1 Komunikasi Bisnis (Translate) Oleh : Bambang Edi Warsito, S,Kp.M.Kes DAFTAR ISI NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 POKOK BAHASAN Apa Komunikasi Bisnis Komponen Proses Komunikasi Komunikasi Lisan - Arti, Keuntungan dan Keterbatasan Komunikasi Tertulis - Arti, Keuntungan dan Kerugian Komunikasi Non Verbal - Tindakan Berbicara Lebih Keras dari Kata-kata Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi Arus Komunikasi dalam Organisasi Menulis Secara Efektif untuk mendapatkan Pekerjaan / Klien Potensial Menulis Hasil yang Efektif Bagaimana cara membuat Presentasi yang Hebat? Penggunaan Bahasa Tubuh dalam Komunikasi Grapevine Communication (Komunikasi Bisnis Informal) Komunikasi Umpan Balik Hambatan Komunikasi - Alasan Kegagalan Komunikasi Pengaruh Hambatan Komunikasi dalam Komunikasi Bisnis Mengatasi Hambatan Komunikasi Komunikasi Efektif Tujuh C Jaringan Informal dalam Organisasi dan Efektivitas Organisasi Rapat Perusahaan Bagaimana Mengadakan Rapat? HAL 2 3 5 7 9 11 13 16 18 20 21 23 25 27 29 33 35 38 41 42 2 Apa Komunikasi Bisnis? Komunikasi bukanlah transmisi pesan maupun pesan itu sendiri. Ini adalah pertukaran pemahaman timbal balik, yang berasal dari penerima. Komunikasi harus efektif dalam bisnis. Komunikasi adalah inti dari manajemen. Fungsi dasar manajemen (Perencanaan, Pengorganisasian, Kepegawaian, Pengarahan dan Pengendalian) tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa komunikasi yang efektif. Komunikasi bisnis melibatkan aliran informasi yang konstan. Umpan balik merupakan bagian integral dari komunikasi bisnis. Organisasi hari ini sangat besar dan melibatkan banyak orang. Ada berbagai tingkatan hierarki dalam sebuah organisasi. Semakin banyak jumlah level, semakin sulit tugas mengelola organisasi. Komunikasi di sini memegang peranan yang sangat penting dalam proses mengarahkan dan mengendalikan masyarakat di dalam organisasi. Umpan balik segera dapat diperoleh dan kesalahpahaman jika ada dapat dihindari. Harus ada komunikasi yang efektif antara atasan dan bawahan dalam suatu organisasi, antara organisasi dan masyarakat luas (misalnya antara manajemen dan serikat pekerja). Ini penting untuk kesuksesan dan pertumbuhan organisasi. Kesenjangan komunikasi tidak boleh terjadi di organisasi mana pun. Komunikasi Bisnis berorientasi pada tujuan. Aturan, regulasi dan kebijakan perusahaan harus dikomunikasikan kepada orang di dalam dan di luar organisasi. Komunikasi Bisnis diatur oleh aturan dan norma tertentu. Pada masa awal, komunikasi bisnis terbatas pada pekerjaan kertas, panggilan telepon, dll. Namun sekarang dengan kemajuan teknologi, kami memiliki telepon seluler, konferensi video, email, komunikasi satelit untuk mendukung komunikasi bisnis. Komunikasi bisnis yang efektif membantu membangun niat baik organisasi. Komunikasi Bisnis dapat terdiri dari dua jenis: 1. Komunikasi Lisan - Komunikasi lisan bisa formal atau informal. Umumnya komunikasi bisnis adalah sarana komunikasi formal, seperti: pertemuan, wawancara, diskusi kelompok, pidato dll. Contoh komunikasi bisnis informal adalah - Grapevine. 2. Komunikasi Tertulis - Sarana komunikasi bisnis tertulis meliputi - agenda, laporan, manual dll. 3 Komponen Proses Komunikasi Komunikasi adalah proses pertukaran pesan verbal dan non verbal. Ini adalah proses yang berkelanjutan. Prasyarat komunikasi adalah pesan. Pesan ini harus disampaikan melalui beberapa media kepada penerimanya. Penting bahwa pesan ini harus dipahami oleh penerima dalam istilah yang sama seperti yang dimaksudkan oleh pengirim. Dia harus merespons dalam kerangka waktu. Dengan demikian, komunikasi adalah proses dua arah dan tidak lengkap tanpa adanya umpan balik dari penerima kepada pengirim tentang seberapa baik pesan tersebut dipahami olehnya. Komponen utama dari proses komunikasi adalah sebagai berikut: 1. Konteks - Komunikasi dipengaruhi oleh konteks di mana itu terjadi. Konteks ini mungkin fisik, sosial, kronologis atau budaya. Setiap komunikasi berlanjut dengan konteks. Pengirim memilih pesan untuk dikomunikasikan dalam konteks. 2. Sender / Encoder - Sender / Encoder adalah orang yang mengirimkan pesan. Seorang pengirim menggunakan simbol (kata atau grafik atau alat bantu visual) untuk menyampaikan pesan dan menghasilkan respons yang diperlukan. Misalnya - manajer pelatihan yang melakukan pelatihan untuk angkatan baru. Pengirim dapat berupa individu atau kelompok atau organisasi. Pandangan, latar belakang, pendekatan, keterampilan, kompetensi, dan pengetahuan pengirim berdampak besar pada pesan. Simbol verbal dan non verbal yang dipilih sangat penting dalam memastikan interpretasi pesan oleh penerima dalam istilah yang sama seperti yang dimaksudkan oleh pengirim. 3. Pesan - Pesan adalah ide kunci yang ingin dikomunikasikan oleh pengirim. Itu adalah tanda yang memunculkan respons penerima. Proses komunikasi dimulai dengan memutuskan pesan yang ingin disampaikan. Harus dipastikan bahwa tujuan utama pesan tersebut jelas. 4. Medium - Medium adalah sarana yang digunakan untuk bertukar / mengirimkan pesan. Pengirim harus memilih media yang sesuai untuk mentransmisikan pesan, jika tidak pesan tersebut mungkin tidak dapat disampaikan kepada penerima yang diinginkan. Pilihan media komunikasi yang tepat sangat penting untuk membuat pesan efektif dan ditafsirkan dengan benar oleh penerima. Pilihan media komunikasi ini berbeda-beda tergantung pada fitur komunikasi. Misalnya - Media tertulis dipilih ketika sebuah pesan harus disampaikan kepada sekelompok kecil orang, sedangkan media lisan dipilih ketika 4 umpan balik spontan diperlukan dari penerima karena kesalahpahaman akan dihapus saat itu juga. 5. Penerima / Decoder - Penerima / Decoder adalah orang yang pesannya dimaksudkan / ditujukan / ditargetkan. Sejauh mana decoder memahami pesan tergantung pada berbagai faktor seperti pengetahuan penerima, respon mereka terhadap pesan, dan ketergantungan encoder pada decoder. Umpan Balik - Umpan balik adalah komponen utama dari proses komunikasi karena memungkinkan pengirim untuk menganalisis kemanjuran pesan. Ini membantu pengirim dalam mengonfirmasi interpretasi pesan yang benar oleh decoder. Umpan balik dapat berupa verbal (melalui kata-kata) atau non-verbal (dalam bentuk senyuman, desahan, dll.). Bisa dalam bentuk tertulis juga dalam bentuk memo, laporan, dll. 5 Komunikasi Lisan - Arti, Keuntungan dan Keterbatasan Komunikasi lisan menyiratkan komunikasi melalui mulut. Ini mencakup individu yang berbicara satu sama lain, baik itu percakapan langsung atau percakapan telepon. Pidato, presentasi, diskusi adalah semua bentuk komunikasi lisan. Komunikasi lisan umumnya direkomendasikan ketika materi komunikasi bersifat sementara atau di mana diperlukan interaksi langsung. Komunikasi tatap muka (rapat, ceramah, konferensi, wawancara, dll.) Sangat penting untuk membangun hubungan dan kepercayaan. Keuntungan Komunikasi Lisan Ada pemahaman dan transparansi tingkat tinggi dalam komunikasi lisan karena interpersonal. Tidak ada unsur kekakuan dalam komunikasi lisan. Ada fleksibilitas untuk memungkinkan perubahan dalam keputusan yang diambil sebelumnya. Umpan balik bersifat spontan dalam kasus komunikasi lisan. Dengan demikian, keputusan dapat dibuat dengan cepat tanpa penundaan. Komunikasi lisan tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga menghemat uang dan tenaga. Komunikasi lisan paling baik dalam hal penyelesaian masalah. Konflik, perselisihan dan banyak masalah / perbedaan dapat diakhiri dengan membicarakannya. Komunikasi lisan sangat penting untuk kerja tim dan energi kelompok. Komunikasi lisan meningkatkan semangat reseptif dan mendorong di antara karyawan organisasi. Komunikasi lisan dapat digunakan paling baik untuk mentransfer informasi / masalah pribadi dan rahasia. Kekurangan / Keterbatasan Komunikasi Lisan Hanya mengandalkan komunikasi lisan mungkin tidak cukup karena komunikasi bisnis bersifat formal dan sangat terorganisir. Komunikasi lisan kurang otentik dibandingkan komunikasi tertulis karena informal dan tidak terorganisir seperti komunikasi tertulis. Komunikasi lisan menghemat waktu sejauh menyangkut interaksi sehari-hari, tetapi dalam pertemuan, pidato panjang menghabiskan banyak waktu dan kadang-kadang tidak produktif. 6 Komunikasi lisan tidak mudah dipertahankan dan karenanya tidak stabil. Mungkin ada kesalahpahaman karena informasinya tidak lengkap dan mungkin kurang penting. Ini membutuhkan perhatian dan penerimaan yang besar dari penerima / penonton. Komunikasi lisan (seperti pidato) tidak sering digunakan sebagai catatan hukum kecuali dalam pekerjaan investigasi. 