Peranan Knowledge Management

I. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Bagaikan tongkat estafet, ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek)
bergerak meretas zaman. Sejarah umat manusia menunjukkan bahwa
kemajuan iptek memang tidak dapat dipisahkan dari kebudayaan suatu
bangsa (Zuhal, 2010).
Alvin Toffler membagi sejarah peradaban manusia dalam tiga
gelombang yaitu era pertanian, era industri dan era informasi. Dalam
era pertanian faktor yang menonjol adalah muscle (otot) karena pada
saat itu produktivitas ditentukan oleh otot. Dalam era industri, faktor
yang menonjol adalah machine (mesin), dan pada era informasi faktor
yang menonjol adalah mind (pikiran, pengetahuan). Pengetahuan
sebagai modal mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam
menentukan kemajuan suatu organisasi. Dalam lingkungan yang sangat
cepat berubah, pengetahuan akan mengalami keusangan oleh sebab itu
perlu terus menerus diperbarui melalui proses belajar (Protomo, 2011).
Kebudayaan
meliputi
sistem
kemasyarakatan,
sistem
pengetahuan, bahsa, kesenian, religi serta peralatan dan perlengkapan
hidup suatu bangsa Hanya bangsa yang masyarakatnya cerdas dan
berbasis pengetahuan yang dapat menyaring dan menyerap informasiinformasi tersebut menjadi pengetahuan dan kearifan guna memperkaya
kebudayaannya (Zuhal, 2010).
Budaya
menjadi
tempat
untuk
belajar.
Budaya
dapat
menghasilkan pengetahuan. Belajar dalam era pengetahuan seperti
sekarang ini sangatlah berbeda dengan belajar di masa lalu. Saat ini kita
dituntut untuk belajar baik sendiri maupun bersama dengan cepat,
mudah dan gembira, tanpa memandang waktu dan tempat. Hal ini
mendorong berkembangnya konsep organisasi belajar (learning
organization) yang menyatukan antara proses belajar dan bekerja.
Disisi lain pengetahuan yang melekat pada anggota suatu organisasi
juga perlu diuji, dimutahirkan, ditransfer, dan diakumulasikan, agar
tetap memiliki nilai. Suatu organisasi agar dapat mencapai visi dan
misinya harus mengelola pengetahuan yang dimilikinya dengan baik
agar dapat bersaing dengan organisasi yang lain. Salah satu cara
tersebut
adalah
2. Tujuan
3. Rumusan masalah
dengan
menerapkan
manajemen-pengetahuan.
II. TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Knowledge Manajement
Sebelum memahami konsep manajemen pengetahuan ini ada beberapa
istilah yang harus dipahami yaitu : data, informasi, pengetahuan, jenis
pengetahuan, dan manajemen pengetahuan itu sendiri. Di samping itu perlu pula
memahami proses pembentukan pengetahuan dari data, informasi, kemudian
menjadi pengetahuan (Stapleton, 2003):
1. Data adalah kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian
(bahan mentah informasi).
2. Informasi adalah data yang diorganisasikan/diolah sehingga mempunyai
arti. Informasi dapat berbentuk dokumen, laporan ataupun multimedia.
3. Pengetahuan (knowledge) adalah kebiasaan, keahlian/kepakaran,
keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari
pengalaman, latihan atau melalui proses belajar.
Istilah ini sering kali rancu dengan Ilmu Pengetahuan (science). Ilmu
Pengetahuan adalah ilmu yang teratur (sistematik) yang dapat diuji atau
dibuktikan kebenarannya; sedangkan pengetahuan belum tentu dapat diterapkan,
karena pengetahuan sebuah organisasi sangat terkait dengan nilai, budaya, dan
kondisi dari organisasi tersebut. Jenis Pengetahuan. Ada dua jenis pengetahuan,
yaitu pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tacit. Pengetahuan eksplisit dapat
diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data,
spesifikasi, dan buku petunjuk, sedangkan pengetahuan tacit sifatnya sangat
personal yang sulit diformulasikan sehingga sulit dikomunikasikan kepada orang
lain.
1. Explicit
Knowledge.
Bentuk
terdokumentasi/terformalisasi,
pengetahuan
mudah
disimpan,
yang
sudah
diperbanyak,
disebarluaskan dan dipelajari. Contoh: manual, buku, laporan,
dokumen, surat dan sebagainya.
2. Tacit Knowledge. Bentuk pengetahuan yang masih tersimpan
dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir,
wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya.
