BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK

Proyek Apartemen Nine Residence
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
BAB III
SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
3.1.
Struktur Organisasi
3.1.1. Organisasi dan Pihak Yang Terkait
Dalam organisasi suatu proyek banyak pihak yang terkait dan mempunyai
tugas dan wewenang masing-masing yang digambarkan dalam struktur organisasi
yang terdiri dari pihak-pihak yang mempunyai hak dan kewajiban pada proyek
atau sutau pekerjaan yang sedang dikerjakan.
Pada pembangunan Proyek Apartemen Nine Residence, organisasi–
organisasi yang terlibat dari segi pembiayaan, segi pengawasan, segi perencanaan
dan segi pelaksanaan adalah sebagai berikut :
1.
Pemilik (Owner)
Owner (pemilik) adalah perorangan atau badan usaha yang ingin
mendirikan suatu bangunan dengan dana yang dimilikinya, kemudian meminta
atau memberi tugas kepada penyedia jasa untuk mengerjakan dan menyelesaikan
pekerjaan yang diberikan oleh
owner. yang berwenang sebagai owner pada
proyek Nine Residence adalah PT. Bimasakti Jaya Abadi.
Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi :
a.
Menyediakan dana pembangunan proyek
b.
Mengadakan pembebasan tanah.
c.
Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek
konstruksi tersebut (IMB).
III-1
Proyek Apartemen Nine Residence
d.
Mengadakan
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
pembayaran
atas
pekerjaan
yang
telah
selesai
dilaksanakan sesuai dengan kontrak.
e.
Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan
maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan para
penyedia jasa melalui kontrak.
f.
Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan/pengurangan
pekerjaan).
g.
Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan
pekerjaan, waktu dan biaya.
h.
Menghadiri rapat-rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat
memantau perkembangan proyek.
2.
Konsultan Pengawas
Konsultan pengawas yaitu pihak yang diberi wewenang oleh pemilik proyek
untuk melaksanakan pekerjaan pengawasan. Konsultan pengawas bisa berupa
badan usaha ataupun perorangan, memerlukan sumber daya yang ahli pada
bidangnya seperti teknik sipil, arsitektur, mekanikal elektrikal dan sebagainya
sehingga sebuah pekerjaan di proyek dapat berjalan dalam waktu cepat dan
efisien. Pihak owner yang bertindak sebagai pengawas dalam proyek ini.
3.
Konsultan Perencana
Yaitu badan usaha atau perseroan yang membuat perenacanaan dan desain
bangunan suatu proyek secara detail baik itu dari segi arsitektur, struktur,
mekanikal / elektrikal, maupun bidang lainnya yang melekat dan membentuk
III-2
Proyek Apartemen Nine Residence
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
sebuah sistem pembangunan. Pada proyek ini yang bertugas sebagai konsultan
perencana yaitu PT. Ketira Engineering.
Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi :
a. Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat perencanaan
mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan scheduling.
b. Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung
bangunan.
c. Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai
dengan kondisi di lapangan.
d. Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas
maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan.
e. Menghadiri rapat - rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi.
4.
Kontraktor
Yaitu perusahaan yang menerima tugas dari pemberi tugas untuk
mengerjakan tugas dan mewujudkan fisik bangunan sesuai dengan gambar kerja.
Pada dasarnya sebuah perusahaan kontraktor tidak menyeslesaikan pekerjaannya
semua sendiri, yakni dengan menunjuk sub kontraktor lainnya untuk membantu
menyelasikan pekerjaan suatu proyek. Yang bertindak sebagai kontraktor utama
pada proyek Nine Residence adalah PT. Pembangunan Perumahan.
Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi :
III-3
Proyek Apartemen Nine Residence
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
a. Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan
mandor - mandor dan pekerja - pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan.
b. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada
pengawas setiap ada perubahan.
c. Menyediakan alat - alat yang dipergunakan, memperbaikinya apabila
rusak dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat - alat
tersebut dan membersihkan bekas - bekasnya.
d. Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai
pelaksanaan pekerjaan - pekerjaan.
e. Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk,
volume, mutu, dimensi dan lain - lainya dari bagian -bagian pekerjaan.
f. Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan
dipakai.
g. Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan
rencana - rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian
internal,
baik
bagi
aspek
keuangan
maupun
bagi
operasional
pengendalian waktu dan mutu.
h. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan.
