MANAJEMEN ORGANISASI PADA PERGURUAN TINGGI “Tugas Paper Pengantar Manajemen dan Bisnis” Dosen Pengampu: Dra. Suhartini, M.Si Oleh Mia Kurniati PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA 2019 1 A. LATAR BELAKANG Manajemen merupakan proses perencanan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian terhadap pengggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan. Dalam kehidupan banyak aktivitas yang memerlukan manajemen yang baik. Salah satunya yaitu organisasi dalam sebuah perguruan tinggi. Perguruan tinggi merupakan salah satu organisasi yang didirikan untuk memproduksi para intelektual dalam sebuah Negara. Perguruan tinggi merupakan satuan penyelenggara pendidikan akademik bagi mahasiswa. Berbagai perguruan tinggi bersaing untuk meningkatkan kualitas lulusan sesuai dengan visi dan misi masing-masing pergururuan tinggi dalam mendidik mahasiswa yaitu menghasilkan lulusan yang akan menjadi anggota produktif masyarakat dan berkontribusi terhadap kesejahteraan ekonomi bangsa (Muarif, 2013). Maka untuk melakukan hal itu perlu adanya pengorganisasian yang baik dalam sebuah perguruan tinggi sehingga perguruan tinggi tersebut mampu meningkatkan kualitasnya. B. TUJUAN Tujuan dari pembuatan paper ini adalah 1. Menjelaskan pentingnya manajeman dalam pengorganisasian sebuah perguruan tinggi 2. Mengetahui pentingnya manajeman dalam pengorganisasian perguruan tinggi. C. PEMBAHASAN 1. Manajemen Kata manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ‘menagement’, yang memiliki arti “seni melaksanakan dan mengatur”. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. 2 Manajemen suatu proses dalam rangka mencapai tujuan dengan bekerjasama melalui orang-orang dan sumber daya organisasi lainnya. Proses manajemen terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Perencanaan adalah proses yang menyangkut upaya yang di lakukan untuk mengantisipasi kecenderungan dimasa yang akan datang penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. Pengorganisasian merupakan proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah di rumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh serta dapat memastikan bahwa semua pohak dapat bekerja dengab efektif dan efisien guna mencapai tujuan organisasi. Pengarahan meliputi proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak serta memotivasi agar semua pihak dapat bertanggungjawab dengan penuh kesdaran yang tinggi. Serta pengendalian merupakan proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang tekah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai target yang diinginkan. Jenis-jenis atau tingkatan manajer menurut Robbins dan Coulter (1999) adalah : - Manajer lini pertama: Manajer tingkat paling rendah. Para manajer ini sering disebut penyelia, manajer kantor, manajer departemen. - Manajer menengah: Mencakup semua tingkat manajemen antara tingkat penyelia dan tingkat puncak. Misalnya kepala bagian, kepala biro, manajer pabrik, manajer devisi, general manajer, dekan. - Manajer puncak: Manajer yang bertanggung jawab atas pengambilanKeputusan organisasi. Misalnya presiden direktur, CEO, COO, presiden komisaris. Perbedaan tingkatan manajemen mempengaruhi fungsi manajemen yang dilakukan, di mana ada 2 fungsi manajemen yaitu manajemen administratif dan manajemen operatif. - Semakin rendah jabatan, maka lebih banyak mengerjakan fungsi manajemen operatif. - Semakin tinggi jabatan, lebih banyak menggunakan fungsi administratif. 3 Menurut Stoner dan Hankel (1986), ada 3 tingkat keterampilan manajer, yaitu keterampilan teknis, keterampilan manusiawi, dan keterampilan konseptual dengan penjelasan masing-masing sebagai berikut : 1. Keterampilan teknis: kemampuan menggunakan alat-alat, prosedur, dan teknik suatu bidang yang khusus. 