7 Komunikasi Tertulis - Arti, Keuntungan dan Kerugian Komunikasi tertulis memiliki arti penting dalam dunia bisnis saat ini. Ini adalah aktivitas pikiran yang inovatif. Komunikasi tertulis yang efektif penting untuk mempersiapkan materi promosi yang layak untuk pengembangan bisnis. Pidato datang sebelum menulis. Tetapi menulis lebih unik dan formal daripada pidato. Penulisan yang efektif melibatkan pemilihan kata yang cermat, pengorganisasiannya dalam urutan yang benar dalam pembentukan kalimat, serta komposisi kalimat yang kohesif. Selain itu, menulis lebih valid dan dapat diandalkan daripada pidato. Tetapi meskipun pidato bersifat spontan, menulis menyebabkan penundaan dan membutuhkan waktu karena umpan balik tidak langsung. Keuntungan Komunikasi Tertulis Komunikasi tertulis membantu dalam meletakkan prinsip, kebijakan, dan aturan yang jelas untuk menjalankan organisasi. Itu adalah alat komunikasi permanen. Jadi, ini berguna jika pemeliharaan catatan diperlukan. Itu membantu dalam pendelegasian tanggung jawab yang tepat. Sementara dalam kasus komunikasi lisan, tidak mungkin untuk memperbaiki dan mendelegasikan tanggung jawab atas dasar pidato karena dapat ditarik kembali oleh pembicara atau dia mungkin menolak untuk mengakuinya. Komunikasi tertulis lebih tepat dan eksplisit. Komunikasi tertulis yang efektif mengembangkan dan meningkatkan citra organisasi. Ini menyediakan catatan dan referensi yang siap. Pembelaan hukum dapat bergantung pada komunikasi tertulis karena memberikan catatan yang valid. Kekurangan Komunikasi Tertulis Komunikasi tertulis tidak menghemat biaya. Biayanya sangat besar dalam hal alat tulis dan tenaga yang digunakan dalam menulis / mengetik dan mengirim surat. Juga, jika penerima pesan tertulis dipisahkan oleh jarak dan jika mereka perlu menghilangkan keraguan mereka, tanggapannya tidak spontan. Komunikasi tertulis memakan waktu karena umpan baliknya tidak langsung. Pengkodean dan pengiriman pesan membutuhkan waktu. 8 Komunikasi tertulis yang efektif membutuhkan keterampilan dan kompetensi yang hebat dalam penggunaan bahasa dan kosa kata. Keterampilan dan kualitas menulis yang buruk berdampak negatif pada reputasi organisasi. Terlalu banyak pekerjaan kertas dan beban email yang terlibat. 9 Komunikasi Non Verbal Tindakan Berbicara Lebih Keras dari Kata-kata Skenario 1 - Anda sedang duduk di depan panel wawancara dengan tangan disilangkan. Sejauh ini Anda belum diberi satu pertanyaan pun, namun, tangan Anda yang bersilang telah berbicara lebih keras daripada kata-kata. Tip 1 - Jangan pernah menyilangkan tangan Anda terutama selama pertemuan formal empat mata. Ini menunjukkan Anda tidak terbuka untuk umpan balik dan juga dapat menunjukkan bahwa Anda mencoba mendominasi situasi. Skenario 2 - Anda memberikan presentasi kepada sekelompok 20 orang. Anda menjaga pandangan tetap tertuju pada pusat kelas / ruangan melalui presentasi - pandangan Anda berbicara lebih keras daripada kata-kata Anda. Tip 2 - Pandangan Anda pada satu orang tidak boleh lebih dari 4 - 5 detik saat menyampaikan presentasi / berkomunikasi dengan kelompok besar kecuali Anda berbicara kepada seseorang. Skenario 1 dan 2 dengan jelas menunjukkan pentingnya Komunikasi Non Verbal. Apa itu Komunikasi Non Verbal? Ini adalah komunikasi perasaan, emosi, sikap, dan pikiran melalui gerakan tubuh / gerak tubuh / kontak mata, dll. Komponen Komunikasi Non Verbal adalah: Kinesics: Ini adalah studi tentang ekspresi wajah, postur & gerak tubuh. Tahukah Anda bahwa saat berada di Argentina, mengacungkan tinju di udara dengan buku jari mengarah ke luar mengungkapkan kemenangan, di Lebanon, mengepalkan tinju dianggap tidak sopan? Okulesik: Ini adalah studi tentang peran kontak mata dalam komunikasi non verbal. Tahukah Anda bahwa dalam 90 detik - 4 menit pertama Anda memutuskan bahwa Anda tertarik pada seseorang atau tidak. Studi mengungkapkan bahwa 50% kesan pertama ini berasal dari komunikasi non verbal yang termasuk okules. Hanya 7% berasal dari katakata - yang sebenarnya kita ucapkan. 10 Haptics: Ini adalah studi tentang menyentuh. Tahukah Anda bahwa tingkat sentuhan yang dapat diterima bervariasi dari satu budaya ke budaya lain? Di Thailand, menyentuh kepala seseorang mungkin dianggap tidak sopan. Proxemics: Ini adalah studi tentang jarak terukur antara orang-orang saat mereka berinteraksi. Tahukah Anda bahwa jumlah ruang pribadi saat melakukan percakapan informal harus bervariasi antara 18 inci - 4 kaki sedangkan, jarak pribadi yang dibutuhkan saat berbicara dengan orang banyak harus sekitar 10-12 kaki? Chronemics: Ini adalah studi tentang penggunaan waktu dalam komunikasi non verbal. Pernahkah Anda mengamati bahwa meskipun seorang karyawan tidak akan khawatir terlambat beberapa menit untuk bertemu rekan kerja, seorang manajer yang mengadakan pertemuan dengan CEO, kedatangan yang terlambat akan dianggap sebagai isyarat nonverbal yang tidak dia berikan secara memadai. menghormati atasannya? Paralinguistik: Ini adalah studi tentang variasi nada, kecepatan, volume, dan jeda untuk menyampaikan makna. Menariknya, saat pembicara sedang melakukan presentasi dan sedang mencari jawaban, ia akan berhenti sejenak. Namun, bila tidak ada tanggapan yang diinginkan, dia akan berbicara lebih cepat dengan jeda minimal. Physical Appearance: Penampilan fisik Anda selalu berkontribusi terhadap cara orang memandang Anda. Rambut yang disisir rapi, pakaian yang disetrika, dan senyum yang ceria akan selalu membawa bobot lebih dari kata-kata. 11 Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi Komunikasi yang Efektif penting bagi manajer dalam organisasi untuk menjalankan fungsi dasar manajemen, yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Memimpin dan Mengontrol. Komunikasi membantu manajer untuk melakukan pekerjaan dan tanggung jawab mereka. Komunikasi berfungsi sebagai dasar untuk perencanaan. Semua informasi penting harus dikomunikasikan kepada manajer yang pada gilirannya harus mengkomunikasikan rencana untuk melaksanakannya. Pengorganisasian juga membutuhkan komunikasi yang efektif dengan orang lain tentang tugas pekerjaan mereka. Demikian pula pemimpin sebagai manajer harus berkomunikasi secara efektif dengan bawahannya untuk mencapai tujuan tim. Pengendalian tidak mungkin dilakukan tanpa komunikasi tertulis dan lisan. Manajer mencurahkan sebagian besar waktunya untuk komunikasi. Mereka umumnya menghabiskan waktu kurang lebih 6 jam per hari dalam berkomunikasi. Mereka menghabiskan banyak waktu untuk komunikasi tatap muka atau telepon dengan atasan, bawahan, kolega, pelanggan atau pemasok mereka. Manajer juga menggunakan Komunikasi Tertulis dalam bentuk surat, laporan, atau memo jika komunikasi lisan tidak memungkinkan. Dengan demikian, kita dapat mengatakan bahwa "komunikasi yang efektif adalah blok pengembangan organisasi yang sukses". Dengan kata lain, komunikasi berperan sebagai darah organisasi. Pentingnya komunikasi dalam suatu organisasi dapat diringkas sebagai berikut: 1. Komunikasi meningkatkan motivasi dengan menginformasikan dan menjelaskan kepada karyawan tentang tugas yang harus dilakukan, cara mereka melaksanakan tugas, dan bagaimana meningkatkan kinerja mereka jika tidak sesuai dengan target. 2. Komunikasi adalah sumber informasi kepada anggota organisasi untuk proses pengambilan keputusan karena membantu mengidentifikasi dan menilai tindakan alternatif. 3. Komunikasi juga memainkan peran penting dalam mengubah sikap individu, yaitu, individu yang terinformasi dengan baik akan memiliki sikap yang lebih baik daripada individu yang kurang informasi. Majalah organisasi, jurnal, rapat, dan berbagai bentuk komunikasi lisan dan tertulis lainnya membantu dalam membentuk sikap karyawan. 12 4. Komunikasi juga membantu dalam bersosialisasi. Dalam kehidupan saat ini, satu-satunya kehadiran individu lain mendorong komunikasi. Juga dikatakan bahwa seseorang tidak dapat bertahan hidup tanpa komunikasi. 5. Sebagaimana dibahas sebelumnya, komunikasi juga membantu dalam proses pengendalian. Ini membantu mengendalikan perilaku anggota organisasi dengan berbagai cara. Ada berbagai tingkat hierarki dan prinsip serta pedoman tertentu yang harus diikuti karyawan dalam suatu organisasi. Mereka harus mematuhi kebijakan organisasi, menjalankan peran pekerjaan mereka secara efisien, dan mengkomunikasikan masalah pekerjaan dan keluhan kepada atasan mereka. Dengan demikian, komunikasi membantu dalam mengontrol fungsi manajemen. Sistem komunikasi yang efektif dan efisien membutuhkan kemampuan manajerial dalam menyampaikan dan menerima pesan. Seorang manajer harus menemukan berbagai hambatan komunikasi, menganalisis alasan kemunculannya dan mengambil langkah-langkah pencegahan untuk menghindari hambatan tersebut. Dengan demikian, tanggung jawab utama seorang manajer adalah mengembangkan dan memelihara sistem komunikasi yang efektif dalam organisasi. 