Slide 1 - institut kesehatan helvetia

MANAGEMENT
OPERATIONAL POLICY
Oleh:
DESTANUL AULIA, SKM, MBA, MEC, PhD
INTRODUCTION


In implementing the strategy it is
suggested that line managers need to be
involved because they implemented the
strategy
In effect, the functional manager (such as
operational manager) makes plans to use
the resources allocated to them in specific
ways
MANAGEMENT OPERATIONAL POLICY

Pada fungsi manajemen operasional, agar
dapat sesuai dengan strategi yang telah
diputuskan untuk dipakai, perlu
pemeriksaan:
1.
Fasilitas
a.
b.
c.
Gedung (ruangan/tempat tidur)
Peralatan
Sumberdaya manusia (dokter/perawat/petugas
lainnya)

Selain fasilitas hal lain yang perlu
diperiksa dalam manajemen operasi
adalah:
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Inventory (cadangan/gudang)
Biaya
Tingkat produktivitas
Pengawasan terhadap kualitas
Kegiatan pemeliharaan
Penjadwalan (scheduling)
MANAJEMEN OPERASIONAL
PELAYANAN KESEHATAN
“Yang terpenting dalam manajemen
operasi di rumah sakit, puskesmas,
atau layanan kesehatan lainnya
adalah “layanan akhir” yang terasa
dan diperoleh pasien (bukan konsepkonsep pelayanan/harapan atau
prosedur tertulis/pedoman)”.
MANAJEMEN OPERASIONAL
PELAYANAN KESEHATAN
Ciri manajemen operasional yang baik:
No. Ciri
1.
Uraian
Kegiatan 1. Penerapan konsep layanan akhir
2.
3.
4.
5.
2.
Saat ini
Kepuasan pasien
Pelaku kegiatan berperan penting
Pentingnya kerja tim
Proses yang saling terkait
6. Perlunya penjadwalan
7. Terkait dengan bahan-bahan
8. Perlu pemeliharaan alat yg sesuai
9. Keterlibatan manajer scr terus-menerus
1. FASILITAS
a.
b.
b.
Gedung:
Jika strategi yang terpilih adalah strategi ekspansi,
apakah perlu penambahan ruangan? Dapatkah segala
aktivitas ditampung dalam satu atap?
Peralatan:
Dengan strategi ekspansi, semakin banyak alat yang
mulai usang atau rusak, disamping semakin majunya
perkembangan teknologi, dan pertimbangan budget
yang ada, perlukah mengganti atau menambah
peralatan?
Sumberdaya manusia:
Berdasarkan strategi ekspansi, perlukah penambahan
atau hanya pelatihan sumberdaya manusia agar sesuai
dengan kompetensi yang dibutuhkan?
2. INVENTORI (PERSEDIAAN)


Persediaan yang banyak membuat biaya penyimpanan tinggi, namun
pembelian sering (persediaan sedikit) menyebabkan biaya pembelian
(pemesanan) besar
Alat bantu yang biasa digunakan untuk meminumkan biaya persediaan:
EOQ.
 Jumlah yang dipesan (beli):
R = Jumlah yg diperlukan per periode
S = Biaya tiap kali pesan
2RS
EOQ 
PI

P = Harga pembelian per unit
I = Biaya penyimpanan (% harga
pembelian)
Pemesanan/pembelian kembali dilakukan bila jumlah persediaan
(reorder point): RP = KL + SS;
RP=Reorder point, KL=Kebutuhan pd lead time dan SS=Safety stock
CONTOH SOAL EOQ

Kebutuhan obat per periode (tahun) 2000 unit dgn harga
pembelian per unit Rp 1,-. Biaya pemesanan Rp 8,- dan
biaya penyimpanan 20% dari harga obat. Safety stock
40 unit dan lama pesanan sampai (lead time) 5 minggu
dgn kebutuhan tiap minggu 40 unit. Maka kuantitas
yang dipesan setiap kali pemesanan adalah:
2RS
2.2000.8
EOQ 

