kegiatan public relation dalam perusahaan

KEGIATAN PUBLIC RELATION
DALAM PERUSAHAAN
Elanda Alvianatan
105120202111004
Ayu Wanda Wisesha
105120207121010
Dewi Puspitasari
105120203121007
Rizky Octa H.
105120207111008
Andrew Swandy
105120205111004
Rido Satrya P.
105120205111008
JURUSAN ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG 2011
TOKO BUKU DISKON TOGAMAS
LATAR BELAKANG
Toko Buku Diskon TOGA MAS didirikan pada tanggal 15 Desember 1990 oleh suami
istri JOHAN BUDHIE SAVA dan SWANDAYANI.Dibangun dengan konsep DISCOUNT
STORE (diskon seumur hidup).Harga buku yang ditawarkan setelah diskon,lebih murah dari
toko buku modern pada umumnya.Dimulai dari toko buku kecil dengan jumlah item sekitar 1000
judul buku dan luas 50m2 dengan memanfaatkan ruang tamu rumah tinggal di kota malang jawa
timur.usaha toko buku diskon ini berkembang dengan baik,tumbuh menjadi besar .Saat ini Toko
Buku Diskon TOGAMAS di malang telah menempati gedung 3 lantai dengan luas 1.200m2 dan
lebih dari 30.000 item barang berupa buku dan alat tulis kantor.
VISI.
Toko Buku Diskon TOGAMAS terus dikembangkan hingga menjadi jaringan toko buku
harga murah dan menjadi pasangan alamiah pendidikan (Natural Partner for Educational
Development).
MISI.
Membangun jaringan toko buku diskon yang efisien dan efektif.Memanfaatkan teknologi
modern dan komputerisasi. Dukungan sumberdaya manusia yang profesional dan handal.
Mengunggulkan diskon yang lebih besar daripada toko-toko lain namun dalam tiap daerah
berbeda dalam hal musiman atau penyambutan tahun ajaran baru. Berpegang teguh pada
komitmen;
~BERPADU MEMBANGUN MASYARAKAT BERPENGETAHUAN~
DUKUNGAN SUPLIER.
Toko buku diskon TOGAMAS didukung oleh lebih dari 300 suplier buku dan alat tulis
berskala nasional yang menyediakan buku anak-anak, pre-school, buku-buku sekolah, perguruan
tinggi, komik novel, buku, bisnis, umum, motivasi, buku agama, hobi interior, eksterior, buku
masakan, buku computer, majalah tabloid, dan buku-buku popular lainnya. Alat tulis, peralatan
kantor, buku tulis, buku gambar, supplier dan accessories, dan lain-lainnya.
Pengunjung rata-rata Toko Buku Diskon TOGAMAS setiap harinya adalah sekitar ±700
pengunjung. Toko Buku Diskon TOGAMAS membuka cabang sebanyaknya 39 cabang toko
yang berada di berbagai kota di pulau jawa seluruh indonesia seperti kediri, probolinggo,
banyuwangi, denpasar, singaraja, sorong, surabaya, yogja, bandung, blitar, tulungagung, dll.
Sedangkan di sumatra, kalimantan, sulawesi masih belum ada.
Target-target yang akan dicapai Toko Buku Diskon TOGAMAS :

Target jangka pendek : target Toko Buku Diskon Togamas adlah branding. Dengan
maksud pencitraan nama di mata masyarakat.

Target jangka panjang : yaitu target yang berpusat pada target pengembangan toko,
omset dan kegiatan ini lebih terfokus dilakukan pada musim tahun ajaran baru SD,
SMP, SMA dan musim mahasiswa baru di berbagai universitas di Malang dengan
cara penyebaran brosur.
Berikut adalah kegiatan-kegiatan Public Relation di Toko Buku Diskon TOGAMAS :
A. Kegiatan Reguler :
1. Menjaga hubungan baik antar divisi-divisi di dalam perusahaan. Antara karyawan,
pihak manajer, dan orang-orang yang berada dalam lingkungan perusahaan. Hal yang
sama juga dilakukan kepada konsumen atau pembeli agar mendapatkan citra
perusahaan semakin baik di masyarakat.
2. Acara musik setiap senin malam yang bertujuan untuk memberikan hiburan kepada
para customer tidak hanya itu acara ini juga bertujuan untuk memperkenalkan Toko
Buku Diskon TOGAMAS agar dapat lebih dikenal oleh masyarakat luas.
3. Adanya fasilitas ruangan untuk kegiatan seperti; diskusi, nonton bareng dll, yang
terdapat di lantai 2.
4. Jelajah wisata buku dengan mengundang sekolah. Hal ini baru dilakukan dalam
tingkatan sekolah SD, TK dan playgroup. Kegiatan ini berisikan kegiatan edukasi
seperti menggambar,mewarna dan mendongeng dengan cara menyebar undangan ke
sekolah – sekolah sekitar. Dan setelah pihak sekolah menerima undangan tersebut dan
kepala sekolah menyetujui diadakannya kegiatan tersebut maka dibuatlah
kesepakatan antara pihak sekolah dan perusahaan untuk menentukan waktu yang
sesuai dengan jadwal para siswa agar tidak bertabrakan dengan jadwal pelajaran
sekolah.
5. Toko Buku Diskon TOGAMAS juga mengadakan kerjasama dengan para pebisnis
dengan cara kerjasama yang diterapkan adalah model partnership, bukan waralaba
karena pihak dari toko buku ini tidak menarik royalty fee atas pengguna brandnya.
Untuk pembukaan toko buku ini, investasi ditanggung bersama antara partnerhip dan
PT. Dharmasava Putera Harapan (DPH) yang merupakan anak perusahaan Toga Mas
Group. Pihak partner bisa menyiapkan tempat dan prasarana, dan pihak Toga Mas
menyiapkan buku – buku serta alat tulis untuk dijual. Untuk mengantisipasi
persaingan antar partner Toga Mas, maka pihak Toga Mas membuat kebijakan satu
partner dalam satu kota.
