uraian tugas quality assurance specialist (qas)

QUALITY ASSURANCE SPECIALIST (QAS)
dan KETERKAITAN DENGAN PPM
TANGGUNG JAWAB, LOKASI PENUGASAN DAN KOORDINASI
• QAS bertanggung jawab untuk menyediakan pemantauan
independen dan objektif terhadap kemajuan proyek di tingkat
Kabupaten/Kota dan Desa/Kelurahan dan untuk membantu
memastikan transparansi dan pemenuhan persyaratan proses
kunci dalam semua aspek pelaksanaan proyek
• QAS bertugas di tingkat provinsi dan melakukan Pelaporan
kepada PM dan PPMU.
• QAS berkoordinasi dengan DPMU serta dengan tim ROM di
tingkat kabupaten, melalui Koordinator Kabupaten masingmasing kabupaten.
TUGAS QAS (1)
• Melalui tinjauan rutin dokumentasi proyek dan kunjungan berkala ke masyarakat yang
didampingi, melaksanakan jaminan kualitas (quality assurance) mulai dari road show awal, seleksi desa
•
•
•
•
•
serta persiapan dan implementasi RKM. Secara khusus review akan mencakup jaminan kualitas proses
proyek. Melalui proses ini QA akan mengidentifikasi dan mencari solusi secara dini untuk penyelesaian
masalah yang teridentifikasi.
Mengumpulkan dan menganalisis indikator keberlanjutan untuk Draft RKM (langkah 2 Monitoring
Sustainability System) sebagai bagian dari proses review RKM sebelum penerimaan akhir oleh
masyarakat.
Me-review dan mengesahkan laporan kemajuan tingkat kabupaten yang disiapkan oleh DPMU
dengan dukungan dari Koordinator Kabupaten dan fasilitator masyarakat.
Menyediakan panduan dan dukungan teknis terhadap Fasilitator Masyarakat melalui DPMU,
untuk meningkatkan kesesuaian dengan ketentuan pelaksanaan proyek, terutama dalam kaitannya
dengan pengadaan barang/jasa dan aspek keuangan (termasuk manajemen keuangan tingkat desa).
Bekerja sama dengan tim ROMS tingkat kabupaten dan fasilitator untuk mengembangkan dan memberi
masukan Pada Pelatihan Fasilitator dan pengembangan kapasitas yang dibutuhkan, dalam
berkonsultasi dengan DPMU.
Bertemu dengan anggota masyarakat (dari KKM dan lain-lain) untuk menilai kepuasan masyarakat
dengan kualitas layanan yang diberikan oleh proyek kepada mereka, termasuk penilaian mereka
tentang pelatihan dan dukungan yang diberikan oleh staf proyek untuk mobilisasi masyarakat, persiapan
dan pelatihan untuk pengembangan RKM , perencanaan fasilitas WSS, operasi & pemeliharaan,
manajemen pelayanan kesehatan dan sanitasi WSS dan, dan manajemen keuangan oleh KKM.
• Melakukan pemantauan proses kegiatan kunci di tingkat masyarakat dan proses pengambilan
keputusan untuk memastikan partisipasi aktif masyarakat, aspek gender dan pelibatan masyarakat
miskin serta kelompok masyarakat lainnya dalam proses pelaksanaan kegiatan tingkat desa mulai tahap
awal, perencanaan, serta operasi dan pemeliharaan serta lembaga pengelola fasilitas dan pelayanan air
minum dan sanitasi lingkungan
TUGAS QAS (2)
• Bekerjasama erat dengan Tim ROMS-Kabupaten/Kota dan Fasilitator Masyarakat
untuk mereview perkiraan biaya proyek dan proses pengadaan, termasuk
peninjauan dokumentasi pencairan dana block grant oleh KKM, biaya untuk
pengadaan bahan dan peralatan (pekerjaan sipil jika diperlukan), dan penilaian tenaga
kerja masyarakat serta kontribusi bahan lokal.
• Bekerja dengan DPMUs dan masyarakat (sesuai kebutuhan) untuk memastikan
pengelolaan keuangan dilakukan sesuai dengan persyaratan proyek.
