04 PETUNJUK PELAKSANAAN KERJA

PETUNJUK PELAKSANAAN KERJA
BADAN PENJAMINAN MUTU FAKULTAS
Diterbitkan oleh :
BADAN PENJAMIN MUTU UNIVERSITAS ISLAM BANDUNG
2017
HALAMAN OTORISASI BPM UNISBA
1. PENDAHULUAN
Unisba telah melengkapi struktur untuk meningkatkan kinerja penjaminan
mutu. Melalui SK Rektor Nomor ....... Tentang ......., Program Sarjana dan
Pascasarajana telah memiliki Badan Penjamin Mutu di unit nya masing-masing.
Struktur ini tentu menjadi kekuatan untuk meningkatkan mutu kedua program
tersebut diatas Standar Dikti.
Dokumen ini dibuat untuk membantu cara kerja BPM Fakultas
(Program Sarjana dan Pascasarjana) dalam hal pelaporan dan perumusan rencana
tindak lanjut (RTL). RTL adalah salah satu output dari penjaminan mutu, sehingga
aktivitasnya berkontribusi signifikan pada peningkatan mutu kedua program
tersebut.
Untuk membantu kerja BPM Fakultas, dalam dokumen ini disajikan
informasi mengenai : (1) Organisasi BPM Fakultas, (2) Alur Kerja Monitoring dan
Evaluasi.
2. ORGANISASI BPM PROGRAM SARJANA DAN PASCASARJANA
 Fungsi dan Peran Jabatan
Ketua :
Mengkoordinasi dan mengendalikan penyelenggaraan pendidikan tinggi
oleh fakultas untuk mewujudkan pendidikan tinggi yang bermutu.
Sekretaris :
Mengkoordinasi kegiatan administrasi dan pengelolaan data dalam
kegiatan pengendalian penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh fakultas
untuk mewujudkan perguruan tinggi yang bermutu.
 Tanggung Jawab/Tugas dan Wewenang
Ketua :
1.
Penetapan Standar
Studi/Fakultas (P).
Pendidikan
2.
Pelaksanaan Standar
Studi/Fakultas (P).
3.
Evaluasi Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi di tingkat Program
Studi/Fakultas (E).
4.
Pengendalian Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi di tingkat
Program Studi/Fakultas (P).
5.
Peningkatan Standar
Studi/Fakultas (P).
6.
Berkoordinasi dengan BPM Universitas dalam Pelaksanaan PPEPP di
tingkat Program Studi/Fakultas.
7.
Memonitor dan Evaluasi Internal (Monevin) pelaksanaan PPEPP di
tingkat Program Studi/Fakultas.
8.
Mengendalikan dan meningkatkan pelaksanaan PPEPP di tingkat
Program Studi/Fakultas.
Pendidikan
Pendidikan
Tinggi
Tinggi
Tinggi
di
tingkat
Program
di
tingkat
Program
di
tingkat
Program
Sekretaris :
1.
Melakukan kegiatan administrasi dalam pelaksanaan PPEPP di tingkat
Program Studi/Fakultas.
2.
Mengembangkan dokumen mutu tingkat Program Studi/Fakultas dan
Menyelaraskan dokumen mutu dengan BPM Universitas.
3.
Mengelola Pangkalan data mutu Fakultas/Program Studi.
3. ALUR KERJA MONITORING DAN EVALUASI
Monitoring dan Evaluasi Per Kegiatan
Kerangka kerja BPM Fakultas per kegiatan diilustrasikan pada Gambar 1.
Definisi per kegiatan adalah kegiatan sebagaimana ditampilkan pada matrik
penilaian AIMA dan Target Mutu. Dimana prinsip yang menjadi disiplinnya adalah
setiap akhir kegiatan harus dievaluasi dan terdokumentasi (well-evaluated dan
well-documented). Kegiatan yang dimonitoring dan dievaluasi adalah kegiatan
sebagaimana tertera pada formulir AIMA dan AIPT. Sekuen dengan yang
diilustrasikan pada Gambar 1 adalah :
1.
2.
Kegiatan yang dilaksanakan oleh penyelenggara, baik sebagai tugas yang
melekat dalam struktur maupun panitia ad-hoc yang ditetapkan oleh
pimpinan.
Tenaga Kependidikan (Tendik) melakukan pengisian formulir audit.
Gambar 1. Flow Chart Pengisian, Pengesahan, Monitoring dan Komunikasi Rtl
3.
4.
5.
Pimpinan fakultas atau program studi melakukan otorisasi hasil kegiatan
pada formulir audit sesuai dengan timeline sebagaimana tertera pada
matrik penilaian.
Pimpinan fakultas atau program studi mendokumentasikan formulir audit
yang telah diotorisasi melalui staf dan pada tempat khusus agar dapat
diakses oleh BPM di unit masing-masing.
BPM menginput data dari formulir ke dalam file “matrik penilaian” dan
“target mutu” secara online pada web : bpm.unisba.ac.id (kolom BPM).
o Input data tersimpan pada database BPM Unisba, agar secara
cross section dapat dijadikan data untuk pembahasan rapat dengan
pimpinan dalam mengambil RTL dengan segera.
6.
7.
8.
9.
10.
Data yang telah diinput kemudian dievaluasi dengan menggunakan
panduan “Matrik Penilaian AIMA” dan “Target Mutu”.
Hasil evaluasi menghasilkan dua kategori : (1) tidak tercapai atau skor
rendah, dan (2) tercapai atau skor tinggi.
Mutu yang masih rendah (skor rendah) dan ketidaktercapaian target
dikomunikasikan dengan pimpinan fakultas atau program studi.
Hasil komunikasi dengan pimpinan fakultas atau program studi
menghasilkan Rencana Tinda Lanjut (RTL) agar terumuskan tindakan
perbaikan dalam rangka peningkatan mutu dan pencapaian target. RTL
didokumentasikan pada formulir RTL (terlampir).
Hasil RTL dieksekusi kepada Tekpend dan Penyelenggara kegiatan.
Monitoring dan Evaluasi Semester
Monitorong dan evaluasi dilakukan juga per semester. Monitoring tahap ini
menghasilkan informasi pencapaian mutu yang tercermin pada nilai akhir AIMA
dan Target Mutu. Informasi ini akan tampil langsung setelah BPM secara
frekuentif mengisi data per kegiatan. BPM membuat dan mencetak dua dokumen
yang di merger dalam satu dokumen AIMA Semester sebagai berikut :
1. PENILAIAN AIMA FAKULTAS/PROGRAM STUDI - BAGIAN A
2. PENILAIAN AIMA FAKULTAS/PROGRAM STUDI - BAGIAN B
3. LAMPIRAN FORMULIR DAN DOKUMEN PENDUKUNG AIMA
Berdasarkan point 1 dan 2, BPM melakukan komunikasi semester dengan
pimpinan fakultas untuk merumuskan rencana tindak lanjut semester. RTL ini
dapat menjadi bahan untuk merevisi dokumen perencanaan dan anggaran
pengembangan akademik fakultas dan program studi. RTL tersebut dilaporkan
kepada BPM Unisba dengan mengisi formulir RTL Semester.