Bab 2 - Elib Unikom

Bab 2
Tinjauan Pustaka
2.1 Definisi Mutu
Definisi mutu dikemukakan oleh empat guru mutu yaitu :
1.
Philip B. Crosby
Crosby berpendapat bahwa mutu berarti kesesuaian
terhadap persyaratan, seperti jam tahan air, sepatu yang tahan
lama, atau dokter yang ahli. Ia juga mengemukakan pentingnya
melibatkan setiap orang pada proses dalam organisasi.
Pendekatan Crosby merupakan proses top down.
2.
W. Edwards Deming
Deming berpendapat bahwa mutu berarti pemecahan
masalah untuk mencapai penyempurnaan terus-menerus, seperti
penerapan kaizen di Toyota dan gugus kendali mutu pada
Telkom. Pendekatan Deming merupakan bottom-up.
3.
Joseph M. Juran
Juran berpendapat bahwa mutu berarti kesesuaian dengan
penggunaan, seperti sepatu yang dirancang untuk olahraga atau
sepatu kulit yang dirancang untuk ke kantor atau ke pesta.
Pendekatan Juran adalah orientasi pada pemenuhan harapan
pelanggan.
4.
K. Ishikawa
Ishikawa berpendapat bahwa mutu berarti kepuasan
pelanggan. Dengan demikian, setiap bagian proses dalam
organisasi memiliki pelanggan. Kepuasan pelanggan internal
akan menyebabkan kepuasan pelanggan organisasi.
Mutu merupakan faktor dasar yang mempengaruhi pilihan konsumen
untuk berbagai jenis produk dan jasa yang berkembang pesat dewasa
ini. Sistem mutu adalah sesuatu yang disetujui bersama, struktur
kerja operasi keseluruhan perusahaan dan pabrik, terdokumentasi
dalam prosedur-prosedur manajerial dan teknik terpadu yang efektif,
untuk membimbing tindakan-tindakan terkoordinasi dari orang,
mesin, dan informasi di perusahaan dan pabrik tersebut melalui cara
yang terbaik dan paling praktis untuk menjamin kepuasan pelanggan
akan mutu dan biaya mutu yang ekonomis.
Ditinjau dari produsen definisi mutu adalah : “Mutu suatu produk
adalah keadaan fisik, fungsi, dan sifat suatu produk bersangkutan
yang dapat memenuhi selera dan kebutuhan konsumen dengan
memuaskan sesuai niali uang yang telah dikeluarkan.”
Dipandang dari sisi produsen, ternyata pengertian mutu lebih rumit,
karena menyangkut berbagai segi sebagai berikut : merancang (to
design). Memproduksi (to produce), mengirimkan (menyerahkan),
barang kepada konsumen (to deliver), pelayanan pada konsumen
(consumers service),dan digunakannya barang (jasa) tersebut oleh
konsumen. Jadi tampaknya pengertian mutu dipandang dari sisi
produsen harus dikaitkan dengan berbagai segi tersebut diatas yang
melingkupi suatu manajemen mutu atau management of quality. Jadi
secara sistematis manajemen mutu terpadu meliputi :
a.
Merancang produk (product designing);
b.
Memproduksi secara baik sesuai dengan rencana;
c.
Mengirimkan produk ke konsumen dalam kondisi baik (to
deliver);
d.
Pelayanan yang baik kepada konsumen (good consumer
service).
Sifat khas mutu suatu produk yang “andal” harus mempunyai multi
dimensi karena harus memberi kepuasan dan nilai manfaat yang
besar bagi konsumen dengan melalui berbagai cara. Oleh karena itu,
sebaiknya setiap produk harus mempunyai ukuran yang mudah
dihitung (misalnya berat, isi, luas dan diameter) agar mudah dicari
konsumen sesuai dengan kebutuhannya. Secara umum, dimensi
spesifikasi mutu produk dapat dibagi sebagai berikut:
1.
Kinerja (performance).
Kinerja suatu produk harus dicantumkan pada labelnya,
misalnya isi, berat, kekentalan, komposisi, kekuatan dalam
putaran (RPM), serta lama hidup penggunaan. Hal ini
merupakan dimensi suatu produk.
2.
Keistimewaan (Types of Features).
Produk bermutu yang mempunyai keistimewaan khusus
dibandingkan dengan produk lain.
3.
Kepercayaan dan waktu (Reliability and Durability).
Produk yang bermutu baik adalah produk yang mempunyai
kinerja yang konsisten baik dalam batas-batas perawatan
normal.
4.
Mudah Dirawat dan Diperbaiki.
Produk bermutu baik harus pula memenuhi kemudahan untuk
diperbaiki atau dirawat.
5.
Sifat khas.
Untuk beberapa jenis produk mudah dikenal dari wanginya,
bentuknya, rasanya atau suaranya. Dimensi memberikan citra
tersendiri pada mutu produk tersebut.
6.
Penampilan dan Citra Etis.
Dimensi lain dari produk yang bermutu adalah persepsi
konsumen atas suatu produk.
Mutu menurut ISO :
ISO 9000:2000 yang mengatur definisi dan kosakata mendefinisikan
mutu sebagai :
“ Derajat/tingkat karakteristik yang melekat pada produk yang
mencukupi persyaratan/keinginan “.
Maksud derajat/tingkat disini berarti selalu ada peningkatan setiap
saat . Sedangkan karakteristik pada istilah tersebut berarti hal-hal
yang dimiliki produk, yang dapat terdiri dari berbagai macam, antara
lain :
a.
Karakteristik fisik (elektrikal, mekanikal, biological), seperti
handphone, mobil, dan rumah.
b.
Karakteristik perilaku (kejujuran, kesopanan), seperti rumah
sakit dan perbankan.
c.
Karakteristik
sensori
(bau,rasa),
seperti
minumaan
dan
makanan.
2.2 Pengenalan ISO
Adanya perbedaan standar untuk hal-hal yang sama dalam Negara
atau tempat yang berbeda dapat mengakibatkan rintangan dalam
menjalin hubungan dimasin-masing pihak. Oleh karena itu,
diperlukan standar yang diakui oleh semua pihak untuk berbagai hal.
Dengan demikian, standar internasionl adalah cara terbaik, termudah,
dan teraman pada era globalisasi saat ini.
ISO (The Internasional Organization For Standardization) adalah
badan standar duni yang dibentuk untuk meningkatkan perdagangan
internasional yang berkaitan dengan perubahan barang dan jasa. ISO
dapat disimpulkan sebagai koordinasi standar kerja internasional,
publikasi standar harmonisasi internasional, dan promosi pemakaian
standar internasional.
Pada saat ini, ISO adalah sebuah organisasi internasional yang terdiri
dari 130 negara yang berkedudukan di Jenewa, Swiss. Organisasi
internasional ini terdiri dari lembaga standar internasional, meliputi
anggota masyarakat Ekonomi eropa dan Asosiasi Perdagangan
Bebas Eropa, Amerika Serikat, Jepang, Cina, Singapura, dan lainlain. ISO adalah organisasi bukan pemerintah yang didirikaan padaaa
tahun 1947.
Penerbitan besar-besaran dan pengenalan “Standar ISO 9000 series”
secara umum berkaitan dengan pengadopsian ISO 9000 sebgai
standar nasional oleh paling sedikit 53 negara, dan juga oleh
perusahaan industri yang paling besar. ISO 9000 adalah satu-satunya
standar system manajemen mutu yang diakui dunia dan bersifat
global. Perusahaan yang menjalankan system manjemen yang efektif
akan mendapatkan manfaatnya, yang merupakan suatu hasil yang
bisa dirasakan dari implementasi ISO 9000, tetapi sulit untuk diukur,
antara lain :

