warkat yang lain pada umumnya mempunyai kegunaan yang tidak berlangsung untuk selama-lamanya. Dengan kata lain, tingkat pemakaian bahkan nilai guna arsip bisa berkurang dan bahkan mungkin pada suatu saat tidak mempunyai nilai guna lagi. Oleh karena itu perlu dilakukan pengurangan arsip atau biasa disebut dengan penyusutan. Penyusutan arsip adalah kegiatan-kegiatan pengurangan arsip dengan cara: 1) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembagalembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing; 41 e. 5. Sistem Penyimpanan Ada 5 dasar pokok sistem penyimpanan dalam kearsipan (filing) yang dapat digunakan, yaitu: 1) Sistem Abjad; 2) Sistem Subjek; 3) Sistem Geografis; 4) Sistem Nomor; 5) Sistem Kronologis. Dalam praktik penyelenggaraan tidak terlepas kemungkinan digunakan sistem gabungan antara sistem-sistem tersebut di atas. Sistem penyimpanan seperti di atas juga digunakan dalam kearsipan kantorkantor moderen yang memakai “file” elektronik atau microfilm. Pengurusan Surat Kegiatan Pengurusan surat sering juga disebut penanganan surat atau “mail handling” adalah kegiatan pengurusan 42 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan surat-surat masuk (incoming mail) dan pengurusan suratsurat keluar (outgoing mail). Pengurusan surat masuk dimulai dengan penerimaan, penyortiran, pembukaan amplop, pembacaan, pengarahan dan penyampaian ke unit-unit atau pejabat-pejabat yang dituju sebagai pengolah. Dalam proses pengurusan surat masuk dari penerimaan sampai dengan pengiriman ke unit atau pejabat yang dituju, terjadi juga kegiatan pencatatan. Sarana pencatatan, apakah buku agenda atau kartu kendali, tergantung dari sistem yang digunakan. Pengurusan surat keluar dimulai dari penyusutan draft atau konsep surat sampai dengan surat tersebut dikirim ke luar dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. Dalam proses pengurusan surat keluar ini termasuk juga kegiatankegiatan pencatatan, baik pencatatan di unit pengolah maupun pencatatan di unit yang secara fungsional ditugasi mengurus surat-menyurat dan ekspedisi. 6. Pengetikan Pada masa sekarang ini rasanya sulit menyebutkan kantor yang tanpa kegiatan pengetikan. Dengan kata lain dalam kegiatan perkantoran pasti terdapat kegiatan pengetikan, apakah dengan menggunakan mesin tik manual, electric, atau electronics. Bahan yang diketik pun berbagai macam dari surat, naskah pidato, catatan-catatan, pengisian formulir dan lain-lainnya, untuk berbagai macam kepentingan baik untuk pemrosesan, Modul Diklatpim Tingkat IV 43 penyimpanan, pendistribusian data/informasi ataupun komunikasi. Perkembangan akhir-akhir ini menunjukkan penggunaan mesin tik manual maupun mesin tik elektrik banyak berkurang. Sebaliknya, kegiatan pengetikan lebih banyak dilakukan dengan komputer atau word processor yang berperan sendiri (personal) maupun yang digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem. Meskipun ada beberapa kerugiannya, tetapi penggunaan komputer atau word processor lebih banyak keuntungannya baik dari segi waktu, tenaga, maupun mutu hasilnya. 7. Penggandaan Penggandaan atau sering disebutkan dengan reproduksi atau duplicating adalah memperbanyak atau membuat dalam jumlah banyak suatu naskah dengan bantuk dan isi yang sama. Untuk berbagai keperluan, naskah-naskah atau warkat dalam rangka kegiatan perkantoran harus digandakan. Berbagai cara dan alat yang digunakan untuk penggandaan, yang umum dipakai apabila menggunakan mesin tik adalah dengan cara membuat tembusan (carbon copy). Cara untuk menggandakan bisa dengan liquid duplicating, stencil duplicating, scanning, copying, printing, off-set. Perkembangan saat ini banyak dimanfaatkan proses telecopying atau teleprinting. 44 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan 8. Pendiktean dan Pelatinan Kegiatan pendiktean dan pelatinan berkaitan dengan kegiatan perkantoran lainnya seperti pembuatan surat, pencatatan dalam pengumpulan keterangan melalui wawancara, penyusunan laporan dan penyusunan naskah pidato. Kegiatan pendiktean dan pelatinan senantiasa diperlukan dalam pekerjaan-pekerjaan kantor terutama dilaksanakan oleh staf atau oleh para sekretaris. Akan tetapi staf atau para sekretaris tentunya tidak mungkin setiap saat membawa atau bisa menyiapkan alat atau mesin perekam di mana saja dan kapan saja, sedangkan kegiatan mencatat dengan cepat bisa terjadi kapan dan di mana saja. Oleh karena itu staf atau sekretaris perlu memiliki ketrampilan menulis cepat (steno). 9. Perekaman Perekaman adalah kegiatan merekam baik suara maupun gambar. Untuk berbagai keperluan data/informasi perlu direkam. Data/informasi yang harus direkam tidak hanya sifatnya lisan, tetapi juga berupa gambar, denah, bagan, maket, model dan lain-lainnya. Modul Diklatpim Tingkat IV lepas pula dari kegiatan penghitungan. Kegiatan penghitungan yang sifatnya sederhana memang dapat dilakukan tanpa alat. Akan tetapi penghitungan tanpa alat tidak mungkin mencakup segala macam penghitungan yang jumlah dan kerumitannya semakin tinggi. Oleh karena itu dalam kegiatan perkantoran selalu dibantu dengan alat, baik berupa abacus, adding machines, calculating machines (kalkulator) atau komputer digital, dan komputer yang lebih canggih yang memiliki arithmatic logic yang berkemampuan tinggi. 11. Performuliran Kegiatan pemformuliran merupakan rangkaian kegiatan pembuatan formulir (form design) dan pengendalian (form control) sebagai sarana efisiensi dan efektivitas kerja perkantoran. Formulir atau lembar isian yang dimaksud di sini adalah lembar kertas yang memuat kolom-kolom/lajur-lajur/garisgaris untuk mencatat keterangan tertentu yang diperlukan. Dalam rancangan formulir (form design) perlu diperhatikan antara lain hal-hal mengenai: • Metoda dan prosedur penanganan dan penggunaannya, misalnya apakah dirancang untuk komputer, pengisiannya dengan ditulis-tangan atau harus diketik; • Siapa yang diharapkan mengisi, termasuk dalam hal ini 10. Penghitungan Kegiatan perkantoran tidak mungkin lepas dari kegiatan penghitungan. Bahkan kegiatan penghitungan ini tidak hanya terdapat pada pengolahan data/informasi, tetapi juga kegiatan lain yaitu pengumpulan, pencatatan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi tidak 45 yang menyangkut tingkat pendidikannya; • Kesesuaian atau keserasian dengan formulir-formulir lainnya yang masih berlaku atau beredar; 46 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan • Kemudahan dikenali atau dibedakan dengan formulirformulir yang lain melalui nama, nomor atau tandatanda lain; • • • Nama-nama Ukuran Kertas : A0 = Vierdubbel, (empat ganda) A5 = Blad, (halaman) A1 = Dubbel vel, (lembaran ganda) A6 = Halfblad, (setengah halaman) A2 = Vel, (lembaran) A7 = Kwalblad, (seperempat halaman) A3 = Halfvel, (lembaran setengah) A8 = Achtblad, (delapan halaman) Judul-judul (captions) hendaknya mudah dimengerti, urutan-urutan items mudah diikuti; Kotak-kotak/ruangan-ruangan/kolom-kolom kosong untuk menuliskan data atau keterangan cukup longgar tetapi tidak berlebihan; Kertas (baik jenis maupun ukurannya) sesuai dengan penggunaan dan proses pengisian serta penangananya oleh petugas termasuk untuk pembakuan dan reproduksinya. Ukuran kertas dapat dilihat pada tabel berikut UKURAN KESATUAN KERTAS (dihitung dalam milimeter) Golongan (A) A0 841 X 1189 A1 594 X 841 A2 420 X 594 A3 297 X 420 A4 210 X 297 A5 148 X 210 A6 105 X 148 A7 74 X 105 A8 52 X 74 Golongan (B) B0 1000 X 1414 B1 707 X 1000 B2 500 X 707 B3 353 X 500 B4 250 X 353 B5 176 X 250 B6 125 X 176 B7 88 X 125 B8 62 X 88 Golongan (C) C0 917 X 1297 C1 648 X 917 C2 458 X 648 C3 324 X 458 C4 228 X 324 C5 162 X 229 C6 114 X 162 C7 81 X 114 C8 57 X 81 Golongan (D) D0 771 X 1090 D1 545 X 771 D2 385 X 545 D3 272 X 385 D4 192 X 272 D5 136 X 192 D6 96 X 136 D7 68 X 96 D8 48 X 68 47 Modul Diklatpim Tingkat IV A4 = Kwartvel,(lembaran seperempat) Sebagaimana disebutkan di muka bahwa formulir (atau sering juga disebut “blanko”) merupakan alat memudahkan kerja untuk mencapai efisiensi dan efektivitas kerja. Dengan formulir dapat pula dicapai keseragaman dan penyederhanaan dalam pelayanan kerja tulias menulis (pencatatan, penyalinan, pelaporan) serta pengolahan datanya. Tetapi, tanpa sistem pengendalian dan pengawasan yang baik terhadap penciptaan dan penggunaannya bahkan akan menimbulkan kerugian-kerugian, baik mengenai biaya maupun prosedur lainnya. Oleh karena itu, setiap organisasi atau instansi harus menyelenggarakan program pengendalian formulir. Pengendalian ini merupakan bagian dari fungsi manajemen untuk menjamin bahwa: a. hanya formulir yang benar-benar diperlukan yang harus diadakan; b. formulir yang dirancang sesuai dengan keperluan, memungkinkan keseragaman dan kesederhanaan dalam pelayanan dan proses kerjanya; c. formulir dibuat dan digunakan secara hemat dan aman; 48 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan d. secara teratur diadakan pengkajian atas formulir lama, kemudian jika perlu diadakan perbaikan-perbaikan sesuai dengan kondisi-kondisi dan organisasi yang ada sekarang; e. terhadap setiap permohonan pembuatan formulir baru, diteliti dan diuji kegunaannya serta pengaruh-pengaruhnya terhadap kelancaran prosedur organisasi. 12. Perpustakaan dan Dokumentasi Perpustakaan dan dokumentasi merupakan sumber data/informasi yang sangat penting. Oleh karena itu penanganannya perlu diperhatikan. Karena pentingnya, maka bahan pustaka yang bersifat seperti ensiklopedi, himpunan peraturan perundang-undangan biasanya lokasinya dekat lokasi kerja para pimimpin. Bahkan beberapa pimpinan menganggap perlu memiliki sendiri bahan pustaka dan dokumentasi yang ditempatkan di ruang kerjanya. Mengingat pentingnya perpustakaan dan dokumentasi sebagai penyedia data/informasi, maka sistem penyusunan, penempatan dan penyimpanan serta pemutakhirannya perlu selalu diperhatikan. 13. Peralatan/Perlengkapan Peralatan/perlengkapan yang dimaksudkan di sini adalah semua alat dan perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan perkantoran baik secara langsung maupun tidak langsung. Dalam pengertian alat perkantoran termasuk juga alat tulis kantor (ATK) yang biasanya dimasukkan sebagai barang pakaihabis, alat-alat lain yang nonmasinal maupun masinal, baik yang Modul Diklatpim Tingkat IV 49 bekerja secara manual, elektrik, elektromagnetik, elektronik maupun kimiawi. Pengelompokan macam peralatan/perlengkapan perkantoran sering didasarkan pada kegiatan-kegiatan perkantoran yang secara garis besar terdiri atas kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi. Oleh karena itu, alat-alat yang dimaksudkan di sini adalah alat-alat untuk: a. Pengumpulan atau perolehan data/informasi, seperti telepon, teleks, faksimili, radio telepon, komputer yang tergabung dalam networking baik LAN maupun WAN, atau yang dilengkapi dengan internet dan e-mail; b. Pencatatan dan perekaman, seperti mesin-mesin tulis, baik yang bekerja secara manual, elektrik maupun yang elektronik seperti komputer dengan segala kemampuannya; c. Pengolahan, seperti mesin-mesin hitung, mesin akunting, elektronik dan processor atau komputer yang memiliki kemampuan memproses data; d. Penyimpanan data/inforasi, seperti berbagai peralatan dalam filing system yang konvensional berupa folder, guide, kotak file, filing cabinet, almari dan rak-rak file atau disk, magnetic tape, film dengan segala perlengkapan penyimpanannya; e. Pendistribusian atau penyampaian dengan peralatan yang relatif sama dengan peralatan pengumpulan dan perolehan data/informasi. 50 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada bidang-bidang lain, teknologi pada bidang perkantoran pun berkembang dengan pesat. Kondisi persaingan yang semakin ketat tambahan lagi dengan sifat perkembangan yang semakin mengglobal, menuntut terwujudnya pengambilan keputusan yang semakin cepat dan tepat. Kecepatan dan ketepatan pengambilan keputusan membutuhkan penyediaan data/informasi yang cepat dan tepat pula. Oleh karena itu, tuntutan terhadap kegiatan perkantoran tampaknya mutlak harus meningkatkan teknologi informasinya. Penanganan tentang peralatan/perlengkapan kantor di samping mengenai macam-macam yang diperlukan juga mengenai penentuan prosedur dan standardisasinya. Penanganan prosedur yang menyangkut peralatan/perlengkapan kantor meliputi kegiatan perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan atau perawatan, pemusnahan dan pengawasan dari seluruh kegiatan tersebut. Untuk seluruh kegiatan tersebut perlu ditentukan langkah-langkah dan diinformasikan kepada seluruh pegawai yang dianggap perlu. Dalam perencanaan misalnya termasuk di dalamnya adalah kegiatan penentuan kebutuhan dan seleksi. Dalam hal ini beberapa faktor yang perlu diperhatikan antara lain: a. Kebutuhan pekerjaan; b. Persyaratan khusus pekerjaan sendiri; Modul Diklatpim Tingkat IV 51 c. Jumlah dan nilai keseluruhan waktu yang dapat diketahui; d. Harga dan nilai pelayanan yang dapat dihasilkan; e. Fleksibilitas penggunaan; f. Kapasitas alat; g. Nilai estetika; h. Pilihan para pegawai; i. Pengaruhnya terhadap persyaratan pegawai; j. Beban kerja untuk masa-masa yang akan datang; kualitas pekerjaan kertas. Cara pengadaan peralatan bisa dilakukan dengan beli, sewa, beli-sewa atau dengan cara lain. Masing-masing cara yang akan ditempuh perlu dipertimbangkan segi positif dan negatifnya bagi organisasi dengan memperhatikan aspek pencapaian tujuan pekerjaan, efisiensi, efektivitas, dan produktivitasnya. Untuk mencapai efisiensi, efektivitas dan produktivitas, kantor-kantor moderen banyak menerapkan standardisasi pekerjaan, alat-alat dan proses-proses kegiatannya. Manfaat yang bisa diperoleh dengan standardisasi: a. Standar dapat digunakan sebagai pedoman bagi para pelaksana; b. Standar membantu para pimpinan dalam mengawasi, mengendalikan dan menilai kegiatan-kegiatan beserta hasil-hasilnya menjadi tanggung jawabnya; c. Standar yang telah ditetapkan dan dilaksanakan dengan konsekuen dapat mengurangi pemborosan waktu, tenaga, bahan; 52 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan d. Standar mendorong ke arah kesederhanaan dalam caracara kerja, proses, alat-alat, kondisi-kondisi kerja; e. Standar merupakan dasar acuan bersama untuk membentuk kesamaan pandangan dan saling mengerti antar pegawai, antar pimpinan dan antara pegawai dan pimpinan. Mengingat manfaatnya yang begitu besar, sedang kehidupan organisasi dan lingkungan dapat senantiasa berubah, maka standar-standar yang telah ditetapkan secara periodik atau sekali-sekali perlu ditinjau kembali dan diperbaiki disesuaikan dengan perkembangan. 14. Pengepakan dan Pengiriman Pengiriman data/informasi dapat dilakukan dengan berbagai cara. Apabila data/informasi yang akan dikirim atau disampaikan kepada pihak lain tidak begitu banyak, bisa disampaikan melalui telepon, fax atau surat atau mungkin dengan electronic mail. Akan tetapi, apabila data/informasi yang akan dikirim termuat dalam buku, dan buku atau naskah lainnya harus dikirimkan jumlahnya cukup banyak, maka pengepakan (packing) dan pengirimannya (sending) harus ditangani secara khusus 15. Pelayanan Telepon dan Telekomunikasi Lain Hubungan atau komunikasi dalam rangka penyelenggaraan tugas-tugas tidak selalu dapat dilakukan secara langsung tatap muka atau dalam jarak yang berdekatan, tetapi sering dan kecenderungannya komunikasi jarak jauh, semakin banyak Modul Diklatpim Tingkat IV 53 dalam jumlah maupun frekuensinya. Pelayanan telepon dan telekomunikasi sebagai bagian dari kegiatan perkantoran tidak hanya berkaitan dengan teknik dan keterampilan bertelepon, keterampilan menggunakan dan memanfaatkan faksimili serta keterampilan menyusun dan membuat kalimat-kalimat dalam bentuk e-mail, atau keterampilan memperoleh home-page yang dianggap dapat menjadi sumber data/informamsi yang mutakhir dan dapat dipercaya. Pelayanan telepon dan telekomunikasi juga menyangkut perencanaan dan penentuan pejabat-pejabat mana dalam organisasi yang perlu memperoleh pesawat telepon dengan nomor langsung dan pejabat-pejabat mana yang perlu diberikan nomor pesawat intern (extention), pejabat-pejabat mana yang perlu diberikan seperangkat komputer yang on-line dalam LAN dan WAN, pejabat-pejabat yang mana yang perlu diberikan komputer yang sekaligus bisa mengakses ke internet. 16. Penerimaan Tamu dan Penerangan Di negara-negara maju seperti di Amerika Serikat dan Inggris pada awal tahun 1990-an ramai dibicarakan orang tentang keinginan kantor-kantor untuk mengembangkan robot penerima tamu dan penerangan. Keinginan tersebut lebih terdorong antara lain oleh aspek praktisnya dan karena mahalnya upah atau gaji pegawai. Namun demikian, tampaknya yang banyak berkembang hanya peranan “information desk” dengan beberapa keterbatasan. Memang tugas seorang penerima tamu kantor (receptionist) tidak sekedar hanya menerima dan menyilakan tamu kantor yang 54 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan ingin menjumpai pejabat-pejabat tertentu, atau sekedar memberitahukan ada/tidaknya pejabat yang ingin ditemuinya. Penerima tamu kantor dapat menjadi penghubung antara tamu kantor dan pejabat yang ingin menemuinya, penerima tamu kantor dapat memberikan keterangan-keterangan yang lebih luas tentang kantornya, penerima tamu kantor dapat bertindak seperti “juru bicara” atau petugas “hubungan masyarakat” bagi kantornya. Tugas pokok seorang petugas penerima tamu kantor adalah membantu para tamu kantor yang datang dan ingin bertemu dengan pejabat-pejabat tertentu. Luas atau sempitnya tugas-tugas lain yang dibebankan kepadanya di samping tugas pokok itu tergantung kebijaksanaan yang ditentukan dan besarkecilnya kantor yang bersangkutan. Akan tetapi karena kesan pertama setiap kantor adalah menerima tamunya, maka setiap petugas penerima tamu kantor harus memenuhi syarat antara lain sopan, ramah, bijaksana dan mempunyai pengetahuan tentang organisasi tempat dia bekerja. 