BAB III

BAB III
ANALISA DAN PERMASALAHAN
3.1
Tinjauan terhadap Perusahaan.
Kata perusahaan mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama
manandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan,
rumah sakit, balai pengobatan atau klinik, perwakilan pemerintah dan lain-lain.
Pengertian yang kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagi suatu cara
dimana kegiatan organisasi di alokasikan atau di tugaskan diantara para anggotanya
agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Tinjauan terhadap organisasi
perusahaan secara umum untuk mendukung jalannya suatu sistem organisasi, agar
sistem dapat berjalan dengan lebih terencana, terarah dan sesuai dengan peraturan
yang harus dipenuhi oleh sistem itu sendiri, sedangkan secara khusus untuk
menjalankan suatu sistem pelayanan kesehatan di balai pengobatan pamulang permai
II, perlu adanya spesifikasi pekerjaan-pekerjaan, agar bagian-bagian setiap organisasi
dapat menjalankan tugasnya dengan lebih baik, terarah sesuai dengan peraturan yang
telah ada.
Dari kegiatan yang telah ada perlu disusun tingkat pertanggung jawaban
secara vertikal dari atas kebawah atau sebaliknya sehingga pengorganisasian
pekerjaan lebih sempurna.
21
22
3.2
Sejarah Perusahaan
Balai pengobatan umum Pamulang Permai II merupakan balai pengobatan
umum yang bernaung dibawah yayasan veteran eka dharma dibawah pengawasan
dinas kesehatan, yang terletak di Jl. Benda Permai VI Blok C 29 N0.17 Pamulang
Permai II dengan luas area balai pengobatan seluas 62.5 m2. Fungsi dan peranannya
sangatlah dibutuhkan sekali ditengah-tengah masyarakat umum terutama untuk
wilayah Pamulang dan sekitarnya, dimana sejak berdirinya tanggal 1 Desember 1989
dengan izin : No. 109/Kep/BK/XVED/XII/1989. Ini merupakan bukti bahwa
keberadaan balai pengobatan ini benar-benar diakui dan sangat dibutuhkan di tengahtengah masyarakat umum sekarang ini. Sejak berdirinya tahun 1989 sampai sekarang
ini, balai pangobatan pamulang permai II merupakan balai pengobatan umum yang
melayani kesehatan rawat jalan dengan dokter umum.
3.3
Struktur Organisasi dan Fungsi
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur
organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang
dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya.
struktur
organisasi
adalah
Dua aspek dalam penyusunan
departementalisasi
dan
pembagian
kerja.
Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu
organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis dapat saling berhubungan dikerjakan
bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi, dan tampak
23
atau ditunjukan oleh suatu bagan organisasi. Pembagian kerja adalah perincian tugas
pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk
malaksanakan sekumpulan kegiatan terbatas. Struktur organisasi menunjukan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsifungsi, bagian-bagian atau posisi, maupun orang-orang yang menujukan kedudukan,
tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi kerja, koordinasi,
sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran)
satuan kerja.
Untuk itu agar tujuan organisasi pada balai pengobatan umum pamulang
permai II tercapai dengan baik maka perlu dibuatkan bagan organisasi.
organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang diperintahkan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Bagan
24
Ketua Yayasan
Pimpinan
Balai
Pengobatan
Bagian
Administrasi
Bagian
Medis
Bagian
Obat
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Balai Pengobatan Pamulang Permai II
Adapun tugas dan fungsi dari personil balai pengobatan Pamulang Permai II
adalah sebagai berikut :
a. Ketua Yayasan
Tugas dan Fungsinya sebagai berikut :
25
•
Mengawasi secara tidak langsung balai pengobatan yang bernaung
dibawahnya pimpinannya melalui pimpinan balai pengobatan
tersebut.
•
Menandatangani dokumen penting.
b. Pimpinan balai pengobatan Pamulang Permai II
Tugas dan Fungsinya sebagai berikut :
•
Mengelola, mengkoordinasi serta mengawsai seluruh aktifitas balai
pengobatan.
•
Penyusunan kepegawaian.
•
Pengorganisasian dalam balai pengobatan.
c. Bagian Administrasi
Tugas dan Fungsinya sebagai berikut :
•
Menerima pendaftaran pasien yang ingin berobat.
•
Bertanggung jawab atas semua biaya yang masuk dan biaya yang
keluar.
•
Membuat laporan bulanan data pasien berobat.
d. Bagian Medis
Tugas dan Fungsinya sebagai berikut :
•
Memberikan pelayanan medis kepada pasien dengan sebaik-baiknya.
•
Membuat resep untuk pasien.
e. Bagian Obat
26
Tugas dan Fungsinya sebagai berikut :
3.4
•
Menerima resep yang dibawa oleh pasien dari bagian medis.
•
Pengawasan dan pengadaan obat.
•
Memberikan penjelasan kepada pasien mengenai obat yang diberikan.
Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan pada Balai Pengobatan Umum Pamulang Permai II
adalah sebagai berikut :
a. Proses Pendaftaran Pasien Baru
Bagi yang belum memiliki kartu berobat atau pasien baru, terlebih dahulu
harus membuat kartu berobat pada bagian administrasi dengan memberikan
KTP atau kartu identitas lainnya sebagai data untuk pembuatan kartu berobat.
Kemudian data-data pasien akan dicatat pada arsip data pasien, setelah itu
bagian administrasi akan membuat kartu berobat yang akan diberikan kepada
pasien dan kartu status yang akan disimpan pada bagian administrasi.
b. Proses Pemeriksaan Kesehatan.