Manajemen pengetahuan (KM) Definisi mengenai KM tergantung dari
cara organisasi menggunakan dan memanfaatkan pengetahuan. Organisasi
intelejen militer akan mempunyai definisi yang berbeda mengenai pengetahuan
dibandingkan dengan perusahaan. Salah satu definisi KM adalah proses sistematis
untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan dan menyajikan
informasi dengan cara tertentu yang dapat meningkatkan penguasaan pengetahuan
dalam suatu bidang kajian yang spesifik. Atau secara umum KM adalah teknik
untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk menciptakan nilai dan
meningkatkan keunggulan kompetitif (Pratomo, 2011)
Manajemen Pengetahuan dan Teknologi Informasi (TI)
Sebenarnya konsep pengelolaan pengetahuan dan teknologi informasi
merupakan konsep lama, perbedaannya knowledge management memungkinkan
kita untuk tidak perlu memulai segalanya dari nol lagi. Konsep knowledge
management ini menjadi populer karena kompetisi yang semakin tajam dalam
memperoleh keunggulan. Ketatnya kompetisi menyadarkan orang bahwa hanya
penguasaan pengetahuanlah yang akan menentukan keunggulan suatu organisasi.
Keunggulan pada saat ini dirumuskan dalam formula: faster, cheaper and better.
Kalau saja kita hanya berfikirdan bertindak melakukan sesuatu untuk organisasi
dengan prinsip agar lebih baik dan lebih efisien maka kita akan tertinggal. Bill
Gates menyatakan "If the 1980's were about quality and the 1990's were about reengineering, then the 2000's will be about velocity". Jadi kalau kita berbicara
mengenai keunggulan dalam era 2000 an kita berbicara tentang kecepatan
(velocity). Untuk dapat mencapai kecepatan maka penggunaan teknologi
informasi merupakan suatu keharusan yang mutlak dan sangat diperlukan.
Knowledge management terdiri dari 3 komponen utama yaitu people,
place, dan content. Knowledge management membutuhkan orang yang kompeten
sebagai sumber pengetahuan, tempat untuk melakukan diskusi, dan isi dari diskusi
itu sendiri. Dari ketiga komponen tersebut peran teknologi informasi adalah
mampu menghilangkan kendala mengenai tempat melakukan diskusi.
Teknologi informasi yang semakin canggih sampai seperti saat ini
memungkinkan terjadinya diskusi tanpa kehadiran kita secara fisik. Dengan
demikian kapitalisasi pengetahuan dapat terus diadakan walaupun tidak
melakukan tatap muka secara langsung. Dalam konteks secara umum,
pelaksanaan knowledge management menghadapi masalah utama yaitu masalah
perilaku. Pertama, berkaitan dengan ketidakmauan orang untuk berbagi. Kedua
berkaitan dengan ketidakdisiplinan untuk selalu menuliskan apa yang kita
dapatkan. Ini merupakan suatu kendala karena budaya kita lebih cenderung pada
budaya lisan. Kita belum bisa mendisiplinkan diri untuk selalu menuliskan
pengetahuan dan pengalaman yang kita alami dalam suatu sistem sebagai suatu
aset organisasi.
Dalam pelajaran manajemen, aset organisasi dirumuskan dengan 5M
(man, money, method, machine, dan market). Apabila dipandang dari sisi
knowledge management maka manusialah yang merupakan aset yang paling
berharga. Tetapi, benarkah semua orang dalam organisasi merupakan aset
organisasi? Thomas A. Stewart dalam bukunya Intelectual Capital, secara tegas
mengatakan "tidak". Menurut Stewart, yang benar-benar aset hanyalah orangorang tertentu, yang pekerjaannya berkaitan dengan penambahan pengetahuan
dalam organisasi, yaitu The Stars. (Stewart membagi karyawan dalam empat
kelompok yaitu: pekerja biasa; pekerja terampil tetapi bukan faktor penentu;
pekerja yang melakukan hal yang dihargai oleh pelanggan tetapi dapat di
outsource; dan the Stars, yaitu orang-orang dengan peran yang tidak tergantikan
sebagai individu). Sebagai contoh kelompok the Stars, salah satunya adalah
peneliti. Mereka yang termasuk kelompok keempatlah yang benar-benar
merupakan aset bagi organisasi. Organisasi perlu memberikan perhatian penuh
pada kelompok ini, karena di tangan merekalah masa depan organisasi.