13 Arus Komunikasi dalam Organisasi Dalam sebuah organisasi, komunikasi mengalir dalam 5 arah utama1. Ke bawah 2. Ke atas 3. Lateral 4. Diagonal 5. Luar 1. Arus Komunikasi ke Bawah: Komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih tinggi dalam suatu organisasi ke tingkat yang lebih rendah adalah komunikasi ke bawah. Dengan kata lain, komunikasi dari atasan kepada bawahan dalam suatu rantai komando merupakan komunikasi ke bawah. Alur komunikasi ini digunakan oleh manajer untuk mengirimkan informasi terkait pekerjaan kepada karyawan di tingkat yang lebih rendah. Karyawan memerlukan informasi ini untuk melakukan pekerjaan mereka dan untuk memenuhi harapan manajer mereka. Komunikasi ke bawah digunakan oleh manajer untuk tujuan berikut – Memberikan umpan balik atas kinerja karyawan Memberikan instruksi kerja Memberikan pemahaman yang lengkap tentang pekerjaan karyawan serta mengkomunikasikan kepada mereka bagaimana pekerjaan mereka terkait dengan pekerjaan lain dalam organisasi. Mengkomunikasikan misi dan visi organisasi kepada karyawan. Menyoroti area perhatian. Publikasi organisasi, surat edaran, surat kepada karyawan, pertemuan kelompok, dll adalah contoh komunikasi ke bawah. Untuk memiliki komunikasi ke bawah yang efektif dan bebas dari kesalahan, manajer harus: Tentukan tujuan komunikasi Pastikan pesan tersebut akurat, spesifik dan tidak ambigu. Memanfaatkan teknik komunikasi terbaik untuk menyampaikan pesan kepada penerima dalam bentuk yang benar 2. Arus Komunikasi ke Atas: 14 Komunikasi yang mengalir ke tingkat yang lebih tinggi dalam suatu organisasi disebut komunikasi ke atas. Ini memberikan umpan balik tentang seberapa baik organisasi berfungsi. Bawahan menggunakan komunikasi ke atas untuk menyampaikan masalah dan kinerjanya kepada atasan. Bawahan juga menggunakan komunikasi ke atas untuk mengetahui seberapa baik mereka memahami komunikasi ke bawah. Ini juga dapat digunakan oleh karyawan untuk berbagi pandangan dan ide mereka dan untuk berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan. Komunikasi ke atas mengarah pada tenaga kerja yang lebih berkomitmen dan loyal dalam suatu organisasi karena karyawan diberi kesempatan untuk mengangkat dan menyampaikan masalah ketidakpuasan ke tingkat yang lebih tinggi. Manajer mengetahui tentang perasaan karyawan terhadap pekerjaan mereka, rekan kerja, supervisor dan organisasi secara umum. Oleh karena itu, manajer dapat mengambil tindakan untuk memperbaiki berbagai hal. Sistem Penanganan Keluhan, Kotak Keluhan dan Saran, survei Kepuasan Kerja, dll. Semuanya membantu dalam meningkatkan komunikasi ke atas. Contoh lain dari Komunikasi ke Atas adalah -laporan kinerja yang dibuat oleh manajemen tingkat rendah untuk ditinjau oleh manajemen tingkat yang lebih tinggi, survei sikap karyawan, surat dari karyawan, diskusi karyawan-manajer, dll. 3. Komunikasi Lateral / Horizontal: Komunikasi yang terjadi pada tingkat hierarki yang sama dalam suatu organisasi disebut komunikasi lateral, yaitu komunikasi antara rekan kerja, antara manajer pada tingkat yang sama atau antara anggota organisasi yang setara secara horizontal. Keuntungan komunikasi horizontal adalah sebagai berikut: Ini menghemat waktu. Ini memfasilitasi koordinasi tugas. Ini memfasilitasi kerjasama di antara anggota tim. Ini memberikan bantuan emosional dan sosial kepada anggota organisasi. Ini membantu dalam memecahkan berbagai masalah organisasi. 15 Ini adalah sarana berbagi informasi Ini juga dapat digunakan untuk menyelesaikan konflik departemen dengan departemen lain atau konflik dalam suatu departemen. 4. Komunikasi Diagonal: Komunikasi yang terjadi antara manajer dan karyawan kelompok kerja lain disebut komunikasi diagonal. Biasanya tidak muncul di bagan organisasi. Misalnya - Untuk merancang modul pelatihan, manajer pelatihan berinteraksi dengan personel Operasi untuk menanyakan tentang cara mereka melakukan tugas. 5. Komunikasi Eksternal: Komunikasi yang terjadi antara manajer dan kelompok eksternal seperti - pemasok, vendor, bank, lembaga keuangan dll. Misalnya - Untuk meningkatkan modal, Direktur Pelaksana akan berinteraksi dengan Manajer Bank. 16 Menulis Secara Efektif untuk mendapatkan Pekerjaan / Klien Potensial Dalam dunia yang kompetitif saat ini, tulisan yang baik harus melibatkan pembaca. Apakah itu proposal atau resume, pembaca harus merasa terlibat dalam penulisannya. Baca terus untuk mendapatkan tip tentang bagaimana menulis lebih baik saat melamar pekerjaan atau bisnis .... 1. Mulailah dengan sesuatu yang menarik: Dalam skenario pasar saat ini di mana beberapa resume tergeletak di meja, mengapa resume tertentu dipilih daripada yang lain di banyak? Berpikir ... Itu karena resume memiliki surat lamaran / catatan pengantar yang membuatnya laku. Ringkasan profil kandidat selalu lebih baik daripada tujuan satu baris yang hanya menyatakan aspirasi kandidat dan tidak menceritakan ringkasan profilnya 2. Tambahkan sentuhan pribadi: Saat menulis kepada calon klien untuk bisnis, pastikan bahwa konten disesuaikan sesuai profil dan persyaratan klien. Ini membantu menciptakan ikatan khusus dengan pembaca. 3. Berikan contoh dan bukan hanya kata sifat: Seorang kandidat harus menyebutkan contoh yang relevan untuk menunjukkan atau membenarkan kata sifat yang termasuk dalam resume. Misalnya, jika dia berbicara tentang kekuatannya di bidang manajemen tim, dia harus menyebutkan contoh seberapa baik sebuah tim ditangani. Hindari memberikan detail tingkat mikro, namun sebutkan tentang pencapaian / pengakuan. 4. Nomor leverage: Seorang kandidat harus mencadangkan prestasi / kata sifat yang dinyatakan dengan angka. Hal yang sama berlaku untuk perusahaan yang mencari bisnis. Angka membentuk dasar yang kuat untuk menghasilkan komitmen. Persentase pergerakan yang menunjukkan peningkatan kinerja atau skor selalu menarik perhatian pembaca. 5. Hindari jargon: Jika seorang kandidat melamar di industri yang sama sekali berbeda dari yang pernah dia kerjakan sebelumnya, dia harus menghindari / tidak menggunakan jargon yang tidak relevan dengan industri baru. Jargon cenderung membingungkan orang dan ada kemungkinan pesannya hilang. Jika sebuah jargon akan digunakan, bentuk yang diperluas juga harus disebutkan. Misalnya jargon EMS harus ditulis dalam pernyataan sebagai "Sistem Pengukuran Karyawan [EMS]". 6. Jangan salah merepresentasikan data: Tulis dengan integritas. Apakah itu angka atau tahun pengalaman atau volume penjualan - semua fakta yang dinyatakan harus benar. 17 7. Keterampilan Komunikasi: Pastikan bahwa dokumen bebas dari kesalahan - tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa. Selalu bukti membaca dokumen / proposal atau membuatnya dibaca oleh teman / kolega. 8. Tindak lanjut: Seringkali seorang kandidat mengirimkan resume atau proposal ke calon klien dan tidak menindaklanjuti. Ingat, ada beberapa resume dan proposal lain yang ada di meja. Seorang kandidat perlu memastikan bahwa tindak lanjut yang cepat [dibaca "tidak terlalu banyak"] harus dilakukan. 18 Menulis Hasil yang Efektif Saat menulis kepada teman, kolega, klien, atau mitra bisnis, isinya harus jelas, ringkas, persuasif, akurat, dan percaya diri. Baca terus untuk mengetahui beberapa tip untuk membuat surat / memo / presentasi itu berharga. 1. Hindari bertele-tele: Pilih kata dan kalimat yang lebih pendek. Untuk mis. "Saya ingin memberi tahu Anda bahwa pertemuan telah dibatalkan". [10 kata] Kalimat ini dapat diubah menjadi "Harap dicatat bahwa pertemuan telah dibatalkan". [7 kata] 2. Gunakan baris subjek obyektif: Subjek memo / surat / email harus objektif dan harus mencerminkan isi pesan. Untuk mis. “Tips Menulis Efektif untuk Bisnis” menyampaikan kepada pembaca bahwa isi pesan akan berkaitan dengan informasi tentang penulisan yang efektif. 3. Tentukan audiens Anda: Dianjurkan untuk menulis kepada satu kelompok audiens karena menulis kepada profesional yang berbeda akan membutuhkan pemilihan kata-kata yang benar yang dipahami oleh profesional yang berbeda dengan cara yang sama. Selain itu, jangan gunakan kata-kata yang sangat teknis dan hanya dapat dipahami oleh audiens tertentu. 4. Permintaan tindakan: Jangan pernah membiarkan pembaca menebak-nebak "apa selanjutnya?" Dia harus tahu apa yang diharapkan darinya. Tutup surat / surat Anda dengan tindakan yang Anda harapkan akan dilakukan pembaca. 5. Bagikan pesan ke seluruh perusahaan dengan strategi: Jangan membebani karyawan dengan banyak pesan teks yang berat. Bagi pesannya. Untuk mis. Jika perusahaan telah menyiapkan ruang konferensi video, Tim komunikasi Korporat harus mengirimkan pesan pertama yang mengumumkan peluncuran, pesan kedua tentang cara menggunakan peralatan, dan pesan ketiga tentang cara memblokir ruang konferensi untuk rapat dan panggilan klien . 6. Memformat dokumen secara logis: Pastikan bahwa konten dalam pesan terkait dengan subjek dan konten di bawah dan di atasnya. Harus ada hubungan logis di berbagai paragraf yang disertakan dalam dokumen. 