DATA,_TEXT,_AND_DOCUMENT_MANAGEMENT

DATA, TEXT, AND DOCUMENT MANAGEMENT
Majanemen data, teks dan dokumen membantu perusahaan dalam
meningkatkan produktivitas dengan menjamin bahwa karyawan akan dengan
mudah menemukan dokumen yang diperlukan tanpa memerlukan waktu yang
lama.
Pentingnya Manajemen Data
Tujuan manajemen data adalah untuk menyediakan sarana untuk
mengubah data mentah menjadi data yang dapat digunakan oleh perusahaan. Data
adalah aset informasi perusahaan. Sebagaimana aset finansial, aset non-finansial
termasuk didalamnya aset informasi juga perlu dikelola dengan baik agar dapat
memberikan manfaat bagi perusahaan. Tujuan dasarnya untuk memaksimalkan
pendapatan. Investasi perusahaan pada teknologi manajemen data dapat
meningkatkan:
a. Kesempatan untuk memperoleh penghasilan (misalnya dengan Costumer
Relationship Management)
b. Kemampuan untuk mengurangi beban biaya (misalnya Inventory
Management)
Manager dan penentu kebijakan lainnya membutuhkan akses yang cepat
dalam memperoleh data untuk meningkatkan kinerja bisnis perusahaan. Mereka
membuat keputusan berdasarkan data yang tersedia. Mereka bergantung pada data
yang diambil dari tempat penyimpanan data seperti database (basis data) atau
data warehouse (gudang data). Perbedaan database dan data warehouse akan
dijelaskan dalam sub bab tersendiri.
Tiga prinsip umum data menggambarkan pentingnya perspektif siklus hidup data
dan panduan keputusan investasi IT:
1. Prinsip Mengurangi Nilai Data. Memandang data dalam siklus hidup
berfokus pada bagaimana nilai data akan berkurang seorong dengan umur
data. Semakin baru, data akan semakin berharga. Kebanyakan perusahaan
tidak mampu mencapai performa terbaiknya dengan menggunakan data
yang telah berumur 30 hari.
1
2. Prinsip 90/90 Penggunaan Data. Data yang real-time dapat memberikan
keuntungan secara signifikan. Berdasarkan prinsip ini, mayoritas data yang
tersimpan, sekitar 90% diantaranya jarang digunakan setelah 90 hari
(kecuali untuk tujuan audit). Dengan kata lain data dianggap tidak berguna
lagi setelah 90 hari atau 3 bulan.
3. Prinsip
Data
Dalam Konteks.
Kemampuan untuk
menangkap,
memproses, memformat dan menistribusikan data secara realtime
membuttuhkan investasi yang besar dalam infrastruktur manajemen data
untuk menghubungkan sistem dengan penyimpanan data, sistem analisis
data dan aplikasi pelaporan. Investasi ini dapat dibenarkan dengan prinsip
bahwa data harus terintegrasi, terproses, dianalisis dan terformat kedalam
informasi yang dapat lagsung digunakan. Pengguna akhir perlu melihat
data denag format dan konteks yang sesungguhnya untuk membantu
dalam penagmbilan keputusan.
Master Data Management
Master Data Management (MDM) adalah sebuah proses dimana
perusahaan mengintegrasikan data dari berbagai sumber untuk menyediakan
pandangan data yang telah disatukan. Secara realistis, MDM mengkonsloidasikan
data data dari berbagai sumber kedalam master reference file, yang mana
kemudian mengembalikan data ke aplikasi untuk menciptakan data yang akurat
dan kosisten bagi perusahaan.
Entitas master data adalah entitas utama dari perusahaan seperti
pelanggan, produk, suplier, pekerja/karyawan dan aset. Masing-msing departemen
dalam perusahaan memerlukan data master yang berbeda-beda. Tiga keuntungan
dari penyatuan pandangan pelanggan antara lain:
a. Data pelanggan yang lebih akurat untuk mendukung pemasaran, penjualan
dan inisiatif pelayanan.
b. Respon yang lebih baik untuk menjamin karyawan yang terlibat langsung
dengan pelanggan memiliki data yang up-to-date dan dapat diandalkan
mengenai pelanggan.