17. Penyiapan dan Pelayanan Rapat Para pimpinan dan staf karena tugas dan tanggung jawabnya, sering harus menyelenggarakan atau mengikuti kegiatan rapat. Rapat lazim digunakan untuk menggantikan pembicaraan melalui surat-menyurat, telepon atau sarana telekomunikasi lain, yang karena sifat dan persyaratan lainnya harus dibahas oleh beberapa orang dengan cara bertemu. Beberapa hal yang dianggap sebagai keuntungan dengan membahas sesuatu dalam rapat antara lain: 55 Modul Diklatpim Tingkat IV a. Rapat dapat memberikan hasil dalam waktu relatif cepat dibanding misalnya melalui surat-menyurat. b. Mudah dicapai kesepakatan kerja sama dan koordinasi; c. Lebih menjamin keterbukaan, setidaknya bagi seluruh peserta rapat; d. Dengan metode pengambilan keputusan yang tepat, rapat dapat mewujudkan sifat demokratis. 18. Ketertiban, Keamanan, Perkantoran dan Keselamatan Kerja Ketertiban, keamanan dan keselamatan kerja perkantoran meliputi seluruh aktivitas perkantoran baik yang menyangkut gedung dan ruangan-ruangan, kondisi fisik dan faktor lingkungan, pekerjaan-pekerjaan kertas dan pekerjaan-pekerjaan nonkertas. Beberapa contoh misalnya mengenai ketertiban antara lain tertib keluar-masuk serta arus kendaraan pegawai dan tamu-tamu kantor, pengaturan tempat parkir, pengaturan tempat khusus untuk kendaraan pemadam kebakaran atau ambulans jika diperlukan, tertib pengisian daftar hadir, tertib pakaian dan lainlainnya. Keamanan kantor menyangkut antara lain keamanan lingkungan dan kompleks kantor, keamanan setiap lantai apabila kantor bertingkat, pengamanan ruang-ruangan baik dalam jam kerja maupun di luar jam kerja. Apakah diperlukan satuan pengamanan (Satpam)? Jika diperlukan, apakah penempatannya cukup di luar gedung kantor?, apakah perlu ditempatkan di teras 56 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan dalam ruangan “information desk”?, apakah perlu ada di setiap lantai, apakah cukup berkeliling secara periodik? Keselamatan dan kenyamaan kerja antara lain menyangkut pengaturan letak atau susunan almari, rak-rak buku, filing cabinet termasuk penempatan barang-barang di dalamnya agar tidak membahayakan, penempatan titik arus listrik beserta kabel-kabelnya untuk penyambungan ke peralatan kantor secara aman tidak membahayakan para pegawai. Dalam hal kenyamanan misalnya dibuat taman-taman di sekeliling kantor atau di bagian-bagian tertentu di dalam kantor. Modul Diklatpim Tingkat IV 57 yang memuaskan. Pelayanan prima yang diharapkan dari kegiatan perkantoran dalam hal semacam ini tentunya tidak cukup hanya menyediakan informasi tentang macam dan jadwal penerbangan, apakah ada penerbangan langsung dari Banjarmasin ke Kuala Lumpur, hotel dan “rate” nya jika diperlukan. Meskipun kegiatan inti sifatnya teknis, tetapi tetap diharapkan pelayanan tuntas sebagai hasil “completed staff works” yaitu terwujudnya perjalanan yang lancar tanpa hambatan suatu apa pun. I. Latihan 19. Pelayanan Perjalanan Para pimpinan dan pegawai-pegawai lainnya dalam melaksanakan tugas tidak jarang harus melakukan perjalanan tidak hanya di dalam kota, tetapi juga di luar kota di dalam kota, tetapi juga ke luar kota di dalam negeri maupun ke luar negeri. Sebagai contoh seorang pimpinan kantor di Jakarta hari ini harus melakukan tugas-tugas yang tidak dapat diwakilkan kepada pejabat lain; jam 08.00 harus membuka rapat kerja di kantornya termasuk memberikan sambutan dan pengarahan, jam 11.30 harus berada di Banjarmasin untuk berbicara dalam suatu seminar di sana selama 90 menit. Hari ini juga dia harus mengikuti upacara pembukaan suatu konferensi internasional di Kuala Lumpur pada jam 19.00 waktu setempat, dan setelah selesai dia harus kembali ke Jakarta karena esok harinya jam 08.00 harus menghadap Presiden memenuhi panggilan yang sudah diterimanya dua hari yang lalu. Untuk hal-hal seperti di atas kegiatan perkantoran harus dapat memberikan pelayanan 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tugas pokok (substantif) dan tugas penunjang (fasilitatif) dalam organisasi. 2. Jelaskan pengertian kantor moderen! 3. Apa yang dimaksud dengan administrasi (administration) dan jelaskan pula apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran moderen! 4. Jelaskan pengertian organisasi dan unsur-unsur apa yang terdapat dalam organisasi! 5. Mengapa semua pimpinan pada tingkatan yang manapun memerlukan kegiatan perkantoran? Jelaskan! 6. Hanry Mintzberg dalam “The Nature of Managerial Works” menyebutkan bahwa setiap pimpinan harus memiliki tiga kecakapan. Sebutkan kecakapan-kecakapan yang dimaksud, dan jelaskan mengapa untuk menerapkan kecakapan tersebut perlu dukungan kegiatan perkantoran! 58 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan 7. Hanry Mintzberg juga menyebutkan bahwa setiap pimpinan mempunyai tiga peran dalam proses kegiatan mencapai tujuan organisasi. Sebutkan tiga peran dimaksud dan jelaskan kaitan dengan kegiatan perkantoran! 8. Sebutkan kegiatan-kegiatan perkantoran yang (a) menyangkut bangunan fisik (physical establishment), (b) pekerjaan kertas (paper works), (c) pekerjaan non-kertas (non-paper works)! 9. Sebutkan unsur-unsur kantor dan jelaskan secara ringkas masing-masing! 10. Jelaskan faktor-faktor apa yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi pembangunan gedung kantor! 11. Jelaskan apa yang dimaksud dengan ILCOB atau T dan H dalam pembangunan gedung kantor! 12. Membahas mengenai kondisi fisik dan faktor lingkungan kantor, sebutkan cakupannya dan jelaskan masing-masing. 13. Jelaskan perbedaan cakupan kegitan-kegiatan perkantoran di bawah ini dalam kaitannya dengan penanganan surat/dokumen: a. Korespondensi b. Kearsipan c. Pengurusan surat d. Penggandaan 14. Jelaskan pengertian formulir, dan mengapa formulir dianggap sebagai sarana efisien dalam kegiatan penanganan data/informasi? Jelaskan! Modul Diklatpim Tingkat IV 59 J. Rangkuman Dalam perkembangannya, pengertian kantor bisa diartikan sebagai tempat atau bisa diartikan sebagai proses. Jelasnya, kantor diartikan sebagai tempat atau proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi. Kantor sering juga diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan administratif. Kantor moderen mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, para pegawai melaksanakan tugastugasnya berdisiplin, memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor moderen juga mendayagunakan biaya serta tata laksana yang efektif, efisien dan produktif. Dengan mengacu pada pengertian administrasi yang sudah banyak dikenal, maka istilah administrasi perkantoran moderen dapat dirumuskan sebagai keseluruhan proses kegiatan usaha bersama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam bidang perkantoran. Sebagaimana administrasi yang lain, aspek penting dalam administrasi perkantoran adalah kegiatan-kegiatannya di samping organisasi dan manajemennya. Kegiatan-kegiatan perkantoran mencakup kegiatan yang berhubungan dengan bangunan fisiknya (establishment), kegiatan-kegiatan kertas 60 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan (paper works) dan yang bukan kegiatan kertas (nonpaperworks). Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan tersebut organisasi melakukan tugas atau kegiatan-kegiatan. Kegiatan-kegiatan organisasi dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu kegiatan pokok dan kegiatan penunjang. Kegiatan pokok sering disebut kegiatan substantif. Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi, maka kegiatan pokok organisasi yang lain kalau memang kedua organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda. Akan tetapi kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan apapun dapat dikatakan seragam. Salah satu dari kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan data/informasi. Kegiatan penanganan data/informasi itulah disebut kegiatan perkantoran. Lingkup kegiatan pekerjaan kantor ialah bangunan dan tata ruang kantor, kondisi fisik dan faktor lingkungan, korespondensi, kearsipan, pengurusan surat, pengetikan, penggandaan, pendiktean dan pelatinan, perekaman, penghitungan, keformuliran, pelaporan, perpustakaan dan dokumentasi, peralatan/perlengkapan, pengepakan dan pengiriman, pelayanan telepon dan telekomunikasi, penerimaan tamu dan penerangan, penyiapan dan pelayanan rapat, ketertiban, keamanan dan keselamatan kerja perkantoran, serta pelayanan perjalanan. BAB III SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan: 1. penggunaan teknologi informasi dalam administrasi perkantoran moderen 2. konsep dan prinsip sistem informasi manajemen 3. pengguna informasi dalam organisasi 4. sistem informasi manajemen sebagai subsistem dalam sistem manajemen Pejabat Eselon IV dan pegawai yang setingkat mempunyai kewajiban menyediakan dan menyajikan informasi kepada atasannya sebagai bahan pengambilan keputusan. Pejabat Eselon IV menjadi salah satu sumber informasi penting bagi pejabat Eselon III dan seterusnya ke atas. Pejabat Eselon IV juga berkewajiban menjabarkan kebijaksanaan, pedoman dan segala informasi dari atasannya untuk pelaksanaan tugas-tugasnya dan tugas-tugas bawahannya dalam bentuk petunjukpetunjuk yang bersifat operasional. Pejabat Eselon IV menjadi sumber informasi bagi para bawahannya agar dapat melaksanakan tugas-tugas mereka dengan tepat. Begitu pentingnya posisi kunci Eselon IV ini sebagai salah satu subsistem dari sistem manajemen beserta sistem informasi yang melekat di dalamnya. Oleh karena itu pejabat Eselon IV mutlak perlu 61 62 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan memahami tentang sistem informasi manajemen serta memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya. Titik tolak pemahaman dan pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dimaksudkan diharapkan tidak berdasarkan anggapan bahwa SIM identik dengan komputer. Komputer hanya merupakan salah satu perangkat dalam SIM. Akan tetapi memang tanpa komputer kita akan tertinggal dalam segala hal, tertinggal pula dalam hal mengambil keputusan. A. Konsep dan Prinsip, Serta Perkembangan Sistem Informasi Manajemen 1. Pengertian-Pengertian a. Sistem Gordon B. Davis mengkategorikan sistem ......can be abstract or physical and abstract system is an orderly arrangement of independent ideas or constructs. For example, a system of theology is an orderly arrangement of ideas about God, man, etc. A physical system is a set of elements which operate together to accomplish an objective. Sementara itu Burch and Strater mengatakan bahwa sistem “adalah any integrated assemblage of components or sub systems designed to achieve an objective” (Information System; Theory and Practice). Modul Diklatpim Tingkat IV 63 Prajudi Atmosudirdjo (1977:231) menyatakan: Setiap sesuatu yang terdiri dari obyek atau unsur atau komponen yang bertatakaitan dan bertatahubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu. Richard E. Johson dan kawan-kawan dalam S. Pamudji, “Teori Sistem dan Penerapannya Dalam Manajemen,“(terjemahan, 1980:4): kebulatan/ keseluruhan yang kompleks atau terintegrasi; suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh. Dari berbagai definisi tentang sistem di atas, kiranya dapat disimpulkan bahwa pada hakikatnya sistem adalah satu totalitas yang terdiri dari sub-sub sistem yang saling berhubungan dan saling tergantung (saling berinteraksi dan interdependensi) untuk mencapai suatu tujuan. Pada hakikatnya sistem memiliki ciri-ciri, model umum, jenis dan penggolongan. 1) Ciri-ciri sistem Sebagaimana definisi sistem di atas maka bahwa sesuatu itu disebut sistem bila sesuatu itu memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 64 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Merupakan satu kesatuan yang bagian-bagiannya saling berinteraksi dan interpendensi (untuk mencapai suatu tujuan tertentu). Dengan kata lain bagian-bagian dari sistem bukanlah merupakan unsur-unsur yang terpisah atau terbagi dan berdiri sendiri tetapi ‘keterpisahan’ itu adalah merupakan suatu kesatuan yang bulat dan utuh serta sinergistik. Dalam kaitannya dengan sistem informasi, maka sistem itu harus dikontrol manusia, dan bukan manusia yang dikendalikan oleh sistem. Ada sistem yang tidak dikontrol oleh manusia misalnya keseimbangan alam dan tata surya. 2) Model Umum suatu Sistem Pada umumnya sistem mempunyai model pokok input, proses dan output serta feedback. MASUKAN (INPUT) PROSES (PROCESS) KELUARAN (OUTPUT) Balikan atau Umpan Balik (Feedback) 3) Jenis-jenis sistem a) Abstrak dan fisik Jenis sistem abstrak adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling Modul Diklatpim Tingkat IV 65 berinteraksi dan interdependensi dalam alam gagasan/ide. Contoh adalah sistem Keutuhan. Jenis sistem fisik adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Contoh adalah sistem pengangkutan; orangorang, mesin-mesin, barang-barang dan lainlain. b) Sistem yang Menentukan dan Sistem yang Memungkinkan Sistem yang menentukan yakni sistem yang bekerja dengan cara yang betul-betul dapat diramalkan output-nya. Saling pengaruh antar subsistemnya dapat diketahui dengan pasti. Contoh; program komputer. Suatu sistem yang memungkinkan dapat dipandang sebagai sesuatu dari sudut yang mungkin, dengan memasukkan pertimbangan bahwa tingkat kesalahan tertentu selalu ada pada ramalan tentang sesuatu yang dilakukan oleh sistem tersebut. Contoh: sistem inventarisasi. Rata-rata permintaan, rata-rata penambahan dan sebagainya dapat ditentukan. Tetapi nilai yang sesungguhnya pada suatu waktu tertentu tidak diketahui. c) Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka Sistem Tertutup adalah sistem yang dapat berdiri sendiri dan serba lengkap. Sistem ini tidak berinteraksi dengan lingkungannya. Contoh; 66 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan reaksi kimia dalam sebuah botol tertutup dan terpisah. Sistem tertutup yang demikian pada akhirnya menjadi tidak teratur. Perpindahan keadaan tidak teratur ini dinamakan positif entrofi. Ketidakteraturan ini terjadi karena sistem ini telah mencapai entrofi maksimum (melemah dan tidak teratur). Sistem Terbuka adalah sistem yang tidak berdiri sendiri dan sebagai ciri utamanya adalah bahwa sistem ini selalu berinteraksi dengan lingkungannya, dalam arti dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungannya, baik dalam bentuk maupun ruang lingkupnya. Contoh: Sistem biologis (seperti manusia) dan sistem organisasi. Sistem ini sangat responsif dan interaktif lingkungannya, sehingga tidak akan tercapai entrofi maksimum dan oleh karena itu selalu survive, tidak melemah dan tidak menjadi kacau. Inilah yang dinamakan negatif entrofi dalam sistem terbuka. Dalam organisasi dan dalam pengolahan informasi, terdapat sistem yang secara relatif terpisah dari lingkungannya, tetapi tidak sepenuhnya tertutup. Sistem ini disebut sistem relatif tertutup. Misalnya sistem membuat barang-barang dirancang untuk mengurangi sebanyak mungkin interaksi dengan lingkungan di luar sistem yang diinginkan. Dengan kata lain, sistem dirancang sedapat Modul Diklatpim Tingkat IV d) 67 mungkin menjadi tertutup. Mengapa? Karena perancang sistem akan lebih mudah merancangnya. Program komputer merupakan sistem relatif tertutup karena programnya hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikan output yang telah yang telah diketahui atau diharapkan sebelumnya. Sistem yang relatif tertutup merupakan sistem yang hanya mempunyai masukan dan keluaran yang telah diatur dan dirumuskan. Sistem Manusia – Mesin Perancang sistem biasanya memilih suatu sistem yang relatif tertutup dan bersifat menentukan. Dengan kata lain, suatu sistem yang stabil dan dapat diramalkan serta selalu bekerja dengan tepat sesuai dengan ouput yang diperkirakan untuk dapat dilaksanakan. Sistem ini biasanya lebih mudah untuk merancangnya ketimbang sistem terbuka, disebabkan sifatnya yang terbuka, disebabkan sifatnya yang memungkinkan karena perilakunya dapat diramalkan; juga karena sistem tertutup ini lebih mudah untuk mengatur dan mengendalikannya. Dalam bidang sistem informasi, unsur mesin seperti komputer dan software relatif tertutup dan menentukan, tetapi unsur brainware-nya merupakan sistem terbuka yang sifatnya 68 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan e) memungkinkan. Pemanfaatan manusia dan mesin dalam suatu sistem membentuk sistem manusia – mesin. Dalam sistem hubungan ini ada dua fenomena atau memungkinkan kombinasi yang muncul; menekankan dan mementingkan mesin dan menomorduakan manusia, dan menekankan dan mementingkan manusia dan memperlakukan mesin hanya sebagai pelengkap dalam mana suatu organisasi mencapai tujuannya secara lebih efisien dan efektif. Penggolongan Sistem Penggolongan sistem dapat dilakukan berdasarkan tingkat dapatnya diramalkan dan tingkat keruwetannya. Kriteria tingkat dapatnya diramalkan suatu sistem didasarkan atas hal yang menentukan dan hal yang memungkinkan. Berdasarkan tingkat “keruwetannya”, sistem dapat digolongkan menjadi sistem yang sederhana, kompleks dan sangat kompleks. Bila seseorang dapat meramalkan dengan tepat bagaimana suatu sistem akan bereaksi, maka sistem tersebut bersifat menentukan. Tidak pernah ada keragu-raguan mengenai hasilnya. Sebaliknya apabila seseorang tidak dapat meramalkan dengan tepat hasil dari suatu sistem, sistem tersebut bersifat memungkinkan. Orang dapat menyimpulkan bahwa sebenarnya sistem Modul Diklatpim Tingkat IV f) 69 yang bersifat memungkinkan merupakan sistem yang menentukan yang output-nya dapat diketahui sepenuhnya. Pendapat tersebut tidak keliru. Tetapi bagaimanapun, mau tidak mau semua manajer harus berhubungan dengan sistem yang sifatnya memungkinkan ini. Hubungan tingkat yang dapat diramalkan dengan tingkat “Keruwetan” Sistem