1 BAB III SISTEM BERJALAN 3.1. Sejarah Perusahaan TH Clinic
advertisement
BAB III SISTEM BERJALAN 3.1. Sejarah Perusahaan TH Clinic sebelumnya merupakan salah satu cabang dari perusahaan waralaba (franchise) yaitu Erha Clinic. Gambar 3.1 Logo TH Clinic Erha Clinic (EC) merupakan salah satu anak perusahaan dari PT. Arya Medic. Awal mula EC ditandai dengan berdirinya sebuah klinik kecil di jalan Kemanggisan Utama II No.68, Jakarta Barat pada tanggal 28 September 1999. EC melayani kebutuhan masyarakat di bidang dermatologi (cabang kedokteran yang mempelajari kulit dan bagian-bagian yang memiliki hubungan dengan kulit, seperti : rambut, kuku, kelenjar keringat, dsb) secara profesional dengan didukung produk-produk yang diformulasikan secara khusus oleh tim dermatologist EC. Seiring dengan respon positif dari berbagai pihak, pada pertengahan tahun 2000 EC membangun suatu jaringan klinik ke beberapa tempat dan menambah jumlah tim dokter spesialis kulit untuk memantapkan EC sebagai klinik spesialis kulit. Sehingga pada Maret 2004 didirikanlah salah satu cabang EC di Ruko Puri Sentra Niaga Blok T-1 Unit 24, Jl. Puri Indah Raya, Kembangan Barat, Jakarta Barat. Pelayanan yang diberikan oleh EC dilakukan secara personalized. Artinya, pendekatan dan pendampingan dari dokter spesialis kulit, baik untuk produk maupun service dilakukan secara personalized kepada pasien dengan keunikan dan kebutuhan kulit masing-masing, serta ditunjang oleh penggunaan alat medis modern sehingga akan memberikan hasil yang optimal. Customer EC meliputi semua kalangan, mulai 37 38 dari bayi, anak-anak, remaja, dewasa, hingga orang tua; baik pria maupun wanita. Adapun pelayanan yang disediakan oleh EC saat ini meliputi 2 bidang, yaitu : General Dermatology dan Cosmetic Dermatology. General Dematology meliputi : Children Skin Center, Senior Skin Center, dan Special Skin Center. Sedangkan bidang Cosmetic Dermatology meliputi : Rejuvenation Center, Anti Acne Center, Hair Center, Body Center, dan Plastic Surgery. Terapi yang diberikan pun terbukti aman karena EC menggunakan produk dermatologi dengan formulasi terbaik yang dikembangkan oleh pusat riset dan pengembangan produk Erha Labs. Dan terapi tersebut didukung oleh tim dokter spesialis kulit yang tergabung dalam Erha Institute, yang merupakan pusat pelatihan dan pengembangan lanjutan keilmuan medis dermatologi. Pada 2013 akhir, EC Puri indah memutuskan hubungan kontrak waralaba dengan EC pusat (kemanggisan) sehingga berubah nama menjadi TH Clinic. Segala jenis jasa dan obat tetap sama karena tetap mengambil dari pabrik yang memproduksi obat EC, hanya nama dari obat dan beberapa nama tindakan saja yang berubah. 39 3.2. Struktur Organisasi TH Clinic Direktur Utama Direktur HRD Direktur Keuangan Direktur Pemasaran Supervisor Operasional Dokter Spesialis Admin Kasir Customer Service Apoteker Asisten Apoteker Gambar 3.2 Struktur Organisasi di TH Clinic Perawat 40 Job Description : i. Direktur Utama : bertugas mengawasi keseluruhan proses bisnis yang terjadi di dalam perusahaan, dan mengambil keputusan baik jangka panjang maupun jangka pendek untuk perusahaan. ii. Direktur HRD (Human & Resource Development) : bertugas mengelola sumber daya manusia di dalam perusahaan, seperti perhitungan upah dan gaji, kontrak perekrutan & pemberhentian kerja, mengiformasikan program pelatihan terhadap karyawan yang bersangkutan, serta hal lain yang bersangkutan dengan sumber daya manusia dalam perusahaan. iii. Direktur Keuangan : bertugas mengelola keuangan perusahaan, seperti budgeting, memberi otorisasi atas pengeluaran dan pemasukkan uang, memeriksa laporan keuangan perusahaan, mengambil keputusan dalam aspek keuangan dalam perusahaan. iv. Direktur Pemasaran : bertugas merancang ide dan inovasi untuk peningkatan signifikan atas penjualan perusahaan, dimana strategi yang digunakan juga harus di otorisasi oleh direktur utama, serta direktur lainnya bila melibatkan departemen tersebut, seperti budgeting biaya pemasaran maka harus di otorisasi direktur keuangan. v. Supervisor Operasional : bertugas untuk mengawasi kegiatan opersional perusahaan, agar berjalan sesuai dengan SOP (Standard Operating Procedure) yang telah ditetapkan. Hal yang diawasi adalah sistematika & kesesuaian pekerjaan untuk posisi-posisi karyawan yang berada di bawah supervisor operasional (lihat struktur organisasi). vi. Dokter Spesialis : bertugas menangani keluhan pasien, serta memberi solusinuya. Hal yang dilakukan adalah pemberian konsultasi personal, melakukan tindakan medis, dan menulis resep obat yang dapat digunakan pasien. vii. Admin : bertugas dalam mencatat keluar masuknya persediaan barang dagang perusahaan, mencatat penggunaan alat tulis dan keperluan operasional kantor, dan bertugas dalam membuat form pemesanan obat. viii. Kasir : bertugas dalam menangani pembayaran atas jasa yang diberikan perusahaan. 