Persoalannya, bagaimana memanfaatkan pengetahuan yang mereka miliki,
sehingga
dapat
terakumulasi
dan
akhirnya
menjadi
aset
organisasi.
III. PEMBAHASAN
Penerapan Knowledge Management di Perusahaan
Knowledge Management adalah disiplin ilmu yang mempelajari bagaimana cara
mengumpulkan kemudian mengorganisir, dan mengatur informasi agar seluruh
pekerja pada sebuah perusahaan dapat bekerja dengan lebih cepat dan lebih
efektif. Tujuan penggunaan ilmu knowledge management ini antara lain:
1. Menambah keuntungan perusahaan dan menopang inovasi-inovasi yang
tercipta
dengan membantu orang mengeluarkan ide-ide baru dengan
lebih efektif.
2. Menambah keunggulan perusahaan dengan mengadaptasi perubahan pasar
dengan sangat cepat.
3. Meningkatkan efektifitas organisasi, meningkatkan jumlah profit, dan
memperluas informasi.
4. Meningkatkan kompetensi perusahaan dengan mengurangi waktu yang
dialokasikan kepada karyawan baru untuk pembelajaran dan menjaga agar
seluruh karyawan yang sudah bekerja tidak keluar dari perusahaan.
Biasanya perusahaan menerapkan knowledge management dengan 3 prinsip
utama yaitu: (1). Mengembangkan intranet, kolaborasi infrastruktur, dan
implementasi dari bisnis perusahaan. (2). Menyediakan pelayanan yang memiliki
full-life cycle.
(3). Bekerja sama dengan pelanggan untuk mendukung e-commerce, supply
chain dan customer relationship management. Berdasarkan prinsip tersebut,
maka beberapa program yang diterapkan dalam perusahaan dapat bersifat yaitu:
Inline. Ini adalah program intranet yang menyambungkan dengan website,
database, messaging, aplikasi dokumen, laporan, dan lainnya. Services
knowledge network. Berisi 200.000 halaman informasi yang mencakup dunia.
Masing-masing halaman di-manage oleh pemilik halaman yang menyimpan
informasi terkini.Reader’s choice. Menyediakan berita, pengumuman, kebijakan
untuk pengguna. Dengan cara ini, waktu penyebaran informasi sangat cepat dan
otomatis. Web Information Repository (WebIR). Menyediakan karyawan sebuah
lokasi
pusat
untuk
mencari,
memperbanyak
dokumen
seperti
brosur,
dokumentasi teknis.
Knowledge management (KM) adalah sebuah konsep baru di dunia bisnis
yang banyak digunakan di berbagai perusahaan. KM adalah sebuah proses yang
mengkoordinasikan penggunaan informasi, pengetahuan, dan pengalaman.
Tujuan penerapan knowledge management di perusahaan adalah untuk
meningkatkan dan memperbaiki operasional perusahaan dalam mencari
keuntungan kompetitif. Selain itu, KM juga digunakan sebagai “pewaris” agar
jika terjadi pergantian generasi pekerja, ilmu, proses, serta pengalaman bekerja
tidak hilang, tetapi terus diwariskan secara turun-temurun. Untuk dapat sukses
mencapai tujuan penggunaan knowledge management harus didukung oleh
kompetensi sumberdaya manusia yang ada pada sebuah perusahaan atau
organisasi.
Kompetensi Sumber Daya Manusia dalam organisasi adalah kapan saatnya
organisasi menciptakan, mengorganisasikan, dan memproses informasi agar
menghasilkan pengetahuan baru (knowledge creating) di dalam organisasi.
Pengetahuan yang baru akan memungkinkan organisasi mengembangkan
kapabilitas organisasi baru, merancang produk baru dan layanan. Meingkatkan
existing offering, dan memperbaiki proses organisasi. Kreasi dan penggunaan
pengetahuan adalah bagian dari peluang organisasi. (Ma’arif dan Tanjung, 2003).
