analysis of the needs of labor in part the filings outpatient according

ANALYSIS OF THE NEEDS OF LABOR IN PART THE FILINGS OUTPATIENT
ACCORDING TO THE THEORY WISN IN RSI SULTAN AGUNG SEMARANG THE
YEAR 2015
Naila Ifah Fitriani*), Supriyono Asfawi**)
*) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
**) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
Jl. Nakula 1 No 5 – 11 Semarang
Email : [email protected]
ABSTRACK
Background Based on the number of outpatient visits in 2014 are likely to increase
that 111. 681 patients per day, there are 14 polyclinics with the number of officers
filing outpatient amounted to 8 people, known to the workload of each officer is too
high. This results in a high risk of fatigue and accidents at officers, coupled with the
filing location is located in the basement of the hospital, it is necessary to calculation
of labor needs to know the workload and personnel needs. This study aims to
determine the needs of the workforce based on the theory of WISN in the filing
Outpatient RSI Sultan Agung Semarang in 2015.
Method This research is descriptive, using the method of observation and interviews
as well as using cross sectional approach. The population used in this study is the
number of DRM in 2014 and the number of outpatient filing clerk and all the
population used as a sample number of visits in 2014 as many as 111 681 and 8
outpatient filing clerk.
Result The observation of outpatient filing obtained an average time perkegiatan
officer in taking DRM, assemble or forms, and restore DRM A clerk at 10:35, 10:34
attendant B, C 11:45 officer, clerk D 11:17, 11:10 E officer, the officer F 11:15, 11:07
G officers and officers H 11:20. characteristics filing clerk outpatient aged between
23-51 years old, high school education, male gender - male and female, old work 129 years. Effective days per year for officers keep that 335 officers. The quantity of
goods for filing clerk outpatient DRM fixed at 15,596 .From the results of calculations
by the method of WISN unknown number of workers filing requirement for officers
outpatient fixed at 10 officers.
Keywords
: Labor, workload, filing, WISN
LATAR BELAKANG
institusi
disuatu rumah sakit yang harus
pelayanan
kesehatan
didukung
dengan
jumlah
yang
sumber daya manusia yang
menyelenggarakan pelayanan
memadai untuk meningkatkan
kesehatan perorangan secara
mutu
paripurna yang menyediakan
pasien, serta menekan angka
pelayanan rawat inap, rawat
kelelahan dan kecelakaan pada
jalan, dan gawat darurat.[1]
petugas filing. Petugas filing
Pada
pelaksanaan
pelayanan
kepada
bertanggung jawab terhadap
pelayanan kesehatan Rumah
pencatatan
sakit harus mengadakan rekam
Medis
medis
menunjang
disimpan. Jumlah petugas filing
pengolahan
pada suatu rumah sakit atau
untuk
pelayanan
dan
Dokum
(DRM)
yang
Rekam
telah
informasi pasien. Rekam medis
pelayanan
merupakan berkas yang berisi
sebaiknya di sesuaikan dengan
catatan dan dokumen tentang
jumlah
identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan,
tindakan
kesehatan
pasien
berkunjung.
dan
RSI
yang
[3]
Sultan
Agung
merupakan
salah
pelayanan lain yang diberikan
Semarang
kepada
satu rumah sakit di bawah
pasien
di
pelayanan kesehatan.
dua
sarana
[2]
naungan Badan Wakaf Sultan
Rekam medis memiliki
Agung yang telah terakreditasi
bagian
B
pencatatan
besar
dan
yaitu
pengolahan
yang
memiliki
sistem
penyimpanan Dokumen Rekam
data, pencatatan data meliputi
Medis
bagian pendaftaran baik rawat
desentralisasi, namun berada
inap,
dalam satu ruangan.
gawat
rawat
jalan
darurat.
pengolahan
assembling,
maupun
Dari survei awal yang
meliputi
telah dilakukan, diketahui data
data
koding/indeksing,
terpenting
rekam
jumlah
jalan
Filing adalah salah satu
pelaksanaan
secara
Sedangkan
analising/repoting, filing.
bagian
(DRM)
dengan
petugas
filing
rawat
sebanyak
8
orang,
jumlah
rawat
kunjungan
dalam
pasien
jalan
yang
medis
cenderung tinggi yaitu 111.681
pasien
pada
2014
pengamatan dilakukan banyak
dengan jumlah poliklinik 14
keluhan dari pihak poliklinik,
maka
akibat banyaknya pasien yang
beban
tahun
kerja
petugas
filing rawat jalan di RSI Sultan
mengantri
Agung Semarang masih terlalu
sedangkan Dokumen Rekam
tinggi, jika dilihat dari ketidak
Medis (DRM) pasien belum
sesuaian
sampai di poliklinik.