Membuat system kerja dalam suatu perusahaan menjadi standar
kerja yang terdokumentasi.

Dengan adanya ISO 9000, ada jaminan bahwa perusahaan itu
mempunyai system manajemen mutu dan produk yang
dihasilkan sesuai dengan keinginan pelanggan.

Dapat berfungsi sebagai standar kerja untuk melatih karyawan
yang baru.

Menjamin bahwa proses yang dilaksanakan sesuai dengan
sistem manajemen mutu yang ditetapkan.

Semangat
pegawai
ditingkatkan
karena
mereka
merasa
adanyakejelasan kerja sehingga mereka bekerja dengan efisien.

Adanya kejelasan hubungan antara bagian yang terlibat dalam
melaksanakan suatu pekerjaan.

Kepercayaan manajemen yang sangat tinggi.

Dapat mengarahkan karyawan agar berwawasan mutu dalam
memenuhi permintaan pelanggan, baik internal maupun
eksternal.

Dapat menstandardisasi berbagai kebijakan dan prosedur
operasi yang berlaku di seluruh organisasi.

Menetapkan suatu dasar yang kokoh dalam membangun sikap
dan keinginan bagi setiap kemajuaaan atau peningkatan.
Family ISO 9000 Series
ISO 9000 memiliki standar, pedoman, dan laporan teknis yang
terangkum didalamnya dan dinamai ISO 9000 series, yang terdiri
dari :

ISO 9000:2000, Dasar dan Kosakata System Manajemen Mutu.
Dibuat sebagai langkah awal untuk memahami standard dan
definisi istilah-istilah dasar yang digunakan dalam ISO
9000:2000
family
yang
dibutuhkan
untuk
membantu
memahaminya ketika digunakan.

ISO 9001:2000, Persyaratan Sistem Manajemen Mutu.
Berisi persyaratan standar yang digunakan untuk mengakses
kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan
dan peraturan yang sesuai.

ISO 9004:2000, Pedoman untuk Kinerja Peningkatan Sistem
Manajemen Mutu.
Pedoman standar yang menyediakan acuan dalam peningkatan
berkelanjutan sistem manajemen mutu untuk memberikan
keuntungan pada semua pihak, termasuk kepuasan pelanggan.

ISO 19011, Pedoman Audit Sistem Manajemen Mutu dan
Lingkungan.
Memberikan pedoman untuk memverifikasi kemampuan system
dalam mencapai sasaran mutu. Standar ini dapat digunakan
untuk audit internal ataupun mengaudit pemasok.

ISO 10005:1995, Manajemen Mutu-Pedoman untuk Rencana
Mutu.
Menyediakan pedoman untuk membantu dalam persiapan,
tinjauan, penerimaan, dan revisi rencana mutu.

ISO 10006:1997, Manajemen Mutu-Pedoman Mutu dalam
Manajemen Proyek.
Pedoman untuk membantu dalam memastikan mutu dari proses
dan produk proyek.

ISO 10007:1995, Manajemen Mutu-Pedoman untuk Susunan
Manajemen.

ISO/DIS 10012, Persyaratan Jaminan Mutu untuk Pengukuran
Peralatan.

ISO 10013:1995, Pedoman untuk Mengembangkan Manual
Mutu.
Memberikan pedoman dalam mengembangkan dan memelihara
manual mutu.

ISO 10014:1998, Pedoman untuk Pengelolaan Ekonomi Mutu.
Memberikan
pedoman
bagaimana
mencapai
keuntungan
ekonomi dari penerapan manajemen mutu.

ISO 10015:1999, Manajemen Mutu-Pedoman Pelatihan.
Memberikan
pedoman
dalam
pengembangan,
penerapan,
pemeliharaan, dan peningkatan strategi dan system pelatihan
yang mempengaruhi mutu produk.
2.3 Delapan Prinsip Manajemen Mutu ISO 9000:2000 Series
Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000 telah melakukan perubahan
dengan menggunakan delapan prinsip manajemen mutu sebagai
dasar dari versi yang baru. Dengan demikian, kekurang efektifan
penerapan system manajemen mutu selama ini dapat dikurangi.
Delapan prinsip manajemen mutu tersebut nantinya akan berintegrasi
pada klausul-klausul ISO 9001:2000, yang secara lengkapnya kita
uraikan sebagai berikut :
1.
Fokus Pada Pelanggan
Pelanggan
adalah
kunci
untuk
meraih
keuntungan.
Kelangsungan hidup perusahaan/organisasi sangat ditentukan
bagaimana pandangan pelanggan terhadap organisasi tersebut.
Oleh karena itu, organisasi harus mengerti keinginan pelanggan
sekarang dan masa depan dengan berusaha memenuhi
persyaratan
pelanggan.
pelanggan
dan
berusaha
melebihi
harapan
Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan
menerapkan prinsip fokus pada pelanggan dapat disebutkan
sebagai berikut.

Meningkatnya keuntungan dan mendapat perolehan pangsa
pasar yang cepat.

