Perancangan dan Pembuatan Sistem Pencatatan Tagihan

BAB IV
HASIL DAN ANALISIS
1.1.
Analisis
Bagian pembelian PT. Purinusa Ekapersada Bawen – Semarang merupakan
bagian yang menerima penagihan dari pemasok. Setiap ada tagihan yang masuk,
bagian ini sering kali harus memeriksa antara surat jalan dan faktur masuk dengan
purchase ordersecara manual. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui apakah
barang yang sudah dikirim benar-benar sesuai dengan pesanan yang tercatat
dalam purchase order.
Selain itu dalam hal pembayaran ataupun pelunasan sendiri sering
mengalami keterlambatan, sehingga pemasok akan menghubungi bagian
pembelian untuk menagih pembayaran jika barang yang telah terpenuhi belum
terbayarkan sesuai dengan jatuh temponya. Hal ini dikarenakan tidak adanya
sistem informasi untuk mencatat setiap tagihan yang masuk dari pemasok.
Maka pada bagian ini, memerlukan sebuah sistem informasi untuk
melakukan pencatatan surat jalan dan faktur yang masuk dan sekaligus pengingat
pembayaran sesuai dengan periode yang telah ditentukan, yang mana dalam satu
bulan dilakukan dua kali pembayaran yaitu setiap tanggal 10 dan tanggal 25.
Sistem Pencatatan ini dibuat untuk lebih mempermudah pekerjaan dalam
pemeriksaan tagihan dan purchase order.
1.2.
Kebutuhan
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka diperlukan Sistem
Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit yang telah didesain sedemikian rupa untuk
20
melancarakan proses pembayaran/pelunasan kepada pemasok.Untuk menunjang berjalannya
sistem ini diperlukan juga data-data yang terkait dengan sistem.
Untuk software atau perangkat lunak aplikasi pengingat ini dibuat menggunakan aplikasi
Microsoft Visual Studio 2005 dan Microsoft Access 2003 sebagai basis data. Sehingga
penerapannya hanya cukup meng-install sistem pengingat tersebut.
1.3.
Perancangan
Perancangan basis data diperlukan agar dapat memiliki basis data fisik yang efisien
dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dan cepat dalam mengakses. Untuk itu dalam
merancang Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit, diperlukan pula rancangan
database yang sesuai dengan kebutuhan dalam sistem. Berikut Data Flow Diagram (DFD)
dan desain basis data untuk menampung data yang diperlukan dalam sistem ini.
1.3.1. Data Flow Diagram (DFD)
Gambar 4.3.1.1 DFD Level 0
Gambar
4.3.1.2 DFD Level 1
22
Gambar 4.3.1.3 DFD Level 2
1.3.2. Entity Relationship Diagram (ERD)
Sedangkan ERD-nya didapat sebagai berikut:
Gambar 4.3.2.1 ERD
23
Perancangan Database
1.3.3.
Sistem Informasi diciptakan memiliki stuktur basis data yang terdiri dari beberapa
tabel. Tabel-tabel tersebut berisi field-field yang berguna untuk menampung atau menyimpan
data dari sistem tersebut. Berikut ini adalah tabel-tabel yang diusulkan dalam membangun
Perancangan dan Pembuatan Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit:
1.
T_PO
Tabel 4.3.3.1. Tabel Purchase Order
Field Name
Type
Size
No_PO
Number
Long Integer
Nomor Purchase Order (Primery Key)
Tgl_PO
Date/Time
Medium Date
Tanggal pembuatan PO
Text
10
ID_Vendor
2.
Descripition
Kode vendor
T_DetailPO
Tabel 4.3.3.2. Tabel Detail Purchase Order
Field Name
Type
Size
No_PO
Number
Long Integer
Nomor Purchase Order
ID_Material
Number
Long Integer
Nomor material
QTY
Number
Long Integer
Jumlah barang yang dipesan
Text
20
Number
Long Integer
No_Faktur
QTY_Faktur
Description
No faktur yang diterima
QTY barang yang dipenuhi dalam
faktur
Hrg_Faktur
Currency
General
Harga satuan yang tertulis dalam faktur
Number
3.
T_ Faktur
Tabel 4.3.3.3. Tabel Faktur Masuk
Field Name
Type
Size
No_Faktur
Text
20
Description
Nomor faktur yang diterima (Primery
Key)
24
No_SJ
Tgl_Jth_Tempo
Text
20
Date/Time
Medium Date
Nomor surat jalan
Tanggal
jatuh
tempo
yang
telah
barang
yang
ditentukan
Nama_Material
Text
50
Nama
barang
sesuai
dipesan
QTY
Number
Long Integer
Total_Hrg
Currency
General
Jumlah barang sesuai pesanan di PO
Total harga yang ada di faktur
Number
4.
T_SJ
Tabel 4.3.3.4. Tabel Surat Jalan Masuk
Field Name
Type
Size
No_SJ
Text
20
Tgl_SJ
Date/Time
Medium Date
Description
Nomor surat jalan (Primery Key)
Tanggal surat jalan dan sesuai dengan
faktur
5.
T_Barang
Tabel 4.3.3.5. Tabel Baramg
Field Name
Type
Size
Description
ID_Material
Number
Long Integer
Kode barang
Text
50
Nama_Material
Nama barang yang ada atau dipesan dan
dibeli
6.
T_Supplier
Tabel 4.3.3.6. Tabel Supplier
Field Name
ID_Vendor
Type
Size
Description
Text
10
ID perusahaan yang sudah dijadikan
sebagai pemasok (Pirmery Key)
Nama_Vendor
Text
30
Nama perusahaan yang sudah dijadikan
25
sebagai pemasok
Alamat
Text
50
Alamat pemasok
Kota
Text
25
Kota dari pemasok
Kode_Pos
Text
10
Kode pos dari alamat pemasok
No_Tlp
Text
15
Nomor telepon perusahaan pemasok
No_Fax
Text
15
Nomor Fax perusahaan pemasok
Email
Text
20
Email pemasok
26