B. Kegiatn Insidental :
1. Kegiatan diskon besar-besaran hingga 30% pada hari-hari tertentu seperti ulang
tahun kota malang atau pada saat hari raya.
2. Acara bedah buku pada setiap hari sabtu sore pada bulan april.
3. Dalam bazar buku bagi
penyelenggara umum dikenakan komisi 10% dari
penjulan namun untuk kegiatan yang dilakukan dikampus tidak ada komisi atau
gratis.
4. Kegiatan sebagai sponsor. Kegiatan ini dilakukan dengan cara membuka bazar
buku dengan mengperkenalkan produk yang sedang dijual di Togamas. Dengan
adanya pembukaan stand bazar tersebut diharapkan tidak hanya terpaku pada
penjualan melainkan juga memberikan pengenalan tentang buku melalui brosurbrosur yang disebar.
5.
Kegiatan menjalin kerja sama dengan distro, PPTA ( Penghafal Al-Quran ), pada
bulan- bulan ramadhan perusahaan mengadakan acara taushiah dengan yayasanyayasan yang dipimpin oleh ustad sebagai bentuk partisipasi perusahaan.
Perusahaan juga menyediakan tempat dan konsumsi dan bekerja sama dengan
para wartawan untuk meliput kegiatan tersebut.
6. Pernah mengadakan pertunjukan Wayang Topeng Malang.
C. Komplain :
1. Togamas panas : penyelesaian dengan pemberian diskon sampai 25% untuk
mengurangi biaya operasi seperti AC.
2. Komplain pelayanan yang ditujukan kepada para konsumen untuk memberikan
penilaian tentang kerja atau pelayanan toko dengan menggunakan angket yang akan
dimasukan ke dalam kotak saran.
Apabila kegiatan-kegiatan PR di Toko Buku Diskon TOGAMAS di padukan dengan
fungsi pada PR adalah sebagai berikut;
1. Menjaga hubungan baik antar divisi-divisi di dalam perusahaan. Antara karyawan,
pihak manajer, dan orang-orang yang berada dalam lingkungan perusahaan. Hal yang
sama juga dilakukan kepada konsumen atau pembeli agar mendapatkan citra
perusahaan semakin baik di masyarakat.
Dalam hal ini sesuai dengan fungsi PR dalam hal, Hubungan Internal. Hubungan Internal
ini adalah bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik
dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi menggantungkan
kesuksesannya. Aspek ini sangatlah penting bagi kesuksesan organisasi, karena sebelum ada
hubungan dengan konsumen, pelanggan, lingkungan, investor dan pihak laindiluar organisasi,
manajer harus lebih dahulu memperhatikan orang-orang yang bekerja kepada mereka yakni
karyawan. Ahli hubungan internal bekerja dibagian “komuniksi karyawan”, “ hubungan
karyawan”, atau “hubungan internal.” Mereka merancang dan mengimplementasikan program
komunkasi internal dengan tujuan agar karyawan tetap mendapat informasi baru dan tetap
termotivasi, serta menciptakan kultur organisasi.menurut Alvie Smith, sebenarnya ada dua
faktor yang menjelaskan mengapa manajer menghormati salah satu aspek dari fungsi PR ini;
1. Arti penting pemahaman, teamwork dan komitmen karyawan dalam mencapai hasil
standar. Aspek positif dari perilaku karyawan ini sangat dipengaruhi oleh komunkasi
dua arah yang interaktif diseluruh organisasi.
2. Kebutuhan untuk membangun jaringan komuniksi-manajer, jaringan yang membuat
setiap supervisor disetiap level bisa melakukan komunikasi secara efektif dengan
karyawannya. Kebutuhan ini bukan sekedar informasi yang berkaitan dengan tugas
dan harus mencangkup isu public dan isu bisnis penting yang mempengaruhi
keseluruhan organisasi.
Staf
hubungan
internal
ini
bekerja
sama
dengan
departemen
SDM
untuk
mengkomunikasikan berbagai berita, pelatihan, dan topic penting lainya kepada karyawan.
Mereka bekerjasama dengan departemen legal dalam mengkomunikasikan hal-hal yang
berkaitan dengan ketenagakarjaan selama negosiasi kontrak kerja dan pemutusan hubungan
kerja, dan staf hubungan internal ini juga bekerjasama dengan staf hubungan eksternal untuk
megkoordinasikan pesan-pesan sehingga perusahaan bisa mengemukakan pernyataannya dalam
“satu suara.”
2. Acara musik setiap senin malam yang bertujuan untuk memberikan hiburan kepada
para customer tidak hanya itu acara ini juga bertujuan untuk memperkenalkan Toko
Buku Diskon TOGAMAS agar dapat lebih dikenal oleh masyarakat luas.
3. Adanya fasilitas ruangan untuk kegiatan seperti; diskusi, nonton bareng dll, yang
terdapat di lantai 2.
4. Kegiatan diskon besar-besaran hingga 30% pada hari-hari tertentu seperti ulang tahun
kota malang atau pada saat hari raya.
5. Acara bedah buku pada setiap hari sabtu sore pada bulan april.
Dalam hal ini sesuai dengan fungsi PR dalam hal Pengembangan. Pengembangan adalah
bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas membangun dan memelihara
hubungan dengan donor dan anggota dengan tujuan mendapatkan dana dan dukungan sukarela.
Mereka mengadakan acara special dan adanya fasilitas ini digunakan untuk mendapatkan
perhatian public, mendapat dukungan, dan kontribusi public. Beberapa organisasi membagi
fungsi-fungsi tersebut berdasarkan public internal dan public eksternal. Hubungan internal
adalah hubungan public yang terlibat atau berkaitan dengan pekerjaan internal dalam
organisasi, seperti karyawan, keluarga karyawan, dan relawan internal. Hubungan dengan
public di luar organisasi seperti lingkungan sekitar, konsumen, aktivitas lingkungan, investor,
dan lain sebagainya, adalah tanggung jawab dari hubungan eksternal.