menentukan yang sederhana adalah sistem yang mempunyai sedikit subsistem dan yang menunjukkan secara lengkap perilaku yang dapat diramalkan. Jajaran mesin-mesin pada suatu jalur produksi dapat dipelajari dan disusun sedemikian rupa agar efektif. Tetapi bila kita mempelajari apa yang sesungguhnya terjadi ketika mesin dihidupkan dan bahan/muatan operasi mulai berjalan, maka seketika itu juga sistem yang bersifat menentukan berubah menjadi bersifat memungkinkan. Dengan pertimbangan yang sama terjadi pula bila kita mempelajari suatu sistem menentukan yang kompleks. Komputer merupakan suatu sistem yang kompleks. Kompleks ini telah membawanya pada suatu tingkat kategori memungkinkan yang sangat kompleks. Untuk itulah karena interaksi dan interpendensi antar subsistem dilakukan melalui pertukaran informasi maka pengembangan teknik 70 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan pengolahan informasi dan sistem informasi mempunyai peranan yang sangat vital dalam membantu manajemen menangani kompleksitas itu. b. Data The Liang Gie menyatakan bahwa data adalah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah diolah (berubah) menjadi informasi (Kamus Administrasi Perkantoran, 1976;67). Sementara itu Gordon mendefinisikan data sebagai the raw material for information defined as groups of nonrandom symbols which represent quantities, actions, things, etc., (data adalah bahan mentah/bahan baku informasi, yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, sesuatu, dan sebagainya). Bentuknya adalah huruf, angka, simbol/lambang-lambang khusus dan sebagainya. Dalam Webster’s New World Dictionary dinyatakan bahwa data adalah facts or figure from which conclusions can be inferred (fakta-fakta/figure-bisa tabel, grafik, statistik – dari mana kesimpulan dapat ditarik). Modul Diklatpim Tingkat IV c. 71 Informasi Lucas mendefinisikan informasi sebagai some tangible or intangible entity which reduces uncertainty about a future state or event. Sementara itu Gordon menyatakan bahwa information is data that has been proceed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decisions (informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyai/memiliki nilai nyata dalam keputusan, baik sekarang/saat ini maupun yang akan datang). Burch dan Strater menyatakan bahwa information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or intelligence (pengumpulan atau pengolahan data guna memberikan pengetahuan atau kepandaian). Sementara itu George R Terry menyatakan bahwa information is meaningful data that conveys usable knowledge (informasi adalah data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang bermanfaat) Office Management Control, 4th edtn., 1962:21). Dari sekian banyak definisi kiranya cukup fair untuk menyimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan. Jadi data hanya akan menjadi informasi kalau mengandung arti. Kalau tidak maka data tetap menjadi data. 72 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Berguna tidaknya informasi tergantung pada: 1) tujuan penerima 2) ketelitian penyampaian dan pengolahan data 3) waktu 4) ruang dan tempat 5) bentuk (efektifitas, hubungan yang diperlukan, kecenderungan) dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen) 6) semantik yaitu hubungan antara kata dan arti yang diinginkan, apakah sudah jelas, sudah sesuai dengan tujuan, sudah tepat sasaran. d. Data dan Informasi Data hanya menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku seseorang, dalam arti mengerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan disampaikannya data itu, yaitu mengambil keputusan. Pertanyaan adalah kapan pengaruh itu akan berlaku. Misalnya prakiraan cuaca yang disiarkan TVRI. Data atau informasi? dari mana kita akan melihatnya? Bukankah temperatur yang disiarkannya itu hasil dari pengolahan bahkan dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi informasi, biasanya mulai tanggal dan jam tertentu. Kalau kita mengacu pada pengertian informasi sebagai data yang telah diolah, bagaimana pendapat Saudara? Kita harus ingat bahwa, pertama, ada selang waktu antara pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu, dan kedua, dengan efek terhadap perilaku seseorang. Modul Diklatpim Tingkat IV 73 Perilaku yang bagaimana yang terpengaruh oleh data? Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah perilaku dalam pengambilan keputusan. Dalam kaitan ini, terdapat selang waktu, di mana “the earliest data are yesterday’s, the earliest decision is today’s and the earliest outcome is tomorrow’s. Jelas bahwa dalam keadaan demikian, data dan informasi dalam bentuk pengambilan keputusan adalah incomplete (tidak lengkap), baik waktu maupun isinya. Selang waktu (time lag) karena data berasal dari waktu yang telah lalu dan masa berlakunya kemudian; sedang isinya, yakni bahan baku/bahan mentah tidak akan mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul, tetapi hanya beberapa penyebab berapapun banyaknya informasi yang dikumpulkan, betapapun selektifnya informasi, maka informasi tidak pernah dan tidak akan pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang. Seorang pengambil keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada dihadapannya, tetapi juga adalah instuisi, feeling, pengetahuan, latar belakang pendidikan, lingkungan, ketrampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar bahkan biasanya sangat dominan. Contoh; dokter, pengemudi, manajer, bahkan para menteri kabinet. 74 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan e. Manajemen Terry (Principle of Management, 1977;4) menyatakan bahwa manajemen adalah; a distinct process consisting of a planning, organising, actuating and controlling, performed to determine and accomplish stated objectives by the use of human beings and other resources (manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pengerakkan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumber-sumber lainnya). Sementara itu Chacko mengatakan bahwa manajemen adalah: the process of creative utilisation of scarce resources to satisfy departmental goals consistent with organisational objectives without necessarily contributing materially to the output. Ada banyak definisi lain tentang manajemen, seperti misalnya; 1) Management is decision making; 2) Management is a process of organising and employing resources accomplish predetermined objectives; 3) Management is creasing conditions for the the best possible use all available resources directed towards the achievement specific objectives; 4) Management is the process of initiating, organising and grouping activity directed to the achievement of objectives; Modul Diklatpim Tingkat IV 75 5) Management is a means to an end, namely the ahievement of objectives through the use of plant, equipment, materials, money and people. f. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dalam Encyclopedia of Management menyatakan bahwa MIS are planned and organised approaches to supplying executives with intelligence aids that facilitate the managerial process (SIM adalah pendekatan yang terencana dan tersusun rapi untuk mensuplai executive yang memudahkan proses manajerial). Sementara itu Burt Scanlan dan J. Bernars Keys (Management and Organisational Behavioral, 1979:543) mengatakan bahwa MIS is a formal reporting, classifying, and disseminating information to the appropriate stations in an organisation. The Liang Gie mendefinisikan SIM sebagai keseluruhan jalinan hubungan dan jaringan lalu lintas keterangan dalam organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebarannya kepada para pejabat yang berkepentingan sehingga dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan terakhir tiba pada pimpinan untuk keperluan pembuatan keputusan yang tepat. Murdick (Robert G., Information System for Moderen Management, 2nd edition, 1974): The MIS is the means for connecting the managed operating systems by exhange of information. 76 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Gordon B. Davis dalam bukunya Management Information Systems: Conceptual Foundations, Structure, and Development, terjemahan LPPM menyebutkan: sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan inforrmasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Burch dan Strater menggunakan istilah Information System (tanpa menggunakan perkataan management), namun mereka mengartikannya lebih rinci sebagai berikut: A systematic, formal asseblage of components that performs data processing operations to (a) meet legal and transactional data processing requirements, (b) provide information to management for support of planning, controlling, and decision making activities, and (c) provide a variety of reports, as required, to external constituents. Dari pengertian-pengertian yang dikemukakan oleh para ahli seperti di atas dapat dilihat cakupan konsepsi yang terkandung di dalamnya. Heyel misalnya, mengemukakan konsepsi yang begitu luas yang tercakup di dalam sistem informasi manajemen disebutkan sebagai pendekatanpendekatan yang terencana dan terorganisasi (planned and organized approaches). Ini berarti semua macam pendekatan, baik formal maupun tidak formal. Sedangkan Burt Scanlan dan Bernard Keys menegaskan sifatnya yang Modul Diklatpim Tingkat IV 77 formal dalam sistem informasi manajemen. Rumusan sistem informasi manajemen yang paling banyak dipakai adalah rumusan dari Gordon B. Davis. Beberapa istilah lain yang mungkin dijumpai pada kepustakaan atau buku-buku lain istilah Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management Informations Systems (MIS) adalah Information Processing System, Information and Decisions System, Organization Information System. Dalam organisasi yang berkembang dewasa ini, hubungan antara manajer dan supervisor tidak lagi seerat pada organisasi dengan manajemen tradisional. Karena itulah organisasi memerlukan informasi yang akurat, cepat dan cermat di mana untuk lebih teraturnya pola pemanfaatannya diperlukan sistem informasi. Load pekerjaan yang memerlukan penyimpanan efisien, mencari temuan cepat/akurat dan dapat ditelusuri menjadi alasan lain. Oleh karena itu informasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi diperlukan bukan saja semata-mata alasan di atas tetapi diperlukannya itu harus memenuhi efektivitas sistem informasi sebagaimana maksud diadakannya. Salah satu kriteria SIM yang efektif adalah bila ia mampu menyediakan data yang akurat, tepat dan mempunyai atau mengandung arti untuk pelaksanaan fungsi manajemen seperti perencanaan, analisis, pengendalian, dan lain-lain. Efektivitas SIM seperti tersebut di atas tergantung pada: 78 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan 1) Kejelasan identitas data dan informasi yang dibutuhkan; 2) Waktu dibutuhkannya data; 3) Siapa yang menggunakan; 4) Tempat atau di mana data itu akan digunakan; 5) Bentuk data yang dibutuhkan; 6) Biaya yang diperlukan; 7) Prioritas yang akan diberikan dengan tersedianya bermacam-macam data; 8) Mekanisme yang digunakan untuk menjaring data, pengolahannya menjadi informasi, menyusunnya dan menyampaikannya kepada pengambil keputusan; 9) Pengaturan kontrol umpan balik yang tersedia; 10) Kontinuitasnya. 2. Prinsip Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) pada hakikatnya sama dengan sistem-sistem yang lain, dalam arti ciri dan modelnya tidak berbeda dengan sistem yang lain. Ciri suatu sistem sebagaimana telah diuraikan pada subbab D, adalah terdiri atas bagian-bagian yang saling mempengaruhi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem terdiri atas kumpulan dari unsur-unsur yang teratur, dapat dikenali dan masing-masing mempunyai batas tertentu tetapi mempunyai tujuan akhir yang sama. Sedangkan tentang model umum suatu sistem yang telah diuraikan di muka dapat disebutkan bahwa setiap sistem Modul Diklatpim Tingkat IV 79 mempunyai masukan, proses, dan keluaran (input, process, output) serta umpan balik. Suatu sistem punya batas yang dapat menentukan atau menggambarkan sistem yang dimaksud; di luar batas itu disebut lingkungan. Dari gambaran singkat tentang ciri dan model sistem seperti di atas, dapat disebutkan prinsip-prinsip SIM sebagai berikut : a. Bagian-bagian dari SIM saling berkaitan, saling mempengaruhi, saling tergantung, saling melengkapi dan terpadu; b. Pembakuan untuk keterpaduan; c. Berorientasi untuk mencapai tujuan/sasaran/maksud tertentu; d. Hasil sistem lebih besar dibanding hasil bagian-bagian baik dilihat dari segi mutu dan atau jumlah; e. Subsistem mempunyai tujuan sebagai bagian dari tujuan organisasi; f. Mempunyai manfaat yang jelas; g. Mempunyai mekanisme keamanan yang dapat diandalkan. 3. Perkembangan Sistem Informasi manajemen (SIM) Pengembangan sistem informasi dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang sudah ada atau memperbaiki sistem lama yang bisa saja saat sekarang ini masih atau sedang dipakai. Hal ini mengingat bahwa setiap organisasi pasti mempunyai sistem informasi 80 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan manajemen. Sistem yang lama mungkin perlu diganti atau diperbaiki disebabkan oleh beberapa hal seperti: Adanya permasalahan yang timbul dari sistem yang lama; Perkembangan organisasi; Ada keinginan untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities); Adanya instruksi-instruksi dari atasan atau dari pihak luar seperti peraturan pemerintah. a. Tahap Perkembangan SIM 1) SIM Tradisional Perkembangan SIM yang paling sederhana biasa disebut SIM Tradisional. Ciri utama dari SIM Tradisional ini adalah bahwa SIM ini mengandalkan tenaga manusia. Kalaupun menggunakan alat, biasanya pada pengolahan data, masih sederhana. SIM Tradisional ini biasanya terdapat pada organisasi kecil dan berlakunya secara informal. 2) SIM dengan Dukungan Electronic Data Processing Pada tahap ini SIM sudah menggunakan komputer. Tetapi penggunaan komputer di sini lebih banyak digunakan untuk pengolahan data yang sifatnya rutin seperti pada bidang kepegawaian, keuangan, materiil. Orientasi penggunaan komputer pada tahap ini adalah pada aplikasi sesuai prosedur struktural dan untuk file sesuai kepentingan masing-masing unit dalam organisasi yang bersangkutan. Modul Diklatpim Tingkat IV 81 3) SIM berdasarkan Komputer Orientasi penggunakan komputer pada tahap ini adalah pada fungsi organisasi atau pada bidang bisnis dari organisasi/perusahaan yang bersangkutan. Arus informasi dan sistem file pada organisasi yang sudah menggunakan SIM pada tahap ini, sudah terpadu yang berarti sudah menggunakan data-base. Laporanlaporan untuk kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh organisasi ini biasanya sudah distandarkan. 4) SIM sebagai Sistem Penunjang Keputusan SIM pada tahapan ini sudah menggunakan hardware dan software yang sudah disesuaikan dengan database. Para pimpinan mencari sendiri data yang diperlukan untuk melakukan tugas-tuganya dari komputer. Oleh karena itu orientasi operasi komputer adalah untuk kepentingan masing-masing 5) SIM sebagai Sistem Ahli Sistem informasi manajemen pada tahapan ini sudah benar-benar mengandalkan kemampuan komputer. Komputer yang dioperasikan dalam SIM tahap ini dapat diagnosis masalah dan memberikan alternatif pemecahannya beserta pertimbanganpertimbangannya. Hardware dan Software-nya dirancang dengan menggunakan inteligensi buatan. Salah satu tahap perkembangan SIM adalah SIM Berdasarkan Komputer pada instansi - instansi pemerintah saat ini, dengan berbagai alasan, perkembangan SIM dengan menyandarkan operasinya 82 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan berdasarkan komputer memang maju pesat. Pertimbangan utamanya adalah agar pengolahan data bisa lebih cepat dan lebih cermat. Dengan lebih cepat dan lebih cermat pengolahan data, maka pengambilan keputusan dan pemecahan masalah beserta tindak lanjutnya akan dapat lebih cepat dan lebih cermat pula. Elemen-elemen dasar SIM Berdasarkan Komputer adalah : a) Hardware b) Software c) Brainware d) Prosedur e) Data Strategi pengembangannya bisa simultan atau bisa per modul. Adapun langkah-langkah pengembangan secara garis besar : a) Upaya memperoleh dukungan dan komitmen pimpinan; b) Perencanaan; c) Penelitian Organisasi; d) Pengembangan Program dan Pemilihan Mesin; e) Implementasi. B. Pengguna Informasi dalam Organisasi Modul Diklatpim Tingkat IV 83 1. Mengapa Informasi Dibutuhkan Information is power; it’s the lifeblood of the organisation. Kita sudah mengetahui bahwa organisasi adalah suatu sistem. Pada organisasi jaman dahulu atau organisasi tradisional, sistem yang dimiliki amat sederhana, dalam arti bahwa setiap sub sistem tidak terbagi seperti organisasi pada masa sekarang. Seorang top manajer adalah juga merangkap fungsi sebagai manajer keuangan, produksi, pemasaran, personalia, dan lain-lain. Karena sistemnya yang amat sederhana itu, ia juga kurang berinteraksi dengan lingkungannya, dalam arti ia kurang mempengaruhi dan juga sekaligus kurang dipengaruhi lingkungannya. Ada interaksi, tetapi ruang lingkupnya sangat lemah dan intensitasnya kecil. Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka demikian juga halnya dengan organisasi. Semua sistem organisasi dewasa ini mempunyai ciri terbuka. Dalam arti ia dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungannya dengan ruang lingkup dan bentuk proses saling mempengaruhi yang bermacam-macam dan dengan itensitasnya yang sangat tinggi. Dikhotomi tradisional dan moderen bukan terletak pada sarana dan fasilitas yang digunakan, tetapi pada diferensiasi dan spesifikasi pembagian tugas dan independensi dalam pengambilan keputusan. Produk dari setiap organisasi pada dasarnya adalah informasi. Demikian juga apa yang dibutuhkan. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa manajemen membutuhkan informasi untuk survival-nya, pengakuan atas eksistensinya dan pengambilan keputusan. Interaksi yang terjadi dengan lingkungan di mana 84 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan organisasi berada adalah salah satu persyaratan survival. Tetapi apa yang diinteraksikan itu juga tidak lain dan tidak bukan adalah informasi. Baru kemudian dilanjutkan dengan bentuk konkretnya, baik berupa barang maupun jasa. Mengacu pada analogi bahwa organisasi adalah “living organism”, maka organisasi mengalami tiga fase perkembangan sebagaimana mahluk hidup, yakni lahir, berkembang, dan mati. Di antara tiga fase ini, maka fase perkembangan memiliki dimensi paling luas, karena memang rentang waktunya paling panjang. Oleh karena itu kebanyakan orang mengkaji organisasi dalam fase ini. Pasang surut organisasi, sukses dan gagalnya organisasi berada dan dibahas dalam fase ini. 2. Fungsi Informasi Bila ada pertanyaan apa fungsi informasi, maka jawaban umumnya adalah untuk pengambilan keputusan. Jawaban ini tidak salah tetapi juga tidak sepenuhnya benar. Hal ini karena setelah keputusan diambil, tidak sepenuhnya implementasinya sesuai dengan maksud dan tujuan diambilnya keputusan, meskipun informasi yang dijadikan pertimbangan dianggap sudah mencukupi bahkan sangat selektif. Hal ini terjadi karena, pertama adanya time lag, yakni bahwa informasi diperoleh dari masa lalu, keputusan diambil sekarang dan implementasinya besok, di lain pihak tidak ada seorangpun yang dapat memprediksikan dengan tepat apa yang akan terjadi besok. Apa yang akan terjadi besok adalah ketidakpastian, dan ketidakpastian selalu Modul Diklatpim Tingkat IV 85 mengandung resiko. Kedua keterbatasan kemampuan manusia baik dalam mengumpulkan informasi maupun dalam membuat prediksi tepat. Di samping itu dalam keputusan-keputusan tertentu pengalaman, instuisi, feeling dan tingkat pendidikan seorang pengambil keputusan lebih berperan dari pada informasi yang diterima. Oleh karena itu fungsi utama informasi sebenarnya adalah mengurangi ketidakpastian di mana ketidakpastian selalu mengandung resiko. Dengan demikian dapat dirangkum bahwa fungsi utama informasi adalah mengurangi ketidakpastian, mengurangi resiko, bukan menghilangkannya. Mengapa? Karena hanya Tuhan yang tahu apa yang akan terjadi besok. Oleh karena itu setiap pengambil keputusan dalam strata apapun, hendaknya menyadari kelemahan ini, sehingga terkesan ragu-ragu. 3. Informasi Bagi Pengambil Keputusan Pada butir 2 di atas telah dikemukakan bila pertanyaan apa fungsi informasi, maka jawaban umumnya adalah untuk pengambilan keputusan memang setiap orang pasti pernah mengambil keputusan. Bahkan dalam kehidupan sehari hari kegiatan manusia selalu dipenuhi dengan pengambil keputusan, baik yang dianggap penting atau kurang penting atau yang berdampak luas maupun yang berdampak sempit. Dari uraian di atas, jelas bahwa setiap orang dapat mengambil keputusan. Demikian juga di dalam suatu organisasi, setiap orang dalam organisasi dapat mengambil 86 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan keputusan. Artinya tidak hanya orang yang berkedudukan sebagai pimpinan, para pelaksana pun dapat mengambil keputusan sesuai lingkup kewenangannya. Namun demikian, yang paling banyak dibahas tentunya pengambilan keputusan oleh pimpinan, mengingat dampaknya yang luas. Berbagai macam pengertian yang diberikan terhadap istilah pengambilan keputusan. Siagian dalam bukunya Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan menyebutkan: “Pada hakikatnya pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat.” Pengertian-pengertian lain banyak juga yang diberikan terhadap istilah pengambilan keputusan, secara singkat dapat disebutkan bahwa pengambilan keputusan adalah proses pengenalan dan pemilihan suatu tindakan dari beberapa alternatif untuk mewujudkan suatu sasaran yang telah ditetapkan. Dari pengertian pengambilan keputusan seperti tersebut di atas jelas bahwa dalam proses pengambilan keputusan tidak ada hal yang terjadi secara kebetulan. Keadaan, kejadian atau permasalahan yang menyebabkan perlunya diambil keputusan bisa saja terjadi secara kebetulan, tetapi proses pengambilan keputusannya sendiri cepat atau lambat dilihat dari dimensi waktu, selalu mengalami tahapan-tahapan Modul Diklatpim Tingkat IV 87 tertentu. Dalam setiap tahapan dalam proses pengambilan keputusan selalu memerlukan informasi yang sesuai. Informasi merupakan sarana khusus, meskipun sebagian kecil bisa saja didukung oleh inspirasi atau mungkin insting. Robert G. Murdick dan kawan-kawan dalam buku mereka yang berjudul Information Systems for Modern Management mengatakan bahwa keputusan yang baik adalah 90 persen informasi dan 10 persen inspirasi. Tahap-tahap pengambilan keputusan secara ringkas adalah: identifikasi masalah, pengembangan alternatif, pemilihan alternatif terbaik, dan implementasi. Input dan output data dan informasinya tentu saja sesuai dengan masing-masing tahap. Berdasarkan tingkat pimpinan dalam piramida organisasi, jenis-jenis keputusan dikelompokkan: 1. Keputusan Perencanaan Strategis (Strategic Planning); 2. Keputusan Pengendalian Manajerial (Managerial Control). Input dan output data serta informasi untuk masing-masing jenis keputusan tentunya sesuai dengan kegiatan masingmasing. Sedangkan mengenai karakteristik data informasi dapat digambarkan sebagaimana terlihat di halaman berikut. Dari 88 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan gambar tersebut dapat dilihat bahwa semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi, data dan informasi yang dibutuhkan lebih banyak berasal dari luar (external). Semakin rendah kedudukan seseorang dalam organisasi semakin lebih banyak membutuhkan data informasi yang berasal dari dalam. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi penyebaran data dan informasi yang dibutuhkan semakin bermacam-macam, sedangkan semakin rendah kedudukan seseorang dalam organisasi data dan informasi yang dibutuhkannya semakin tertentu dan bersifat sempit. Demikian pula penyebaran data dan informasi yang dihasilkannya, semakin tinggi semakin luas dan bermacammacam, semakin rendah semakin rendah semakin sempit. 4. Informasi Bagi Para Pimpinan Memperhatikan fungsi-fungsi manajemen terutama dari segi teoritis ekonomi, selalu ada asumsi bahwa manajer harus : a. Rasional; b. Mengejar keuntungan; c. Membuat pilihan-pilihan tertentu secara matematis; d. Menggunakan prosedur statistik. Melalui pandangan teoritis dengan asumsi-asumsi demikian, maka informasi yang disajikan kepada pimpinan pada tingkat manapun dimaksudkan untuk mendukung pimpinan yang bersangkutan bertindak rasional; dari manapun informasi itu 89 Modul Diklatpim Tingkat IV berasal, apakan dari sesama pimpinan ataukah dari sumber lain. TOP MANAGEMENT MIDDLE MANAGEMENT LOWER MANAGEMENT Transmisi dan penerimaan informasi dari sesama pimpinan dalam diagram digambarkan dengan tanda panah penuh ( ) dan arus arus keputusan dan tindak lanjut digambarkan dengan tanda panah garis putus-putus ( ). Akan tetapi manusia dalam kedudukan atau jabatan apapun, selalu bersifat kompleks. Kegiatan-kegiatannya pun tidak dapat dilihat dari aspek teoritis ekonomi. Banyak tindakan dan kegiatan manusia termasuk para pinpinan yang tidak mudah untuk dipilah-pilah dan dimasukkan dalam kelompok teoritis ekonomi sesuai dengan fungsi-fungsi manajemen seperti tersebut di atas. Oleh karena itu Mintzberg mengisyaratkan agar penyusunan sistem informasi manajemen yang baik harus memperhatikan pula aspek pragmatis. Oleh karena manusia sifatnya kompleks, maka 90 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan untuk mengkaji kegiatan-kegiatan yang dilakukannya tidak cukup dilihat dari pandangan teoritis dan apa lagi hanya dari aspek ekonomi. H. Mintzberg dalam bukunya yang berjudul The Nature of Managerial Works, mengemukakan alur pikir kompleksitas manusia dengan penentuan sistem informasi manajemen sebagai berikut: manusia kompleks perlu pendekatatan pragmatis mengkaji tindakan-tindakan yang sebenarnya dilakukan tindakan-tindakan yang seharusnya dalam praktik menentukan informasi menentukan SIM. Mintzberg menganalisis bahwa setiap pimpinan mempunyai peran hubungan antar pribadi (interpersonal roles), peran informasional (informational roles) dan peran keputusan (decisional roles). Tidak semua kegiatan yang dilakukan oleh para pimpinan dalam rangka pelaksanaan peran-peran tersebut mudah dipilah-pilah untuk dimasukkan ke fungsi tertentu dari setiap pimpinan. Dalam peran hubungan antarpribadi, pimpinan harus bertindak sebagai tokoh utama. Ini berarti dia harus tampil dalam tugas-tugas sosial, dalam kegiatan-kegiatan simbolik yang memang penting dan harus dilakukan. Pimpinan juga harus bertindak sebagai pemimpin yang harus memberi motivasi, menjaga stabilitas dan dinamisnya organisasi. Pimpinan juga bertindak sebagai penghubung bagi organisasi Modul Diklatpim Tingkat IV 91 dan unitnya dengan pihak lain baik di luar maupun di dalam organisasinya. Dalam peran informasi, pimpinan harus bertindak sebagai pemonitor yang mengamati dan mengelola berbagai informasi untuk kepentingan unit dan organisasinya. Dia merupakan salah satu sel dalam jaringan informasi organisasinya. Dia juga bertindak sebagai penyebar data baik kepada rekan-rekan pimpinan yang setingkat, atasan maupun bawahan, ke luar maupun di dalam. Dalam peran desisional atau peran keputusan, pimpinan bertindak sebagai enterpreneur yang selalu mencari dan berinisiatif menyempurnakan kegiatan-kegiatan untuk perbaikan-perbaikan organisasinya. Di samping itu pimpinan juga harus bertindak sebagai pengendali gangguan yang dihadapi oleh organisasi dan unitnya serta mengambil tindaklan koreksi jika ada penyimpangan. Pimpinan juga bertindak sebagai pengalokasi sumber daya, karena setiap saat situasi dan kondisi sumber daya berbeda. Dalam peran desisional ini pimpinan juga harus bertindak sebagai pelindung baik dalam rangka entrepreneurship maupun dalam menyelesaikan perselisihan-perselisihan, terutama yang terjadi di dalam unitnya. Untuk mewujudkan peran-peran tersebut di atas, pimpinan melakukan kegiatan-kegiatan berupa kontak-kontak, baik kontak-kontak lisan maupun kontak-kontak tertulis. Kontak- 92 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan kontak lisan maupun tertulis tentu saja harus didukung dengan informasi baik untuk persiapan-persiapan maupun untuk tindak lanjutnya. Alat-alat yang sering digunakan untuk melakukan kontakkontak tersebut di atas adalah: a. Surat; b. Telepon dan telekomunikasi lain; c. Pertemuan-pertemuan (terjadwal dan tidak terjadwal); d. Perjalanan, peninjauan. Memperhatikan peran-peran pimpinan tersebut, maka informasi yang diperuntukkan bagi pimpinan setiap level harus disesuaikan dengan kebutuhannya dalam melakukan tindakan yang senyatanya dan harus dilakukan dalam praktik. 5. Informasi Bagi Para Pelaksana Informasi tentu saja diperlukan tidak hanya oleh para pengambil keputusan atau para pimpinan pada setiap tingkat. Informasi juga diperlukan oleh para pelaksana sebagai pihak yang secara langsung melakukan kegiatan dan transaksitransaksi secara operasional. Para pelaksana dalam hal ini bisa staf operasi, pegawai tata usaha, staf teknik, para profesional, atau dapat juga para penyelia atau supervisor. Para pelaksana ini yang melakukan kegiatan-kegiatan antara lain seperti mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk terjadinya bisnis, urusan gaji, Modul Diklatpim Tingkat IV 93 persediaan dan penyaluran barang, pendokumentasian, pembuatan grafik, gambar. Sistem-sistem yang diperlukan untuk para pelaksana ini biasa disebut Transaction Processing Systems, “Office Automation Systems, Knowledge Work Systems”. 6. Informasi Bagi Masyarakat Suatu sistem informasi manajemen untuk administrasi publik di dalam praktik tidak lepas dari tujuan melayani masyarakat. Oleh karena itu, SIM yang dimiliki oleh instansi - instansi dalam adminiatrasi publik harus dapat juga melayani keperluan informasi bagi masyarakat. Jenis informasi yang diperlukan masyarakat tentunya mencakup berbagai macam meliputi hal-hal yang berhubungan dengan kebutuhan untuk kelangsungan hidup, informasi yang berhubungan dengan proses dan hasil-hasil pelaksanaan kehendak dan aspirasi mereka dalam tatanan masyarakat yang sudah menegara. Dari uraian di atas jelas bahwa customers dari sistem informasi manajemen untuk administrasi publik meliputi para pelaksana, para pimpinan, para pengambil keputusan sebagai penyelenggara negara, dan masyarakat sebagai pihak yang dilayani. Sistem informasi manajemen yang dibangun pada setiap organisasi/instansi pemerintah tidak boleh lepas dari perhatian untuk menyediakan informasi bagi kepentingan 94 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan pelayanan kepada masyarakat dengan sebaik-baiknya. Input data/informasi untuk diproses dalam sistem informasi inipun tidak boleh lepas dari masukan yang berasal dari masyarakat. Instansi pemerintah didirikan untuk melayani publik, untuk melayani masyarakat. Kalau dalam upaya melayani masyarakat itu para pegawai dalam satu unit terlebih dahulu harus melayani orang-orang dalam unitnya, temanteman/koleganya, atasannya, bawahannya, maka ini hendaknya tetap sebagai bagian dalam rangka melayani publik. Kalau pelayanan internal yang dilakukan kemudian melalaikan pelayanan publik, maka berarti esensi didirikannya instansi yang bersangkutan telah hilang. Dengan hilangnya esensi tersebut, tidak ada gunanya lagi unit dalam instansi tersebut dipertahankan C. SIM Sebagai Manajemen Subsistem dalam 95 Modul Diklatpim Tingkat IV fungsi, sumber, dan informasi serta operasionalisasi merupakan subsistem-subsistemnya. Hubungan sistem manajemen dengan subsistem-subsistem tersebut di atas dapat digambarkan dalam bagan berikut : SUBSISTEM FUNGSI-FUNGSI SISTEM MANAJEMEN SUBSISTEM INFORMASI SUBSISTEM OPERASIONAL SUBSISTEM SUMBER-SUMBER Dari gambaran tersebut dapat dilihat bahwa sistem informasi merupakan subsistem dari sistem manajemen dalam mencapai tujuan. Sistem 1. Subsistem dari Sistem Manajemen Telah dikemukakan di muka bahwa manajemen mempunyai fungsi-fungsi dan peran-peran tertentu. Manajemen juga mempunyai sumber-sumber. Dalam melaksanakan fungsifungsinya dan melaksanakan peran-perannya, manajemen memerlukan informasi. Dalam pelaksanaan kegiatan, ketiga aspek fungsi, sumber dan informasi untuk mencapai tujuan perlu diselaraskan dalam suatu kegiatan operasional. Oleh karena itu jika manajemen merupakan suatu sistem, maka 2. SIM Nasional Dalam Sistem Manajemen Nasional Sistem Manajemen Nasional oleh LEMHANAS (1989) diartikan sebagai suatu himpunan usaha nasional secara menyeluruh yang memadukan pengertian manajemen sebagai perilaku (behavior) atau proses, dengan pengertian organisasi sebagai wadah dan pengertian administrasi sebagai pemberi arah serta pemerpadu, dari keseluruhan proses penyelenggara pemerintah baik yang bersifat umum maupun pembangunan. Sedangkan sistem Informasi Manajemen Nasional oleh lembaga yang sama diartikan sebagai suatu totalitas yang terpadu yang terdiri dari perangkat pengolah, perangkat 96 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan penyimpan, perangkat komunikasi, pemakai yang saling berhubungan, terkait, ketergantungan dalam rangka mendukung proses pengambilan keputusan dalam tata pengambilan keputusan yang berkewenangan. Uraian pada butir 1 di atas yang membahas sistem informasi manajemen dalam kerangka sistem manajemen, SIM merupakan sub sistem dari sistem manajemen. Demikian juga, membahas sistem informasi manajemen nasional dalam kerangka sistem manajemen nasional, maka sistem informasi manajemen nasional merupakan subsistem dari sistem manajemen nasional. D. Latihan 1. Diskusikan macam kegiatan dan wujud data/informasi dalam model dasar suatu sistem (input, process, output dan feedback) di instansi atau salah satu unit instansi Anda. Berikan juga contoh-contoh konkret. 2. Perhatikan jenis-jenis sistem yang dikemukakan dalam model ini, kemudian coba diskusikan jenis-jenis sistem apa saja yang ada di instansi Anda. 3. Berikan juga contoh-contoh konkret. 4. Diskusikan tentang perkembangan dan upaya pengembangan SIM di instansi Anda. Kaji pula tentang pemanfaatan komputer sebagai salah satu perangkatnya. Modul Diklatpim Tingkat IV 97 5. Inventarisasikan : a. Informasikan apa yang diperlukan oleh instansi Anda untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. b. Dari pihak-pihak (organisasi, kelompok masyarakat) mana informasi itu diperoleh dan dalam wujud apa? c. Pihak-pihak mana yang memerlukan informasi dari instansi Anda, dan dalam wujud apa? E. Rangkuman Setiap organisasi dalam melaksanakan kegiatan - kegiatannya untuk mencapai tujuan selalu membutuhkan berupa informasi, di samping bahan-bahan materiil dan energi. Apa yang dihasilkan oleh organisasi, di samping barang atau jasa sebagai output, juga informasi. Informasi ini selanjutnya akan dipakai sebagai input kembali oleh organisasi yang bersangkutan, di samping organisasi dan pihak-pihak lain yang berkaitan. Begitu pentingnya informasi ini, maka agar informasi dapat dipergunakan dengan optimal diperlukan suatu sistem. Sistem yang berhubungan dengan penanganan informasi dalam kaitannya dengan pimpinan tentunya harus dapat mendukung tugas pimpinan di semua tingkatan. Bahkan tidak hanya pimpinan yang didukung oleh sistem yang dikenal dengan sebutan sistem informasi manajemen (SIM) ini juga mendukung para pelaksana. Oleh karena itu informasi yang dihasilkan oleh sistem ini ditegaskan mendukung fungsi operasional, fungsi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan. 98 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Sistem informasi manajemen, sebagaimana sistem-sistem yang lain terdiri atas subsistem bisa didasarkan pada substansi kegiatan pokok yang dilakukan organisasi atau unit organisasi, atau bisa juga di dasarkan pada jenjang manajemen yang ada. Namun demikian, seluruh subsistem yang masing-masing punya tujuan ini tetap menuju ke satu arah, yaitu tujuan sistem. Sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, sistem informasi manajemen pun berkembang. Pendorong perkembangan dan pengembangannya pada masing-masing organisasi bisa bermacam-macam baik yang bersifat internal maupun eksternal. Dalam perkembangannya saat ini peran komputer semakin dominan. Akan tetapi tentu saja komputer tetap hanya sebagai alat, keputusan tetap ada di tangan manusianya. Di samping itu, hendaknya kita tidak tergantung semata pada komputer. Sebelum komputer diciptakan, sistem informasi manajemen pasti sudah ada lebih dahulu, dan setiap organisasi pasti mempunyai sistem informasi. Sistem memiliki ciri-ciri, model umum, jenis-jenis sistem, penggolongan dan tingkat keruwetannya. Beda antara data dan informasi. Informasi ialah data yang diproses dan mengandung arti bagi seseorang untuk mengambil keputusan. Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang Modul Diklatpim Tingkat IV 99 telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumbersumber lain. Sistem informasi manajemen ialah himpunan-himpunan formal yang sistematis yang melaksanakan pemrosesan data, untuk memperoleh informasi yang sah dan transaksional serta menyediakan informasi kepada manajemen untuk mendukung perencanaan, pengawasan dan kegiatan pengambilan keputusan dan menyediakan beraneka ragam laporan, karena diperlukan terhadap pihak-pihak luar yang berkepentingan. SIM melalui tahap perkembangan yaitu SIM tradisional, dengan dukungan electronic data processing, berdasar komputer, sebagi sistem penunjang keputusan, dan sebagai sistem ahli. Adapun pengguna informasi dalam organisasi ialah para pimpinan baik tingkat puncak, menengah ataupun tingkat bawah; pelaksana dan masyarakat. SIM sendiri adalah sebagai subsistem dalam sistem manajemen. Modul Diklatpim Tingkat IV BAB IV TEKNIK PELAPORAN Setelah mempelajari Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan : 1. teknik pelaporan dengan menggunakan teknologi informasi 2. pengertian laporan, peranan, syarat-syarat dan macam laporan. 3. laporan dalam siklus manajemen; 4. penyusunan laporan; 5. penyajian laporan. Penulisan atau pembuatan laporan telah menjadi kegiatan umum di lingkungan pekerjaan. Kegiatan itu merupakan kegiatan penting dalam sistem informasi tiap organisasi. Menyusun laporan merupakan tugas akhir suatu kegiatan, baik kegiatan rutin atau kegiatan yang dilakukan sewaktu-waktu. Dalam pembuatan laporan sebaiknya pelapor berperan sebagai pembaca, sehingga dapat menilai laporan yang disajikan apakah sudah baik dan dapat dimengerti atau belum. Laporan sebaiknya dibuat bertahap, tahap pertama berupa laporan pendahuluan, dan tahap berikutnya berupa laporan akhir. Laporan pendahuluan ini sifatnya berupa naskah, yang masih perlu disempurnakan. Penyempurnaan dilakukan dalam forum terbatas di lingkungan satuan unit kerja atau dikonsultasikan kepada pimpinan. 100 101 Pembinaan laporan merupakan tulisan ilmiah, untuk itu harus dibuat secara sistematis, faktual dan logis pada setaip bagian. Dengan mempunyai kompetensi dan indikator keberhasilan seperti tersebut, peserta Diklat memperoleh manfaat bagaimana mengakhiri suatu tugas kegiatan dengan mempertanggungjawabkan kepada pimpinan atau yang memberi tugas secara sistematis, faktual dan logis, dalam segala macam tugas dan fungsi baik rutin. A. Pengertian, Peranan, Syarat, dan Macam Laporan 1. Pengertian Laporan Laporan dalam bahasa Inggris “report” berasal dari bahasa Latin “portare” yang berarti membawa, mengangkut, menyampaikan. Awalan (prefix) “re” berarti sarat, mundur, kembali, maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta, data hasil informasi penelitian tersebut secara lengkap. Pengertian dasar laporan ialah menyajikan fakta secara objektif dan tulus. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Artinya, kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis, penalaran yang jelas, dan mengikuti bahasa dengan kritis. 102 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi, laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. Menurut E. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis, laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya, fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor. Menurut Prajudi Atmosurdjo, laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data - informasi. Laporan sebagai salah satu produk kantor diperlukan oleh pimpinan organisasi. Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain, disebut juga sebagai “administrative communication” (komunikasi administrasi). Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan administrasi tersebut. Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data/informasi. Laporan juga merupakan alat Modul Diklatpim Tingkat IV 103 komunikasi yang di dalamnya terdapat beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki. Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan, penglihatan, pengamatan, pendengaran, penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data informasi yang relevan. Selanjutnya, data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Laporan diberitahukan oleh pelapor, baik atas inisiatif sendiri maupun karena diminta oleh atasan atau pejabat yang memberikan tugas. Untuk lebih jelas coba Anda mencermati bagan di bawah ini. 104 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan PIMPINAN ditindaklanjuti dipercaya LAPORAN ` dipahami • Kesimpulan benar yang • Objektif • Fakta dan lengkap data • Sistematis • Analistis dan logis Modul Diklatpim Tingkat IV 105 di gudang. Setelah mendapatkan informasi secukupnya, dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu, barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Informasi lain adalah sempitnya gudang dan rumitnya sistem yang dianut. 2. Peranan Laporan dibaca PELAKSANA • Tepat waktu • Sesuai dengan ketentuan Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Pada umumnya, laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut: a. Mengatasi masalah b. Mengambil keputusan c. Mengetahui perkembangan d. Mengetahui perkembangan/kemajuan e. Mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan f. Menemukan teknik-teknik baru. Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan. Misalnya tentang menumpuknya barang-barang a. Peranan Laporan dalam Organisasi Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu organisasi. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feedback), sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Di samping itu, laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan pengendalian. b. Peranan Laporan dalam “administrative communication” Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai: 1) Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. 106 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan 2) 3) 4) 5) Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan. Penyampaian Informasi Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi. Bahan Pengambilan Keputusan Untuk keperluan pengambilan keputusan seorang pimpinan memerlukan data dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Data dan informasi yang akan diambil. Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan oleh semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi. Alat Pembina Kerja Sama Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan sangat mendukung kerja sama yang baik. Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi, maka pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain. Modul Diklatpim Tingkat IV 3. 107 Syarat Laporan Anda pasti sudah memahami tentang syarat-syarat laporan yang baik dan bermutu. Laporan yang bermutu memberikan manfaat yang besar dalam kegiatan manajerial, khususnya dalam proses pengambilan keputusan yang rasional dan objektif. Adapun syarat-syarat laporan yang baik dan bermutu adalah sebagai berikut : a. Laporan Harus Lengkap dan Objektif Laporan harus lengkap dan objektif, artinya laporan tidak dibuat-buat, tidak dikarang semaunya, dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, laporan harus pula: 1) Perlu didukung data yang lengkap, relevan, akurat, sahih, dan tidak kadaluwarsa (up to date). Laporan yang tidak didukung oleh data yang tepat akan mengaburkan persoalan. Sebagai akibatnya, laporan menjadi taksa/tidak jelas. 2) Penganalisisan persoalan harus objektif, sehingga ide-ide yang dikemukakan logis dan dapat diterima. Jika laporan tersebut tidak objektif, yang berarti ideide yang dikemukakan dalam laporan adalah gambaran keinginannya sendiri, bukan gambaran tuntutan yang sebenarnya, maka kita dapat membayangkan tentang apa akibat yang akan tejadi selanjutnya. 108 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan 3) Penggambaran laporan harus jelas dan mudah dimengerti. Bagaimana jika penggambaran laporan taksa/kabur dan samar-samar? Hal ini tentu saja masudnya sulit dimengerti. Bahkan penyimpulannyapun sulit. Apa akibatnya? Tentu kebenaran isi laporan tersebut diragukan bukan? 4) Penulisan laporan harus mengacu pada tujuan pembuatan laporan. Setiap penulisan atau kegiatan harus berorientasi pada tujuan. Jika tidak demikian, maka arti, kebenaran penulisan atau kegiatan tersebut diragukan. b. Laporan Harus Jelas Laporan harus jelas, artinya laporan tersebut harus mudah dimengerti. Tahukah Anda, bagaimana pedoman umum penulisan laporan, agar laporan mudah dimengerti? Pedoman umum penulisan laporan sebagai berikut: 1) Kalimatnya sederhana, tidak berbelit-belit, pendek, (tidak dengan anak kalimat dan cucu kalimat.) Coba Anda bandingkan contoh-contoh di bawah ini, mana kalimat-kalimat yang sederhana, pendek, dan mana pula kalimat yang berbelit-belit? Contoh: (a) Adalah tangung jawab setiap dan masingmasing kepala bagian untuk mengatur masalah-masalah organisasinya secara rapi dengan cara yang demikian rupa sehingga Modul Diklatpim Tingkat IV 109 setiap pegawai, termasuk dirinya sendiri, akan menerima cuti penuh yang menjadi haknya. (b) Laporan ini mencakup kegiatan tahun anggaran 2000/2001. (c) Laporan yang dibuat ini di dalamnya mencakup kegiatan yang dilaksanakan pada tahun anggaran 2000/2001 yang baru lalu 2) Selektif dalam menggunakan istilah-istilah Istilah-istilah yang digunakan hendaknya istilahistilah yang populer. Bandingkan ketiga pernyataan di bawah ini, kemudian diskusikan dengan teman-teman, kalimat mana yang sebaiknya digunakan? (a) Jumlah peserta Diklat Pimpinan Tingkat IV Angkatan I Departemen “X” 30 orang peserta, 5 wanita, 25 pria. (b) Jumlah populasi Diklat Pimpinan Tingkat IV Angkatan Departemen “X” 30 orang peserta, 5 wanita, 25 pria. (c) Jumlah anggota Diklat Pimpinan Tingkat IV Angkatan I Departemen “X” 30 orang peserta, 5 wanita, 25 pria. 3) Tata bahasa dan ejaan yang digunakan harus benar, demikian juga tanda-tanda baca yang digunakan. Mengapa demikian? Karena, kalimat yang tidak menggunakan tata bahasa dan ejaan yang benar akan mengandung makna yang rancu dan bisa menimbulkan salah tafsir. Di samping itu juga dapat 110 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan menimbulkan perasaan janggal dan tidak menyenangkan bagi pembaca. Dapatkah Anda membuat kalimat yang demikian? Tentu saja dapat bukan? Perhatikan contoh di bawah ini, kemudian diskusikan dengan teman-teman Anda, kalimat mana yang sesuai dengan tata bahasa dan ejaan yang benar, dan kalimat mana yang tidak sesuai? Perhatikan kesalahannya. (a) Setelah kenaikan BBM yang lalu, penghasilan para sopir omprengan biasanya di atas Rp 5.000,-- per hari sekarang menurun drastis karena kelebihan uang setoran yang biasanya dapat dibawanya pulang, sekarang dipakai untuk pembelian bensin. (b) Setelah kenaikan BBM yang lalu, penghasilan para sopir omprengan biasanya di atas Rp 5.000,-- per hari sekarang menurun drastis karena kelebihan uang setoran yang biasanya dibawanya pulang, sekarang dipakai untuk membeli bensin 4) Menggunakan kalimat langsung, tidak kalimat ungkapan. Untuk jelasnya, Anda dapat membandingkan contoh berikut ini: a) Saya sampaikan kepada Bapak, bahwa jumlah pegawai kurang. Modul Diklatpim Tingkat IV 111 b) Maksud hati hendak menyampaikan kepada Bapak, bahwa pegawai kurang. Bukan demikian kenyataannya. c. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran Mengapa demikian? Kita semua menyadari bahwa si penerima laporan seperti pimpinan, setiap hari terlalu sibuk dengan banyak persoalan yang dihadapi. Oleh karena itu, dalam membuat laporan diusahakan sesingkat mungkin, tepat, padat, dan jelas, serta langsung mengenai sasarannya. Tidak berbelit-belit dan berliku-liku, yang hanya memberi kesan bahwa laporan itu tebal. Anda perhatikan informasi berikut! “Saya melihat Toto berbuat dosa. Di waktu saya sedang bermain dengan adik saya, dia menangis karena jatuh dari sepeda. Di kala itu Toto mengambil jambu yang pohonnya tumbuh di pekarangan rumah Pak Azhari”. Bandingkan dengan informasi berikut! “Saya melihat Toto mencuri jambu Pak Azhari” Informasi mana yang langsung mengenai sasaran? Tidak berbelit-belit? 112 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan d. Laporan Harus Lengkap Sebagai bahan untuk mengambil keputusan oleh pimpinan, maka laporan harus: 1) Mencakup segala segi yang dilaporkan Contoh: Untuk melaporkan pertanggungjawaban pembelian ATK Semester I tahun anggaran 2001, laporan harus meliputi: Kapan dibeli Apa saja dan macamnya Berapa harga satuan dan jumlahnya Berapa jumlah harga semua Kuitansi bukti pembayaran dan faktur barang Jumlah potongan pajak yang dipungut Bukti pungutan dan setoran pajak Kapan pajak disetor ke kas pajak Berapa sisa kas pembelian ATK 2) Uraian tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru. Artinya, uraian berfokus pada masalah yang dikemukakan. Dapatkah Anda memberikan contohnya? Tentu mudah saja. Tidak diselipkan ke dalamnya laporan atau uraian tentang kehilangan uang arisan yang disimpan dalam laci meja kantor. Mengapa tidak boleh? Karena memang tidak ada hubungan atau kaitan dengan pokok masalahnya, yaitu laporan pertanggungjawaban pembelian ATK. 113 Modul Diklatpim Tingkat IV 3) Disertai data penunjang, seperti statistik, tabel, skema, bagan dan sebagainya. Apabila Anda membuat laporan tentang pembelian ATK, bentuk data pendukung apa yang dapat Anda gunakan? Berupa statistik? Tabel? Skema? Bagan? Atau apa? Mana yang tepat? Tentunya berupa tabel yang paling tepat, seperti contoh berikut. Pembelian ATK Badan Diklat Provinsi Jambi Semester I TA 2006 No. Jumlah Satuan Nama/Jenis ATK Harga Stuan Jumlah 1. 2. 3. 4. Jumlah Rp………… (dengan huruf) Jambi, 2 Oktober 2006 Kepala Bagian TU, Drs. .............. NIP Apabila laporan tentang pemakaian ATK dari bulan ke bulan, mungkin yang paling tepat digunakan Grafik. e. Laporan Harus Tegas dan Konsisten 1). Tidak ada kontroversi antara bagian yang satu dan yang lain. 2). Keterangan tidak berubah-ubah dalam situasi apapun. Mengapa demikian? Agar si pembaca jangan bingung. Misalnya kalau disebutkan bahwa 114 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan “Anggaran yang digunakan untuk pembelian ATK Badan Diklat Provinsi Jambi Semester 1 TA 2001, sebesar Rp 4.000.000,00” Berdasarkan keterangan tersebut dapatkah Anda menunjukkan keterangan contoh yang tidak berubah-ubah? 3). Gaya penulisan stabil dari awal sampai akhir Gaya penulisan laporan jangan diselingi dengan gaya penulisan buku ilmiah atau gaya penulisan lain. Gaya penulisan laporan berbeda dengan gaya penulisan lainnya. Dapatkah Anda memberikan contohnya? Bandingkan gaya penulisan laporan atau surat yang pernah Anda buat kepada kawan, dengan gaya penulisan buku ilmiah atau buku petunjuk. Sangat berbeda bukan? Demikian maksudnya, jangan dicampuradukkan. f. Laporan Harus Tepat pada Waktunya Artinya penyampaian dan penerimaan laporan harus tepat pada waktunya. Kalau tidak, apa akibatnya? 1). Pimpinan tidak mengetahui masalah yang berkembang pada waktunya 2). Pimpinan tidak dapat mengambil keputusan tepat pada waktunya 3). Perencanaan bisa terlambat 4). Mekanisme kerja tidak lancar dan dapat terganggu 5). Laporan sia-sia, tidak mencapai tujuan 6). Apa masih ada lagi yang lain? Silahkan Anda tambah. Modul Diklatpim Tingkat IV 115 Yang pasti, apabila penyampaian dan penerimaan laporan tidak tepat pada waktunya, maka tujuan laporan itu tidak tercapai. Bahkan dapat menimbulkan akibat lain yang sangat merugikan atau merusak organisasi atau yang lainnya. g. Laporan Harus Tepat Penerimanya Laporan harus diterima oleh yang berkompeten atau pihak yang berhak menerimanya. Laporan jangan diberikan atau diterima oleh pihak yang tidak berhak. Menurut Anda, apa kira-kira akibat yang muncul apabila terjadi salah alamat atau salah kirim laporan? Tidak tepatnya penerima laporan, bisa mengakibatkan: 1) Timbulnya suatu masalah yang apabila tidak segera ditangani, bisa berkembang lebih parah. Apabila terdapat suatu masalah, pimpinan harus secepatnya mengambil tindakan. Karena kalau tidak, masalah akan berkembang lebih parah lagi, sedangkan laporan belum diterima. Rupanya laporan salah alamat, salah penerimanya. Lalu dicari ke mana? Berapa lama waktu mencarinya? Kapan tindakan harus diambil? Dapatkah pimpinan mengambil keputusan? Tentunya tidak. 2) Terlambatnya komunikasi administrasi 3) Untuk menangani masalah tersebut, perlu ada komunikasi administrasi (surat-menyurat) sesuai dengan isi laporan pimpinan dengan pihak-pihak lain yang berkaitan. Tetapi laporan tidak diterima, karena 116 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan nyasar ke tempat lain. Dapatkah dilakukan komunikasi administrasi tepat waktu? Akhirnya masalah tidak dapat ditangani sebagaimana mestinya karena komunikasi administrasi terlambat. 