informasi dan komunikasi - Dinas Pendidikan Kulon Progo

1.
2.
• Memahami Pengertian Informasi, Komunikasi
dan Unsur-unsurnya
• Memperoleh Gambaran Penerapannya
1.
2.
3.
• Menjelaskan pengertian informasi dan
komunikasi
• Menjelaskan unsur informasi dan komunikasi dan
sub-unsur yang mempengaruhi unsur informasi
dan komunikas
• Mendeskripsikan gambaran umum penerapan
unsur informasi dan komunikasi
Pimpinan Instansi Pemerintah wajib mengidentifikasi, mencatat,
dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang
tepat.
1. Komunikasi atas informasi sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 41 wajib diselenggarakan secara efektif.
2. Untuk menyelenggarakan
komunikasi
yang
efektif
sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pimpinan Instansi
Pemerintah harus sekurang-kurangnya :
a) Menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan
sarana komunikasi
b) Mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem
informasi secara terus menerus.
Sistem
Informasi
Internal
Eksternal
1. Informasi
Keuangan
Pimpinan
2. Informasi
Non Keuangan
Pihak Yang
Berkepentingan
SI yang mendukung keputusan
strategis dan terintegrasi dengan
kegiatan Operasi
Feedback
Sistem
Informasi
Internal
1. Informasi
Keuangan
Eksternal
2. Informasi Non
Keuangan
Pimpinan
Pihak Yang
Berkepentingan
SI yang mendukung keputusan
strategis dan terintegrasi dengan
kegiatan Operasi
Feedback
Value Creation
Deliver Information
Improve Performance
Building Capacity
Pesan
Komunikator
Encoding
Pesan
Saluran
Komunikasi
Decoding
Komunikan
Feedback
Stephen P Robbins, dalam Modul TKA
Pimpinan Instansi
mengelola,
mengembangkan &
memperbaharui SI
secara terus menerus
Pimpinan Instansi
menyediakan &
memafaatkan berbagai
bentuk & sarana
komunikasi
Komunikasi
Eksternal
Pimpinan
• Pemberian Masukan
• Saluran Keluhan
• Tidak ada balas
dendam
• Arahan yang jelas
• Komunikasi tugas
• Hal yang tidak memenuhi
harapan
• Program
• Operasi
• Anggaran
Feedback
•
•
•
•
•
•
Visi-Misi
Tujuan
Resiko
Kualitas Pelayanan
kode etik
Pengaduan
Apa yang dilakukan dalam
kondisi tidak terduga
Mengetahui
Bagaimana hubungan
aktivitasnya dengan
aktivitas yang lain
1
2
3
Buku pedoman
Surat edaran
Memorandum
Papan pengumuman
Internet & intranet
Rekaman video
E-mail
Arahan lisan
Sumber: Makalah Gub Sulut pd Kongres IAI, 2006
Contoh Penerapan
Tujuan: mewujudkan WTP sebagai salah satu bentuk akuntabilitas
Lingkungan
Pengendalian
Resiko
Aktivitas Pengendalian
Infokom
Komitmen pd
Kompetensi
Belum tersedianya
tenaga akuntansi di
PD
• Rekruitmen,
• Diklat
• Informasi kebutuhan
tenaga
• Sosialisasi tentang
SAKD
Kepemimpinan yg
kondusif
Belum adanya
komitmen kuat
mewujudkan opini
WTP
• Penetapan opini WTP
sbg indikator kinerja tk
PD
• Reviu kinerja Reward
punisment
• Informasi PD dg LD yg
blm wajar
• Sosialisasi ttg
pentingnya opini &
kewajaran LD sbg
indikator kinerja
Struktur organisasi
Belum tertatanya
lembaga yang
berfungsi sebagai
pelaksana akuntansi
keuangan daerah
•
•
•
Membentuk unit di
SKPD
Memberdayakan
SKPKD sebagai
kompilator Lap
•
Informasi SKPD yg blm
ada sub unit akuntansi
Sosialisasi tentang
SAKD dan teknik
kompilasi
INFORMASI EKSTERNAL DAN INTERNAL DISAMPAIKAN KEPADA PIMPINAN SEBAGAI BAGIAN
PELAPORAN IP SEHUBUNGAN PENCAPAIAN KINERJA OPERASI
1. Informasi internal (termasuk faktor kritis keberhasilan) sudah
diidentifikasi dan dilaporkan secara teratur kepada pimpinan IP
2. Informasi eksternal yang relevan  sudah diperoleh, dilaporkan kepada
pimpinan IP
3. Pimpinan IP pada semua tingkatan telah memperoleh informasi
eksternal dan internal yang diperlukan
Pemprov Sulsel Danai Pendidikan Gratis Rp274 Miliar
 Informasi ekternal:
◦ Sosialisasi program ke masyarakat dan sekolah
◦ Sosialisasi prosedur ke masyarakat dan sekolah
◦ Sosialisasi 14 item yang didanai pemerintah
◦ Sosialisasi insentif bagi guru & sekolah untuk mencegah pungli dalam
pencairan dana
 Informasi internal:
◦ Sosialisasi program & petunjuk teknis ke kabupeten kota
◦ Monitoring pelaksanaan
Informasi diidentifikasi, diperoleh, dan didistribusikan dengan rincian memadai, bentuk dan waktu
yang tepat sehingga dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab secara efisien dan efektif.
