Proses manajemen

Manajemen Teknik Lingkungan
Minggu ke-2
Proses Manajemen
Program Studi Teknik Lingkungan
Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan
Institut Teknologi Bandung
2013
Umum


Dlm rangka pencapaian tujuan organisasi
diperlukan serangkaian kegiatan yg
disebut proses manajemen
Proses manajemen terdiri dari:
- Penetapan tujuan / Goal setting
- Perencanaan / Planning
- Penugasan / Staffing
- Pengarahan / Directing
- Pengawasan / Supervising
- Pengendalian / Controlling
Umum

Rangkaian proses bersifat dinamis, yaitu tidak
berupa tahapan yg berdiri sendiri tetapi
berkaitan yg memungkinkan adanya
pengulangan suatu tahapan proses, terutama yg
berhubungan antara perencanaan dan
pengendalian.
 Infrastruktur yg diperlukan manajer berupa
kekuasaan, tujuan, orientasi dan sumber daya.
 Kekuasaan diperlukan oleh manajer untuk
mempengaruhi orang lain.
Jenis kekuasaan





Legitimate power: Formal karena
posisi/jabatan.
Coercive power: Utk memaksa/menghukum.
Reward power: Utk memberi penghargaan.
Reference power: Kekuasaan/kekuatan yg
menyebabkan orang lain mengikuti/meniru.
Expert power: Ditimbulkan oleh keunggulan
pengetahuan, pengalaman, kemampuan dan
keterampilan.
Penetapan Tujuan / Goal Setting



Merupakan tahapan paling awal dari
proses manajemen
Tujuan merupakan misi sasaran yg
ingin dicapai dimasa yg akan
datang.
Efektifitas pencapaian tujuan
tergantung kepada: Kemampuan
manajemen dan sifat-sifat tujuan
Sifat-sifat Tujuan Yang Baik




Spesifik: Jelas apa yg ingin dicapai
Realistis: Bisa dicapai dan Bukan
angan-angan.
Terukur: Memiliki besaran-besaran
tertentu untuk menentukan
keberhasilan
Terbatas waktu: Mempunyai batas
waktu pencapaian target
Pendekatan dalam Penetapan Tujuan
Top down: Tujuan dibuat oleh manajemen puncak
kemudian diterjemahkan oleh tingkat manajemen
dibawahnya sampai lapisan manajemen paling bawah.
Pengkajian dilakukan sehinga terdapat konsistensi dg
tujuan akhir.
Bottom up:
Penetapan tujuan dimulai dari level
manajemen paling bawah kemudian dilakukan
pengkajian oleh manajemen tingkat diatasnya utk
dirumuskan dlm suatu tujuan tertentu. Ini dilakukan
sampai tahapan top manajemen sehingga
terumuskan sebagai tujuan kesepakatan bersama.


Pada tingkatan manajemen puncak tujuan
bersifat global.
Makin kebawah tingkatannya tujuan semakin
spesifik dan operasional.
Misalkan suatu perusahaan bertujuan meningkatkan
keuntungan pada tahun produksi mendatang.
Bagi bagian pemasaran tujuan tsb dirumuskan lagi
kedalam sasaran penjualan yg harus dicapai.
Pada tingkat manajeman dibawahnya lagi tujuan tsb
dijabarkan lagi dalam penentuan strategi promosi yg
harus dijalankan.
Perencanaan / Planning
 Merupakan proses pemilihan informasi dan
pembuatan asumsi-asumsi yg akan datang utk
merumuskan kegiatan-kegiatan yg perlu
dilakukan bagi pencapaian tujuan
 Jenis-jenis perencanaan yang harus dilakukan:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Kebijakan
Prosedur
Metoda
Standar
Anggaran
Program
 Kebijakan: Menerangkan seluruh batasan kegiatan yg
bersifat umum dan komprehensif. Merupakan
pedoman dlm pelaksanaan kegiatan
 Prosedur: Mendefinisikan tata-cara kronologis
pengerjaan suatu kegiatan.
 Metoda: Menerangkan tindakan-tindakan utk
menjalankan suatu kegiatan.
 Standar: Gambaran pencapaian kegiatan-kegiatan.
 Anggaran: Mengenai penerimaan/pengeluaran uang
dari suatu kegiatan
 Program: Pemakaian sumber daya secara
komprehensif dan terintegrasi termasuk skedul.
Langkah Penyusunan Perencanaan
Umum
 Definisikan rencana kegiatan secara jelas sesuai
tujuan.
 Kumpulkan informasi mengenai kemungkinan
kegiatan yg akan terjadi.
 Analisa informasi dan klasifikasikan menurut tingkat
pentingnya.
 Tetapkan batasan perencanaan.
 Tetapkan alternatif rencana.
 Pilih rencana yg akan diterapkan.
 Siapkan langkah pelaksaan rinci dan jadwalnya.
 Periksa ulang usulan rencana sebelum
dilaksanakan
Penugasan / Staffing