6. Jelajah wisata buku dengan mengundang sekolah. Hal ini baru dilakukan dalam
tingkatan sekolah SD, TK dan playgroup. Kegiatan ini berisikan kegiatan edukasi
seperti menggambar,mewarna dan mendongeng dengan cara menyebar undangan ke
sekolah – sekolah sekitar. Dan setelah pihak sekolah menerima undangan tersebut dan
kepala sekolah menyetujui diadakannya kegiatan tersebut maka dibuatlah
kesepakatan antara pihak sekolah dan perusahaan untuk menentukan waktu yang
sesuai dengan jadwal para siswa agar tidak bertabrakan dengan jadwal pelajaran
sekolah.
7. Dalam bazar buku bagi penyelenggara umum dikenakan komisi 10% dari penjulan
namun untuk kegiatan yang dilakukan dikampus tidak ada komisi atau gratis.
Dalam hal ini sesuai dengan fungsi PR dalam hal Publisitas. Publisitas adalah informasi
yang disediakan oleh sumber luar yang digunakan oleh media karena informasi itu memiliki nilai
berita. Sumber-sumber PR menyediakan informasi yang mereka anggap pantas untuk
diberitakan, yang disebut publisitas. Pembuatan keputusan dimedia mungkin memanfaatkan atu
tidak memanfaatkan infomasi tersebut berdasarkan penilaian mereka atas nilai dan kepentingan
informasi tersebut bagi audien mereka. Mereka mungkin menggunakan informasi tersebut
sebagaimana adanya,
atau mengubah informasi asli, atau mengubah cara penyampaian
informasi, biasanya tanpa menyebutkan spesialis publisitas sebagai sumbernya. Dimata pembaca,
pendengar, atau pemirsa, medium membawa informasi dianggap sumber informasi itu sendiri.
Pristiwa atau acara (events) yang layak diberitakan juga bisa menciptakan publisitas
dengan menarik liputan media. Upacara peresmian, pemotongan pita, open house, reuni acara
penghargaan, iklan layanan di televisi, lomba lari marathon, pertemuan seremonial,
pengangkatan guru besar, penandatanganan kontrakdan perjanjian, protes terorganisir, konfrensi
pers, dan peristiwa media lainya adlah acara yang didesain untuk menjadi berita. Orang-orang
yang menampilkan dan mengelola peristiwa semacam itu berharap bisa menarik perhatian media
dan bisa mengontrol apa-apa yang akan dilaporkan. Acara publisitas yang sukses mengundang
nilai berita riil, manarik media massa, dengan pemberian foto, video, atau rekaman suara, dan
mengomunikasikan pesan yang dimaksud oleh sumber berita.
8. Toko Buku Diskon TOGAMAS juga mengadakan kerjasama dengan para pebisnis
dengan cara kerjasama yang diterapkan adalah model partnership, bukan waralaba
karena pihak dari toko buku ini tidak menarik royalty fee atas pengguna brandnya.
Untuk pembukaan toko buku ini, investasi ditanggung bersama antara partnerhip dan
PT. Dharmasava Putera Harapan (DPH) yang merupakan anak perusahaan Toga Mas
Group. Pihak partner bisa menyiapkan tempat dan prasarana, dan pihak Toga Mas
menyiapkan buku – buku serta alat tulis untuk dijual. Untuk mengantisipasi
persaingan antar partner Toga Mas, maka pihak Toga Mas membuat kebijakan satu
partner dalam satu kota.
9. Kegiatan sebagai sponsor. Kegiatan ini dilakukan dengan cara membuka bazar buku
dengan mengperkenalkan produk yang sedang dijual di Togamas. Dengan adanya
pembukaan stand bazar tersebut diharapkan tidak hanya terpaku pada penjualan
melainkan juga memberikan pengenalan tentang buku melalui brosur-brosur yang
disebar.
10. Pernah mengadakan pertunjukan Wayang Topeng Malang.
Dalam hal ini sesuai dengan fungsi PR dalam hal Advertising. Advertising adalah
informasi yang ditempaykan dimedia oleh sponsor tertentu yang jelas identitasnya yang
membayar untuk ruang dan waktu penempatan informasi tersebut. Ini adalah metode terkontrol
dalam menenmpatkan pesan di media. Berbeda dengan publisitas, para ahli periklanan
(advertise) mengontrol isi, penempatan dan timing. Banyak orang menghubungkan advertising
dengan marketing atau pemasaran barang atau jasa, tetapi sesungguhnya advertising tidak
hanya terbatas pada soal itu. Bagian lain dari organisasi juga menggunkana alat terkontrol
untuk menempatkan pesan di media massa untuk tujuan non marketing. PR menggunaka
advertising ini untuk menjangkau audiens yang lebih luas, bukan untuk konsumen yang
menjadi saasaran marketing. Dalam hal ini PR pada Toko Buku Togamas menggunakan media
elektronik dalam hal untuk memperluas perusahaan.
11. Togamas panas : penyelesaian dengan pemberian diskon sampai 25% untuk
mengurangi biaya operasi seperti AC.
12. Komplain pelayanan yang ditujukan kepada para konsumen untuk memberikan
penilaian tentang kerja atau pelayanan toko dengan menggunakan angket yang akan
dimasukan ke dalam kotak saran.
Dalam hal ini sesuai dengan fungsi PR dalam hal Manajemen isu. Manajemen Isu adalah
proses proaktif dalam mengantisipasi, mengidentifikasi, mengevaluasi dan merespons isu-isu
kebijakan public yang mempengaruhi hubungan organisasi dengan public mereka. Ada dua
esensi manajemen isu;
a. Identifikasi dini atas isu yang berpotensi mempengaruhi organisasi.
b. Respon strategis yang didesain untuk mengurangi atau memperbesar konsekuensi dari
isu tersebut.