 400
PI
1.0.2
Dlm setahun pemesanan dilakukan sebanyak:

2000
 5 kali
400
RP = KL + SS = 5.40 + 40 = 240 unit, jadi pemesanan
kembali dilakukan bila persediaan sudah mencapai 240
unit.
3. BIAYA

Penekanan efisiensi, biaya murah dgn mutu baik,
dgn hal yang perlu diperhatikan:
1.
2.
Alokasi biaya tetap pada masing-masing komponen
Hubungan penerimaan dengan anggaran:
a. Perhitungan BEP
b. Cost Benefit Budget:
1. tentukan biaya
2. kuantifikasi manfaat
3. bandingkan biaya dan manfaat
4. buat keputusan
Dari gambaran data dapat diketahui dan dipelajari
penerimaan suatu bahagian dibandingkan dengan
pengeluarannya. Selanjutnya dapat disusun
anggaran operasional ke depan.
4. PRODUKTIVITAS


Salah satu cara mengukur produktivitas pekerja,
melalui akrivitas pekerja, tempat kerja (alat, tata
letak), proses atau urutan pekerjaan, rancangan
input dan output adalah dengan time motion
study.
Pengendalian manajemen yang dapat dibuat
berdasarkan time motion study adalah:



Penentuan beban kerja
Penentuan kebutuhan sumberdaya manusia
Pencapaian kinerja
TIME MOTION STUDY
Manfaat:
1. Peningkatan kegiatan tunggal dalam suatu pelayanan
2. Peningkatan pada beberapa langkah tertentu
3. Peningkatan pada pelayanan yang lebih luas
 Perhitungan:
Perhitunga n waktu yang rasional
1. INDEKS TEKNIS (motion) 
 100
Standar wa ktu yang ditetapkan
Waktu standar
2. INDEKS PETUGAS (time) 
 100
Kinerja standar
3. INDEKS PRODUKTIVI TAS  INDEKS PETUGAS  INDEKS TEKNIS

5. KUALITAS


Quality assurance: merupakan kegiatan saling
terkait berupaya untuk menjaga mutu pelayanan
suatu layanan kesehatan
Komponen model quality assurance:
1.
2.
Identifikasi nilai: menentukan nilai-nilai atau aturan
yang berlaku mis. sterilitas kamar operasi atau
standar terapi yang ada
Identifikasi standar dan kriteria: penentuan standar
atau patokan tertentu dan kriteria yaitu benar atau
salah pada tingkatan tertentu contoh standar
misalnya standar terapi thypoid, sedangkan kriteria
sembuh adalah 5 hari tidak panas.
QUALITY ASSURANCE
 Komponen
3.
4.
5.
6.
7.
model quality assurance:
Melakukan penelitian: apakah ada penyimpangan
dari standar kriteria
Membuat interpretasi: penilaian seberapa jauh
penyimpangan yang terjadi
Pembentukan tindakan: pembuatan alternatif
tindakan untuk mengatasinya
Memilih tindakan: pemilihan tindakan terbaik untuk
mengatasinya
Melakukan tindakan: perlakuan tindakan pemecahan
masalah.
6. PEMELIHARAAN (MAINTENANCE)



The purpose of the maintenance program is to make the
facilities and equipment available now remains as good
as new for as long as practicable.
Preventive maintenance is probably the most important
part of the facilities maintenance program. Done
properly it gives the advantage of making corrective
repairs rather than emergency breakdown repairs. It will
save time, money and more importantly minimize down
time.
Preventive maintenance defined as periodically
scheduled work on selected equipment, usually dynamic,
to provide for required inspection, lubrication and
adjustment.
7. PENJADWALAN (SCHEDULING)

Penjadwalan perlu memperhatikan hal berikut:
Jadwal induk dan buku perjanjian
Rencana bahan dan alur kerja
Penjadwalan pekerjaan
Penyesuaian jadwal dgn kenyataan tempat kerja
Pelaporan dan pengendalian
PEDOMAN SCHEDULING
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pilih jenis jadwal
Tetapkan tingkatan staf
Kembangkan kelompok staf
Tentukan format, teknologi dan kunci
jadwal
Sesuaikan pola waktu
Persiapan struktur tahap
Lengkapi tahapan jadwal rutin