1.3.3 Rancangan Relasi Antar Tabel
Berdasarkan tabel-tabel yang diusulkan maka diperoleh rancangan relasi antar tabel
sebagai berikut:
Gambar 4.3.3.1 Perancangan Relasi Antar Tabel
1.3.4 Perancangan Interface
Berdasarkan rancangan database di atas maka desain gambar form yang terdapat dalam
sistem pengingat pembayaran jatuh tempo PT. Purinusa Ekapersada Bawen – Semarang
dirancang sebagai berikut:
Gambar 4.3.4.1 Perancangan Form Login
27
Gambar 4.3.4.2 Perancangan Form Menu Utama
Gambar 4.3.4.3
Perancangan Form Surat Jalan
Gambar 4.3.4.4 Perancangan Purchase Order Belum Terpenuhi
28
Gambar 4.3.4.5 Perancangan Form Faktur Masuk
Gambar 4.3.4.6 Perancangan Form Alarm
29
Gambar 4.3.4.7 Perancangan Form Data Pemasok
Gambar 4.3.4.8 Perancangan Form Data Barang
30
1.4
Implementasi
Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit PT. Purinusa Ekapersada Bawen –
Semarang, memiliki beberapa tampilan form atau yang sering dikenal dengan istilah user
interface. User interface berguna untuk sarana memudahkan user dalam mengolah dan
mengkases data tanpa harus masuk ke dalam basis data secara langsung. Berikut adalah
penjelasan singkat mengenai fungsi dan cara menggunakan form-form yang terdapat dalam
Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit di PT. Purinusa Ekapersada Bawen –
Semarang.
1.4.1. Impelmentasi Relasi Antar Tabel
Setelah melakukan rancangan database, maka didapatkan hubungan antar tabel sebagai
berikut:
Gambar 4.4.1Relasi Antar Tabel
1.4.2. Implementasi Form
Berikut ini merupakan form yang dihasilkan setelah merancang:
1.
Form Login
Form Login terdiri dari username dan password. Form ini dirancang untuk menjaga
keamanan sistem informasi agar tidak semua orang dapat mengkases, user harus mengisi
username dan password.
31
Jika user memasukkan username dan password dengan benar lalu menekan tombol OK
maka akan masuk ke form utama. Sebaliknya, jika username dan atau password yang
dimasukkan salah, maka muncul peringatan bahwa data yang dimasukkan salah.
Tombol cancel merupakan tombol yang memiliki fungsi membatalkan proses login
untuk keluar dari sistem ini.
Gambar 4.4.2Form Login
2.
Form Menu Utama
Form menu utama merupakan form yang akan muncul pertama setelah proses login
berhasil. Form ini dibuat untuk memudahkan user dalam memilih menu yang ada dalam
Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit.
Selain itu, di dalam form ini digunakan untuk menampung fom-form yang tersedia pada
sistem Pencatatan Pembelian. Sistem ini akan bekerja secara urut yang dimulai dari
penginputan data di form surat jalan kemudian dilanjutkan di form purchase order lalu di
form faktur dan terakhir adalah form alarm. Selain itu pada form utama ini juga menampung
form barang dan form pemasok.
32
Gambar 4.4.3 Form Menu Utama
Berikut ini adalah tampilan dan penjelasan singkat form-form yang ada di dalam form
menu utama:
3.
Form Surat Jalan
Menu Surat Jalan dihubungkan dengan form surat jalan. Form surat jalan merupakan
tahapan awal user untuk menampilkan alarm jatuh tempo. Di dalam form ini user akan
menginputkan data surat jalan yang berisi nomor surat jalan.
Gambar 4.4.4 Form Input Surat Jalan
33
4.
Form Purchase Order Belum Terpenuhi
Setelah proses menginputan data surat jalan pada form surat jalan, maka proses
selanjutnya yaitu form purchase order akan menampilkan data yang diambil dari
T_DetailPO. Form ini akan menampilkan data PO yang belum terpenuhi oleh pemasok. User
dapat langsung memilih lebih dari satu PO dengan cara menekan tombol ctrl dan
menekan/klik data yang dibutuhkan lalu klik tombol NEXT untuk melanjutkan proses sistem.
Gambar 4.4.5 Form Purchase Order Belum Terpenuhi
34
5.
Form Faktur
Data PO yang telah dipilih pada form purchase order belum terpenuhi, secara otomatis
akan muncul di form faktur beserta data surat jalan yang telah diinputkan terlebih dahulu.
Pada form ini, user bisa mengubah kuantias barang dan harga satuan. Jika user menekan
tombol SAVE, maka proses selanjutnya yaitu, data-data yang telah diinput akan tersimpan di
dalam database. Data yang tersimpan diantaranya adalah data surat jalan, data PO yang telah
terpilih oleh user dan data faktur. Maka data pada form purchase order belum terpenuhi yang
telah dipilih oleh user, otomatis tidak akan muncul kembali pada form PO.
Gambar 4.4.6 Form Faktur Masuk
6.
Form Alarm
Setelah proses penginputan data telah selesai maka pada form alarm, akan
memunculkan data nomor faktur dan tanggal jatuh tempo dari masing-masing faktur yang
telah terpilih dan tersimpan dari form faktur. Di dalam form ini user tidak perlu mengatur
lagi, karena data nomor faktur dan tanggul jatuh tempo otomatis muncul sendiri.
35
Gambar 4.4.7 Form Alarm
7.
Form Supplier
Form ini dirancang untuk menampung dan memanipulasi data pemasok. Di dalam form
ini terdapat beberapa fungsi tombol diantarnya adalah:

Tombol search (cari) digunakan untuk mencari data supplier. Di dalam tombol ini, ada
dua alternatif untuk mencari data yang diperlukan oleh user, yaitu mencari berdasarkan
ID Vendor atau berdasarkan Nama Vendor.

Tombol insert digunakan untuk menambahkan data pemasok di database.

Tombol save (simpan). Setelah user mengklik tombol insert maka tombol saveakan
aktif dan data pemasok yang akan ditambahkan pada database dapat disimpan dengan
cara memilih tombol save ini.

Tombol edit, dipakai untuk meng-update data pemasok bila ada perubahan data.

Tombol delete (hapus) berfungsi untuk menghapus data pemasok yang ingin dihapus
oleh user.

Tombol cancel berfungsi untuk menunda data yang tidak jadi disimpan.
36
Gambar 4.4.8 Form Data Pemasok
8.
Form Barang
Form barang digunakan untuk menampilkan data barang yang ada. Di dalam form ini
tersedia tombol cari dengan dua alternatif yaitu pencarian dengan ID Material atau Nama
Barang.
Form barang juga memiliki tombol insert dan save untuk menambah serta menyimpan
data di database. Selain itu tombol cancel juga tersedia dalam form ini, yang berfungsi untuk
menunda data yang tidak jadi ditambahkan di database.
37
Gambar 4.4.9 Form Data Barang