5.
Sub Kontraktor
Ada 2 pengertian mengenai subkontraktor, yakni :
III-4
Proyek Apartemen Nine Residence
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
1. Penyedia tenaga pekerja saja, yaitu yang dalam melaksanakan pekerjaan
konstruksi hanya menyediakan tenaga kerja dan alat kerja konstruksi
(mesin pancang, traktor dan sebagainya), sedangkan bahan bangunan
disediakan oleh perusahaan yang mensubkontrakkan.
2. Penyedia pekerja dan material konstruksi, yaitu subkontraktor menerima
dan melaksanakan sebagian atau seluruh pekerjaan proyek konstruksi
yang disubkontrakkan penuh oleh perusahaan kontraktor, dengan kata
lain pekerjaan yang disediakan oleh subkontraktor berupa penyedian
barang bangunan dan pekerja seluruhnya menjadi tanggung jawab
subkontraktor.
Tugas dan wewenang subkontraktor :
a. Wajib mengikuti jadwal waktu pelaksanaan yang dibuat oleh kontraktor
utama
b. Menyediakan bahan, alat, dan tenaga kerja sendiri untuk menyelesaikan
pekerjaan sesuai dengan kontrak.
c. Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang disetujui oleh kontraktor
utama.
d. Wajib mentaati peraturan yang dibuat oleh kontraktor utama selama
pelaksanaan pekerjaan.
III-5
Proyek Apartemen Nine Residence
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Ada pun unsur-unsur pelaksanaan pembangunan Apartemen Nine Residence ini adalah sebagai berikut :
Owner
PT. Bimasakti jaya Abadi
Konsultan Arsitektur
PT.Blue Antz
Konsultan Struktur
PT. Ketira Engineering
Konsultan M / E
PT. Gradian Mitakarsa
Konsultan QS
PT. Peka Graha
Kontraktor Utama
PT. Pembangunan Perumahan
Subkontaktor
Earthwork : PT.Indopora
Ready mix : PT. Pioneer
Beton & PT. Adhimix
Gambar 3.1 Diagram Struktur Organisasi Proyek
III-6
Proyek Apartemen Nine Residence
3.2
Sistem Tender dan Kontrak
3.2.1
Tahap Tender
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Dalam pelaksanaan proyek apartemen Nine Residence terlebih dahulu
melakukan pemilihan terhadap pihak - pihak yang terlibat dan saling bekerjasama
satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem
pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses
pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain :
1.
Pelelangan Umum
Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk
seluruh pihak dalam mengakukan penawaran sesuai ketentuan yang berlaku.
Sistem pelelangan ini bisanya diumumkan melalui media cetak atau media
elektronika.
2.
Pelelangan Terbatas
Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan
kesempatan pada pihak - pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti
telah terpilih untuk memasukkan penawaran.
3.
Penunjukan Langsung
Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh rekanan
owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi
klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang
ditawarkan.
Pada pelaksanaan proyek apartemen Nine Residence penetapan dilakukan
dengan cara penunjukan langsung.
III-7
Proyek Apartemen Nine Residence
3.2.2
BAB III Sistem Oerganisasi dan Manajemen Proyek
Tahap Kontrak
Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi
tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas
(owner) menetapkan/menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang
pelelangan
dilaksanakan
dengan
cara
mengeluarkan
surat
pelulusan
pekerjaan/surat perintah kerja (gunning).
Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor.
Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen
kontrak beserta dan bersifat menyeluruh/ lumpsum. Perjanjian yang terdapat
dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan
yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak
tersebut terdiri atas :
a.
Surat perjanjian (kontrak)
b.
Surat keputusan penunjukan pemenang lelang
c.
Surat keputusan penetapan pemenang lelang
d.
Surat penawaran
e.
Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui Spesifikasi teknis dan
gambar-gambar
f.
Berita acara hasil lelang
g.
Berita acara pembukaan penawaran
h.
Berita acara penjelasan
i.
Syarat-syarat umum kontrak
j.
Syarat-syarat khusus kontrak
k.
Jaminan pelaksanaan dan lain-lain yang dipersyaratkan
III-8
Proyek Apartemen Nine Residence
BAB III Sistem Oerganisasi dan Manajemen Proyek
Pada saat ini sesuai kebutuhan proyek konstruksi terdapat beberapa jenis sistem
kontrak, antara lain :
1.
Kontrak Unit Price
Kontrak Unit Price atau Kontrak Harga Satuan adalah kontrak pengadaan
barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu
berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan pekerjaan,
dengan spesifikasi teknis tertentu, yang volume pekerjaannya masih bersifat
perkiraan sementara, dan sistem pembayaran kepada penyedia jasa/kontraktor
pelaksanaan berdasarkan hasil pengukuran bersama terhadap volume pekerjaan
yang benar-benar telah dilaksanakan.
2. Kontrak Lump Sum Fixed Price
Semua pekerjaan tercantum dalam dokumen kontrak dan dilaksanakan oleh
Kontraktor dengan jumlah imbalan tetap. Nilai kontrak tidak dapat diubah oleh
sebab apapun, kecuali oleh suatu hal yang diatur dalam pasal kontrak. Tetapi jika
pemilik yang menyebabkan perubahan maka dipertimbangkan dalam pekerjaan
tambah kurang.
3.
Kontrak Biaya Tambah Upah yang Dinegosiasikan (Negotiated Cost Plus
and Fee Contract)
Kontraktor
menyetujui
untuk
melaksanakan
pekerjaan
dengan
mendapatkan upah yang tetap ataupun bervariasi yang telah mengandung laba dan
biaya-biaya umum perkantorannya dengan mendapatkan penggantian terhadap
semua biaya lapangan sesuai dengan biaya nyata.
III-9
Proyek Apartemen Nine Residence
4.
BAB III Sistem Oerganisasi dan Manajemen Proyek
Kontrak Owner Builder
Kontrak Owner Builder merupakan sebuah jenis kontrak yang melibatkan
pemilik proyek sebagai kontraktor, sehingga pemilik proyek dapat mengerjakan
proyeknya secara mandiri atau dapat mensubkan pekerjaan tertentu pada
subkontraktor.
5.
Kontrak Design and Build
Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan spesifikasi dan
luas lahan. Setelah itu kontraktor merancang dan mengerjakannya. Pada sistem ini
perusahaan bertanggung jawab penuh baik desain ataupun konstruksinya.
Pembayarannya dilakukan pada saat proyek sudah selesai dan owner hanya
tinggal menggunakannya.
Pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen Nine Residence sistem
kontrak yang digunakan yaitu sistem Design and Build. Keuntungan yang
diperoleh kontrkator terletak pada kepiawaian kontraktor dalam menggunakan
jenis kontrak ini. Semakin mahir mejalankannya maka semakin besar keuntungan
yang akan diperoleh oleh kontraktor tersebut. Dengan kata lain perusahaan
bertanggung jawab penuh terhadap kelangsungan proyek konstruksinya. Pada
sistem design and build dapat dibagi menjadi 2 tipe yaitu :
1. Tipe Turn key, artinya mulai dari pelaksanaan, penyediaaan dana dan
sebagainya
diatur
oleh
kontraktor.
Dan
pihak
owner
hanya
akan
menggunakannya ketika proyek tersebut telah selesai dan melakukan
pembayaran setelah proyek selesai.
III-10
Proyek Apartemen Nine Residence
BAB III Sistem Oerganisasi dan Manajemen Proyek
2. Tipe Negotiated contract, artinya dilakukan pada proyek yang memerlukan
keahlian khusus yang hanya dimiliki oleh kontraktor dan belum ada standar
harga yang jelas.
Pada proyek ini sistem desain and build yang dipakai yaitu sitem tipe
turn key.
III-11