• Melakukan review akhir KKM; dan meninjau proses keuangan dan pengadaan serta
prosedur untuk semua kegiatan proyek yang dilakukan di DPMU.
• Berbagi pelajaran dengan PMC di kabupaten/kota lain melalui pelaporan rutin.
• Melakukan kegiatan lain yang relevan atas permintaan PM atau PPMU.
• Bertanggung jawab atas verifikasi dan memastikan laporan MIS di tingkat
Kabupaten/Kota dan Provinsi sebelum proses validasi dilakukan oleh Provincial
Coordinator
TANGGUNG JAWAB PELAPORAN
• Laporan rutin hasil pemantauan rutin dan ulasan atas jaminan
kualitas termasuk penilaian proses tingkat masyarakat;
• Data Pemantauan Keberlanjutan
• Rekomendasi untuk pelatihan dan penguatan kapasitas
Fasilitator Masyarakat
• Bahan serahan lain yang diminta oleh PM dan / atau PPMU
• Laporan kunjungan lapangan, catatan teknis dan kertas kerja
yang diperlukan.
• Laporan Khusus sesuai kebutuhan
• Dukungan input Pelaksanaan Misi sesuai yang diminta /
diperlukan
KETERKAITAN ANTARA TUGAS QAS DENGAN PPM
• Membantu memastikan transparansi dan pemenuhan persyaratan
proses kunci dalam semua aspek pelaksanaan proyek
• Mengidentifikasi dan mencari solusi secara dini untuk penyelesaian
masalah yang teridentifikasi.
• Bertemu dengan anggota masyarakat (dari KKM dan lain-lain)
untuk menilai kepuasan masyarakat dengan kualitas layanan yang
diberikan oleh proyek kepada mereka.
• Melakukan pemantauan proses kegiatan kunci di tingkat
masyarakat dan proses pengambilan keputusan untuk memastikan
partisipasi aktif masyarakat, aspek gender dan pelibatan masyarakat
miskin serta kelompok masyarakat lainnya dalam proses
pelaksanaan kegiatan tingkat desa mulai tahap awal, perencanaan,
serta operasi dan pemeliharaan serta lembaga pengelola fasilitas
dan pelayanan air minum dan sanitasi lingkungan
MEDIA PPM DAN PENINGKATAN KINERJA QAS
Media PPM memuat informasi tentang pertanyaan, kritik, saran
dan pengaduan tentang permasalahan yang muncul dari
masyarakat terkait pelaksanaan program. Hal ini akan sangat
membantu kinerja QAS dalam hal:
• Mengidentifikasi dan mencari solusi secara dini untuk
penyelesaian masalah.
• Memastikan transparansi dan pemenuhan persyaratan proses
kunci dalam semua aspek pelaksanaan proyek
• Menilai kepuasan masyarakat dengan kualitas layanan yang
diberikan oleh proyek kepada mereka
• Memastikan proses kegiatan kunci di tingkat masyarakat dan
proses pengambilan keputusan telah dilakukan sesuai dengan
pedoman dan petunjuk yang ada.
BAHAN DISKUSI
Apa langkah-langkah yang harus dilakukan untuk
mensosialisasikan keberadaan media PPM Pamsimas kepada
masyarakat agar efektif dalam memfasilitasi masyarakat dan
pihak terkait dalam menyelesaikan berbagai permasalahan
dalam pelaksanaan program.
FORMAT DISKUSI
Tantangan
Masih banyak anggota
masyarakat dan bahkan
konsultan yang khawatir
untuk memanfaatkan media
PPM Pamsimas sebagai
sarana untuk menyelesaikan
permasalahan dalam
pelaksanaan program
Masih terdapat anggota
masyarakat yang belum
memahami/menyadari
manfaat media PPM sebagai
sarana untuk menyampaikan
pertanyaan, kritik, saran dan
pengaduan terkait
pelaksanaan program
Pamsimas.
Strategi Menjawab
Tantangan
Kegiatan yang harus
Dilakukan
Tugas PPM
CMAC
Tugas QAS