Meningkatnya pengunaan sumber daya organisasi yang
efektif untuk mempertinggi kepuasan pelanggan.

2.
Meningkaatnya loyalitas pelanggan.
Kepemimpinan
Kinerja pemimpin (leader) adalah memiliki kemampuan untuk
menciptakan
visi
yang
mengandung
kewajiban
untuk
mewujudkannya. Apa yang dilakukan pemimpin adalah
menginspirasikan orang lain dan memberdayakan orang lain
untuk mewujudkan visinya.
3.
Keterlibatan Personel
Keterlibatan personel adalah dasar yang dipentingkan dalam
prinsip manajemen mutu. Dengan adanya keterlibatan personel
secara menyeluruh, maka akan menghasilkan rasa memiliki dan
bertanggung jawab dalam memecahkan masalah. Hal ini akan
memicu karyawan untuk aktif dalam melihat peluang untuk
peningkatan, kompetensi, pengetahuan, dan pengalaman.
4.
Pendekatan Proses
Standar
Internasional
ISO
mengembangkan
pemakaian
pendekatan proses pada masa pembuatan, penerapan, dan
peningkatan sistem manajemen mutu yang efektif. Hal ini
dimaksudkan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan
memenuhi berbagai persyaratan pelanggan.
Proses dalam ISO 9000:2000 didefinisikan sebagai :
Kumpulan aktivasi yang saling berhubungan/mempengaruhi,
dimana berubahnya input (material, persyaratan, peralatan,
instruksi) menjadi output (barang, jasa).
Pendekatan proses menurut ISO 9000:2000 didefinisikan
sebagai “identifikasi yang sistematis dan pengelolaan proses
yang digunakan organisasi dan keterangan yang mempengaruhi
setiap proses”.
Dalam
konteks
mensyaratkan
penerapan,
ISO
organisasi
pengelolaan,
9001:2000,
pendekatan
proses
untuk
melakukaan
identifikasi,
dan
melakukan
peningkatan
berkesinambungan proses yang dibutuhkan untuk system
manajemen mutu, dan mengelola interaksi masing-masing
proses tersebut mencakup tiga hal yang merupakan proses
pemantau dan pengukur.
5.
Pendekatan Sistem untuk Pengelolaan
Pendekatan sistem untuk pengelolaan baru dapat dilakukan jika
pendekatan proses telah diterapkan.
Dengan kata lain,
pendekatan sistem untuk pengelolaan adalah kumpulan dari
pendekatan
proses.
Pendekatan
sistem
ke
manajemen
didefinisikan sebagai pengidentifikasian, pemahaman, dan
pengelolaan sistem dari proses yang saling terkait untuk
pencapaian dan peningkatan sasaran perusahaan dengan efektif
dan efisien.
6.
Peningkatan Berkesinambungan
Peningkatan berkesinambungan (continual improvement) harus
menjadi sasaran tetap perusahaan, sesuatu yang berbeda jika
dibandingkan pada ISO edisi 1994, yang didasari pada
continous improvement. Pada continous improvement terjadi
proses terus-menerus dan dilakukan dengan segera setelah
terjadi penyempurnaan. Peningkatan yang baru dilakukan,
direvisi, dan diganti untuk mencapai nilai yang baru dan lebih
baik.
Dengan
continual
improvement
setelah
dilakukan
peningkatan pertama kali, maka sebelum ditingkatkan terlebih
dahulu dilakukan stabilisasi. Bila stabilisasi sudah berjalan, baru
dilanjutkan dengan meningkatkaan standar.
7.
Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta
Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan
analisis data dan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan.
8.
Hubungan Saling Menguntungkan dengan Pemasok
Organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung dan
merupakan hubungan yang saling menguntungkan dalam rangka
meningkatkan kemampuan keduanya dalam memberikan nilai.
2.4 Sistem Manajemen Mutu
2.4.1 Persyaratan Umum
Untuk memimpin dan mengoperasikan organisasi perlu dilakukan
pengelolaan yang sistematis dan dengan cara yang dapat dibuktikan.
Kesuksesan organisasi didapatkan dari adanya penerapan dan
pemeliharaan
system
manajemen
mutu
dengan
melakukan
peningkatan berkesinambungan kinerja organisasi yang efektif dan
efisien.
Organisasi harus membuat, mendokumentasikan, menerapkan, dan
memelihara sitem manajemen mutu dan melakukan peningkatan
berkesinambungan secara efektif sesuai dengan persyaratan standar
internasional ini. Identifikasi dan pengelolaan proses juga harus
dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah terpenuhi.
Penerapan sistem manajemen mutu akan sangat efektif apabila setiap
bagian dari organisasi memahami fungsi, tanggung jawab, dan
keterkaitannya dengan bagian lain dalam sistem tersebut. Sebagai
gambaran mengenai sistem manajemen mutu, manual mutu/pedoman
mutu harus mencakup kebijakan mutu, penjelasan mengenai
organisasi, hal yang dikecualikan, interaksi proses, garis besar
prosedur mutu, dan referensi silang panduan mutu dengan dokumen
lain yang lebih detail.
2.4.2 Persyaratan Dokumen
2.4.2.1 Umum
Dokumentasi memungkinkan adanya komunikasi tujuan dan
konsistensi tindakan. Penggunaan dokumen memberikan masukan
bagi :

Pencapaian kesesuaian pada
persyaratan pelanggan
dan
perbaikan mutu.

Penyediaan pelatihan yang sesuai.
Selain itu, dokumen juga berfungsi sebagai :

Alat dalam penelurusuran.

Prasarana pemberian bukti yang objektif, dan

Alat penilaian keefektifan dan kestabilan dari sistem manajemen
mutu.
Dokumen yang dipakai dalam system manajemen mutu adalah :

Manual mutu, yaitu dokumen yang memberi informasi yang
konsisten, baik ke dalam maupun ke luar tentang sistem
manajemen mutu organisasi.

Rencana mutu, yaitu dokumen yang menguraikan bagaimana
sistem manajemen mutu diterapkan pada suatu produk, proyek,
atau kontrak tertentu.

Spesifikasi, yaitu dokumen yang menyatakan persyaratan mutu.

Panduan, yaitu dokumen yang memberikan informasi tentang
bagaimana melaksanakan kegiatan dan proses secara konsisten.
Dokumen seperti ini mencakup prosedur terdokumentasi,
instruksi kerja, dan gambar.