2
c. Penerimaan manajemen yang lebih baik dan keputusan bisnis yang lebih
responsif.
Bisnis yang mengumpulkan data mengenai karyawan, pelanggan atau
siapa saja memiliki tugas untuk melindungi data tersebut. Data harusnya dapat
diakses oleh orang-orang tertentu saja. Mengamankan data dari orang-orang yang
tidak bertanggung jawab sangat sulit dan mahal. Untuk hal ini perlu peran
pemerintah dalam membuat peraturan mengenai penyalahgunaa data.
Memperoleh Pemahaman dari Teks dan Document
Semua perusahaan membuat catatan bisnis, yakni dokumen yang mencatat
transaksi/perjanjian bisnis seperti kontrak, penelitian, dokumen akuntansi, memo
dan catatan. Document Management System (DMS) bermanfaat dalam
mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis. Manfaat yang utama adalah
pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga
dapat membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah. Secara lebih spesifik
lagi. DMS memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Meningkatkan produktivitas proses bisnis. DMS dapat membantu
penambahan produktivitas pekerja dimana pekerja dapat mengakses dan
beraksi dengan informasi yang lebih cepat dan tepat.
2. Meningkatnya response time proses bisnis. Pencarian file dokumen,
update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital dapat dilakukan
jauh lebih cepat dengan DMS.
3. Mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang
penyimpanan. Terbayangkah Anda berapa banyaknya ruangan yang
tersita di kantor Anda untuk tempat dokumen. Berapa jumlah kertas,
lemari, ruangan dan tenaga yang digunakan untuk sistem manajemen
dokumen anda sekarang. DMS dapat mengurangi biaya - biaya tersebut,
karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih
murah daripada sistem penyimpanan file konvensional. DMS Secara
dramatis menurunkan ukuran ruang penyimpanan dokumen, menggantikan
3
gudang dokumen dengan media penyimpanan elektronis yang jauh lebih
kecil seperti harddisk, disket dan CD.
4. Menurunkan biaya tambahan. Dengan menerapkan DMS, maka biayabiaya overhead untuk penyimpanan dokumen konvensional seperti :
kertas, foto-copy, filing cabinet, dan lain sebagainya dapat ditekan sampai
dengan 0% !!
5. Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen. Dengan
menyimpan dokumen secara digital, gangguan rayap jelas akan dinihilkan
100%. Gangguan yang lain seperti kebakaran dapat diminimalisasi dengan
sistem penyimpanan yang lebih canggih daripada sekedar dokumen kertas
konvensional.
6. Document Sharing. Melalui DMS, pemakaian dokumen dapat dilakukan
secara bersamaan oleh beberapa user sekaligus.
7. Mekanisme keamanan dokumen yang handal. Dengan DMS dapat
dilakukan mekanisme untuk mengatur kewenangan akses masing-masing
user terhadap dokumen-dokumen yang tersimpan, sehingga menjamin
kerahasiaan dan tingkat keamanan terhqadap dokumen-dokumen tersebut.
FILE MANAGEMENT SYSTEM
File system atau manajemen file adalah metode dan struktur data yang
digunakan sistem operasi untuk mengatur dan mengorganisir file pada disk atau
partisi. File system juga dapat diartikan sebagai partisi atau disk yang digunakan
untuk menyimpan file-file dalam cara tertentu. Cara memberi suatu file system ke
dalam disk atau partisi dengan cara melakukan Format.
Manfaat Manajemen File antara lain dapat mengurangi resiko kehilangan
file yang dikarenakan: terhapus secara tidak disengaja, tertimpa file baru,
tersimpan dimana saja, dan hal lain yang tidak kita inginkan. Pada sebagian besar
pemakai, system file merupakan bagian system operasi yang paling tampak.