Menurut nonaka dan Takeuchi (1995), alasan mengapa perusahaan jepang sukses
adalah karena keahlian dan pengalamannya dalam bidang organizational
knowledge creating. Sebenarnya setiap individu memiliki kompetensi untuk
menghasilkan pengetahuan. Dan untuk menghasilkan pengetahuan yang baik ada
5 kompetensi yang harus dimiliki oleh SDM handal yaitu:
1. Kepribdian dan motivasi (personality and motivation)
2. Daya nalar (sense making)
3. Daya cipta pengetahuan (knowledge creating)
4. Daya mengambil keputusan (decision making)
5. Budaya organisasi (organization culture)
Secara garis besar terdapat 5 kepribadian manusia, yaitu: (1). extroversion:
pribadi yang bergaul dan ramah, suka berteman dan suka berkelompok, percaya
kepada diri sendir dan sangat berani. (2). Adjustment: pribadi yang memiliki
emosi dan temperamen stabil, tidak penyedih dan tidak tertekan, memiliki
kepuasan diri, (3). Agreeableness: pribadi yang sopan dan hormat, penuh percaya
diri, dapat bekerjasama dan pemaaf, (4). Conscientiousness: pribadi yang dpat
diandalkan, dapat melakukan organisasi, gigih, teliti dan hati-hati,
dan(5).
Inquistivenes: pribadi yang memiliki keinginan keras, berdaya cipta, berperasaan
halus dan peka, berpandangan luas, dan humoris.
Mengubah informasi menjadi pengetahuan memerluka 10 langkah
terpisah. Masing-masing langkah harus dikelola secara terpisah. Masing-masing
langkah harus juga dikelola secara cermat. Mengubah informasi menjadi
pengetahuan dibutuhkan 10 langkah yang harus dijalankan yaitu:
1. Cari.
2. Dapatkan. Terutama dengan metode yang baku, adalah penting
bahwa informasi didapatkan dari sumber orisinil, dan bahwa
penyusunnya haruslah dari sumber terpercaya.
3. Evaluasi
4. Susun
5. Pahami
6. Analisis
7. Simpulkan
8. Sebarkan dan distribusikan
9. Bertindaklah berbasis informasi
10. Gabungkan, pelihara dan perbaharui.
Dengan melaksanakan 10 langkah di atas maka akan terbentuk ilmu pengetahuan
yang siap disebarluaskan. Selain pengetahuan untuk dapat memenangkan
persaingan dalam dunia bisnis saat ini perusahaan haruslah memiliki strategi yang
baik. Ada banyak pendapat mengenai strategi yang dilakukan perusahaan
antaralain adalah pendapat Johnson dan scoles (2003) bahwa untuk dapat
mempertahankan bisnis dalam waktu jangka panjang perusahaan harus dapat
menyelaraskan sumber yang dimiliki perusahaan dengan pasar yang akan
dijadikan sasaran dan kondisi lingkungannya. Di samping itu perusahaan juga
harus dapat bersaing untuk memberikan nilai lebih kepada konsumen
(stakeholder). Perusahaan yang melaksanakan strategi secara cepat dan akurat
adalah perusahaan yang memiliki competitive advantage untuk memenangkan
persaingan, seperti yang dikemukakan oleh Thompson dan Strickland (2003, p.55)
bahwa, ”A business strategy is powerful if it produces a sizable and sustainable
competitive advantage; it is weak if it results in competitive disanvantage”.
Sedangkan Porter (1980) di dalam teorinya yang disebut Porter’s five-forces
model menganalisis berbagai ancaman dan peluang dalam suatu industri. Konsep
yang diperkenalkan Porter ini mendapat kritikan dari berbagai pihak, di antaranya
Teece (1984) dan Barney (1991). Mereka mengkritik bahwa model Porter hanya
menunjukkan profitabilitas industri dan bukan perusahaan secara individual.
Porter’s
five-forces
model
tidak
banyak
membantu
perusahaan
dalam
mengidentifikasi dan mempertahankan unique and sustainable advantages. Dari
kritikan tersebut kemudian berkembang konsep yang lebih terfokus pada
resources dan capabilities, yang juga disebut Resource Based View (RBV).