Sebelum pasien melakukan pemeriksaan kesehatan, pertama-tama pasien
terlebih dahulu melakukan pendaftaran berobat pada bagian administrasi.
Pasien harus memberikan kartu berobat kepada bagian administrasi kemudian
bagian administrasi akan mencatat data pasien yang berobat pada arsip pasien
berobat, kemudian bagian administrasi akan mencari kartu status, setelah
kartu status pasien ditemukan maka kartu berobat pasien akan dikembalikan
27
dan kartu status pasien akan diberikan kepada bagian medis. Setelah kartu
status pasien diberikan kepada bagian medis, maka pasien dapat melakukan
pemeriksaan kesehatan pada bagian medis.
Selanjutnya bagian medis akan
memberikan resep obat kepada pasien.
c. Proses Pembayaran.
Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan kesehatan dan mendapatkan
resep obat dari bagian medis, selanjutnya pasien memberikan resep obat
kepada bagian obat, kemudian bagian obat akan memberikan obat dan
kwitansi kepada pasien, dan pasien harus melakukan pembayaran saat itu
juga.
d. Proses Pembuatan Laporan
Setiap bulannya bagian administrasi membuat laporan data pasien berobat
berdasarkan arsip pasien berobat dan harus diberikan kepada pimpinan balai
pengobatan.
28
3.4.1
Flow Of Document (FOD) Sistem Berjalan
Pasien
Bag. Adm
Bag. Medis
Bag. Obat
Pimpinan
KTP
KTP
Kartu Status
Resep
Laporan
Pemeri
ksaan
Pengecek
an
Pembuata
n Resep
Pembuat
an Obat
Resep
Pembuat
an
Kwitansi
Pencat
atan
Pembuata
n Kartu
Kartu
Berobat
K. berobat
Kartu Status
Kwitansi
K. Berobat
Pencat
atan
Laporan
Resep
Kwitansi
3.5
Spesifikasi Sistem berjalan
Gambar 3.2 FOD Sistem Berjalan
29
Setiap sistem berjalan memiliki spesifikasi bentuk dokumen masukan dan
dokumen keluaran sebagai berikut :
3.5.1
Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk input atau masukan yang diperlukan
dalam sistem administrasi pelayanan kesehatan dan selanjutnya diolah sesuai dengan
kebutuhan.
Adapun benruk dokumen masukan yang dibutuhkan adalah sebagai
berikut :
a. Nama dokumen
3.5.2
: KTP
Sumber
: Pasien
Tujuan
: Bagian Administrasi
Fungsi
: Untuk memudahkan pembuatan kartu berobat
Media
: Kertas
Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen keluaran adalah segala macam bentuk laporan atau hasil
proses input pada sistem pengolahan data pasien. Adapun bentuk dokumen keluran
yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
a. Nama dokumen
: Kartu Berobat
Sumber
: Bagian Administrasi
Tujuan
: Pasien
Fungsi
: Sebagai kartu tanda pasien
Media
: Kertas
30
b. Nama dokumen
: Kartu Status
Sumber
: Bagian Administrasi
Tujuan
: Bagian Medis
Fungsi
: Sebagai tempat pencatatan hasil pemeriksaan
kesehatan pasien.
Media
c. Nama dokumen
: Kertas
: Resep Obat
Sumber
: Bagian Medis
Tujuan
: Pasien.
Fungsi
: Untuk mencatat obat yang diberikan kepada
pasien.
Media
d. Nama Dokumen
: Kertas
: Kwitansi
Sumber
: Bagian Obat
Tujuan
: Pasien
Fungsi
: Sebagai bukti pembayaran pasien
Media
: Kertas
e. Nama dokumen
: Laporan Data Pasien Berobat
Sumber
: Bagian Administrasi.
Tujuan
: Pimpinan.
Fungsi
: Untuk mengetahui
berobat
jumlah
pasien
yang
31
Media
3.6
: Kertas.
Permasalahan Pokok
Permasalahan yang timbul dalam sistem administrasi pelayanan kesehatan
pada balai pengobatan umum Pamulang Permai II adalah masih menggunakan caracara manual, sehinggga masih sering terjadi hambatan-hambatan dalam proses
pelaksanaannya. Hambatan-hambatan tersebut antara lain :
a. Tidak ada formulir pendaftaran bagi pasien baru sehingga apabila pasien
tidak membawa kartu identitas maka pembuatan kartu berobat akan sedikit
memakan waktu yang lebih lama.
b. Adanya waktu pencarian yang lama dalam pencarian data.
c. Diperlukannya fasilitas penyimpanan yang besar dalam penyimpanan data.
d. Kurang efisiennya laporan setiap bulannya kepada pimpinan Balai
Pengobatan.
3.7
Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi semua permasalahan tersebut di atas, maka penulis memberi
alternatif jalan keluarnya sebagai berikut :
a. Sebaiknya dibuat formulir untuk pasien baru yang akan mendaftar.
b. Sebaiknya digunakan media penyimpanan data yang mudah dalam
pencarian data kembali.
c.
Sebaiknya
mengunakan
alat
bantu
komputer
untuk
mengkomputerisasi sistem administrasi pasien dan menyimpan data yang
32
relatif banyak dengan media penyimpanan berupa harddisk dan floopy
disk sebagai backup atau copynya.
d.
Perlu
adanya
perbaikan
dalam
laporan
bulanan
yang
diserahkan kepada pimpinan balai pengobatan.
Berdasarkan uraian tersebut diatas maka penulis mengajukan sistem usulan
dengan alat bantu komputer tanpa meninggalkan pekerjaan yang dilakukan secara
manual sebab tidak semua pekerjaan dapat dilakukan dengan alat bantu komputer.