model sistem umum perusahaan

MODEL
SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Mata Kuliah
Semester / T.A.
SKS
Pertemuan
Dosen
:
:
:
:
:
Sistem Informasi Manajemen
III / 2009 - 2010
4 SKS
7
Manumpak Gultom, S.Kom
1
MODEL
Pengertian Model :
MODEL adalah Penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu.
Dimana Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut
entitas / entity.
Seorang MANAGER akan menggunakan model sebagai alat untuk
pemecahan masalah.
2
JENIS MODEL
Ada 4 Jenis Model Dasar :
1. Model Fisik
Penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi, melalui
rancangan fisik.
2. Model Naratif
Menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan dan hal ini
digunakan dalam hampir semua komunikasi bisnis.
3. Model Grafik
Menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol atau
bentuk untuk mengkomunikasikan suatu informasi.
4. Model Matematika
Penggunaan semua rumus atau persamaan matematika.
3
KEGUNAAN MODEL
1. Mempermudah Pengertian
Sebab suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya.
Elemen dan hubungan dari entitas itulah yang disederhanakan.
2. Mempermudah Komunikasi
Karena keempat model dapat mengkomunikasikan informasi
secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang mengetahui
makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik dan matematika.
3. Memperkirakan Masa Depan
Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model
matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat
disediakan oleh jenis model lain.
Catatan : Tidak ada model yang seratus persen akurat, karena
banyak data yang dimasukkan kedalam model biasanya
didasarkan atas berbagai asumsi.
4
MODEL SISTEM YANG UMUM PADA PERUSAHAAN
1. Sistem Lingkaran Terbuka
Input
Resources
Proses
Transformasi
Output
Resources
Meliputi :
- Arus Material / Barang
Input material diterima dari pemasok, lalu dimasukkan dalam
aktifitas manufaktur untuk diproses untuk menjadi barang jadi dan
siap untuk dipasarkan kepada pelanggan. Melibatkan Fungsi
Manufaktur dan Fungsi Pemasaran.
-
Arus Personil / Sumber Daya Manusia
Input personil berasal dari lingkungan / masyarakat diproses oleh
Fungsi SDM kemudian ditugaskan keberbagai bidang fungsional
untuk terlibat dalam proses transformasi baik secara langsung
ataupun tidak langsung. Dan ada saatnya karyawan berhenti atau
pensiun dan kembali pada lingkungan.
5
MODEL SISTEM YANG UMUM PADA PERUSAHAAN
- Arus Mesin
Mesin berasal dari pemasok , memiliki masa pakai setelah itu
maka akan kembali ke lingkungan dalam bentuk tukar tambah.
- Arus Uang
Arus uang melalui banyak faktor : pemilik / pemegang saham
yang memberikan modal, Pelanggan yang membeli produk dan
yang lain yang dikelola oleh Fungsi Keuangan. Dan mengalir
kepada pemasok, pemerintah, karyawan dan bagian yang lain.
Ingatlah, gunakan waktu yang ada bersama orang-orang yang Anda cintai,
karena mereka tidak selamanya akan berada di sekitar Anda……
6
… General Systems Model
2. Sistem Lingkaran Tertutup
Dalam sistem lingkaran tertutup proses pengendalian atas produk
yang dihasilkan dapat terus dilaksanakan. Sebab Umpan balik
menjadi unsur jalannya pengendalian atas produk yang dihasilkan.
Umpan Balik
Input
Resources
Mekanisme
Pengendalian
Proses
Transformasi
Umpan Balik
Output
Resources
7
Umpan balik yang berguna untuk proses pengendalian adalah
INFORMASI yang memiliki beberapa dimensi.
Informasi
Input
Resources
Manajemen
Proses
Transformasi
Informasi
Output
Resources
8
DIMENSI-DIMENSI INFORMASI
Dimensi Informasi ~ Dimentions of Information ~
Meliputi :
-
Relevansi / Keterkaitan
Informasi memiliki relevansi jika berkaitan langsung dengan
masalah yang ada tanpa membaca seluruh informasi disubjek lain.
-
Akurasi / Accuracy : Diperlukan peningkatan ketelitian sistem untuk
keakuratan suatu informasi.
-
Ketepatan Waktu / Timelines
Informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelum
situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan hilang.
-
Lengkap / Complete
Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan
gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian.
9
Management by Exception (MbE)
MBE :
Merupakan gaya / tindakan yang dilakukan oleh manager apabila
terjadi ketidaksesuaian antara KINERJA AKTUAL (apa yang telah /
sedang dicapai) dengan STANDART KINERJA (apa yang harus
dicapai).
Ada 2 hal penting dalam MBE :
- Tujuan
- Standart
Manajer untuk dapat mengendalikan apa yang menjadi tanggung
jawabnya harus didukung oleh :


Informasi mengenai apa yang telah dan sedang dicapai pada unit
kerjanya.
Standart kinerja yang dapat menunjukkan apa yang harus dicapai
oleh unit kerjanya.
10
Management by Exception (MbE)
Sistem konseptual mengendalikan Sistem Fisik dengan menggunakan
tiga elemen penting : MANAJEMEN, PENGOLAH INFORMASI, STANDAR
Standar
Informasi
Manajemen
Informasi
Pengolah
Informasi
Data
Input
Resources
Proses
Transformasi
Output
Resources
Kelimpahan hidup tidak ditentukan oleh berapa lama kita hidup,
tetapi sejauh mana kita menjalani kehidupan yang bermakna bagi orang lain.
11
Perbandingan antara Tujuan dengan Standart
TUJUAN
Memenuhi Kebutuhan
Customer
STANDART
-
Menghasilkan ROI (return on
invesmet) untuk pemilik
modal.
-
Mengoperasikan secara
efisien
-
-
-
Mencapai hasil penjualan sedikitnya $25 juta / tahun.
Mempertahankan saham dipasar 20%
Mempertahankan tingkat pertumbuhan 15% / tahun.
Membayar deviden kepada pemegang saham setiap
kwartal.
Memelihara harga saham dibursa diatas $ 85/lembar
Penghasilan setelah pajak 15% dari perusahaan.
Mempertahankan tanpa kecelakaan kerja.
Menjaga turn over karyawan dibawah 10%
Investasi masa depan
- Minimum 15% penjualan untuk R & D
Peningkatan Penyediaan
Sumber Pengembalian
- Persediaan yang habis <=2% jenis barang dalam
persediaan sepanjang tahun.
Mengoperasikan secara etis
- Tidak ada tuntutan hukum terhadap perusahaan dari
pelanggan, pemasok dan pemerintah.
Memperoleh keuntungan dari
penggunaan metode modern
-
Investasi tidak kurang dari 10% pendapatan
penjualan untuk otomasi, komputerisasi dan
12
mekanisme
Pengguna Model Sistem Umum
1. Supermarket
Meliputi :
- Flow of physical resources
- Flow of personel
- Flow of Money
2. Kantor Pengacara (Lawyer)
Meliputi :
- Flow of Legal Aspect
- Flow of Problem Solving
- Flow of Client
3. Perusahaan Manufactur
Meliputi :
- Flow of Material
- Proses pengendalian oleh manajer.
13
Model Sistem Umum Organisasi Perusahaan
LINGKUNGAN
Standar
Keputusan
Sumber
Daya
Fisik
Manajemen
Informasi
Pengolah
Informasi
Informasi
dan Data
Data
Input
Resources
Proses
Transformasi
LINGKUNGAN
Output
Resources
14
Any Question
“kini kutahu persahabatan dapat
terus bertumbuh makin dalam,
sebagaimana juga kasih sejati”
15