Menurut Hitt.et.al, “Resource-based view is based on the idea that 1) firm’s
resources, capabilities, and competencies facilitate the development of
sustainable competitive advantage, and 2) competitive advantages are achieved
when the strategies are successful in leveraging these resources " .RBV
menekankan bahwa competitive advantage berdasarkan sumber daya dan
kapabilitas lebih sustainable daripada yang didasarkan pada product/market
positioning. Adapun sumber daya yang dimiliki perusahaan meliputi finansial,
fisik, manusia, intangible assets dan structural-cultural assets. Dalam konteks
bisnis, intangible assets oleh Kaplan dan Norton (2004, p.202) digambarkan
sebagai, “Knowledge that exists in an organization to create differential
advantage or the capabilities of the company’s employees to satisfy customer
needs”. Manajemen strategik tradisional umumnya menerjemahkan strategi dalam
bentuk product/ market positioning. Sedangkan konsep RBV lebih mengandalkan
sumber daya dan kapabilitasnya yang unique, valuable, dan inimitable. Oleh
karena itu, untuk menciptakan competitive advantage dibutuhkan sumber daya
yang unique dan valuable, seperti yang dikemukakan oleh Collis dan Montgomery
(1998, p. 27) bahwa, “The premis of the resourcesbased view is that the firms
differ in fundamental ways because each firm possesses a unique bundle of
resources”. Sumber daya internal perusahaan diseleraskankan dengan lingkungan
eksternal (apa yang dikehendaki pasar dan yang ditawarkan kompetitor). Dalam
kenyataannya seringkali unique resource yang dimiliki perusahaan dapat dengan
mudah ditiru oleh kompetitor. Menurut Zack (1999, p. 4), sumber daya yang bisa
dikatakan paling unique dan inimitable adalah sumber daya pengetahuan
(knowledge). Knowledge digunakan untuk mengelola dan mengkoordinasikan
sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk berkompetisi. Perusahaan yang
memiliki sumber daya knowledge melebihi pesaingnya akan lebih inovatif dan
memberikan ”nilai” yang lebih besar kepada konsumen. Apabila knowledge
disebut sebagai sumber stratejik yang paling penting, maka kemampuan untuk
mengumpulkan,
mengintegrasikan,
menyimpan,
menyebarkan,
serta
penerapannya merupakan kapabilitas yang paling penting untuk membangun dan
mempertahankan competitive advantage.
IV. KESIMPULAN
Tujuan penggunaan ilmu knowledge management pada sebuah perusahaan
adalah: menambah keuntungan perusahaan dan menopang inovasi-inovasi yang
tercipta
dengan membantu orang mengeluarkan ide-ide baru dengan lebih
efektif, menambah keunggulan perusahaan dengan mengadaptasi perubahan pasar
dengan sangat cepat, meningkatkan efektifitas organisasi, meningkatkan jumlah
profit, dan memperluas informasi, meningkatkan kompetensi perusahaan dengan
mengurangi waktu yang dialokasikan kepada karyawan baru untuk pembelajaran
dan menjaga agar seluruh karyawan yang sudah bekerja tidak keluar dari
perusahaan.
Perusahaan yang memiliki sumber daya knowledge melebihi yang dimiliki
pesaingnya akan lebih inovatif dan memberikan ”nilai” yang lebih besar kepada
konsumen. Apabila knowledge disebut sebagai sumber stratejik yang paling
penting, maka kemampuan untuk mengumpulkan, mengintegrasikan, juga
menyimpan dan, menyebarkan, serta penerapannya merupakan kapabilitas yang
paling penting untuk membangun dan mempertahankan competitive advantage
perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Collis, D.J., Montgomery, C.A (1998). Corporate strategy: A resource-based
approach, Mc- Graw-Hill. Hitt, M.A., Ireland, R.D., Camp, S.M., Sexton,
D.L. special issue strategic entrepreneurship: entrepreneurial strategies for
wealth creation”, Strategic Management Journal, 22. pp. 479-491.
Johnson,G.,
Scholes.
K.
(2003).
“What
is
strategy”,
available
from
http://www.tutor2u.net/business/ strategy/what_is_strategy.htm [retrieved April 12,
2004].
Ma’arif. M. Syamsul dan Tanjung Hendri., 2003. Manjemen Operasi. Grasindo,
Jakarta
Pratomo. Budiman S, 2011. Manajemen Pengetahuan: Analisis Sistem Informasi.
([email protected])
Stapleton. James J.,2003. Executive’s Guide to Knowledge Management.Erlangga.
Jakarta
Thompson, A.A., Strickland III, A.J. (2003). Strategic management: Concepts and cases, 13rd
edn, New York, Mc Graw-Hill Companies.Inc.
Zack, H. M. (2002). ”A strategic pretext for knowledge management”, The Third European
Conference on Organizational knowledge, Learning, and Capabilities. available from
http://www.alba.edu.gr/OKLC2002/proceedings/ pdf_files/ ID243.
Zuhal,2010. Knowledge and Inovation: Flatform Kekuatan Daya Saing, Gramedia
Pustaka Utama, Jakarta