BAB V PEMBAHASAN Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam

BAB V
PEMBAHASAN
Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Umum Bhakti Asih.
5.1. Organisasi dan Tata kerja rekam medis
Organisasi dan tata kerja rekam medis sudah berjalan dengan baik,
organisasi sudah terstruktur dan menjalankan tugas dan fungsi masing-masing,
sedangkan tata kerja di instalasi rekam medis masih kurang, dikarenakan
jumlah karyawan yang bertugas di bagian rekam medis masih kurang, dan
belum kompeten, karen adari jumlah karyawan rekam medis sebanyak 14
orang lulusan D3 rekam medis baru 2 orang, sedangkan 1 orang lulusan S1
Ekonomi, dan 2 orang lagi masih menjalani kuliah.
5.2. Sarana dan fasilitas
Masalah yang ada pada sarana di instalasi rekam dapat menghambat
berjalannya sistem pengelolaan rekam medis rawat jalan. Masalah tersebut
adalah ruangan rekam medis di rumah sakit Bhakti asih yang memiliki
ruangan Jauh dari poli dan tempat pendaftaran, yaitu kira-kira 35 meter dari
tempat pendaftaran, dan memakan waktu yang agak lama untuk sampai ke
poli, dan ruangan tersebut masih darurat, sehingga Status pasien banyak tidak
tertampung pada rak penyimpanan karena semakin hari pasien semakin
bertambah banyak, Hal tersebut tentunya menyulitkan para petugas dalam
proses pengambilan maupun pengembalian rekam medis karena menjadikan
susunan rekam medis tidak sistematis. Sedangkan seharusnya penyimpanan
rekam medis harus diletakan pada rak penyimpanan secara berurut. Maka dari
60
itu perlunya sosialisasi dari pimpinan rumah sakit dalam upaya perluasan
ruangan rekam medis. Dan apabila terjadi hujan, terdapat beberapa titk
kebocoran yang terjadi di ruang rekam medis.
Fasilitas yang ada di ruang rekam medis sudah cukup menunjang untuk
berjalannya kegiatan yang ada di instalasi rekam medis, dan tidak ada
masalah yang berarti ang dapat menghambat berjalannya kegiatan rekam
medis.
5.3. Proses
a. Sistem pendaftaran
1) Sistem penamaan
Pada sistem penamaan pasien ditemukan kesalahan dari penulisan
penamaan tersebut diantaranya adalah terdapat kesalahan dalam penamaan
pada saat pemindahan identitas pasien. Misalnya Maryamah,ny ditulis
Maryah,ny. Hal tersebut disebabkan oleh tulisan pasien kurang jelas, dan
kurangnya inisiatif petugas pendaftaran dalam menanyakan kembali nama
pasien kembali ataupun meminta KTP dari pasien karena pasien yang
mendaftar banyak sehingga hal tersebut dapat menyebabkan kesulitan
petugas pendaftaran pada saat pasien tersebut berobat kembali. Maka dari
itu petugas pendaftaran harus lebih teliti dalam melakukan penamaan pada
status pasien karena akan berpengaruh terhadap instansi lain yang terkait.
2) Sistem penomoran rekam medis
Pada sistem penomoran rekam medis masih ditemukan nomor rekam
medis ganda atau status ganda hal ini disebabkan oleh kesalahan dalam
sistem pendaftaran. Pada waktu melakukan pendaftaran, pendaftaran
61
dilakukan oleh keluarga sedangkan pasien sedang berada di ruangan UGD,
keluarga pasien mendaftarkan baru pasien agar mendapatkan tindakan
segera sehingga terjadilah penomoran ganda.
b. Sistem distributing
Pada sistem distributing ini juga ditemukan kesalahan dalam
pemberian status rawat jalan yaitu lamanya pencarian status pasien (lebih
dari satu jam) atau disebut juga dengan missfile. Hal tersebut disebabkan
oleh kesalahan dalam peletakan status, atau tidak kembalinya status ke
rekam medis dari instansi lain. Sedangkan dalam prosedur status harus
kembali dari instansi lain dalam waktu 2 x 24 jam.
Maka dari itu perlunya penambahan jumlah pekerja sehingga beban
kerja menjadi sedikit dan pekerja akan lebih konsentrasi terhadap
pekerjaannya.
c. Sistem Pengkodingan.
Pada proses pengkodingan ini juga terdapat kandala, yaitu masih
banyaknya status yang belum di koding, karena keterbatasan jumlah
tenaga unit koding, karena petugas pengkodingan terdiri atas 3 orang, 2
orang telah lulus d3 rekam medis, sedangkan satu orang lagi masih
menjalani kuliah, masalah yang dihadapi yaitu jumlah pasien yang banyak
setiap harinya, yaitu sekitar 150-200 orang, beban kerja yang banyak dan
sistem komputerisasi yang sering mengalami error, dan juga terdapat
beberapa assemsen dokter yang tidak bisa dibaca oleh petugas
pengkodingan.
62
d. Sistem penyimpanan/filing
Pada
sistem
penyimpanan
filing
terdapat
kesalahan
yaitu
penyimpanan tidak sesuai dengan urutan. Hal ini disebabkan oleh kurang
telitinya petugas rekam medis. Kurang telitinya petugas rekam medis
disebabkan oleh beban kerja yang tinggi. Sedangkan dalam prosedurnya
penyimpanan harus sesuai dengan no urutan rekam medis. Maka dari itu
perlunya penambahan pekerja rekam medis.
e. Sistem penyusutan
Sistem penyusutan di rekam medis rumah sakit Bhakti Asih
dilakukan akan tetapi semakin banyaknya jumlah pasien yang berobat ke
rumah sakit tersebut, maka rak penyimpanan tidak muat lagi menampung
status yang baru, sehingga perlunya perluasan ruangan rekam medis
sehingga proses penyusutan akan lebih lancar dilakukan.
f. Sistem pemusnahan
Sistem pemusnahan di rumah sakit sudah dilakukan yaitu pada bulan
November 2013, pemusnahan yang dilakukan pada bulan November lalu
yaitu, pasien yang terakhir kunjungan pada tahun 2002 sampai dengan
2006, tetapi masih yang belum diretensi, karena keterbatasan petugas di
instalasi rekam medis tersebut.
g. Evaluasi
Dalam sistem evaluasi ini tidak terdapat kendala ataupun masalah
yang berarti justru dengan adanya sistem evaluasi ini masalah ataupun
kendala akan tertangani meskipun harus melalui proses. Maka dari itu
sistem evaluasi yang dilakukan setiap hari harus tetap dijalankan guna
63
mempercepat pemecahan masalah dan meningkatkan kualitas dalam
sistem pengelolaan rekam medis, dan selalu menulis hasil kinerja yang
dilakukan setiap harinya.
64