7. Bersikaplah Persuasif: Bicaralah pada satu pembaca daripada banyak karena hal itu meningkatkan fokus dan juga menciptakan akuntabilitas pembaca. 8. Libatkan audiens: Bicaralah dengan audiens. Untuk mis. Daripada mengatakan, "Akan ada dua cara untuk menghitung biaya." Pengirim pesan dapat berkata, "Analis Keuangan dapat memilih salah satu dari dua prosedur untuk menghitung biaya." 19 9. Periksa sebelum Anda mengirim: Periksa selalu surat / memo / dokumen yang akan dikirim. Ingat draf pertama tidak selalu draf terakhir. Jangan hanya memeriksa konten, tetapi juga memeriksa pemformatan, baris subjek, audiens, dan lampiran. 10. Lakukan dengan percaya diri: Jangan takut saat mengirimkan komunikasi. Jika pengingat perlu dikirim, itu harus dikirim. Jangan mencoba mengirimkannya ke grup, tetapi kirimkan ke mereka yang belum mengirim laporan sejauh ini. Untuk mis. Jika Anda menindaklanjuti laporan yang Anda minta, tujukan kepada hadirin sebagai "Terima Kasih X, Y, Z untuk mengirimkan laporan tersebut. Kami masih menunggu laporan dari A, B, dan C. Meminta Anda untuk mengirimkannya paling lambat jam 16.00 hari ini. ” 20 Bagaimana cara membuat Presentasi yang Hebat? Berikut adalah beberapa tip untuk memastikan presentasi yang bagus ... 1. Sebutkan Tujuannya: Seorang presenter harus memastikan bahwa dia memahami tujuan presentasi. Kadang-kadang presentasi yang bagus gagal memberikan pengaruh karena audiensnya tidak jelas tentang apa presentasi itu. Cara yang baik untuk memulai presentasi adalah dengan menyatakan / menyebutkan / memasukkan dengan jelas tujuan presentasi. 2. Analisis audiens Anda: Presenter harus mengetahui lebih banyak tentang audiens targetnya. Apakah audiens memiliki latar belakang pendidikan tertentu atau apakah mereka dari kelas menengah ke atas atau kelas menengah. Berdasarkan topik / tema presentasi, sangat penting untuk mengetahui beberapa detail spesifik dari audiens target. Ini juga membantu menciptakan hubungan baik dengan audiens selama presentasi. 3. Hindari teks berat pada slide PowerPoint: Biasanya presentasi dikaitkan dengan slide PowerPoint, namun selalu disarankan untuk menggunakan campuran berbagai bentuk pembelajaran. Bisa jadi kegiatan yang menyenangkan, kuis singkat, atau cerita kecil. Lebih sering daripada tidak, ini adalah metode pembelajaran yang membangkitkan minat audiens target. Jika Anda masih ingin menggunakan slide, tulis 10 kata atau kurang di setiap slide. Gunakan poin-poin jika memungkinkan. Lebih banyak kata dalam satu slide berisiko bagi mereka - audiens akan sibuk membaca apa yang tertulis daripada apa yang dikatakan presenter atau audiens mungkin bosan dengan melihat banyak kata. 4. Latihan ... Latihan ... dan Latihan: Perasaannya sangat berbeda saat presenter melakukan presentasi LIVE dibandingkan saat dia hanya berlatih di ruang tertutup. Merupakan ide yang baik bagi presenter untuk berlatih di tempat tersebut [jika memungkinkan]. Ini membantunya mengenal tempat dan sekitarnya. Selain itu, penyaji harus membuat catatan sebanyak mungkin dan juga memikirkan pertanyaan yang mungkin muncul selama presentasi. 5. Meninjau kembali tujuan: Setelah catatan dibuat, penyaji harus menganalisis presentasi secara kritis sehubungan dengan tujuan presentasi. Dia harus bertanya pada dirinya sendiri pertanyaan seperti - "Apakah presentasi ini sesuai dengan tujuan yang dinyatakan?", "Apakah presentasi ini mengalir secara logis?" Dalam skenario pasar saat ini, jika seseorang mampu berpikir, menulis, dan menyajikan secara persuasif, dia telah memenangkan separuh pertempuran. 21 Penggunaan Bahasa Tubuh dalam Komunikasi Tahukah Anda bahwa ketika di India atau Amerika tanda "fantastis" atau "oke" ditunjukkan dengan membentuk lingkaran dengan ibu jari dan telunjuk, di Tunisia simbol yang sama berarti "Aku akan membunuhmu" dan di Jepang itu berarti "uang "? Kinesics atau studi bahasa tubuh harus dipahami oleh semua orang. Entah itu wawancara atau presentasi, seseorang harus menyadari bagaimana menggunakan bahasa tubuh secara efektif. Baca terus untuk memahami lebih lanjut tentang berbagai komponen komunikasi non verbal ... 1. Kontak Mata: Selalu pertahankan kontak mata dengan audiens Anda. Namun, seseorang harus memastikan bahwa dia tidak boleh mengarahkan pandangannya pada satu orang selama lebih dari 5 detik. Terlalu banyak mengedipkan mata bisa mengindikasikan kurangnya kepercayaan diri. Menatap seseorang bisa jadi menakutkan dan karenanya bukanlah ide yang bagus. 2. Jabat Tangan: Saat berjabat tangan terutama di lingkungan profesional, jabat tangan harus kuat dan tidak longgar. Jabat tangan besi [jabat tangan yang sangat kuat] dapat menunjukkan bahwa seseorang sedang mencoba untuk mendominasi. 3. Menyilangkan Tangan Anda: Menyilangkan tangan dapat berarti bahwa seseorang tidak terbuka terhadap ide / pendapat baru terutama dalam memberikan presentasi. Namun, dalam wawancara empat mata jika pewawancara menyilangkan tangan, kandidat dapat melakukan hal yang sama. 4. Postur Duduk: Bersandar di kursi bukanlah ide yang baik. Seseorang harus duduk tegak meskipun dalam posisi santai. Duduk di kursi Anda menyiratkan kurangnya minat atau penolakan. 5. Gesture: Gesture mengacu pada jenis komunikasi non verbal yang menggunakan bagian tubuh dengan atau tanpa komunikasi verbal. Isyarat termasuk ekspresi wajah, anggukan [yang merupakan tanda persetujuan di sebagian besar budaya], kepala terayun-ayun / gemetar. 6. Ekspresi Wajah: Wajah adalah cerminan terbaik dari apa yang dirasakan seseorang. Lebih sering daripada tidak mudah untuk mengenali apakah seseorang bahagia, sedih, cemas, jengkel, atau gembira. Sangat penting bahwa dalam skenario profesional seseorang harus mengontrol ekspresi wajahnya. Untuk mis. Jika seorang presenter merasa bahwa 22 presentasinya tidak berjalan dengan baik, dia tidak boleh menunjukkan tanda-tanda kehilangan harapan melainkan berusaha untuk melibatkan peserta yang lebih besar. 23 Grapevine Communication (Komunikasi Bisnis Informal) Grapevine adalah saluran informal komunikasi bisnis. Disebut demikian karena meluas ke seluruh organisasi ke segala arah terlepas dari tingkat otoritas. Manusia yang kita kenal adalah hewan sosial. Meskipun terdapat saluran formal dalam suatu organisasi, saluran informal tersebut cenderung berkembang ketika ia berinteraksi dengan orang lain dalam organisasi. Itu lebih ada di tingkat organisasi yang lebih rendah. Grapevine umumnya berkembang karena berbagai alasan. Salah satunya adalah ketika suatu organisasi menghadapi resesi, karyawan merasakan ketidakpastian. Selain itu, terkadang karyawan tidak memiliki kepercayaan diri yang karenanya mereka membentuk serikat. Kadang-kadang manajer menunjukkan perlakuan istimewa dan mendukung beberapa karyawan yang memberikan perasaan terpisah kepada karyawan lain. Jadi, ketika karyawan merasakan kebutuhan untuk bertukar pandangan mereka, mereka menggunakan jaringan selentingan karena mereka tidak dapat menggunakan saluran komunikasi formal dalam kasus itu. Umumnya saat istirahat di kafetaria, para bawahan berbicara tentang sikap dan perilaku atasan mereka dan bertukar pandangan dengan rekan-rekan mereka. Mereka membahas rumor tentang promosi dan mutasi karyawan lain. Jadi, selentingan menyebar seperti api dan terkadang tidak mudah untuk melacak penyebab komunikasi semacam itu. Contoh Jaringan Komunikasi Grapevine 1. Misalkan jumlah laba suatu perusahaan diketahui. Rumor tersebar bahwa ada banyak keuntungan dan atas dasar itu bonus diumumkan. 2. CEO mungkin berhubungan dengan Manajer Produksi. Mereka mungkin memiliki hubungan persahabatan satu sama lain. Pro dan Kontra Komunikasi Grapevine Keuntungan Komunikasi Grapevine 1. Saluran selentingan membawa informasi dengan cepat. Segera setelah seorang karyawan mengetahui beberapa informasi rahasia, dia menjadi ingin tahu dan meneruskan detailnya ke teman terdekatnya yang kemudian meneruskannya kepada orang lain. Jadi, itu menyebar dengan cepat. 24 2. Manajer mengetahui reaksi bawahan mereka terhadap kebijakan mereka. Dengan demikian, umpan balik yang diperoleh lebih cepat dibandingkan dengan saluran komunikasi formal. 3. Selentingan menciptakan rasa persatuan di antara karyawan yang berbagi dan mendiskusikan pandangan mereka satu sama lain. Jadi, selentingan membantu dalam mengembangkan keterpaduan kelompok. 4. Selentingan berfungsi sebagai nilai pendukung emosional. 5. Selentingan adalah suplemen dalam kasus-kasus di mana komunikasi formal tidak berhasil. Kekurangan Komunikasi Grapevine 1. Selentingan membawa informasi parsial pada saat-saat karena lebih didasarkan pada rumor. Jadi, itu tidak secara jelas menggambarkan keadaan lengkap. 2. Selentingan tidak selalu dapat dipercaya karena tidak mengikuti jalur komunikasi resmi dan lebih banyak disebarkan oleh gosip dan laporan yang belum dikonfirmasi. 