jumlah
Dokumen
Rekam Medis (DRM) dengan
jumlah petugas filing yang ada,
sehingga
mengakibatkan
distribusi
Dokumen
Medis
(DRM)
terlambat,
selain
Rekam
menjadi
itu
letak
poliklinik juga terlalu jauh dari
filing. Hal ini mengakibatkan
tingginya risiko kelelahan serta
risiko kecelakaan kerja pada
petugas filing, ditambah lagi
dengan letak filing yang yang
berada
di
bassemant
serta
bertambahnya jumlah poliklinik
namun tidak diimbangi dengan
penambahan jumlah petugas
filing. Oleh sebab itu dalam
pengelolaan rekam medis dan
pelaksanaan filing setiap rumah
sakit
selalu
mengacu
pada
pedoman atau petunjuk teknis
pengelolaan rekam medis yang
dibuat oleh rumah sakit yang
bersangkutan.
Peneliti
tertarik
melakukan penelitian dengan
tema ini karena pada saat
untuk
diperiksa
Perhitungan kebutuhan
tenaga
kerja
memiliki
dua
metode yaitu metode (Full Time
Equivalent) FTE dan metode
(Workload Indicators of Staffing
Need) WISN. Peneliti memilih
menggunakan metode WISN
karena hasil yang didapatkan
lebih
akurat
menggunakan
dibandingkan
metode
FTE
(Full time Equivalent), dalam
metode (Workload Indicators of
Staffing
Need)
WISN
juga
melakukan perhitungan untuk
waktu
pelatihan
atau
diklat
yang dilakukan petugas dalam
satu tahun sehingga hasilnya
menjadi lebih rinci, selain itu
kegiatan yang di lakukan oleh
petugas filing yang berulangulang memerlukan perhitungan
yang dapat mengetahui waktu
yang
dibutuhkan
untuk
mengetahui berapa waktu yang
diperlukan
petugas
untuk
menyelesaikan pekerjaannya.
Oleh karena itu peneliti
mengangkat tema “ Analisa
A.
Identifikasi tugas pokok
dan fungsi filing rawat jalan
Keutuhan Petugas Filing Rawat
Bagian filing rawat jalan
Jalan Berdasarkan Teori WISN
RSI Sultan Agung Semarang
di RSI Sultan Agung Semarang
terletak di lantai paling bawah
Tahun
biasa
2015”
sebagai tema
dalam penelitian ini
disebut
basement
yaitu
di
ruang
rekam medis. Petugas filing
METODE
berjumlah
8
orang,
yang
Penelitian ini menggunakan
terbagi dalam tiga shift kerja
jenis penelitian deskriptif, yaitu
yaitu shift pagi dimulai dari
penelitian yang menguraikan
jam 06.00-13.00 dan 07.00-
hasil
yang
14.00, shift siang jam 09.00-
dikelompokkan sesuai dengan
16.00 dan shift sore jam
tujuan
untuk
14.00-21.00. Setiap petugas
teori,
filing rawat jalan RSI sultan
pengamatan
penelitian
dibandingkan
sehingga
dengan
dapat
diambil
Agung
tugas
kesimpulan.
semarang
dalam
metode
yang
penelitian
digunakan
ini
observasi
adalah
dan
wawancara dengan melakukan
pengukuran dan perhitungan
data secara langsung.
penelitian
dengan
pendekatan
ini
adalah
menggunakan
secara
cross
sectional yaitu suatu data yang
diperoleh pada suatu saat atau
periode tertentu.
yaitu
DRM
untuk
pasien lama di filing serta
membuatkan DRM baru untuk
pasien
baru,
menyisipkan
tracer di depan DRM yang
akan di ambilkan di filing,
merakit atau menata formulir
Pendekatan yang dilakukan
dalam
memiliki
sama
mengambilkan
Metode
HASIL
sebagai
– formulir yang dibutuhkan di
rawat jalan, mendistribusikan
DRM sesuai dengan poliklink
yang dituju, dan menyimpan
DRM ke filing.
1.