a. Pimpinan IP sudah menerima info hasil analisis yang dapat membantu
identifikasi tindakan khusus yg perlu dilaksanakan
b. Informasi sudah disiapkan dalam bentuk rincian yang tepat sesuai dengan
tingkatan pimpinan IP
c. Informasi relevan diringkas dan disajikan secara memadai sehingga
memungkinkan dilakukannya pengecekan secara rinci sesuai keperluan
d. Informasi disediakan tepat waktu agar dapat dilaksanakannya
pemantauan kejadian, kegiatan, dan transaksi shg dpt dilakukan tindakan
korektif secara cepat
e. Pimpinan bertanggungjawab thd suatu program sdh menerima informasi
operasional dan keuangan untuk membantu mengukur dan menentukan
pencapaian rencana kerja strategis, tahunan dan terget IP sehubungan
prtgjbn pengggunaan sbr dana
f. Informasi operasional sudah disediakan bagi pimpinan IP shg dpt
menentukan apakah pelaksanaan program sesuai dengan peraturan peruu-an
g. Informasi keuangan dan anggaran yang memadai sudah disediakan guna
mendukung penyusunan pelaporan keuangan internal dan eksternal
TINGKATAN MANAJEMEN DAN PENYAJIAN INFORMASI
Sumber: Pusdiklatwas BPKP (2007) Modul Sistem Infomasi Manajemen
1. PIMPINAN IP HARUS MEMASTIKAN TERJALINNYA KOMUNIKASI
INTERNAL YANG EFEKTIF
a. Pimpinan IP sudah memberi arahan yang jelas kepada seluruh tingkatan yang
organisasi bahwa tanggung jawab pengendalian intern adalah penting dan
serius
b. Tugas yang dibebankan kepada pegawai sudah dikomunikasikan dengan jelas
dan sudah dimengerti aspek pengendalian internnya, peranan dan hubungan
pekerjaan antar pegawai
c. Pegawai sudah diinformasikan bahwa jika ada yang tidak diharapkan terjadi,
perhatian pada: kejadian, penyebab sehingga kelemahan potensial dapat
diidentifikasi dan diperbaiki
d. Sikap perilaku yang bisa dan tidak bisa diterima serta konsekuensinya sudah
dikomunikasikan secara jelas kepada pegawai
a.
(lanjutan....)
e. Pegawai memiliki saluran komunikasi selain ke atasan langsung  keinginan
pimpinan untuk mendengar keluhan
f. Ada mekanisme yang memungkinkan informasi mengalir ke seluruh bagian
dengan lancar dan menjamin adanya komunikasi yang lancar antar kegiatan
fungsional
g. Pegawai mengetahui adanya saluran komunikasi informal atau terpisah yang
bisa berfungsi bila jalur infrmasi normal gagal digunakan
h. Pegawai mengetahui adanya jaminan tidak akan ada tindakan balas dendam
jika melaporkan informasi negatif, perilaku tidak benar atau penyimpangan
i. Mekanisme yang memungkinkan pegawai menyampaikan rekomendasi
penyempurnaan kegiatan, pimpinan memberi penghargaan terhadap
rekomendasi yang baik
j. Pimpinan sering berkomunikasi dengan APIP, terus melaporkan kepada APIP
kinerja, risiko, inisiatif penting, dan kejadian penting lainnya
2. PIMPINAN IP HARUS MEMASTIKAN SUDAH TERJALIN
KOMUNIKASI EKSTERNAL YANG EFEKTIF
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Ada saluran komunikasi terbuka dan efektif dengan masyarakat, rekanan, konsultan
dan APIP serta kelompok lainnya utk masukan terhadap kualitas pelayanan IP
Semua pihak eksternal yang berhubungan dengan IP sudah diinformasikan mengenai
kode etik yang berlaku dan sudah mengerti bhw tindakan tdk benar tdk diperkenan
Komunikasi dengan pihak eksternal sangat didorong untuk dapat mengetahui
berfungsinya pengendalian intern
Pengaduan, keluhan dan pertanyaan mengenai layanan IP ditindak lanjuti dengan baik