Berkenaan dg pengerahan, penempatan,
pelatihan dan pengembangan tenaga
kerja.
Prinsipnya menempatkan orang sesuai
dengan tuntutan posisinya dan pada saat
yang tepat.
Disesuaikan dg struktur organisasi yg
akan dipakai. Lingkup tugas, tanggung
jawab, keakhlian dan keterampilan yg
disyaratkan (Uraian dan persyaratan
jabatan). Berdasarkan hal tsb baru
dilakukan proses staffing.
Langkah-langkah tahapan
staffing





Perencanaan SDM: Tahapan penentuan
kebutuhan sdm dg memperhatikan kondisi pasar
tenaga kerja.
Pengerahan tenaga kerja: Bisa berasal dari pasar
tenaga kerja ataupun hasil promosi.
Seleksi: Proses pemilihan utk mengisi pos yg
tersedia yg diperoleh dari tahapan recruitment.
Pelatihan: Dilakukan utk dapat memenuhi
persyaratan dari jabatan.
Penilaian kinerja: Utk melihat kemungkinan
promosi, mutasi atau hukuman secara berkala.
Pengarahan / Directing



Usaha utk memobilisasi sumberdaya agar
dpt bergerak dalam satu kesatuan sesuai
rencana. Termasuk kedalamnya motivasi,
kepemimpinan, suasana kerja dan koordinasi
orang-orang dan kegiatan-kegiatan
Kinerja kerja tergantung kpd pemahaman
mengenai motivasi individual.
Proses kepemimpinan yg baik harus
memperhatikan aspek motivasi.
Directing
Koordinasi harus mempertimbangkan




Rentang kendali: Banyaknya orang yang masih
dpt dikendalikan oleh satu orang secara efektif.
Ini tergantung kpd jenis pekerjaan dan tingkat
manajemennya.
Hirarki organisasi: Sesedikit mungkin agar
perintah dan otorisasi tdk terlambat atau
menyimpang.
Adanya kesatuan komando.
Pengawasan / Supervising



Interaksi langsung antar individu utk mencapai
kinerja kerja dan tujuan organisasi.
Perlu mengenal adanya fenomenal kelompok formal
dan informal. Kelompok informal dpt mendukung
atau menghambat kerja organisasi.
Tahapan supervising harus dapat mengatasi
hambatan yg mungkin terjadi. Juga menjaga
hubungan antar individu atau kelompok
formal/informal dg baik.
Pengendalian /Controlling


Penetapan apa yg telah dicapai melalui
proses evaluasi kerja sekaligus
melakukan perbaikan yg diperlukan.
Pengendalian menggunakan
perencanaan sbg dasar penilaian kinerja.
Proses pengendalian



Lakukan pengukuran kinerja dalam
selang waktu tertentu.
Bandingkan dengan standar yang
ditetapkan utk menetapkan ada/tidak
adanya penyimpangan yg terjadi.
Lakukan perbaikan sesuai keperluannya.
PROYEK DAN MANAJEMEN
FUNGSIONAL
Konsep dan Pemikiran Proyek


Manajemen Klasik
 berkembang secara alamiah
Manajemen Modern
 dikembangkan secara ilmiah dan
intensif sejak pertengahan abad 20
Manajemen TL
MANAJEMEN PROYEK
MANAJEMEN
KLASIK
(Manajemen
berdasarkan
fungsi)
PENDEKATAN
SISTEM
(Manajemen
Berorientasi
Berdasarkan
Totalisasi)
MANAJEMEN
PROYEK
(Mengelola
Kegiatan
Yang
Dinamis)
PENDEKATAN
Contingency
(Manajemen
Sesuai
Situasi)
Dukungan
DISIPLIN
LAIN
(Arsitek,
Engineering,
Sosial,
Ekonomi,
Dll)
Manajemen TL
Manajemen Klasik



Salah satu pemikir manajemen klasik
Henry Fayol (1841-1925)
Fungsi: merencanakan, mengorganisir,
memimpin dan mengendalikan
Mencari upaya menaikkan efisiensi dan
produktivitas (hasil) pabrik pada umumnya
dan tenaga kerja pada khususnya
Manajemen TL
Manajemen Klasik


H. Koontz (1982) : “Manajemen adalah
proses merencanakan, mengorganisir,
memimpin dan mengendalikan kegiatan
anggota serta sumber daya yang lain
untuk mencapai sasaran organisasi
(perusahaan) yang telah ditentukan”
Proses: mengerjakan sesuatu dengan
pendekatan tenaga, keahlian, peralatan,
dana dan informasi
Manajemen TL