Manajemen isu pertama kali dikemukakan oleh konsultan PR, W. Howard Chase 1976.
Menurutnya manajeman isu mencangkup identifikasi isu, analisis isu, menentukan prioritas
memilih program strategi, mengimplementasikan program aksi dan komunikasi, serta
mengevaluasi efektivitasnya. Dia mengatakan, proses tersebut “akan menyelaraskan prinsip,
kebijakan dan praktik korporat dengan realitas ekonomiyang terpolitisasi.” Manajemen isu
berfokus pada cara merespons perhatian public terhadap isu globalisasi, tingkah laku
konsumen, ketik puasan konsumen terhdap perusahaan
HAPPY MOTOR
LATAR BELAKANG
PT. Anugerah Cendrawasih Sakti Motor (PT. ACSM) didirikan pada 1999. Berawal
dari sebuah pabrik perakitan sepeda motor di Malang yang memproduksi dengan merk Nasional
“Happy” untuk daerah Jawa Timur, kemudian tumbuh menjadi perusahaan yang profesional
dengan
perkembangan
jaringan
dealer
di
seluruh
Indonesia.
VISI
Menjadi pemain utama dalam industri sepeda motor nasional di Indonesia dengan menghasilkan
sepeda motor yang memiliki rancang bangun sendiri dengan kualitas yang dapat diandalkan serta
berorientasi pada kebutuhan dan kepuasan pelanggan.
MISI
Meningkatkan secara terus menerus rancang bangun dan kualitas produk. Meningkatkan dan
menambah terus jaringan pemasaran yang berkualitas dengan penyebaran yang merata di
seluruh Indonesia Menyediakan kualitas layanan yang prima dalam melayani kebutuhan
pelanggan dan penyediaan layanan setelah penjualan (After Sales Service) yang tepat dan
terpadu.
Dibawah ini adalah review perkembangan Happy Motor dari awal terbentuk sampai dengan
sekarang:
Tahun 1999 - 2000
Perusahaan tersebut diinvestasikan dan mulai membangun pabrik perakitan sepeda motor di
Jalan Raya Pakisaji No. 66, Malang, Jawa Timur
Tahun 2000 - 2001
Setelah selesainya bangunan pabrik dan 1 jalur perakitan sepeda motor di akhir 2000, dengan 55
tenaga kerja, perusahaan mulai melakukan perakitan sepeda motor dengan merk “Happy” dan
diluncurkan melalui 40 jaringan dealer di Jawa Timur.
Tahun 2001
Investasi lebih lanjut dilakukan dengan memperluas bangunan pabrik untuk menambah jalur
perakitan dan alat uji sepeda motor. Dua jalur perakitan tersebut siap memproduksi lebih dari
10.000 unit sepeda motor setiap bulannya untuk memenuhi meningkatnya jumlah permintaan
sepeda motor Happy di seluruh Indonesia. Saat ini, jumlah tenaga kerja telah bertambah
menjadi 350 tenaga profesional yang terlatih di pabrik, didukung oleh lebih dari 85 dealer dan
channel di seluruh Indonesia dan masih terus bertambah secara cepat.

Tujuan dari Happy motor adalah mengembangkan nama perusahaan dan menjaga
kualitas motor agar dapat bersing engan kendaraan bermotor merk lain.
Berikut adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan PR Happy Motor diantaranya adalah :
1. Menjaga hubungan baik antar divisi-divisi di dalam perusahaan. Antara karyawan,
pihak manajer, dan orang-orang yang berada dalam lingkungan perusahaan. Hal yang
sama juga dilakukan kepada konsumen agar mendapatkan citra perusahaan semakin
baik di masyarakat.
2. Adanya event seperti touring dari Malang – Bali. Sedangkan tahun kemarin pernah
diadakan event dari Malang – Jawa Tengah yang biasa di gelar setiap 1 tahun sekali.
3. Mengadakan gerak jalan 17 Agustus dalam rangka HUT Kemerdekaan RI.
4. Mengadakan kerjasama dengan leasing MOU dan Adira Finance dalam menangani
kredit sepeda motor. Untuk memudahkan para pembeli mendapatkan sepeda motor
dengan cara cicilan yang bisa dilakukan tiap minggu, tiap bulan atau per tahun.
5. Menawarkan ke perusahaan-perusahaan seperti perusahaan rokok dll. Dengan cara
kredit sepeda motor lewat leasing seperti Adira Finance, untuk pembayaran,
perusahaan yang bersangkutan langsung memotong gaji para karyawan untuk cicilan
dalam kredit sepeda motor.
6. Memperkenalkankan produk-produk baru langsung door to door ke masyarakat
dengan tujuan untuk memperkenalkan produk yang dimiliki oleh Happy motor
kepada para konsumen agar konsumen tertarik untuk membeli.
7. Memberi kepelatihan dalam ketenaga kerjaan seperti, anak-anak SMK yang magang,
adanya calon tenaga kerja dalam hal service. Tentang cara-cara menangani mesinmesin, rem, aliran-aliran kabel, dll
8. Memberikan service gratis 2x dalam setahun. Untuk penggantian oli, pembersihan
kalbulator, dan pengecekan pada sepeda motor.
9. Kerjasama dengan Televisi lokal dan radio dalam hal sponsor secara rutin. Pada
televisi biasanya menampilkan produk baru yang dikeluarkan oleh perusahaan beserta
harganya, hal yang sama juga di udarakan melalui radio namun hanya menampilkan
percakapan didalamnya
10. Kerjasama dengan koran untuk memperkenalkan produk kepada masyarakat. Yang
biasanya dengan menampilkan gambar sepeda motor yang baru.