Rekaman, yaitu dokumen yang memberi bukti objektif dari
kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai.
2.4.2.2 Manual Mutu
Manual mutu merupakan pedoman utama bagi organisasi dan tidak
harus menjadi dokumen tersendiri. Manual mutu adalah suatu
dokumen yang digunakan oleh perusahaan untuk :

Mendokumentasikan kebijakan dan sasaran mutu sebagai bukti
dari komitmen pimpinan puncak.

Mengkomunikasikan kebijakan dan sasaran mutu kepada
seluruh personel diperusahaan.

Melakukan pemasaran, biasanya dapat diberikan kepada
pelanggan sebagai bukti komitmen perusahaan terhadap mutu.

Menggambarkan apa yang menjadi kebijakan perusahaan untuk
memenuhi setiap persyaratan (elemen) ISO 9001:2000 jika
diterapkan diperusahaan/organisasi.

Menggambarkan keterkaitannya dengan prosedur sistem mutu
yang terdokumentasi.

Memberikan gambaran kepada pembacanya bahwa perusahaan
telah mempunyai kebijakan dalam mengelola perusahaan untuk
mencapai suatu target mutu yang ditentukan. Manual mutu
hanya merupakan rangkuman kebijakan perusahaan utuk
mencapai kebijakan dan sasaran mutu.
Karakteristik Manual Mutu

Biasanya berupa dokumen yang sederhana, jelas, tepat, praktis,
dan
dibuat
sesuai
dengan
elemen-elemen
ISO
yang
diaplikasikan di organisasi. Jika ada elemen ISO yang tidak
dapat diaplikasikan, maka dijelaskan dalam manual mutu bahwa
elemen tersebut tidak dapat diaplikasikan.

Harus mengidentifikasikan organisasi, produk, ataupun jasa
yang tercakup dalm system dokumentasi yang dibuat. Ruang
lingkup itu tidak harus sesuai dan terbatas pada ruang linkup
dalam proses registrasi (sertifikasi).

Dapat dimengerti oleh seluruh tingkatan karyawan.

Konsistensi dan memiliki format serta struktur yang seragam
dan mempunyai sistem revisi.
Pendekatan untuk penulisan manual mutu
Dalam sebuah manual mutu hendaklah mencakup hal-hal sebagai
berikut :

Manual mutu dibuat berdasarkan proses atau bagian/departemen
atau berdasarkan persyaratan ISO 9001:2000.

Kebijakan umum (visi, misi, kebijakan mutu, dan tujuan mutu),
menggambarkan kebijakan dan sasaran mutu perusahaan yang
ditandatangani oleh pimpinan puncak.

Susunan
organisasi,
tanggung
jawab,
dan
wewenang
menggambarkan bagan struktur organisasi, tanggung jawab
wewenang untuk personel kunci (seperti manajemen, personel
yang
melaksanakan
verifikasi
dan
pekerjaan
yang
mempengaruhi
mutu
jasa/produk,
termasuk
management
representative).

Garis besar proses bisnis dan profil perusahaan menggambarkan
singkat mengenai perusahaan, lokasi, produk atau jasa, siapa
yang menjadi pelanggan perusahaan, dan bagan diagram alir
proses secara makro (jika ada).

Lingkup sistem manajemen mutu, mencakup justifikasi untuk
beberapa pengecualian. Oleh karena itu ISO 9001:2000 adalah
penggabungan
ISO
9001:1994,
ISO
9002:1994,
dan
ISO9003:1994, maka bagi perusahaan yang dulunya termasuk
dalam kategori ISO 9002:1994 terdapat lingkup yang harus
dikecualikan dalam ISO 9001:2000 ini.

Deskripsi
interaksi proses
yang dicakup
dalam sistem
manajemen mutu, yang mencakup :
o
Definisi.
o
Daftar prosedur mutu.
o
Susunan dokumen, yaitu :

Halaman muka, termasuk nomor dokumen, status
revisi/terbitan, nomor kopi, dan pengesahan.

Daftar isi.

Riwayat perubahan menggambarkan bagian dokumen
ynag mengalami perubahan dan status revisinya.

Sistem pengendalian dan manual mutu.

Company profile yang menggambarkan secara singkat
mengenai perusahaan.

Kebijakan dan sasaran mutu.

Struktur organisasi, tanggung jawab, dan wewenang.

Kebijakan perusahaan untuk seluruh elemen sistem
mutu.
2.4.3 Pengendalian Dokumen
Organisasi
harus
menetapkan
dan
memelihara
prosedur
terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen dan alat
yang berhubungan dengan persyaratan sistem manajemen mutu yang
harus dikendalikan.
Dokumen atau data dapat berupa gambar, spesifikasi, prosedur,
instruksi
kerja,
manual
mutu,
dan
rencana
mutu,
dimana
pengendaliannya dapat dibedakan berupa dokumen internal (yang
diterbitkan oleh perusahaan itu sendiri) dan dokumen eksternal
(seperti standar/gambar dari pelanggan, peraturan pemerintah, buku
manual).
2.4.4 Pengendalian Rekaman
Rekaman mutu mungkin mewakili bukti satu-satunya bahwa
prosedur mutu yang diharuskan telah diterapkan pada produk dan
jasa yang ditentukan. Karena itu, sistem manajemen mutu
mengharuskan adanya rekaman. Rekaman mutu biasanya dipakai
untuk laporan penilikan, data pengujian, pengesahan laporan dan
laporan audit. Laporan pengkajian terhadap bahan, data kalibrasi,
laporan biaya mutu, dan sebagainya. Rekaman yang dibuat itu harus
dipelihara untuk memberikan bukti dari kesesuaian terhadap
persyaratan dan sebagai bukti keefektifan operasional system
manajemen mutu.
2.5 Tanggung Jawab Manajemen
2.5.1 Komitmen Manajemen
Manajemen puncak harus memberikan bukti dari komitmennya
untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan
terus-menerus meningkatkan keefektifannya dengan :
a.
Berkomunikasi pada organisasi tentang pentingnya memenuhi
persyaratan pelanggan dan memenuhi peraturan dan hokum
yang berlaku,
b.
Menetapkan kebijakan mutu/sasaran mutu,
c.
Memastikan sasaran mutu dibuat,
d.
Melaksanakan tinjauan manajemen,
e.
Memastikan tersedianya sumber daya yang cukup.
2.5.2 Pengutamaan Pelanggan
Manajemen puncak harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan
ditentukan dan dipenuhi untuk mencapai kepuasan pelanggan.
2.5.3 Kebijakan Mutu
Persyaratan untuk kebijakan mutu mencakup komitmen untuk
mengikutkan persyaratan dan secara terus-menerus meningkatkan
keefektifan sistem manajemen mutu.
Dengan memberikan penekanan pada manajemen puncak, maka
manajemen puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutunya :
a.
Sesuai dengan tujuan organisasi,
b.
Menyertakan komitmen yang sesuai dengan persyaratan dan
melakukan
perbaikan
sistem
manajemen
mutu
secara
berkelanjutan,
c.
Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau
sasaran mutu,
d.
Disampaikan dan dipahami dalam organisasi,
e.
Ditinjau agar sesuai secara terus-menerus.
Agar kebijakan mutu dirumuskan dan dikomunikasikan secara
efektif, maka harus :