System file menyediakan pengaksesan dan penyimpanan file secara online
terhadap data dan program. System file terisi dua bagian terpisah, yaitu kumpulan
file yang masing-masing file menyimpan data dan / atau program serta struktur
4
direktori yang mengorganisasikan dan menyediakan informasi mengenai file di
system.
Komputer dapat menyimpan file di beragam media penyimpanan seperti
optical disk, magnetic tape dan magnetic disk. Agar computer dapat digunakan
dengan nyaman maka computer harus menyediakan pandangan yang logic
seragam dalam hal penyimpanan informasi atau data. Sistem informasi
menyembunyikan
properti-properti
fisik
dari
penyimpana
fisik
dengan
mendefinisikan unit penyimpanan logic yang disebut file. File-file dipetakan ke
perangkat fisik oleh system operasi. Perangkat fisik ini bersifat nonvolatile,
sehingga isinya tetap bertahan setelah system computer dimatikan mengakhiri satu
sesi layanan system computer.
Beberapa fungsi yang diharapkan dari pengelolaan manajemen file :
1. Penciptaan, modifikasi dan penghapusan file
2. Mekanisme pemakaian file secara bersama
Menyediakan beragam tipe pengaksesan terkendali seperti :
a. Read access (kendali terhadap akses membaca)
b. Write access (kendali terhadap akses modifikasi)
c. Execute access (kendali terhadap akses menjalankan program)
d. Dan beragam kombinasi lain
3. Kemampuan back up dan pemulihan (recovery) untuk mencegah
kehilangan karena kecelakaan atau dari upaya penghancuran informasi.
4. Pemakai dapat mengacu file dengan nama simbolik (symbolic name)
bukan menggunakan penamaan yang mengacu perangkat fisik
5. Pada lingkungan sensitive dikehendaki informasi tersimpan aman dan
rahasia
Lingkungan seperti : electronic fund transfer system, criminal record
system, medical record system, dsb
System file menyediakan enkripsi data (merubah data menjadi symbol
tertentu) dan dekripsi (pembukaan file bersandi rahasia) untuk menjaga
agar data hanya dapat digunakan oleh pemakai yang diotorisasi saja.
5
6. System file harus menyediakan antarmuka (interface) yang bersifat userfriendly
System file harus menyediakan : pandangan secara logic (logical view)
bukan pandangan secara fisik (physical view) terhadap data, fungsi dapat
dilakukan terhadap data.
DATABASES AND DATABASES MANAGEMENT SYSTEMS
Database
Database adalah koleksi data item yang saling terkait terkelola sebagai
satu unit. Beberapa definisi lain tentang database adalah :
1. Menurut Gordon C. Everest : Database adalah koleksi atau kumpulan
data yang mekanis, terbagi/shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol
terpusat pada organisasi.
2. Menurut C.J. Date : Database adalah koleksi “data operasional” yang
tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi.
a. Data input adalah data yang masuk dari luar sistem
b. Data output adalah data yang dihasilkan sistem
c. Data operasional adalah data yang tersimpan pada sistem
3. Menurut Toni Fabbri : Database adalah sebuah sistem file-file yang
terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan
data.
4. Menurut S. Attre : Database adalah koleksi data-data yang saling
berhubungan mengenai suatu organisasi / enterprise dengan macammacam pemakaiannya.
Sistem Manajemen Database
Sistem Manajemen Basis-Data (Data Base Management System / DBMS)
adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat,
memelihara, mengontrol, dan meng-akses basis data dengan cara praktis dan
efisien. DBMS dapat digunakan untuk meng-akomodasikan berbagai macam
pemakai yang memiliki kebutuhan akses yang berbeda-beda.
Keunggulan DBMS antara lain:
6
1. Permanen. Data tersimpan secara permanen pada hard drive atau media
lainnya sampai secara eksplisit dipindahkan atau diubah.
