Laporan Hasil Pelatihan Return On Training Investment

Laporan Hasil Pelatihan Return On Training Investment
Desita Silvai D.
RINGKASAN MATERI PELATIHAN
RETURN ON TRAINING INVESTMENT
A. Training and Development
Pelatihan dan pengembangan merupakan dua hal yang saling terkait tetapi memiliki
perbedaan pengertian dan tujuan.
Uraian
Pengertian
Tujuan
Bidang Kerja
Proses yang sistematis Berhubungan dengan
Pelatihan,
Pelatihan
untuk mengubah
pekerjaan sekarang
program
perilaku yang akan
atau masa yang akan
pendidikan
mendukung
datang serta sifatnya
karyawan,
pencapaian tujuan
segera atau untuk
seminar,
perusahaan
jangka panjang.
workshop,
studi banding
Berhubungan dengan
Perencanaan
Pengembangan Usaha untuk
meningkatkan
pekerjaan sekarang
Karir
kemampuan karyawan dan masa yang akan
(promosi,
untuk kebutuhan
datang dan sifatnya
demosi, rotasi)
jangka panjang
jangka panjang
Tabel 1
Dari tabel 1 dapat disimpulkan bahwa antara pelatihan dan pengembangan memiliki
tujuan akhir yang sama yaitu meningkatkan kompetensi baik soft skill maupun hard
skill.
Perbaikan atau peningkatan kompetensi karyawan dapat dilakukan dengan pelatihan.
Tetapi untuk memastikan bahwa pelatihan merupakan satu solusi untuk memperbaiki
atau meningkatkan kinerja karyawan, memastikan bahwa pengetahuan dan
keterampilan yang diajarkan sesuai dengan tuntutan dalam jabatan tertentu, partisipan
yang mengikuti pelatihan benar-benar orang yang tepat dan memperhitungkan untung
ruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti
membutuhkan sejumlah dana, maka dapat dilakukan analisa kebutuhan pelatihan
(training need analysis). Training Need Analysis (TNA) merupakan suatu proses
pengumpulan dan analisis data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau
faktor-faktor apa saja yang ada di dalam perusahaan yang perlu ditingkatkan atau
diperbaiki agar kinerja pegawai dan produktivitas perusahaan bertambah baik.
B. Training Evaluation
Evaluasi pelatihan dilakukan untuk memberikan informasi bahwa pelatihan yang
dilaksanakan memang memberikan manfaat bagi perusahaan.
Proses evaluasi melalui tahapan :
1. Melaksanakan Training Need Analysis (TNA) atau analisa kebutuhan pelatihan.
2. Mengembangkan ukuran hasil belajar dan analisis transfer of training.
3. Mengembangkan pengukuran outcome.
4. Menentukan strategi evaluasi.
5. Merencanakan dan melaksanakan evaluasi.
Hasil pelatihan berpengaruh terhadap :
1. Kognitif : perubahan pengetahuan peserta dari yang tidak tahu menjadi tahu.
2. Keterampilan : peserta memiliki tambahan keterampilan dari hasil workshop.
1
Laporan Hasil Pelatihan Return On Training Investment
Desita Silvai D.
3. Emosi : Adanya perubahan emosi peserta pelatihan terutama pelatihan-pelatihan
yang sifatnya pada soft skill atau lebih menitikberatkan pada psikis
seseorang. Misalnya; pelatihan ESQ.
Terdapat 5 level/tingkat dalam melakukan evaluasi pelatihan yaitu :
Level
1
2
3
4
5
Kriteria
Reaksi
Pembelajaran
Perilaku
Hasil
RoTI
Fokus
Kepuasan peserta dalam mengikuti pelatihan
Penguasaan pengetahuan, keterampilan atau sikap/perilaku
Peningkatan perilaku kerja
Keuntungan dari sisi bisnis perusahaan
Perbandingan antara manfaat moneter dari pelatihan
dengan biaya yang dikeluarkan untuk pelaksanaan
pelatihan
Tabel 2
Dari 5 level yang digunakan dalam mengevaluasi efektivitas pelatihan, umumnya yang
digunakan hanya sampai level 2 karena berkaitan dengan biaya yang rendah dan tidak
membutuhkan waktu lama.
Level 3 yang bertujuan untuk mengetahui apakah perubahan yang terjadi pada ekspeserta pada saat mereka kembali ke lingkungan pekerjaannya setelah mengikuti
training, khususnya perubahan kompetensinya (pengetahuan, keterampilan dan
perilaku) sangat jarang dilakukan. Hal ini karena dalam pelaksanaan evaluasi level 3
membutuhkan waktu yang lama (3, 6 atau 12 bulan setelah pelatihan).