4) Dampak penilaian yang negatif dari atasan terhadap bawahan. Apabila seorang pimpinan semestinya telah menerima laporan pada suatu waktu, dan laporan tersebut sangat diperlukan untuk mengambil keputusan penting. Tetapi gara-gara laporan salah alamat, pimpinan tidak dapat mengambil keputusan penting itu. Kemudian kesal dan menilai bahwa stafnya tidak becus, tidak menyampaikan laporan yang diminta. Stafnya dinilai negatif. Bagaimana pendapat Anda? Apakah pimpinan dapat bersikap demikian terhadap staf yang salah mengirim laporan. Tentunya bisa bukan? 5) Timbulnya kasus kebocoran rahasia Akibat ini yang lebih parah daripada 1), 2), dan 3). Coba Anda bayangkan, apa akibat bila suatu laporan yang sifatnya rahasia, kemudian bocor! Tahu-tahu laporan itu jatuh di tangan/pihak lain, lalu dibocorkan. Berbahaya bukan? Bahkan sangat berbahaya. Modul Diklatpim Tingkat IV 117 4. Macam Laporan Menurut C.L. Littlefield, dkk (1985), secara garis besar ada dua jenis laporan, yaitu: a) Laporan penelitian atau laporan akademik Merupakan hasil penelitian yang bisa berbentuk tesis, monografi, atau artikel yang ditujukan kepada sponsor, masyarakat akademik atau masyarakat luas. b) Laporan administratif (tata laksana) atau laporan manajerial, merupakan hasil penelitian, kajian penyelenggaraan administrasi dan manajemen dari suatu organisasi, ditujukan kepada administrator/manajer. Laporan administratif (tata laksana) atau laporan manajerial dapat dibedakan menurut tujuan penggunaan, waktu pembuatan, dan gaya penulisan laporan, sebagai berikut: a) Menurut waktu: (1) Laporan Perencanaan (Planing Report) Contoh: Laporan/proposal usulan kegiatan rutin/proyek (2) Laporan Pengendalian (Control Report) Contoh: Laporan hasil pemeriksaan hasil suatu proyek b) Menurut waktu: (1) Laporan Berkala (Periodical Report) Contoh: Laporan tahunan (2) Laporan Khusus (Special Report) Contoh: Laporan mengikuti Diklat Pimpinan Tingkat IV 118 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan c) Menurut Gaya Penulisan: (1) Laporan Resmi (Formal report) Contoh: Laporan Ketua Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan (Baperjakat) pada suatu instansi kepada pimpinan instansi. (2) LaporanTak Resmi (Informal Report) Contoh: Laporan mengikuti rapat yang dibuat oleh seorang bawahan kepada atasannya. Perlu diketahui bahwa setiap laporan manajerial harus tertulis, dari bentuk yang sederhana sampai yang lengkap secara deskriptif atau pun secara statistik. Adapun bentuk-bentuk laporan tertulis adalah: a) Memo/Nota Bentuk laporan sangat pendek dan hanya memuat pokok masalah dan hanya digunakan untuk intern. b) Surat, lebih panjang dari memo/nota, ditujukan kepada beberapa pejabat saja dan dapat merupakan laporan ekstern. c) Memograf, lebih luas daripada surat, sistematik dan dikirim dengan surat pengantar. d) Buku, berbentuk buku/makalah yang dicetak dan diberi sampul (cover) serta penyajiannya secara sistematika bab demi bab, untuk pejabatpejabat/pihak-pihak yang relevan, dan dikirim dengan surat pengantar. Modul Diklatpim Tingkat IV 119 e) Matriks, laporan dengan mengisi matriks/ format yang tersedia (distandardisasikan). B. Laporan dalam Siklus Manajemen Tahukah Anda apa yang dimaksud dengan siklus manajemen? Siklus berarti perputaran suatu proses dari awal sampai akhir dan kembali ke awal lagi. Yang dimaksud dengan siklus manajemen adalah proses kegiatan dari pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan pengorganisasian, pengarahan, pelaksanaan, pengendalian, pengawasan, dan pelaporan) dalam penyelenggaraan administrasi untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi manajemen tersebut melekat pada pimpinan yang bertugas melakukan perencanaan, mengorganisasikan/mengatur, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan pendayagunaan sumberdaya secara efektif dan efisien. Tahukah Anda posisi strategis sistem pelaporan dalam siklus manajemen? Sistem pelaporan dalam siklus manajemen mempunyai posisi strategis dalam pelaksanaan program. Laporan sebagai hasil rekaman yang berupa keterangan-keterangan, informasi, ide-ide dari suatu kegiatan, merupakan dokumen yang dapat dijadikan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan untuk kegiatan selanjutnya. Agar suatu program dapat mencapai hasil secara efektif dan efisien, serta produktif, maka harus ada tindakantindakan sebagai berikut: 120 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan 1. Lakukan monitoring terhadap proses perkembangan pelaksanaan program yang diikuti dengan koreksi-koreksi. Kegiatan monitoring harus dibuat laporan monitoring. 2. Lakukan pengawasan dan pengandalian terhadap teknis dan prosedur pelaksanaan program kegiatan agar sesuai dengan rencana, mengikuti peraturan perundang-undangan, dan tetap sesuai dengan kebijaksanaan pimpinan. Kegiatan pengawasan dan pengendalian harus dibuat Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) yang disertai Berita Acara Pemeriksaan (BAP). 3. Lakukan evaluasi hasil fisik pelaksanaan program kegiatan/projek. Untuk mengetahui apakah tujuan akhir tercapai, apakah pelaksanaan sesuai dengan rencana, apakah terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya, serta sejauh mana dampak dari hasil itu. Perlu Anda ketahui bahwa evaluasi ini tidak hanya bersifat kuantitatif, tetapi juga secara kualitatif mengenai Konteks (lingkungan), Input, Proses, dan Produk (CIPP Evaluation). C. Penyusunan Laporan Sebelum Anda mempelajari lebih jauh tentang bagaimana menyusun suatu laporan, sebaiknya Anda meningat-ingat kembali bagaimana bentuk laporan yang biasa dibuat di unit kerja Anda. Dan coba Anda bandingkan dengan uraian di bawah ini, bagian-bagian mana yang sudah cocok dan bagian-bagian mana yang masih perlu diperbaiki. Modul Diklatpim Tingkat IV 121 Tahukan Anda bagian-bagian laporan terdiri dari apa saja? Bagian-bagian laporan terdiri dari: Bagian Pendahuluan, Bagian Batang Tubuh, Bagian Kesimpulan dan Saran, Rangkuman, Kepustakaan, serta Lampiran. 1. Pendahuluan Sebagaimana telah kita ketahui bahwa laporan merupakan dokumen yang disimpan dan bermanfaat di masa-masa yang akan datang. Oleh karena itu, maka segala hal ihwal atau latar belakang yang bersangkut paut dengan isi laporan harus diketengahkan secara jelas. Latar belakang penulisan laporan inilah yang merupakan inti dari pendahuluan. Latar belakang masalah yang akan dikemukakan itu misalnya hal-hal yang berkenaan dengan: tujuan laporan, mengapa laporan itu ditulis, siapa yang menugaskan atau memerintahkan membuat suatu laporan, siapa saja yang diperintahkan menyelidiki masalah tersebut, dan melaporkannya (perseorangan atau satuan tugas, siapa saja yang memimpin tugas), wilayah-wilayah mana saja dan masalah-masalah mana saja yang tercakup dalam laporan, kapan suatu tugas mulai dilaksanakan dan kapan berakhir, di mana dan bagaimana penulis laporan memperoleh informasi mengenai suatu masalah. Jelasnya, bahwa pendahuluan suatu laporan memuat latar belakang dan bermaksud mengantarkan dan mengajak 122 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Modul Diklatpim Tingkat IV 123 pembaca untuk mengikuti pokok-pokok persoalan secara berurutan. dilaksanakan di lapangan dan keadaan yang seharusnya dilaksanakan. Unsur-unsur yang terkandung dalam pendahuluan suatu laporan yang menugaskan adalah: a. Maksud dan tujuan b. Ruang Lingkup Kajian (Permasalahan yang dilaporkan) c. Waktu Pelaksanaan Tugas (Kapan mulai dan berakhir) d. Metode atau teknik perolehan informasi e. Siapa dan yang ditugaskan membuat laporan f. Sistematika Laporan Bab analisis dan pemecahan masalah, memuat uraian tentang berbagai penyebab terjadinya suatu masalah, dan bagaimana alternatif pemecahan suatu masalah. Masalah-masalah yang dijumpai tentu banyak sekali. Namun karena berbagai keterbatasan, seperti keterbatasan; waktu, sumber daya manusia. Dana dan lain-lain, maka dalam memecahkan berbagai masalah yang timbul kita harus menyusun skala prioritas, masalah yang mana yang mendesak untuk segera dipecahkan. 2. Batang Tubuh Pada umumnya batang tubuh/isi laporan dijabarkan ke dalam bab dengan kerangka pikir yang logis dan sistematis. Namun untuk laporan yang jumlah halamannya kurang dari 20 halaman pemecahan batang tubuh ke dalam bab-bab bisa tidak perlu dilakukan. Sedangkan untuk laporan yang lebih luas, batang-batang tubuh laporan dapat dibagi dalam juduljudul bab: a. Keadaan dan permasalahan b. Analisis dan pemecahan masalah Keadaan dan permasalahan, memuat hasil pengamatan atas fakta-fakta keadaan sesungguhnya yang dilaksanakan di lapangan dan keadaan yang seharusnya dilaksanakan, serta berbagai permasalahan yang timbul. Permasalahan ini merupakan selisih antara keadaan yang sesungguhnya 3. Kesimpulan dan saran, serta rangkuman Apabila organisasi telah sedemikian besar dengan berbagai kegiatan yang sangat kompleks sering pemberi tugas atau penerima laporan (dalam hal ini atasan/pimpinan), tidak punya waktu untuk membaca secara tekun seluruh isi laporan. Yang penting baginya adalah kesimpulan, saran/rekomendasi beserta rangkuman yang diajukan oleh si pembuat laporan. a. Kesimpulan Kesimpulan merupakan perasan/intisari dari isi pokok laporan. Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta dan lebih banyak mempersoalkan hubungan-hubungan logis. Anda dalam membuat kesimpulan tidak perlu terlalu panjang lebar, lebih baik dalam bentuk butir-butir saja. 124 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Misal, untuk laporan yang berjumlah 50 halaman, kesimpulan cukup satu halaman saja. b. Saran Saran merupakan bagian paling akhir laporan. Kesimpulan dan saran-saran dalam sistematika laporan biasanya dijadikan dalam satu bab. Saran-saran yang disampaikan/dianjurkan adalah merupakan alternatif yang perlu diambil untuk memecahkan masalah/persoalan yang timbul. c. Rangkuman (synopsis) Rangkuman merupakan isi ringkas pokok-pokok laporan. Rangkuman dapat ditempatkan: a) Sebelum atau di depan bab pendahuluan, atau b) Sesudah bab kesimpulan dan saran, atau dapat pula c) Secara terpisah/tersendiri Rangkuman ini sangat diperlukan bagi pimpinan yang waktunya terbatas untuk membaca isi laporan secara keseluruhan. Acapkali ada hal-hal yang tidak dapat dirumuskan dalam kesimpulan, tetapi dapat muncul dalam saran-saran. Ini disebabkan karena pembuat laporan tidak hanya mengetahui fakta-fakta, melainkan juga menghayati masalahnya, sehingga ia mampu memberikan saran sebagai alternatif dalam memecahkan suatu masalah yang dihadapi. Modul Diklatpim Tingkat IV 125 4. Daftar Pustaka Daftar pustaka perlu dicantumkan dalam laporan apabila sumber acuannya berasal dari buku, majalah, surat kabar dan sebagainya. Pada laporan penelitian daftar pustaka ini merupakan keharusan. Daftar pustaka disusun sesuai dengan abjad serta penulisannya mengikuti ketentuan yang berlaku dalam perpustakaan. Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut ini: Bratawidjaya, Thomas Wiyasa. (1990). Surat Bisnis Moderen. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo. Subagyo, P. Joko. (1991). Metode Penelitian Dalam Teori dan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta. 5. Lampiran Lampiran merupakan data pendukung uraian isi laporan yang mungkin terlalu banyak, sehingga tidak dimasukkan dalam teks laporan. Karena apabila dimasukkan dalam teks laporan, dapat mengganggu kontinuitas laporan, dan lebih jauh lagi dikhawatirkan dapat mengganggu pengertian mengenai halhal yang diuraikan dalam teks laporan. Lampiran laporan, dapat berupa: Peraturan perundangan, surat-surat, bagan, diagram, tabel, gambar, foto, denah, kuesioner, risalah dan sebagainya. Apabila jenis/macam laporan banyak perlu dituliskan nomor urutnya. Sekian uraian mengenai bagaimana cara menyusun laporan mulai dari mendesian bab: Pendahuluan, Batang Tubuh, 126 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Kesimpulan, sampai dengan Saran serta Rangkuman Laporan. Nah, sekarang kami yakin seandainya Anda diminta untuk menyusun sebuah laporan tentu Anda sudah dapat menyusun sebuah laporan yang sesuai dengan kehendak atasan/pimpinan Anda. Modul Diklatpim Tingkat IV 127 sebagai pihak yang meminta dan akan menerima laporoan; e Kita mudah dalam mengumpulkan data Dengan ditentukan perihal (subjek) laporan, hal ini akan memudahkan kita dalam mengumpulkan data. Karena data yang kita kumpulkan adalah data yang akan menyangkut perihal (subjek) laporan, bukan data lainnya. D. Langkah-langkah Pembuatan Laporan Setiap Anda melakukan kegiatan, Anda pasti menempuh langkah-langkah yang harus Anda lalui. Demikian pula apabila Anda akan membuat laporan yang baik dan bermutu, tentu Anda harus melalui langkah-langkah tertentu, tidak diperkenankan seenaknya. Langkah-langkah berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda tempuh apabila akan menyusun laporan. 1. Menetapkan perihal (subjek) dan judul laporan Menetapkan perihal (subjek) laporan adalah langkah awal dalam membuat laporan. Maksud ditetapkan perihal laporan adalah agar: a Hal-hal yang akan dilaporkan jelas, maka perihal perihal yang akan dilaporkan harus jelas pula; b Ada pembatasan permasalahan yang jelas; c Kita dapat memenuhi keinginan pihak-pihak yang akan menerima laporan, yaitu pimpinan; d Dalam menetapkan perihal (subjek) laporan, kita harus memperhatikan apa saja yang diinginkan pimpinan Setelah Anda menetapkan perihal (subjek) laporan, kemudian Anda dapat tetapkan judul laporannya. Butirbutir yang muncul dalam judul suatu laporan biasanya sama dengan butir-butir yang ada dalam perihal (subjek) laporan. Demikian juga kata-kata dalam perihal laporan dan judul laporan biasanya sama. Jika ada bedanya hanya dalam redaksinya saja. Contoh: Seorang pimpinan Departemen X meminta laporan tentang keuangan projek Semester I TA 2006. Dengan demikian, maka kita dapat menentukan laporan sebagai berikut: judul Perihal laporan : “Laporan Keuangan Projek Semester I TA 2006 Departemen X” Judul laporan : “Laporan Keuangan Projek Semester I TA 2006 Departremen X”. 128 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Dapat pula berjudul : “Laporan tentang Keuangan Projek Semester I TA 2006 Departemen X” Atau mungkin judul laporan dapat berbeda. Coba Anda menetapkan alternatif judul lainnya! 2. Mengumpulkan data Langkah selanjutnya setelah Anda menetapkan perihal dan judul laporan, maka langkah yang kedua adalah mengumpulkan data. Mengapa dalam menyusun laporan kita perlu mengumpulkan data? Karena memang data sangat menentukan nilai dan tingkatan kebenaran isi laporan. Dapat kita bayangkan apabila laporan yang kita susun tidak berdasarkan data yang sesungguhnya, tetapi berdasarkan perkiraan-perkiraan dan rekaan-rekaan, bahkan mungkin berdasarkan rekayasa pembuat laporan. Apabila ada laporan yang demikian, maka pimpinan dalam mengambil keputusan tentu tidak akan tepat. Karena laporan sebagai salah satu bahan pengambilan keputusan tidak berdasarkan keadaan yang sesungguhnya. Oleh karena itu, hal ini tidak boleh terjadi dalam menyusun laporan. Ada beberapa data yang dapat Anda pergunakan dalam menyusun laporan, misalnya: Surat-surat keputusan, dan landasan-landasan yuridis lainnya; a. Skema atau struktur organisasi; b. Data kepegawaian, keuangan, materiil, peralatan, dan lain sebagainya; c. Rencana kerja; Modul Diklatpim Tingkat IV d. e. f. g. 129 Notulen rapat; Grafik, tabel, bagan, denah; Uraian tugas (job description); Buku pedoman kerja. Untuk mengumpulkan data primer, tahukah Anda ada berapa macam metode atau teknik pengumpulan data? Metode atau teknik pengumpulan data primer ada tiga macam, yaitu: pengamatan (observasi), kuesioner, dan wawancara (interview). a. Metode pengamatan (observasi) Pengamatan biasanya diartikan sebagai pengamatan dan pencatatan dengan sistematis fenomena-fenomena yang diselidiki. Menurut Sutrisno Hadi (1995), metode pengamatan ada tiga jenis yaitu: 1) Observasi partisipan Kita dapat menyebut suatu observasi sebagai observasi partisipan jika seorang yang mengadakan observasi (observer) turut ambil bagian dalam perikehidupan orang atau orang-orang yang diobservasi (observees), bukan pura-pura semata. Namun, jika unsur partisipapsi sama sekali tidak terdapat dalam observasi disebut non participant observation. 2) Observasi sistematik Observasi sistematik yang biasa juga disebut observasi berkerangka (structured observation) adalah observasi yang mempunyai kerangka dan 130 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan memuat faktor-faktor yang kategorisasinya telah diatur terlebih dahulu. Sedangkan kalau observasi nonsistematik adalah sebaliknya. Coba Anda memberikan rumusan sendiri apa yang dimaksud dengan observasi nonsistematik. 3) Observasi eksperimental Observasi eksperimental adalah observasi yang dilakukan dengan mengendalikan unsur-unsur penting dalam suatu situasi agar situasi itu diatur dan dikendalikan sesuai dengan tujuan penelitian untuk menghindari faktor-faktor yang bisa mempengaruhi situasi tersebut. b. Metode kuesioner Metode kuesiner adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan menyebarkan kueseioner. Dengan menggunakan kuesioner, kita dapat mengumpulkan data mengenai perbuatan-perbuatan yang sangat pribadi (misalnya jumlah penghasilan, jumlah pengeluaran, prasangka-prasangka dan semacamnya), dan perbuatan-perbuatan di masa yang lampau. Data seperti itu tidak dapat diungkap dengan menggunakan metode observasi. Ada dua macam kuesioner, yaitu kuesioner langsung dan tidak langsung. Suatu kuesioner disebut kuesioner langsung jika daftar pertanyaan dikirim langsung kepada orang yang ingin diminta pendapat, keyakinan, atau diminta menceritakan tentang keadaan dirinya Modul Diklatpim Tingkat IV 131 sendiri. Sebaliknya, kuesioner disebut kuesioner tidak langsung jika daftar pertanyaan dikirim kepada seseorang yang diminta menceriterakan tentang keadaan orang lain. c. Metode wawancara (interview) Wawancara adalah suatu proses tanya jawab lisan, di mana dua orang atau lebih berhadap-hadapan secara fisik (bersemuka) yang satu dapat melihat muka yang lain, dan dapat mendengarkan suara yang lain dengan telinganya sendiri. Pengumpulan data dengan menggunakan wawancara dapat mengungkapkan tentang tanggapan, pendapat, keyakinan, perasaan, motivasi, proyeksi seseorang terhadap masa depannya. Anda dapat mengumpulkan data sekunder dengan menggunakan metode kepustakaan. Coba jelaskan apa yang dimaksud dengan pengumpulan data dengan menggunakan metode kepustakaan! 