2. Querying. Querying adalah proses meminta data dari berbagai perspektif.
3. Concurrency. Banyak orang mencoba mengganti atau membaca data
yang sama pada waktu yang bersamaan. Tanpa aturan mengenai
perubahan data sharing, data bias saja menjadi tidak konsisten dan
menyesatkan.
4. Back up and Replication. Back up salinan data diperlukan jika saja
terjadi kegagalan perangkat.
5. Penegakan Aturan. Peraturan diterapkan agar data tetap bersih dan
terpercaya. Peraturan dapat ditambahkan dan dihapuskan seperlunya tanpa
design ulang yang signifikan.
6. Keamanan. Pembatasan pada siapa saja yang dapat melihat dan
mengubah atribut data.
7. Komputasi.
Daripada memiliki setiap aplikasi komputer melakukan
perhitungan, DBMS melakukan semuanya.
8. Change and Access Logging. DBMS menciptakan catatan dan jejak audit
terhadap siapa yang mengakses atribut apa, apa saja yang telah diubah, dan
kapan data diubah.
9. Optimalisasi otomatis. Jika ada pola penggunaan atau permintaan yang
sering dilakukan, kebanyakan DBMS dapat menyesuaikan dengan
meningkatkan waktu respon.
Data utama fungsi dilakukan oleh DBMS antara lain:
1. Penyaringan dan pemprofilan data. Memeriksa data dari kesalahan,
inkonsistensi, pengulangan, dan informasi yang tidak lengkap.
2. Kualitas data. Mengoreksi, standardisasi, memverifikasi integritas data.
3. Pengayaan data. Meningkatkan data menggunakan informasi dari sumber
data internal dan eksternal.
4. Pemeliharaan data. Memeriksa dan mengendalikan integritas data dari
waktu ke waktu.
7
DATA WAREHOUSES, DATA MARTS, AND DATA CENTERS
1. Menurut W.H. Inmon dan Richard D.H.: data warehouse adalah koleksi
data yang mempunyai sifat berorientasi subjek, terintegrasi, time-variant,
dan bersifat tetap dari kumpulan data dalam mendukung proses
pengambilan keputusan manajemen.
2. Menurut Vidette Poe: data warehouse merupakan database yang bersifat
analisis dan read only yang digunakan sebagai fondasi dari sistem
penunjang keputusan.
3. Menurut Paul Lane: data warehouse merupakan database relasional yang
didesain lebih kepada query dan analisis daripada proses transaksi,
biasanya mengandung history data dari proses transaksi dan bisa juga
data dari sumber lainnya.
Dari ketiga definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa data warehouse
adalah sebuah “database” yang berukuran besar yang menyimpan data dari
berbagai sumber yang kemudian diproses menjadi bentuk penyimpanan
multidimensional dan didesain untuk querying dan reporting. Hal ini bertujuan
untuk menghasilkan informasi yang akurat dari waktu ke waktu, berguna untuk
pengambilan keputusan, analisis penjualan, analisis pasar, dan sebagainya.
Membandingkan Database Dan Data Warehouse
Data warehouse merupakan suatu sistem yang mengkonsolidasikan data
secara periodik dari sistem-sistem yang ada ke dalam suatu penyimpanan
dimensional. Pada umunya, data warehouse menyimpan data histori beberapa
tahun dan di-quey untuk keperluan business intelligence atau aktifis analisis
lainnya. Data warehouse diremajakan secara batch,tidak serta-merta setiap
terjadinya transaksi pada sistem-sistem sumber tersebut. Sedangkan database
merupakan semua informasi yang tersimpan di kelompokkan berdasarkan subyek
tertentu.
Database merupakan sistem Online Transaction Processing (OLTP) yang
mana setiap transaksi harus dicatat dengan cepat, misalanya kasir pada sebuah
super market yang menggunakan mesin dalam proses transaksinya. Sedangkan
8
data warehouse di design sebagai sistem Online Analitycal Processing (OLAP).
