Konsep Sistem Dan Sistem Informasi

Konsep Sistem Dan Sistem Informasi
 Sistem Abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang
saling tergantung. Contoh Sistem Teologi adalah sebuah susunan gagasan
mengenal Tuhan, Manusia dan lain sebagainya.
 Setiap sistem terdiri dari subsistem dan sub sistem terdiri atas beberapa
subsistem.
 Boundary (Sempadan) adalah sifat yang menentukan dan membatasi
sebuah sistem.
 Interface (Jalinan) adalah saling keterkaitan dan interaksi antar sub sistem.
 Sistem Deterministik adalah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat
diramalkan secara tepat. Interaksi antar bagian-bagian diketahui dengan pasti.
Contoh adalah program komputer yang melaksanakan secara tepat sesuai
dengan rangkaian instruksinya.
 Sistem Probabilistik adalah sistem yang dapat diuraikan dalam istilah
prilaku, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya
sistem.
 Sistem Informasi, unsusr mesin seperti komputer dan program komputer
relatif tertutup dan deterministik.
 Unsur manusia adalah sistem terbuka dan probabilistik.
 Sub Sistem, sistem yang ada dalam sistem yang lebih besar, keterkaitan
antar unit saling membutuhkan. Subsistem dibagi menjadi beberapa bagian :
1. Pengunsuran (Factoring)
Sistem dibagi atau diuraikan atas sistem subsistem. Boundary dan
interface ditelaah secara cermat untuk menjamin bahwa hubungan semua
subsistem adalah keseluruhan sistem. Proses factoring dilanjutkan
dengan subsistem, hasil proses pengusuran (factoring) biasanya
membentuk Suatu Hirarki.
2. Penyederhanaan (Simplifikasi)
Setiap susbsistem juga memiliki masukkan, keluaran dan interface
dengan subsistem lainnya, maka dalam subsistem dalam jumlah besar
akan menyebabkan banyak interface harus didefinisikan.
1
2
3
4
Contoh, 4 subsistem berinteraksi akan memiliki enam jalinan
(interconnection). Sebuah sistem dengan 20 subsistem akan memiliki 190
jalinan, angka ini meningkat secara cepat dengan bertambahnya jumlah
subsistem.
Banyaknya jalianan adalah rumus ½ n (n-1). Dimana n =
banyaknya subsistem. Setiap jalinan adalah sebuah interface yang
berpotensi untuk komunikasi antar subsistem. Setiap interface
mengandung sebuah jalur komunikasi.
Penyederhanaan interface dan komunikasi antar sistem,
diantaranya adalah :
a. Gugus (Cluster) subsistem ditentukan mana yang berinteraksi dengan
yang lainnya kemudian dibuat sebuah jalur interface dari gugus
menuju subsistem atau gugus subsistem lainnya.
1
2
1
2
3
4
3
4
b. Metode Decoupling diadakan agar tidak memerlukan analisis interaksi
yang tetap.
3. Pemisahan (Decoupling)
Keterhubungan suatu sistem dengan subsistem atau dengan
sistem yang lainnya, yang kuat sehingga membutuhkan suatu koordinasi
dan penjadwalan waktu yang terlalu ketat pada kedua sistem.
Pemecahannya ialah dengan memisahkan atau mengendorkan hubungan
tersebut sedemikian sehingga kedua sistem dapat beroperasi sejenak
secara bebas.
Beberapa cara memisahkan :
a. Jalur sedian (inventories), penyangga (buffer) atau tunggu.
b. Kelenturan dan keluwesan sumber daya
c. Standar
Proses pemisahan ini juga membutuhkan pengorbanan, salah satu
diantaranya adalah mekanisme pemisahan itu sendiri. Pengorbanan yang
lainnya berasal dari kenyataan bahwa setiap subsistem dapat bekerja
sebaik mungkin sebagai sebuah subsistem, tetapi jumlah kegiatan mereka
mungkin tidak cukup optimal untuk organisasi.
Pengendalian Dalam Sistem
Penyaringan (Filtering)
Penyaringan sering dipakai untuk masukkan sistem dan dalam umpan
balik.
Sebuah umpan balik pada dasarnya adalah sebuah unsur sistem yang
menahan masukkan tertentu, dan meloloskan lainnya untuk memasuki sistem.