3. Produktivitas karyawan mungkin terhambat karena mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk berbicara daripada bekerja. 4. Selentingan mengarah pada permusuhan terhadap para eksekutif. 5. Selentingan dapat menghambat niat baik organisasi karena dapat membawa informasi negatif palsu tentang orang-orang tingkat tinggi organisasi. Manajer yang cerdas harus mengatasi semua kerugian selentingan dan mencoba meminimalkannya. Pada saat yang sama, ia harus memanfaatkan sebaik mungkin keuntungan dari selentingan. 25 Komunikasi Umpan Balik Penerima bukan hanya penyerap pesan yang pasif; mereka menerima pesan itu dan menanggapinya. Tanggapan penerima pesan pengirim ini disebut Masukan. Terkadang umpan balik bisa berupa senyuman non-verbal, desahan, dll. Kadang-kadang lisan, seperti ketika Anda bereaksi terhadap ide rekan kerja dengan pertanyaan atau komentar. Umpan balik juga dapat ditulis seperti - membalas email, dll. Umpan balik adalah tanggapan audiens Anda; ini memungkinkan Anda untuk mengevaluasi keefektifan pesan Anda. Jika audiens Anda tidak memahami apa yang Anda maksud, Anda dapat mengetahui dari tanggapannya dan kemudian menyempurnakan pesannya. Memberi audiens Anda kesempatan untuk memberikan umpan balik sangat penting untuk menjaga iklim komunikasi terbuka. Manajer harus menciptakan lingkungan yang mendorong umpan balik. Misalnya setelah menjelaskan pekerjaan kepada bawahan dia harus bertanya kepada mereka apakah mereka mengerti atau belum. Dia harus mengajukan pertanyaan seperti "Apakah Anda mengerti?", "Apakah Anda ragu?" dll. Pada saat yang sama ia harus mengizinkan bawahannya untuk mengungkapkan pandangan mereka juga. Umpan balik sangat penting dalam komunikasi untuk mengetahui apakah penerima telah memahami pesan dalam istilah yang sama seperti yang dimaksudkan oleh pengirim dan apakah dia setuju dengan pesan itu atau tidak. Ada banyak cara di mana perusahaan menerima umpan balik dari karyawannya, seperti: Survei karyawan, memo, email, kebijakan pintu terbuka, surat berita perusahaan, dll. Karyawan tidak selalu bersedia memberikan umpan balik. Organisasi harus bekerja keras untuk mendapatkan umpan balik yang akurat. Manajer mendorong umpan balik dengan mengajukan pertanyaan spesifik, mengizinkan karyawan mereka untuk mengungkapkan pandangan umum, dll. Organisasi harus menerima umpan balik karyawan mereka. Palungan harus memastikan bahwa umpan balik harus: 1. Fokus pada perilaku tertentu - Harus spesifik daripada umum. 2. Impersonal - Umpan balik harus terkait dengan pekerjaan, manajer tidak boleh mengkritik siapa pun secara pribadi. 3. Berorientasi pada tujuan - Jika kita memiliki sesuatu yang negatif untuk dikatakan tentang orang tersebut, kita harus selalu mengarahkannya ke tujuan penerima. 26 4. Tepat waktu - Umpan balik paling efektif bila ada jarak pendek antara perilaku penerima dan penerimaan umpan balik itu. 5. Gunakan pernyataan "Saya" - Manajer harus menggunakan pernyataan dengan kata-kata seperti "Saya", "Namun", dll. Sebagai contoh, daripada mengatakan "Anda tidak masuk kerja kemarin", manajer harus mengatakan "Saya kesal saat Anda ketinggalan pekerjaanmu kemarin ”. 6. Pastikan pemahaman - Agar umpan balik efektif, manajer harus memastikan bahwa penerima memahami umpan balik dengan benar. 7. Saat memberikan umpan balik negatif kepada penerima, manajer tidak boleh menyebutkan faktor-faktor yang tidak mengendalikan penerima. 27 Hambatan Komunikasi - Alasan Kegagalan Komunikasi Komunikasi adalah proses yang dimulai dengan pengirim yang mengkodekan pesan dan meneruskannya melalui beberapa saluran ke penerima yang menerjemahkan pesan. Komunikasi akan bermanfaat jika dan hanya jika pesan yang dikirim oleh pengirim diartikan dengan arti yang sama oleh penerima. Jika ada jenis gangguan yang memblokir setiap langkah komunikasi, pesan tersebut akan dihancurkan. Karena gangguan tersebut, manajer dalam suatu organisasi menghadapi masalah yang parah. Oleh karena itu, para manajer harus menemukan hambatan tersebut dan mengambil langkah-langkah untuk menyingkirkannya. Ada beberapa hambatan yang mempengaruhi arus komunikasi dalam suatu organisasi. Hambatan ini mengganggu aliran komunikasi dari pengirim ke penerima, sehingga membuat komunikasi menjadi tidak efektif. Sangat penting bagi manajer untuk mengatasi hambatan ini. Hambatan utama komunikasi dirangkum di bawah ini. Berikut ini adalah hambatan komunikasi utama: 1. Perbedaan Perseptual dan Bahasa: Persepsi umumnya adalah bagaimana setiap individu menafsirkan dunia di sekitarnya. Semua umumnya ingin menerima pesan yang penting bagi mereka. Tetapi pesan apa pun yang bertentangan dengan nilai-nilai mereka tidak diterima. Peristiwa yang sama dapat dianggap berbeda oleh individu yang berbeda. Contoh: Seseorang sedang cuti selama sebulan karena alasan pribadi (anggota keluarga bersikap kritis). Manajer SDM mungkin bingung apakah akan mempertahankan karyawan itu atau tidak, manajer langsung mungkin memikirkan penggantinya karena produktivitas timnya terhambat, anggota keluarga mungkin menganggapnya sebagai pendukung emosional. Perbedaan linguistik juga menyebabkan gangguan komunikasi. Kata yang sama bisa berarti berbeda bagi individu yang berbeda. Misalnya: pertimbangkan kata "nilai". a. Berapa nilai Laptop ini? b. Saya menghargai hubungan kita? c. Apa nilai dari mempelajari keterampilan teknis? 28 “Nilai” berarti berbeda dalam kalimat yang berbeda. Gangguan komunikasi terjadi jika ada persepsi yang salah oleh penerima. 2. Kelebihan Informasi: Manajer dikelilingi oleh kumpulan informasi. Sangat penting untuk mengontrol arus informasi ini, jika tidak informasi tersebut kemungkinan besar akan disalahartikan atau dilupakan atau diabaikan. Akibatnya komunikasi menjadi kurang efektif. 3. Kurang perhatian: Kadang-kadang kita tidak hanya mendengarkan, tetapi hanya mendengar. Misalnya, seorang pelancong mungkin memperhatikan satu tanda “DILARANG PARKIR”, tetapi jika tanda tersebut dipasang di seluruh kota, dia tidak lagi mendengarkannya. Dengan demikian, pesan berulang harus diabaikan untuk komunikasi yang efektif. Demikian pula jika seorang atasan asyik dengan pekerjaan kertasnya dan bawahannya menjelaskan masalahnya, atasan tersebut mungkin tidak mengerti apa yang dia katakan dan hal itu menyebabkan kekecewaan bawahan. 4. Tekanan Waktu: Seringkali dalam organisasi target harus dicapai dalam jangka waktu tertentu, kegagalan yang memiliki konsekuensi yang merugikan. Dengan tergesa-gesa untuk memenuhi tenggat waktu, saluran komunikasi formal dipersingkat, atau sebagian pesan diberikan, yaitu tidak sepenuhnya ditransfer. Oleh karena itu, waktu yang cukup harus diberikan untuk komunikasi yang efektif. 5. Gangguan / Kebisingan: Komunikasi juga banyak dipengaruhi oleh kebisingan hingga gangguan. Gangguan fisik juga ada seperti, petir yang buruk, duduk yang tidak nyaman, ruangan yang tidak higienis juga mempengaruhi komunikasi dalam rapat. Demikian pula penggunaan pengeras suara mengganggu komunikasi. 6. Emosi: Keadaan emosional pada titik waktu tertentu juga mempengaruhi komunikasi. Jika penerima merasa komunikator marah ia mengartikan bahwa informasi yang dikirimkan sangat buruk. Sedangkan cara pandangnya berbeda jika komunikatornya senang dan periang (dalam hal itu pesan diartikan baik dan menarik). 7. Kompleksitas dalam Struktur Organisasi: Semakin besar hierarki dalam sebuah organisasi (yaitu lebih banyak jumlah level manajerial), semakin besar kemungkinan komunikasi hancur. Gambaran keseluruhan hanya dapat dilihat oleh masyarakat tingkat atas sedangkan masyarakat tingkat bawah hanya memiliki pengetahuan tentang daerahnya sendiri dan sedikit pengetahuan tentang daerah lain. 29 8. Retensi yang buruk: Memori manusia tidak dapat berfungsi melampaui batas. Seseorang tidak dapat selalu mengingat apa yang dikatakan khususnya jika dia tidak tertarik atau tidak perhatian. Ini menyebabkan gangguan komunikasi. 