Kapasitas Kerja
Petugas filing rawat
jalan di RSI Sultan Agung
Semarang
memiliki
karakteristik
sebagai
berikut:
Tabel 4.1
Karakteristik Petugas
Kareakteristik Petugas
Petugas
Umur
Pendidikan
Jenis
Lama
Kelamin
Kerja
(tahun)
(tahun)
Petugas A
51 Tahun
SMA
Laki - Laki
29 Tahun
Petugas B
45 Tahun
SMA
Laki - Laki
23 Tahun
Petugas C
48 Tahun
SMA
Perempuan
23 Tahun
Petugas D
35 Tahun
SMA
Laki - Laki
4 Tahun
Petugas E
25 Tahun
SMA
Laki - Laki
1 Tahun
Petugas F
26 Tahun
SMA
Laki – Laki
4 Tahun
Petugas G
23 Tahun
SMA
Laki – Laki
5 Tahun
Petugas H
21 Thaun
SMA
Laki - Laki
3 Tahun
Sumber : Data Primer
PEMBAHASAN
DRM filing setelah pelayanan
Berdasarkan
hasil
pengamatan di RSI Sultan Agung
Semarang
Berdasarkan teori yang ada
petugas
tugas pokok petugas filing yaitu
filing rawat jalan yang terdiri dari
(1) menyimpan dokumen rekam
empat shift 06.00-13.00, 07.00-
medis dengan metode tertentu (2)
14.00,09.00-16.00
mengambil
21.00
memiliki8
pasien telah selesai.
dengan
job
dan
14.00-
description
dokumen
yang sama yaitu mengambilkan
kembali
reka
(retrivel)
medis
untuk
berbagai
keperluan
(3)
DRM pasien lama difiling rawat
menyusutkan
kembali
jalan, membuatkan DRM untuk
dokumen rekam medis sesuai
pasien baru, merakit atau menata
ketentuan
formulir-formulir yang digunakan
penyimpanan
di poliklinik, mengantarkan DRM
medis
ke poliklinik dan mengembalikkan
rekam medis aktif (5) membantu
(4)
in-aktif
(retrivel)
memisahkan
dokumen
dari
rekam
dokumen
dalam menilai guna rekam medis
(6) menyimpan dokumen rekam
adalah
medis
(7)
dipergunakan untuk kehidupan
pelaksanaan
dalam keluarga dan masyarakat.
yang
diabdaikan
membantu
pemusnaan rekam medis. [3]
istirahat
ataupun
Jadi dalam seminggu seseorang
Berdasarkan hasil wawancara
dapat bekerja degan baik selama
yang telah dilakukan didapatkan
36 – 48 jam.[11] Masing – masing
hasil yaitu, umur petugas berkisar
petugas memiliki cuti sebanyak
antara 21 sampai 51 tahun, jenis
15 kali dalam satu tahun. Faktor
kelamin
1
kelonggaran dari delapan petugas
perempuan, pendidikan terakhir
berupa rapat sebanyak 12 kali per
keseluruhan petugas filing rawat
tahun dengan waktu 2 jam, dan
jalan adalah SMA, dengan lama
pelatihan selama 2 kali dalam
kerja berkisar antara 1-29 tahun
satu tahun.
masa
7
laki-laki
kerja.
dan
Berdasarkan
Berdasarkan
tupoksiyang
karakteristik petugas yang ada
berlaku di
RSI Sultan Agung
diketahui bahwa semakin tinggi
Semarang,
pengertian
usia
utama
petugas
produktivitas
tugas
filing
adalah
kerjanya semakin menurun, untuk
mengambilkan
jenis kelamin tidak ada beda
membuatkan DRM pasien baru,
kinerja antara petugas laki-laki
mendistribusikan
maupun
mengembalikkan DRM ke filing.
petugas
sedangkan
perempuan,
DRM
dan
kerja
Untuk tugas utama sudah sesuai,
kecepatan
akan tetapi karena letak poliklinik
kerja, karena semakin lama masa
yang terlalu jauh dari filing dapat
kerja petugas pengalaman dan
mengakibatkan tingkat kekelahan
pengetahuan petugas semakin
dan resiko kecelakaanya terlalu
tinggi, sehingga kinerjanya juga
tinggi , ditambah lagi dengan filing
semakin cepat.
yang berada di basementdapat
berpengaruh
masa
DRM,
pada
Dengansetiap
jam
kerja
mengakibatkan
lamanya
petugas filing rawat jalan adalah
pelayanan
7 jam per hari. Menururt teori
darifiling ke poliklinik.
rata-rata seseorang lama bekerja
dan
Rata-rata
seseorang dalam sehari adalah 6
masing-masing
– 8 jam perhari dan selebihnya
melakukan
pendistribusian
waktu
kegiatan
petugas
tugasnya
dalam
yaitu
mengambilkian
DRM,
merakit
DRM
ke
formulir-formulir yang digunakan,
pelayanan
mendistribusikan
selesai.
DRM
serta
menggembalikan DRM ke filing
memberikan
yaitu
petugas
A
filing
setelah
pasien
telah
2. Berdasarkan hasil wawancara
yang
telah
dilakukan
10.30 menit, petugas B 10.34
didapatkan hasil yaitu, umur
menit, petugas C 11.45 menit,
petugas berkisar antara 21
petugas D 11.17 menit, petugas E
sampai 51 tahun, jenis kelamin
11.10 menit, petugas F
7 laki-laki dan 1 perempuan,
11.15
menit, petugas G 11.07, dan
pendidikan
petugas H 11.20 menit.
keseluruhan
petugas
filing
adalah
SMA,
Dari
terakhir
hasil
perhitungan
rawat
tenaga
kerja
filing
dengan lama kerja berkisar
rawat jalan RSI Sultan Agung
antara 1-29 tahun masa kerja.
