RINGKASAN EKSEKUTIF

RINGKASAN EKSEKUTIF
BINARTI DWI ASTUTI (2008), Rancangan Pengukuran Return on Training
Investment (ROTI) Dengan Pendekatan Konsep Balanced Scorecard Studi Kasus
Pelatihan Manajerial. Di bawah bimbingan SETIADI DJOHAR dan ILLAH
SAILAH.
Kondisi persaingan saat ini menuntut setiap perusahaan untuk bersikap lebih
tanggap dan proaktif dalam melakukan pengembangan terhadap perusahaan maupun
sumber daya manusianya. Guna menjawab tantangan dan tuntutan tersebut, semakin
banyak perusahaan mulai menyadari betapa pentingnya pengembangan sumber daya
manusia yang berkelanjutan melalui program-program pelatihan yang didisain atau
dirancang sedemikian rupa sesuai kebutuhan perusahaan.
Pengadaan pelatihan di dalam perusahaan, tidak bisa dipungkiri melibatkan
pengeluaran uang, waktu dan tenaga yang besar. Pengambil keputusan di dalam
perusahaan semakin hari semakin kritis terhadap uang yang dikeluarkan untuk
pengadaan pelatihan setiap tahunnya. Perusahaan berharap fungsi pelatihan bukan
sebagai expense (pengeluaran) tetapi benar-benar memiliki pengaruh yang signifikan
(investasi) terhadap peningkatan kinerja atau kompetensi karyawan yang berkualitas
dalam pencapaian target-target sesuai visi dan misi perusahaan.
Pelatihan adalah sebuah investasi yang dikeluarkan oleh perusahaan, hal ini
harus dilakukan pengukuran sehingga hasilnya, dampaknya dan jika memungkinkan
menghitung tingkat pengembalian investasi yang sudah dikeluarkan perusahaan
(Return on Training Investment).
Masalahnya adalah bagaimana melakukan pengukuran ROTI, mungkin ini
merupakan bagian yang paling rumit dari rangkaian proses pelatihan. Sebuah
pelatihan dikatakan berhasil bila para peserta dapat menerima dan mengalami
peningkatan pengetahuan (knowledge), keterampilan (skill) maupun perilaku
(attitude) yang tepat dan diberikan oleh seorang pelatih yang tepat dengan
menggunakan metode dan media yang di rancang khusus guna pencapaian
peningkatan kinerja dan kompetensi karyawan. Untuk meyakinkan manajemen
puncak mau melaksanakan suatu program pelatihan sebagai suatu investasi, maka
tidaklah cukup hanya dengan memaparkan segi-segi persiapan, teknis pelaksanaan
dan hasil perubahan perilaku yang diharapkan terjadi setelah peserta mengikuti
pelatihan tersebut tetapi harus dapat menghitung atau memprediksikan berapa besar
nilai Return on Training Investment (ROTI = Pengembalian Keuntungan Investasi
Pelatihan) dari sebuah pelatihan yang akan diselenggarakan. Bagaimana membuat
rancangan untuk mengukur ROTI tersebut untuk meyakinkan manajemen perlu
dilakukan perbaikan rancangan dan metoda pengukuran efektivitas pelatihan yang
sebelumnya sudah dikembangkan oleh Kirkpatrick dan Jack J Phillips, konsep
pengukuran efektivitas pelatihan dipadukan dengan konsep Balanced Scorecard
(BSC) yang diciptakan oleh Robert S. Kaplan seorang profesor dari Harvard
Business School dan David P. Norton dari kantor akuntan publik dari USA. Sejak
diuji cobakan pada tahun 1990 konsep BSC terus berkembang sejalan dengan
perkembangan penerapan konsep tersebut. BSC telah mengalami evolusi
perkembangannya (1) BSC sebagai perbaikan atas sistem pengukuran kinerja
eksekutif, (2) BSC sebagai kerangka perencanaan strategik dan (3) BSC sebagai basis
sistem terpadu pengelolaan kinerja personel. Dalam penelitian ini dengan
memanfaatkan BSC dapat memberikan rangka yang jelas untuk mengukur ROTI
(pengembalian keuntungan investasi pelatihan) melalui berbagai perwujudan
keuangan maupun non-keuangan.
Satu dari jenis pelatihan yang sering diselenggarakan oleh perusahaanperusaan lima tahun terakhir ini adalah jenis-jenis pelatihan manajerial seperti
pelatihan pengembangan manajemen (management development) dan kepemimpinan
pucak (executive leadership), karena pelatihan manajemen adalah bagian sangat
penting untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Untuk menjawab pertanyaan manajemen bahwa pelatihan adalah suatu
investasi bukan suatu pengeluaran (expense) maka pada penelitian ini dibuat usulan
rancangan dalam melakukan pengukuran ROTI pada studi kasus pelatihan manajerial.
Kegiatan pelatihan manajerial ini digunakan sebagai contoh studi kasus dalam
melakukan analisis verifikasi dan validasi terhadap rancangan pengukuran ROTI.
