Manajemen Sumber Daya Manusia dan Sistem Penggajian

Manajemen Sumber Daya Manusia
dan Sistem Penggajian
Modul ke:
Widi Wahyudi,S.Kom, SE, MM.
Fakultas
Desain &
Teknik Kreatif
www.mercubuana.ac.id
Program Studi
Desain Produk
Pendahuluan
Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) atau Siklus Penggajian
adalah seperangkat aktivitas bisnis yang berulang dan kegiatan
pemrosesan data saling terhubung berkaitan dengan pengelolaan
tenaga kerja secara efektif. Aktivitas utama dalam kegiatan
MSDM/Siklus Penggajian adalah:
• Perekrutan pegawai baru
• Pelatihan
• Penugasan Kerja
• Kompensasi (Penggajian)
• Penilaian kinerja Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) baik sukarela
ataupun terpaksa
Cost penggajian dialokasikan ke produk dan departemen untuk
penentuan harga dan beragam keputusan .
Terdapat lima sumber utama masukan sistem penggajian, yaitu:
• Departemen SDM, memberikan informasi tentang perekrutan,
perubahan tingkat gaji
• Pegawai, memberikan perubahan dalam kebebasan menentukan
beragam pengurangan.
• Beragam departemen, menyediakan data tentang jam kerja
aktual pegawai.
• Birokrasi pemerintahan, penyedia informasi tingkat pajak dan
aturan lain.
• Perbankan, Perusahaan asuransi dan lainnya.
Pegawai adalah aset paling berharga bagi organisasi karena:
• Pengetahuan dan keahlian mereka mempengaruhi kualitas dan
kuantitas produk dan layanan.
• Biaya pegawai merupakan salah satu pengeluaran paling mahal
dalam pendapatan umum dan kunci cost driver perusahaan.
Sistem informasi Akuntansi tradisional belum mengukur atau
melaporkan status dan posisi SDM perusahaan karena pegawai
tidak dianggap bagian dari aset penting perusahaan. Selain itu nilai
jasa manusia tidak dihitung hingga mereka selesai digunakan.
Aktivitas Siklus Penggajian
Lima aktivitas dasar dalam siklus penggajian adalah:
1. Memperbaharui induk database penggajian
• Departemen MSDM menyediakan informasi terkait perekrutan
pegawai baru, jenjang karier, tingkat penggajian, dan perubahan
kebijakan pemotongan pajak.
• Akurasi slip gaji, semisal dengan jumlah pegawai, tingkat/posisi
jabatan, kinerja, jenjang karier, dan kebijakan lain seharusnya
dapat disesuaikan untuk setiap perubahan kondisi yang ada.
• Perubahan harus diproses sesuai waktunya dan langsung terlihat
(terdeteksi) pada periode selanjutnya.
• Catatan jenjang karir pegawai sebaiknya disimpan dengan baik
dan tidak disepelekan karena sangat berguna bagi monitoring
tiap pegawai.
2. Validasi Waktu dan Data Kehadiran
• Informasi terkait jam kerja dan kehadiran bisa beragam
ditentukan bentuk skema pembayaran pegawai. Apabila pegawai
dibayar per jam, biasanya bentuk pencatat kerja berupa:
a. Kartu pencatat kehadiran (time card) untuk merekap jam
kedatangan dan kepulangan.
b. Pencatat kehadiran elektronik (electronic time clocks)
menggunakan tanda pengenal
c. Job time tickets yang merekap kehadiran dan kinerja pada tiap
pekerjaan.
• Apabila pegawai digaji tetap biasanya waktu kerja tidak dicatat
tetapi sekedar monitor kehadiran.
• Staf penjualan seringkali digaji tetap atau gaji dan komisi. Bisa
juga tambahan bonus bila melebihi target penjualan.
• Sistem penggajian perlu dihubungkan dengan siklus pendapatan
dan siklus lain untuk menghitung pembayaran yang dikeluarkan.
Dalam proses validasi jam kerja dan pencatat kehadiran pegawai,
Teknologi Informasi memiliki peran penting diantaranya:
• Mencatat waktu dan data kehadiran secara elektronik, misalkan:
• tanda pengenal elektronik
• jam elektronik,
• data tiap jenjang karir,
• alat komunikasi antar kantor, dll.
• Mencatat akurasi dan ketepatan dan kebijakan pemakaian data.
3. Menyiapkan Penggajian
• Data jam kerja pegawai diperoleh dari masing-masing
departemen yang ada dalam perusahaan.