KONSEP ORGANISASI DAN MANAJEMEN SEHUBUNGAN DENGAN
SISTEM INFORMASI
Struktur Keorganisasian (Model Dasar)
Struktur keorganisasian adalah susunan subsistem dengan hubungan wewenang
dan tanggungjawabnya.
 Struktur Hirarki
Struktur keorganisasian dasar adalah sebuah struktur hirarki dengan
manajemen puncak paling atas bagan, manajemen menengah/madya
ditengah dan manajemen bawahan ditempat paling bawah.
 Spesialisasi
Organisasi membagi pekerjaan atas tugas-tugas khusus hingga menimbulkan
spesialisasi. Contoh akuntan dalam fungsi perakunan mengkhususkan dalam
perakunan.
 Hubungan Lini dan Staf
Lini (garis utuh) menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi
dalam organisasi. Posisi-posisi staf (garis putus) berhubungan dengan
kegiatan-kegiatan pendukung seperti analisis dan konsultasi.
 Wewenang dan Tanggungjawab
Wewenang adalah hak untuk memerintaah (kepemimpinan). Wewenang
dibuktikan melalui pengendalian atas sumber, ganjaran dan fungsi, dan
pelimpahan kuasa untuk mengambil keputusan sehubungan dengan hal
tersebut.
 Rentang Kendali (Span Of Control)
Menunjukkan banyaknya bawahan yang diawasi oleh seorang penyeia (yaitu
banyaknya yang melapor pada sang atasan). Rentang kendali yang efektif
tergantung pada banyaknya komunikasi yang diperlukan antara atasan dan
bawahannya.
Struktur Keorganisasian (Variasi)
Tiga variasi pokok dalam model dasar keorganisasian yang banyak digunakan :
1. Organisasi berdasarkan produk atau jasa
2. Penggunaan hubungan lateral dalam sebuah organisasi fungsional
3. Organisasi proyek
Konsep Pengambilan Keputusan Untuk Sistem Informasi
Model yang bermanfaat dan terkenal yang diajukan oleh Herbert A.
Simon, model ini terdiri dari 3 tahap pokok :
1. Penyelidikan
Mempelajari lingkungan atas kondisi yang memerlukan keputusan. Data
mentah diperoleh, diolah dan diuji untuk dijadikan petunjuk yang dapat
mengidentifikasi persoalan.
2. Perancangan
Mendaftar, mengembangkan dan menganalisa arah tndakan yang
mungkin. Hal ini meliputi proses-proses untuk memahami persoalan,
menghasilkan pemecahan dan menguji kelayakan pemecahan tersebut.
3. Pemilihan
Memilih arah tindakan dari semua yang ada. Pilihan ditentukan dan
dilaksanakan.
Beberapa model pengambilan keputusan lebih banyak menekan pada umpan
balik hasil keputusan. Sebagai contoh, Rubenstein dan Haberstoh
mengusulkan langkah-langkah berikut :
1. Pengenalan persoalan atau kebutuhan untuk pengambilan keputusan
2. Analisis dan laporan alternatif-alternatif
3. Pemilihan diantara alternatif yang ada
4. Komunikasi dan pelaksanaan keputusan
5. langkah lanjutan dan umpan balik hasil keputusan
Sistem Pengambilan Keputusan
 Model dari sistem untuk mengambil keputusan bisa terbuka atau tertutup.
 Sebuah Sistem keputusan tertutup, menganggap bahwa keputusan dipisah
dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan.
 Sistem Keputusan Tertutup, pengambil keputusan dianggap :
1. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya
masing-masing.
2. Memiliki metode (aturan, hubungan dan sebagainya) yang memungkinkan
dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
3. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume
penjualan atau kegunaan.
 Sistem Keputusan Terbuka, ia dapat berubah bila pengambil keputusan
menerima bukti keberhasilan atau kegagalan.
 Model Terbuka, adalah dinamis atas suatu urutan pilihan karena tingkat
aspirasi berubah sehubungan dengan perbedaan antara hasil dan tingkat
aspirasi.
 Sistem Keputusan Terbuka, pengambil keputusan dianggap :
1. Tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil
2. Melakukan pencarian secara terbatas untuk menemukan beberapa
alternatif yang memuaskan.