3. Evaluasi data Langkah pembuatan laporan berikutnya, setelah data dikumpulkan, data tersebut dievaluasi. Mengapa demikian? Karena kita yakin bahwa data tersebut : a. ada relevansinya dengan kebutuhan b. sahih/absah/valid c. berkualitas d. benar secara kuantitas 132 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Apabila data tersebut telah dinilai ternyata paling sedikit telah memenuhi empat keyakinan tersebut di atas, maka data tersebut siap diolah (dianalisis) 4. Pengolahan data Apa yang Anda ketahui tentang pengklasifikasian data? Yang dimaksud dengan pengklasifikasian data adalah kegiatan menggolongkan aneka ragam data ke dalam kategori-kategori, yang jumlahnya lebih terbatas. Kegiatan klasifikasi data dilakukan dengan menggolongkan aneka ragam data/jawaban yang diperoleh, ke dalam kategori-kategori yang jumlahnya lebih terbatas. Pengklasifikasian perangkat kategori itu penyusunannnya harus memenuhi syarat bahwa setiap perangkat kategori dibuat berdasarkan kriterium tunggal, artinya bahwa setiap perangkat kategori harus lengkap, sehingga tidak ada jawaban responden yang tidak mendapat tempat, dan kategori yang satu dan yang lainnya harus terpisah secara jelas tidak tumpang tindih. Pengklasifikasian data akan sangat berguna untuk: a. Menyusun sistematika laporan Setelah data dikelompokkan menurut masalah, jenis, dan sifatnya, akan tergambar sistematika laporan yang benar. b. Menentukan data mana yang perlu diolah, dan data mana yang perlu ditinggalkan atau tidak perlu dimasukkan, serta data mana pula yang cukup disertakan sebagai lampiran saja. Modul Diklatpim Tingkat IV 133 c. Mengoreksi antara data yang satu dan data yang lainnya, sehingga akan mempermudah dalam analisisnya. d. Pengklasifikasian data digolongkan ke dalam : 1) Klasifikasi kronologis atau temporal Pengklasifikasiannya ditentukan bisa berdasarkan menit, jam, hari, minggu, bulan, tahun, dan sebagainya. 2) Kasifikasi geografis Pengklasifikasiannya ditentukan bisa berdasarkan: negara, daerah, regional, kota, desa, kampung, dan sebagainya. 3) Klasifikasi kualitatif atau atribut Pengklasifikasiannya ditentukan bisa berdasarkan. jenis kelamin, pekerjaan, status material, kebangsaan dan sebagainya. 4) Klasifikasi kualitatif Pengklasifiasiannya ditentukan bisa dengan besarnya, jumlahnya, luasnya, tingginya, dan sebagainya. Contoh: Pada tabel di bawah terlihat bahwa garis kemiskinan sejumlah daerah di Indonesia untuk wilayah perkotaan tahun 2002 sebesar 130.499, meningkat menjadi 143.455 pada tahun 2004. Sedangkan untuk wilayah pedesaan tahun 2002 sebesar 96.512, meningkat menjadi 108.725 tahun 2004. 134 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Tabel 3.1. Garis Kemiskinan Sejumlah Daerah di Indonesia 2002-2004 (Rp/Kapita/Bln) DAERAH Sumatera Jawa dan Bali Nusa Tenggara Kalimantan Sulawesi Maluku Papua Indonesia PERKOTAAN 2002 134.980 134.413 118.290 134.863 121.222 n.a n.a 130.499 2003 147.594 146.946 126.422 146.947 132.330 132.434 154.905 138.803 PEDESAAN 2004 159 155.129 143.176 155.461 141.229 163.097 160.866 143.455 2002 100.707 101.002 87.043 106.325 96.444 n.a n.a 96.512 2003 107.621 94.472 90.803 112.804 103.993 105.882 119.568 105.888 2004 123.616 103.672 97.286 128.475 111.808 115.456 130.649 108.725 Sumber : Diolah dari data BPS, Data per daerah dengan menggunakan rata-ata sederhana 5. Kode (memberi kode) Apakah Anda mengetahui apa yang disebut dengan koding? Koding adalah kegiatan menandai data/jawaban dengan kode tertentu. Apabila kita menganalisis data kuantitatif, maka kode yang diberikan adalah angka. Contoh: Data berupa jawaban. Jawaban yang bermakna positif diberi kode 1, sedangkan yang bermakna negatif diberi kode 0. 135 Modul Diklatpim Tingkat IV Contoh: Tabel Jumlah Pegawai Negeri Sipil, dirinci menurut Tingkat Pendidikan, Keadan Juni 2006. Tabel 3.2. Jumlah Pegawai Negeri Sipil Dirinci menurut Tingkat Pendidikan Keadaan Juni 2006 Tingkat Pendidikan 1. SD 2. SLTP 3. SLTA 4. Diploma I 5. Diploma II 6. Diploma III 7. Diploma IV 8. Strata 1/S-1 9. Strata 2/S-2 10. Strata 3/S-3 Jumlah Jumlah 103.119 113.146 1.323.625 59.496 601.887 290.325 9.834 1.032.097 90.973 8.749 3.633.261 % 2,8 3,1 36,4 1,6 16,6 8,0 0,3 28,4 2,5 0,2 100 Sumber: Badan Kepegawaian Negara 7. Membuat kerangka laporan 6. Tabulasi Yang dimaksud dengan tabulasi adalah usaha penyajian data, terutama untuk pengolahan data yang menjurus ke analisis kuantitatif, biasanya menggunakan tabel. Dalam membuat kerangka laporan, secara garis besar mencakup hal-hal sebagai berikut: a. Deskripsi keadaan secara aktual; b. Analisis terhadap objek yang dilaporkan; c. Kesimpulan dan saran; d. Rangkuman; e. Daftar pustaka; f. Lampiran. 136 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan 137 Modul Diklatpim Tingkat IV Demikianlah uraian tentang langkah-langkah pembuatan laporan manajerial. Contoh : Bagan 3.1. Struktur Organisasi Kecamatan Menurut PP 8 Tahun 2003 E. Teknik Penyajian Data Camat Dalam subbab ini akan dijelaskan teknik penyajian data. Untuk dapat memahami dengan cepat teknik penyajian data, Anda harus sudah memahami uraian tentang sub-sub bab yang mendahuluinya. Ada beberapa teknik penyajian data. Apakah Anda sudah memahaminya? Jika belum, marilah kita ikuti uraian berikut ini. Teknik penyajian data ada bermacam-macam bentuknya yaitu: Jabatan Fungsional Seksi Seksi Sekretaris Camat Seksi Seksi Seksi Sumber : Pusat Kajian Kinerja Kelembagaan, LAN, 2003 1. Bagan Penyajian laporan dalam bentuk bagan, dengan cepat akan memperlihatkan korelasi antara suatu aspek dan aspek lain. Adapun jenis-jenis bagan adalah sebagai berikut: a. Bagan organisasi Bagan ini menggambarkan struktur organisasi, dirinci ke dalam sub-sub unitnya sampai unit terkecil, serta sekaligus menggambarkan hubungan vertikal maupun horisontal antara pimpinan dan bawahan atau antara unit-unit kerja yang ada. b. Bagan Proses Dalam bagan ini terdapat bahan informamsi tentang urutan tahap-tahap pelaksanaan kerja serta rangkaian hubungan antara satu dan yang lain dalam pelaksanaan bidang kegiatan, misalnya pegadaian barang jaminan. Bagan proses ini disebut juga bagan prosedur. 138 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Contoh: Bagan 3.2. SOP Pengadaan Barang Jaminan 139 Modul Diklatpim Tingkat IV Contoh: Bagan 3.3. Prosedur Dan Mekanisme Penilaian Contoh: PIMPINAN SOP Pegadaian Barang Jaminan Dan/atau . Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir Nasabah pulang dengan tersenyum Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan seperlunya Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan SBK Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang tercantum Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan fotocopy KTP Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta disposisi Manajer Cabang. Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan kepada nasabah STAF PENILAI MENYUSUN PEDOMAN PENILAIAN DAN INSTRUMEN LAPORAN PENILAIAN HASIL PENILAIAN MENILAI LAPAORAN c. Bagan Arus Yang dimaksud dengan bagan arus adalah penggambaran tahap-tahap dan rangkaian penerusan pekerjaan sampai terwujudnya suatu hasil akhir. MENYUSUN LAPORAN ALUR KEGIATAN ALUR UMPAN BALIK UNIT PELAKSANA PEKERJAAN 140 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan d. Bagan Gambar Data yang disajikan dalam bagan gambar berbentuk gambar. Penyajian data dalam bentuk gambar maksudnya adalah agar laporan yang disajikan lebih menarik jika dibandingkan dengan laporan yang disajikan dalam bentuk tulisan biasa atau yang disajikan Modul Diklatpim Tingkat IV 141 Bagan 3.5. Produksi Ikan Laut Dan Ikan Darat Kabupaten Lampung Timur Tahun 2002-2003 (Dalam ton) dengan bentuk angka-angka saja. Contoh: Bagan di bawah ini menunjukkan produksi nanas dan duku Kabupaten Muaro Jambi Tahun 2001-2002 Bagan 3.4. Total Produksi Nanas Dan Duku Kabupaten Muaro Jambi Tahun 2001-2002 (dalam ton) Sumber: Kabupaten Lampung Timur Dalam Angka 2002 BPS e. Bagan Pohon Anda pasti tahu mengapa disebut bagan pohon? Disebut bagan pohon karena dibuat dengan mengibaratkan pohon dengan akar-akar dan cabang utamanya sebagai asal dari cabang-cabang dan rantingranting. Pada contoh di bawah, kita dapat mengidentifikasikan sebab-akibat dengan menggunakan pohon masalah tersebut. Sumber : Dinas Pertanian Kabupaten Muaro Jambi, 2003 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Contoh: Contoh: Grafik 3.1. Grafik Garis Jumlah Murid dan Perubahannya Bagan 3.6. Pohon Masalah AKIBAT Sasaran Tidak Tercapai Produktivitas Rendah Disiplin Rendah Pendidikan Formal Rendah Pegawai Kurang Terampil Motivasi Rendah 143 Modul Diklatpim Tingkat IV SEBAB Kesejahteraan Pegawai Rendah Kesempatan Mengikuti Diklat Terbatas 2. Grafik Data dapat disajikan pula dalam bentuk grafik, yaitu angka-angka yang disajikan dengan cara-cara tertentu. Grafik dapat digunakan untuk mengetahui sebab musabab terjadinya suatu keadaan, dan juga menunjukkan arah kecenderungan suatu perkembangan. a. Grafik Garis Grafik ini berupa garis yang menghubungkan titik-titik tertentu yang terletak di antara dua sumbu vertikal dan horisontal, dimaksudkan misalnya untuk menunjukkan angka jumlah murid dan perubahannya, kenaikan/penurunan pada waktu-waktu tertentu. 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 2002 2003 2004 2002 2003 2007 S u Ja ma te w a r da a N n us B a Te ali ng ga K ra al im an ta n S ul aw es i M al uk u P ap ua In do n es ia 142 b. Grafik Lajur Selain dengan grafik garis, angka-angka keadaan dapat juga digambarkan dalam bentuk lajur-lajur segi empat panjang. Lajur-lajur tersebut digambarkan secara berdampingan satu sama lain yang menghasilkan apa yang disebut grafik lajur. Contoh: Grafik 3.2. Garis Kemiskinan di Indonesia Garis Kemiskinan di Indonesia 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 DAERAH Jawa dan Bali Daerah Sulawesi Indonesia 144 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan c. Grafik Lingkaran Grafik lingkaran dapat digunakan untuk menggambarkan perbandingan dan hubungan antara serangkaian data. Tabel 3. 3.Jumlah Sekolah Menurut Tingkat dan Jenis Tahun 1988/1989 NO. Grafik 3.3. Jumlah Kemiskinan Perkotaan di Indonesia Jumlah Kemiskinan Perkotaan di Indonesia 130.499 0 134.98 1. 2. Setelah kita mempelajari jenis-jenis bagan dan jenis grafik, marilah kita selanjutnya mempelajari tabel. Penyajian data dalam bentuk tabel atau daftar merupakan ringkasan jumlah data dari variabel tertentu, dimaksudkan untuk memudahkan analisis. Contoh: STATUS INPRES SWASTA JUMLAH 76.606 - 36.133 425 10.066 - 36.190 447 145.6321 20 207 - - 207 4. Sekolah Lanjutan Pertama (SLP) Sekolah Menengah Pertama (SMP) SKKP ST SLTP lainnya 7.128 6.861 74 193 50 - 13.206 13.131 19 56 - 20.334 19.992 93 249 50 Sekolah Lanjutan Atas SMA SMEA AMKK STM SPG SGO SLTA lainnya 2.359 1.555 307 83 149 210 55 325 - 8.323 5.549 1.242 60 726 407 39 242 10.682 7.104 1.549 143 875 617 94 267 134.413 3. Tabel Taman Kanak-Kanak Sekolah Luar Biasa Sekolah Dasar Sekolah Dasar Percobaan NEGERI BIASA 57 22 58.959 20 Sekolah Dasar Luar Biasa (SDLB) 5. 118.29 SEKOLAH 3. 121.222 134.863 145 Modul Diklatpim Tingkat IV 6. 7. 4. Model Matematik Dalam proses analisis, pengolahan data yang tepat kadang-kadang harus menggunakan rumus-rumus statistik. a. Mengukur Tendensi Sentral Mengukur sentral tendensi adalah perlakuan statistik secara sederhana terhadap distribusi yang mencoba menemukan gambaran tunggal untuk menggambarkan keseluruhan distribusi. Ketiga yang paling umum digunakan adalah mean, median, dan mode. Pemilihan ukuran 146 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Modul Diklatpim Tingkat IV 147 mana yang digunakan terserah pada penulis laporan. keseluruhan klas yang mempunyai frekuensi yang paling tinggi. b. Mean Mean adalah angka yang kita dapat jika total nilai dalam suatu distribusi dibagi oleh jumlah nilai distribusi. Sebagai contoh, jika enam orang dalam suatu tes memperoleh nilai masingmasing adalah 60, 70, 75, 80, 85, 90, jumlah nilai total adalah 620. Membagi 620 dengan 8 hasilnya aritmatik mean 77,5. Kita mengatakan/ menamakan 77,5 adalah nilai rata-rata (average score), tetapi mean adalah suatu istilah yang lebih tepat. e. Range Sebab nilai-nilai ekstrim dapat mempengaruhi ukuran tendensi sentral, range – perbedaan antara nilai yang paling rendah dan nilai yang paling tinggi – sering digunakan untuk menggambarkan batas-batas dari distribusi. Skor tes 20, 30, 75, 75, 80, 85, 95, dan 95 mempunyai suatu range 20 sampai 95, atau 76 nilai (95 dikurangi 20 plus 1, untuk menghitung keduanya baik 20 dan 95). c. Median Median adalah nilai tengah dalam suatu distribusi. Sebagai contoh, hasil skor tes adalah 60, 65, 70, 75, 80, 85 dan 100 sehingga mempunyai suatu nilai tengah 75, skor tengah dari ketujuh skor. d. Mode Mode adalah dinilai yang paling sering ditemukan dalam suatu distribusi. Sebagai contoh, hasil skor suatu tes ialah 65, 70, 75, 75, 75, 80, 80, 80, 90 dan 95 akan mempunyai mode 75, karena 75 yang paling sering dalam distribusi tersebut. Dalam kelompok data, mode adalah bukan nilai tunggal tetapi adalah rentang F. Penyajian Laporan Sebagaimana telah disebutkan, bahwa bentuk-bentuk laporan tertulis adalah: Memo/Nota, Surat, Memograf, Buku, dan Matriks. Bagaimana cara penyajiannya, marilah kita ikuti uraian berikut ini. 1. Bentuk Memo/Nota Anda dapat menyajikan laporan dalam bentuk Memo/Nota, apabila Anda bermaksud melaporkan objek laporan yang hanya memuat pokok-pokoknya saja, singkat dan untuk diedarkan di kalangan intern. Penyajian laporan dalam bentuk ini biasanya disajikan di atas sehelai formulir atau blangko memo/nota. Apabila kantor 148 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Anda tidak mencetak formulir atau blangko memo/nota, Anda dapat merancang sendiri formulir atau blangkonya. Untuk dapat merancang blangko atau formulir dimaksud, Anda perlu memperhatikan bagian-bagian penting memo, yang menurut E. Martono (1990) dalam bukunya “Mahir Surat-menyurat Dinas Bahasa Indonesia”, digolongkan ke dalam tiga bagian penting, yaitu: kepala, badan dan kaki memo. Kepala memo/nota memuat nama dan alamat kantor, kadang-kadang dilengkapi dengan gambar lambang atau logo, perkataan “Memo atau Memorandum/Nota Dinas”, Kepada, Dari, Hal dan “Tanggal” (apabila tanggal ditulis sebelum pesan). Badan memo/nota memuat pesan/laporan yang disampaikan. Kaki memo/nota pada umumnya terdiri dari “tanggal” (apabila tanggal ditulis sesudah pesan), tanda tangan dan nama jelas. Mengenai penulisan tanggal, ada yang ditulis sebelum dan ada pula yang ditulis sesudah pesan yaitu sebelum tanda tangan. Laporan bentuk memo/nota diketik dua spasi, kecuali: a. Jarak pengetikan antara kepala memo/nota dan badan memo/nota adalah empat spasi b. Jarak antara badan dan kaki memo/nota juga empat spasi c. Baris pertama setiap alinea, diketik masuk lima ketuk dari pasak kiri. 2. Laporan berbentuk surat Laporan bebentuk surat ini dibuat dalam bentuk surat resmi. Isinya lebih panjang dan lebih rinci daripada laporan bentuk Modul Diklatpim Tingkat IV 149 memo/nota. Jumlah halaman antara 2 s.d. 4 halaman, diketik dengan dua spasi. Kecuali untuk bagian-bagian laporan tertentu. Sebagaimana diuraikan dalam buku “Surat Bisnis Moderen” yang disusun oleh Thomas Wiyasa Bratawidjaya, bentuk surat resmi atau surat dinas pada instansi-instansi pemerintah di Indonesia pada umumnya berbentuk setengah lurus. Bentuk surat resmi antara lain mempunyai ciri dengan tidak menggunakan pembuka maupun penutup surat. Bentuk surat resmi merupakan bentuk variasi, yang terdiri atas: a) Bentuk setengah lurus dengan bagian alamat surat ditempatkan di bagian kanan atas, di bawah nama tempat dan tanggal surat. b) Bentuk setengah lurus dengan bagian alamat surat ditempatkan di sebelah kiri vertikal di bawah nomor dan perihal surat Kedua bentuk surat resmi tersebut, dapat kita jadikan model dalam menyajikan laporan dalam bentuk surat. Penomoran halaman menggunakan angka arab: 1, 2, 3, dst, di tengahbawah. Kecuali halaman pertama surat, tidak diberi nomor, tetapi tetap diperhitungkan sebagai halaman pertama. 