Level 4 yang bertujuan untuk mengetahui dampak dari pemberian pelatihan terhadap
kinerja eks-peserta, unit kerja, maupun perusahaan secara keseluruhan.
Tahap evaluasi pelatihan level 3 dan 4 mempunyai keterkaitan erat dengan
Performance Appraisal (PA), Key Performance Indicator (KPI) individu, sehingga
lebih mudah bagi bagian pelatihan untuk mendapatkan data-data mengenai
peningkatan kinerja/kompetensi peserta pelatihan.
Pada level 5 (Return on Training Investment) evaluasi dilakukan dengan tujuan untuk
mengukur pengembalian investasi dalam pelatihan itu sendiri. Dalam arti kata lain
ROTI merupakan alat yang dapat membantu untuk menganalisis tingkat kemanfaatan
pelatihan secara nyata.
Jenis Pendekatan Pengukuran Kemanfaatan Pelatihan
1. Perhitungan Manfaat Secara Tidak Langsung
Dikatakan tidak langsung karena pendekatan ini tidak memperhitungkan manfaat
nyata dari pelatihan. Manfaat yang diperhitungkan bersifat prediktif, berdasarkan
level dari knowledge acquisition peserta.
Cara melakukan perhitungan tingkat pengembaliannya adalah dengan
membandingkan peningkatan nilai pre test – post test dengan nilai standart test.
Tingkat pengembalian = nilai pre test – nilai post test
nilai standart test
2
Laporan Hasil Pelatihan Return On Training Investment
Desita Silvai D.
Pendekatan ini kurang tepat dalam memperhitungkan tingkat pengembalian
pelatihan, karena :
- Tidak dapat mengidentifikasi manfaat nyata pelatihan
- Tidak dapat mengkonversi perhitungan dalam bentuk keuangan
- Berdasarkan asumsi bila seluruh knowledge acquisation akan diterapkan
2. Analisis Biaya dan Manfaat
Analisis biaya-manfaat (cost benefit) adalah penilaian dari suatu manfaat dan biaya
untuk menentukan pro dan kontra atau keuntungan dan kerugian terhadap pilihan
tertentu. Dengan cost benefit ratio, kita akan tahu seberapa besar nilai manfaat
pelatihan per satu rupiah uang yang yang dikeluarkan perusahaan.
Keunggulan analisis biaya dan manfaat :
a. Dapat digunakan menentukan pelatihan mana yang dapat memaksimalkan net
benefit yang akan diterima perusahaan.
b. Memungkinkan manfaat dan biaya yang akan dibandingkan dari waktu ke
waktu.
c. Dapat menunjukkan biaya dan manfaat yang diperoleh untuk kelompok yang
berbeda dalam perusahaan.
Cost benefit ratio akan lebih mudah dihitung jika terdapat data peningkatan kinerja
karyawan sebelum dan sesudah mendapatkan pelatihan. Biasanya yang lebih
mudah terlihat adalah di Bagian Produksi karena dapat dilihat hasil produksinya.
Kesulitannya adalah jika hasil kinerja karyawan tersebut sifatnya tidak terlihat
(intangible). Misalnya di Bagian administrasi atau supporting.
3. Return on Training Investment
Proses perhitungan ROTI meliputi :
a. Perencanaan evaluasi : mengembangkan sasaran pelatihan dan
mengembangkan perencanaan evaluasi.
b. Pengumpulan data : mengumpulkan data sebelum dan sesudah pelatihan yang
dapat dikonversikan dalam bentuk uang. Misalnya biaya langsung (konsumsi,
ATK, Training kit) dan tidak langsung (lumpsum, kehilangan pendapatan
selama peserta terlibat dalam pelatihan).
c. Analisis data : menentukan isolasi efek pelatihan, merubah data dalam bentuk
finansial (tangible) dan identifikasi keuntungan yang tidak dapat dituangkan
dalam bentuk finansial (intangible), perhitungan biaya pelatihan, hitung ROTI.
d. Pelaporan : laporan hasil analisis data.
Pengukuran ROTI untuk Pelatihan Karyawan di Bagian Produksi
Rumus ROTI : (Benefit – Isolation Effect) – Cost x 100%
Cost
Isolasi efek merupakan upaya yang dilakukan untuk menjamin bahwa manfaat
yang diperhitungkan dalam ROTI adalah murni manfaat yang diperoleh dari
3
Laporan Hasil Pelatihan Return On Training Investment
Desita Silvai D.
pelatihan saja. Untuk mengetahui isolasi efek sebuah pelatihan dapat dilakukan
dengan metode :
- Control group : karyawan yang tidak mendapat pelatihan.