30 Pengaruh Hambatan Komunikasi dalam Komunikasi Bisnis Organisasi adalah rumah pertama individu karena seseorang menghabiskan waktu maksimumnya di sini saja. Tidak ada organisasi yang berjalan untuk amal, sangatlah penting bahwa organisasi mencapai tujuannya. Bagaimana sebuah organisasi menjadi sukses? Bagaimana organisasi mencapai tujuannya?. Karyawan adalah aset untuk organisasi mana pun dan profitabilitas organisasi mana pun berbanding lurus dengan tenaga kerja yang diberikan oleh karyawannya. Menempatkan tenaga kerja bukan berarti terlibat dalam pekerjaan fisik yang berat atau menggali tambang emas, melainkan kerja cerdas yang dilakukan karyawan, transparansi antar anggota tim, arus informasi yang bebas dari atasan kepada bawahan. Bagaimana arus informasi bebas terjadi? Bagaimana transparansi antara anggota tim dicapai? Melalui Komunikasi dan tidak hanya melalui komunikasi tetapi komunikasi yang efektif. Dalam organisasi, hambatan komunikasi berjalan jauh dalam distorsi pesan dan informasi tidak mencapai bentuk yang diinginkan. Bayangkan situasi di mana Anda menginginkan beberapa laporan dari anggota tim Anda yang perlu diteruskan ke direktur pelaksana organisasi. Bagaimana jika tim Anda salah menafsirkan informasi Anda, mengacaukan proyek, dan gagal mengirimkannya dalam tenggat waktu. Direktur pelaksana benar-benar akan duduk di atas kepala Anda dan membuat hidup Anda sengsara. Komunikasi yang buruk sebenarnya dapat merugikan pekerjaan Anda. Mari kita sekarang memahami bagaimana hambatan dalam komunikasi mempengaruhi komunikasi bisnis. Kebisingan bertindak sebagai setan dalam komunikasi bisnis. Setiap informasi yang diunduh di tempat yang bising pasti akan terdistorsi dan menghasilkan kekacauan total. Petty ingin memeriksa seluruh anggaran penjualan, pemasaran, dan tim operasi. Dia menyampaikan informasi ini kepada Joe di tempat kerjanya di mana banyak karyawan lain berteriak, telepon dasar terus berdering dan mesin fotokopi mengeluarkan suara yang sangat keras. Di penghujung hari, Joe menyerahkan laporan tersebut tetapi anggaran untuk tim operasi tidak ada dalam laporan. Joe sebenarnya hanya mendengar tentang departemen 31 penjualan dan pemasaran dan dengan demikian melewatkan laporan tim operasi. Petty memecat Joe dan bahkan menghentikan penilaiannya. Gangguan yang tidak diinginkan, kebisingan, obrolan dari karyawan lain, dll menjadi penyebabnya dan Joe yang malang melewatkan promosinya. Kebisingan mengurangi kemungkinan aliran informasi yang benar dari pengirim ke penerima. Jika kantor berisik, kesalahan pasti akan terjadi dan dengan demikian meningkatkan konflik di antara anggota tim dan menurunkan efisiensi karyawan. Pikiran yang tidak terorganisir dan serampangan juga menyebabkan komunikasi yang tidak efektif dalam organisasi. Komunikasi bisnis pasti akan terganggu karena komunikasi yang tidak efektif. Jika ada individu yang menginginkan sesuatu dari anggota timnya, pertamatama dia harus menjelaskan dengan jelas apa yang sebenarnya dia harapkan dari timnya. Atasan harus dengan jelas menyebutkan area tanggung jawab utama anggota timnya dengan kata-kata yang jelas untuk menghindari pemborosan tenaga kerja, duplikasi pekerjaan, manajemen waktu yang efektif, dan lebih banyak output darinya. Tidak melakukan pengecekan silang di antara mereka sendiri atau dengan atasan juga merusak komunikasi bisnis sebagian besar. Misha membagikan nomor teleponnya dengan kliennya dan dia tidak pernah repot-repot memverifikasi dengan kliennya apakah dia telah mencatat nomor yang benar atau tidak. Suatu hari, klien memiliki pertanyaan besar dan dia harus berdiskusi dengan Misha secara mendesak. Dia terus mencoba nomor yang sama dengan yang Misha berikan tetapi orang lain menjawab. Dia kemudian harus menelepon wanita meja depan untuk terhubung dengan Misha dan jelas dia sangat marah. Klien tersebut salah mencatat nomor Misha dan dengan demikian menyia-nyiakan waktunya yang berharga dan kehilangan kesabaran. Saat membagikan nomor kontak penting apa pun, pembicara bertanggung jawab untuk memeriksa silang dengan pendengar. Id email harus dieja dengan benar untuk menghindari kesalahan ejaan dan pemborosan waktu yang tidak perlu. Selama pertemuan bisnis, presentasi, atau seminar, pembicara harus sangat berhati-hati dengan nada dan nada bicaranya. Telah diamati bahwa selama seminar atau presentasi hanya bangku depan yang memperhatikan, para pembangku terakhir hampir tersesat di dunia manis mereka sendiri. Orang yang memimpin rapat harus berbicara dengan sangat jelas, harus sangat percaya diri, dan harus mempertahankan nada yang dapat didengar oleh semua orang, 32 bahkan kepada individu yang duduk di baris terakhir. Informasi harus diberikan kepada mereka juga untuk mengharapkan yang terbaik dari mereka dan meningkatkan efisiensinya. Cobalah untuk membuat seminar atau pertemuan menjadi interaktif. Jangan hanya bicara, ajak juga pertanyaan dari tim. Setelah seminar atau rapat, atasan atau incarge harus mengirimkan notulen rapat melalui email ke semua penerima yang diperlukan untuk menghindari kebingungan dan ketidaksesuaian di menit-menit terakhir. Pembicara harus memastikan apakah semua orang jelas atau tidak? Dalam organisasi mana pun, adalah wajib untuk memahami karyawan mana yang dapat melakukan tugas tertentu, dan karyawan mana yang tidak cocok untuk peran tertentu. Chelsea tidak tertarik dengan profil branding tetapi bosnya tidak pernah memahami minatnya dan selalu bertanya-tanya mengapa Chelsea tidak tampil efektif? Dalam organisasi mana pun, sebelum memberikan tanggung jawab kepada karyawan, adalah suatu keharusan untuk memahami karyawan dan bidang spesialisasi serta minatnya. Komunikasi pasti tidak akan efektif jika seseorang dari latar belakang akuntansi diminta untuk menyampaikan presentasi tentang teknik penjualan. Dia pasti gugup dan pesannya akan gagal menciptakan dampak yang dibutuhkan. Jangan hanya memaksakan pekerjaan pada karyawan mana pun, berikan dia pekerjaan yang paling dia sukai. Perbedaan proses berpikir juga mengakibatkan komunikasi yang buruk di bidang bisnis. Seorang atasan dan karyawan tidak pernah bisa berpikir pada level yang sama. Mari kita coba memahami situasinya dengan bantuan sebuah contoh. Jude to Harry - "Harry, saya perlu laporan keuangan lengkap di penghujung hari" Yang dimaksud dengan laporan keuangan, Jude sebenarnya adalah analisis keuangan yang lengkap, yang akan mencakup rincian lengkap tentang berapa banyak yang dihabiskan perusahaan untuk periklanan, kegiatan promosi, dan kegiatan pemasaran lainnya., Menganalisis pola pengeluaran dan arus keluar masuk dan sebagainya. Harry tidak pernah bisa memahami proses berpikir Jude. Dia hanya mengumpulkan rincian pengeluaran dan menyerahkannya kepada Jude. Jude jelas tidak senang. Dia mengharapkan lebih banyak dari Harry. Harry harus mengirimkan kembali proyek yang mengakibatkan duplikasi upaya dan pemborosan waktu. Jude seharusnya sudah menjelaskan sejak awal apa yang diharapkannya dari Harry. Dia menyimpan setengah dari barangnya di dalam dirinya dan tidak berbagi dengan Harry. Harry yang malang harus mengulang pekerjaannya. Setiap 33 individu memiliki pola pikir yang berbeda, tingkat pemahaman yang berbeda dan oleh karena itu penting untuk berbagi setiap detail dengan orang lain dan mengklarifikasi hal-hal dari awal. Orang harus ingat bahwa pendengar juga merupakan bagian dari percakapan. Pendengar harus memberikan tanggapan mereka di akhir percakapan. Jika Anda tidak jelas apa yang diharapkan bos Anda dari Anda, atau apa yang sebenarnya harus Anda lakukan, silakan TANYA. Jangan ragu, ajukan pertanyaan. Jangan sembunyikan pertanyaan Anda, tanyakan dan hapus keraguan Anda saat itu juga. Atasan Anda hanya akan merasa senang jika Anda berbagi pertanyaan dengannya. Untuk keberhasilan menjalankan organisasi, penting untuk menjaga transparansi di antara karyawan di semua tingkatan. Hambatan komunikasi harus diatasi dalam organisasi untuk memastikan arus informasi yang bebas antara pengirim dan penerima dan untuk komunikasi yang efektif di antara karyawan. Komunikasi yang efektif mengurangi tingkat kesalahan, mengurangi konflik dan kesalahpahaman dan pada gilirannya meningkatkan profitabilitas organisasi. Setiap karyawan harus berusaha sebaik mungkin untuk menghindari hambatan komunikasi dalam organisasi untuk komunikasi bisnis yang efektif. 34 Mengatasi Hambatan Komunikasi Ada banyak hambatan komunikasi yang dihadapi oleh semua saat ini. Pesan yang dimaksudkan oleh pengirim tidak dipahami oleh penerima dalam pengertian dan pengertian yang sama sehingga terjadi gangguan komunikasi. Penting untuk menghadapi dan mengatasi hambatan komunikasi ini untuk memastikan komunikasi yang lancar dan efektif. Seperti, di bagian sebelumnya kita telah membahas hambatan utama komunikasi. Mari kita bahas tentang cara mengatasi hambatan komunikasi ini. 1. Menghilangkan perbedaan dalam persepsi: Organisasi harus memastikan bahwa ia merekrut orang yang tepat dalam pekerjaannya. Pewawancara bertanggung jawab untuk memastikan bahwa orang yang diwawancarai memiliki kendali atas bahasa lisan dan tulisan. Harus ada program Induksi yang tepat agar kebijakan perusahaan jelas bagi seluruh karyawan. Harus ada pelatihan yang tepat dilakukan untuk karyawan yang dibutuhkan (misalnya: pelatihan Suara dan Aksen). 2. Penggunaan Bahasa Sederhana: Penggunaan kata-kata yang sederhana dan jelas harus ditekankan. Penggunaan kata dan jargon yang ambigu harus dihindari. 3. Pengurangan dan penghapusan tingkat kebisingan: Kebisingan adalah penghalang komunikasi utama yang harus diatasi secara prioritas. Sangat penting untuk mengidentifikasi sumber kebisingan dan kemudian menghilangkan sumber itu. 4. Mendengarkan Aktif: Dengarkan dengan penuh perhatian dan cermat. Ada perbedaan antara "mendengarkan" dan "mendengar". Mendengarkan secara aktif berarti mendengar dengan pemahaman yang benar tentang pesan yang didengar. Dengan mengajukan pertanyaan, pembicara dapat memastikan apakah pesannya dipahami atau tidak oleh penerima dalam istilah yang sama seperti yang dimaksudkan oleh pembicara. 