H. Fayol : manajemen bukanlah
bakat seseorang, melainkan suatu
kepandaian (skill) yang dapat
dipelajari
Dengan memahami teori serta
prinsip-prinsip dasarnya
Manajemen TL
KEGIATAN OPERASI PERUSAHAAN
DAN FUNGSI MANAJEMEN (H. Fayol)
Kegiatan Operasi Perusahaan
a. merencanakan
b. mengorganisir
1. Teknis
2. Koordinasi
3. Keamanan
4. Keuangan
5. Akuntansi
6. Manajemen
dengan fungsi
c. memimpin
d. mengendalikan
e. Staffing
Manajemen TL
KEGIATAN OPERASI PERUSAHAAN DAN
FUNGSI MANAJEMEN (H. Fayol)

Merencanakan : memilih dan
menentukan langkah-langkah
kegiatan yang akan datang yang
diperlukan untuk mencapai sasaran
Kegiatan :
Pengambilan keputusan
 dari pemilihan alternatif
Manajemen TL
KEGIATAN OPERASI PERUSAHAAN DAN
FUNGSI MANAJEMEN (H. Fayol)


Mengorganisir : cara bagaimana mengatur dan
mengalokasikan kegiatan serta sumber daya
kepada peserta kelompok (organisasi) agar
dapat mencapai sasaran secara efisien
Kegiatan :
Pembagian tugas, tanggung jawab, dan
otoritas
 di susun struktur organisasi
Manajemen TL
KEGIATAN OPERASI PERUSAHAAN DAN
FUNGSI MANAJEMEN (H. Fayol)


Memimpin : mengarahkan dan
mempengaruhi sumber daya manusia
dalam organisasi agar mau bekerja
dengan sukarela untuk mencapai tujuan
yang telah digariskan
Kegiatan :
motivasi, pelatihan, kepenyeliaan,
koordinasi dan konsultasi
 Gaya kepemimpinan
 tujuan
Manajemen TL
KEGIATAN OPERASI PERUSAHAAN DAN
FUNGSI MANAJEMEN (H. Fayol)


Mengendalikan : menuntun, dalam arti
memantau, mengkaji dan bila perlu
mengadakan koreksi agar mencapai
tujuan yang telah digariskan
Kegiatan :
tolak ukur: anggaran, standar mutu,
jadwal penyelesaian pekerjaan dll
Manajemen TL
KEGIATAN OPERASI PERUSAHAAN
DAN FUNGSI MANAJEMEN (H. Fayol)


Staffing :pengadaan tenaga kerja,
jumlah ataupun kualifikasi yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan,
termasuk perekrutan, pelatihan dan
penyelesaian untuk menepati posisiposisi dalam organisasi
Kegiatan :
penyusunan organisasi
Manajemen TL
Prinsip Manajemen Klasik




Departementalisasi dan Spesialisasi (membagi
atau mengelompokkan kegiatan sejenis
dedalam satu wadah atau departemen)
Struktur Piramida (struktur piramida vertikal
yang berfungsi sebagai kesatuan yang
terpadu)
Otoritas dan Rantai Komando (komando
vertikal, mengalir dari jenjang teratas sampai
dengan urutan kebawah)
Pengambilan Keputusan dan Disiplin
(membina pejabat eksekutif agar dapat
diserahkan tanggung jawab)
Manajemen TL
Prinsip Manajemen Klasik




Lini dan Staf (Pejabat lini membuat keputusankeputusan sesuai dengan wewenangnya)
Hubungan Atasan – Bawahan (pembagian
otoritas yg berjenjang dan jalur pelaporan satu
arah)
Arus Kegiatan Horizontal (Hubungan membuka
arus kegiatan horizontal)
Kriteria Keberhasilan dan Tujuan Tunggal
(mengarah pada tujuan tunggal)
Manajemen TL
Perilaku Proyek dan Pengelolaan
yang Dituntutnya
A.
B.
C.
Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat
Berubah dalam Kurun Waktu Yang
Relatif Pendek
Sifat Kegiatan Yg Non Rutin dengan
Sasaran Jelas dan Waktu Terbatas
Sifat Kegiatan Yang Bermacam-macam
serta meliputi Berbagai Keahlian
Manajemen TL
Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang
Dituntutnya
D.
E.
F.
G.
Bersifat Multikompleks
Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat
dengan kadar Risiko Tinggi
Peserta Mempunyai Multisasaran yg
Sering Berbeda
Waktu Mulai dan Penutupan
Manajemen TL
Manajemen Proyek

H. Kerzner (1982):
“Menejemen Proyek adalah merencanakan,
mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan
sumber daya perusahaan untuk mencapai
sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.
Lebih jauh, menejemen proyek menggunakan
pendekatan sistem dan hierarki (arus kegiatan)
vertikal dan horizontal”
Manajemen TL
Manajemen Proyek

Memasukkan (incorporated)
pendekatan,

teknik serta metode yang spesifik
untuk menanggapi tuntutan dan
tantangan yang dihadapi,
yang sifatnya juga spesifik,
yaitu kegiatan proyek
“Proyek Teknik Lingkungan”