3. Laporan berbentuk memograf Disebut laporan berbentuk memo/nota dan surat, kita dapat pula menyajikan laporan dalam bentuk memograf. Penyajian 150 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan laporan dalam bentuk memograf, isi laporannya lebih luas dan lebih rinci jika dibandingkan dengan penyajian laporan dalam bentuk memo/nota maupun bentuk surat. Penyajiannyapun lebih sistematik, bagian-bagian laporan seperti: Pendahuluan, Batang Tubuh, Penutup secara eksplisit jelas penyajiannya. Laporan bentuk memograf ini, penyampaiannya perlu dengan surat pengantar. a. Penomoran halaman 1) Menggunakan angka arab: 1, 2, 3, dst, diletakan di tengah bawah 2) Halaman pertama tidak usah diberi nomor halaman, tetapi tetap diperhitungkan sebagai halaman pertama. b. Cara penulisan 1) Judul laporan ditulis dengan huruf besar semua. Letaknya di tengah halaman pertama 2) Bab dan judul bab: ditulis dengan hutuf besar semua. Diketik mulai dari pasak pinggir kiri, dengan tanpa menuliskan kata “BAB” Contoh: 1. PENDAHULUAN 2. KEGIATAN YANG DILAKUKAN Urutan subbab menurut abjad huruf besar: A, B, C, D, dan seterusnya Judul sub-sub bab ditulis dengan huruf kecil dan digarisbawahi, dengan nomor urut angka arab: 1, 2, 3, dan seterusnya. Modul Diklatpim Tingkat IV 151 Judul uraian dari sub-sub bab ditulis dengan huruf kecil tanpa garis bawah, dengan nomor urut abjad kecil: a, b, c, d, dan seterusnya Penulisan uraian selanjutnya dengan huruf kecil tanpa garis bawah, dan penomoran selanjutnya bisa dilanjutkan sesuai dengan keperluan. c. Cara pengetikan Laporan memogarf diketik dengan 2 spasi menggunakan kertas kuarto/A4, dengan batas-batas pengetikan: • Bagian atas dan bawah: 2 cm (kecuali halaman pertama: 5 cm di bagian atas) • Bagian samping kiri dan kanan: 3 cm Jarak judul laporan dan (Bab) I PENDAHULUAN: 4 spasi, bab dengan sub bab dan seterusnya 2 spasi. Jumlah halaman laporan berbentuk memograf antara 5 sampai dengan 10 halaman 4. Laporan berbentuk matriks Laporan dalam bentuk ini disajikan dengan mengisi matriks/format yang ada. Contoh: 152 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan LAPORAN KEGIATAN BULANAN UNIT : BULAN : TAHUN : No . NAMA KEGIATA N MASALA H YANG DIHADAPI PENYEBA B CARA MENANGGULANG I 153 Modul Diklatpim Tingkat IV • Bab I sampai dengan Bab terakhir diberi angka arab: 1, 2, 3, 4, dan seterusnya Pada halaman pertama setiap Bab tidak diberi nomor halaman, tetapi diperhitungkan Misalkan: halaman terakhir bab I adalah 15, maka halaman kedua Bab II adalah 17 Cara penulisan • Bab: ditulis dengan huruf besar semua, nomor Surabaya, 2006 urutnya angka romawi. Letaknya ditengah; BAB I, BAB II, BAB III, dan seterusnya. • Judul bab: ditulis dengan huruf besar semua, dua spasi di bawah BAB (di tengah) Nama pelapor, 5. Laporan berbentuk buku a. Naskah laporan Pada umumnya naskah laporan tertulis berbentuk buku terdiri dari lembar-lembar halaman: • Judul • Kata Pengantar • Daftar Isi • Bab Pendahuluan • Bab-bab Batang Tubuh • Rangkuman • Lampiran-lampiran b. Penomoran halaman Kata pengantar dan daftar isi Rangkuman diberi angka romawi kecil: i, ii, iii, iv, dan seterusnya • Urutan Sub Bab: menurut abjad huruf besar: A, B, C, D, dan seterusnya • Judul Sub-sub bab: ditulis dengan huruf kecil dan digarisbawahi, nomor urutnya angka arab: 1, 2, 3, dan seterusnya • Judul uraian dan sub-sub bab: ditulis dengan huruf kecil tanpa digaris bawahi, dengan nomor urut abjad kecil: a, b, c, d, dan seterusnya • Penomoran tersebut bisa dilanjutkan lagi sesuai dengan keperluan c. Cara pengetikan 1). Laporan diketik 2 spasi menggunakan kertas kuarto/A4 dengan batas-batas pengetikan: • Bagian atas dan bawah: 2 cm (kecuali bab: 5 cm di bagian atas) 154 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan • Bagian samping kiri: 4 cm • Bagian samping kanan: 3 cm 2). Jarak pengetikan antara Bab dengan Sub bab: 4 spasi Sub bab dengan ; 3). Pengetikan baris pertama alinea masuk 5 ketuk. d. Sistematika laporan 1). Sistematika penulisan laporan ada dua macam, yaitu: Sistem desimal (digit system) Sistem gabungan angka dan huruf 2) Bentuk sistematika laporan ada dua yaitu: Bentuk umum Bentuk khusus 155 Modul Diklatpim Tingkat IV BENTUK TRADISIONAL LAPORAN SEMESTER I DIREKTORAT PEMBINAAN WIDYAISWARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA TAHUN ANGGARAN 2006 e. Pengetikan lembaran judul/sampul laporan Dalam pengetikan lembaran judul/sampul laporan diperlukan pengetikan yang artistik. Untuk pengetikan lembaran ini menurut Siwi Kadarmo dalam buku “Sekretaris dan Tugas-tugasnya”, ada dua bentuk pengetikan, judul/sampul laporan yaitu: • Bentuk tradisional • Bentuk nontradisional Kedua bentuk ini isinya sama, yaitu menunjukan judul/sampul laporan, hanya penempatannya yang berlainan. LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA JAKARTA, 2006 156 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan BENTUK NONTRADISIONAL LAPORAN SEMESTER I DIREKTORAT PEMBINAAN WIDYAISWARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA TAHUN ANGGARAN 2006 157 Modul Diklatpim Tingkat IV Ukuran besarnya huruf dapat diatur/disesuaikan, agar tampak indah/artistik. Ruang kosong antara judul laporan dan nama lembaga, tempat membuat laporan dan tahun dapat diberikan ilustrasi yang menggambarkan kagiatan unit/instansi yang bersangkutan. Dapat juga ditampilkan foto kegiatan unit/instansi yang bersangkutan. Namun, laporan yang disusun oleh perorangan ruang tersebut disi dengan kata-kata : Disusun Oleh : Dra. Puji Hastuti, M.Pd CONTOH SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN SISTEM DESIMAL SISTEM DESIMAL 1. 2. 3. 4. LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA JAKARTA, 2006 .................................................................................................................................... 3.1. ......................................................................................................................... 3.2. ........................................................................................................................ 3.3. ......................................................................................................................... ................................................................................................................................... 2.1. .......................................................................................................................... 2.2. ......................................................................................................................... 2.3. .......................................................................................................................... 2.3.1. ......................................................................................................... 2.3.2. ......................................................................................................... 2.3.3. ......................................................................................................... ................................................................................................................................... 3.1. ......................................................................................................................... 3.2. ......................................................................................................................... 3.3. .......................................................................................................................... 3.3.1. .............................................................................................................. 3.3.2. ............................................................................................................. 3.3.3. ............................................................................................................. .......................................................dan seterusnya 158 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan CONTOH SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN SISTEM GABUNGAN ANGKA DAN HURUF SISTEM GABUNGAN ANGKA DAN HURUF I .................................................................................................. A. ........................................................................................... B. ........................................................................................... C. ........................................................................................... II. ................................................................................................ A. ........................................................................................ B. ........................................................................................... C. ........................................................................................... 1. .................................................................................... 2. .................................................................................... 3. .................................................................................... III. ................................................................................................ A. ........................................................................................... B. ........................................................................................... C. ........................................................................................... 1. ................................................................................... 2. ................................................................................... 3. ................................................................................... IV. .................................................dan seterusnya Modul Diklatpim Tingkat IV 159 G. Latihan 1. Anda setelah mengetahui beberapa pengertian laporan yang dikemukakan oleh para ahli, coba Anda berikan pengertian apa laporan itu? 2. Jelaskan secara singkat arti peranan laporan sebagai bahan pertanggungjawaban! 3. Laporan secara garis besar ada beberapa macam. Coba Anda jelaskan masing-masing! 4. Sebutkan macam-macam laporan manajerial yang Anda kenal! 5. Jelaskan secara singkat persyaratan dalam membuat laporan yang baik! 6. Sebutkan dan jelaskan secara singkat beberapa macam bentuk teknik penyajian data! 7. Jelaskan bagaimana penomoran halaman: kata pengantar dan daftar isi, Bab I sampai yang terakhir. 8. Jelaskan bagaimana cara penulisan Judul Bab. Judul Subsubbab untuk laporan yang berbentuk buku. 9. Menurut Anda, ada berapa macam sistematika penulisan laporan dan sebutkan! 10. Ambil beberapa kertas, alat tulis. Anda sekarang diminta untuk berlatih teknik menulis laporan yang baik, mulailah dengan pendahuluan, batang tubuh, kesimpulan dan saran serta rangkuman, daftar pustaka serta lampiran. 160 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan H. Rangkuman Laporan adalah alat komunikasi yang berisi keterangan, informasi, ide-ide yang disajikan secara tertulis mengenai tanggung jawab yang dibebankan kepada seseorang. Peranan laporan dalam organisasi sebagai alat komunikasi ke atas, alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan, pengawasan/pengendalian, atau dalam pengambilan keputusan. Dalam komunikasi administrasi, sebagai pertanggungjawaban, penyampaian informasi, bahan pengambilan keputusan, alat pembina kerja sama, dan alat mengembangkan cakrawala. Laporan ada beberapa macam, yaitu laporan penelitian/laporan akademik, dan laporan administrasi/manajerial. Laporan manajerial dapat dibedakan menurut tujuannya, waktunya, gaya penulisannya, bentuk laporan tertulisnya. Siklus manajemen adalah proses kegiatan pelaksanaan fungsifungsi manajemen (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan pelaksanaan, pengendalian pengawasan, dan pelaporan). Sistem pelaporan memegang peranan penting dalam siklus manajemen, oleh karena itu harus diikuti dengan tindakan pemantauan (monitoring) dan laporan pemantauannya, pengawasan dan pengendalian serta buat LHP dan BAP-nya, serta lakukan evaluasi dan laporan evaluasinya. Modul Diklatpim Tingkat IV 161 Laporan harus memenuhi beberapa macam persyaratan. Laporan tentunya kurang sempurna, jika tidak memenuhi persyaratan. Persyaratan laporan manajerial yang baik ada tujuh, yaitu benar dan objektif, bahasanya jelas, langsung mengenai sasaran, lengkap dalam berbagai aspek, tegas dan konsisten, tepat waktu, dan yang terakhir yaitu tepat penerima. Laporan jika kurang persyaratannya, artinya kurang memenuhi kriteria, maka laporan kurang dapat mencapai tujuannya, dapat menyesatkan pimpinan, bahkan dapat menimbulkan dampak dan ekses yang membahayakan. Oleh karena itu, agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diharapkan, misalnya menghindari laporan manajerial yang salah dan menyesatkan, ke tujuh syarat seyogyanya diterapkan dalam tugas-tugas Anda sehari-hari. Teknik penyajian data dalam penulisan laporan dapat dilengkapi dengan bagan organisasi proses atau perbandingan, grafik, tabel, model matematik, dan tulisan biasa dalam bentuk esai. Teknik penyajian laporan dapat berbentuk memo/nota, surat, memograf, matriks dan dalam bentuk buku. Dalam menulis laporan perlu diperhatikan juga perwajahannya, yaitu lembar-lembar halamannya, mulai dari lembaran judul sampai dengan lampiran, penomoran halaman, cara penulisan Bab, Judul Bab, Sub-subbab, penomorannya, cara pengetikan, dan sistematika laporan. Penyusunan laporan ada bagian-bagiannya. Bagian-bagian laporan terdiri atas bagian Pendahuluan, Batang Tubuh, Kesimpulan, saran serta rangkuman, Kepustakaan, dan Lampiran. 162 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Bab Pendahuluan, berisi latar belakang penulisan laporan dan bermaksud mengantarkan dan mengajak pembaca untuk mengikuti pokok-pokok persolan secara runtut. Bab yang memuat Batang Tubuh. Laporan yang jumlah halamannya lebih dari 20 halaman, batang tubuh laporan dapat dibagi ke dalam judul-judul bab yaitu: keadaan dan permasalahannya, analisis dan pemecahan masalah. Laporan yang jumlah halaman kurang dari 20 halaman pemecahan batang tubuh ke dalam bab-bab tidak diperlukan. Bab Kesimpulan dan Saran serta Rangkuman perlu dimuat, karena pimpinan/atasan tidak mempunyai banyak waktu luang untuk membaca seluruh isi laporan, maka kesimpulan, saran atau rekomendasi serta rangkuman yang diajukan oleh si pembuat laporan sangat penting artinya bagi pimpinan. Kepustakaan perlu dicantumkan, jika penulisan suatu laporan mengambil acuan dari berbagai buku atau hasil penelitian yang sudah dipublikasikan. Yang terakhir, ialah lampiran. Lampiran merupakan data pendukung uraian isi laporan. Lampiran dapat berupa peraturan perundangan, surat, bagan, diagram, tabel, gambar, foto, denah, dan lain-lain. Jika lampiran tersebut banyak perlu dicantumkan nomor urutnya. BAB V PENUTUP A. Simpulan Pengelolaan informasi dan penulisan laporan merupakan kegiatan yang penting dalam sistem informasi tiap organisasi. Penanganan data/informasi merupakan tugas perkantoran namun dalam kenyataannya, setiap orang yang tergabung dalam suatu organisasi selalu membutuhkan dan menghasilkan data/informasi. Kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengelolaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/kegiatan administratif. Dalam perkembangannya kantor berkembang moderen yang juga mendayagunakan biaya serta tata laksana yang efektif, efisien dan produktif. Sistem yang berhubungan dengan penanganan informasi dalam kaitannya dengan pimpinan harus dapat mendukung tugas pimpinan di semua tingkatan. Sistem informasi manajemen ini juga mendukung para pelaksana. Informasi yang dihasilkan oleh sistem ini ditegaskan mendukung fungsi operasional, fungsi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan. Peranan laporan dalam organisasi adalah sebagai alat komunikasi yang berisi informasi ke atas, alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan, pengawasan/pengendalian, atau dalam pengambilan keputusan. Untuk itu laporan harus disusun sesuai dengan kaidah-kaidah yang telah ditentukan. 163 164 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan B. Tindak Lanjut DAFTAR PUSTAKA Berbekal pemahaman tentang sistem informasi dan teknik pelaporan yang disajikan dalam modul ini, peserta Diklat dapat Admosudirdjo, Prajudi. (1973). Dasar-dasar Manajemen dan Office Management. Jakarta. Administrasi. menerapkannya guna peningkatan kinerja instansinya. Untuk dapat memperoleh hasil belajar yang maksimal perlu didukung Anderson, R.,G. (1973). Organization and Methods. London: MacDonald and Evans. oleh keikutsertaan atasan dalam mengevaluasi laporan-laporan yang dibuat. Arifin, E., Zaenal. (1996). Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Jakarta: Akademika Pressindo. Bratawidjaja. (1990). Thomas Wiyasa, Surat Bisnis Moderen. Jakarta: Pustaka Binawan. Chrislip, David, D, and Carl E., Larson, (1994), Collaboration Leadership, San Fransisco. California: Jossey-Bass Inc. Davis, Gordon, B, (1985), Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure and Development (2nd Edition). McGraw Hill-Book, Co. Hastuti, Puji. (2000). Teknik Penulisan Laporan. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Kadarmo, Siwi. (1985). Sekretaris dan Tugas-tugasnya. Jakarta: Nina Dinamika. Kristiadi. J.B. (1994). Penerapan Manajemen Moderen. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Leffingwell, William H. and Edwin M. Robinson. (1985). Texbook of Office Management. New York: McGraw-Hill Book Company Inc. 165 166 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Littlefield, C. et.al. (1985). Office and Administrative Management, New Delhi: Prentice Hall of India. ----------- Management of Office Operations. New Delhi: Prentice Hall of India. Ma’moeri, Endar. (2000). Administrasi Perkantoran. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Marshall, Edward, M, (1995), Transforming The Way We Work, the Power of The Collaborative Work Place. American Management Assosiation. Mills, Geoffry. et.al. (1990). Modern Office Management., London: Pitman Publicity Limited. Purawijaya, Ipon, Sukarsih. (1994). Penyusunan Laporan. Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud. Scott, George, M. (1986). Principles of Management Information System., McGraw-Hill Book Co. Soetrisno. (2001). Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. The Liang Gie. (1995). Administrasi Perkantoran Moderen, Yogyakarta: Penerbit Liberty dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.