Konsisten dengan visi organisasi.

Membuat sasaran mutu yang dipahami organisasi secara
keseluruhan.

Memperlihatkan komitmen manajemen puncak terhadap mutu
dan ketentuan sumber daya yang cukup untuk keberhasilan
mutu.

Mempopulerkan komitmen mutu pada semua level organisasi
dengan kepemimpinan yang jelas oleh manajemen puncak.

Ditujukan untuk peningkatan yang berkesinambungan dan
kepuasan pelanggan.
2.5.4 Perencanaan
2.5.4.1 Sasaran Mutu
Sasaran mutu berhubungan dengan kebijakan dan komitmen untuk
peningkatan yang berkesinambungan. Sasaran mutu mencakup halhal yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan produk.
Dalam
menetapkan
dan
mendokumentasikan
sasaran
mutu,
sebaiknya sasaran tersebut memiliki nilai :

Spesific (spesifik, khusus).

Measurable (terukur dan terhitung).

Achieveable (dapat tercapai).

Realistic (realistis, wajar).

Time frame (berjangka waktu).
2.5.4.2 Perencanaan sistem manajemen mutu
Manajemen harus menerapkan perencanaan mutu untuk aktivitas dan
sumber daya yang dibutuhkan untuk “memuaskan” kebijakan,
sasaran, dan persyaratan mutu. Perencanaan mutu dapat mencakup :

Tanggung jawab untuk memenuhi persyaratan mutu, penyiaran
aturan keselamatan kerja, yang secara potensial berarti
meminimalisasi risiko terhadap personel, pelanggan, dan
lingkungan.

Referensi terhadap prosedur yang sesuai yang membentuk
bagian yang menyeluruh dari sistem manajemen mutu.

Direvisi secara rutin untuk merefleksikan perubahan terhadap
sasaran mutu.
2.5.5 Tanggung Jawab dan Wewenang
Fungsi-fungsi yang berhubungan dengan manajemen sistem mutu
harus ditetapkan pada keseluruhan struktur organisasi. Untuk
menerapkan standar ISO 9000, ada beberapa fungsi yang biasanya
tidak ada dalam struktur organisasi atau departemen. Fungsi tersebut
adalah kontrol dokumen, internal quality audit, dan wakil
manajemen.
Dalam menerapkan standar ISO 9000, perusahaan harus meneliti
lebih dalam mengenai struktur organisasi yang sudah ada sebelum
melakukan perubahan atau penambahan karena yang sangat penting
adalah struktur organisasi yang dibuat harus mendukun sistem
manajemen mutu di perusahaan yang sesuai dengan kebijakan mutu
dan sasaran mutu dapat ditepakan secara efisien dan efektif.
2.6 Audit dan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu
2.6.1 Peranan Audit Sistem Manajemen Mutu
Untuk memastikan system manajemen mutu yang dilakukan efektif,
penilaian secara objektif dan berkala perlu dilakukan. Dengan
melakukan penilaian organisasi akan mengetahui kondisi atau
keadaannya saat ini. Audit yang objektif akan memberikan jaminan
bahwa sistem manajemen mutu diterapkan dan dipelihara sesuai
dengan kebijakan, sasaran, dan rencana yang ditetapkan. Hasil audit
akan
dijadikan
alat/bahan
dalam
melakukan
koreksi/pencegahan yang mengarah pada peningkatan.
tindakan
Audit sistem manajemen mutu memberikan beberapa keuntungan,
antara lain :
1.
Membantu mengembangkan sistem manjemen mutu terpadu
yang efektif.
2.
Menyempurnakan proses penambilan keputusan manajemen.
3.
Membantu pembagian sumber daya yang optimal.
4.
Membantu untuk mencegah timbulnya masalah yang dapat
mengganggu.
5.
Memungkinkan tindakan koreksi tepat waktu.
6.
Mengurangi biaya-biaya umum tambahan.
7.
Meningkatkan produktivitas.
8.
Meningkatkan kepuasan konsumen dan pemasaran.
Secara istilah, audit dapat didefinisikan sebagai :
“ Proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh
bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan
sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi ”.
2.6.2 Jenis Audit Sistem Manajemen Mutu.
Audit sistem mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat
kesesuaian aktivitas perusahaan terhadap standar sistem mutu yang
telah ditentukan serta efektivitas dari penerapan sistem tersebut.
Jenis-jenis
pembagian
melaksanakan adalah :
audit
mutu
berdasarkan
pihak
yang
a.
Audit pihak pertama.
b.
Audit pihak kedua.
c.
Audit pihak ketiga.
A. Audit Pihak Pertama (Audit Mutu Internal)
Definisi : Audit mutu yang dilakukan dalam suatu perusahaan
untuk menentukan efektivitas dari penerapan sistem mutu
yang mereka gunakan.
Tujuan : Memantau keefektifan penerapan sistem mutu dan
merupakan alat manajemen untuk melakukan perbaikan.
Sasaran :
 Memenuhi persyaratan standar sistem mutu yang diterapkan.
 Memonitor perkembangan dan penerapan sistem mutu (pada tahap
permulaan).
 Mengetahui secara dini ketidaksesuaian dan melakukan tindakan
koreksi dalam rangka persiapan audit eksternal (vendor).
 Memonitor pemeliharaan dan efektivitas sistem mutu (setelah
penerapan).
 Mengumpulkan dan memecahkan persoalan mutu.
Organisasi harus menetapkan proses audit internal yang efektif untuk
memastikan kekuatan dan kelemahan sistem manajemen mutu. Audit
mutu internal ini berguna untuk memastikan konsistensi dari
penerapan sistem manajemen mutu yang diterapkan, perencanaan
yang disusun, dan untuk mengetahui sejauh mana efektivitas
penerapan dan pemeliharaannya.Yang melakukan audit adalah pihak
independen. Dengan kata lain, auditor tidak boleh mengaudit bidang
pekerjaannya
sendiri.
Perusahaan
yan
menggunakan
sistem
manajemen mutu berdasarkan ISO sistem pemilihan, pelatihan, dan
kualifikasi auditor ini sebaiknya merupakan suatu proses yang
berkesinambungan.
Subjek yang dipertimbangkan dalam melakukan audit internal antara
lain :

Efektivitas penerapan proses.