41 ix. Customer Service : bertugas melayani pelanggan (Customer), seperti mendaftarkan pasien baru ke database, menginformasikan jenis jasa yang tersedia beserta harga atas setiap jasa yang tersedia, dan memberi nomor antrian kepada pasien yang telah memilih jasa. x. Apoteker : bertugas melakukan kontrol terhadap kinerja asisten apoteker, bertanggung jawab terhadap laporan keluar & masuknya obat, membuat laporan list detail obat yang tersedia di perusahaan, membuat laporan (atas legalitas obat dan ijin penjualan) kepada dinas kesehatan, dan mengurus legalitas obat. xi. Asisten Apoteker : bertugas meracik obat sesuai resep dokter spesialis, melakukan packing obat untuk digunakan pasien, dan menghitung stok obat. xii. Perawat : bertugas melakukan asistensi terhadap kegiatan dokter, seperti mempersiapkan jarum suntik dan serum, mengurus administrasi dokter, dan membantu menulis resep dokter. xiii. Terapis : bertugas dalam memberikan jasa facial terhadap pasien.. 42 3.3. Proses Bisnis Perusahaan TH Clinic (Selanjutnya disebut TH) : 3.3.1. Proses Bisnis Penjualan Berjalan Gambar 3.3 Activity Diagram Proses Bisnis Berjalan di TH Clinic 3.3.2. Proses Bisnis Penjualan (Revenue Cycle) : 1. Pasien yang baru pertama kali datang ke TH harus terlebih dahulu melakukan registrasi. Registrasi dilakukan dengan mengisi form pendaftaran berupa datadata pasien dan data riwayat kulit pasien. Kemudian form pendaftaran yang disertai fotokopi tanda pengenal pasien diserahkan kepada patient service (registration). 2. Patient service mengecek dan mencocokkan data pada form pendaftaran dengan fotocopy tanda pengenal. Jika telah sesuai, data pasien akan dientri ke dalam 43 database. Setelah itu, patient service juga mengentri pilihan service ke mesin cetak nomor antrian. 3. Patient service mencetak dan memberikan nomor antrian kepada pasien. Jika hanya ingin berkonsultasi, maka pasien akan mendapatkan 1 nomor antrian, namun apabila pasien ingin melakukan konsultasi beserta tindakan (facial, peeling, dsb), maka ia akan mendapatkan lebih dari 1 nomor antrian. 4. Patient service menyerahkan data pasien dan copy nomor antrian kepada record analyst untuk disimpan sebagai medical record. 5. Ketika pasien ingin berkonsultasi, maka medical record pasien bersangkutan akan diantarkan kepada dokter (tertera di nomor antrian). 6. Sementara itu, setelah pasien mendapatkan nomor antrian, ia akan menunggu sampai gilirannya tiba, lalu ia dapat segera melakukan konsultasi 7. Setelah selesai melakukan konsultasi, dokter tersebut akan mengisi hasil konsultasi di medical record pasien bersangkutan, serta menuliskan resep obat sesuai masalah kulit pasien 8. Selanjutnya traffic bertugas mengantarkan medical record yang telah di update kepada medical record analyst, sedangkan resep akan diantarkan ke kasir. 9. Pasien kemudian mengambil nomor antrian pada mesin antri untuk membayar biaya konsultasi dan resep. 10. Ketika mendapat giliran, pasien tinggal menyebutkan nama / nomor medical record-nya, lalu kasir akan mencari resep bersangkutan dan pasien tinggal membayar biaya konsultasi dan resep dari dokter. 11. Setelah pasien membayar, kasir mengentri pembayaran dan mencetak struk pembayaran untuk diberikan pada pasien. 12. Copy struk pembayaran dan resep kemudian diteruskan ke Pharmacist Assistant di apotek, agar barang yang telah dibayar dapat segera disiapkan. 13. Jika barang telah siap, maka pasien akan dipanggil. Sebelum mengambil barang, pasien harus menunjukkan struk pembayarannya untuk dikroscek dengan yang ada pada kasir. 14. Jika sesuai, maka pasien akan menerima barang yang telah dibelinya. 15. Apabila pasien tersebut merupakan pasien baru, setelah mengambil obat, ia dapat kembali ke patient service untuk mengambil kartu member yang dapat digunakan untuk transaksi selanjutnya. 