Komplain
Masalah skok bocor dll. Penyelesaiannya adalah dengan cara memberikan kartu
Apabila kegiatan-kegiatan PR di Perusahaan Happy Motor di padukan dengan fungsi
pada PR adalah sebagai berikut;
1. Menjaga hubungan baik antar divisi-divisi di dalam perusahaan. Antara karyawan,
pihak manajer, dan orang-orang yang berada dalam lingkungan perusahaan. Hal yang
sama juga dilakukan kepada konsumen agar mendapatkan citra perusahaan semakin
baik di masyarakat.
Dalam hal ini sesuai dengan fungsi PR dalam hal, Hubungan Internal. Hubungan Internal
ini adalah bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik
dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi menggantungkan
kesuksesannya. Aspek ini sangatlah penting bagi kesuksesan organisasi, karena sebelum ada
hubungan dengan konsumen, pelanggan, lingkungan, investor dan pihak laindiluar organisasi,
manajer harus lebih dahulu memperhatikan orang-orang yang bekerja kepada mereka yakni
karyawan. Ahli hubungan internal bekerja dibagian “komuniksi karyawan”, “ hubungan
karyawan”, atau “hubungan internal.” Mereka merancang dan mengimplementasikan program
komunkasi internal dengan tujuan agar karyawan tetap mendapat informasi baru dan tetap
termotivasi, serta menciptakan kultur organisasi.menurut Alvie Smith, sebenarnya ada dua
faktor yang menjelaskan mengapa manajer menghormati salah satu aspek dari fungsi PR ini;
1. Arti penting pemahaman, teamwork dan komitmen karyawan dalam mencapai hasil
standar. Aspek positif dari perilaku karyawan ini sangat dipengaruhi oleh komunkasi
dua arah yang interaktif diseluruh organisasi.
2. Kebutuhan untuk membangun jaringan komuniksi-manajer, jaringan yang membuat
setiap supervisor disetiap level bisa melakukan komunikasi secara efektif dengan
karyawannya. Kebutuhan ini bukan sekedar informasi yang berkaitan dengan tugas
dan harus mencangkup isu public dan isu bisnis penting yang mempengaruhi
keseluruhan organisasi.
Staf
hubungan
internal
ini
bekerja
sama
dengan
departemen
SDM
untuk
mengkomunikasikan berbagai berita, pelatihan, dan topic penting lainya kepada karyawan.
Mereka bekerjasama dengan departemen legal dalam mengkomunikasikan hal-hal yang
berkaitan dengan ketenagakarjaan selama negosiasi kontrak kerja dan pemutusan hubungan
kerja, dan staf hubungan internal ini juga bekerjasama dengan staf hubungan eksternal untuk
megkoordinasikan pesan-pesan sehingga perusahaan bisa mengemukakan pernyataannya dalam
“satu suara.”
2. Adanya event seperti touring dari Malang – Bali. Sedangkan tahun kemarin pernah
diadakan event dari Malang – Jawa Tengah yang biasa di gelar setiap 1 tahun sekali.
3. Mengadakan gerak jalan 17 Agustus dalam rangka HUT Kemerdekaan RI.
Dalam hal ini sesuai dengan fungsi PR dalam hal Publisitas. Publisitas adalah informasi
yang disediakan oleh sumber luar yang digunakan oleh media karena informasi itu memiliki
nilai berita. Sebagian besar berita dan informasi di media berasal dari sumber-sumber PR.
Sumber-sumber PR menyediakan informasi yang mereka anggap pantas untuk diberitakan,
yang disebut publisitas. Pembuatan keputusan dimedia mungkin memanfaatkan atu tidak
memanfaatkan infomasi tersebut berdasarkan penilaian mereka atas nilai dan kepentingan
informasi tersebut bagi audien mereka. Mereka mungkin menggunakan informasi tersebut
sebagaimana adanya,
atau mengubah informasi asli, atau mengubah cara penyampaian
informasi, biasanya tanpa menyebutkan spesialis publisitas sebagai sumbernya. Dimata
pembaca, pendengar, atau pemirsa, medium membawa informasi dianggap sumber informasi
itu sendiri.
Pristiwa atau acara (events) yang layak diberitakan juga bisa menciptakan publisitas
dengan menarik liputan media. Upacara peresmian, pemotongan pita, open house, reuni acara
penghargaan, iklan layanan di televisi, lomba lari marathon, pertemuan seremonial,
pengangkatan guru besar, penandatanganan kontrakdan perjanjian, protes terorganisir,
konfrensi pers, dan peristiwa media lainya adlah acara yang didesain untuk menjadi berita.
Orang-orang yang menampilkan dan mengelola peristiwa semacam itu berharap bisa menarik
perhatian media dan bisa mengontrol apa-apa yang akan dilaporkan. Acara publisitas yang
sukses mengundang nilai berita riil, manarik media massa, dengan pemberian foto, video, atau
rekaman suara, dan mengomunikasikan pesan yang dimaksud oleh sumber berita.
4. Mengadakan kerjasama dengan leasing MOU dan Adira Finance dalam menangani
kredit sepeda motor. Untuk memudahkan para pembeli mendapatkan sepeda motor
dengan cara cicilan yang bisa dilakukan tiap minggu, tiap bulan atau per tahun.
5. Menawarkan ke perusahaan-perusahaan seperti perusahaan rokok dll. Dengan cara
kredit sepeda motor lewat leasing seperti Adira Finance, untuk pembayaran,
perusahaan yang bersangkutan langsung memotong gaji para karyawan untuk cicilan
dalam kredit sepeda motor.
6. Memperkenalkankan produk-produk baru langsung door to door ke masyarakat
dengan tujuan untuk memperkenalkan produk yang dimiliki oleh Happy motor
kepada para konsumen agar konsumen tertarik untuk membeli.
7. Memberi kepelatihan dalam ketenaga kerjaan seperti, anak-anak SMK yang magang,
adanya calon tenaga kerja dalam hal service. Tentang cara-cara menangani mesinmesin, rem, aliran-aliran kabel, dll
8. Memberikan service gratis 2x dalam setahun. Untuk penggantian oli, pembersihan
kalbulator, dan pengecekan pada sepeda motor.