Kapabilitas proses.

Efektivitas penggunaan teknis statistic.

Penggunaan teknologi informasi.

Efektivitas penggunaan sumber daya.

Hasil kinerja proses dan produk.

Akurasi pengukuran kinerja.

Aktivitas peningkatan.

Hubungan dengan pelanggan.
Dalam pelaksanaan audit, sebuah organisasi harus memulai dengan
penetapan rencana audit mutu internal tahunan setelah prosedur audit
mutu internal didokuentasikan dan disetujui. Faktor-faktor penting
yang dipertimbangkan dalam pembuatan jadwal audit adalah status
dan kepentingan dari aktivitas yang diaudit.
Dalam membuat rencana dan jadwal program audit, hal-hal yang
perlu dipertimbangkan adalah :

Audit yang dilaksanakan secara periodik dan terencana.

Audit sistem secara keseluruhan, biasanya dilakukan sekali
sebelum proses sertifikasi.

Adanya perubahan system.

Masalah mutu.
B. Audit Pihak Kedua (Audit eksternal)
Definisi : Audit yang dilakukan oleh suatu perusahaan (atau yang
mewakilinya)
terhadap
subkontraktor/pemasok/vendornya.
Tujuan : Melakukan penilaian terhadap vendor baru.
Sasaran :
 Menentukan kualifikasi vendor.
 Merangsang vendor agar meningkatkan sistem mutu tersebut.
 Memenuhi persyaratan pelanggan untuk melakukan audit terhadap
perubahan vendor.
 Menjadi mediator untuk pemecahan mutu yang berkaitan dengan
vendor.
C. Audit Pihak Ketiga (Audit Eksternal dan Independen)
Definisi : Audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi yan
independen atau badan registrasi.
Tujuan :
Untuk menilai kesesuaian sistem perusahaan dengan
standar sistem yang dipersyaratkan pelanggan.
Sasaran :
 Mengurangi audit yang berulang (pengganti audit oleh pihak
kedua).
 Meregistrasi/sertifikasi sistem mutu.
 Mengetahui kesiapan untuk audit sertifikasi.
 Memilih jenis audit berdasarkan kedalaman audit (isinya akan
diketik kemudian).
Jenis-jenis audit berdasarkan kedalaman audit adalah :
a. Audit sistem
b. Audit kesesuaian
c. Audit produk
A. Audit Sistem
Audit ini bertujuan untuk menentukan apakah perusahaan telah
memiliki sistem dalam melakukan operasinya. Biasanya, audit
dilakukan dengan membandingkan sistem yang ada dengan
persyaratan standar tertentu untuk melihat kesesuaiannya. Audit ini
belum melihat penerapan di lapangan. Audit ini disebut juga audit
dokumentasi
atau
beberapa
“adequancy
audit”.
badan
Biasanya
sertifikasi
audit
menyebutnya
dilakukan
dengan
membandingkan dokumen mutu pelanggan dengan persyaratan
standar.
Fungsi manajemen yang diaudit adalah :

Kebijakan perusahaan

Sasaran perusahaan

Program

Rencana

Prosedur

Komitmen
Dokumen yang dilibatkan pada saat audit ini adalah :
a. Kontrak pelanggan
b. Spesifikasi yang berasal dari perusahaan atau pelanggan
c. Spesifikasi yang berasal dari peraturan dan standar
d. Standar nasional, industri, dan perusahaan
e. Prosedur operasional perusahaan dan manual mutu
B. Audit Ketidaksesuaian
Jenis audit ini lebih dalam daripada audit sistem. Audit dilakukan
untuk melihat apakah prosedur, instruksi kerja, dan rencana
diimplementasikan. Karena dokumen adalah alat yang penting pada
audit ini, maka sangat penting untuk mengaudit :
a.
Ketersediaan
dokumen
pada
personel
yang
memang
orang
yang
memang
membutuhkan.
b.
Kelengkapan
prosedur
pada
menggunakannya.
c.
Kecukupan
dokumen
untuk
dapat
digunakan
dalam
melaksanakan tugas secara efisien dan efektif.
Jenis audit inilah yang banyak digunakan dalam pelaksanaan audit
mutu internal. Audit ini akan dilaksanakan secara periodik dan
terprogram pada perusahaan sehingga sangat memungkinkan untuk
melihat keefektifan dan efisiensi sistem mutu di perusahaan secara
lebih akurat.
Audit bukan hanya melihat apakah prosedur diimplementasikan
secara efektif, tetapi juga untuk melihat apakah pelaksanaan yang
sesungguhnyaa tercakup pada dokumen.
C. Audit Produk
Jenis audit ini dilakukan untuk menentukan apakah produk sesuai
dengan spesifikasi. Audit menentukan derajat pencapaian kepuasan
pelanggan. Audit produk biasanya digunakan untuk mengukur
keefektifan sistem mutu dengan melakukan pemeriksaan pada
produk yang merupakan output dari proses.
Audit biasanya dilakukan pada tahap :

Setelah produk diperiksa dan dinyatakan memenuhi persyaratan.

Setelah pengemasan, tetapi sebelum dikirimkan ke pelanggan.

Setelah diterima oleh distributor.

Setelah diterima oleh pelanggan.

Umpan balik dari bagian customer service atau dari hasil
survey.
2.6.3 Tujuan Audit Sistem Manajemen Mutu
a. Untuk Internal :

Melihat kekurangan sistem manajemen mutu.

