SOP Pertanggungjawaban Kontraktual dan Swakelola

EGM Peningkatam Peran DMS, QAS dan FMS
Bali – 24 Februari 2015
Sumber Dana ROMS
No
Keterangan
IBRD 8259-ID
80%
20% (RM)
Grant TF
094792
100%
1
Prosentase
pembiayaan
2
No Rekening Khusus 601.317411980
602.135411980
3
No Register
70920201
10865701
Termasuk: IDA Credit No. 4204-IND dan APBN-RM
Perubahan baru di SOP Invoice Verification
• Pembayaran dilakukan melalui transfer dari
manajemen.
Bukti pengeluaran aktual di Regional, Provinsi, dan
Kabupaten akan menjadi subjek audit dan review
terpisah.
• Penyedia jasa mengajukan berkas kelengkapan
tagihan/invoice kepada asisten administrasi dua
bulan sekali. Pengajuan tagihan atas pembayaran
selambat-lambatnya dalam waktu dua bulan setelah
akhir periode.
• LPJ paling lambat dua minggu setelah acara selesai.
……..…….
…continued
• Verifikasi dilakukan oleh tim resmi yang dibentuk oleh





Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
Proses verifikasi harus diselesaikan dalam 10 hari kerja
setelah dokumen diterima oleh tim verifikasi.
Selama 10 hari kerja tersebut, hasil dan temuan dari tim
verifikasi akan dikomunikasikan dan diselesaikan dengan
pihak ketiga (firms dan panitia kegiatan-swakelola).
Apabila diperlukan pihak ketiga akan memberikan
jawaban atau perbaikan dalam kurun waktu 10 hari
tersebut.
Hasil pemeriksaan wajib dituangkan kedalam sebuah
Berita Acara Resmi yang disepakati oleh kedua belah
pihak.
Proposed response: bila ditemukan fraud, tidak dapat
ditagihkan lagi untuk receipts tersebut.
transfer
 Dari manajemen ke
No
Tingkat
Transfer kepada
1
Regional
Office Manager
2
Propinsi
Koordinator Propinsi
3
Kabupaten/Kota
Koordinator Kabupaten/Kota
PENGAJUAN PENAGIHAN
 Penagihan dapat diajukan setiap bulan.
 Pembayaran yang telah dilakukan dapat ditagihkan
maksimal 2 bulan dari tanggal pembayaran. Setelah
batas kurun waktu tersebut tidak dapat ditagihkan.
 Bukti tagihan yang bersifat pembelian / pengadaan
(purchase) dinyatakan valid apabila pembelian
tersebut dilakukan paling lambat 2 (dua) bulan
setelah tandatangan kontrak, kecuali pembelian
dengan spesifikasi khusus (indent) dan harus
mendapat persetujuan dari pemberi pekerjaan.
 Staff personel yang ada dalam paket pekerjaan harus
sesuai dengan nama, posisi / jabatan yang tertera
dalam kontrak atau surat mobilisasi, sesuai dengan
periode kontrak yang bersangkutan.
Kelengkapan Bukti
harus merujuk pada persyaratan kontrak yaitu
Biaya dengan plafon (ceiling cost) , Non
Bid dengan Management Fee
Biaya yang bersifat tetap (fixed cost),
Bid [identik dgn Lump-sum]
yaitu merupakan penagihan atas pengeluaran
dari jenis biaya dengan batas atas [pagu atas]
harga satuan dengan bukti:
Pembiayaan didasarkan pada
pemenuhan Spesifikasi Teknis dan
merupakan biaya yang bersifat tetap
sesuai dengan unit cost didalam kontrak
- asli yang menunjukkan jumlah biaya
/nilai aktual [at-cost]
- dilengkapi dengan rekapitulasi sesuai
RAB
- disertai bukti transfer asli dari
manajemen ke rekening
personal/pihakketiga/ProjectManager/K
oordinator Kabupaten-Kota
- rekapitulasi bukti transfer yang
disiapkan oleh Office Manager
- disertai bukti transfer asli dari
manajemen ke rekening
personal/pihakketiga/ProjectManag
er/Koordinator Kabupaten-Kota
- rekapitulasi bukti transfer yang
disiapkan oleh Office Manager
Struktur Pembiayaan Kontrak [BOP] pada Kontrak ROMS
No.
Jenis Pembiayaan
Sifat Unit
Cost
I.
Biaya Personil (Remuneration)
II.
Reimbursable Cost (termasuk BOP/Biaya Operasional).
1.
2
3
Perjalanan Dinas (Duty Travel)
• Biaya Perjalanan (Sea/Air Transport)
• Biaya Perjalanan (Inland/Local Transport)
• Accomodation
• OSA (Perdiem)
Fixed Rate
dgn THP
Celling Rate
Fixed Rate
Celling Rate
Fixed Rate
Data yang dibutuhkan
Bukti transfer atas pembayaran, bukti
setor pajak, kwitansi penerimaan, Time
Sheet
• Tiket Pesawat/Boarding/Tiket Kapal
Laut/Bis/Bukti Sewa Mobil/Kwitansi
• Bukti Transfer
Biaya Rumah Tangga (Utility Expenses and Office Running Cost)
a. Office Supply and Consumable
Fixed Rate
• Bukti Pembayaran
• Bukti Transfer
b. Office Running Cost
Fixed Rate
• Bukti Pembayaran Listrik, Air ,
Pembelian perlengkapan rumah tangga
• Bukti Transfer
c. Sewa Kantor (Office Space)
Fixed Rate
• Bukti Pembayaran Sewa
• Bukti Transfer
d. Communication dan Pengiriman Dokumen
Celling Rate
Sewa Kendaraan (Vichicles Rental), include
Driver
Fixed Rate
• Bukti Pembayaran /Kwitansi
• Bukti Transfer
Bukti Transfer
MEKANISME VERIFIKASI TAGIHAN PIHAK KETIGA DAN SWAKELOLA
BA
BA
BAPP
DP
PD
Buku Kas
Rekapitulasi Bukti Transfer
Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas
TIM VERIFIKASI
 Verifikator adalah pejabat yang ditunjuk untuk
melakukan verifikasi dokumen pertanggungjawaban
kegiatan untuk masing-masing CPIU.
 Penunjukan verifikator dilakukan berdasarkan surat
keputusan Kepala Satker (mengikuti aturan CPIU
masing-masing).
Pelaksanaan verifikasi berdasarkan hal-hal sebagai berikut:
1. Kecukupan, validitas dan akurasi sistem pengelolaan
keuangan proyek (termasuk pengendalian internal)
2. Ketaatan terhadap ketentuan kesepakatan pendanaan
(Loan Agreement dan Grant Agreement), khususnya yang
terkait dengan relevansi pelaksanaan akuntansi / keuangan
yang mencakup bahwa:
 Semua dana eksternal digunakan sesuai dengan persyaratan
dan sesuai dengan tujuan pendanaan;
 Semua pengeluaran yang dibebankan kepada proyek
merupakan pengeluaran yang layak dan telah dikelompokkan
dengan benar
 Seluruh Barang dan Jasa yang didanai dan diadakan
(pengadaan) sesuai dengan kesepakatan pendanaan
 Semua bukti-bukti dokumen pendukung dan seluruh catatan
pengeluaran telah disimpan sesuai dengan kegiatan proyek.