Semarang dengan menggunakan
Berdasarkan
metode
diketahui
petugas yang ada diketahui
kebutuhan tenaga filing rawat
bahwa semakin tinggi usia
jalan adalah 10(sepuluh) orang.
petugas produktivitas kerjanya
Pada saat ini sudah terdapat 8
semakin menurun, untuk jenis
(delapan)
kelamin tidak ada beda kinerja
kebutuhan
WISN
petugas,
sehingga
jalan
karakteristik
pada tahun 2015 perlu dilakukan
antara
penambahan petugas filing rawat
maupun petugas perempuan,
jalan sebanyak 2 ( dua ) orang.
sedangkan
masa
laki-laki
kerja
berpengaruh pada kecepatan
SIMPULAN
kerja, karena semakin lama
1. Kegiatan petugas filing rawat
jalan
petugas
adalahmengambilkan
masa
kerja
pengalaman dan pengetahuan
DRM pasien lama di filing
petugas
semakin
rawat jalan, membuatkan DRM
sehingga
kinerjanya
untuk
semakin cepat.
pasien
baru,
petugas
tinggi,
juga
mengurutkan formulir-formulir
3. Volume kegitan pada tahun
yang digunakan di poliklinik,
2015 yaitu 43 DRM untuk tiap
mengantarkan
ke
masing-masing petugas dan
poliklinik dan mengembalikkan
kuantitas kegiatan pokok tahun
DRM
2015 yaitu 15.695 DRM per
tahun masing-masing petugas
Standar
kelonggaran
(PFD)
untuk masing-masing petugas
filingrawat
tenaga,
waktu
jalan
sebesar
dengan
kerja
masing
untuk
1
rata-rata
masing-
petugas filing rawat
jalan yaitu 2.345 jam
4. Berdasarkan
hasil
perhitungan dengan metode
WISN
didapatkan
jumlah
petugas filing rawat jalan yaitu
10 petugas.
mempertimbangkan
jarak antara poliklinik dengan
ruang rekam medis agar tidak
terlalu jauh, sehingga DRM
lebih cepat sampai di poliklinik
yang dituju.
2. Dibagian filing rawat jalan
tenaga
kerja
tidak
sesuai dengan beban kerja
ada,
dilakukan
maka
perlu
penambahan
petugas sebanyak 2 orang
agar
Indonesia Nomor 44 Tahun
2009 tentang Rumah Sakit.
2. Permenkes Republik
Indonesia Nomor 269 /
Menkes / per III 2008 tentang
Rekam Medis.
3. Shofari
Bambang.
Modul
2008.
Dasar-Dasar
Pelayanan
Rekam
Medis.
Semarang.
(tidak
dipublikasikan).
Information Management.
1. Untuk
yang
1. Undang –undang Republik
4. Huffman, Edna K. Health
SARAN
jumlah
DAFTAR PUSTAKA
dapat
produktifitas
meningkatkan
kerja
serta
menurunkan resiko kelelahan
pada petugas.
Phisicians Record Compani.
Berwyn ilinous 1994.
5. PORMIKI-DPT JATENG.
Dasar Hukum Pelayanan
Rekam Medis.
6. Permenkes Nomor 749 a /
Menkes / Per / XII / 1989.
Tentang Rekam Medis.
7. Tarwaka, solichul HA. Bakri.
Lilik
sudiajeng
untuk
Ergonomi
Keselamatan
Kesehatan
Kerja
dan
Produktivitas UNIBA PRESS
Surakarta 2004.
8. Wignjo
Soebrata,
Sritomo.
ErgonomiStudiGerakdanWak
tuEdisi I. PT. GunaWidya.
Jakarta 1995
9. Kepmenkes RI No. 81 /
Menkes / SK / I /2004
Tentang
Analisis
Beban
Kerja.
10. Saleh,
Samsubar.
StatistikDeskriptip.
Unit
PenerbitdanPercetakan AMP
YKPN. Yogyakarta. 1992
11. Suma’mur,
P.K.
Hygine
Perusahaan
danKeselamatan
Haji
Kerja.CV.
Massagung.
Jakarta.
1996
12. Departemen Kesehatan RI.
PerlengkapanKerja WISN /
WISN
TOOLKIT
Indonesia.pdf(www2.epos.de
/uploads/media/WISN_TOOL
KIT_INDONESIA.pdf
(Aksestanggal 25 Mei 2015,
pukul 20:21 WIB)