Mengevaluasi kekurangan untuk kemudian melakukan
tindakan koreksi.

Menilai kesiapan untuk audit eksternal (pihak kedua dan/
atau pihak ketiga).

Mendorong pemeliharaan dan perbaikan dari pelaksanaan
sistem mutu.
b. Untuk Eksternal :

Memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu.

Memenuhi persyaratan badan sertifikasi.

Memenuhi persyaratan pelanggan (khusus dalam kontrak).

Memenuhi undang-undang/badan pemerintahan (misalnya
reaktor nuklir).
2.6.4 Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan audit dapat mengacu pada :
1.
Rapat Pembukaan
Rapat pembukaan (opening meeting) adalah pertemuan yang
dilakukan sebelum audit dilaksanakan. Pertemuan ini dihadiri
oleh tim auditor dan semua pihak yang terkait dalam
pelaksanaan audit tersebut. Kehadiran kepala bagian departemen
yang diaudit merupakan salah satu bentuk komitmen terhadap
pengembangan mutu di perusahaan.
Lead auditor yang bertindak sebagai pemimpin pertemuan
memberikan penjelasan mengenai :

Tim audit dan tanggung jawab setiap anggota tim.

Tujuan dari pertemuan.

Ruang lingkup audit.

Tujuan audit.

Metode yang digunakan dalam pelaksanaan audit.

Jadwal audit.

Jawaban atas semua pertanyaan yang muncul dari pihak
auditee.
2.
Penggunaan Daftar Periksa
Daftar periksa (checklist) yang telah disiapkan oleh tim audit, pada
saat pelaksanaan audit, harus dapat digunakan secara efektif. Tujuan
penggunaan checklist adalah untuk membantu pelaksanaan audit
agar sesuai dengan rencana audit yang telah dibuat. Checklist ini
merupakan alat yang sangat bermanfaat dalam pelaksanaan audit,
antara lain :

Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit.

Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar
sesuai dengan rencana dn jadwal yang telah dibuat.

Untuk memberikan panduan dalam menelusuri dokumen
referensi yang diperlukan.

Sebagai alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang
dilakukan.
2.6.5 Teknik Audit
 Mengidentifikasi Proses
Auditor harus bekerja sesuai langkah-langkah berikut untuk
memahami proses-proses dalam organisasi dan juga memahami
bagaimana klausul-klausul standar tersebut telah ditetapkan untuk
proses-proses tersebut (apakah sesuai).
Tinjauan
Kebijakan mutu
Evaluasi
Kebijakan mutu
pada setiap
fungsi
Analisis
Proses kritis apa
saja yang ada pada
tiap unit untuk
pencapaian sasaran
Apakah ada
proses
pendukung ?
Identifikasi
Proses-proses,
dokumen,
pengendalian,
rekaman
Audit
Gambar 2.1 Tahapan kerja auditor
 Mengaudit sistem manajemen mutu
1.
Dalam melaksanakan audit, auditor harus :
 Meninjau kebijakan mutu.
 Mengevaluasi sasaran mutu pada setiap fungsi dan level.
 Fokus terhadap rencana pencapaian sasaran.
 Menganalisis proses kritis (bisa berupa aktivitas-aktivitas,
proses, dan ukuran yang dianggap penting dalam mencapai
sasaran).
 Mengidentifikasi proses-proses pendukung yang dianggap
perlu/sesuai.
 Memfokuskan proses audit terhadap organisasi/bagian,
proses, pemeriksaan, rekaman, dan produk/servis.
 Mempertimbangkan keefektifan dan efisiensi proses tersebut.
2.
Untuk hal-hal tersebut auditor :
 Memahami
masalah-masalah
pokok/utama
dalam
organisasi/bagian.
 Memfokuskan pada proses-proses kritis.
 Mengaudit peningkatan bisnis.
3.
Proses kritis yang dianggap vital dalam menuju sasaran mutu ini
harus diidentifikasi terlebih dahulu.
4.
Hal tersebut bisa digambarkan dengan :
 Memetakan proses.
 Mengembangkan flowcharts.
 Checklist yang didasari pada persyaratan ISO 9001:2000.
 Mengembangkan checklist yang didasari pada dokumen atau
prosedur.
 Mengumpulkan dan memverifikasi informasi
1.
Informasi yang didapat selama audit harus diverifikasi oleh
auditor dan bisa dipertimbangkan sebagai temuan audit.
2.
Informasi bisa diperoleh dari beberapa sumber, seperti :
 Klarifikasi
 Wawancara, dengan mempergunakan metode 5 W (what,
where, who, when, why) dan 1 H (how).
 Observasi
Melakukan observasi terhadap berbagai aktivitas yang ada di
lingkungan tempat kerja serta kondisi yang ada. Observasi
biasanya dilakukan oleh auditor terhadap :
- Kesesuaian penyimpanan dan identifikasi dari bahan
baku dan produk jadi.
- Pelaksanaan pemeriksaan dan pengujian.
- Penggunaan instruksi kerja oleh para personel/operator.
 Verifikasi
 Pengambilan contoh secara acak
 Dokumen-dokumen, seperti : Kebijakan, sasaran, rencana,
prosedur, instruksi, lisensi, spesifikasi dan gambar.
 Dokumen seperti : Dokumen inspeksi, minutes meeting,
dokumen komplain pelanggan, komunikasi yang relevan dari
pihak yang berkepentingan eksternal, rekaman audit, program
pemantauan dan hasil pengukuran.
3.
Dalam
mengumpulkan
informasi
diharuskan
untuk
mempertimbangkan interaksi antar funsi, aktivitas dan proses.
4.
Bukti-bukti audit harus diidentifikasi, didokumentasikan, dan
direkam.
 Temuan Audit
Untuk mengaudit organisasi dengan menggunakan ISO 9001:2000
secara efektif, auditor diharuskan untuk memahami cara memantau
dan mengukur informasi sedemikian rupa sehingga informasi
tersebut dapat diketahui sejauh mana audit bisa memberikan
kontribusi
peningkatan
berkesinambungan
terhadap
sistem
manajemen mutu organisasi
Bukti audit harus dievaluasi terhadap audit kriteria untuk
menentukan temuan audit. Temuan audit bisa menunjukkan
kesesuaian/ketidaksesuaian dengan persyaratan. Temuan audit bisa
dibuat dalam bentuk tingkatan sesuai dengan rencana audit. Bukti
objektif ini diperlukan sebagai bukti penerapan dari sistem mutu
yang ada. Contoh bukti objektif yang dapat diambil :
 Catatan,
seperti
risalah
tinjauan
manajemen,
catatan
pengendalian mutu, lembaran pengembalian proses, dan lainlain.
 Prosedur, petunjuk kerja, spesifikasi produk, standar teknis, dan
lain-lain.
 Kondisi fisik peralatan, mesin, areal penyimpanan, atau
komponen produk.
 Jawaban dari pihak auditee pada waktu diaudit.
 Hasil observasi auditor pada beberapa area atau aktivitas yang
diaudit.
 Pertemuan Tim Audit
Setelah selesai melakukan audit, tim auditor harus melakukan
pertemuan untuk membicarakan semua hasil observasi dan
menentukan apakah ada dari hasil observasi yang dikategorikan
sebagai ketidaksesuaian berdasarkan kriteria yang telah ditentukan
pada prosedur audit mutu internal. Semua ketidaksesuaian harus
didukung oleh bukti objektif dan dilaporkan dengan menggunakan
kata-kata yang tepat. Pimpinan auditor mengumpulkan semua
laporan ketidaksesuaian dan memeriksanya untuk memastikan
bahwa temuan tersebut didukung oleh bukti.
 Rapat Penutupan
Pada rapat penutupan (closing meeting) ini, lead auditor melakukan
hal-hal berikut :