Dalam hal ini sesuai dengan fungsi PR dalam hal Pengembangan. Pengembangan adalah
bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas membangun dan memelihara
hubungan dengan donor dan anggota dengan tujuan mendapatkan dana dan dukungan sukarela.
Mereka mengadakan acara special dan adanya fasilitas ini digunakan untuk mendapatkan
perhatian public, mendapat dukungan, dan kontribusi public. Beberapa organisasi membagi
fungsi-fungsi tersebut berdasarkan public internal dan public eksternal. Hubungan internal
adalah hubungan public yang terlibat atau berkaitan dengan pekerjaan internal dalam
organisasi, seperti karyawan, keluarga karyawan, dan relawan internal. Hubungan dengan
public di luar organisasi seperti lingkungan sekitar, konsumen, aktivitas lingkungan, investor,
dan lain sebagainya, adalah tanggung jawab dari hubungan eksternal.
9. Kerjasama dengan Televisi lokal dan radio dalam hal sponsor secara rutin. Pada
televisi biasanya menampilkan produk baru yang dikeluarkan oleh perusahaan beserta
harganya, hal yang sama juga di udarakan melalui radio namun hanya menampilkan
percakapan didalamnya
10. Kerjasama dengan koran untuk memperkenalkan produk kepada masyarakat. Yang
biasanya dengan menampilkan gambar sepeda motor yang baru.
Dalam hal ini sesuai dengan fungsi PR dalam hal Advertising. Advertising adalah informasi yang
ditempaykan dimedia oleh sponsor tertentu yang jelas identitasnya yang membayar untuk ruang
dan waktu penempatan informasi tersebut. Ini adalah metode terkontrol dalam menenmpatkan
pesan di media. Berbeda dengan publisitas, para ahli periklanan (advertise) mengontrol isi,
penempatan dan timing. Banyak orang menghubungkan advertising dengan marketing atau
pemasaran barang atau jasa, tetapi sesungguhnya advertising tidak hanya terbatas pada soal itu.
Bagian lain dari organisasi juga menggunkana alat terkontrol untuk menempatkan pesan di
media massa untuk tujuan non marketing. PR menggunaka advertising ini untuk menjangkau
audiens yang lebih luas, bukan untuk konsumen yang menjadi saasaran marketing.
11. Masalah skok bocor. Penyelesaiannya adalah dengan cara memberikan kartu
Dalam hal ini sesuai dengan fungsi PR dalam hal Manajemen isu. Manajemen Isu
adalah proses proaktif dalam mengantisipasi, mengidentifikasi, mengevaluasi dan merespons
isu-isu kebijakan public yang mempengaruhi hubungan organisasi dengan public mereka. Ada
dua esensi manajemen isu;
a. Identifikasi dini atas isu yang berpotensi mempengaruhi organisasi.
b. Respon strategis yang didesain untuk mengurangi atau memperbesar konsekuensi dari
isu tersebut.
Manajemen isu pertama kali dikemukakan oleh konsultan PR, W. Howard Chase 1976.
Menurutnya manajeman isu mencangkup identifikasi isu, analisis isu, menentukan prioritas
memilih program strategi, mengimplementasikan program aksi dan komunikasi, serta
mengevaluasi efektivitasnya. Dia mengatakan, proses tersebut “akan menyelaraskan prinsip,
kebijakan dan praktik korporat dengan realitas ekonomiyang terpolitisasi.” Manajemen isu
berfokus pada cara merespons perhatian public terhadap terorisme, deregulasi, “outsourcing ”
lepas pantai, globalisasi, bioteknologi (rekayasa genetik), pembuangan limbah, tingkah laku
konsumen, ketik puasan konsumen terhdap perusahaan.
PEMBAHASAN
Public Relation (PR) adalah fungsi manajemen yang membangun dan
mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan public yang
mempengaruhi kesusesan atau kegagalan organisasi tersebut. Dalam suatu perusahaan PR
memegang kendali perusahaan agar dapat berjalan dengan baik. PR dianggap menjadikan
perusahaan menjadi lebih baik karena dalam kinerjanya, PR harus membangun citra
perusahaan tersebut agar penilaian orang terhadap perusahaan tersebut positif. Pekerjaan PR
sangat erat kaitannya dengan pers. Karena dengan media PR dapat memberikan berita
tentang peerkembangan perusahaan dll.
Pengertian public relation secara umum dan khusus sebagai berikut:
1.PengertianUmum
Public relation adalah proses interaksi dimana public relation menciptakan opini
publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak, dan menanamkan
pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan
keinginan baik, kepercayaan saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publiknya.
Crystallizing Public Opinion menyebutkan bahwa public relation adalah profesi yang
mengurusi hubungan antara suatu perusahaan dan publiknya yang menentukan hidup
perusahaan itu (Widjaja,2001).
2. Pengertian Khusus
Public relation adalah fungsi khusus manajemen yang membantu membangun dan
memelihara komunikasi bersama, pengertian, dukungan, dan kerjasama antara organisasi
dan publik, melibatkan masalah manajemen, membantu manajemen untuk mengetahui dan
merespon opini publik, menjelaskan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk
melayani minat publik, membantu manajemen untuk tetap mengikuti dan memanfaatkan
perubahan secara efektif, berguna sebagai sistem peringatan awal untuk membantu
mengantisipasi tren, dan menggunakan penelitian dan teknik suara yang layak dalam
komunikasi sebagai alat utama (Maria, 2002).
Fungsi Public Relation
Menurut Maria (2002, p.31), “public relation merupakan satu bagian dari satu nafas yang
sama dalam organisasi tersebut, dan harus memberi identitas organisasinya dengan tepat dan
benar serta mampu mengkomunikasikannya sehingga
publik menaruh kepercayaan dan
mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi tersebut”. Berikut adalah
gambaran tentang fungsi public relation yaitu:
1. Kegiatan yang bertujuan memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling adanya pengertian
dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya.