OLAP merupakan model database yang digunakan ekstensif untuk pelaporan,
konkurensi yang rendah, dan cenderung membutuhkan waktu respon yang rendah.
OLAP seringkali dibangun sebagai duplikasi denormalisasi dari database sumber
yang menggunakan OLTP.
Manfaat Data Warehousing
Beberapa area dari perusahaan yang mendapat manfaat dari Data
Warehousing (DW):
1. Pemasaran dan Penjualan. Penggunaan DW untuk pengenalan produk,
akses informasi produk, program efektifitas pemasaran dan profitabilitas
lini
produk.
Menggunakan
data
tersebut
untuk
memaksimalkan
profitabilitas per-pelanggan.
2. Pricing dan Kontrak. Menggunakan data untuk menghitung biaya secara
akurat untuk mengoptimalkan harga sebuah kontrak. Tanpa data biaya
yang akurat harga yang digunakan bisa saja lebih rendah sehingga
mengurangi keuntungan atau bisa juga lebih tinggi sehingga harga kalah
bersaing.
3. Peramalan. DW membantu melihat secara tepat waktu perintaan akhir
pelanggan.
4. Kinerja penjualan. Menggunakan data untuk menentukan profitiabilitas
penjualan dan produktifitas untuk semua wilayah. Mampu memperoleh
dan menganalisa hasil berdasarkan geografis, produk, kelompok penjualan
atau individu.
5. Keuangan. Menggunakan hasil harian, mingguan dan bulanan untuk
meningkatkan keuangan manajemen.
Karakteristik Data Warehouse
Semua jenis data warehouse memiliki karakteristik berikut:
1. Organisasi. Data diorganisir berdasarkan subyeknya (seperti pelanggan,
vendor, produk, level harga dan wilayah) dan mengandung informasi yang
relevan hanya untuk mendukung keputusan.
9
2. Konsistensi. Data dalam berbagai database bisa saja diberi kode yang
berbeda-beda. Misalnya data jenis kelamin diberi kode 0 dan 1 dalam
sebuah sistem operasi dan kode “f” dan “m” di sistem yang lain. Dalam
data warehouse pengkodean ini diberikan secara konsisten.
3. Varian waktu. Data disimpan untuk beberapa tahun kedepan sehingga
dapat digunakan untuk mengidentifikasi trend, peramalan dan membuat
perbandingan dari waktu ke waktu.
4. Nonvolatile. Sekali data dimasukkan ke warehouse data tidak lagi update.
5. Relasioal. Biasanya data warehouse menggunakan struktur relasional
6. Client/server. DW menggunakan arsitektur client/server utamanya untuk
menyediakan akses data yang mudah bagi pengguna akhir.
7. Berbasis web. Saat ini DW didesign untuk menyediakan lingkungan
komputasi yang efisien untuk aplikasi berbasis web.
8. Integrasi. Data dari berbagai sumber terintegrasi. Layanan web digunakan
untuk mendukung itegrasi.
9. Real time. Meskipun kebanyakan aplikasi DW tidak real time, tapi masih
memungkinkan untuk di atur untuk bisa real time.
Membangun Data Warehouse
Data warehouse memiliki berbagai macam bentuk yang sering digunakan.
Jadi sebelum membangun suatu data warehouse kita harus memutuskan bentuk
data warehouse seperti apa yang dibutuhkan oleh aplikasi yang kita rancang.
Menurut Poe, arsitektur adalah sekumpulan atau struktur
yang
memberikan kerangka untuk keseluruhan rancangan suatu sistem atau produk.
Ada arsitektur client-server, arsitektur networking dan masih banyak arsitektur
lainnya. Arsitektur data menyediakan kerangka dengan mengidentifikasikan dan
memahami bagaimana data akan pindah melalui sistem dan digunakan dalam
perusahaan. Arsitektur data untuk data warehouse mempunyai komponen utama
yaitu read-only database.