3. Mengambil suatu keputusan yang memuaskan tingkat aspirasinya.
Struktur Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen berhubungan dengan :
1. Elemen operasi
2. Pendukung operasi
3. Aktivitas manajemen
4. Fungsi Organisasi
Elemen Operasi Untuk Sistem Informasi adalah Komponen Fisik yaitu :
1. Hardware
2. Software
3. Database
4. Prosedur
5. Operasi Kepegawaian
Hardware
Hardware menunjukkan peralatan komputer fisik dan alat2 yang berhubungan.
Hardware harus menyediakan 5 fungsi umum, yaitu :
- Input atau masukkan
- Output
- Secondary Storage untuk data dan program
- Central Processors (perhitungan, pengendalian dan primary storage)
- Komunikasi
Software
Software merupakan istilah yang diberikan untuk instruksi secara langsung dari
operasi hardware. Sftware dapat diklasifikasikan ke dalam 2 tipe utama yaitu
Sistem dan Aplikasi Software.
Database
Database berisi semua data yang digunakan untuk aplikasi software.
Sekumpulan penyimpanan data sering dihubungkan sebagai suatu File. Bentuk
fisik dari penyimpanan data ditunjukkan oleh media penyimpanan fisik (pita
komputer, disk, diskette dan lain-lain) yang berguna untuk Secondary Storage.
Prosedur
Prosedure operasi secara formal merupakan komponen fisik sebab mereka ada
dalam bentuk fisik seperti manual atau buku kecil (brosur).
3 tipe utama dari prosedur yang dibutuhkan adalah :
1. Instruksi pemakai (untuk pemakai dari aplikasi data record, terminal
pegawai untuk memasukkan dan mendapatkan kembali data atau
menggunakan hasil).
2. Instruksi untuk pengolahan input oleh pegawai pengolahan data.
3. Instruksi pengoperasian operasi komputer.
Operasi Kepegawaian
Operator komputer, sistem analis, programmer, pegawai pengolahan data,
manajemen sistem informasi, administrasi data dan lain sebagainya.
Fungsi Pemrosesan
Gambaran untuk sistem informasi dalam syarat komponen Fisik tidak
menjelaskan apa kerja dari sistem, sebagaimana gambaran untuk konfigurasi
hardware yang tidak menjelaskan mengapa mempunyai konfigurasi seperti itu?
Cara lain untuk menggambarkan sistem informasi adalah dalam syarat-syarat
fungsi pemrosesan utama adalah sebagai berikut :
1. Pengolahan Transaksi
Suatu Transaksi adalah suatu kegiatan seperti mengadakan pembelian atau
penjualan suatu produk. Hal ini mengkin menjadi urusan dlam organisasi,
atau yang meliputi suatu organisasi dan masukkan dari luar.
Pelaksanaan transaksi menghendaki dokumen untuk :
a.
mengarahkan terjadinya transaksi
b.
Pencatatan, penegasan atau menerangkan pelaksanaannya
c.
Hubungan transaksi yang memerlukan record-record itu untuk latar
belakang informasi atau referensi.
2. Memelihara File Master
Penciptaan dan pemeliharaan file master yang menyimpan secara relatif atau
pengorganisasaian masukkan data historis, misalnya pengolahan dan
pemeliharaan daftar gaji dan lain sebagainya.
3. Menghasilkan Laporan
Laporan adalah produksi yang penting dalaam sebuah sistem informasi.
4. Pengolahan Pertanyaan
Adalah membuat record apa saja atau item apa saja dalam database yang
dapat diakses dengan mudah untuk personal yang diijinkan.
5. Pengolahan Interaktif yang Mendukung Aplikasi-Aplikasi
Sistem informasi berisi aplikasi-aplikasi yang dirancang untuk mendukung
sistem perencanaan, analisa dan pengembalian keputusan. Komputer
menjalankan pengolahan berdasaarkan model perencanaan, model
keputusan dan sebagainya. Jenis pengoperasian adalah interaktif dengan
tanggapan pemakai atas pertanyaan-pertanyaan dan kehendak-kehendak
untuk data dan penerimaan hasil-hasil dengan segera.