2. Keterampilan manusiawi: Kemampuan untuk bekerja dengan orang lain. 3. Keterampilan konseptual: kemampuan mental untuk mengkoordinasi dan memadukan semua kepentingan dan kegiatan organisasi. Bagi manajer lini pertama, bobot yang terbesar adalah keterampilan teknis diikuti keterampilan manusiawi lalu keterampilan konseptual. Semakin ke arah manajer puncak, bobot terbesar adalah keterampilan konseptual, diikuti keterampilan manusiawi, dan keterampilan teknis. Kemampuan manajerial adalah kemampuan manajer dalam mengatur, mengkoordinasikan, dan menggerakkan para bawahan ke arah pencapaian tujuan yang ditetapkan oleh organisasinya. Kemampuan manajerial lahir dari proses pembelajaran. (Anonym, 2013) 2. Organisasi Istilah Organisasi merujuk pada suatu badan yang mempunyai mksud tertentu, mencakup orang-orang atau anggot-angggota dan memiliki suatu jenis struktur tertetu yang disengaja. Sebuah oraganisasi adalah suatu pengaturan orang-orang secara sengaja untuk mencapai suatu tujuan tertetu. Organisasi kemahasiswaan intra kampus adalah organisasi mahasiswa yang memiliki kedudukan resmi di lingkungan kampus dan mendapat pendanaan kegiatan kemahasiswaan dari kampus umumnya bersifat otonom dalam kaitanya dengan organisasi mahasiswa ditingkat fakultas Perguruan Tinggi Perguruan tinggi merupakan pendidikan jenjang untuk menuntut ilmu setelah pendidikan menengah (SMA/Sederajat). Perguruan tinggi terdiri dari berbagai jenjang, yaitu jenjang diploma, sarjana, magister, doktor, dan program profesi. Satuan badan yang menjalankan pendidikan tinggi disebut perguruan tinggi dan dikenal dengan Perguruan Tinggi Negeri (PTN) dan 4 Perguruan Tinggi Swasta (PTS). Bentuk perguruan tinggi ada bermacammacam, seperti universitas, institute, sekolah tinggi, politeknik, spesialis, dan akademi. (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 pasal 1, 2012). Fungsi perguruan tinggi berdasarkan UU Sisdiknas, perguruan tinggi memiliki tiga fungsi utama (Tridharma Perguruan Tinggi), yaitu menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran, melakukan penelitian, dan mengabdi kepada masyarakat. Dijelaskan bahwa ada lima dimensi makna yang melekat pada suatu Perguruan Tinggi, yaitu : etis, keilmuan, pendidikan (dikti), sosial (kehidupan masyarakat), dan korporasi (satuan pendidikan atau penyelenggaraan). Dalam dimensi etis, PT disebut sebagai pusat kreativitas dan pusat penyebaran ilmu pengetahuan. PT adalah suatu komunitas akademis yang dengan cermat dan kritis membantu melindungi dan meningkatkan martabat manusia dan warisan budaya melalui penelitian, pengajaran, dan berbagai pelayananan yang diberikan kepada komunitas setempat, nasional, dan bahkan Internasional. Pada dimensi keilmuan, PT merupakan sekumpulan masyarakat akademis yaitu masyarakat ilmu pengetahuan yang mempunyai otonomi ilmu pengetahuan berupa kebebasan akademis dalam tiap disiplin ilmu sesuai dengan prinsip masing-masing. Oleh karena itu, para dosen harus senantiasa berusaha meningkatkan kompetensi di bidang ilmu pengetahuan dan penelitian yang dikuasainya. Pada dimensi pendidikan, di dalamnya tidak ada pengaturan, tidak ada kurikulum, tidak ada penjenjangan, pokoknya tidak ada struktur atau sistem. Yang ada hanyalah penjenjangan, pengaturan, perencanaan, struktur dan sistem mengenai pembelajaran. Pada dimensi sosial, PT mempersiapkan para mahasiswa untuk mengambil tanggung jawab di dalam masyarakat. Dari para lulusannya, masyarakat mengharapkan pembaharuan dan perbaikan terus-menerus dalam tata kehidupan bermasyarakat dan bernegara. Melalui pengajaran dan penelitian, perguruan tinggi diharapkan memberikan sumbangan dalam pemecahan berbagai problema yang sedang dihadapi masyarakat. 5 Pada dimensi korporasi, perguruan tinggi memberikan jasa kepada masyarakat berupa pendidikan, dalam bentuk proses belajar mengajar dan penelitian. Perguruan tinggi mempunyai pelanggan, yaitu para mahasiswa dan masyarakat pengguna lulusannya. Fungsi pendidikan tinggi berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 pasal 4 tahun 2012 adalah sebagai berikut ; 1. Mengembangkan kemampuan dan membentuk watak serta peradaban bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa. 2. Mengembangkan sivitas akademika yang inovatif, responsif, kreatif, terampil, berdaya saing, dan kooperatif melalui pelaksanaan tridharma, 3. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan Teknologi dengan memperhatikan dan menerapkan nilai humaniora. Tujuan Perguruan tinggi sebagai penyelenggara pendidikan tinggi sebagai pusat pengembangan ilmu dan teknologi diharapkan mampu meningkatkan peranannya dalam memajukan dan mempercepat pembangunan nasional melalui ilmu dan perkembangan teknologi. Tujuannya agar pengembangan ilmu dan teknologi tersebut dapat segera terlaksana. Adapun tujuan pendidikan tinggi berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 pasal 5 tahun 2012 adalah ; 1. Berkembangnya potensi Mahasiswa agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, terampil, kompeten, dan berbudaya untuk kepentingan bangsa. 2. Dihasilkannya lulusan yang menguasai cabang Ilmu Pengetahuan dan/atau Teknologi untuk memenuhi kepentingan nasional dan peningkatan daya saing bangsa. 3. Dihasilkannya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi melalui Penelitian yang memperhatikan dan menerapkan nilai Humaniora agar bermanfaat bagi kemajuan bangsa, serta kemajuan peradaban dan kesejahteraan umat manusia. 6 4. Terwujudnya Pengabdian kepada Masyarakat berbasis penalaran dan karya Penelitian yang bermanfaat dalam memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan kehidupan bangsa. 3. Pengorganisasian Manajemen Perguruan Tinggi (Organizing) Pengorganisasian adalah tingkat kemampuan pimpinan dan juga rektor menentukan sasaran, pembagian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab, menentukan pengalokasian personel waktu, tugas, menentukan mengalokasikan alat-alat dan yang menggunakan diperlukan, dana, dan pemanfaatan sumber daya perguruan tinggi. Fungsi pengorganisasian di perguruan tinggi termasuk fungsi pengisian staf yang sesuai untuk setiap tugas atau kedudukan. Di bawah ini empat jenis kelompok karyawan yang mempunyai tugas berbeda : - Karyawan akademik Adalah para dosen dan peneliti yang bertugas mengajar dan melakukan penelitian ilmiah. - Karyawan administrasi Adalah karyawan yang bekerja di rektorat, keuangan, pendaftaran, personalia, dan sebagainya. - Karyawan penunjang akademik Adalah mereka yang bekerja sebagai ahli atau karyawan di perpustakaan, laboratorium, bengkel latihan, dan sejenisnya. - Karyawan penunjang lain Adalah karyawan lain seperti sopir, tukang kebun, petugas kebersihan gedung, petugas pemeliharaan, dan sejenisnya. Kegiatan pengorganisasian dan staf meliputi perencanaan, rekrutmen, seleksi, pelatihan, pengembangan karier, pembuatan tugas (job description), dan kebutuhan tugas (job requirement), penetapan otorisasi, menentukan organigram, menentukan hubungan lini dan hubungan staf, menentukan rentang kendali (span of control), membuat penilaian tugas dan jenjang tugas (job evaluation dan jon establishment), merencanakan kaderisasi, dan sebagainya. Pengorganisasian dalam bidang pendidikan harus memperhatikan asasasas yang terintegrasi dalam upaya pencapaian tujuannya. Asas-asas 7 pengorganisasian yang bisa diterapkan dalam pendidikan di perguruan tinggi menurut Hadari Nawawi, diantaranya : - Organisasi harus fungsional. Pengelompokkan satuan kerja untuk melaksanakan fungsi-fungsi organisasi akan efektif bagi pencapaian tujuan apabila aktivitas-aktivitas sejenis dihimpun dalam satu satuan kerja. - Pengelompokkan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja. Pengelompokkan beban tugas yang sejenis harus dihubungkan dengan volume kerja dalam rangka usaha pencapaian tujuan. Di samping itu setiap satuan kerja, beban kerjanya harus dijabarkan menjadi aktivitas yang jelas jenis dan sifat serta batasnya. - Organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Wewenang adalah hak suatu unit/ satuan kerja atau seseorang untuk melakukan tindakan agar tugas dan pekerjaan dikerjakan dengan penuh tanggung jawab. Sedangkan tanggung jawab ialah keharusan melaksanakan wewenang