Dengan pendekatan konsep BSC maka fokus pandangan kita terhadap kegiatan
pelatihan yang dilakukan adalah melihat hasil pengukuran pada 1) keuangan
(financial prespective), 2) pelanggan (customer prespective) 3) proses bisnis internal
(internal business process perspective) dan 4) pembelajaran dan pertumbuhan
(learning and growth perspective). Tujuan penelitian ini mencoba mengaplikasikan
konsep BSC tersebut pada proses rancangan pengukuran ROTI. Permasalahan pokok
penelitian ini akan diuraikan lebih lanjut dalam bentuk pertanyaan bagaimana
memberikan masukan kepada manajemen untuk perbaikan rancangan dan metode
evaluasi efektivitas pelatihan. Bagaimana melakukan pengukuran ROTI sehingga
intangibles asset dapat terukur sebagai faktor-faktor yang berpengaruh terhadap
bisnis.
Pada penelitian ini bertujuan untuk merumuskan cause effect (sebab akibat)
yang ditimbulkan dari kegiatan pelatihan dengan membuat suatu rancangan
pengukuran ROTI dan merumuskan peran kunci keberhasilan pelatihan. Rancangan
pengukuran ROTI ini dilakukan uji coba yang fokus pada studi kasus pelatihan
manajerial yaitu “Total Quality Management for Managers”. Pengukuran ROTI
dengan menggunakan pendekatan dari konsep BSC, mampu menghasilkan rancangan
yang tepat. Untuk mengevaluasi kegiatan pelatihan tersebut dengan menganalisis dan
melihat faktor sebab akibat yang ditimbulkan dari kegiatan pelatihan yang dilakukan
terkait biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan pelatihan tersebut dan keuntungan
terhadap pelatihan. Isolasi juga dilakukan terhadap keberhasilan peningkatan kinerja
dengan memperhitungkan faktor internal dan eksternal.
Penelitian dilakukan dengan metode deskriptif melalui studi kasus.
Pembahasan dilakukan dengan menggunakan data kuantitatif dan kualitatif. Data
primer diperoleh dengan hasil wawancara dan penyebaran kuesioner. Data sekunder
diperoleh dari pengumpulan informasi sumbernya buku, jurnal, dokumen internal
perusahaan dan situs internet.
Rancangan pengukuran ROTI menggunakan krangka berpikir BSC membuat
lebih komprehensip dan koheren, juga sasaran aksi menjadi lebih jelas sehingga
keberhasilan pengukuran, pemantauan dan umpan balik dapat dilakukan dengan baik
pada pelaksanaan pelatihan manajerial yang berjudul “ Total Quality Management for
Managers”.
Hasil validasi pengukuran perspektif pelanggan dilakukan pada sesi terakhir
pelatihan pada seluruh peserta rata-rata terhadap disain program pelatihan adalah 4,3;
isi program pelatihan adalah 4,2; fasilitator pelatihan adalah 4,2 dan fasilitas pelatihan
adalah 4,0. Secara keseluruhan penilaian kepuasan peserta terhadap pelatihan adalah
4,1 hal ini menunjukkan hampir seluruh peserta menyatakan sangat puas terhadap
kegiatan pelatihan tersebut. Dari hasil wawancara kepada para pimpinan dan
pimpinan puncak adalah 100% menyatakan puas.
Pengukuran terhadap perspektif pembelajaran kognitif (learning) dengan
melihat nilai rata-rata peserta dari pre test 6,8 terhadap post test 77,2 menunjukkan
peserta mendapatkan banyak ilmu pengetahuan mengenai TQM. Untuk terjadinya
pertumbuhan perubahan perilaku peserta (behaviour) setelah tiga bulan pelatihan
adalah adanya rata-rata perubahan perilaku peserta dari sebelum pelatihan 1,85 dan
setelah pelatihan menjadi 4,04, hal ini menunjukkan perilaku karyawan menjadi
sangat baik dalam hasil kerja, sikap kerja dan hubungan kerja.
Pengukuran terhadap perspektif internal bisnis dalam menciptakan nilai
tambah bagi organisasi menurut survey yang dillakukan pada masing-masing atasan
dan pimpinan puncak menyatakan 66,66% berhasil dan 33,33% perlu waktu lebih
lama, sedangkan hasil survey mengenai perkiraan dari peserta dan atasan peserta
(manajemen puncak) pengaruh dari pelatihan terhadap keberhasilan peningkatan
kinerja organisasi adalah 23% dengan pembobotan perkiraan untuk atasan dan peserta
masing-masing 80% dan 20%. Jadi jika keberhasilan pencapaian keberhasilan
berjumlah Rp. 460.015.580 dikalikan 23% maka yang dapat diklaim sebagai
keuntungan dari pelatihan adalah sebesar Rp. 105.803.583,-.
Dari asumsi perkiraan keberhasilan peningkatan kinerja karena pelatihan 23%,
pengukuran terhadap perspektif keuangan yaitu ROTI (+) 182,1 % per bulan artinya
investasi yang ditanamkan perusahaan pada pelatihan TQM berhasil memberikan
keuntungan pada perusahaan melalui penerapan terhadap pelatihan sebesar 182,1%.
Sedangkan Benefit Cost Ratio (BCR), perbandingan keuntungan dan biaya adalah 2,8
berbanding 1 artinya setiap satu rupiah yang dikeluarkan akan memberikan
keuntungan sebesar 2,8 rupiah. Perhitungan Break Even Time (BET), waktu yang
diperlukan sebagai titik impas yaitu biaya yang dikeluarkan sama dengan keuntungan
yang akan diperoleh yaitu 1,1 bulan.
Kata Kunci : ROTI ; Balanced Scorecard; Pelatihan Manajerial