bab iv kesimpulan dan saran

 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil
proyek analisis
perancangan sistem informasi
manajemen gudang peralatan sebagai sub sistem manajemen aset PT Pos
Indonesia
(Persero), maka dapat disimpulkan beberapa hal, yaitu:
1. Kegiatan manajemen gudang peralatan PT Pos Indonesia dilakukan
berdasarkan Keputusan Direksi PT Pos Indonesia Nomor 2008/DIRUT/1997
tentang tugas pokok dan fungsi unit organisasi di lingkungan PT Pos
Indonesia. Pihak yang bertanggung jawab atas segala kegiatan manajemen
gudang adalah Bagian Peralatan. Sedangkan unit organisasi pada kegiatan
manajemen gudang terbagi menjadi menjadi 4 (empat) yaitu Operator I pada
kegiatan penerimaan barang, Operator II pada kegiatan distribusi, Operator
III pada kegiatan audit, dan Administrator pada kegiatan administrasi
manajemen barang. Keempat unit organisasi tersebut melakukan kegiatan :
a. Pengolahan data referensi barang
Data referensi barang berisikan kumpulan data barang, golongan,
jumlah, supplier, dan sumber dana;
b. Penerimaan barang;
Kegiatan penerimaan barang yang telah melalui proses approval;
c. Distribusi barang;
Kegiatan mengirimkan dan relokasi barang approval dari gudang ke
customer (unit organisasi) ataupun sebaliknya;
d. Retur barang;
Penerimaan barang yang rusak atau mengalami pengahapusan;
e. Pemindahan;
Kegiatan distibusi retur barang;
116
2.
Dalam rangka mengembangkan Tools Inventarisasi Aset (TIA) menjadi
sebuah
sistem
informasi
manajemen
gudang
peralatan
diperlukan
perancangan prosedur proses mengenai proses pengolahan data referensi,
proses penerimaan, proses distribusi, proses retur, dan proses pemindahan.
3.
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang Peralatan terdiri dari 3
(tiga) rancangan yaitu rancangan Data Flow Diagaram (DFD), rancangan
Entitity Relationship Diagram (ERD), dan rancangan menu. Semua
rancangan mengacu pada hasil analisis kegiatan, identifikasi kebutuhan, dan
analisis sistem. Rancangan DFD terdiri dari dua konstruksi, yaitu diagram
konteks dan diagram level. Diagram level terdiri dari 3 (tiga) level dan 27
(dua puluh tujuh) proses. Sedangkan pada rancangan ERD terdapat 22 (dua
puluh dua) himpunan entitas, 102 (seratus dua) entitas, dan 37 (tiga puluh
tujuh) hubungan relasi. Berdasarkan DFD dan ERD tersebut dilakukanlah
perancangan menu.
4.
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang Perbandingan sebelum
dan setelah dilakukan perancangan sistem dapat dilihat pada tabel 4.1
117
Tabel 4.1 Perbandingan Sebelum dan
Setelah Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang Peralatan
KEGIATAN
MANAJEMEN
GUDANG
PENGOLAHAN
DATA REFERENSI
PROSES
PENERIMAAN
PROSES
DISTRIBUSI
SEBELUM
PERANCANGAN SISTEM
1. Data Referensi barang diolah menggunakan
Tools Inventarisasi
Aset.
2. Hasil pengolahan data referensi barang
menghasilkan database data referensi barang.
1. Proses penerimaan tidak terintegrasi dengan
kegiatan manajemen gudang peralatan.
2. Data refensi mesti dicetak dan membutuhkan
waktu relatif lama untuk mengecek
persediaan barang
3. Sering terjadi selisih pada buku data stok
persediaan
4. Proses approval penerimaan memerlukan
waktu yang relatif lama karena memerlukan
kehadiran bagian audit.
1. Berkas pengajuan distribusi mesti dikirmkan
dulu ke gudang utama
2. Sering terjadi ketidaksesuaian barang dengan
surat pengantar
118
SETELAH PERANCANGAN SISTEM
1. TIA telah terintegrasi dengan sistem sehingga
pengolahan data refensi terbagi menjadi 6 (enam)
proses yaitu proses pengolahan data barang,
golongan, data satuan, data supplier, sumber dana,
dan data customer.
2. Database refensi hanya bisa diakses oleh user
tertentu sehingga dapat menjamin validitas data.
1. Bagian Audit dapat secara aktual melakukan
pengecekan terhadap penerimaan barang tanpa
memerlukan hardcopy laporan penerimaan.
2. Proses pengolahan data penerimaan barang (order,
approval, dan penerimaan) dapat dilakukan melaui
jaringan intranet.
1. Kegiatan pengajuan distribusi barang dilakukan
melaui jaringan intranet sehingga unit organisasi
dapat melakukan pengajuan tanpa perlu
mengirimkan hardcopy formulir pengajuan dan
dapat dilakukan dari kantor masing-masing.
2. Meminimalisir penyimpangan pada proses diribusi
PROSES RETUR
PROSES
PEMINDAHAN
1. Bila terjadi ketidaksesiaan
barang pihak
pengirim dan penerima mesti melakukan
pertemuan
2. Berkas pengajuan retur dikirmkan melaui pos
3.
1.
2.
1. Surat tembusan pengajuan pemindahan barang 1.
sering tidak sampai ke gudang peralatan.
2. Gudang peralatan tidak bisa melakukan
2.
persiapan pemindahan barang
Sumber: Olah Data Penulis (2012)
119
barang karena formulir data barang distribusi
dilakukan oleh gudang pengirim dan penerima
penerima.
Pemerikasaan dapat dilakukan dengan menu “cari”
Pelaporan retur barang yang tidak sesuai lebih
aktual, efektif, dan efisien
Bagian distibusi dapat menerima laporan retur
lebih aktual karena data retur penerimaan telah
terintegrasi dengan sistem
Bagian penerimaan dapat menerima notifikasi
barang rusak dengan aktual
Proses pemeriksaan barang rusak dapat dilakukan
dengan menu “cari”
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan yang didapat, adapun saran yang dapat diberikan,
sebagai berikut:
1. Rancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang Peralatan ini merupakan
sebuah perancangan konseptual. Sehingga rancangan ini dapat digunakan
sebagai acuan pembuatan sistem informasi manajemen gudang peralatan PT
Pos Indonesia. Dengan demikian, kinerja gudang peralatan selaku gudang
utama dalam kegiatan bisnis PT Pos Indonesia dapat lebih optimal.
2. Untuk meracangan sub sistem informasi manajemen aset lainnya, PT Pos
dapat melakukan hal yang sama seperti pada proyek ini. Hal tersebut adalah
menjadikan TIA sebagai dasar pengembangan sistem karena data-data yang
dibutuhkan untuk implementasi SIMA adalah seluruh atribut data aset yang
diperoleh melalui kegiatan inventarisasi aset.
120