2. Memilik sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan
semua pihak.
3. Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan
publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan. Sangat penting bagaimana
organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana, yang kondusif dan menyenangkan,
kinerja meningkat, dan produktivitas bisa dicapai secara optimal.
4. Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan
publiknya, sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang sangat berguna
sebagai
input
bagi
organisasi
atau
perusahaan
yang
bersangkutan.
Dapat disimpulkan bahwa public relation lebih berorientasi kepada pihak perusahaan
untuk membangun citra positif perusahaan, dan hasil yang lebih baik dari sebelumnya
karena mendapatkan opini dan kritik dari konsumen. Tetapi jika fungsi public relation
yang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk
memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi, atau perusahaan, dan
suasana kerja yang kondusif, serta peka terhadap karyawan, maka diperlukan pendekatan
khusus dan motivasi dalam meningkatkan kinerjanya. Dengan singkat dapat dikatakan
bahwa
fungsi
public
relation
adalah
memelihara,
mengembangtumbuhkan,
mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani,
mengatasi masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah (Black, 2002).
Bagian-bagian dari fungsi PR yang mencangkup makna dan praktik PR kontemporer
adalah mencangkup semua aktivitas berikut ini;
1. Hubungan Internal adalah bagian khusus dari PR yang membangun dan
mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan
karyawan tempat organisasi menggantungkan kesuksesannya. Ahli hubungan internal
bekerja di bagian “komunikasi karyawan,” “hubungan karyawan,” atau
“hubungan internal.” Mereka merancang dan mengimplementasikan program
komunikasi internal dengan tujuan agar karyawan tetap mendapat informasi baru dan
tetap termotivasi, serta menciptakan kultur organisasi.
2. Publisitas adalah informasi yang disediakan oleh sumber luar yang digunakan oleh
media karena informasi itu memiliki nilai berita. Metode penempatan pesan dimedia
ini adalah metode yang tak bisa dikontrol (uncontrolled) karena sumber informasi
tidak member bay6aran kepada media untuk pemuatan informasi tersebut. Suatu
informasi yang layak diberitakan untuk menarik liputan media adalah seperti upacara
peresmian, pemotongan pita, konfrensi pers dll
3. Advertising adalah informasi yang ditempatkan dimedia oleh sponsor tertentu yang
jelas identitasnya yang membayar untuk ruang dan waktu penempatan informasi
tersebut. Ini adalah metode terkontrol dalam menempatkan pesan dimedia. PR
menggunakan advertising untuk menjangkau audien yang lebih luas.
4. Press Agentru adalah penciptaan berita dan peristiwa yang bernilai berita untuk
menarik perhatian media massa dan mendapatkan perhatian public.
5. Public Affairs adalah bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahan
hubungan pemerintah dan komunitas local dalam rangka mempengaruhi kebijakan
public. Spesialis public affairs di perusahaaan berfungsi sebagai perantara atau
penghubung dengan unit pemerintah, mengimplementasikan program bantuan
masyarakat dll. Kegiatan ini lebih khusus menangani kebijakan public dan public yang
memengaruhi kebijakan tersebut.
6. Lobbying adalah bagian khusus dari PR yang berfungsi untuk menjalin dan
memelihara hubungan denganpemerintah terutama dengan tujuan memengaruhi
penyususnan
undang-undang
dan
regulasi.
Lobbying
memanipulasi pemerintah demi kepentingan diri sendiri.
merupakan
kegiatan
7. Manajemen Isu adalah proses proaktif dalam mengantisipasi, mengidentifikasi,
mengevaluasi, dan merespons isu-isu kebijakan public yang memengaruhi hubungan
organisasi dengan public mereka.
8. Hubungan Investor adalah bagian dari PR dalam perusahaan korporat yang
membangun dan menjaga hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan
dengan stakeholder dan pihak lain di dalam komunitas keuangan dalam rangka
memaksimalkan nilai pasar.
9. Pengembangan adalah bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas
membangun dan memelihara hubungan dengan donor dan anggota dengan tujuan
mendapatkan dan dukungan sukarela.
Tujuan Public Relation
Tujuan utama dari public relation adalah mempengaruhi perilaku orang secara individu
maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana
persepsi, sikap dan opininya penting terhadap suatu kesuksesan sebuah perusahaan (Davis,
2003).
Adapun tujuan Public Relations secara umum adalah menciptakan dan memelihara saling
pengertian, maksudnya adalah untuk memastikan bahwa organisasi tersebut senantiasa
dimengerti oleh pihak lain yang berkepentingan. Dengan adanya kata ‘saling’ maka organisasi
pun harus dapat memahami publiknya. Menurut Charles S. Steinberg tujuan PR adalah
menciptakan opini publik yang favourable tentang kegiatan–kegiatan yang dilakukan oleh badan
yang bersangkutan (Abdurachman,II001:II6).
Tujuan PR untuk mengembangkan pengertian dan kemauan baik (goodwill) publiknya
serta untuk memperoleh opini publik yang menguntungkan atau untuk menciptakan kerjasama
berdasarkan hubungan yang harmonis dengan publik (Soemirat dan ardianto,II00II:89).
Dalam buku Scott M. Cutlip dan Allen H. Centermendeskripsikan beberapa pekerjaan
dan tugas seorang PR diantaranya dengan menyusun daftar bagian-bagian khusus dari fungsi PR
diantaranya, hubungan media, hubungan investor, hubungan masyarakat, hubungan karyawan,
hubungan pemerintah dan sebagainya. Berikut ini adalah sepuluh kategori yang dilakukan
seorang praktisi PR di tempat kerjanya.