dengan sebaik-baiknya sebagai suatu kewajiban, agar hak melakukan suatu tindakan tidak disalah gunakan. - Organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol atau kendali yaitu jumlah terbanyak unit kerja atau personal bawahan yang dapat dipimpin secara efektif oleh seorang pejabat/ atasan tertentu. - Organisasi harus mengandung kesatuan perintah. - Organisasi harus fleksibel dan seimbang. Pengorganisasian menghasilkan struktur organisasi, Stonner dan Wankell (1986) membatasi bahwa struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antar bagian komponen dan posisi dalam suatu perkumpulan (Organizational structure can defined as the arrangement and tnterrelationship of the component parts and positions of a company). Struktur organisasi menspesifikasi pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau aktivitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga menentukan tingkat spesialisasi aktivitas kerja. Struktur organisasi juga menunjukkan hierarki dan struktur otoritas organisasi serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Struktur organisasi memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan 8 organisasi mempertahankan kedatangan dan kepergian individu serta untuk mengoordinasi hubungannya dengan lingkungan. Perguruan tinggi (organisasi) yang berkualitas adalah yang dapat mengantisipasi perubahan baik sebagai individu maupun dalam organisasi yang mampu berubah. Perguruan tinggi yang mampu berubah, harus mengenai perubahan sebagai suatu elemen pemandangan yang konstan, dan perubahan itu menjadikan organisasi stabil mampu mengikuti perkembangan. Mereka melakukan perubahan untuk keunggulan perguruan tinggi, yang secara aktif dan sengaja menciptakan perubahan untuk memperoleh kesempatan, lalu menggunakan kesempatan pada perubahan tersebut. 4. Struktur organisasi Perguruan Tinggi Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia edisi ketiga, makna dari struktur adalah cara bagaimana sesuatu disusun, susunan atau bangunan. Struktur berbeda dengan structural, struktural adalah yang mengenai susunan bangunan atau organisasi sedangkan struktur adalah cara suatu itu disusun atau dibangun. Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian orang(orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yag teratur. Mullins mendefinisikan bahwa the structure definines tasks and responsibilites, work roles and relationship and channels of communication. Robbins (2009:214) berpendapat bahwa struktur organisasi menentukan bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokan, dan dikoordinasikan secara formal. Dua pengertian ini menyatakan bahwa susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahaan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa. Menurut Stoner (1986) struktur organisasi dibangun oleh beberapa unsur, yaitu: 9 1. Spesialisasi aktivitas mengacu pada spesifikasi tugas perorangan dan kelompok diseluruh organisasi atau pembagian kerja atau penyatuan tugas tersebut kedalam unit kerja (dapertementalisasi) 2. Standart aktivitas merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin kelayakgunaan (predictability) aktivitas. 3. Koordinasi aktivitas adalah prosedur yang memadukan fungsi-fungsi dalam organisasi, seperti fungsi primer dalam suatu badan usaha, pemasaran, produksi dan penjualan merupakan fungsi garis yang secara langsung menyumbangkan pada pencapaian tujuan organisasi memerlukan koordinasi. 4. Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputasan mengacu pada lokasi kekuasaan pengambilan keputusan. Sentralisasi adalah proses konstrasi wewenang dan pengambilan keputusan pada tingkat atas organisasi. Sentralisasi dilakukan agar diproleh manfaat ekonomi dan pengendalian berbagai hal berdasarkan kebijakan, prosedur dan pemantauan yang distandardisasikan. Bawahan semata-mata sebagai pelaksana. Keuntungan sistem sentralisasi antaralain pengaturan yang sama bagi semua unit dalam organisasi. Kelemahannya, bawahan tidak berkembang dan putusan oleh atasan menyita waktu lama terlebih jika data ada pada bawahan. Untuk mengatasi hal itu, dilakukan pendelegasian wewenang pada semua tingkat organisasi yang disebut disentralisasi. Untuk mengetahui struktur organisasi di perguruan tinggi, di bawah ini contoh gambaran struktur organisasi di tingkat universitas, yaitu : a. Struktur dan kepemimpinan Pemimpin tertinggi suatu universitas disebut sebagai rektor, dalam aktivitas sehari-harinya seorang rector di bantu oleh beberapa wakil rektor yaitu: Wakil rektor I, mengurusi bidang akademik Wakil rektor II, mengurusi bidang administrasi umum dan keuangan Wakil rektor III, mengurusi bidang kemahasiswaan dan alumni Wakil rektor IV, mengurusi bidang-bidang perencanaan, dan kerjasama b. Lembaga-lembaga 10 Universitas umumnya memiliki lembaga penelitian dan lembaga pengabdian pada masyarakat. Kedua lembaga tersebut bertugas melaksanakan dua dari tiga isi Tri darma perguruan tinggi yaitu Penelitian dan pengabdian pada masyarakat. c. Biro-biro Biro adalah unit pelaksana pembantu pimpinan universitas mereka bertugas sesuai dengan namanya masing-masing, yaitu : Biro administrasi akademik dan kemahasiswaan Biro administrasi umum dan keuangan Biro administrasi perencanaan dan sistem administrasi d. Fakultas Secara umum, fakultas diartikan sebagai sebuah devisi dalam sebuah universitas yang terdiri dari suatu area subjek atau sejumlah bidang studi terkait. Fakultas dipimpin oleh seorang dekan yang dibantu oleh beberapa wakil dekan. fakultas membawahi jurusan dan program studi. e. Jurusan f. Jurusan kuliah adalah sub devisi dari fakultas yang memiliki subjek akademik yang spesifik. Beberapa perguruan tinggi menggunakan nama lain untuk menyebut jurusan, yaitu departemen. Departemen kemugkinan digunakan perguruan tinggi yang sudah memiliki program pascasarjana di juusan tersebut. Dengan adanya struktur organisasi tugas pokok dan fungsi setiap elemen menjadi jelas dan tidak tumpang tindih. Sehingga fokus mewujudkan terhadap tujuan pendidikan. 5. KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan diatas maka dapat disimpulkan sebagai berikut. 1. Manajemen adalah suatu proses dalam rangka mencapai tujuan dengan bekerjasama melalui orang-orang dan sumber daya organisasi lainnya. Proses manajemen terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. 2. Fungsi Manajemen ada empat pokok penting yaitu Planing (Perencanaan), Organization (pengorganisasian), Actuating (Leading), dan Controling (Pengawasan). 11 3. Perguruan tinggi merupakan satuan penyelenggara pendidikan akademik bagi mahasiswa. 4. Untuk meningkatkan kualitas suatu perguruan tinggi perlu adanya pengorganisasian yang baik dalam sebuah perguruan tinggi sehingga perguruan tinggi tersebut mampu meningkatkan kualitasnya. DAFTAR PUSTAKA Falsa, Abi., 2011., (http://abiifalsa.blogspot.com/2011/11/poac-planing organizingactuatingcontroli.html) Diakses pada tanggal 25 Agustus 2019 pukul 18:10 Suharsaputra, Uhar. (2015). “Manajemen Pendidikan Perguruan Tinggi : Strategi menghadapi perubahan”. Bandung : Refika Aditama. Siswanto. (2009). “Pengantar Manajemen”. Jakarta: Bumi Aksara. Yahya, Murip. (2013). “Manajemen Perguruan Tinggi”. Bandung : Insan Mandiri. R. Djokopranoto & R. Eko Indrajit. (2004). “ Manajemen Perguruan Tinggi Modern”. Jakarta: Univ. Katolik Atma Jaya & STMIK Perbanas. Irfan Hendri, Muhammad. “ Aplikasi TQM pada Manajemen Perguruan Tinggi :Sudut Pandang Kepemimpinan, Komitmen Organisasional, dan Manajemen SDM”. Jurnal Ekonomi, Bisnis, dan Kewirausahaan, Vol. 1, No. 2, Thn.2010, ISSN: 2087- 9954 Meriawan , Danny. “ Penjaminan Mutu Satuan Pendidikan Sebagai Upaya Pengendalian Mutu Pendidikan Secara Nasionla Dalam Otonom Pendidikan”. Jurnal ISSN : 1907.8838, EDUCATIONIST. VOL. IV No.2.Juli 2010:3-12 Gay Hendricks & Kate Ludeman. 2008. “ The Corporate Mystic:Sebuah Panduan Memimpin di Bumi” . New York: Bantam Book. B.M Bass. (1985). “Kepemimpinan dan Performa Melampaui Harapan”. New York: The Free Press. 12