44 ** Apabila pasien yang datang tidak ingin melakukan konsultasi, tapi hanya ingin membeli obat, maka proses dimulai dari nomor 9 dan seterusnya. ** Apabila pasien bukan merupakan pasien baru, maka proses tetap dimulai dari nomor 1, tanpa menyerahkan form pendaftaran dan fotocopy KTP. 3.4. Masalah Penulis pada makalah ini hanya akan membahas tentang proses bisnis penjualan karena pada proses bisnis pembelian (acquisition cycle) tidak terdapat masalah signifikan pada perusahaan tersebut. Alasan membahas lebih detail terhadap Revenue Cycle diantaranya adalah : b. Dari sisi Akuntansi : i. Masih terjadi perhitungan pendapatan secara manual, dimana akuntan menjurnal dan membuat laporan keuangan berdasarkan bukti penjualan seperti invoice dari TH clinic (dimana memungkinkan terjadinya human error, serta memerlukan waktu dan usaha yang lebih besar dibandingkan bila perhitungan dilakukan melalui komputer secara otomatis). ii. Untuk sistem berjalan, belum ada atribut yang dapat mengidentifikasi aktivitas yang dilakukan oleh user dan oleh user id berapa, sehingga masih ada kemungkinan kesulitan dalam mendeteksi kegiatan user dalam menggunakan sistem (dimana memungkinkan user dalam melakukan kecurangan). c. Dari sisi Sistem Informasi : i. Masih terjadi kesalahan perhitungan pendapatan dan memakan waktu dan usaha yang cukup besar untuk mengecek ulang apakah hasil yang dibuat benar-benar valid atau tidak. ii. Ada kemungkinan terjadinya kehilangan data sehingga ketika proses pembuatan laporan akuntansi di akhir bulan, tidak dapat di cek karena tidak ada data yang valid yang dapat digunakan sebagai pembanding pada pembuatan laporan akuntansi. iii. Untuk sistem berjalan, pencetakan invoice tidak sistematis dimana ada dua sistem yang dipergunakan. Pada sistem pertama, sistem tidak dapat mencetak invoice lebih dari satu kali tapi bisa melakukan edit pada data. Sebaliknya pada sistem kedua, sistem tidak bisa melakukan edit pada data tapi bisa mencetak invoice lebih dari satu kali. 45 3.5. Solusi Solusi yang disarankan adalah : a. Membuat sistem informasi yang sistematis dan terintegrasi antara data-data perusahaan dengan transaksi penjualan yang secara otomatis dapat membuat laporan penjualan secara akuntansi (jurnal) dari data-data dan transaksi penjualan (laporan penjualan dengan data mentah) yang ada, sehingga sistem juga berfungsi sebagai instrumen penampung data perusahaan. b. Adanya System Log, yang dapat mendeteksi aktivitas yang dilakukan user di dalam sistem, sehingga memungkinkan manajemen untuk memperoleh bukti konkret atas fraud / kecurangan yang terjadi dengan lebih cepat dibandingkan pemeriksaan dokumen tertulis secara manual. c. Adanya fitur yang memungkinkan untuk mencetak invoice lebih dari satu kali dan juga memungkinkan untuk melakukan edit isi invoice apabila terjadi salah input, namun agar tidak terjadi fraud maka system developer mengantisipasi dengan fitur system log. 3.6. User Requirement Dari masalah yang ada & setelah dilakukan analisis oleh penulis, maka kebutuhan pengguna (User Requirement) akan sistem yang baru adalah : a. Sistem yang dapat melakukan verifikasi pengguna, dengan metode login & log out. b. Sistem yang dapat menyimpan dan meng-update database dari patient, dokter, perawat, obat, dan user. c. Sistem yang dapat menyimpan dan meng-update (bila ada salah input) data transaksi d. Sistem yang dapat mencetak invoice lebih dari satu kali. e. Sistem yang dapat membuat laporan transaksi mentah dalam periode tertentu, diantaranya harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan juga tahunan. f. Sistem yang dapat membuat laporan transaksi secara akuntansi dalam periode tertentu, diantaranya harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan juga tahunan. g. Sistem yang dapat melihat aktivitas user (dengan system log). 46 3.7. Metode Implementasi Sistem Metode implementasi sistem yang dipakai adalah metode Pilot Project. Dimana implementasi sistem dilakukan pada departemen Penjualan dengan membuat sistem Penjualan sementara yang akan diimplementasikan pada perusahaan. Lalu setelah periode tertentu, sistem akan di revisi dan manajemen akan mengambil keputusan untuk menindak lanjut sistem.