- Participant/supervisor estimates dengan cara membuat kuesioner yang
mencantumkan hal-hal yang mempengaruhi kinerja. Kuesioner diberikan
kepada peserta pelatihan.
- Trend analysis menggunakan analisa proyeksi/asumsi sehingga kita tahu
trendnya peningkatan kinerja antara sebelum dan sesudah pelatihan dalam kurun
waktu 1 tahun.
Pengukuran ROTI untuk Pelatihan Karyawan di Bagian Pendukung
Karyawan di bagian pendukung (SDM,KEU,SPI,PKBL) tidak memiliki dampak
langsung terhadap kinerja perusahaan. Perannya adalah memberian dukungan
kepada bagian inti (produksi, pemasaran) sehingga mereka dapat berkinerja lebih
baik dan memberikan keuntungan menyeluruh bagi perusahaan.
Kendala utama untuk menghitung ROTI pada kasus ini adalah menentukan dan
mengkonversi benefit dalam bentuk finansial. Dalam hal ini, gaji yang diterima
karyawan Bagian Pendukung diasumsikan sebagai benefit.
Rumus ROTI Bagian Pendukung :
(Isolation Effect x FK x Employees Pay) – Cost x 100%
Cost
Keterangan :
Employees Pay : nilai uang dari seluruh take home pay karyawan yang mengikuti
pelatihan dalam satu tahun.
Faktor Koreksi (FK) : bias dari rata-rata sesudah dan sebelum pelatihan
Bila karyawan yang mengikuti pelatihan lebih dari satu maka take home pay harus
dikalikan faktor koreksi (FK) yang berasal dari standar deviasi kinerja karyawan
dibagi rerata nilai kinerja.
SD =
√
∑ (𝑋-x)2
N
SD Standar Deviasi
X Nilai kinerja karyawan (dapat diperoleh dari KPI individu)
X
Rerata nilai kinerja karyawan
N Jumlah karyawan yang mengikuti pelatihan
4
Laporan Hasil Pelatihan Return On Training Investment
Desita Silvai D.
CONTOH KASUS
Berikut adalah contoh perhitungan ROTI dari Pelatihan ROTI pada tanggal 12-13 uli
2012.
Analisa Data
Tabel 3
Keterangan :
1 : Sangat Rendah
2 : Rendah
3 : Cukup
4 : Tinggi
5 : Sangat Tinggi
Nilai besarnya pengaruh pada tabel diatas dapat diperoleh dari kuesioner yang
disebarkan pada peserta. Setiap peserta diminta untuk memberikan respon pada
atribut-atribut yang ada dengan memberikan nilai 1 sampai 5.
Tabel 4
Dari data tabel 3 diketahui bahwa isolation effect dari pelatihan ROTI sebesar 16 %
(blok warna kuning). Isolation Effect adalah upaya yang dilakukan untuk menjamin
bahwa manfaat yang diperhitungkan dalam RoTI adalah murni manfaat yang
diperoleh dari pelatihan saja.
MENGHITUNG NET BENEFIT
Rumus : (Isolation Effect x Benefit) – Total Biaya Pelatihan
Perhitungan : (16% x 240.000000) – 27.000.000
= 10.402.597,40
5
Laporan Hasil Pelatihan Return On Training Investment
Desita Silvai D.
MENGHITUNG ROTI
Rumus ROTI Bagian Pendukung :
(Isolation Effect x FK x Employees Pay) – Cost x 100%
= (16% x 1 x 240.000.000)Cost
– 32.000.000 x 100%
32.000.000
= 38.400.000 – 32.000.000 x 100%
32.000.000
= 6.400.000 x 100%
32.000.000
= 20%
Dari hasil perhitungan diatas dapat diartikan bahwa pelatihan Return On Training
Investment (ROTI) ini mampu memberikan tingkat pengembalian sebesar 20% dari
biaya yang dikeluarkan. Secara finansial memang tidak terlihat pengaruhnya terhadap
keuntungan perusahaan, tetapi jika karyawan (SDM) dianggap sebagai salah satu aset
perusahaan maka keuntungan yang diperoleh perusahan adalah meningkatnya
kompetensi karyawan dalam bidang kerjanya yang juga akan berpengaruh bagi
pencapaian tujuan perusahaan.
Artinya semakin tinggi nilai prosentase ROTI maka dapat dikatakan bahwa pelatihan
tersebut memberikan manfaat dan keuntungan bagi perusahaan. tetapi perlu diingat
pula bahwa jumlah peserta juga sangat berpengaruh terhadap besarnya prosentase
perhitungan ROTI.
6