5. Keadaan Emosional: Selama komunikasi seseorang harus menggunakan bahasa tubuh secara efektif. Dia tidak boleh menunjukkan emosi mereka saat berkomunikasi karena penerima mungkin salah menafsirkan pesan yang sedang disampaikan. Misalnya, jika penyampai pesan sedang dalam mood yang buruk maka penerima pesan mungkin akan berpikir bahwa informasi yang disampaikan tidak baik. 6. Struktur Organisasi Sederhana: Struktur organisasi tidak boleh kompleks. Jumlah level hierarki harus optimal. Harus ada rentang kendali yang ideal dalam organisasi. Semakin sederhana struktur organisasi, semakin efektif komunikasi. 35 7. Hindari Informasi yang Berlebihan: Para manajer harus tahu bagaimana memprioritaskan pekerjaan mereka. Mereka seharusnya tidak membebani diri mereka sendiri dengan pekerjaan. Mereka harus menghabiskan waktu berkualitas dengan bawahan mereka dan harus mendengarkan masalah dan umpan balik mereka secara aktif. 8. Berikan Umpan Balik Konstruktif: Hindari memberikan umpan balik negatif. Isi umpan balik mungkin saja negatif, tetapi harus disampaikan secara konstruktif. Umpan balik yang membangun akan mengarah pada komunikasi yang efektif antara atasan dan bawahan. 9. Pemilihan Media yang Tepat: Manajer harus memilih media komunikasi dengan benar. Pesan sederhana harus disampaikan secara lisan, seperti: interaksi tatap muka atau pertemuan. Penggunaan alat komunikasi tertulis harus didorong untuk menyampaikan pesan yang kompleks. Untuk pesan penting, pengingat dapat diberikan dengan menggunakan sarana komunikasi tertulis seperti: Memo, Pemberitahuan dll. 10. Fleksibilitas dalam memenuhi target: Untuk komunikasi yang efektif dalam organisasi, manajer harus memastikan bahwa individu memenuhi target mereka tepat waktu tanpa melewatkan saluran komunikasi formal. Seharusnya tidak ada banyak tekanan pada karyawan untuk memenuhi target mereka. 36 Komunikasi Efektif Tujuh C Ada 7 C komunikasi efektif yang berlaku baik untuk komunikasi tertulis maupun lisan. Ini adalah sebagai berikut: 1. Completeness (Kelengkapan) - Komunikasi harus lengkap. Itu harus menyampaikan semua fakta yang dibutuhkan oleh penonton. Pengirim pesan harus mempertimbangkan pola pikir penerima dan menyampaikan pesan yang sesuai. Komunikasi yang lengkap memiliki fitur-fitur berikut: Komunikasi yang lengkap mengembangkan dan meningkatkan reputasi organisasi. Selain itu, mereka menghemat biaya karena tidak ada informasi penting yang hilang dan tidak ada biaya tambahan yang dikeluarkan untuk menyampaikan pesan tambahan jika komunikasi selesai. Komunikasi yang lengkap selalu memberikan informasi tambahan dimanapun dibutuhkan. Tidak ada pertanyaan dalam benak penerima. Komunikasi yang lengkap membantu pengambilan keputusan yang lebih baik oleh audiens / pembaca / penerima pesan karena mereka mendapatkan semua informasi yang diinginkan dan penting. Itu membujuk penonton. 2. Conciseness (Kata-kata) - Conciseness berarti kata-kata, yaitu, mengkomunikasikan apa yang ingin Anda sampaikan dengan kata-kata yang sesedikit mungkin tanpa mengabaikan komunikasi C lainnya. Kesederhanaan adalah kebutuhan untuk komunikasi yang efektif. Komunikasi ringkas memiliki beberapa fitur berikut: Ini menghemat waktu sekaligus menghemat biaya. Ini menggarisbawahi dan menyoroti pesan utama karena menghindari penggunaan kata-kata yang berlebihan dan tidak perlu. Komunikasi yang ringkas memberikan pesan yang singkat dan penting dengan katakata yang terbatas kepada audiens. Pesan singkat lebih menarik dan dapat dipahami oleh audiens. Pesan singkat bersifat tidak berulang. 3. Consideration (Pertimbangan) - Pertimbangan menyiratkan "melangkah ke posisi orang lain". Komunikasi yang efektif harus mempertimbangkan audiens, misalnya, sudut pandang audiens, latar belakang, pola pikir, tingkat pendidikan, dll. Berusahalah untuk membayangkan audiens Anda, kebutuhan mereka, emosi serta masalahnya. Pastikan harga 37 diri penonton dipertahankan dan emosi mereka tidak dirugikan. Ubah kata-kata Anda dalam pesan agar sesuai dengan kebutuhan audiens sambil membuat pesan Anda lengkap. Fitur komunikasi perhatian adalah sebagai berikut: Tekankan pada pendekatan "Anda". Berempati dengan penonton dan tunjukkan minat penonton. Ini akan merangsang reaksi positif dari penonton. Tunjukkan optimisme terhadap audiens Anda. Tekankan pada "apa yang mungkin" daripada "apa yang tidak mungkin". Beri tekanan pada kata-kata positif seperti periang, berkomitmen, terima kasih, hangat, sehat, tolong, dll. 4. Clarity (Kejelasan) - Kejelasan menyiratkan penekanan pada pesan atau tujuan tertentu pada satu waktu, daripada mencoba mencapai terlalu banyak sekaligus. Kejelasan dalam komunikasi memiliki beberapa fitur berikut: Itu membuat pemahaman lebih mudah. Kejernihan pikiran dan ide yang lengkap meningkatkan makna pesan. Pesan yang jelas menggunakan kata-kata yang tepat, tepat dan konkret. 5. Concreteness (Konkret) - Komunikasi konkret menyiratkan menjadi khusus dan jelas daripada kabur dan umum. Konkret memperkuat kepercayaan. Pesan konkret memiliki beberapa fitur berikut: Didukung dengan fakta dan angka tertentu. Itu menggunakan kata-kata yang jelas dan yang membangun reputasi. Pesan konkret tidak disalahartikan. 6. Courtesy (Sopan santun) - Sopan santun dalam pesan menyiratkan pesan harus menunjukkan ekspresi pengirim serta menghormati penerima. Pengirim pesan harus dengan tulus sopan, bijaksana, reflektif, dan antusias. Pesan sopan memiliki beberapa fitur berikut: Sopan santun menyiratkan pertimbangan baik dari sudut pandang maupun perasaan penerima pesan. Pesan sopan adalah positif dan fokus pada audiens. Itu menggunakan istilah yang menunjukkan rasa hormat kepada penerima pesan. Itu sama sekali tidak bias. 7. Correctness (Ketepatan) - Ketepatan dalam komunikasi menyiratkan bahwa tidak ada kesalahan tata bahasa dalam komunikasi. Komunikasi yang benar memiliki fitur-fitur berikut: Pesannya tepat, benar, dan tepat waktu. 38 Jika komunikasi benar, itu meningkatkan tingkat kepercayaan. Pesan yang benar berdampak lebih besar pada audiens / pembaca. Memeriksa ketepatan dan keakuratan fakta dan angka yang digunakan dalam pesan. Itu menggunakan bahasa yang sesuai dan benar dalam pesan. Kesadaran akan komunikasi 7 C ini membuat Anda menjadi komunikator yang efektif. 39 Jaringan Informal dalam Organisasi dan Efektivitas Organisasi Deskripsi Artikel ini membahas bagaimana jaringan informal dalam organisasi beroperasi dan peran mereka dalam meningkatkan dan mengurangi efektivitas organisasi. Argumen utama yang dibuat dalam artikel ini adalah bahwa jaringan informal harus didorong selama mereka menambah nilai bagi organisasi dan bukan ketika mereka menjadi saluran permainan politik dan jalan untuk kegiatan anti organisasi. Pengantar Dikatakan bahwa manusia adalah makhluk sosial dan karenanya, memiliki kebutuhan bawaan untuk berkomunikasi, berhubungan, dan bertukar informasi dengan orang lain. Kita semua sadar bagaimana kita membentuk jaringan kerabat keluarga, teman sebaya, teman, dan di era media sosial ini, kontak virtual. Karena itu, bersosialisasi dan terlibat dengan orang lain menjadi hal yang wajar bagi kita. Dalam konteks organisasi, hal ini berarti karyawan cenderung membentuk jaringan yang terdiri dari rekan kerja, atasan, dan bawahan. Tentu saja, departemen HR juga memainkan perannya dalam memastikan bahwa jaringan dibentuk dengan secara berkala menyelenggarakan acara berkumpul, rapat di luar kantor, hari tahunan, dan kunjungan keluarga. Dengan demikian, ada dua jenis jaringan yang ada dalam organisasi dan jaringan formal atau terorganisir yang secara eksplisit didorong oleh manajemen, dan jaringan informal yang juga dikenal sebagai selentingan organisasi di mana berita, pandangan, dan informasi dipertukarkan melalui kopi, teh, dan kurang sehat, atas minuman dan rokok. Peran Jaringan Informal Beralih ke peran yang dimainkan oleh jaringan formal dan informal dalam memastikan keefektifan organisasi, memang terjadi bahwa ketika karyawan mengenal karyawan lain tidak hanya dari tim langsung mereka tetapi juga di seluruh organisasi, hal itu mengarah pada aktivitas yang meningkatkan nilai. Misalnya, di zaman ini ketika Teknologi Informasi atau TI ada di mana-mana dan dibutuhkan untuk keunggulan kompetitif, mengenal seseorang di tim dukungan TI secara pribadi tentu dapat membantu terutama ketika tim Anda atau anggota tim Anda membutuhkan akses mendesak ke perangkat keras dan perangkat lunak yang akan 40 membantu. sebaliknya harus dialihkan melalui proses birokrasi yang memakan waktu. Tentu saja, ini