Arsitektur dan komponen utama dari data warehouse antara lain:
10
a. Operational Data
Sumber data dari data warehouse dapat diambil langsung dari mainframe,
basis data relasional seperti Oracle, Ms SQL server dan sebagainya. Selain
itu dapat melaluo Operational Data Source(ODS). ODS menampung data
yang diekstrak dari sistem utama atau sumber-sumber data yang ada dan
kemudian data hasil ekstrasi tersebut dibersihkan.
b. Load manager
Load manager juga disebut sebagai komponen front-end yang bertugas
melakukan seluruh operasi yang berhubungan dengan ekstrasi dan me-load
data ke warehouse.
c. Warehouse Manager
Warehouse manager melakukan seluruh operasi-operasi yang berhubungan
dengan kegiatan manajemen data di dalam warehouse. Operasi-operasi
tersebut meliputi :
1. Analisis terhadap data untuk memastikan konsistensi
2. Transformasi dan penggabungan sumber data dari tempat penyimpanan
sementara menjadi tabel-tabel data warehouse.
3. Penciptaan indeks-indeks dan view berdasarkan tabel-tabel dasar
4. Melakukan denormalisasi dan agregasi jika diperlukan
5. Backing-Up dan mengarsipkan data
d. Query manager
Query manager juga disebut komponen back-end, melakukan operasioperasi yang berhubungan dengan manajemen user queries. Operasioperasi yang dilakukan oleh komponen ini termasuk mengarahkan query
kepada tabel-tabel yang tepat dan menjadwalkan eksekusi dari query
tersebut.
e. End-user Access Tools
Prinsip atau tujuan utama dari dibangunnya data warehouse adalah untuk
menyediakan informasi bisnis kepada user-user untuk dapat melakukan
pengambilan keputusan secara cepat dan tepat.User
ini berinteraksi
dengan warehouse melalui end-user access tools. Data warehouse harus
11
secara efisien mendukung secara khusus kebutuhan user serta secara rutin
melakukan
analisis.
merencanakan
Performa
dahulu
yang
baik
keperluan-keperluan
dapat
dicapai
untuk
dengan
melakukan
joins,summations dan laporan-laporan per periode dengan end-users.
Data Marts, Operational Data Stores, and Multidomensional Databases
Data mart adalah bentuk sederhana dari sebuah gudang data yang
difokuskan pada subjek tunggal (atau area fungsional), seperti Penjualan,
Keuangan, atau Marketing. Data mart sering dibangun dan dikendalikan oleh satu
departemen dalam sebuah organisasi. Mengingat subjek tunggal fokus mereka,
data mart biasanya hanya menarik data dari beberapa sumber. Sumber-sumber
dapat berupa sistem operasional internal, gudang data pusat, atau data eksternal.
Ada dua tipe dasar data mart: dependen dan independen. Kategorisasi ini terutama
didasarkan pada sumber data yang feed data mart. Dependent data mart
mengambil data dari sebuah gudang data sentral yang telah dibuat. Independen
data mart, sebaliknya, adalah sistem mandiri yang dibangun dengan membuat data
langsung dari sumber operasional atau sumber eksternal dari data, atau keduanya.
Operational Data Store (ODS) adalah tempat penyimpanan data operasional saat
ini yang terintegrasi dan dapat digunakan untuk melakukan analisis. Operational
Data Store (ODS) memungkinkan pembangunan data warehouse menjadi lebih
mudah karena menyediakan data yang telah diekstrak dari sumber data sehingga
proses pengintegrasian dan restrukturisasi data untuk data warehouse menjadi
lebih mudah dan sederhana.
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
Definisi dari Enterprise Content Management dikemukakan oleh AIIM
(Association for Information and Image Management), asosiasi Internasional
untuk perusahaan Management Content yang berdiri pada tahun 2000. Pada tahun
2005, oleh AIIM, Enterprise Content Management System (ECMS) diartikan
sebagai
“teknologi
yang digunakan untuk
mengumpulkan, menyimpan,
memelihara dan menyampaikan isi atau muatan dokumen dari konten yang terkait
dengan proses organisasi”. Selanjutnya pada tahun 2006, definisi tersebut
12
kemudian ditambahkan 1 paragraf yaitu “dengan Perangkat dan strategi dari ECM
dapat memungkinkan pengelolaan informasi terstruktur dari sebuah organisasi di
mana pun informasi itu berada”.