Pimpinan IP memastikan saran dan rekomendasi APIP, auditor dan evaluator sudah
dipertimbangkan dan ditindaklanjuti dengan memperbaiki masalah atau kelemahan
yang diidentifikasi
Komunikasi dengan badan legislatif IP, pengelola anggaran dan perbendaharaan, IP
lain, media dan masyarakat harus berisi informasi sehingga misi, tujuan, risiko IP lebih
dipahami
1. PIMPINAN IP MENGGUNAKAN BERBAGAI BENTUK DAN
SARANA DALAM MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI
PENTING KEPADA PEGAWAI DAN LAINNYA
a. Menggunakan bentuk dan sarana efektif: buku pedoman
kebijakan dan prosedur, surat edaran, memorandum, papan
pengumunan, situs internet dan intranet, rekaman video, email dan arahan lisan
b. Melakukan komunikasi dalam bentuk tindakan positif saat
berhubungan dengan pegawai dan dukungan thd pengendalian
intern
Komunikasi lisan lebih efektif dibandingkan komunikasi tulisan
Pada saat:
-
Ada keinginan untuk cepat memperoleh feedback
Volume informasi sedikit/kecil
Komunikasi dilakukan secara non formal
Adanya kebutuhan untuk bersosialisasi atau
dibutuhkan kehadiran seseorang
- Melakukan wawancara dengan orang lain
Komunikasi tulisan lebih efektif dibandingkan komunikasi lisan
Pada saat:
- Komunikasi yang dapat dijadikan bukti hukum, kertas kerja audit
- Volume informasi besar - laporan tahunan atau laporan
keuangan, kuesioner/BAPK/buku
- Melakukan komunikasi yang bersifat formal
- Ada kebutuhan untuk menjangkau orang dalam jumlah yang
sangat besar/koran, surat edaran, kuisener
- Akan digunakan secara berulang-ulang tanpa khawatir adanya
erosi makna
2.
IP MENGELOLA, MENGEMBANGKAN, DAN MEMPERBARUI SISTEM
INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN KEGUNAAN DAN KEANDALAN
KOMUNIKASI INFORMASI SECARA TERUS MENERUS
a. Manajemen sistem informasi dilaksanakan berdasarkan
renstra sistem informasi (arsitektur e Gov)
b. Ada mekanisme mengidentifikasi berkembangnya kebutuhan
informasi
c. IP memantau, menganalisis, mengevaluasi dan
memanfaatkan perkembangan dan kemajuan teknologi untuk
memberi pelayanan lebih cepat dan efisien
d. Pimpinan IP secara terus menerus memantau mutu informasi
yang dikelola, diukur dari segi kelayakan isi, ketepatan waktu,
keakuratan dan kemudahan aksesnya
3. DUKUNGAN PIMPINAN IP TERHADAP PENGEMBANGAN
TEKNOLOGI INFORMASI
Visi & Misi, Strategi IP,
Aturan Perilaku
DIDENGARKAN
DIKOMUNIKASIKAN
DITERAPKAN
DIPAHAMI
•
•
•
•
•
Empat kata yang paling penting : SAYA BANGGA ATAS KAMU
Tiga kata paling penting : JIKA ANDA BERSEDIA
Dua kata yang paling penting : APA PENDAPATMU?
Satu kata paling penting : KITA
Satu kata paling tidak penting : AKU
Komitmen Gubernur Riau agar pebisnis memanfaatkan dana
untuk mengembangkan usaha dan menciptakan lapangan kerja
diwujudkan dengan:
 Membangun kantor pelayanan terpadu di seluruh kabupaten
 Membentuk badan komplain untuk menampung keberatan
dan mencari solusi masalah
 Membentuk tim percepatan pembangunan.
Nasib sang “whistle blower”
Secara tiba-tiba, Theresia Mastail, yang saat menjabat
Kapolsek Johar baru, Jakarta Pusat membongkar kasus
aborsi yang menghebohkan itu, dimutasi ke Mabes
POLRI. Mutasi ini membuat ia turun dua tingkat dari
jabatan sebelumnya.
Menurut Kadiv Humas Mabes POLRI, hal ini merupakan
mutasi biasa untuk penyegaran di lingkungan POLRI.
(Sumber : Suara Pembaharuan. 31 Maret 2009)