tidak berarti bahwa saluran resmi harus dilewati untuk mendukung semua interaksi yang gratis. Di sisi lain, ini berarti bahwa Anda dapat meyakinkan kontak Anda di tim TI untuk bertindak cepat saat mesin organisasi bekerja dan karenanya, dapat menyelesaikan pekerjaan Anda dengan cepat. Lebih lanjut, jaringan informal adalah sumber utama untuk bertukar informasi dan berita terkait organisasi antara rekan kerja, atasan, dan bawahan dan lebih sering daripada tidak, orang pertama yang mengetahui pengumuman yang akan datang terkait dengan promosi dan peluncuran produk baru adalah orang-orang yang telinganya menunduk. Selain itu, jaringan informal dapat menjadi sumber ikatan dan penghilang stres yang baik di era tekanan ini di mana berbagi kopi atau teh selama istirahat dan terlibat dalam pembicaraan yang tidak berbahaya atau toko bincang-bincang seperti yang juga dikenal dapat meningkatkan nilai bagi organisasi. Kerugian dari Jaringan Informal Karena itu, jangan lupa bahwa jaringan informal dan formal hendaknya tidak menjadi tempat atau pertemuan di mana intrik, manuver ruang belakang, dan gosip yang keji menjadi tatanan hari ini. Dengan kata lain, jaringan informal dan formal bekerja paling baik bila informasi yang dipertukarkan adalah untuk kepentingan organisasi dan bukan untuk kepentingan organisasi. Misalnya, ada kasus ketika karyawan telah didekati oleh rekan-rekan mereka dengan tawaran pekerjaan dan pindah ke perusahaan saingan yang mengakibatkan situasi di mana manajemen harus memecat orang yang membuat penawaran ini karena bertentangan dengan kebijakan perusahaan. Selain itu, jaringan tersebut juga cenderung mempromosikan favoritisme, pembentukan pusat kekuasaan dalam organisasi yang berada di luar lingkup jaringan formal, dan bahkan dapat mengarah pada kasus di mana jaringan ini bekerja melawan etos organisasi melalui lobi dan pembuatan pelaporan paralel. Kerugian besar lain dari jaringan informal adalah mereka cenderung terdiri dari laki-laki yang juga dikenal sebagai klub laki-laki karena sudah menjadi tradisi bagi pegawai laki-laki untuk berhubungan dengan sesama laki-laki dan menjauhkan perempuan. Meskipun hal ini dapat dianggap sebagai olok-olok yang tidak berbahaya dan ketika karyawan perempuan cenderung terikat dengan perempuan lain, hal yang paling menarik adalah ketika manajer (baik laki-laki atau perempuan) cenderung memilih orang lain dalam jaringan informal mereka untuk 41 promosi dan keuntungan lainnya. Selain itu, kerugian lain dari jaringan informal juga melanggengkan pelecehan, diskriminasi, dan prasangka terhadap mereka yang bukan bagian dari lingkaran terpesona. Selain itu, ada juga kasus dimana karyawan dengan niat buruk dapat membocorkan informasi yang diperoleh dalam jaringan informal kepada pesaing dan media sehingga membahayakan kepentingan organisasi. Kesimpulan Karena alasan inilah manajemen cenderung mengawasi apa yang dikatakan di mana dan kapan sebaliknya, kelemahan seperti yang dibahas di sini dapat menyebabkan efektivitas organisasi dikompromikan. Argumen yang dibuat dalam artikel ini adalah bahwa jaringan informal harus bekerja untuk meningkatkan efektivitas organisasi daripada mengurangi hal yang sama. Kesimpulannya, jaringan informal adalah cara yang baik bagi karyawan untuk bersantai, meringankan momen baik dan buruk mereka, berbicara tentang bos mereka dan membiarkan tekanan mereda. Namun, mereka menjadi berbahaya ketika menjadi pusat permainan politik. Oleh karena itu, departemen SDM harus mendorong dan mentolerir jaringan tersebut selama bermanfaat bagi organisasi. 42 Rapat Perusahaan Rapat Perusahaan adalah bagian yang sangat penting dari kegiatan bisnis. Mereka adalah alat komunikasi formal yang signifikan. Rapat adalah tempat untuk melahirkan ide-ide baru dan inovatif. Pertemuan ini sebenarnya multiguna. Mereka bertujuan untuk mendiskusikan umpan balik dan menerima umpan balik di tempat. Informasi yang sebelumnya penting diberikan selama pertemuan. Mereka adalah alat yang benar untuk menyampaikan perasaan dan ekspresi. Rapat melibatkan orang-orang di perusahaan. Rapat, dengan demikian, mendorong partisipasi dan memotivasi mereka. Peserta rapat, jika diberi tanggung jawab, ternyata lebih produktif dan berkontribusi pada keberhasilan organisasi. Rapat Korporasi ternyata menjadi ajang pembahasan berbagai aspek manajemen bisnis kinerja perusahaan, misi dan visi perusahaan, kelemahan perusahaan, kendala yang dihadapi dan cara mengatasinya. Pertemuan yang efektif melibatkan presentasi dan mengarah pada pengembangan kepribadian. Rapat yang efisien menghemat waktu, uang, dan sumber daya perusahaan. Saat mengadakan pertemuan bisnis, ada hal-hal tertentu yang harus diperhatikan. Keputusan harus didasarkan pada fakta dan keadaan, tidak boleh didasarkan pada praduga. Pesertanya harus maksimal jumlahnya, jangan terlalu banyak. Jangan keluar jalur atau jangan lupa agenda rapatnya. Hindari gangguan selama rapat, seperti- melihat ke sana ke mari, berbicara di telepon, mengutak-atik, dll. Pengambilan keputusan harus tidak ambigu. Jangan buang waktu menunggu yang terlambat. Mulailah diskusi tepat waktu. Pertemuan bisnis yang sukses dan efektif adalah pertemuan yang direncanakan dengan baik. Harus direncanakan jauh-jauh hari, siapa saja yang akan menjadi peserta rapat, waktu, tempat, dan agenda rapat. Agenda rapat harus jelas bagi semua. Jangan mencoba membuat pasar ikan dalam pertemuan. Hormati pandangan semua orang. Hormati pemimpinnya. Cobalah dan bekerja sama. Harus dipastikan bahwa keputusan yang diambil melalui rapat harus dilaksanakan. Selain itu, semua peserta harus mendapatkan notulen di akhir rapat. Rapat Perusahaan memberi tahu kemana perusahaan berada dan ke mana arahnya. Mereka adalah penggerak komunikasi di balik kesuksesan organisasi. Rapat Perusahaan yang sukses bersifat produktif, kreatif, terfokus dengan baik, tepat waktu, dan dipimpin dengan baik. 43 Bagaimana Mengadakan Rapat? Berkomunikasi dalam rapat merupakan bagian penting dari komunikasi yang efektif. Beberapa rapat tidak dilakukan secara efisien karena gagal mencapai satu-satunya Tujuan rapat. Mungkin karena: • Mereka tidak melibatkan partisipasi semua, atau • Mungkin terlalu panjang, atau • Mereka mungkin tidak sistematis, atau • Mereka mungkin tidak memiliki agenda yang jelas, atau • Mereka mungkin tidak mulai pada waktu yang direncanakan, atau • Mereka mungkin berakhir tanpa kesimpulan apapun. Akibatnya, pertemuan seperti itu mengarah pada agitasi dan pemborosan waktu. Untuk memastikan keefektifan suatu rapat, rapat harus direncanakan, sistematis dan rasional. Proses menjalankan rapat yang efektif mencakup langkah-langkah berikut: Rencanakan pertemuan: Rencanakan pertemuan sebelumnya. Dengan rencana yang jelas, tujuan rapat dapat tercapai dengan baik. Perencanaan termasuk : • Buat garis besar tujuan rapat. • Tentukan peserta / peserta rapat. • Rencanakan agenda rapat, yaitu topik yang akan didiskusikan, urutan pembahasannya, seberapa detail diskusi tersebut, waktu yang diberikan untuk setiap topik agenda, dll. • Rencanakan waktu mulai rapat, rencanakan waktu istirahat, dan juga rencanakan perkiraan waktu rapat akan berakhir. Mengumumkan / mendeklarasikan rapat: Setelah merencanakan rapat dan sebelum benarbenar memulai rapat, para peserta harus menyampaikan pesan / memorandum agar mereka sadar dan siap dengan topik yang akan dibahas dalam rapat. Berikan tanggung jawab setiap peserta untuk item agenda. Terbitkan agenda. Selenggarakan pertemuan: Tepat waktu. Cobalah dan datang sebelum waktu pertemuan. Pertemuan harus dimulai tepat waktu. Sebutkan tujuan rapat sejak awal agar semua jelas dengan tujuan rapat. Berikan perkenalan singkat kepada anggota / peserta agar semuanya mengenal. Edarkan catatan dan handout. Libatkan semua peserta selama diskusi. Dorong ide- 44 ide baru dari para peserta. Hormati ide mereka. Minta umpan balik. Pastikan tidak ada gangguan selama rapat (seperti ponsel berdering, atau peserta mengutak-atik pena, atau bergosip, dll.). Berikan ulasan singkat tentang masalah yang dibahas dalam rapat. Pastikan semua masalah dibahas dalam kerangka waktu. Jika waktu tidak memungkinkan untuk mendiskusikan semua masalah, tanyakan kepada peserta apakah mereka merasa nyaman untuk mendiskusikan masalah tersebut pada pertemuan berikutnya. Perbaiki dan putuskan waktu untuk pertemuan berikutnya. Evaluasi pertemuan: Menilai pertemuan setelah dilakukan. Bagikan formulir evaluasi kepada semua peserta yang memberi Anda umpan balik tentang efektivitas rapat. Untuk mendapatkan tanggapan yang kredibel dan jujur, jangan beri spasi pada nama peserta di formulir. Ajukan pertanyaan seperti apakah tujuan rapat terpenuhi dengan baik, apakah melibatkan partisipasi semua, bagian rapat mana yang menurut peserta paling konstruktif dan bagian rapat mana yang tidak signifikan.
