(TQM, FANDY TJIPTONO DAN ANASTASIA DIANA) BENCHMARKING BENCHMARKING Sebuah perusahaan akan ‘mematok’ perusahaan lain yang mereka anggap sebagai pesaing terberat, lalu bila dibandingkan, ‘menduga’ perusahaan mereka berada pada posisi setinggi apa. (Peter Salim) Proses pembandingan dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi terhadap mereka yang terbaik dalam kelasnya, baik dari dalam industri maupun dari luar industri. (Goetsch dan Davis) Suatu proses terus-menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi kelas dunia. (IBM) BENCHMARKING Benchmarking melibatkan dua perusahaan yang sebelumnya telah sepakat untuk membagi informasi mengenai proses atau operasinya. Kedua perusahaan tersebut memperoleh keuntungan dari pertukaran informasi yang dilakukan dan masingmasing pihak bebas untuk tidak memberikan informasi yang dianggap rahasia. Tujuan utama benchmarking adalah untuk menemukan kunci atau rahasia sukses dan kemudian mengadaptasi dan memperbaikinya untuk diterapkan pada perusahaan. BENCHMARKING VS ANALISIS PERSAINGAN BENCHMARKING • Melihat pada proses • Dapat membandingkan dengan industri lainnya • Penelitian membagi hasil untuk manfaat bersama • Membagi informasi • Kerjasama • Dipergunakan untuk mencapai tujuan perbaikan • Tujuan berupa pengetahuan proses • Fokus pada kebutuhan pelanggan ANALISIS PERSAINGAN • Melihat pada hasil • Perbandingan dalam industri • Penelitian tanpa membagi hasil • Rahasia • Mandiri • Dipergunakan untuk memeriksa persaingan • Tujuan berupa pengetahuan industri • Fokus pada kebutuhan perusahaan FAKTOR PENDUKUNG PERUSAHAAN MELAKUKAN BENCHMARKING • • • • • Komitmen terhadap TQM Fokus pada pelanggan Product to market time Waktu siklus pemanufakturan Laba Benchmarking dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi operasi dan strategik perusahaan, baik dari segi kualitas (utilitas), harga, volume produksi, dan biaya. MANFAAT BENCHMARKING • Perubahan budaya • Perubahan kinerja • Peningkatan kemampuan sumber daya manusia 5 GENERASI DALAM EVOLUSI BENCHMARKING 1. Reserve Engineering Tahap ini cenderung berorientasi teknis, dengan melakukan perbandingan karakteristik produk, fungsi produk dan kinerja terhadap produk sejenis dari pesaing (rekayasa produk) dan tidak membandingkan proses bisnis. 2. Competitive Benchmarking Pada generasi ini, selain melakukan benchmarking pada karakteristik produk juga melakukan benchmarking pada proses untuk menghasilkan produk unggul. 3. Process Benchmarking Konsep ini melakukan benchmarking dengan cakupan yang lebih luas dari proses bisnis. 4. Strategic Benchmarking Dalam konsep ini dibahas hal-hal yang berkaitan dengan arah strategis jangka panjang (evaluasi alternatif, implementasi strategi bisnis, memperbaiki kinerja). 5. Global Benchmarking Generasi kelima ini mencakup semua generasi sebelumnya dengan tambahan bahwa cakupan geografisnya sudah mengglobal. JENIS-JENIS BENCHMARKING 1. Benchmarking Internal Pendekatan ini dilakukan dengan membandingkan operasi suatu bagian dengan bagian internal lainnya dalam satu perusahaan. 2. Benchmarking Kompetitif Pendekatan ini melakukan perbandingan dengan berbagai pesaing. 3. Benchmarking Fungsional Perbandingan dilakukan dengan perusahaan-perusahaan yang berada di berbagai industri. 4. Benchmarking Generik Perbandingan pada proses bisnis fundamental yang cenderung sama di setiap industri. 4 PENDEKATAN BENCHMARKING 1. Riset in house Cara ini, melakukan penilaian terhadap informasi dalam perusahaan sendiri maupun informasi yang ada di publik. 2. Riset pihak ketiga Cara ini dilakukan dengan cara membiayai kegiatan benchmarking yang dilakukan oleh perusahaan surveyor. 3. Pertukaran langsung Pertukaran informasi secara langsung biasanya dilakukan melalui kuesioner, survey, telepon, dsb. 4. Kunjungan langsung Cara ini dilaksanakan dengan melakukan kunjungan ke lokasi mitra benchmarking sehingga dapat melakukan wawancara dan tukar informasi secara langsung. 14 LANGKAH BENCHMARKING 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Komitmen manajemen Basis pada proses perusahaan itu sendiri Identifikasi dan dokumentasi kekuatan dan kelemahan proses perusahaan Pemilihan proses yang akan di benchmarking Pembentukan tim benchmarking Penelitian terhadap objek yang terbaik di kelasnya Pemilihan calon mitra benchmarking Mencapai kesepakatan dengan mitra benchmarking Pengumpulan data Analisis data dan penentuan gap Perencanaan tindakan untuk mengurangi kesenjangan yang ada Implementasi perubahan Pemantauan Memperbaharui dan melanjutkan benchmarking KODE ETIK INTERNATIONAL BENCHMARKING CLEARINGHOUSE • Prinsip Legalitas Pihak yang terlibat dalam benchmarking harus dapat menghindarkan diri dari tindakan yang dapat menjadi penghambat perdagangan, persekongkolan harga, permainan lelang, dsb. • Prinsip Pertukaran Masing-masing pihak bersedia memberikan informasi yang sebanding. • Prinsip Kerahasiaan Perusahaan yang memperoleh informasi diwajibkan untuk merahasiakan informasi tersebut. • Prinsip Penggunaan Informasi yang diperoleh digunakan untuk meningkatkan proses operasional perusahaan, bukan digunakan untuk bahan periklanan atau pemasaran. • Prinsip Kontak Pihak Pertama Jika pendekatan dilakukan pada salah satu mitra benchmarking potensial, sebaiknya jangan menghubungi unit operasinya, tetapi salah satu manajer seniornya saja. • Prinsip Kontak Pihak Ketiga Kecuali ada ijin dari kedua belah pihak, tidak dibenarkan memberitahukan nama-nama peserta benchmarking kepada pihak ketiga. HAMBATAN BENCHMARKING 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Fokus internal Tujuan benchmarking terlalu luas Jadwal yang tidak realistis Komposisi tim yang kurang tepat Bersedia menerima ‘OK in Class’ Penekanan yang tidak tepat Kurang peka terhadap mitra Dukungan manajemen puncak terbatas