1. Menulis dan mengedit: yaitu menyusun rilis berita dalam bentuk cetak atau siaran,
cerita feature, newsletter untuk karyawan dan stakeholder eksternal, korespondensi,
pesan website dan pesan media online lainnya, laporan tahunan dan shareholder,
pidato, brosur, film dan script slide show, artikel publikasi perdagangan, iklan
institusional, dan materi-materi pendukung teknis lainnya.
2. Hubungan media dan penenmpatan media: mengontak media koran, majalah,
suplemen mingguan, dan publikasi perdagangan agar mereka memublikasikan atau
menyiarkan berita dan feature tentang organisasi yang ditulis oleh organisasi itu
sendiri atau oleh orang lain. Merespons permintaan informasi oleh media,
memverifikasi berita, dan membuka akses ke sumber otoritatif.
3. Riset: mengumpulkan informasi tentang opini public, tren, isu yang sedang muncul,
iklim politik dan peraturan perundangan, liputan media, opini kelompok kepentingan
dan pandangan-pandangan lain berkenaan dengan stakeholder organisasi. Mecari
database di internet, jasa online, dan data pemerintah elektronik. Mendesain riset
program, melakukan survey, dan menyewa perusahaan riset.
4. Manajemen dan Administrasi: pemrograman dan perencanaan dengan bekerja sama
dengan manajer lain, menentukan kebutuhan, menentukan prioritas, mendefinisikan
public, seting dan tujuan, dan mengembangkan strategi dan taktik. Menata personel,
anggaran, dan jadwal program.
5. Konseling: member saran kepada manajemen dalam masalah social, politik, dan
peraturan, berkonsultasi dengan tim manajemen mengenai cara menghindari atau
merespons krisis, dan bekerja bersama pembuat keputusan kunci untuk menyusun
strategi untukmengelola atau merespons isu-isu yang sensitive dan kritis.
6. Acara special: mengatur dan mengelola koferensi pers, lomba lari 10 K, konvensi,
open house, pemotongan pita dan grand opening, perayaan ulang tahun, acara
pengumpulan dana, mengunjungi tokoh terkemuka, mengadakan kontes, program
penghargaan, dan kegiatan khusus lainnya.
7. Pidato: tampil di depan kelompok, melatih orang untuk memberikan kata sambutan
dan mengelola juru bicara untuk menjelaskan platform die pan audiens penting.
8. Produksi: membuat saluran komuniksi dengan menggunakan keahlian dan
pengetahuan multimedia, termasuk seni, topografi, fotografi, tata letak, dan computer
desktop publishing, perekaman audio, video, dan editing, dan menyiapkan presentasi
audiovisual.
9. Training: mempersiapkan eksekutif dan juru bicara lain untuk menghadapi media
dan tampil dihadapan public. Member petunjuk kepada orang lain didalam organisasi
untuk
meningkatkan
keahlian
menulis
dan
berkomuniksi.
Membantu
memperkenalkan perubahan dalam kultur, kebijakan, struktur, dan proses
organisasional.
10. Kontak: bertugas sebagai penghubung (liaison) dengan media, komunitas, dan
kelompok internaldan eksternal lainnya. Sebagai mediator antara organisasi dan
stakeholder penting dengan bertugas untuk mendengar pandangan, menegosiasikan,
mengelola konflik, dan menjalin kesepakatan. Sebagai tuan rumah dengan melakukan
pertemuan dan jamuan untuk tamu dan pengunjung.
Akses PR ke media sangat besar diantaranya melalui media siar, media cetak, dan
internet. Kekuatan opini public semakin membesar diseluruh dunia setelah komuniksai massa
menjadi fenomena global.
Media siar atau yang disebut penyiaran dalam hal ini berarti siaran yang melalui sinyal
udara yang bisa diterima oleh radio atau televise dengan menggunakan antena sederhana, dan
karenannya dapat diakses ke orang-orang yang tidak menggunakan layanan satelit atau kabel.
Media cetak merupakan alat yang muncul dan ditampilkan melalui lembaran kertas yang
dapat disebut dengan koran, majalah, tabloid, dll
Dalam era modern ini peran dari internet sebagai suatu media elektronik memiliki peran
yang sangat bagus dalam tugas dan PR. Internet membuat kerja praktisi PR masa kini mengalami
perubahan yang sangat luar biasa. PR masa kini bukan hanya harus lihai berhubungan dengan
mempengaruhi, termasuk media, tetapi juga dituntut untuk fasih berhubungan langsung dengan
konsumen. Dan kita semua paham, karakter konsumen maya sudah pasti tidak sama dengan
karakter jurnalis, media atau industri media, atau karakter medium dan pengaruh lain. Sebab
konsumen bebas berteriak di Internet. Produk yang mengecewakan atau cacat tak mudah ditutupi
dengan taktik-taktik PR tradisional. Kita tidak bisa begitu saja mengancam dan membungkam
mereka. Bahkan upaya membungkam akan menimbulkan gerakan melawan yang lebih kencang,
bahkan mendapat dukungan dari konsumen lain yang merasa mendapat pengalaman yang serupa.
KESIMPULAN
Public Relation (PR) adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan
hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan public yang mempengaruhi
kesusesan atau kegagalan organisasi tersebut. Di Indonesia Public Relation (PR) disebut sebagai
Hubungan Masyarakat (Humas). Dalam suatu perusahaan, humas (Hubugan Masyarakat) adalah
profesi yang memegang kendali agar perusahaan tersebut dapat berjalan dengan baik. Dalam
perusahaan yang bergerak di bidang jasa maupun di bidang perdagangan atau perusahaan laba
dan nirlaba masing-masing kegiatan PR relative sama.
PR sangat erat kaitannya dengan media karena kemudahan dalam mendapatkan informasi
setiap perusahaan melalui berbagai media seperti media cetak, media siar dan internet, sehingga
sebagai PR harus mampu mengontrol dan membawa perusahaan kea rah yang baik di mata
masyarakat.