• Data tersebut divalidasi oleh Supervisor.
• Cross-check dilakukan dengan kebijakan penggajian dan data
induk kepegawaian (payroll master file).
• Gaji kotor dihitung dari tiap kegiatan yang berpengaruh pada
payroll master file.
• Beragam potongan gaji ditotal dan dikurangkan dari gaji kotor
untuk mendapatkan nilai gaji bersih. Umumnya ada dua bentuk
potongan gaji yaitu:
1. Pajak penghasilan,
2. Potongan dari kebijakan perusahaan
Dari beragam pembayaran untuk gaji kotor dan beragam
pengurangan untuk mendapat gaji bersih, keseluruhan perhitungan
tersebut harus direkap ke data induk.
4. Pembayaran Gaji
• Menyiapkan voucher pembayaran gaji yang akan mengotorisasi dana dari
bank yang ditunjuk untuk membayarkan gaji sesuai jumlah dan akun yang
dikirim.
• Untuk itu tunjuklah bank yang dipilih, buatlah akun penggajian, permudah
rekonsiliasi bank dan penggajian, dan batasi akses ke rekening tersebut.
• Voucher penggajian yang disetujui dan register gaji dikirim kebagian
keuangan.
• Bagian keuangan akan:
1. Memeriksa dokumen , Menyiapkan dan men-cap slip gaji untuk
dicairkan.
2. Membagikan slip gaji ke tiap pegawai dan Men-deposit kembali gaji yang
tidak diambil.
3. Menyerahkan daftar penggajian ke internal audit untuk diperiksa.
• 4. Menyimpan register gaji dengan kartu kehadiran dan job time tickets.
• 5. Menyerahkan voucher penggajian ke bag akuntansi untuk dicatat ke Buku
Besar.
5. Pajak Penghasilan
• Aturan pajak penghasilan sebaiknya selalu diperbarui.
• Buat akun/rekening pajak penghasilan dan beragam potongan
tersendiri.
• Perusahaan juga dapat memanfaatkan jasa konsultan pajak atau
jasa outsourcing seperti Professional Employer Organizations
(PEOs) untuk membantu pengelolaan penggajian dan MSDM.
Tujuan Pengendalian,Ancaman dan Prosedur
Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian
adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar
dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan
pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM
telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara
efisien dan efektif.
Berbagai dokumen dan catatan ( kartu waktu, daftar penggajian )
berikut adalah ancaman – ancaman utama dalam seklus
manajemen SDM/ Penggajian dan prosedur pengendlian yang dapat
diterapkan untuk mengurangi ancaman - ancaman tersebut.
1. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja
Bentuk ancaman :
a) Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau
berkelakuan buruk.
Prosedur Pengendalian : Prosedur memperkerjakan yang baik,
termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referansi dan riwayat
pekerjaan.
b) Pelanggaran Hukum ketenagakerjaan
• Prosedur pengendalian : Dokumen lengkap atas prosedur untuk
mempekerjakan ; pelatihan pengembangan terkini dalam hal
hukum ketenagakerjaan.
2.Pemrosesan Penggajian
Bentuk Ancaman :
a). Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi
Prosedur pangendalian : Pemisahan tugas pada data SDM vs
Penggajian dan distribusi cek gaji ; pengendalian akses ; tinjauan
atas semua perubahan.
b). Data waktu yang tidak akurat
Prosedur pengendalian otomatisasi pengumpulan data ; berbagai
pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data
kartu waktu kerja.
c) Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat
Prosedur pengendalian : Total Batch dan pengendalian aplikasi
lainnya rekening kliring penggajian tinjauan peraturan IRS.
d) Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
Prosedur pengendalian : Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan
oleh seorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek
gaji tidak di klaim akses terbatas ke cek gaji kosong ; pemberian nomor
tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji ;
penggunaan ekening giro terpisah untuk penggajian yang dipelihara
sebagai dana tetap; Rekonsiliasi semua rekening Bank penggajian oleh
seseorang yang tidak terlibat dalam semua pemrosesan penggajian.
3. Umum
Bentuk Ancaman :
a) Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
Prosedur pengendalian : Prosedur pembuatan cadangan ; rencana
pemulihan dari bencana pengandalian akses fisik dan logis enkripsi data.
b) Kinerja yang kurang baik
Prosedur pengendalian : Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik
kinerja yang tepat; program pelatihan.
Terima Kasih
Widi Wahyudi,S.Kom, SE, MM.