Secara keseluruhan Enterprise Content Management System (ECMS)
adalah teknologi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memelihara
dan menyampaikan isi atau muatan dokumen dari konten yang terkait dengan
proses organisasi. Dengan perangkat dan strategi dari ECM dapat memungkinkan
pengelolaan informasi terstruktur dari sebuah organisasi di mana pun informasi itu
berada.
Konsep ini ditujukan untuk sepenuhnya mengatasi domain masalah lama
yang timbul karena penangananan manajemen arsip dan dokumen secara
tradisional. Term baru ini juga menangani masalah tambahan yang terjadi dalam
proses mengkonversi dokumen dari konten digital menjadi media tradisional atau
sebaliknya dari keseluruhan masalah domain (seperti penyerahan fisik dan
komputerisasi dan sistem pengambilan yang sering menggunakan kertas dan
microforms). ECM kemudian menjadi domain masalah baru yang lebih baik
karena telah memanfaatkan teknologi dan strategi (digital) dalam manajemen
konten untuk menangani masalah-masalah proses bisnis seperti catatan dan audit,
sharing, personalisasi dan standarisasi konten, dan sebagainya.
Lima komponen ECM dan teknologi dari model ECM pertama kali didefinisikan
oleh AIIM sebagai berikut:
1. Capture (mengambil). Kategori capture (menangkap) berisi fungsi dan
komponen yang berfungsi untuk menghasilkan, menangkap, menyiapkan
dan mengelola informasi analog dan elektronik. Ada beberapa tingkatan
dan teknologi dari penangkapan informasi sederhana untuk persiapan
informasi yang kompleks menggunakan klasifikasi otomatis. komponen
ini sering juga disebut "Input components" komponen masukan
2. Manage
(mengelola).
Komponen
manage
ini
digunakan
untuk
pengelolaan, pengolahan, dan penggunaan informasi. Yang termasuk
dalam komponen ini antara lain Database untuk administrasi dan
pengambilan, dan Otorisasi akses sistem.
13
3. Store (menyimpan sementara). Komponen "Store" digunakan untuk
penyimpanan sementara informasi yang tidak diperlukan atau yang
diinginkan untuk arsip. Bahkan jika menggunakan media yang cocok
untuk pengarsipan jangka panjang, "Store" masih terpisah dari "Preserve."
4. Peresve (seleksi). Komponen "Preserve" dalam ECM menangani
penyimpanan jangka panjang yang aman dan backup, tidak melakukan
perubahan informasi, serta penyimpanan sementara trerhadap informasi
yang tidak diinginkan atau diperlukan untuk arsip. Konsep ini disebut
Electronic Archiving (pengarsipan elektronik) tapi memiliki fungsi
substansial
lebih
luas
dibandingkan
dengan
"Preserve."
Sistem
pengarsipan elektronik saat ini umumnya terdiri dari kombinasi antara
perangkat lunak administrasi seperti Manajemen Arsip, Imaging atau
Document Management, Library Service (IRS - Information Retrieval
System) dan subsistem penyimpanan
5. Deliver (penyajian). Komponen “Deliver” dalam ECM digunakan untuk
menyajikan informasi dari "Capture" "Store", dan ”preserve”. Komponen
ini juga berfungsi untuk memasukkan informasi dalam sistem (seperti
mentransfer informasi ke media atau format output file) atau untuk
menyiapkan (misalnya mengubah atau kompresi) informasi untuk
komponen "Store" dan "Preserve". Fungsi dalam kategori "Deliver" juga
dikenal sebagai "output" dan diringkas dalam istilah "Manajemen Output."
14