Mengucapkan terima kasih kepada auditee atas fasilitas,
bantuan, dan kerjasama yang diberikan selama audit
dilakukan.

Menjelaskan hasil temuan audit.

Jika terdapat ketidaksesuaian, mengkonfirmasikan kepada
auditee dan meminta auditee untuk melengkapinya dengan
rencana tindakan koreksi yang akan diambil serta target
penyelesaiannya.

Menyimpulkan
hasil
audit
(merekomendasikan/tidak
merekomendasikan).

Membuka forum tanya jawab.

Menjelaskan hal-hal yang ditanyakan auditee.

Menutup pertemuan.
 Pelaporan Audit
Laporan audit mencakup :

Ruang lingkup daan sasaran audit.

Jadwal audit.

Anggota tim audit.

Auditee.

Identifikasi
dokumen
rujukan
terhadap
audit
yang
dilakukan.

Ketidaksesuaian.

Kesimpulan/keputusan audit.
Laporan audit harus diberi tanggal dan ditanda tangani oleh semua
anggota di dalam tim audit.
Ketidaksesuaian
Definisi : Tidak memenuhi persyaratan.

Dalam suatu audit, ketidaksesuaian bisa disebabkan oleh :
o
Sistem
dokumentasi
persyaratan
sistem
tidak
mutu
memadai
yang
ada
terhadap
atau
yang
menggambarkan pelaksanaan sistem yang sebenarnya.
o
Pelaksanaan atau penerapannya tidak memenuhi
sistem dokumen atau persyaratan dari standar sistem
yang ada.

Ketidaksesuaian yang ditemukan selama audit harus
berdasarkan fakta yang ada, tidak boleh berdasarkan
pendapat pribadi auditor. Semua ketidaksesuaian harus
dinilai terhadap :
o
Klausul ISO 9001:2000.
o
Sebuah ketidaksesuaian dengan penerapan klausul
standar ISO yang ada. Sebuah ketidaksesuaian di dalam
penerapannya
bisa
dinilai
terhadap
kebijakan
perusahaan, kontrak penjualan, intruksi kerja, standar
produk/hasil, dan kebijakan pemerintah.
Ketidaksesuaian yang ditemukan selama audit bisa dikategorikan ke
dalam “mayor: atau “minor” untuk menilai keseriusan atau masalah
penting dalam sistem.
Ketidaksesuaian “Mayor”
Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak yang serius
terhadap pencapaian mutu atau efektivitas sistem mutu.
Ketidaksesuaian “Minor”

Ketidaksesuaian akan disebut minor apabila tidak mempunyai
dampak yang serius terhadap mutu atau sistem mutu (human
error).

Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen seperti
prosedur atau instruksi kerja terhadap pelaksanaan yang
sebenarnya atau terhadap persyaratan standar yang ada.

Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari
prosedur atau instruksi kerja.
 Mendokumentasikan Ketidaksesuaian
Auditor bertanggung jawab untuk mengidentifikasi berbagai
ketidaksesuaian dan didokumentasikan dalam formulir “Laporan
Ketidaksesuaian” (LK) atau “Permintaan Tindakan Perbaikan”
(PTP).
 Tindakan Perbaikan
Tindakan perbaikan adalah tindakan yang dilakukan oleh pihak yang
diaudit
(auditee)
untuk
memperbaiki
ketidaksesuaian
yang
ditemukan pada saat audit. Setiap tindakan yang diambil sebaiknya
sekaligus berupa tindakan pencegahan agar masalah yang sama tidak
terulang lagi. Tindakan perbaikan merupakan bagian dari proses
peningkatan yang berkesinambungan dari sistem mutu suatu
perusahaan.
Tindakan perbaikan merupakan bagian dari kegiatan audit setelah
ketidaksesuaian dari sistem teridentifikasi pada saat audit. Tindakan
perbaikan
dibuat
oleh
auditee
setelah
auditor
menemukan
ketidaksesuaian tersebut.
 Tanggung Jawab dan Wewenang Pelaksanaan Tindakan
Perbaikan (PTP).
Tim Audit

Mengidentifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan dalam
PTP/LK.

Menjelaskan ketidaksesuaian yang ditemukan kepada
auditee.

Meminta persetujuan dari auditee mengenai batas waktu
pelaksanaan tindakan perbaikan.

Mengontrol daan memonitor penerbitan dan pengembalian
PTP/LK.
Auditee

Mengerti dengan jelas mengenai ketidaksesuaian yang
ditemukan oleh auditor.

Melakukan penilaian akan pengaruh/tingkat keseriusan,
serta menyiapkan sumber daya untuk melakukan tindakan
perbaikan untuk memenuhi batas waktu penyelesaian
tindakan perbaikan.

Melakukan tindakan perbaikan dan mendokumentasikannya
(ditulis) dalam PTP/LK.

Mengembalikan
ditindaklanjuti.
PTP/LK
kepada
auditor
untuk